BüroWARE Premium. Anlagenbuchhaltung V5.4

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1 BüroWARE Premium Anlagenbuchhaltung V5.4

2 Anlagenbuchhaltung V5.4 Systemvoraussetzungen Dieser Abschnitt beschreibt die Hardware, Systemsoftware und den Speicherbedarf für die Verwendung von Software aus dem Hause SoftENGINE. Nach oben hin sind selbstverständlich keine Grenzen gesetzt. Software aus dem Hause SoftENGINE wird auf DVD bzw. mittels Download über den autorisierten Fachhandel vertrieben. Die Dokumentationen sind ausschließlich in elektronischer Form verfügbar. ab Microsoft Windows XP /Vista /Windows 7 (Keine Home-Edition) ab Microsoft Internet Explorer 8 Pentium -Prozessor 4 GB Arbeitsspeicher Auflösung Monitor mindestens (1280 x 1024) DVD-Laufwerk Datenbank Pervasive PSQL SUMMIT V10 (für Basic gibt es bis 3 User sog. Workgroup Keys) oder Microsoft SQL-Server 2008

3 Anlagenbuchhaltung V5.4 Alle Rechte vorbehalten; kein Teil dieses Handbuches darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder die Speicherung und/oder Verbreitung in elektronischer Form) ohne schriftliche Genehmigung der SoftENGINE GmbH reproduziert oder vervielfältigt werden. Die angegebenen Daten dienen lediglich der Produktbeschreibung und sind nicht als zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Die Firma SoftENGINE GmbH und der Autor können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar. Warenzeichen BüroWARE ist ein eingetragenes Warenzeichen der SoftENGINE GmbH. Microsoft, MS-DOS, Windows, Windows NT, Windows95, Windows98, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista sowie Windows 7 sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Acrobat Reader Copyright Adobe-Systems Incorporated. Alle Rechte vorbehalten. Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat und das Acrobat-Logo sind Warenzeichen der Adobe-Systems Incorporated. Andere Produktnamen oder Firmenbezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer berechtigten Eigentümer. Stand: Januar 2012 Copyright by: SoftENGINE GmbH Alte Bundesstraße Hauenstein Dokumentation: Sylvia Bu n trock

4 I Anlagenbuchhaltung V5.4 Inhaltsverzeichnis Kap. I Das Handbuch Kap. II Einleitung I 2 5 Die Aufgabe...5 der Anlagenbuchhaltung Der Anlagespiegel...5 Die Organisation...7 und Einrichtung der Anlagenbuchhaltung Kap. IIIReferenz 10 Stammdaten...10 Der...10 Firmenstamm Die Karteikarte...12 "Firmenstamm" Die Karteikarte...14 "Wirtschaftsjahre" Die Karteikarte...16 "Steuerrecht" Die Karteikarte...18 "Handelsrecht" Die Karteikarte...19 "Kalkulation" Die Karteikarte...21 "GWG-POOL-Einstellungen" (Deutschland) Die Karteikarte...23 "IFB-Konten" (Österreich) Die Tasten...24 und Buttons Die Standorte...24 Die Versicherungen...26 Die Anlagegruppen...27 Die Karteikarte...29 "Anlagegruppenstamm" Die Karteikarte...33 "Steuerrecht" Die Karteikarte...35 "Handelsrecht" Die Karteikarte...36 "Kalkulation" Die Karteikarte...38 "IFB-Konten" (Österreich) Die Staffel-AfA...40 Die Sonder-AfA...42 Die Anlagegüter...45 Die Karteikarte...46 "Stamm" Das Pop-Up-Menü...50 der Stammdaten Die Karteikarte...51 "Buchungen" Das...53 Buchen von Anlagen Buchen...53 von Anschaffungs-/Herstellungskosten Buchen...57 von Altbeständen Buchen...60 manueller Abschreibungen...61 Die manuelle Normal-Afa...62 Die manuelle Sonderabschreibung...64 Die erhöhte Absetzung...65 Die außerordentliche Abschreibung...67 Die außerordentliche Zuschreibung Buchen...68 von Teilzugängen Buchen...70 von Teilabgängen Buchen...71 von Vollabgängen Änderung...73 der Nutzungsdauer Die Umsetzungen Die Kostenstellenumsetzung...76 Die Standortumsetzung Die Umbuchungen...77 Das Dokumentmanagement Die Karteikarte "Akte"

5 Inhalt II...81 Das Prinzip des "elektronischen Ordners"...82 Festlegen des Dateiformats...83 Neuanlage und Einbindung von Dokumenten...84 Aufruf der externen Anwendung Der Prüflauf...85 Offene...87 Anlagegüter Starten...89 des Übernahmelaufes...90 Die Zuordnung übernommener Buchungen Fibu-Übergabe...92 von Buchungen der Anlagenbuchhaltung Die Journaltabellen...95 Die Karteikarten...96 "Steuer", "Handel" und "Kalkulation" Die Karteikarte...97 "Gesamt" Die Detailinformationen...98 Benutzerdefinierte Kartei Die Karteikarte "Technik" Die Auswertungen Der Druckdialog Die Druckauswahl Beschreibung einzelner Auswertungen Verbindung Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung Die Bereiche der Datenübergabe Einzelheiten der Übergabe Prüfungen während der Buchungsübergabe an die Finanzbuchhaltung Innerbetriebliche Ordnungssystematik der Buchungsbereiche Relevante Programmpunkte innerhalb der Anlagenbuchhaltung Anlage-Informations-System (AIS) Einzelbetrachtung Gesamtbetrachtung Die Felder der Informationsmasken Wertentwicklung als Grafik Index 122

6 I Anlagenbuchhaltung V5.4 W illko m m e n Willkommen bei SoftENGINE! Herzlichen Dank, dass Sie sich für ein Produkt aus unserem Hause entschieden haben. SoftENGINE entwickelt seit 1993 betriebswirtschaftliche Lösungen für mittelständische Unternehmen. Software aus dem Hause SoftENGINE zeichnet sich durch die konsequente Anwendung modernster Entwicklungswerkzeuge und eine intuitiv zu bedienende und anwenderfreundliche Benutzeroberfläche aus. Hauenstein im Januar 2012 SoftENGINE GmbH

7 Kapitel I

8 2 1 Anlagenbuchhaltung V5.4 Das Handbuch Dieses Handbuch ist in drei Hauptbereiche eingeteilt: 1. Einführung Dieser Teil des Handbuches informiert über die Anlagenbuchhaltung im Allgemeinen, das Hilfesystem sowie die Installation und Bedienung der Anlagenbuchhaltung. 2. Referenz Hier wird die Anlagenbuchhaltung anhand der einzelnen Programmteile erläutert. Sie erfahren in diesem Teil des Handbuches welche Eingaben Sie in den einzelnen Feldern machen können bzw. welche Angaben vom Programm erwartet werden. Darüber hinaus erhalten Sie wichtige Hinweise und einige Tipps. 3. Anhang Hier wird die technische Seite des Programmes vorgestellt, z.b. eine Aufstellung über die Fehlermeldungen und deren Ursache sowie Lösungsvorschläge hierzu. Zum besseren Verständnis dieses Buches und einiger immer wiederkehrender Ausdrücke, listen wir Ihnen jetzt die Definition einiger Begriffe und Schreibweisen auf, die häufig benutzt werden. So werden Funktionen aufgerufen: Dieser Darstellungsweise folgt eine Erläuterung zum Aufruf der verschiedenen Funktionen im Programm. FELDER Namen von Feldern bzw. Tabellenspalten werden in Großbuchstaben dargestellt. Beispiel Beispiele werden unterstrichen dargestellt. Verweis auf ein anderes Kapitel Diese Darstellung beinhaltet einen Querverweis (Hyperlink) auf ein grundlegendes bzw. weiterführendes Kapitel. Hinweis: Wichtige Hinweise, Tipps und Anmerkungen werden in dieser Form dargestellt. "Menüpunkte" Namen für Programmteile oder Menüpunkte werden in Hochkomma gedruckt. Die Aufzählung und Beschreibung der jeweils zur Verfügung stehenden Buttons, Symbolbuttons, Tasten und Tastenkombinationen befinden sich stets am Ende des entsprechenden Kapitels/Unterkapitels: Verfügbare Funktionstasten und Buttons: TASTE - Funktion Dieser Darstellungsweise folgt eine Erläuterung der entsprechenden Taste oder

9 Das Handbuch 3 Tastenkombination. Auch Funktionstasten werden in dieser Form erklärt. [TASTEN] Tasten werden auch in Großbuchstaben und eckigen Klammern dargestellt, wenn Sie in einem Textabschnitt vorkommen. <Buttons> Namen für Buttons werden in spitze Klammern gesetzt.

10 Kapitel II

11 Einleitung 2 5 Einleitung Anlagen sind Vermögensgegenstände, die in einem Unternehmen langfristig zum Einsatz kommen. Die Vermögensgegenstände werden auf der Aktivseite der Bilanz unter dem Bilanzposten Anlagevermögen" ausgewiesen. Das Anlagevermögen gliedert sich in die Unterpositionen: 1. Immaterielle Vermögensgegenstände 2. Sachanlagen 3. Finanzanlagen Die Anlagenbuchhaltung erfasst die Sachanlagen eines Betriebes. Unter gewissen Voraussetzungen werden in der Anlagenbuchhaltung auch immaterielle Vermögensgegenstände aufgenommen. Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teilgebiet des betrieblichen Rechnungswesens und ist eng mit der Finanzbuchführung und der Betriebsbuchführung verbunden. 2.1 Die Aufgabe der Anlagenbuchhaltung Hauptaufgabe der Anlagenbuchhaltung ist die mengen- und wertmäßige Führung der Positionen, die buchmäßige Erfassung der Bewegungen sowie die Ermittlung der Wertansätze einschließlich vorzunehmender Abschreibungen. Die Anlagenbuchhaltung stellt die Zahlen für die Finanzbuchhaltung bereit und übernimmt wichtige Aufgaben für die Bilanzierung in der Handels- und Steuerbilanz. Die Anlagenbuchhaltung ist ebenfalls für die Betriebsbuchhaltung von besonderer Bedeutung. Sie ermittelt die kalkulatorischen Abschreibungs- und Restbuchwerte des Anlagevermögens Der Anlagespiegel Die gesetzliche Grundlage des Anlagespiegels bildet der 268 Abs. 2 HGB. Hiernach müssen alle Kapitalgesellschaften entweder in der Bilanz oder im Anhang die Entwicklung des Anlagevermögens für jeden einzelnen Vermögensposten aufstellen. Diese Darstellung erfolgt über den Anlagespiegel, der auch Anlagengitter genannt wird. Durch das Bilanzrichtliniengesetz wird für das deutsche Bilanzrecht die Bruttomethode vorgeschrieben. Ausgangsbasis sind also immer die historischen Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Dabei sind die Zugänge, Abgänge, Umbuchungen und Zuschreibungen eines jeden Wirtschaftsjahrs in ihrer vollen Höhe separat auszuweisen. In der Anlagenbuchhaltung wird die Bruttomethode angewendet. Das Neunspaltenschema des Anlagespiegels Der Bruttoanlagespiegel ist nach einem Neunspaltenschema aufgebaut. Nachfolgend erläutern wir Ihnen die einzelnen Spalten des Anlagespiegels, da die Anlagenbuchhaltung auf diesem Prinzip basiert und somit Vorgänge für Sie leichter nachzuvollziehen sind. 1. Ansc ha ffungs- ode r He rst e llungskost e n (AK/HK) Zu Beginn eines jeden Wirtschaftsjahres sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für jeden Vermögensgegenstand wie folgt zu ermitteln:

12 6 Anlagenbuchhaltung V5.4 Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu Beginn des vorangegangenen Geschäftsjahres + Zugänge des vorangegangenen Geschäftsjahres - Abgänge des vorangegangenen Geschäftsjahres zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten +- Umbuchungen 2. Z ugä nge Ausgewiesen werden hier die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern, die während des laufenden Geschäftsjahres angeschafft oder hergestellt worden sind. 3. Abgä nge Hier werden die ausgeschiedenen Güter des Anlagevermögens aufgeführt. Ausgewiesen werden diese Abgänge mit den historischen Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht mit dem Restbuchwert (Bruttomethode). 4. Um buc hunge n Hier werden formelle Umschreibungen von einem Bilanzposten auf einen anderen Bilanzposten ausgewiesen. 5. Z usc hre ibunge n Hierbei handelt es sich, wie bei den Abschreibungen, um wertmäßige Veränderungen der Bilanzposten. Die Zuschreibungen beziehen sich auf die Wertaufholungsgebote des 280 Handelsgesetzbuch. Die Zuschreibungen des abgelaufenen Geschäftsjahres werden in der Eröffnungsbilanz des kommenden Geschäftsjahres mit den kumulierten Abschreibungen saldiert. 6. Kum ulie rt e Absc hre ibunge n In dieser Spalte werden alle planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen sowie die Zuschreibungen lt. Vorjahresbilanz aufgeführt. Weiterhin werden die Abschreibungen auf Anlagenabgänge berücksichtigt. Im einzelnen werden die kumulierten Abschreibungen wie folgt ermittelt: Kumulierte Abschreibungen gemäß Bilanz des vorangegangenen Geschäftsjahres - Zuschreibungen laut Bilanz des vorangegangenen Geschäftsjahres + Abschreibungen des Geschäftsjahres - auf die Abgänge des Geschäftsjahres entfallende kumulierte Abschreibungen 7. Absc hre ibunge n de s la ufe nde n Ge sc hä ft sja hre s Hier werden lediglich die Abschreibungen des laufenden Geschäftsjahres erfasst, welche nach den Grundsätzen der Bewertung bei den einzelnen Vermögensgegenständen vorzunehmen sind. 8. Buc hw e rt Wirt sc ha ft sja hr-ende Die hier ausgewiesenen Werte gelten für Anlagegüter, die am Ende des Geschäftsjahres noch zum Betriebsvermögen zählen. Die Summe der Restbuchwerte der einzelnen Anlagegüter - aufgeteilt nach sachlicher Zugehörigkeit (Sachkonten) ergeben somit die jeweiligen Salden der Anlagekonten der Finanzbuchhaltung. 9. Buc hw e rt V orja hr Diese Spalte dient zur Information und zu Abstimm- und Vergleichszwecken.

13 Einleitung Die Organisation und Einrichtung der Anlagenbuchhaltung Die Organisation der Anlagenbuchhaltung ist als Teilbereich der Buchhaltungsorganisation ein komplexer Punkt. Die Einrichtung einer Anlagenbuchhaltung lässt sich in 4 wesentliche Schritte gliedern: Planung Organisation Durchführung Kontrolle und Abstimmung Nachfolgend wollen wir Ihnen nun die Implementierungsschritte kurz erläutern: 1. Planung Eine der zentralen Punkte bei der Planung bildet die Analyse des Anlagevermögens. Sämtliche Gegenstände des Anlagevermögens müssen einzeln aufgenommen werden. Erstellen Sie sich eine Liste, in der Sie die Anlagegüter nach Inventarnummer und Anschaffungsdaten auflisten. Bei dieser Gelegenheit können Sie ebenfalls überprüfen, ob jeder Gegenstand nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit mit einer Inventarnummer versehen ist. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie dies nachholen! Die Inventarnummer muss als Merkmal einen numerischen Bezug zu den Konten der Finanzbuchhaltung aufweisen. Bei der Anlage von Anlagegruppen sollten Sie bei der Definition des Nummernkreises die Inventarnummernkreise nach folgendem Beispiel aufbauen: Beispiel: Anlagegruppe: Sachkonto: Nummernkreis von Nummernkreis bis [Personenkraftwagen] [0320/000] [ ] [ ] Bringen Sie die Inventarnummern auf jedem einzelnen Anlagegegenstand an, damit ersichtlich ist, um welchen Anlagegegenstand es sich handelt. 2. Organisation Der Implementierungsorganisation der Anlagenbuchhaltung kommt eine besondere Bedeutung zu. Folgende praktische Hinweise sollen Ihnen helfen, schon im Vorfeld klare Organisationsstrukturen innerhalb des Unternehmens aufzubauen: Zu den bedeutenden Aufgaben der Implementierungsorganisation gehört die Bildung von Verantwortungsbereichen. Die Aufteilung des Unternehmens in Verantwortungsbereiche oder Kostenstellen muss so vorgenommen werden, dass auf dieser Basis langfristig gearbeitet werden kann. Achten Sie im Rahmen der Organisation darauf, dass auf den einzelnen Vermögensgegenständen die Inventarnummern in Form von Etiketten angebracht werden. Ein im Zusammenhang mit der Numerik der Anlagekonten stehendes Zahlensystem ist dabei zu beachten. Erstellen Sie im Rahmen der Implementierungsorganisation ein Arbeitspapier, aus dem hervorgeht, wie die Anlagen später in der Anlagenbuchhaltung erfasst werden. Bilden Sie im Vorfeld Anlagegruppen und definieren Sie nach der bisherigen Abschreibungspraxis die AfA-Methoden jeder Gruppe. Sie sollten im Rahmen der betrieblichen Informationsbesprechungen die Mitarbeiter von

14 8 Anlagenbuchhaltung V5.4 der Notwendigkeit der Einrichtung einer Anlagenbuchhaltung überzeugen. Diese Information ist deshalb von Bedeutung, weil es auf die Unterstützung sämtlicher Mitarbeiter im Unternehmen ankommt - welche insbesondere für eine Zuarbeit im Belegwesen von Bedeutung ist. 3. Durchführung Diese Phase beschreibt die eigentliche Implementierung der Anlagenbuchhaltung im Unternehmen. Hierbei werden die im Vorfeld erarbeiteten organisatorischen Strukturen in der Anlagenbuchhaltung abgebildet. Dies erfolgt im wesentlichen durch die Erfassung der notwendigen Stammdaten. 4. Kontrolle und Abstimmung Stellen Sie sicher, dass regelmäßig, mindestens jedoch einmal im Monat, die Salden der Anlagenbuchhaltung mit den Anlagegutkonten der Finanzbuchhaltung abgestimmt werden. Die Kontrolle der Auswertungen ist ebenfalls von Bedeutung. Die Übergabe der Daten der Anlagenbuchhaltung an die Finanzbuchhaltung sollte in kontinuierlichen Abständen zeitnah erfolgen, so dass eine Abstimmung der Salden überhaupt möglich ist. Nur so bleibt die Transparenz und die Informationsfunktion der Buchhaltung bestehen. Beseitigen Sie Buchungsfehler sofort und nicht erst am Ende des Geschäftsjahres. Sie ersparen sich somit viel Zeit und unnötige Abstimmarbeiten. Führen Sie regelmäßig einen Datenprüflauf innerhalb der Anlagenbuchhaltung durch! Zum Schluss möchten wir Sie noch auf die gesetzlich vorgeschriebene Datensicherung hinweisen. Sichern Sie regelmäßig Ihre Daten auf externe Datenträger (z.b. Magnetbänder). Dies ist für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung unerlässlich. Die Datensicherung sollte dabei nach einer festen Systematik erfolgen.

15 Kapitel III

16 10 3 Anlagenbuchhaltung V5.4 Referenz Dieser Teil des Handbuchs dient der Erläuterung der Programmfunktionen der Anlagenbuchhaltung. Hier erfahren Sie, welche Eingaben in den einzelnen Feldern möglich sind bzw. welche Eingaben vom Programm erwartet werden. 3.1 Stammdaten Der Firmenstamm Im Firmenstamm werden grundlegende Informationen über Ihre Firma hinterlegt. Die Angaben, die Sie im Firmenstamm festlegen, werden auch in übergeordneten Bereichen der Anlagenbuchhaltung benötigt. So rufen Sie den Firmenstamm auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Anlagenbuchhaltung / Stammdaten / Firmenstamm". Das Programm öffnet den Firmenstamm.

