II. Systemhandling. 10. Einkaufswagengenehmigung. Landeshauptstadt München Referat für Bildung und Sport. Workflows bei der LHM

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1 10. Einkaufswagengenehmigung Workflows bei der LHM Ein Workflow kennzeichnet ein zuvor definiertes Regelwerk, das steuert, welche Einkaufswagen abhängig von verschiedenen Faktoren von wem in welcher Weise weiterbearbeitet werden müssen. Bei der LHM werden drei verschiedene Workflows für die Genehmigung von Einkaufswagen verwendet. Ein Einkaufswagen kann damit nach dem Bestellen entweder gar keine Freigabe benötigen, die Freigabe einer/s Vorgesetzten/Genehmigerin/s benötigen (einstufiger Workflow) oder der kumulierten Freigabe der Anlagenbuchhaltungen im SCU und des Vorgesetzten unterliegen (zweistufiger Workflow). Keine Genehmigung ist für Einkaufswagen mit Limitpositionen vorgesehen, da bei diesen Einkaufswagen keine Bestellungen mit Außenwirkung erzeugt werden. Der einstufige Workflow (ohne Anlagenbuchhaltung) wird verwendet, wenn die Artikel in der einzelnen Position im Einkaufswagen einen Wert von 150 pro Mengeneinheit nicht überschreiten oder keine anlagenrelevante Warengruppe Verwendung findet. Der Begriff einstufiger Workflow bedeutet, dass der Warenkorb positionsweise von einer/einem Genehmiger/in (Vorgesetzte/n) genehmigt werden muss. Der zweistufige Workflow (mit Anlagenbuchhaltung) wird gestartet, wenn der Wert des Artikels in der Position über 150 pro Mengeneinheit liegt oder wenn der Artikel einer anlagenrelevanten Warengruppe zugeordnet ist. Der Einkaufswagen wird nach der Freigabe durch eine/n Vorgesetzte/n/Genehmiger/in noch zur zusätzlichen Genehmigung an die zuständige Anlagenbuchhaltung weitergeleitet. Tipp: Erscheint bei der Anlage des Einkaufswagens die Meldung so wird ein zweistufiger Workflow gezogen. Es ist unbedingt erforderlich, in der Genehmigungsnotiz die eventuell einschlägige Kostenstelle oder Innenauftragsnummer anzugeben. Dies erspart der Anlagenbuchhaltung Rückfragen und ermöglicht eine schnelle Bearbeitung, wenn die Einkaufswagenposition nicht auf Anlage kontiert werden soll, bzw. wenn Sie aus einem Innenauftrag, z. B. Spende, EU o. ä. eine investive Beschaffung tätigen möchten. 104

2 10. Einkaufswagengenehmigung Die Transaktion wird folgendermaßen aufgerufen Wählen Sie aus der Liste der zu genehmigenden Einkaufswagen, einen Einkaufswagen aus. Klicken Sie dazu auf die Lupe. 105

3 10. Einkaufswagengenehmigung Überprüfen Sie danach die eingegebenen Beschreibungen und Werte. Hierzu klicken Sie auf die Lupe um in die Positionsdetailsicht zu gelangen. Wenn alle Eingaben überprüft wurden, können Sie den Einkaufswagen über das Feld Sichern freigeben. 106

4 10. Einkaufswagengenehmigung Einkaufswagen/Pos. ablehnen Wenn Sie Positionen eines Einkaufswagens ablehnen möchten, setzen Sie durch anklicken des Feldes ABGELEHNT einen schwarzen Punkt. Sie können alle Positionen oder nur einzelne Positionen eines Einkaufswagens ablehnen. Tipp: Bei Ablehnung eines Einkaufswagens bzw. einzelner Positionen empfiehlt es sich, im Feld Notizen für Genehmigung der /dem Besteller/in eine kurze Erläuterung über den Grund der Ablehnung mitzuteilen. 107