17 Referenz 11 Die Eingabebereiche des Firmenstammes sind karteikartenähnlich unterteilt. Eine Karteikarte können Sie öffnen, indem Sie mit der Maus auf das entsprechende Register zeigen und die linke Maustaste betätigen. Folgende Karteikarten stehen Ihnen im Firmenstamm zur Verfügung: 1. Firmenstamm Hier werden allgemeine Angaben zu Ihrer Firma hinterlegt. Weiterhin können Sie hier einige Grundeinstellungen zur AfA-Berechnung und zur Verwaltung Ihrer Anlagegüter eintragen. 2. Wirtschaftsjahre In dieser Karteikarte werden die Wirtschaftsjahre vordefiniert. 3. Fibu-Konten (Steuerrecht, Handelsrecht, Kalkulation) Hier werden die Konten hinterlegt, die global für eine Übergabe der Abschreibungsdaten an die Finanzbuchhaltung angesprochen werden. 4. GWG-POOL-Einstellungen In dieser Karteikarte werden die Einstellungen für die Abschreibungen von Geringwertigen Witschaftsgütern hinterlegt. 5. IFB-Konten Die Einstellungen in dieser Karteikarte sind nur für Österreich gültig.

18 12 Anlagenbuchhaltung V Die Karteikarte "Firmenstamm" In dieser Karteikarte werden folgende Eingaben vorgenommen: D e r B e re ich " D a te n z ur Firm a " NAME DER FIRMA Geben Sie hier Ihren Firmennamen ein. Beispiel: Blumenschön GmbH BRANCHE Tragen Sie in diesem Feld Ihre Firmenbranche ein. Sie können auch eine Zusatzbezeichnung eingeben. Beispiel: Gärtnerei STRASSE PLZ/ORT Diese Felder nehmen die Anschrift Ihrer Firma auf (Firmensitz). D e r B e re ich " E ins te llunge n für AfA- B e re chnung" ERINNERUNGSWERT Verbleibt ein Anlagegut am Ende der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer

19 Referenz 13 (Abschreibungszeitraum) im Anlagevermögen, so wird dieses mit einem festgesetzten Wert aktiviert. Dieser Wert beträgt in der Regel 1,-- Euro. Er soll daran erinnern, dass das betreffende Anlagegut weiterhin betrieblich genutzt wird. In diesem Feld können Sie den Erinnerungswert frei festlegen. Das Programm schreibt dann die Anlage nur bis zu diesem Wert ab (verbleibender Restbuchwert am Ende der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer). RUNDUNGSART Hier können Sie festlegen, wie die Anlagenbuchhaltung mit Beträgen nach dem Komma umgehen soll, die aufgrund von Abschreibungen ermittelt werden. Mit der [F5] -Taste können Sie eine Dropdownliste aufrufen, die folgende Optionen zur Verfügung stellt: 0 = Keine Rundung Es erfolgt keine Rundung der errechneten Restbuchwerte. 1 = Restbuchwert jährlich auf volle Euro runden Diese Option rundet die ermittelten monatlichen Restbuchwerte auf volle EuroBeträge. 2 = Restbuchwert monatlich auf volle Euro runden Diese Option rundet die ermittelten jährlichen Restbuchwerte auf volle EuroBeträge. VEREINFACHUNGSREGEL Über dieses Kontrollfeld können Sie festlegen, ob das Programm bei der AfABerechnung die sogenannte Vereinfachungsregelung anwenden soll. Grundsätzlich werden im Laufe des Jahres angeschaffte, hergestellte oder ausgeschiedene Anlagen zeitanteilig abgeschrieben. Bei beweglichen Anlagegütern kann aus Vereinfachungsgründen wie folgt abgesetzt werden: - volle Jahres-AfA, wenn das bewegliche Anlagegut in der ersten Jahreshälfte angeschafft, hergestellt oder eingelegt wurde. - halbe Jahres-AfA, wenn das bewegliche Anlagegut in der zweiten Jahreshälfte angeschafft, hergestellt oder eingelegt wurde. Setzen Sie für die Anwendung der Vereinfachungsregel den Status dieses Feldes auf Aktiv = J. Hinweis: Die Vereinfachungsregel wird nur noch für Altfälle angewandt, d.h. wenn die Anschaffung bis zum erfolgt ist. D e r B e re ich " Sta nda rdnum m e rnkre is / W irts cha fts ja hr" VON ANLAGENUMMER BIS ANLAGENUMMER Hier erfolgt die Definition eines Standardnummernkreises für Anlagegüter. Wird ein Anlagegut erfasst und soll die Nummernvergabe für dieses Anlagegut automatisch erfolgen, so vergibt das Programm die nächste freie Anlagenummer innerhalb des hier definierten Nummernkreises. Wurde allerdings innerhalb der Anlagegruppen ein gruppenbezogener Nummernkreis definiert und das Anlagegut dieser Gruppe zugeordnet, erfolgt die Nummernvergabe anhand des gruppenbezogenen Nummernkreises.

20 14 Anlagenbuchhaltung V5.4 Praxis-Tipp: Definition von Nummernkreisen Von der Möglichkeit der Definition von Nummernkreisen sollten Sie Gebrauch machen. Eine eindeutige Klassifizierung Ihrer Anlagegüter trägt wesentlich zur Übersichtlichkeit der Anlagenbuchhaltung bei. AKTUELLER ZEITRAUM Hier können Sie jeweils das aktuelle Wirtschaftsjahr eintragen. In der Anlagenbuchhaltung werden keine Monats- bzw. Jahreswechsel durchgeführt. Dieser Eintrag wird für den Ausdruck des aktuellen Zeitraumes" in Auswertungen herangezogen. VORAUSBUCHEN BIS Hier legen Sie in Form einer Jahresangabe fest, bis zu welchem Zeitpunkt die Abschreibungen für Wirtschaftsgüter ermittelt werden sollen. Das Programm generiert dann die AfA-Buchungssätze nur bis zu diesem Zeitpunkt. Diese Angabe kann beliebig geändert werden und gilt grundsätzlich für neu aufzunehmende Wirtschaftsgüter. Ein Prüflauf mit aktivierter Berechnungsoption berechnet die Buchungen vorhandener Wirtschaftsgüter nur bis zu diesem Zeitpunkt. Buchungen, die über diesen Zeitraum hinaus generiert wurden, werden gelöscht. D e r B e re ich " E uro - Um s te llung" WERTE BEREITS IN EURO Aktivieren Sie den Status erfasst werden. dieses Feldes, wenn die Beträge von Anfang an in Euro EUROFAKTOR In diesem wird der Wert in DM für 1 Euro angezeigt (DM/EUR-Relation), die im System fest hinterlegt ist. Dieser Wert kann nicht verändert werden. DATUM DER EUROUMSTELLUNG Monat und Jahr, ab wann die Beträge in Euro ausgewiesen werden. ERINNERUNGSWERT VOR Erinnerungswert abgeschriebener aber noch betrieblich genutzter Anlagegüter vor der Euroumstellung in DM Die Karteikarte "Wirtschaftsjahre" Über diesen Eingabedialog werden der Anlagenbuchhaltung die einzelnen Geschäftsjahre mitgeteilt. Dabei können auch vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre angegeben werden. Die Definition von Rumpfgeschäftsjahren ist ebenfalls möglich. Wird ein Anlagegut über Dialog -Buchungen erfasst und die Anschaffungs- oder Herstellungskosten mittels einer Buchung eingetragen, so werden die hierfür notwendigen AfA-Buchungen für die gesamte Abschreibungsdauer vom Programm generiert. Diese Vorgehensweise macht einerseits Perioden- bzw. Jahresabschlüsse überflüssig, andererseits besteht die Notwendigkeit der Definition aller Geschäftsjahre (aktuell und zukünftig).

21 Referenz 15 Diese Definition können Sie hier für das aktuelle und für 59 zukünftige Wirtschaftsjahre vornehmen. Wobei hier der Begriff aktuelles Wirtschaftsjahr" auf den Zeitpunkt abzielt, an dem Sie mit der Anlagenbuchhaltung beginnen. Für das aktuelle Wirtschaftsjahr - also das Jahr 1 - können Sie sowohl den Startzeitpunkt und den Endzeitpunkt eintragen. Die nachfolgenden Wirtschaftsjahre werden dann automatisch an diesen Zeitraum angepasst. Durch die Möglichkeit, den Bis-Zeitraum" zukünftiger Wirtschaftsjahre zu verändern, können Sie dem Programm etwaige Veränderungen des Gewinnermittlungszeitraumes mitteilen. Beispiel: Sie wechseln einvernehmlich mit dem Finanzamt den Abschlusszeitraum - führen also ein abweichendes Geschäftsjahr ein. Durch die Veränderung des 'BisZeitraumes' der betreffenden Jahre können Sie nun das Rumpfgeschäftsjahr und den neuen Gewinnermittlungszeitraum (Geschäftsjahr) abbilden. Die Felder im Einzelnen: WIRTSCHAFTSJAHR VON Für das 1. Jahr wird der Beginn des Wirtschaftsjahres eingetragen. Der Beginn nachfolgender Wirtschaftsjahre wird vom Programm ermittelt und eingesetzt. Eine Änderung des Beginns nachfolgender Jahre ist nicht möglich. Die Eingabeform ist Monat/Jahr [MM.JJJJ]. WIRTSCHAFTSJAHR BIS

22 16 Anlagenbuchhaltung V5.4 Hier wird das Ende eines Wirtschaftsjahres eingetragen. Die nachfolgenden Wirtschaftsjahre werden automatisch angepasst, können aber geändert werden. Eine Änderung bewirkt dann die Anpassung der nachfolgenden Beginne einzelner Wirtschaftsjahre. STATUS Über dieses Feld können Sie ein Wirtschaftsjahr für weitere Buchungen sperren (versiegeln). Diese Versiegelung kann allerdings jederzeit wieder rückgängig gemacht werden. Die [F5]-Taste öffnet eine Dropdownliste mit den möglichen Stati. F = Frei zur Erfassung Anlagegüter können für diesen Zeitraum erfasst und bebucht werden. V = Zeitraum versiegelt Eine Erfassung bzw. Buchung von Anlagegütern ist in diesem Zeitraum nicht möglich Die Karteikarte "Steuerrecht" Diese Karteikarte stellt Felder zur Eingabe der entsprechenden Sachkonten bereit, die für eine Übergabe der steuerrechtlichen Buchungen an die Finanzbuchhaltung benötigt werden. Bitte beachten Sie, dass innerhalb der Anlagegruppen ebenfalls Konten für die Fibuübergabe angegeben werden können. Die hier hinterlegten Konten werden also nur dann herangezogen, wenn ein Anlagegut keiner Anlagegruppe zugeordnet wurde.

23 Referenz Die Felder im Einzelnen: ABGÄNGE (MIT GEWINN) Tragen Sie hier das Konto ein, auf dem der Restbuchwert der Anlage bei Abgang gegengebucht wird. Aus dem Abgang ergibt sich ein Buchgewinn. Beispiel: Datev SKR 03 Datev SKR ABGÄNGE (MIT VERLUST) Tragen Sie hier das Konto ein, auf dem der Restbuchwert der Anlage bei Abgang gegengebucht wird. Aus dem Abgang ergibt sich ein Buchverlust. Beispiel: Datev SKR 03 Datev SKR Hinweis: Erlösbuchungen Bitte beachten Sie, dass die jeweiligen Erlösbuchungen innerhalb der Finanzbuchhaltung vorgenommen werden müssen (Verkaufspreis der Anlage). NORMAL-AFA 17

24 18 Anlagenbuchhaltung V5.4 Tragen Sie hier das Konto ein, auf das die Abschreibungsbeträge der Anlagegegenstände fließen. Beispiel: Datev SKR 03 Datev SKR SONDER-AFA Hier wird das Konto angegeben, welches die Abschreibungsbeträge aufgrund steuerlicher Sondervorschriften aufnimmt. Beispiel: SoAfA nach 7 g EStG Beispiel: Datev SKR 03 Datev SKR ERHÖHTE ABSETZUNG Tragen Sie hier das Konto ein, auf das die Abschreibungsbeträge aufgrund steuerlicher Sondervorschriften fließen (Beispiel: erhöhte Absetzung nach 14 BerlinFG). Beispiel: Datev SKR 03 Datev SKR AUSSERORD. ABSCHREIBUNG Tragen Sie hier das Konto ein, auf das die außerplanmäßigen Abschreibungsbeträge für Anlagen fließen. Beispiel: Datev SKR 03 Datev SKR AUSSERORD. ZUSCHREIBUNG Tragen Sie hier das Konto ein, auf das die Zuschreibungsbeträge für Gegenstände des Anlagevermögens fließen. Beispiel: Datev SKR 03 Datev SKR Die Karteikarte "Handelsrecht" Diese Karteikarte nimmt die Konten auf, die für die Übergabe von handelsrechtlichen Buchungen an die Finanzbuchhaltung benötigt werden. Bei den handelsrechtlichen Konten handelt es sich um Unterkonten der jeweiligen Konten für die steuerrechtlichen Buchungen. Auf handelsrechtlichen Konten (Ausgleichskonten) werden lediglich die Differenzen gebucht, die sich aus unterschiedlichen Bewertungsansätzen des Handelsrechts gegenüber dem Steuerrecht ergeben (Vermögensunterschiede). Die Feldbezeichnungen sind hier identisch mit denen der Karteikarte Steuerrecht. Es muss lediglich darauf geachtet werden, dass die hier angesprochenen Konten als handelsrechtliche Ausgleichskonten im Sachkontenstamm der Finanzbuchhaltung gekennzeichnet sind.

25 Referenz 19 Innerhalb der Anlagegruppen können ebenfalls Konten für die Fibuübergabe angegeben werden. Die hier hinterlegten Konten werden also nur dann herangezogen, wenn ein Anlagegut keiner Anlagegruppe zugeordnet wurde, bzw. bei der Anlagengruppe keine gesonderten Fibu-Konten hinterlegt wurden Die Karteikarte "Kalkulation" Hier werden die Konten angegeben, die für die Übergabe der kalkulatorischen Abschreibungen an die Finanzbuchhaltung benötigt werden. Da diese Beträge ausschließlich in der Kostenrechnung erfasst werden dürfen - also keine erfolgswirksame Verbuchung in der Finanzbuchhaltung erfolgen darf - wird hier auf die Konten der Betriebsbuchhaltung zurückgegriffen, die ebenfalls Bestandteil des betrieblichen Kontenrahmens sind.

26 20 Anlagenbuchhaltung V5.4 Folgende Felder werden bereitgestellt: KALKULATORISCHE AFA Tragen Sie hier das Konto ein, welches die Buchungen für die kalkulatorische AfA aufnimmt. Die [F5] - Taste öffnet hier die Auswahltabelle der Sachkonten. Beispiel: Datev SKR 03 Datev SKR VERRECHNETE KALKUL. AFA Hier wird das Konto eingetragen, welches die erfolgsneutralisierende Gegenbuchung aufnimmt. Beispiel: Datev SKR 03 Datev SKR Eine tiefer gehende Kontengliederung aller drei Bereiche bei der Übergabe an die Finanzbuchhaltung können Sie über die Kontenzuordnung innerhalb der Anlagegruppen erreichen. Beispiel:

27 Referenz Bei der Normal-AfA sollen die Abschreibungsbeträge auf unterschiedliche Konten fließen. Das Kriterium ist die Art des Anlagegutes. Vorgehensweise am Beispiel des Datev SKR 03: Definition von Kontenzuordnungen in den Anlagegruppen: Gruppe 1: Immaterielle Wirtschaftsgüter Kontenzuordnung: Normal-AfA [4822] Gruppe 2: Sachanlagen Kontenzuordnung: [4830] Normal-AfA Gruppe 3: Geringwertige Wirtschaftsgüter Kontenzuordnung: Normal-AfA [4850] Die Karteikarte "GWG-POOL-Einstellungen" (Deutschland) In dieser Karteikarte werden Einstellungen für die Abschreibungen von Geringwertigen Witschaftsgütern vorgenommen. Die Felder im Einzelnen: GWG-POOL STEUERRECHT Diese Option sollte generell aktiviert werden, wenn AfA-Buchungen an die Fibu übergeben werden sollen. 21

28 22 Anlagenbuchhaltung V5.4 GWG-POOL KALKULATION Aktivieren Sie diese Option, wenn die GWG-AfA-Buchungen in der Kostenrechnung berücksichtigt werden sollen. POOL-ANLAGENUMMER Dieses Feld zeigt an, unter welcher Pool-Nummer die GWG-Buchungen als Anlagegut geführt werden. Die Pool-Anlagenummer kann von Ihnen frei vergeben werden. VON AKHK-BETRAG / BIS AKHK-BETRAG Diese Betragsfelder werden vom Programm bereits mit den Werten 150,00 EUR bis 1000,00 EUR vorbelegt. Hinweis: Zugriffsrecht Das Zugriffsrecht 1 "IFB s (Investitionsfreibeträge) buchbar (Österreich)" im Bereich Anlagenbuchhaltung -> Ländereinstellungen muss deaktiviert sein, sofern es sich bei Ihrer Firma nicht um eine österreichische handelt. Die Aktivierung/Deaktivierung der Zugriffsrechte wird von Ihrem Fachhandelspartner vorgenommen.

29 Referenz Die Karteikarte "IFB-Konten" (Österreich) Die Einstellungen in dieser Karteikarte sind nur für Österreich gültig. Die Felder im Einzelnen: ZUWEISUNG ZUR RÜCKLAGE GEM. 10 EStG Tragen Sie hier das Sachkonto für die Verbuchung der Zuweisung zur Rücklage gem. 10 ESTG ein. RÜCKLAGE GEM. 10 EStG Hinterlegen Sie das Sachkonto für die Verbuchung der Rücklage gem. 10 EStG. ERTRÄGE AUS DER AUFLÖS. UNVERST. RÜCKL. Wählen Sie in diesem Feld mit [F5] das Ertragskonto aus der Auflösung unverst. Rücklagen aus. EIGENKAPITAL / FREIE RÜCKLAGE Hier definieren Sie das Konto für die Verbuchung von Eigenkapital/ freie Rücklagen. Hinweis: Zugriffsrecht Das Zugriffsrecht 1 "IFB s (Investitionsfreibeträge) buchbar (Österreich)" im Bereich Anlagenbuchhaltung -> Ländereinstellungen muss aktiviert sein, sofern es sich bei

30 24 Anlagenbuchhaltung V5.4 Ihrer Firma um eine österreichische handelt. Die Aktivierung/Deaktivierung der Zugriffsrechte wird im Designer vorgenommen Die Tasten und Buttons Verfügbare Funktionstasten und Buttons der Firmenstammdaten: ESC - beenden Mit [ESC] verlassen Sie den Firmenstamm und kehren zum Hauptmenü der Anlagenbuchhaltung zurück. Eingaben bzw. Änderungen können Sie über eine Sicherheitsabfrage speichern. F10 - speichern Mit der [F10]-Taste verlassen Sie den Firmenstamm und kehren zum Hauptmenü der Anlagenbuchhaltung zurück. Eingaben bzw. Änderungen werden gespeichert. Entspricht dem Button: <Verlassen/Speichern> Verfügbare Tasten und Buttons in der Karteikarte "Wirtschaftsjahre": F7 - vorwärts blättern Die Karteikarte kann jeweils 12 Wirtschaftsjahre darstellen. Mit der [F7]-Taste können Sie jeweils 12 Wirtschaftsjahre vorwärts blättern. Insgesamt können 60 Wirtschaftsjahre dargestellt werden. Entspricht dem Button: <Nächste Jahre> F8 - rückwärts blättern Mit [F8] können Sie analog zur Taste [F7] jeweils 12 Wirtschaftsjahre rückwärts blättern. Entspricht dem Button: <Letzte Jahre> Die Standorte Die Standorte der einzelnen Anlagegüter werden im Standortestamm definiert. Standorte sind - im Gegensatz zu den Kostenstellen - identisch mit der räumlichen, organisatorischen oder funktionellen Gliederung des Betriebes. So rufen Sie die Standorte auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Anlagenbuchhaltung / Stammdaten / Standorte".

31 Referenz 25 Das Programm öffnet zunächst eine vorgelagerte Auswahltabelle, in der alle bereits vorhandenen Standorte angezeigt werden. In dieser Tabelle sind die bereits beschriebenen Such- und Sortierfunktionen aktiv. Mit der [F3]-Taste oder dem Button <Neu anlegen> können Sie einen neuen Standort anlegen. Mit der [RETURN]-Taste können Sie einen bestehenden Datensatz bearbeiten. Nachdem Sie einen Datensatz ausgewählt oder die [F3]-Taste zur Neuanlage eines Standortes betätigt haben, öffnet sich ein Dialogfenster zur Eingabe folgender Daten: STANDORTNUMMER Die Standortnummer bildet das Such- und Ordnungskriterium der Standorte. Über diesen 5-stelligen Schlüssel wird ein Anlagegut einem Standort zugeordnet. BEZEICHNUNG 1 / BEZEICHNUNG 2 In diesen Feldern können Sie den Standort beschreiben. Die Beschreibung kann jeweils bis zu 60 Zeichen lang sein. Verfügbare Funktionstasten und Buttons: ESC - beenden Mit [ESC] verlassen Sie diesen Eingabedialog und kehren zur vorgelagerten Auswahltabelle der Standorte zurück. Eingaben bzw. Änderungen können über eine Sicherheitsabfrage gespeichert werden. F10 - speichern Mit [F10] speichern Sie die Eingaben bzw. Änderungen und kehren zur vorgelagerten Auswahltabelle der Standorte zurück.

32 26 Anlagenbuchhaltung V5.4 Entspricht dem Button: <Verlassen/Speichern> Die Versicherungen Jedes Anlagegut kann einer Versicherung zugeordnet werden. Versicherungen werden in den Versicherungsstammdaten angelegt. So rufen Sie die Versicherungen auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Anlagenbuchhaltung / Stammdaten / Versicherungen". Das Programm öffnet zunächst eine vorgelagerte Auswahltabelle, in der alle bereits vorhandenen Versicherungen angezeigt werden. In dieser Tabelle sind die bereits beschriebenen Such- und Sortierfunktionen aktiv. Mit der [F3]-Taste oder dem Button <Neu anlegen> wird eine neue Versicherung angelegt. Mit der [RETURN]-Taste können Sie einen bestehenden Datensatz bearbeiten. Nachdem Sie einen Datensatz ausgewählt oder die [F3]-Taste zur Neuanlage einer Versicherung betätigt haben, öffnet sich ein Dialogfenster zur Eingabe folgender Daten:

33 Referenz 27 VERSICHERUNGSNR. Die Versicherungsnummer ist das Such- und Ordnungskriterium der Versicherungen. Über diesen 3-stelligen Schlüssel wird ein Anlagegut einer Versicherung zugeordnet. VERSICHERUNGSNAME Geben Sie hier den Namen der Versicherung bzw. Versicherungsgesellschaft ein. Beispiel: Sorglos Versicherungs GmbH STRASSE / PLZ/ORT Diese Felder nehmen die Anschrift der Versicherung bzw. Versicherungsgesellschaft auf. TELEFON / TELEFAX Tragen Sie hier die Telekommunikationsverbindungen (Telefonnummer und Telefaxnummer) der Versicherungsgesellschaft ein. Verfügbare Funktionstasten und Buttons: ESC - beenden Mit [ESC] verlassen Sie diesen Eingabedialog und kehren zur vorgelagerten Auswahltabelle der Versicherungen zurück. Eingaben bzw. Änderungen können über eine Sicherheitsabfrage gespeichert werden. F10 - speichern und beenden Mit [F10] speichern Sie die Eingaben bzw. Änderungen und kehren zur vorgelagerten Auswahltabelle der Versicherungen zurück. Entspricht dem Button: <Verlassen/Speichern> Die Anlagegruppen Die Anlagegruppen haben innerhalb der Anlagenbuchhaltung eine besondere Bedeutung. Die Anlagegruppen fassen gleichartige Anlagegüter unter einem Oberbegriff zusammen und definieren gemeinsame Abschreibungsrichtlinien. Darüber hinaus ist die Zuordnung von einzelnen Anlagegütern zu einer Gruppe sinnvoll, um die Verbuchung gleicher Abschreibungsarten auf unterschiedliche Sachkonten zu gewährleisten.

34 28 Anlagenbuchhaltung V5.4 So rufen Sie die Anlagegruppen auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Anlagenbuchhaltung / Stammdaten / Anlagegruppen". Das Programm öffnet zunächst eine vorgelagerte Auswahltabelle, in der alle bereits vorhandenen Anlagegruppen angezeigt werden. In dieser Tabelle sind die bereits beschriebenen Such- und Sortierfunktionen aktiv. Mit der [F3]-Taste oder dem Button <Neu anlegen> können Sie eine neue Anlagengruppe anlegen. Mit der [RETURN]-Taste bearbeiten Sie einen bestehenden Datensatz. Nachdem Sie einen Datensatz ausgewählt oder die [F3]-Taste zur Neuanlage einer Gruppe betätigt haben, öffnet sich der Erfassungsdialog zur Eingabe der erforderlichen Daten.

35 Referenz Die Eingabebereiche des Anlagegruppenstammes sind karteikartenähnlich unterteilt. Eine Karteikarte können Sie öffnen, indem Sie mit der Maus auf das entsprechende Register zeigen und die linke Maustaste betätigen. Nachfolgend erläutern wir Ihnen die Eingabefelder der einzelnen Karteikarten des Gruppenstammes: Die Karteikarte "Anlagegruppenstamm" Innerhalb dieser Karteikarte können Sie die Anlagegruppe definieren. Weiterhin ist es möglich, die Abschreibungsdaten für Anlagegüter festzulegen, die dieser Gruppe angehören. 29

36 30 Anlagenbuchhaltung V5.4 Die Felder im Einzelnen: ANLAGEGRUPPENNR. Die Anlagegruppennummer ist das Such- und Ordnungskriterium des Anlagegruppenstammes. Über diesen 5-stelligen numerischen Schlüssel erfolgt die Zuordnung eines Anlagegutes zu dieser Anlagegruppe. BEZEICHNUNG In diesem Feld wird die Anlagegruppe näher beschrieben. Insgesamt stehen für die Beschreibung der Anlagegruppe 60 Zeichen zur Verfügung. SACHKONTO In diesem Feld wird der Schlüssel eines aktiven Bestandskontos angegeben. Anlagegüter, die dieser Anlagegruppe angehören, werden diesem Konto sachlich zugeordnet. Dieses Konto dient als Verbuchungskonto für die steuerrechtliche Fibuübergabe. Beispiel: SKR 03 SKR PKW PKW KONTO HANDELSRECHT Hier wird das Konto eingetragen, welches die Differenzen aufnimmt, die sich aus unterschiedlichen Bewertungsansätzen des Handelsrechts gegenüber dem Steuerrecht ergeben (Ausgleichskonto). Dabei handelt es sich regelmäßig um ein Unterkonto des aktiven Bestandskontos im Feld SACHKONTO. KOSTENSTELLE

37 Referenz 31 In diesem Feld wird eine Kostenstellennummer eingetragen. Anlagegüter, die dieser Anlagegruppe angehören, werden der hier hinterlegten Kostenstelle zugeordnet. Die [F5]-Taste öffnet die Auswahltabelle der vorhandenen Kostenstellen. STANDORT Tragen Sie hier die Standortnummer ein. Anlagegüter, die dieser Anlagegruppe angehören, werden diesem hier eingegebenen Standort ( Standorte ) zugeordnet. Die [F5]-Taste öffnet die Auswahltabelle der vorhandenen Standorte. D e r B e re ich " Abs chre ibungs v o rga be n" AFA-METHODE Unterschieden werden bei der planmäßigen Abschreibung folgende Abschreibungsmethoden, die Ihnen über die [F5]-Taste in einer Dropdownliste zur Verfügung gestellt werden: 01 = Lineare AfA Die Lineare ist eine planmäßige AfA im Sinne des Handelsrechts. Bei dieser Methode werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten gleichmäßig auf die Jahre der Nutzung verteilt. Die Bemessung des Abschreibungszeitraums erfolgt nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer nach 7 Abs. 1 Satz 1 und 2 EStG. Der AfA-Betrag errechnet sich nach folgender Formel: Anschaffungs- oder Herstellungskosten = Jahres-AfA betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer Bei Anlagengegenständen, die zum Zeitpunkt der Anschaffung oder Einlage nicht neu waren, ist die entsprechende Restnutzungsdauer zugrunde zu legen. 02 = Degr.-Lin. AfA Bei dieser Methode handelt es sich um die geometrisch degressive AfA mit Übergang zur linearen AfA. Die einzelnen Abschreibungsbeträge werden vom jeweiligen Jahresrestbuchwert errechnet. Es ergeben sich also jährlich fallende Abschreibungsbeträge. Der Übergangszeitpunkt zur linearen AfA wird dann gewählt, wenn in dem Jahr der Abschreibung die lineare AfA höher ist als die fortgesetzte degressive AfA. Die Formel für den Übergabezeitpunkt lautet also: Restbuchwert = degressive AfA Restnutzungsdauer 03 = Degressive AfA Bei dieser Methode wird rein die geometrisch degressive Abschreibung angewandt. Es ergeben sich ebenfalls jährlich fallende Abschreibungsbeträge. Ein sich ergebender Restwert ist gegebenenfalls im letzten Nutzungsjahr voll abzuschreiben. Für die Höhe der degressiven AfA werden steuerrechtliche bestimmte Grenzwerte angegeben. Aus dem Bewertungsvorbehalt ergeben sich folgende Höchstsätze, die von der Anlagenbuchhaltung beachtet werden: 1. Dreifaches der linearen AfA und %

38 32 Anlagenbuchhaltung V5.4 Keiner der beiden Höchstwerte darf überschritten werden. 04 = Staffel-AfA Die Staffel-AfA ist eine Sonderform der degressiven Abschreibung. Diese Abschreibungsmethode kann bei Gebäuden oder Gebäudeteilen angewendet werden. Degressiv bezieht sich hier auf die jährlich vorgegebenen AfAProzentsätze. Bei dieser Methode wird also mit fest fallenden Sätzen abgeschrieben. 05 = AfA für GWG Diese Abschreibungsmethode gilt für aktivierte geringwertige Wirtschaftsgüter. Diese werden im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben. 06 = Manuelle AfA Diese Abschreibungsmethode wählen Sie, wenn Anlagegüter dieser Gruppe manuell abgeschrieben werden sollen (z.b. AfA nach Leistungseinheiten). 07 = Lineare Gebäude AfA Für Gebäude und Gebäudeteile, die selbständige, unbewegliche Wirtschaftsgüter sind, gelten lineare Abschreibungen nach 7 Abs. 4, 5a EStG. STAFFEL-AFA Haben Sie bei der AfA-Methode die Option 04 = Staffel-AfA gewählt, so können Sie in diesem Feld die Schlüsselnummer der Staffel-AfA angeben, die für Anlagegüter dieser Anlagegruppe gelten soll. Bei allen anderen AfA-Methoden bleibt dieses Feld auf Anzeige. Mit der [F5]-Taste öffnet sich die Auswahltabelle der angelegten Staffel-AfA. Die Staffel-AFA NUTZDAUER Tragen Sie hier die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ein. Die Eingabeform ist Jahre, Monate [J,M]. Beispiel: 10 Jahre und 6 Monate wird mit [10,6] eingetragen. Die Nutzungsdauer können Sie in AfA-Tabellen ablesen. Die dort angegebenen Werte beruhen auf den Erfahrungen der steuerlichen Betriebsprüfung. Haben Sie als AfA-Methode die Staffel-AfA gewählt, so können Sie hier keine Nutzungsdauer eintragen. AFA-%-SATZ Der jährliche Abschreibungssatz wird vom System vorgeschlagen, wenn Sie die AfAMethoden 01 (Linear), 02 (degressiv-linear), 03 (degressiv) oder 05 (AfA für GWG) gewählt haben. Diesen Prozentvorschlag können Sie aber durch einen anderen Prozentsatz ersetzen. Auch hier ist eine Eingabe nicht möglich, wenn Sie als AfA-Methode die Staffel-AfA (Option 04) gewählt haben. SONDER-AfA Steuerrechtlich besteht ein Wahlrecht, für Wirtschaftsgüter vom Gesetzgeber eingeräumte Sonderabschreibungen vorzunehmen. In diesem Feld wird die Schlüsselnummer der Sonder-AfA eingetragen, die für Anlagegüter dieser Gruppe gelten soll. Die [F5]-Taste öffnet die Auswahltabelle der angelegten Sonder-AfA. Die Sonder-AfA

39 Referenz 33 D e r B e re ich " Num m e rnkre is e für Anla ge güte r die s e r G ruppe " VON ANLAGENUMMER / BIS ANLAGENUMMER Hier erfolgt die Definition eines Nummernkreises für Anlagegüter, die dieser Gruppe zugeordnet werden. Wird ein Anlagegut erfasst und soll die Nummernvergabe für dieses Anlagegut automatisch erfolgen, so vergibt das Programm die nächste freie Anlagenummer innerhalb des hier definierten Nummernkreises. Hinweis: Alle in dieser Karteikarte hinterlegten Angaben werden bei der Zuordnung eines Anlagegutes zu dieser Gruppe als Wert vorgeschlagen. Diesen Vorschlag können Sie dann für das zu erfassende Anlagegut ändern. Praxis-Tipp: Abschreibungsmethode Bitte denken Sie daran, dass bei der Wahl der Abschreibungsmethode der Grundsatz der Bewertungsstetigkeit zu beachten ist. Es ist grundsätzlich möglich, jedes neu angeschaffte Wirtschaftsgut nach einer frei wählbaren Methode abzuschreiben. Wird ein Wirtschaftsgut aber nach einer anderen Methode abgeschrieben, als die bereits im Betrieb verwendeten gleichen oder gleichartigen Anlagegegenstände, so müssen Kapitalgesellschaften diesen Wechsel angeben und begründen. Deshalb ist es sinnvoll, jedes Anlagegut einer Gruppe zuzuordnen und das Wirtschaftsgut, gemäß diesen Gruppenvorgaben, abzuschreiben. Orientieren Sie sich beim Anlegen der Anlagegruppen an der bisherigen Abschreibepraxis Ihrer vorhandenen Anlagegegenstände Die Karteikarte "Steuerrecht" Diese Karteikarte stellt Felder zur Eingabe der entsprechenden Sachkonten bereit, die für eine Übergabe der steuerrechtlichen Buchungen an die Finanzbuchhaltung benötigt werden. Buchungen von Anlagengütern, die der hier definierten Anlagegruppe angehören, werden mit diesen Gegenkonten an die Finanzbuchhaltung übergeben. Bitte beachten Sie, dass innerhalb des Firmenstammes ebenfalls Konten für die Fibuübergabe angegeben werden können. Die im Firmenstamm hinterlegten Konten werden allerdings nur dann herangezogen, wenn ein Anlagegut keiner Anlagegruppe zugeordnet oder bei der Anlagegruppe keine Konten hinterlegt wurden.

40 34 Anlagenbuchhaltung V5.4 Die Felder im Einzelnen: ABGÄNGE (MIT GEWINN) Tragen Sie hier das Konto ein, auf dem der Restbuchwert der Anlage bei Abgang gegengebucht wird. Aus dem Abgang ergibt sich ein Buchgewinn. ABGÄNGE (MIT VERLUST) Tragen Sie hier das Konto ein, auf dem der Restbuchwert der Anlage bei Abgang gegengebucht wird. Aus dem Abgang ergibt sich ein Buchverlust. Hinweis: Erlösbuchungen Bitte beachten Sie, dass die jeweiligen Erlösbuchungen innerhalb der Finanzbuchhaltung vorgenommen werden müssen. Beispiel: Verkauf an Debitor-Nr.: mit Buchgewinn/Buchungssatz: an 8820 und USt NORMAL-AfA Tragen Sie hier das Konto ein, auf das die Abschreibungsbeträge der Anlagegegenstände fließen. SONDER-AfA Hier wird das Konto angegeben, welches die Abschreibungsbeträge aufgrund steuerlicher Sondervorschriften aufnimmt. Beispiel: SoAfA nach 7 g EStG

41 Referenz 35 ERHÖHTE ABSETZUNG Tragen Sie hier das Konto ein, auf das die Abschreibungsbeträge aufgrund steuerlicher Sondervorschriften fließen. Beispiel: erhöhte Absetzung nach 14 BerlinFG AUSSERORD. AFA Tragen Sie hier das Konto ein, auf das die außerplanmäßigen Abschreibungsbeträge für Anlagen fließen. AUSSERORD. ZUSCHREIBUNGEN Tragen Sie hier das Konto ein, auf das die Zuschreibungsbeträge für Gegenstände des Anlagevermögens fließen Die Karteikarte "Handelsrecht" Diese Karteikarte nimmt die Konten auf, die für die Übergabe von handelsrechtlichen Buchungen an die Finanzbuchhaltung benötigt werden. Bei den handelsrechtlichen Konten handelt es sich um Unterkonten der jeweiligen Konten für die steuerrechtlichen Buchungen. Auf handelsrechtlichen Konten (Ausgleichskonten) werden lediglich die Differenzen gebucht, die sich aus unterschiedlichen Bewertungsansätzen des Handelsrechts gegenüber dem Steuerrecht ergeben (Vermögensunterschiede). Die Feldbezeichnungen sind hier identisch mit denen der Karteikarte Steuerrecht. Es muss lediglich darauf geachtet werden, dass die hier angesprochenen Konten als handelsrechtliche Ausgleichskonten im Sachkontenstamm der Finanzbuchhaltung gekennzeichnet sind. Innerhalb der Anlagegruppen können ebenfalls Konten für die Fibuübergabe angegeben werden. Die hier hinterlegten Konten werden also nur dann herangezogen, wenn ein Anlagegut keiner Anlagegruppe zugeordnet wurde.

42 36 Anlagenbuchhaltung V Die Karteikarte "Kalkulation" Hier werden die Konten angegeben, die für die Übergabe der kalkulatorischen Abschreibungen an die Finanzbuchhaltung benötigt werden. Da diese Beträge ausschließlich in der Kostenrechnung erfasst werden dürfen - also keine erfolgswirksame Verbuchung in der Finanzbuchhaltung erfolgen darf - wird hier auf die Konten der Betriebsbuchhaltung zurückgegriffen, die ebenfalls Bestandteil des betrieblichen Kontenrahmens sind.

43 Referenz 37 Folgende Felder werden bereitgestellt: KALKULATORISCHE AFA Tragen Sie hier das Konto ein, welches die Buchungen für die kalkulatorische AfA aufnimmt. Die [F5]-Taste öffnet die Auswahltabelle der Sachkonten. Beispiel: Datev SKR 03 Datev SKR VERRECHNETE KALKUL. AFA Hier wird das Konto eingetragen, welche die erfolgsneutralisierende Gegenbuchung aufnimmt. Beispiel: Datev SKR 03 Datev SKR In der nachfolgenden Tabelle geben wir Ihnen ein Beispiel, wie die AfA-Konten den drei Hauptanlagegruppen zugeordnet werden. Angegeben werden jeweils die Konten für den Datev SKR03 / SKR04.