5 10. Einkaufswagengenehmigung Einkaufswagen/Pos. ablehnen Die Folgebearbeitung eines abgelehnten Warenkorbes Wird jede Einkaufswagenposition abgelehnt, sieht die/der Erfasser/in diesen Einkaufswagen in der Transaktion Status prüfen mit dem Status In Ihrem Eingang. Auch sieht er/sie den Einkaufswagen in der Transaktion Genehmigung mit der Beschreibung: Ihr Einkaufswagen...wurde abgelehnt bitte bearbeiten.. In der Genehmigungstransaktion verfügt er jetzt nach Betätigung des Buttons ändern über den Button erneut bestellen und kann den gesamten Warenkorb ändern und erneut bestellen. Damit wird der Workflow neu gestartet und der Einkaufswagen ist erneut im Einlauf der/des Genehmiger/s. Wird ein Einkaufswagen durch die/den Genehmiger teilweise abgelehnt, erscheint der Einkaufswagen im Status prüfen der/ des Anlegerin/s mit der Meldung: In Ihrem Eingang. Dieser Einkaufswagen kann vom Anleger wieder über die Transaktion Genehmigung weiterbearbeitet werden. In dieser Transaktion trägt der Einkaufswagen die Beschreibung: Ihr Einkaufswagen... wurde geändert/teilweise abgelehnt, bitte prüfen. Für die/den Erfasser/in des Einkaufswagens gibt es jetzt zwei unterschiedliche Vorgehensweisen zur Weiterbearbeitung: Möglichkeit 1 Die/der Erfasser/in wählt direkt nachdem er den Einkaufswagen in der Transaktion Genehmigung ausgewählt hat den Button Änderung akzeptieren. Dies führt dazu, dass die von der Genehmigerin/vom Genehmiger genehmigten Positionen bestellt und die von der/dem Genehmiger/in abgelehnten Positionen aus dem Einkaufswagen gelöscht werden. Möglichkeit 2 Die/der Erfasser/in betätigt, direkt nachdem er den Einkaufswagen in der Transaktion Genehmigung ausgewählt hat, den Button ändern. Jetzt kann der Einkaufswagen komplett überarbeitet werden. Nach Betätigung des Buttons Änderungen übernehmen hat jede Position wieder den Status In Genehmigung und die/der Genehmiger/in muss sie erneut freigeben. Achtung: Werden abgelehnte Positionen nicht gelöscht oder bearbeitet, erscheinen Sie unverändert mit dem Status In Genehmigung bei der/dem Genehmiger/in. Das heißt, diese/r muss u.u. die Position wieder ablehnen und der Prozess beginnt von vorn. 108

6 10. Einkaufswagengenehmigung EKW mit Änderungen freigeben In den Änderungsmodus gelangen Sie über einen Klick auf Ändern In den einzelnen Registern können Sie Eingaben verändern. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, gehen Sie auf das Feld am unteren Ende der Eingabemaske und Ihre Änderungen werden gespeichert. Tipp: Bei Änderungen empfiehlt es sich im Feld Notizen zur Genehmigung der/dem Besteller/in eine kurze Erläuterung über den Grund der Änderung mitzuteilen. Die Folgebearbeitung eines mit Änderung freigegebenen Warenkorbes Hier erscheint der Einkaufswagen im Status Prüfen der/des Erfasserin/s mit der Meldung: In Ihrem Eingang und dem Betrag i.h. aller Positionen. Dieser Einkaufswagen kann von der/dem Erfasserin/s über die Transaktion Genehmigung weiterbearbeitet werden. In dieser Transaktion trägt der Einkaufswagen die Beschreibung: Ihr Einkaufswagen... wurde geändert/teilweise abgelehnt, bitte prüfen. Die/der Erfasser/in betätigt, direkt nachdem er den Einkaufswagen in der Transaktion Genehmigung ausgewählt hat, den Button ändern. Jetzt kann der Einkaufswagen komplett überarbeitet werden. Nach Betätigung des Buttons Änderungen übernehmen hat jede Position wieder den Status In Genehmigung und die/der Genehmiger/in muss sie erneut freigeben. Achtung: Werden abgelehnte Positionen nicht gelöscht oder bearbeitet, erscheinen Sie unverändert mit dem Status In Genehmigung bei der/dem Genehmiger/in. Das heißt, dieser muss u.u. die Position wieder ablehnen und der Prozess beginnt von vorn. 109

7 10. Einkaufswagengenehmigung passive Vertretung Die Transaktion wird folgendermaßen aufgerufen Bei Abwesenheit der/des Genehmigerin/in werden die Einkaufswagen zentral vom Sg. Beschaffung und Information freigegeben. Hierfür ist es erforderlich, dass im SRM eine sog. Passive Vertretung gepflegt wird. Einzupflegende Personen: - Karin Zucker - Elisabeth Rohde - Claudia Gäbler Wir bitten Sie, dies gemeinsam mit Ihrer/Ihrem Genehmiger/in - wie beschrieben durchzuführen. Bitte geben Sie alle oben erwähnten Personen als Passive Vertretung ein. Somit ist eine Vertretung gewährleistet. Bitte schicken Sie wenn Sie die Vertretung in Anspruch nehmen möchten eine an gl2-ebp.rbs@muenchen.de Bitte geben Sie hierbei den Namen Ihrer/Ihres Genehmigerin/s an. 110

8 10. Einkaufswagengenehmigung passive Vertretung Klick auf: -Vertretung -Vertreter festlegen -Vertreter hinzufügen Namen eingeben und Klick auf Suchen Ersten Vorschlag selektieren und Hinzufügen Status passiv vorbelegt lassen 111