44 38 Anlagenbuchhaltung V5.4 No r m a l- AfA S o n d e r - AfA Immaterielle Verm. Gegenstände Sachanlagen 4822 / / 6240 Geringwertige Wirtschaftsgüter 4860 / 6262 H a u p tg r u p p ie r u n g 4830 / 6220 Er h ö h te AfA 4850 / / / / / 6240 Au.- AfA 4826 / / / 6266 Au ß.Z u s ch r / / / 4910 Praxis-Tipp: Gliederung der Anlagegruppen In der Praxis ist eine weit reichende Gliederung der Anlagegruppen innerhalb dieser Hauptgruppierung angebracht. Die 5-stellige Anlagegruppennummer sollte so aufgeschlüsselt sein, dass die Zugehörigkeit von Anlagegruppen zu einer dieser Hauptgruppierungen erkennbar bleibt. Verfügbare Funktionstasten und Buttons: ESC - Dialog beenden Mit [ESC] verlassen Sie diesen Eingabedialog und kehren zur vorgelagerten Auswahltabelle der Anlagegruppen zurück. Eingaben bzw. Änderungen können über eine Sicherheitsabfrage gespeichert werden. F10 - Änderungen speichern und Dialog beenden Mit [F10] speichern Sie die Eingaben bzw. Änderungen und kehren zur vorgelagerten Auswahltabelle der Anlagegruppen zurück. Entspricht dem Button: <Verlassen/Speichern> Die Karteikarte "IFB-Konten" (Österreich) Diese Karteikarte wird nur angezeigt, wenn das Zugriffsrecht 1 "IFB s (Investitionsfreibeträge) buchbar (Österreich)" aktiviert ist. Die Einstellungen sind nur für Österreich gültig. Die Aktivierung/Deaktivierung der Zugriffsrechte wird im Designer vorgenommen.

45 Referenz 39 Die Felder im Einzelnen: ZUWEISUNG ZUR RÜCKLAGE GEM. 10 EStG Tragen Sie hier das Sachkonto für die Verbuchung der Zuweisung zur Rücklage gem. 10 ESTG ein. RÜCKLAGE GEM. 10 EStG Hinterlegen Sie das Sachkonto für die Verbuchung der Rücklage gem. 10 EStG. ERTRÄGE AUS DER AUFLÖS. UNVERST. RÜCKL. Wählen Sie in diesem Feld mit [F5] das Ertragskonto aus der Auflösung unverst. Rücklagen aus. EIGENKAPITAL / FREIE RÜCKLAGE Hier definieren Sie das Konto für die Verbuchung von Eigenkapital/ freie Rücklagen. Hinweis: Zugriffsrecht Das Zugriffsrecht 1 "IFB s (Investitionsfreibeträge) buchbar (Österreich)" im Bereich Anlagenbuchhaltung -> Ländereinstellungen muss aktiviert sein, sofern es sich bei Ihrer Firma um eine österreichische handelt. Die Aktivierung/Deaktivierung der Zugriffsrechte wird im Designer vorgenommen.

46 40 Anlagenbuchhaltung V Die Staffel-AfA Die Staffel-AfA ist eine besondere Art der degressiven Abschreibung. Die degressive Abschreibung kommt insbesondere bei Gebäuden in Betracht, die mit fest fallenden Sätzen nach 7 Abs.5 EStG abgeschrieben werden können. Innerhalb der Anlagegruppen oder auch bei der Anlage eines Wirtschaftsgutes können Sie dieser Gruppe bzw. diesem Anlagegut eine bestimmte Staffel-AfA zuordnen. Bevor jedoch diese Zuordnung geschehen kann, müssen Sie die entsprechenden Staffel-Abschreibungen anlegen. Für die steuerrechtliche degressive Gebäudeabschreibung kommen zum Beispiel die folgenden Staffel-Abschreibungen in Betracht: S ta ffe l Be z e ich n u n g / An we n d u n g Nr. n a ch 7 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG 1 Da ue r / S a tz 1 Da ue r / S a tz 2 Da ue r / S a tz 3 Da ue r / S a tz 4 4 J. / 10% 3 J. / 5%./ Abs. 5 Satz 1 Nr. 3a EStG 7 Abs. 5 Satz 1 Nr. 3b EStG 4 J. / 7% 8 J. / 5% 6 J. / 5% 6 J. / 2,5% 4 7 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG 8 J. / 5% 6 J. / 2,5% 18 J. / 2,5% 6 J. / 2% 36 J. / 1,25% 36 J. / 1,25% 24 J. / 1,25%./../. Hinweis: Die in der Tabelle genannten Sätze dienen lediglich als Beispiel zum besseren Verständnis der nachfolgenden Erläuterungen! So rufen Sie die Staffel-AfA auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Anlagenbuchhaltung / Stammdaten / Staffel-AFA". Das Programm öffnet zuerst eine vorgelagerte Auswahl, in der die bereits erfassten Staffel-AfA-Arten tabellarisch angezeigt werden. In dieser vorgelagerten Auswahltabelle sind alle bereits beschriebenen Suchund Sortierfunktionen aktiv.

47 Referenz 41 Mit der [F3]-Taste oder dem Button <Neu anlegen> können Sie eine neue Staffelabschreibung anlegen. Mit der [RETURN]-Taste können Sie einen bestehenden Datensatz bearbeiten. Nachdem Sie einen Datensatz ausgewählt oder die [F3]-Taste zur Neuanlage einer Staffel betätigt haben, öffnet sich der Erfassungsdialog zur Eingabe der erforderlichen Daten. Die Felder im Einzelnen: STAFFEL-AFA-NR. Die Staffel-AfA-Nr. bildet den Such- und Ordnungsbegriff des Staffel-AfAStammes. Dieser eindeutige Schlüssel ist 5-stellig und kann zwischen 1 und frei vergeben werden. Über die Staffel-AfA-Nr. wird die Staffelabschreibung dem Anlagegut (e Buchen ) oder der Anlagegruppe zugeordnet. BEZEICHNUNG 1 BEZEICHNUNG 2 In diesen beiden Feldern können Sie einen beschreibenden Text eingeben. Dieser Text wird in den Auswahltabellen angezeigt. Insgesamt stehen für die Beschreibung des Staffel-AfA-Stammsatzes 2 x 60 Zeichen zur Verfügung. D e r B e re ich " Sta ffe l- AFA- W e rte " Im folgenden Tabellenbereich des Eingabedialoges werden die degressiven AfASätze ( 7 Abs. 5 EStG) verwaltet. Hierfür stehen bis zu 8 Staffeln zur Verfügung.

48 42 Anlagenbuchhaltung V5.4 DAUER (STAFFEL 1-8) In diesem Feld wird bestimmt, wie viele Jahre der nebenstehende Prozentsatz für die Abschreibung des Anlagegutes verwendet wird. PROZENT (STAFFEL 1-8) Hier erfolgt die Hinterlegung des Abschreibungssatzes je Staffel. Die Dauer der Abschreibung bemisst sich nach der für diese Staffel hinterlegten Gültigkeitsdauer in Jahren. Unterhalb der Tabelle werden Ihnen die Gesamtwerte angezeigt. Aus der Gesamtdauer der Abschreibung ergibt sich die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Die Summe der Abschreibungssätze sollte 100% ergeben, da das Wirtschaftsgut am Ende der Nutzdauer voll abgeschrieben sein sollte. Verfügbare Funktionstasten und Buttons: ESC - beenden Mit [ESC] verlassen Sie diesen Eingabedialog und kehren zur vorgelagerten Auswahltabelle der Staffel-AfA zurück. Eingaben bzw. Änderungen können über eine Sicherheitsabfrage gespeichert werden. F10 - speichern und beenden Mit [F10] speichern Sie die Eingaben bzw. Änderungen und kehren zur vorgelagerten Auswahltabelle der Staffel-AfA zurück. Entspricht dem Button: <Verlassen/Speichern> Die Sonder-AfA Sonderabschreibungen sind rein steuerrechtliche Abschreibungen. Sie werden nicht aus handelsrechtlichen Gründen gewährt, sondern weil bestimmte Investitionen wirtschaftlich oder sozialpolitisch als steuerrechtlich förderungsbedürftig angesehen werden. Die Sonderabschreibungen unterliegen dem Bewertungswahlrecht, was für dessen Ausübung eine entsprechende Bewertung in der Handelsbilanz voraussetzt. Sonderabschreibungen werden innerhalb der Anlagenbuchhaltung einer Anlagegruppe oder einem Anlagegut zugeordnet. Die Zuordnung setzt allerdings die Anlage eines entsprechenden Stammsatzes (Sonderabschreibung) voraus. So rufen Sie die Sonder-AfA auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Anlagenbuchhaltung / Stammdaten / Sonder-AFA".

49 Referenz 43 Das Programm öffnet zuerst eine vorgelagerte Auswahl, in der die bereits erfassten Sonder-AfA-Arten tabellarisch angezeigt werden. In dieser vorgelagerten Auswahltabelle sind alle bereits beschriebenen Such- und Sortierfunktionen aktiv. Mit der [F3]-Taste oder dem Button <Neu anlegen> können Sie eine neue Sonderabschreibung anlegen. Mit der [RETURN]-Taste können Sie einen bestehenden Datensatz bearbeiten. Nachdem Sie einen Datensatz ausgewählt oder die [F3]-Taste zur Neuanlage eines Datensatzes betätigt haben, öffnet sich der Erfassungsdialog zur Eingabe der erforderlichen Daten. Die Felder im Einzelnen: SONDER-AFA-NR. Die Sonder-AfA-Nr. bildet den Such- und Ordnungsbegriff des Sonder-AfAStammes. Dieser eindeutige Schlüssel ist 5-stellig und kann zwischen 1 und frei vergeben werden. Über die Sonder-AfA-Nr. wird die Sonderabschreibung dem Anlagegut oder der Anlagegruppe zugeordnet.

50 44 Anlagenbuchhaltung V5.4 BEZEICHNUNG 1 BEZEICHNUNG 2 In diesen beiden Feldern können Sie einen beschreibenden Text eingeben. Dieser Text wird in den Auswahltabellen angezeigt. Insgesamt stehen für die Beschreibung des Sonder-AfA-Stammsatzes 2 x 60 Zeichen zur Verfügung. D e r B e re ich " So nde r- AFA- W e rte " BEGÜNSTIGUNGSZEITRAUM Der Begünstigungszeitraum gibt an, auf wie viele Jahre die Sonderabschreibung maximal verteilt werden kann. Weiterhin ist dieser Zeitraum wichtig, für die Errechnung der anteiligen Sonderabschreibung bei nachträglich aufgewendeten Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Der Zeitraum wird hier in vollen Jahren angegeben. RESTWERTUMSTELLUNG Über dieses Kontrollfeld können Sie entscheiden, ob bei Anwendung dieser Sonderabschreibung der ermittelte Restwert des Anlagegutes am Ende des Begünstigungszeitraumes als neue Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Normal-AfA herangezogen wird. Die Formel lautet bei aktivem Status : Restbuchwert = Neuer linearer Abschreibungsbetrag Restnutzdauer Die Restwertumstellung kommt allerdings nur bei linearer Abschreibung in Betracht, weil die degressive AfA immer vom Restbuchwert ermittelt wird. Dieses Kontrollfeld hat also bei Anwendung der degressiven AfA keine Relevanz. Wird die Restwertumstellung deaktiviert und die lineare AfA angewendet, so verkürzt sich entsprechend die Abschreibungsdauer, da der Abschreibungsbetrag der linearen Normal-AfA unverändert bleibt. Im folgenden Tabellenbereich des Eingabedialoges werden die Sonder-AfASätze verwaltet. Hierfür stehen bis zu 8 Staffeln zur Verfügung. DAUER (STAFFEL 1-8) In diesem Feld wird bestimmt, wie viele Jahre der nebenstehende Prozentsatz für die Abschreibung des Anlagegutes verwendet wird. PROZENT (STAFFEL 1-8) Hier erfolgt die Hinterlegung des Abschreibungssatzes je Staffel. Die Dauer der Abschreibung bemisst sich nach der für diese Staffel hinterlegten Gültigkeitsdauer in Jahren. Anwendungsbeispiel anhand des 7 g EStG Begünstigte Unternehmen können im Jahr der Anschaffung oder Herstellung des Anlagegutes und in den 4 folgenden Jahren bis zu insgesamt 20 % der Anschaffungs- oder Herstellungskosten als Sonderabschreibung zusätzlich zur linearen, degressiven oder leistungsmäßigen AfA absetzen. Einga be : Begünstigungszeitraum in Jahren [4]

51 Referenz Staffel 1 Dauer [2] %-Satz [10,00] Staffel 2 Dauer [2] %-Satz [10,00] Gesamt [4] [20,00] Unterhalb der Tabelle werden Ihnen die Gesamtwerte angezeigt. Die Gesamtdauer der Abschreibung sollte dabei den Begünstigungszeitraum nicht übersteigen! Die Summe der Abschreibungssätze sollte den für diese Sonderabschreibung gültigen Gesamt-AfA-Satz ergeben (am Beispiel des 7 g EStG wären dies 20%). Verfügbare Funktionstasten und Buttons: ESC- verlassen Mit [ESC] verlassen Sie diesen Eingabedialog und kehren zur vorgelagerten Auswahltabelle der Sonder-AfA zurück. Eingaben bzw. Änderungen können über eine Sicherheitsabfrage gespeichert werden. F10 - speichern und beenden Mit [F10] speichern Sie die Eingaben bzw. Änderungen und kehren zur vorgelagerten Auswahltabelle der Sonder-AfA zurück. Entspricht dem Button: <Verlassen/Speichern> 3.2 Die Anlagegüter In diesem Kapitel erläutern wir Ihnen, wie Sie Anlagegüter in der Anlagenbuchhaltung erfassen und die notwendigen Buchungen vornehmen können. Beginnen wir mit der Anlage eines Wirtschaftsgutes. So rufen Sie die Anlagegüter auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Anlagenbuchhaltung / Anlagegüter / Buchungen". Das Programm öffnet eine vorgelagerte Auswahl, in der die bereits erfassten Wirtschaftsgüter tabellarisch angezeigt werden. 45

52 46 Anlagenbuchhaltung V5.4 In dieser vorgelagerten Auswahltabelle sind alle bereits beschriebenen Suchund Sortierfunktionen aktiv. Mit der [F3]-Taste oder dem Button <Neu anlegen> können Sie ein neues Wirtschaftsgut anlegen. Mit der [RETURN]-Taste können Sie einen bestehenden Datensatz bearbeiten. Nachdem Sie einen Datensatz ausgewählt oder die [F3]-Taste zur Neuanlage eines Anlagegegenstandes betätigt haben, öffnet sich der Erfassungsdialog zur Eingabe der erforderlichen Daten Die Karteikarte "Stamm" Der Eingabedialog präsentiert sich auch hier in karteikartenähnlicher Form. Haben Sie die Neuanlage eines Wirtschaftsgutes gewählt, so ist vorerst nur die erste Karteikarte mit der Registerbeschriftung Stamm" aktiv. In dieser Karteikarte werden Felder für die Klassifizierung und Beschreibung des Anlagegutes und dessen Zuordnung zu übergeordneten Bereichen der Anlagenbuchhaltung bereitgestellt.

53 Referenz 47 Die Felder im Einzelnen: D e r B e re ich " B e s chre ibung" ANLAGENUMMER Die Anlagenummer bildet das Such- und Ordnungskriterium des Anlagestammes. Die 12stellige Anlagenummer dient als eindeutiger Schlüssel zur numerischen Klassifizierung der Wirtschaftsgüter. Die Form der Eingabe ist [ /999]. Die drei letzten Stellen sind durch einen Schrägstrich (/) vom übrigen Zahlenblock getrennt. Dadurch ist es möglich, innerhalb eines Anlagegutes bis zu 999 Untergruppen zu bilden, um die Zugehörigkeit von Anlagen untereinander zu verdeutlichen. Soll die Anlagenummer automatisch vergeben werden, muss dieses Feld leer bleiben. Das Programm vergibt dann die Anlagenummer beim Speichern des Wirtschaftsgutes (Button: <Speichern>). KURZNAME Als zweites Suchkriterium kann in diesem Feld ein Kürzel für das Wirtschaftsgut eingetragen werden. BEZEICHNUNG 1 BEZEICHNUNG 2 Diese beiden Felder nehmen den beschreibenden Text zu einem Wirtschaftsgut auf. Jedes Feld umfasst dabei 30 mögliche Zeichen.

54 48 Anlagenbuchhaltung V5.4 Weiterführende Beschreibungen oder technische Details können Sie entweder über den Notiztext (Button: <Notiztext>) oder über die Verbindung zu Archiv-Dokumenten ( Karteikarte Akte" ) hinterlegen bzw aufrufen. SERIENNUMMER Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine Seriennummer für das Wirtschaftsgut zu hinterlegen. D e r B e re ich " Z uo rdnung de s Anla ge gute s " In den nachfolgenden Feldern können Sie die Zuordnung des Anlagegutes zu den übergeordneten Bereichen der Anlagenbuchhaltung definieren. ANLAGEGRUPPE Über dieses Feld wird das Wirtschaftsgut einer Anlagegruppe zugeordnet. Eingetragen wird die 5-stellige Anlagegruppennummer. Mit der [F5]-Taste können Sie die Auswahltabelle der Anlagegruppen aufrufen. STANDORT Hier können Sie das Anlagegut einem Standort zuordnen. Eingetragen wird die 5stellige Standortnummer. Mit der [F5]-Taste haben Sie Zugriff auf die Auswahltabelle der Standorte. Wird ein Anlagegut über die Karteikarte Buchen auf einen anderen Standort umgebucht, so wird der hier hinterlegte Standort automatisch geändert. SACHKONTO Hier können Sie dem Anlagegut ein Sachkonto zuordnen. Eingetragen wird die Sachkontennummer. Mit der [F5]-Taste können Sie eine Tabelle zur Auswahl eines Sachkontos öffnen. KONTO HANDELSRECHT Hier wird das Konto eingetragen, welches die Differenzen aufnimmt, die sich aus unterschiedlichen Bewertungsansätzen des Handelsrechts gegenüber dem Steuerrecht ergeben (Ausgleichskonto). Dabei handelt es sich regelmäßig um ein Unterkonto des aktiven Bestandskontos im Feld Sachkonto. KOSTENSTELLE Über dieses Feld wird das Wirtschaftsgut einer Kostenstelle zugeordnet. Eingetragen wird die Kostenstellennummer. Mit der [F5]-Taste können Sie die Auswahltabelle der Kostenstellen aufrufen. LIEFERANT Über dieses Feld haben Sie Zugriff auf den Adressstamm. Sie können hierüber die Lieferantennummer hinterlegen, von welchem Lieferanten das Wirtschaftsgut erworben wurde. Die [F5]-Taste öffnet eine Auswahltabelle mit den angelegten Lieferanten. VERSICHERUNG Hier wird dem Anlagegut über die Versicherungsnummer eine Versicherungsgesellschaft zugeordnet. Die [F5]-Taste öffnet die Auswahltabelle der Versicherungen. ART DES GUTES Über dieses Feld bestimmen Sie die Eigenschaft des Wirtschaftsgutes. Die [F5]-Taste öffnet eine Dropdownliste, die Ihnen folgende Eingabemöglichkeiten anzeigt:

55 Referenz 49 1 = Bewegliches Wirtschaftsgut Bewegliche Wirtschaftsgüter können nach Maßgabe des Handels- oder Steuerrechts nach bestimmten AfA-Methoden abgeschrieben werden. 2 = Unbewegliches Wirtschaftsgut Für unbewegliche Wirtschaftsgüter (z.b. Gebäude) gelten steuerrechtlich besondere Bestimmungen. 3 = Immaterielles Wirtschaftsgut Für immaterielle Einzelanlagen kommen nicht in Betracht: - Sofortige AfA als geringwertige Wirtschaftsgüter nach 6 Abs. 2 EStG (ausgenommen Trivialsoftware") - degressive AfA nach 7 Abs. 2 und 3 EStG - Sonderabschreibungen nach 7 g EStG Da immaterielle Wirtschaftsgüter keine beweglichen Wirtschaftsgüter sein können, kann hier die Vereinfachungsregel nicht angewandt werden. ANLAGENSTATUS Der Status bezeichnet den aktuellen Zustand des Wirtschaftsgutes. Die [F5]-Taste öffnet eine Dropdownliste mit folgenden Optionen: 1 = aktiv Aktive Anlagen sind alle fertigen Wirtschaftsgüter, die betrieblich genutzt werden. 2 = deaktiv Deaktive Anlagen sind Wirtschaftsgüter, die durch Verkauf oder Verschrottung nicht mehr genutzt werden. Die Daten können dann zur Archivierung beibehalten werden. 3 = Anlage im Bau Anlagen im Bau werden aktuell hergestellt. Sie stehen dem Betrieb erst bei Fertigstellung zur Verfügung. Für Wirtschaftsgüter mit diesem Status können keine AfA-Buchungen vorgenommen werden. Die bis zur Fertigstellung einer Anlage anfallenden Teilzugänge werden in der Finanzbuchhaltung erfasst. Die gebuchten Teilherstellungskosten können an die Anlagenbuchhaltung übergeben werden. (Offene Anlagegüter) 4 = geplant Geplante Anlagen können mit diesem Status erfasst werden. Für Wirtschaftsgüter mit diesem Status können Buchungen eingegeben werden, eine Fibuübergabe von Buchungen ist allerdings nicht möglich. Die Buchungen bilden somit die Grundlage für Plananalysen. Bei Anschaffung der Anlage kann dann die Buchung aus der Finanzbuchhaltung in die Anlagenbuchhaltung übernommen werden (Offene Anlagegüter). Verfügbare Funktionstasten und Buttons: ESC - verlassen Mit [ESC] verlassen Sie diesen Eingabedialog und kehren zur vorgelagerten Auswahltabelle der Anlagegüter zurück. Eingaben bzw. Änderungen können über eine Sicherheitsabfrage gespeichert werden.

56 50 Anlagenbuchhaltung V5.4 F10 - speichern Mit [F10] speichern Sie die Eingaben bzw. Änderungen ab. Haben Sie an einem bestehenden Anlagegut Änderungen vorgenommen, kehren Sie zur vorgelagerten Auswahltabelle der Anlagegüter zurück. Bei Neuanlagen von Wirtschaftsgütern mit dem Status 1 = aktiv" oder 4= geplant" wird Die Karteikarte "Buchungen" geöffnet. Haben Sie die Anlagenummer frei gelassen, vergibt das Programm die nächste freie Anlagenummer gemäß den Einstellungen im Anlagegruppenstamm oder in den Firmenstammdaten. Entspricht dem Button: <Speichern> F8 - Notizen Mit [F8] rufen Sie einen Notizeditior auf. Hier können Sie einen beliebigen Text erfassen und mit der [F10]-Taste abspeichern. Bereits erfasste Notizen können Sie ergänzen. Entspricht dem Button: <Notiztext> F11 - AIS aufrufen Mit [F11] können Sie das Anlage-Informations-System - kurz AIS - aufrufen. Entspricht dem Button: <AIS-Anlagegüter> Das Pop-Up-Menü der Stammdaten In jedem Eingabedialog (Masken oder Karteikarten) der Stammdatenbereiche können Sie über die Tastenkombination [SHIFT]+[F10] ein Pop-UP-Menü aktivieren. Ein Klick mit der rechten Maustaste hat die gleiche Funktion. Folgende Menüpunkte werden bereitgestellt: Sachkonten Über diesen Eintrag können Sie den Sachkontenstamm aufrufen. Kostenstellen Über diesen Menüpunkt aktivieren Sie den Kostenstellenstamm. Standorte Dieser Eintrag öffnet den Standortestamm. Anlagegruppen Über diesen Eintrag können Sie den Anlagegruppenstamm aufrufen. Staffel-AfA Über diesen Menüpunkt wird der Staffel-AfA-Stamm aktiviert. Sonder-AfA Über diesen Eintrag können Sie den Sonder-AfA-Stamm aufrufen.

57 Referenz 51 Anlagegüter Dieser Menüpunkt öffnet die Stammdaten der Anlagegüter Die Karteikarte "Buchungen" Über diesen Dialog nehmen Sie alle Buchungen vor, die das ausgewählte Wirtschaftsgut betreffen. Zu diesen Buchungen zählen im Einzelnen: (11) Anschaffungs-/Herstellungskosten (12) Erfassung von Altbeständen (23) Manuelle Normalabschreibungen (24) Manuelle Sonderabschreibungen (25) Erhöhte Abschreibungen (26) Außerordentliche Abschreibungen (27) Abschreibungen auf den Teilwert (28) Außerordentliche Zuschreibung (31) Teilzugänge (32) Teilabgänge (33) Vollabgänge (42) Kostenstellenumsetzung (43) Standortumsetzung (61-63) Umbuchungen (51) Nutzdaueränderung Die Buchungen werden über Buchungsarten eingegeben. Je nach Buchungsart werden die Eingabefelder, die für die Buchung benötigt werden, zusammengestellt.

58 52 Anlagenbuchhaltung V5.4 BUCHUNGSART Hier wird die Buchungsnummer eingegeben. Mittels der [F5]-Taste können Sie ein Auswahlmenü öffnen, in dem alle möglichen Buchungen angezeigt werden. Haben Sie eine Buchung ausgewählt, stellt das Programm die Buchungsnummer anhand Ihrer Auswahl zusammen. Die Buchungsnummer bestimmt nun, welche Felder im Buchungsdialog erscheinen und welche Eingaben notwendig sind. Vorgabe des Geltungsbereiches der Buchung Die Anlagenbuchhaltung kann 3 Abschreibungsbereiche parallel verarbeiten. Sie können - steuerrechtlich, - handelsrechtlich und - kalkulatorisch abschreiben. Sie können festlegen, für welchen der drei Bereiche eine Buchung gelten soll. Die Voreinstellung ist so festgelegt, dass in jedem der drei Bereiche eine Buchung erfolgt. Über ein Pop-Up- bzw. Auswahlmenü können Sie nun gezielt Bereiche abwählen. Die Tastenkombination [SHIFT]+[F10] öffnet eine Menütafel, die die Bereiche Steuerrecht, Handelsrecht und Kalkulation auflistet.

59 Referenz 53 Wählen Sie nun die Bereiche ab, für die die folgende Buchung nicht gelten soll. Zeigen Sie hierzu mit der Maus auf den entsprechenden Menüpunkt. Mit einem Klick der linken Maustaste wird der Bereich deaktiviert. Ein erneuter Klick aktiviert diesen Bereich wieder für die vorgesehene Buchung. Für jeden einzelnen Bereich können somit vollkommen unterschiedliche Abschreibungsmethoden gewählt werden. Auch unterschiedliche AfA-Sätze und Bemessungsgrundlagen sind theoretisch möglich. Die kalkulatorische Abschreibung unterliegt keinen gesetzlichen Bestimmungen. Für die steuerrechtliche bzw. handelsrechtliche AfA müssen Sie allerdings die gesetzl. Vorgaben beachten! Auf den nachfolgenden Seiten erläutern wir Ihnen nun die einzelnen Buchungsarten Das Buchen von Anlagen Dieses Kapitel beschäftigt sich mit dem Erfassen von Buchungen für aktive Wirtschaftsgüter. Die Buchungen erfolgen im Programmteil für die Neuanlage oder Änderung von Anlagegütern in der Karteikarte Buchungen". Wir erinnern uns: Den Dialog zur Verwaltung von Wirtschaftsgütern erreichen Sie im Hauptmenü über Anlagenbuchhaltung / Anlagegüter / Buchungen". Über eine vorgelagerte Auswahltabelle können Sie ein neues Anlagegut anlegen oder ein Bestehendes ändern. Die Buchungen nehmen Sie dann über die Karteikarte Buchungen" vor Buchen von Anschaffungs-/Herstellungskosten Anschaffungs- oder Herstellungskosten einer Anlage werden mit der Buchungsart 11 eingebucht. Das Programm erstellt daraufhin alle planmäßigen Abschreibungen über die gesamte betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer.

60 54 Anlagenbuchhaltung V5.4 Die Felder im Einzelnen: D e r B e re ich " Ans cha ffungs - / H e rs te llungs ko s te n" ANSCHAFFUNGSDATUM Geben Sie bei angeschafften Anlagen den Zeitpunkt der Lieferung und bei hergestellten Anlagen den Zeitpunkt der Fertigstellung ein. Die Eingabe ist 10-stellig in Form von [TTMMJJJJ]. Ein Anlagegut gilt als geliefert, wenn das Unternehmen die Nutzungen und Lasten trägt. Fertig gestellt ist ein Wirtschaftsgut, wenn die Herstellungsarbeiten soweit fortgeschritten sind, dass es bestimmungsgemäß genutzt werden kann. BUCHUNGSTEXT Vorgegeben wird eine Beschreibung anhand der Buchungsart. Dieser beschreibende Text kann von Ihnen geändert werden. AK/HK In diesem Feld tragen Sie die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Anlagegutes ein. Anschaffungskosten sind die von einem Unternehmen erbrachten Aufwendungen, um ein Wirtschaftsgut zu erwerben. Zu den Anschaffungskosten gehören auch sämtliche mit der Anschaffung verbundenen Nebenkosten - also auch die Kosten, die ein Unternehmen aufwendet, um das Anlagegut in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen.

61 Referenz 55 Herstellungskosten sind die Kosten, die nach 255 Abs. 2 Satz 1 HGB durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Dienstleistungen für folgende Tatbestände entstehen: - Herstellung eines Vermögensgegenstandes - die Erweiterung eines Vermögensgegenstandes - die wesentliche Verbesserung eines Vermögensgegenstandes. Zu den Herstellungskosten gehören die Materialkosten, die Fertigungskosten und die Sonderkosten der Fertigung. Materialgemeinkosten und Fertigungsgemeinkosten können nach Maßgabe des 255 Abs. 2 Satz 3 eingerechnet werden. AFA-METHODE Wurde das Anlagegut einer Anlagegruppe zugeordnet, wird die dort hinterlegte AfAMethode vorgeschlagen. Den Vorschlag sollten sie nach dem Grundsatz der Bewertungsstetigkeit übernehmen. Mit der [F5]-Taste können Sie eine Dropdownliste aufrufen. Hier können Sie eine der folgenden AfA-Methoden auswählen. 01 = Lineare AfA Die Lineare ist eine planmäßige AfA im Sinne des Handelsrechts. Bei dieser Methode werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten gleichmäßig auf die Jahre der Nutzung verteilt. Die Bemessung des Abschreibungszeitraums erfolgt nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer nach 7 Abs. 1 Satz 1 und 2 EStG. Bei Anlagegegenständen, die zum Zeitpunkt der Anschaffung oder Einlage nicht neu waren, ist die entsprechende Restnutzungsdauer zugrunde zu legen. 02 = Degr.-Lin. AfA Bei dieser Methode handelt es sich um die geometrisch degressive AfA mit Übergang zur linearen AfA. Die einzelnen Abschreibungsbeträge werden vom jeweiligen Jahresrestbuchwert errechnet. Es ergeben sich also jährlich fallende Abschreibungsbeträge. Der Übergangszeitpunkt zur linearen AfA wird dann gewählt, wenn in dem Jahr der Abschreibung die lineare AfA höher ist als die fortgesetzte degressive AfA. 03 = Degressive AfA Bei dieser Methode wird rein die geometrisch degressive Abschreibung angewandt. Es ergeben sich ebenfalls jährlich fallende Abschreibungsbeträge. Ein sich ergebender Restwert ist gegebenenfalls im letzten Nutzungsjahr voll abzuschreiben. Für die Höhe der degressiven AfA werden steuerrechtliche bestimmte Grenzwerte angegeben. Aus dem Bewertungsvorbehalt ergeben sich folgende Höchstsätze, die von der Anlagenbuchhaltung beachtet werden: 1. Dreifaches der linearen AfA und % Keiner der beiden Höchstwerte darf überschritten werden. 04 = Staffel-AfA Die Staffel-AfA ist eine Sonderform der degressiven Abschreibung. Diese Abschreibungsmethode kann bei Gebäuden oder Gebäudeteilen angewendet werden. Degressiv bezieht sich hier auf die jährlich vorgegebenen AfAProzentsätze.

62 56 Anlagenbuchhaltung V5.4 Bei dieser Methode wird also mit fest fallenden Sätzen abgeschrieben. 05 = AfA für GWG Diese Abschreibungsmethode gilt für aktivierte geringwertige Wirtschaftsgüter. Diese werden im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben. 06 = Manuelle AfA Diese Abschreibungsmethode wählen Sie, wenn Anlagegüter dieser Gruppe manuell abgeschrieben werden sollen (z.b. AfA nach Leistungseinheiten). 07 = Lineare Gebäude AfA Für Gebäude und Gebäudeteile, die selbständige unbewegliche Wirtschaftsgüter sind, gelten lineare Abschreibungen nach 7 Abs. 4, 5a EStG. STAFFEL-AFA Haben Sie bei der AfA-Methode die Option 04 = Staffel-AfA gewählt, so können Sie in diesem Feld die Schlüsselnummer der Staffel-AfA angeben, die für Anlagegüter dieser Anlagegruppe gelten soll. Bei allen anderen AfA-Methoden bleibt dieses Feld auf Anzeige. Wurde das Wirtschaftsgut einer Anlagegruppe zugeordnet und dort eine Staffel-AfA hinterlegt, wird dieser vorgeschlagen. Mit der [F5]-Taste öffnet sich die Auswahltabelle der angelegten Staffel-AfA Stammdatensätze. AFA-BEGINN Der AfA-Beginn ist von besonderer Bedeutung. Ab diesem Zeitpunkt wird die Abschreibung berechnet und abgesetzt. Das Programm errechnet den Beginn-Zeitpunkt nach dem eingetragenen Anschaffungsdatum und wendet gegebenenfalls die Vereinfachungsregelung an. Hinweis: Beginn der Abschreibung Der Zeitpunkt, wann mit der Abschreibung begonnen werden darf, ist gesetzlich genau geregelt. Die Anlagenbuchhaltung schlägt hier lediglich einen Wert vor, der sich in der Regel am Anschaffungsdatum orientiert (z.b. nach der Vereinfachungsregelung oder zeitanteilig). Dieser Vorschlag muss unter bestimmten Voraussetzungen geändert werden. NUTZDAUER Dieses Feld nimmt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer auf. Die Eingabeform ist Jahr,Monate [J,M]. Ist das Anlagegut einer Anlagegruppe zugeordnet, wird die dort hinterlegte Nutzungsdauer vorgeschlagen. Wurde die AfA-Methode Staffel-AfA" gewählt, können Sie in diesem Feld keine Eintragungen vornehmen. Die Nutzungsdauer wird in diesem Fall gemäß der hinterlegten Staffel errechnet. Bei Gebäuden oder Gebäudeteilen gelten hinsichtlich der Nutzungsdauer bei der linearen Gebäudeabschreibung Sonderregelungen nach 7 Abs. 4, 5a EStG. AFA-%-SATZ Der jährliche Abschreibungssatz wird vom System vorgeschlagen, wenn Sie die AfA-

63 Referenz 57 Methoden 01 (Linear), 02 (degressiv-linear), 03 (degressiv), 05 (AfA für GWG) oder 07 (Linear Gebäude) gewählt haben. Diesen Prozentvorschlag können Sie - ausgenommen bei der Linearen AfA - durch einen anderen Prozentsatz ersetzen. Dieses Feld wird bei der AfA-Methode Staffel-AfA" nicht angezeigt. SONDER-AFA Steuerrechtlich besteht ein Wahlrecht, für Wirtschaftsgüter vom Gesetzgeber eingeräumte Sonderabschreibungen vorzunehmen. In diesem Feld wird die Schlüsselnummer der Sonder-AfA eingetragen. Sie wird bei einer zugeordneten Anlagegruppe automatisch vorgeschlagen. Die [F5]-Taste öffnet die Auswahltabelle der angelegten Sonder-AfA Stammdatensätze. Nachdem im letzten Feld die Eingabe mit [RETURN] bestätigt wurde, führt das Programm sämtliche Buchungen für dieses Wirtschaftsgut über die gesamte Nutzungsdauer durch. Alle Buchungen werden periodenweise (monatlich) vorgenommen. Dabei werden die zuvor über das Pop-Up-Menü gewählten Bereiche angesprochen. Das Ergebnis der Buchungen können Sie in den Karteikarten Steuer" für den steuerrechtlichen Bereich, Handel" für den handelsrechtlichen Bereich und Kalkulation" für den kalkulatorischen Bereich ersehen. Bei Anwendung der Vereinfachungsregel wird wie folgt gebucht: - volle Jahres-AfA, wenn das bewegliche Anlagegut in der ersten Jahreshälfte angeschafft, hergestellt oder eingelegt wurde. Der AfA-Beginn ist immer der erste Monat des Wirtschaftsjahres (Beispiel: bei regulärem Geschäftsjahr) - halbe Jahres-AfA, wenn das bewegliche Anlagegut in der zweiten Jahreshälfte angeschafft, hergestellt oder eingelegt wurde. Der AfA-Beginn ist immer der erste Monat der zweiten Hälfte des Wirtschaftsjahres (Beispiel: bei regulärem Geschäftsjahr). Die Buchung der Abschreibung erfolgt aber immer im Monat der Anschaffung, gemäß dem eingetragenen Anschaffungs- bzw. Herstellungsdatum. Weicht bei der Anwendung der Vereinfachungsregel der Monat der Anschaffung, Fertigstellung oder Einlage des Anlagegutes vom AfA-Beginn ab, so wird die bis zum Anschaffungszeitpunkt ermittelte Abschreibung im Monat der Anschaffung bzw. Herstellung kumuliert. Soll pro rata temporis" - also zeitanteilig gebucht werden, so ist der AfA-Beginn mit dem Monat der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsgutes identisch. Hinweis: Buchungen generieren Das Programm generiert die Buchungen nur bis zum Ende des Vorausbuchungszeitraums, der im Firmenstamm hinterlegt werden kann Buchen von Altbeständen Die Verwaltung von Anlagegütern mit der Anlagenbuchhaltung erstreckt sich nicht nur auf aktuell angeschaffte, eingelegte oder hergestellte Wirtschaftsgüter sondern auch auf solche, die schon längere Zeit dem Betriebszweck dienen, aber noch nicht über die Anlagenbuchhaltung erfasst wurden. Diese Anlagen werden über die Buchungsart 12 eingebucht. Das Programm ermittelt dann die aktuellen Abschreibungsbeträge.

64 58 Anlagenbuchhaltung V5.4 Die Felder im Einzelnen: ANSCHAFFUNGSDATUM Geben Sie bei angeschafften Anlagen den Zeitpunkt der sog. historischen Lieferung und bei hergestellten Anlagen den Zeitpunkt der damaligen Fertigstellung ein. Die Eingabe ist 10-stellig in Form von [TTMMJJJJ]. BUCHUNGSTEXT Vorgegeben wird eine Beschreibung anhand der Buchungsart. Dieser beschreibende Text kann von Ihnen geändert werden. AK/HK In diesem Feld tragen Sie die historischen Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Anlagegutes ein. AFA-METHODE Wurde das Anlagegut einer Anlagegruppe zugeordnet, wird die dort hinterlegte AfAMethode vorgeschlagen. Beachten Sie aber, dass Sie hier die Methode eingeben müssen, mit der das Anlagegut bisher abgeschrieben wurde! Mit der [F5]-Taste können Sie eine Dropdownliste aufrufen. Hier können Sie eine der folgenden AfA-Methoden auswählen. 01 = Lineare AfA 02 = Degr.-Lin. AfA 03 = Degressive AfA

65 Referenz = Staffel-AfA = AfA für GWG = Manuelle AfA = Lineare Gebäude AfA Buchen von Anschaffungs-/Herstellungskosten STAFFEL-AFA Haben Sie bei der AfA-Methode die Option 04 = Staffel-AfA gewählt, so können Sie in diesem Feld die Schlüsselnummer der Staffel-AfA angeben, die für Anlagegüter dieser Anlagegruppe gelten soll. Bei allen anderen AfA-Methoden bleibt dieses Feld auf Anzeige. Wurde das Wirtschaftsgut einer Anlagegruppe zugeordnet und dort eine Staffel-AfA hinterlegt, wird diese vorgeschlagen. Beachten Sie bitte auch hier, dass die Angaben innerhalb der Staffel-AfA identisch sind mit den bisherigen Abschreibungssätzen und -zyklen! Legen Sie gegebenenfalls entsprechende AfA-Staffel-Stammdaten an. Mit der [F5]-Taste öffnet sich die Auswahltabelle der angelegten Staffel-AfAStammdatensätze. AFA-BEGINN Der AfA-Beginn ist von besonderer Bedeutung. Ab diesem Zeitpunkt wird die Abschreibung berechnet und abgesetzt. Bei der Alterfassung ist hier der historische AfA-Beginn einzutragen. NUTZDAUER Dieses Feld nimmt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer auf. Die Eingabeform ist Jahr,Monate [J,M]. Ist das Anlagegut einer Anlagegruppe zugeordnet, wird die dort hinterlegte Nutzungsdauer vorgeschlagen. Wurde die AfA-Methode Staffel-AfA" gewählt, können Sie in diesem Feld keine Eintragungen vornehmen. Die Nutzungsdauer wird in diesem Fall gemäß der hinterlegten Staffel errechnet. Bei Gebäuden oder Gebäudeteilen gelten hinsichtlich der Nutzungsdauer bei der linearen Gebäudeabschreibung Sonderregelungen nach 7 Abs. 4, 5a EStG. Bei der Alterfassung ist hier die Nutzungsdauer einzutragen, die für das nachzutragende Wirtschaftsgut zum Zeitpunkt der Anschaffung oder Fertigstellung anzusetzen war (historische betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer). AFA-%-SATZ Der jährliche Abschreibungssatz wird vom System vorgeschlagen, wenn Sie die AfAMethoden 01 (Linear), 02 (degressiv-linear), 03 (degressiv), 05 (AfA für GWG) oder 07 (Linear Gebäude) gewählt haben. Diesen Prozentvorschlag können Sie - ausgenommen bei der Linearen AfA - durch einen anderen Prozentsatz ersetzen. Auch hier gilt für die Alterfassung von Anlagen der AfA-Satz, mit dem das Wirtschaftsgut bisher abgeschrieben wurde. Bei linearer Abschreibung ergibt sich dieser Satz aus der Gesamtnutzungsdauer. Dieses Feld wird bei der AfA-Methode Staffel-AfA" nicht angezeigt. SONDER-AFA

66 60 Anlagenbuchhaltung V5.4 Steuerrechtlich besteht ein Wahlrecht, für Wirtschaftsgüter vom Gesetzgeber eingeräumte Sonderabschreibungen vorzunehmen. In diesem Feld wird die Schlüsselnummer der Sonder-AfA eingetragen. Sie wird bei einer zugeordneten Anlagegruppe automatisch vorgeschlagen. Die [F5]-Taste öffnet die Auswahltabelle der angelegten Sonder-AfA-Stammdatensätze. Achten Sie bitte darauf, dass auch hier die gleiche Sonderabschreibung hinterlegt wird, wie sie für das Anlagegut historisch in Anspruch genommen wurde. Dies beinhaltet auch noch nicht verbrauchte Sonderabschreibungen dieser Anlage. RESTBUCHWERT Tragen Sie hier den Restbuchwert der Anlage ein. Den Restbuchwert können Sie Ihrem bisherigen Anlageverzeichnis bzw. dem Anlagegitter entnehmen. KUMULIERTE AFA Das Programm ermittelt nun die bisherige AfA nach der Formel: Historische Anschaffungskosten - Restbuchwert Dieser Wert kann von Ihnen geändert werden. RESTNUTZDAUER In diesem Feld wird die noch verbleibende Nutzungsdauer der Anlage vorgeschlagen. Dieser Wert kann von Ihnen ebenfalls geändert werden. Nachdem im letzten Feld die Eingabe mit [RETURN] bestätigt wurde, führt das Programm sämtliche Buchungen für dieses Wirtschaftsgut über die noch verbleibende Nutzungsdauer durch. Die historisch vorzunehmenden Buchungen werden kumuliert. Alle übrigen Buchungen werden periodenweise (monatlich) vorgenommen. Dabei werden die zuvor über das Pop-Up-Menü gewählten Bereiche angesprochen. Das Ergebnis der Buchungen können Sie in den Karteikarten Steuer" für den steuerrechtlichen Bereich, Handel" für den handelsrechtlichen Bereich und Kalkulation" für den kalkulatorischen Bereich ersehen. Hinweis: Buchungen generieren Das Programm generiert die Buchungen nur bis zum Ende des Vorausbuchungszeitraums, der im Firmenstamm hinterlegt werden kann Buchen manueller Abschreibungen Bisher haben Sie erfahren, wie Wirtschaftsgüter angelegt werden und das Programm daraufhin die Abschreibungen automatisch bucht. Sie können aber auch gezielt für einzelne Perioden Abschreibungen manuell" buchen. Die Anlagenbuchhaltung unterscheidet hier fünf Abschreibungsarten: die die die die die manuelle Normal-AfA manuelle Sonder-AfA erhöhte Absetzung außerordentliche Abschreibung außerordentliche Zuschreibung Nachfolgend wollen wir auf die einzelnen Abschreibungsarten eingehen und Ihnen die Felder vorstellen.

67 Referenz Die manuelle Normal-Afa Haben Sie beim Buchen der Anschaffungs- oder Herstellungskosten als AfA-Methode 06 = Manuell" gewählt, so müssen Sie die Buchungen für die einzelnen Monate manuell" vornehmen. Das Programm bucht in diesem Fall nur die Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Wählen Sie für die Buchung der manuellen Normal-AfA die Buchungsart 23. Das Programm stellt folgende Felder zur Verfügung: MONAT Eingetragen wird der Monat und das Jahr der Abschreibung. Der Abschreibungsbetrag wird nur in dem hier angegebenen Monat/Jahr gebucht. Die Form ist [MM.JJJJ]. BUCHUNGSTEXT Vorgegeben wird eine Beschreibung anhand der Buchungsart. Dieser beschreibende Text kann von Ihnen geändert werden. AFA-%-SATZ Hier können Sie einen Abschreibungssatz eingeben, der sich auf den eingegebenen Monat und das eingegebene Jahr bezieht. Bei monatlicher Buchung von Abschreibungen ist dies 1/12 der Jahresabschreibung in

68 62 Anlagenbuchhaltung V5.4 Prozent. BEMESSUNGSGRUNDLAGE Geben Sie hier den Basisbetrag ein, von dem die Abschreibung berechnet wird. Bei linearer Abschreibung sind dies beispielsweise die Anschaffungs- oder Herstellungskosten. AFA-BETRAG Dieses Feld wird vom Programm errechnet, kann aber geändert werden. Es nimmt den Abschreibungsbetrag in Euro auf. Dieser errechnet sich nach der Formel: Bemessungsgrundlage x AFA-%-Satz 100 Nachdem Sie die Eingabe des AfA-Betrages bestätigt haben, bucht das Programm die eingegebene Abschreibung im angegebenen Monat/Jahr. Hinweis: Manuelle Abschreibungen Bitte beachten Sie bei der Vornahme von manuellen Abschreibungen, dass diese in dem Monat gebucht werden, den Sie bei der Erfassung im Feld MONAT angeben! Die manuelle Sonderabschreibung Analog zur manuellen Normalabschreibung können Sie hier Sonderabschreibungen manuell buchen. Diese Buchungsart wird insbesondere dann benötigt, wenn Sie aufgrund nachträglicher Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Begünstigungszeitraum nach 7 g EStG im Sinne des 7 a Abs. 1 EStG Sonderabschreibungen auf den Teilzugang buchen, die das Programm aufgrund der zurückliegenden Sonder-AfA-Staffel nicht mehr berücksichtigen kann.

69 Referenz 63 Die Felder der Buchungsart 24 im Einzelnen: MONAT Eingetragen wird der Monat und das Jahr der Sonderabschreibung. Der Abschreibungsbetrag wird nur in dem hier angegebenen Monat/Jahr gebucht. Die Form ist [MM.JJJJ]. BUCHUNGSTEXT Vorgegeben wird eine Beschreibung anhand der Buchungsart. Dieser beschreibende Text kann von Ihnen geändert werden. SONDER-AFA-%-SATZ Hier können Sie einen Abschreibungssatz eingeben, der sich auf den eingegebenen Monat und das eingegebene Jahr bezieht. Bei monatlicher Buchung von Abschreibungen ist dies 1/12 der angesetzten SonderJahresabschreibung in Prozent. BEMESSUNGSGRUNDLAGE Geben Sie hier den Basisbetrag ein, von dem die Sonderabschreibung berechnet wird. Bei einer Sonder-AfA nach 7 g EStG sind dies beispielsweise die Anschaffungs- oder Herstellungskosten. SONDER-AFA-BETRAG Dieses Feld wird vom Programm errechnet, kann aber geändert werden. Es nimmt den

70 64 Anlagenbuchhaltung V5.4 Sonder-Abschreibungsbetrag in Euro auf. Dieser errechnet sich nach der Formel: Bemessungsgrundlage x Sonder-AfA-%-Satz 100 Nachdem Sie die Eingabe des AfA-Betrages bestätigt haben, bucht das Programm die eingegebene Sonderabschreibung im angegebenen Monat/Jahr. Hinweis: Manuelle Abschreibungen Bitte beachten Sie bei der Vornahme von manuellen Abschreibungen, dass diese in dem Monat gebucht werden, den Sie bei der Erfassung im Feld MONAT angeben! Die erhöhte Absetzung Erhöhte Abschreibungen treten an die Stelle der planmäßigen Abschreibungen (NormalAfA). Analog zur manuellen Sonderabschreibung können Sie hier erhöhte Abschreibungen manuell buchen. Die erhöhte Abschreibung wird über die Buchungsart 25 gebucht. Die Felder im Einzelnen: MONAT

71 Referenz 65 Eingetragen wird der Monat und das Jahr der erhöhten Abschreibung. Der Abschreibungsbetrag wird nur in dem hier angegebenen Monat/Jahr gebucht. Die Form ist [MM.JJJJ]. BUCHUNGSTEXT Vorgegeben wird eine Beschreibung anhand der Buchungsart. Dieser beschreibende Text kann von Ihnen geändert werden. AFA-%-SATZ Hier können Sie einen Abschreibungssatz eingeben, der sich auf den eingegebenen Monat und das eingegebene Jahr bezieht. Bei monatlicher Buchung von Abschreibungen ist dies 1/12 der angesetzten erhöhten Jahresabschreibung in Prozent. BEMESSUNGSGRUNDLAGE Geben Sie hier den Basisbetrag ein, von dem die erhöhte Abschreibung berechnet wird. AFA-BETRAG Dieses Feld wird vom Programm errechnet, kann aber geändert werden. Es nimmt den erhöhten Abschreibungsbetrag in Euro auf. Dieser errechnet sich nach der Formel: Bemessungsgrundlage x AFA-Satz-% 100 Nachdem Sie die Eingabe des AfA-Betrages bestätigt haben, bucht das Programm die eingegebene erhöhte Abschreibung im angegebenen Monat/Jahr Die außerordentliche Abschreibung Ebenfalls manuell gebucht wird die Abschreibung für außergewöhnliche technische oder wirtschaftliche Abnutzung. Die Zulässigkeit ergibt sich aus 7 Abs. 1 Satz 5 EStG. Danach besteht für diese Abschreibungen steuerrechtlich ein Wahlrecht. Als Ursache für die Abnutzung kommt in Betracht: - Brand, Hochwasser, Erdbeben, Unfall - Überholungen durch Neuentwicklungen Bei degressiv abgeschriebenen Wirtschaftsgütern ist eine Absetzung für außergewöhnliche technische oder wirtschaftliche Abnutzung nach 7 Abs. 2 Satz 4 EStG nicht zulässig. Zu den außerordentlichen Abschreibungen gehören ebenfalls die Abschreibungen auf den Teilwert nach 6 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2, Nr. 2 Satz 2 EStG. Außerordentliche Abschreibungen werden in der Anlagenbuchhaltung mit der Buchungsart 26 bzw. 27 erfasst.

72 66 Anlagenbuchhaltung V5.4 Die Felder dieser Buchungsarten: MONAT Eingetragen wird der Monat und das Jahr, in dem die außerplanmäßige Abschreibung vorgenommen wird. Der Abschreibungsbetrag wird nur in dem hier angegebenen Monat/ Jahr gebucht. Die Form ist [MM.JJJJ]. BUCHUNGSTEXT Vorgegeben wird eine Beschreibung anhand der Buchungsart. Dieser beschreibende Text kann von Ihnen geändert werden. AFA-%-SATZ Hier können Sie einen Abschreibungssatz eingeben, der sich auf den eingegebenen Monat und das eingegebene Jahr bezieht. BEMESSUNGSGRUNDLAGE Geben Sie hier den Basisbetrag ein, von dem die ausserplanmäßige Abschreibung berechnet wird. AFA-BETRAG Dieses Feld wird vom Programm errechnet, kann aber geändert werden. Es nimmt den außerplanmäßigen Abschreibungsbetrag in Euro auf. Die Formel für die Berechnung lautet:

73 Referenz 67 Bemessungsgrundlage x AFA-%-Satz 100 Nachdem Sie die Eingabe des AfA-Betrages bestätigt haben, bucht das Programm die eingegebene außerplanmäßige Abschreibung im angegebenen Monat/Jahr Die außerordentliche Zuschreibung Die Zuschreibung ist das Gegenstück zu den Abschreibungen. Normalerweise werden Zuschreibungen nach außerplanmäßigen Abschreibungen vorgenommen, wenn die Gründe für die Vorjahresabschreibungen nicht mehr bestehen (z.b. nur vorüber gehende Wertminderung eines Anlagegegenstandes). Sind bei rein steuerlichen Abschreibungen die Anspruchsgrundlagen für die Niedrigbewertung später entfallen, so ist eine Zuschreibung zwingend. Außerordentliche Zuschreibungen werden mit der Buchungsart 28 erfasst. Die Felder dieser Buchungsart: MONAT Eingetragen wird der Monat und das Jahr, in dem die Zuschreibung vorgenommen wird. Der Zuschreibungsbetrag wird nur in dem hier angegebenen Monat/Jahr gebucht. Die

74 68 Anlagenbuchhaltung V5.4 Form ist [MM.JJJJ]. BUCHUNGSTEXT Vorgegeben wird eine Beschreibung anhand der Buchungsart. Dieser beschreibende Text kann von Ihnen geändert werden. %-SATZ ZUSCHREIBUNG Hier können Sie einen Prozentsatz für die Zuschreibung eingeben, der sich auf den eingegebenen Monat und das eingegebene Jahr bezieht. BEMESSUNGSGRUNDLAGE Geben Sie hier den Basisbetrag ein, von dem die außerplanmäßige Zuschreibung berechnet wird. BUCHUNGSBETRAG Der Wert dieses Feldes wird vom Programm errechnet, kann aber geändert werden. Es handelt sich hierbei um den Zuschreibungsbetrag. Die Formel für die Berechnung lautet: Bemessungsgrundlage x AFA-%-Satz 100 Nachdem Sie die Eingabe des AfA-Betrages bestätigt haben, bucht das Programm die eingegebene Zuschreibung im angegebenen Monat/Jahr Buchen von Teilzugängen Teilzugänge werden dann gebucht, wenn Sie für das aktivierte Wirtschaftsgut nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten aufwenden. Beispiel: Aufrüstung eines Personalcomputers mit zusätzlichen Speicherbausteinen. Teilzugänge werden mit der Buchungsart 31 erfasst.

75 Referenz 69 Folgende Felder stehen für Eingaben zur Verfügung: BELEGNUMMER Geben Sie hier die interne Nummer des Eingangsbeleges an. BELEGDATUM Dieses Feld nimmt das Datum des Eingangsbeleges auf. AFA-BEGINN Vorgeschlagen wird der Beginn des Wirtschaftsjahres, da bei nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten schon mit Beginn des Wirtschaftsjahres mit den Abschreibungen begonnen werden kann. Dieser Vorschlag kann von Ihnen geändert werden. BUCHUNGSTEXT Vorgegeben wird eine Beschreibung anhand der Buchungsart. Dieser beschreibende Text kann von Ihnen geändert werden. LIEFERANT In diesem Feld können Sie den Lieferant eintragen, von dem Sie den Teilzugang" bezogen haben. Mit der [F5]-Taste haben Sie Zugriff auf die Auswahltabelle der Lieferanten. Eingetragen wird die Lieferantennummer. BUCHUNGSBETRAG Dieses Feld nimmt den Wert der nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten

76 70 Anlagenbuchhaltung V5.4 auf. Hinweis: Restnutzdauer Durch die Buchung von nachträglichen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten ergibt sich für die fortgesetzten Abschreibungen eine neue Bemessungsgrundlage. Die neue Bemessungsgrundlage ist auf die Restnutzdauer abzuschreiben. Diese Restnutzdauer ist bei Teilzugängen neu zu schätzen. Verändert sich die Restnutzdauer, so müssen Sie diese gegebenenfalls über die Buchungsart 51 korrigieren. Ändern der Restnutzungsdauer Nachdem Sie die Eingabe des Buchungsbetrages bestätigt haben, bucht das Programm den Teilzugang zum angegebenen Zeitpunkt. Die nachfolgenden Abschreibungsbeträge werden entsprechend angepasst Buchen von Teilabgängen Von einem Teilabgang spricht man, wenn Teile eines Wirtschaftsgutes veräußert oder entnommen werden. Hier handelt es sich also um eine nachträgliche Verminderung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten einer Anlage. Die Erfassung erfolgt über die Buchungsart 32. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

77 Referenz 71 BELEGNUMMER Geben Sie hier die interne Nummer des Ausgangsbeleges an. BELEGDATUM Dieses Feld nimmt das Datum des Ausgangsbeleges auf. ABSCHREIBUNGSENDE Hier wird der Zeitpunkt eingetragen, ab dem das Teil des Anlagegutes aus dem Unternehmen ausscheidet. Die auf den Teilabgang entfallenden Abschreibungen werden aufgrund des Abschreibungsendes zeitanteilig (pro rata temporis) ermittelt. Vorgeschlagen wird der Monat und das Jahr gemäß dem eingetragenen Belegdatum. Dieser Vorschlag kann geändert werden. BUCHUNGSTEXT Vorgegeben wird eine Beschreibung anhand der Buchungsart. Dieser beschreibende Text kann von Ihnen geändert werden. KUNDE Hier können Sie die Debitorennummer des Kunden eintragen, wenn es sich um einen Verkauf handelt. Dieses Feld kann auch leer bleiben, es ist rein informativ. Mit der [F5]-Taste haben Sie Zugriff auf die Auswahltabelle der Kunden. ABGANG AHK Hier werden die anteiligen Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Teilabgangs eingetragen. Um diesen Betrag werden die historischen Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Wirtschaftsgutes vermindert. Die Anlagenbuchhaltung ermittelt aus den Abschreibungen auf den Teilabgang und den anteiligen Anschaffungs- oder Herstellungskosten den anteiligen Restbuchwert des Abgangs. VK/ENTN.- BETRAG Hier wird der Verkaufs- bzw. Entnahmebetrag eingegeben. Aus diesem Betrag wird ein etwaiger Buchgewinn- oder Buchverlust ermittelt. ERLÖS/VERLUST Haben Sie einen Verkaufs- bzw. Entnahmebetrag eingetragen, wird hier ein etwaiger Erlös oder Verlust aus dem Abgang von Gegenständen des Anlagevermögens angezeigt. Dieser Wert ist rein informativ. Nachdem Sie die Eingabe des Verkaufs- bzw. Entnahmebetrages bestätigt haben, bucht das Programm den Teilabgang zum angegebenen Zeitpunkt. Die nachfolgenden Abschreibungsbeträge werden entsprechend angepasst Buchen von Vollabgängen Von einem Vollabgang spricht man, wenn ein selbständig betrieblich genutztes Anlagegut aus dem Unternehmen ausscheidet, sei es durch Verkauf, Entnahme oder Verschrottung. Die Erfassung erfolgt über die Buchungsart 33.

78 72 Anlagenbuchhaltung V5.4 Nachfolgend die Felder dieser Buchungsart: BELEGNUMMER Geben Sie hier die interne Nummer des Ausgangsbeleges an. BELEGDATUM Dieses Feld nimmt das Datum des Ausgangsbeleges auf. ABSCHREIBUNGSENDE Hier wird der Zeitpunkt eingetragen, ab dem das Anlagegut aus dem Unternehmen ausscheidet. Die auf den Abgang entfallenden Abschreibungen werden aufgrund des Abschreibungsendes zeitanteilig (pro rata temporis) ermittelt. Vorgeschlagen wird der Monat und das Jahr gemäß dem eingetragenen Belegdatum. Dieser Vorschlag kann geändert werden. BUCHUNGSTEXT Vorgegeben wird eine Beschreibung anhand der Buchungsart. Dieser beschreibende Text kann von Ihnen geändert werden. KUNDE Hier können Sie die Debitorennummer des Kunden eintragen, wenn es sich um einen Verkauf handelt. Dieses Feld kann auch leer bleiben, es ist rein informativ. Mit der [F5]-Taste haben Sie Zugriff auf die Auswahltabelle der Kunden. VK/ENTN.- BETRAG

79 Referenz 73 Hier wird der Verkaufs- bzw. Entnahmebetrag eingegeben. Aus diesem Betrag wird ein etwaiger Buchgewinn- oder Buchverlust ermittelt. ERLÖS/VERLUST Haben Sie einen Verkaufs- bzw. Entnahmebetrag eingetragen, wird hier ein etwaiger Erlös oder Verlust aus dem Abgang von Gegenständen des Anlagevermögens angezeigt. Dieser Wert ist rein informativ. Nachdem Sie die Eingabe des Verkaufs- bzw. Entnahmebetrages bestätigt haben, bucht das Programm den Vollabgang zum angegebenen Zeitpunkt Änderung der Nutzungsdauer Haben Sie nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten aufgewendet, und waren diese Kosten so umfassend, dass hierdurch ein neues Wirtschaftsgut entstanden ist, so müssen Sie die Restnutzdauer des Anlagegutes neu schätzen. Die Summe aus dem Restbuchwert und den nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten muss dann auf die neu zu schätzende Restnutzdauer verteilt werden. Eine Änderung der Restnutzdauer nehmen Sie über die Buchungsart 51 vor. Folgende Felder werden Ihnen zur Verfügung gestellt: MONAT

80 74 Anlagenbuchhaltung V5.4 Geben Sie den Zeitpunkt an, ab dem die Restnutzdaueränderung erfolgen soll. Ab diesem Zeitpunkt ermittelt das Programm die aktuelle (bisherige) Restnutzdauer und zeigt diese im Feld AKT. RESTNUTZDAUER an. In der Regel müssen Sie hier den Wirtschaftsjahresbeginn eintragen, da die nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten dem Buchwert der Schlussbilanz des vorausgegangenen Wirtschaftsjahrs hinzugerechnet werden können. BUCHUNGSTEXT Vorgegeben wird eine Beschreibung anhand der Buchungsart. Dieser beschreibende Text kann von Ihnen geändert werden. AKT. RESTNUTZDAUER Hier wird die aktuelle Restnutzdauer ermittelt. Sie errechnet sich aus dem Zeitpunkt, der im Feld Monat angegeben wurde. NEUE RESTNUTZDAUER Dieses Feld nimmt die neu zu schätzende Restnutzdauer des Anlagegutes auf. Nachdem Sie die Eingabe der neuen Restnutzdauer bestätigt haben, ermittelt das Programm die neuen Abschreibungsbeträge Die Umsetzungen Über die Buchungsarten Kostenstellenumsetzung" und Standortumsetzung" können dem Wirtschaftsgut ab einem bestimmten Zeitraum neue Kostenstellen bzw. Standorte zugewiesen werden. Nachfolgend beschreiben wir Ihnen die Felder der einzelnen Buchungsarten:

81 Referenz Die Kostenstellenumsetzung Hier wird dem Anlagegut ab einem bestimmten Zeitraum eine neue Kostenstelle zugeordnet. Über die Buchungsart 42 stehen folgende Felder zur Verfügung: MONAT Eingetragen wird der Zeitpunkt in Form vom Monat.Jahr [MM.JJJJ] ab dem die neue Kostenstelle für das gewählte Anlagegut gültig ist. BUCHUNGSTEXT Vorgegeben wird eine Beschreibung anhand der Buchungsart. Dieser beschreibende Text kann von Ihnen geändert werden. AKT. KOSTENSTELLE Angezeigt wird die Kostenstelle, die dem Anlagegut aktuell zugeordnet ist. Änderungen in diesem Feld sind nicht möglich. NEUE KOSTENSTELLE In diesem Feld wird die neue Kostenstelle eingetragen, die [F5]-Taste öffnet die Auswahltabelle der Kostenstellen. Nachdem Sie die Eingabe der neuen Kostenstelle bestätigt haben, wird diese in alle Buchungssätze eingetragen, die dem im Feld MONAT mitgeteilten Zeitraum folgen.

82 76 Anlagenbuchhaltung V Die Standortumsetzung Hier wird dem Anlagegut ab einem bestimmten Zeitraum einen neuen Standort zugeordnet. Über die Buchungsart 43 stehen folgende Felder zur Verfügung: MONAT Eingetragen wird der Zeitpunkt in Form vom Monat.Jahr [MM.JJJJ] ab dem die neue Kostenstelle für das gewählte Anlagegut gültig ist. BUCHUNGSTEXT Vorgegeben wird eine Beschreibung anhand der Buchungsart. Dieser beschreibende Text kann von Ihnen geändert werden. AKT. STANDORT Angezeigt wird der Standort, der dem Anlagegut aktuell zugeordnet ist. Änderungen in diesem Feld sind nicht möglich. NEUER STANDORT In diesem Feld wird der neue Standort eingetragen, die [F5]-Taste öffnet die Auswahltabelle der Standorte. Nachdem Sie die Eingabe des neuen Standortes bestätigt haben, wird dieser in alle Buchungssätze eingetragen, die dem im Feld MONAT mitgeteilten Zeitraum folgen.

83 Referenz Die Umbuchungen Über diese Buchungsart werden formelle Umbuchungen von einem Bilanzposten auf einen anderen erfasst. Ausgehend vom Bruttoanlagespiegel nach dem Bilanzrichtliniengesetz wird der umzubuchende Vermögensgegenstand mit seinen Anschaffungs- oder Herstellungskosten in den Umbuchungsspalten der betroffenen Bilanzpositionen ausgewiesen. Beim aufnehmenden Posten wird der Umbuchungsbetrag positiv ausgewiesen, beim abnehmenden Posten wird der Umbuchungsbetrag mit negativem Vorzeichen geführt. Entsprechend werden auch die Anschaffungs- und Herstellungskosten und die kumulierten Abschreibungen berichtigt. Umbuchungen werden also mit den historischen Anschaffungs- und Herstellungskosten bei dem einem Posten addiert und bei dem anderen Posten subtrahiert. Ebenfalls werden die kumulierten Abschreibungen des umgebuchten Anlagegegenstandes zu einem Posten addiert und beim anderen Posten subtrahiert. Umbuchungen kommen ebenfalls in Betracht, wenn eine im Bau befindliche Anlage fertig gestellt ist und dem Betriebszweck übergeben wurde. Auch hier wird formell umgebucht. Somit können folgende Geschäftsvorfälle unterschieden werden: 1.Formelle Umbuchung eines Anlagegegenstandes auf ein anderes Sachkonto Ausgewählt wird der Anlagegegenstand, der auf ein anderes Sachkonto umgebucht werden soll. Der Anlagegegenstand erhält automatisch eine neue Anlagenummer innerhalb der definierten Nummernkreise. Die Abschreibungen werden beim neuen" Anlagegut gemäß den eingetragenen Vorgaben fortgeführt. Diese Vorgehensweise ermöglicht einen gesetzeskonformen Ausweis des Anlagegegenstandes innerhalb der vorgeschriebenen Auswertungen (Anlagespiegel). 2.Einbau eines bisher selbständig genutzten Wirtschaftsgutes in ein anderes Wirtschaftsgut Ausgewählt wird der Anlagegegenstand der seine eigene Nutzungsfähigkeit verliert und in eine bereits bestehende Betriebsvorrichtung aufgeht. Bitte beachten Sie, dass u.u. die Restnutzdauer des neuen" Anlagegegenstandes neu geschätzt werden muss. Diese Nutzungsdaueränderung nehmen Sie dann mit der Buchungsart 51 bei dem Anlagegut vor, in welches der bisher selbständig genutzte Anlagegegenstand eingebaut wurde. Dort erfolgt dann die Umstellung des Restwertes zum Übergangszeitpunkt. 3.Fertigstellung und betriebliche Nutzung einer bisher im Bau befindlichen Anlage Ausgewählt wird die bisher im Bau befindliche Anlage. Dieser Anlagegegenstand erhält automatisch eine neue Anlagenummer innerhalb der definierten Nummernkreise und wird dort gemäß den hinterlegten Vorgaben planmäßig abgeschrieben. Die Buchungen werden mit der Buchungsnummer 61 erfasst.

84 78 Anlagenbuchhaltung V5.4 Folgende Felder stehen für Eingaben zur Verfügung: MONAT Eingetragen wird der Zeitpunkt in Form vom Monat.Jahr [MM.JJJJ] ab dem die Umbuchung für das gewählte Anlagegut erfolgen soll. BUCHUNGSTEXT Vorgegeben wird eine Beschreibung anhand der Buchungsart. Dieser beschreibende Text kann von Ihnen geändert werden. BETRAG/AHK Hier werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Anlagegutes eingetragen, die umgebucht werden sollen. SACHKONTO Tragen Sie hier ggf. die Nummer des neuen Sachkontos ein (Fall 1 und Fall 3). Verliert das ausgewählte Anlagegut seine eigene Nutzungsfähigkeit (Fall 2) muss dieses Feld leer bleiben. Anmerkung: Wird ggf. mit der Umbuchung auch die Kostenstelle oder der Standort gewechselt, wird dies durch eine Kostenstellenumsetzung bzw. Standortumsetzung über die Buchungsarten 42 und 43 dokumentiert. Diese Umsetzung wird allerdings bei dem Anlagegut vorgenommen, auf das umgebucht wurde.

85 Referenz 79 ANLAGEGUT Hier wird die Nummer des Anlagegutes eingetragen, welches den Umbuchungsbetrag aufnimmt (Fall 2). Handelt es sich bei dieser Umbuchung um eine formelle Sachkontenumbuchung (Fall 1) oder um eine Umbuchung von Anlagen im Bau (Fall 3), so kann dieses Feld leer bleiben. Das Programm legt dann ein neues Anlagegut an und führt dort die Abschreibungen fort. Wollen Sie die Nummer für das neu anzulegende Anlagegut selbst vergeben, können Sie hier eine freie Anlagenummer eingeben. Wird durch die formelle Umbuchung ein neues" Anlagegut generiert (Fall 1 und Fall 3), so verzweigt das Programm nach einem entsprechenden Hinweis in das neu generierte Anlagegut. Dort werden Sie über die Buchungart 63 aufgefordert, die Daten für die fort zuführenden Abschreibungen zu ergänzen. Die wichtigsten Felder der Buchungsart 63 AFA-METHODE Die AfA-Methode wird aus dem umgebuchten Anlagegegenstand übernommen. Diese AfA-Methode darf nur geändert werden, wenn es sich bei dem umgebuchten Anlagegegenstand um eine Anlage im Bau handelt, die durch diese Umbuchung dem Betriebszweck übergeben wurde (Fall 3). In diesem Falle ist hier die AfA-Methode zu bestimmen. AFA-BEGINN Der AfA-Beginn wird vorgeschlagen und ist in der Regel mit dem Umbuchungszeitpunkt identisch (pro rata temporis). NUTZDAUER Hier wird die Restnutzdauer des Anlagegegenstandes eingetragen (Fall 1). Bei umgebuchten Anlagen im Bau wird hier die betriebsgewöhnliche Gesamtnutzdauer hinterlegt (Fall 3). Verfügbare Funktionstasten und Buttons der Karteikarte "Buchungen": ESC - Dialog beenden Steht der Cursor im Feld BUCHUNGSART, wird der Buchungsdialog mit [ESC] beendet. Das Programm kehrt zur vorgelagerten Auswahltabelle der Anlagegüter zurück. Ist ein anderes Feld der Buchungsmaske aktiv (aktuelle Cursorposition) springt das Programm mit Betätigen der [ESC]-Taste in das Feld Buchungsart zurück. Sie können hier eine neue Buchungsart wählen oder durch erneutes Betätigen der [ESC]-Taste den Dialog beenden. F10 - speichern [F10] speichert die Buchung. Die Felder der Buchungsmaske werden entfernt und der Cursor befindet sich wieder im Feld BUCHUNGSART. Entspricht dem Button: <Buchung Speichern>

86 80 Anlagenbuchhaltung V Das Dokumentmanagement Zu jedem Anlagegut kann eine beliebige Anzahl von Dokumenten aufgenommen werden. Diese Dokumente werden in einem elektronischen Ordner" verwaltet. Dabei steht jedem Wirtschaftsgut ein elektronischer Ordner" zur Verfügung. Rufen Sie im Hauptmenü den Punkt Anlagenbuchhaltung /Anlagegüter / Buchungen" auf. Über die vorgelagerte Auswahltabelle können Sie ein Anlagegut auswählen und in Bearbeitung nehmen. Neben den bereits erläuterten Karteikarten der Anlagegutverwaltung wird Ihnen die Karteikarte Akte" bereitgestellt. Diese Karteikarte ist der elektronische Ordner" des Wirtschaftsgutes. Hier werden die zum gewählten Anlagegut gehörigen Dokumente verwaltet Die Karteikarte "Akte" Der elektronische Ordner" verwaltet alle zu einem Anlagegut gehörigen Dokumente in einer Tabelle. Die nachfolgende Abbildung verdeutlicht die Ordnungssystematik der Aktenablage":

87 Referenz 81 In der Spalte BEZEICHNUNG können Sie einen beschreibenden Text zum Dokument eingeben. Somit ist gewährleistet, dass Sie die Dokumente, die im Zusammenhang mit dem gewählten Wirtschaftsgut stehen, schnell identifizieren können. In der Spalte DATEINAME steht der Name der Datei, in der das Dokument gespeichert wurde. Die Länge des Dateinamens ist an die maximal 8-stellige DOS-Konvention gebunden! Das Prinzip des "elektronischen Ordners" Die Dokumentenverwaltung basiert auf der Einbeziehung externer Anwendungen, wie Textverarbeitungssystemen, Tabellenkalkulationen oder Archivierungsprogrammen. Die einzelnen Dokumente, die mit dem externen Programmsystem erstellt oder archiviert wurden, werden innerhalb der Anlagenbuchhaltung dem entsprechenden Wirtschaftsgut zugeordnet. Alle Dokumente - auch die verschiedener Anwendungen - können in einem zentralen Datenpfad abgelegt werden. Wird aus dem Programm das Dokument aufgerufen, so startet das Programm die externe Anwendung. Hier kann das Dokument dann bearbeitet werden. Nach Beenden der externen Anwendung befindet sich der Anwender wieder am Ausgangspunkt - der Karteikarte Akte" der Anlagenbuchhaltung.

88 82 Anlagenbuchhaltung V Festlegen des Dateiformats Über die Dokumentenverwaltung können Dokumente neu angelegt werden. Eine klassische Anwendungsmöglichkeit bietet hier die Textverarbeitung. Wollen Sie also einen Brief schreiben, der in Zusammenhang mit einem bestimmten Anlagegut steht, so können Sie dies direkt aus der Karteikarte Akte" heraus erledigen. Den Dateinamen der Dokumente, die Sie direkt aus dem Programm heraus anlegen, wird Ihnen dabei vorgeschlagen. Voraussetzung für diesen Vorschlag ist, dass der Dateiname bzw. das Dateiformat definiert ist. Zum Festlegen des Dateiformats betätigen Sie die Funktionstaste [F11] oder den Button <Dateiformat>. Daraufhin wird folgendes Fenster geöffnet. Die Felder im Einzelnen: AUFBAU DATEINAME Tragen Sie hier das Format des Dateinamens ein, den das Programm bei der Neuanlage von Dokumenten automatisch vorschlagen soll. Da das Programm den Dateinamen für jedes Dokument hoch zählt, sollten die letzten Bestandteile des Dateinamens aus dem Nummernzeichen bestehen. Beispiel für den Aufbau: ANBU#### Das Programm zählt nun für jedes Dokument fortlaufend hoch: ANBU0001, ANBU0002 usw. Hinweis: Extension Die Festlegung der Dateiendung (Extension) ist hier nicht erforderlich, da das Programm die Dateiendung an der Vorlagendatei erkennt, die beim Programmaufruf ausgewählt werden kann. STANDARDDATENPFAD Hier legen Sie den Datenpfad fest, in dem alle Dokumente abgelegt werden. Mit dem Button <Verlassen/Speichern> wird die Eingabe gespeichert und der Dialog geschlossen. Der Button <Verlassen> beendet den Dialog. Eingaben bzw. Änderungen können nur noch über eine Sicherheitsabfrage gespeichert werden.

89 Referenz Neuanlage und Einbindung von Dokumenten Die Neuanlage von Dokumenten oder die Einbindung bereits bestehender Dateien in das Aktensystem der Anlagenbuchhaltung wird über den Dialog Detailinformationen" vorgenommen. Tragen Sie zunächst in der Spalte Bezeichnung einen beschreibenden Text ein, über den Sie das Dokument leicht identifizieren können. Dann betätigen Sie die Funktionstaste [F9] oder den Button <Detailinformation>. Das Programm startet daraufhin den Eingabedialog für die Hinterlegung der Dokumentbzw. Dateiinformationen. Die nachfolgende Abbildung zeigt das Dialogfenster: Die Felder im Einzelnen: VORLAGEDATEI Bei der Neuanlage eines Dokumentes mittels einer externen Anwendung (z.b. Textverarbeitung), können Sie hier ein Vorlagedokument angeben, das die externe Anwendung laden soll. Wichtig ist hierbei die Dateiendung (Extension). Anhand der Extension erkennt Windows, welche Anwendung gestartet werden soll. In MS-Windows werden Dateien anhand ihrer Extension mit Anwendungen verknüpft. So kann die Datei direkt mit der Maus angeklickt" werden. Windows öffnet daraufhin die verknüpfte Anwendung einschließlich der aufgerufenen Datei. Diesen Umstand nutzt das Programm, um externe Programme anhand der erstellten Dokumente zu starten und den Inhalt von Dateien für den Anwender bereitzustellen. Mit der [F5]-Taste können Sie eine individuelle Hilfstabelle aufrufen. Hier können Sie verschiedene Vorlagedateien hinterlegen. Auf diese Informationen können Sie dann dauerhaft zugreifen. Die Vorlagendatei kann inclusive des Datenpfades angeben werden. Wird kein Datenpfad angegeben, sucht das Programm im Hauptverzeichnis der Anlagenbuchhaltung (bei Verwendung der Installationsvorgabe: C:\BWWIN oder C: \BWHAN22). Wollen Sie eine bestehende Datei in das elektronische Aktensystem der Anlagenbuchhaltung einbinden, ist die Auswahl einer Vorlagendatei bedeutungslos. DATEINAME Das Programm schlägt hier den Dateinamen vor, den Sie bei der Festlegung des Dateiformats angegeben haben. Vorgeschlagen wird der Arbeitspfad und der ermittelte Dateiname. Unter diesem Dateinamen wird das Dokument von der externen Anwendung gespeichert (z.b. Textverarbeitung).

90 84 Anlagenbuchhaltung V5.4 Wollen Sie ein bestehendes Dokument (z.b. ein archiviertes Originaldokument) einbinden, so können Sie hier den Pfad und den Namen der einzubindenden Datei angeben. BEZEICHNUNG In dieses Feld wird die zuvor in der Tabelle eingetragene Beschreibung des Dokuments übernommen. Diese Umschreibung kann hier abgeändert werden. ZWISCHENABLAGE Über dieses Feld können Sie ein Format bestimmen, das definiert, welche Daten beim Aufruf der externen Anwendung an die Windows-Zwischenablage übergeben werden. Formate für die Übergabe von Daten an die Zwischenablage aus elektronischen Ordnern" werden im Designer definiert. Die dort definierten Formate können hier über die [F5]-Taste in einer Dropdownliste ausgewählt werden. Bitte beachten Sie hierbei, dass jeweils alle Formate in der Liste gezeigt werden - also auch diejenigen, die für das Dokumentenmanagement des OfficePlaners und der Lohn und Gehaltsabrechnung definiert wurden. Für die Anlagenbuchhaltung kommt für eine Übergabe an die Zwischenablage die Daten aus dem Anlagen- oder Versicherungsstamm in Frage. ERSTELLE/GEÄNDERT Angezeigt werden jeweils das Erstellungs- und Änderungsdatum des Dokuments. Diese Daten beziehen sich bei eingebundenen Dokumenten auf den Zeitpunkt der Einbindung. Mit dem Button <OK> bestätigen Sie die Eingaben und kehren zur Tabellenansicht der Karteikarte Akte" zurück. Zu ersehen sind nun die Bezeichnung und der neu angelegte oder eingebundene Dateiname des Dokuments. Der Button <Verlassen> beendet den Dialog vorzeitig, ohne die Angaben zu speichern bzw. in der Tabelle zu hinterlegen Aufruf der externen Anwendung Nach der Erfassung der Detailinformationen des Dokumentes und dem entsprechenden Tabelleneintrag können Sie die externe Anwendung aufrufen. Betätigen Sie hierzu den Button <Programmaufruf>, das Programm startet nun das externe Programm. Die Dokumente, die zu einem Anlagegut gehören, sind somit jederzeit abrufbereit und dauerhaft abgelegt. Wenn Sie den Inhalt eines Dokuments einsehen wollen, wählen Sie das Dokument in der Tabelle aus und starten dann über den Button <Programmaufruf> die Anwendung, mit der das Dokument erstellt wurde. Die Tasten und Buttons der Karteikarte "Akte": ESC - beenden Mit [ESC] verlassen Sie die elektronische Aktenablage" und kehren zur vorgelagerten Auswahltabelle der Anlagegüter zurück.

91 Referenz 85 F9 - Detailinformationen aufrufen Mit der [F9]-Taste können Sie die Detailinformationen aufrufen. Diese Informationen werden bei jeder Neuanlage oder Einbindung von Dokumenten benötigt. Entspricht dem Button: <Detailinformation> RETURN - Programm starten/detailinformationen aufrufen Die [RETURN]-Taste hat zwei Funktionen: 1. Sie startet bei eingetragenem Dateinamen in der Spalte DATEINAME das externe Programm. Hier wurden also die dokumentspezifischen Angaben mittels der Detailinformationen hinterlegt. Entspricht dem Button: <Programmaufruf> 2. Die [RETURN]-Taste startet die Detailinformationen, wenn in der Spalte DATEINAME keine Datei eingetragen ist. Um eine externe Anwendung aufzurufen, müssen Sie also zunächst die dokumentspezifischen Informationen hinterlegen. Entspricht dem Button: <Detailinformation> F11 - Dateiformat eingeben Mit der [F11]-Taste rufen Sie den Dialog zur Eingabe des Dateiformats auf. Das Programm benötigt diese Angabe, um bei Neuanlage von Dokumenten (z.b. Briefe) eine Dateibezeichnung und das Arbeitsverzeichnis vorzuschlagen. Entspricht dem Button: <Dateiformat> F4 - Dokument löschen Die [F4]-Taste löscht ein Dokument aus dem elektronischen Ordner". Es folgen zwei Sicherungsabfragen: 1. Ausgewählte Korrespondenz wirklich löschen? Mit <JA> löscht das Programm die Zeile aus der Tabelle und öffnet ein weiteres Hinweisfenster. 2. Zugehöriges Dokument ebenfalls löschen? Achtung!! Mit <JA> löscht das Programm die Quelldatei! Diese ist dann unwiederbringlich gelöscht. Entspricht dem Button: <Löschen> Der Prüflauf Der Prüflauf bietet die Möglichkeit der maschinellen Kontrolle" der Anlagedaten. Maschinelle Kontrollen sind in Programmabläufe integrierte Prüfbedingungen, welche die Verarbeitung von nicht plausiblen und unvollständigen Daten verhindern sollen. In der Anlagenbuchhaltung erfüllt der Prüflauf folgende Aufgaben: 1. Prüfung des Datenbestandes auf Plausibilität und Vollständigkeit 2. Neuberechnung sämtlicher Anlagewerte 3. Ausgabe eines Prüfprotokolls So erreichen Sie den Prüflauf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Anlagenbuchhaltung / Anlagegüter / Prüflauf".

92 86 Anlagenbuchhaltung V5.4 Das Programm öffnet ein Dialogfenster in dem Sie den Prüfbereich und die Prüfkriterien bestimmen können. Folgende Felder stehen zur Verfügung: D e r B e re ich " Se le ktio ne n" VON ANLAGENUMMER / BIS ANLAGENUMMER Hier können Sie eingrenzen, welche Anlagegüter geprüft werden sollen. Die Eingrenzung erfolgt anhand der Anlagenummer. Mit der [F5]-Taste haben Sie jeweils Zugriff auf die Auswahltabelle der Anlagegüter. VON ANLAGEGRUPPE / BIS ANLAGEGRUPPE Eine weitere Eingrenzung nehmen Sie anhand der Anlagegruppe vor. Hier können Sie festlegen, dass nur Anlagegüter in die Prüfung einbezogen werden, die bestimmten Anlagegruppen angehören. Der Bereich der Anlagegruppen kann über die Anlagegruppennummern definiert werden. Mit der [F5]-Taste öffnet sich die Auswahltabelle der Anlagegruppen.

93 Referenz 87 VON SACHKONTO / BIS SACHKONTO Hier können Sie eine weitere Einschränkung für die Prüfung vornehmen. Ein Anlagegut wird nur geprüft, wenn es einem Sachkonto zugeordnet wurde, welches im hier definierten Bereich liegt. Die Selektionsanweisung erfolgt über die Sachkontennummer. Mit der [F5]-Taste haben Sie Zugriff auf die Auswahltabelle der Sachkonten. D e r B e re ich " Prüfe n/ B e re chne n" DATENBESTAND PRÜFEN Über dieses Kontrollfeld teilen Sie dem Programm mit, dass es den Datenbestand auf Plausibilität und Vollständigkeit überprüft. Bei aktivem Status dieses Feldes erfolgt eine Prüfung des Datenbestandes nach den eingetragenen Selektionskriterien. NEU BERECHNEN Dieses Kontrollfeld legt fest, ob die Anlagedaten innerhalb des selektierten Bereiches neu berechnet werden sollen. Bei aktivem Status dieses Feldes erfolgt eine Neuberechnung der Werte. D e r B e re ich " Aus ga be pro to ko ll" PROTOKOLL Hier legen Sie das Ausgabegerät für das Prüfprotokoll fest. Sie können über die [F5]Taste zwischen den installierten Windows-Druckern oder der Bildschirmausgabe wählen. Die Tasten und Buttons des Prüfdialoges: ESC - beenden Mit [ESC] verlassen Sie die Selektionsmaske und kehren zum Hauptmenü der Anlagenbuchhaltung zurück. F10 - Prüflauf starten Mit [F10] starten Sie den Prüflauf. Je nach Anzahl der im System vorhandenen Anlagegüter kann dieser Prüflauf einige Zeit in Anspruch nehmen. Entspricht dem Button: <Durchführen> Offene Anlagegüter In diesem Programmbereich werden der Anlagenbuchhaltung die Buchungen zur Verfügung gestellt, die in der Finanzbuchhaltung auf den entsprechenden Anlagegutkonten erfasst wurden. Hinweis: Finanzbuchhaltung -Anlagegutkonto Bitte beachten Sie, dass die Sachkonten, dessen Buchungen in der Anlagenbuchhaltung bereitgestellt werden sollen, in der Finanzbuchhaltung als Anlagegutkonto geführt werden müssen! Hierzu müssen Sie bei den in Frage kommenden Konten im Sachkontenstamm der Finanzbuchhaltung das Feld ANLAGEGUTKONTO aktivieren = J".

94 88 Anlagenbuchhaltung V5.4 So rufen Sie die offenen Anlagegüter auf: 1. Für die Übernahme offener Anlagegüter klicken Sie im Hauptmenü auf " Anlagenbuchhaltung / Anlagegüter / Offene Anlagegüter". Folgender Dialog wird gestartet: Beim erstmaligen Start dieses Dialoges erscheint eine leere Tabelle. Wird der Übernahmelauf gestartet, so werden alle Buchungen, die in der Finanzbuchhaltung auf Anlagegutkonten gebucht wurden, in diese Tabelle übernommen. BELEGNR. Diese Spalte zeigt die interne Belegnummer der Buchung. BELEGDATUM Hier ersehen Sie das Datum, mit dem der Beleg eingebucht wurde. Hier handelt es sich regelmäßig um das Ausstellungsdatum des Buchungsbeleges.

95 Referenz 89 KONTO Diese Spalte zeigt die Nummer des Anlagegutkontos. LIEF-NR. Hier wird die Nummer des Kreditors angezeigt, soweit es sich bei der übernommenen Buchung um eine Eingangsrechnung handelt. BETRAG Diese Spalte zeigt den Buchungsbetrag, der auf dem Anlagegutkonto gebucht wurde. BUCHUNGSTEXT Hier ist der beschreibende Text zur Buchung ersichtlich Starten des Übernahmelaufes Mittels des Buttons <Übernahmelauf starten> öffnet sich ein weiterer Dialog, der es ermöglicht, die Buchungen auf Anlagegutkonten aus der Finanzbuchhaltung in die Tabelle einzulesen. Über folgende Felder können Sie bestimmen, welcher Buchungsbereich eingelesen werden soll. VON SACHKONTO /BIS SACHKONTO Hier können Sie angeben, in welchem Sachkontenbereich nach offenen" Anlagegutbuchungen gesucht werden soll. In diesem hier eingetragenen Bereich kommen aber für die Übernahme nur Anlagegutkonten in Frage, auf denen Buchungen vermerkt wurden, die noch nicht innerhalb der Anlagenbuchhaltung einem Anlagegut zugewiesen wurden. VON DATUM / BIS DATUM Ein weiteres Selektionsmerkmal ist das Buchungsdatum. Hier können Sie eingrenzen, in welchem Zeitraum das Buchungsdatum liegen muss, damit die Buchungen in die Tabelle übernommen werden. Beide Selektionen sind mit UND" verknüpft - es müssen also beide Selektionsbedingungen zutreffen, damit die Buchung übernommen wird.

96 90 Anlagenbuchhaltung V5.4 Der Button <Durchführen> startet den Übernahmelauf nach den eingegebenen Selektionskriterien. Der Button <Verlassen> schließt das Dialogfenster, ohne den Übernahmelauf zu starten. Hinweis: Übernahmelauf Beim Übernahmelauf werden in der Fibu vorgemerkte Anlagegüter berücksichtigt. Bitte lesen Sie dazu: Finanzbuchhaltung -> Anlagegutkonto Die Zuordnung übernommener Buchungen Die durch einen Übernahmelauf in die Tabelle übernommenen Buchungen der Finanzbuchhaltung müssen nun einzelnen Anlagegütern zugeordnet werden. Zunächst wird eine Buchung in der Tabelle ausgewählt (Auswahlbalken). Danach aktiviert man über den Button <Anlegen> ein Pop-Up-Menü. In diesem Pop-Up-Menü kann man nun festlegen, was mit der ausgewählten Buchung geschehen soll. Folgende Einträge stehen zur Verfügung: 1. Neues Anlagegut Bei der ausgewählten Buchung handelt es sich um einen Neuzugang. Das Programm startet die Karteikarte Stamm" der Anlagegüter, in der Sie das Anlagegut erfassen können. Soweit Informationen aus der Buchung entnommen werden können, sind entsprechende Felder bereits vorbelegt. Nachdem Sie dort die Eingaben abgeschlossen haben, öffnet das Programm die Karteikarte Buchungen". Hier können Sie nun über die Buchungsart 11 den Neuzugang erfassen. Auch hier werden entsprechende Felder vorbelegt (z. B. Anschaffungs-/Herstellungskosten), soweit diese aus der Buchung abgeleitet werden können. Nach Beenden des Buchungsdialoges kehrt das Programm zur Tabelle Offene Anlagegüter" zurück. Buchen von Anschaffungs- oder Herstellungskosten 2. Aktivierte AiB Bei dieser Buchung handelt es sich um eine aktivierte Anlage im Bau. Diese Anlage wurde also noch nicht ihrer Zweckbestimmung übergeben. Hierzu zählen auch Teilherstellungs- bzw. Anschaffungskosten, soweit diese noch nicht in die Anlagenbuchhaltung übergeben wurden. Auch hier startet das Programm die Karteikarte Stamm" der Anlagegüter, in der Sie das Anlagegut erfassen können. Soweit Informationen aus der Buchung entnommen werden können, sind entsprechende Felder bereits vorbelegt. Nicht änderbar ist das Feld ANLAGESTATUS. Hier ist zwingend die Option 3 = Anlage im Bau" vorgegeben. Nachdem Sie dort die Eingaben abgeschlossen haben, öffnet das Programm die Karteikarte Buchungen". Hier können Sie nun über die Buchungsart 11 den Neuzugang erfassen. Auch hier werden entsprechende Felder vorbelegt (z. B. Anschaffungs-/Herstellungskosten), soweit diese aus der Buchung abgeleitet werden können. Im Feld AfA-Art können Sie die AfA-Methode angeben, die angewendet werden soll, wenn das Wirtschaftsgut fertig gestellt wurde. Automatische Abschreibungen werden für Anlagen im Bau" nicht generiert. Nach Beenden des Buchungsdialoges kehrt das Programm zur Tabelle Offene Anlagegüter" zurück. Buchen von Anschaffungs- oder Herstellungskosten

97 Referenz Aktivierte Plananlage Diese Buchung resultiert aus der Neuanschaffung bereits in der Anlagenbuchhaltung geplanter Anlagen (Anlagestatus 04 = geplant"). Das Programm startet hier die vorgelagerte Auswahltabelle der Anlagegüter. Wählen Sie dort das bereits geplante Anlagegut aus. Öffnen Sie die Karteikarte Buchungen" und erfassen Sie über die Buchungsart 11 die tatsächlichen Anschaffungkosten der Anlage. Auch hier sind einzelne Felder mit Werten vorbelegt, soweit diese aus der vorliegenden Buchung entnommen werden können. Haben Sie für die geplante Anlage bereits Anschaffungskosten erfasst, so müssen Sie diese Planwerte zuerst löschen und dann die tatsächlichen Anschaffungskosten über die Buchungsart 11 eintragen. Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem ausgewählten Wirtschaftsgut nur um ein Anlagegut mit dem Anlagestatus 4 = geplant" handeln kann. Nach Beenden des Buchungsdialoges kehrt das Programm zur Tabelle Offene Anlagegüter" zurück. Buchen von Anschaffungs- oder Herstellungskosten Hinweis: Sogenannte Ansparabschreibung Haben Sie nach 7 g Abs. 3 EStG eine gewinnminderte Rücklage gebildet und diese nach 7 g Abs. 4 EStG bei Anschaffung des Wirtschaftsgutes gewinnerhöhend aufgelöst, betreffen diese Buchungen nicht direkt die Anlagenbuchhaltung, obwohl es sich hierbei um eine sog. Ansparabschreibung handelt. Es wird - wie oben beschrieben - die Buchung der Anschaffungskosten übernommen und das Wirtschaftsgut planmäßig abgeschrieben. Dem aus der Auflösung von Sonderposten mit Rücklageanteil resultierenden Ertrag stehen dann die planmäßigen Abschreibungen zuzüglich etwaiger Sonderabschreibungen gegenüber. 4. Teilzugang Bei dieser Buchung handelt es sich um nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten für eine bestehende Anlage. Das Programm startet hier die vorgelagerte Auswahltabelle der Anlagegüter. Wählen Sie dort das Anlagegut aus, für welches die nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten aufgewendet wurden. Das Programm öffnet für das gewählte Anlagegut die Karteikarte Buchungen" und aktiviert die Buchungsart 31 mit den dazu gehörigen Eingabefeldern. Auch hier sind einzelne Felder mit Werten vorbelegt, soweit diese aus der vorliegenden Buchung entnommen werden können. Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem ausgewählten Wirtschaftsgut nur um ein Anlagegut mit dem Anlagestatus 1 = aktiv" handeln kann. Nach Beenden des Buchungsdialoges kehrt das Programm zur Tabelle Offene Anlagegüter" zurück. Buchen von Teilzugängen 5. Teilzugang AiB Analog zu den vorgenannten Teilzugängen handelt es sich hier um Teilherstellungskosten für Anlagen im Bau. Wählen Sie diese Zuordnung nur für bereits

98 92 Anlagenbuchhaltung V5.4 bestehende Anlagen im Bau. Die weitere Vorgehensweise ist dann mit den regelmäßigen Teilzugängen identisch (siehe oben - Punkt 4 = Teilzugänge). Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem ausgewählten Wirtschaftsgut nur um ein Anlagegut mit dem Anlagestatus 3 = Anlage im Bau" handeln kann. Verfügbare Funktionstasten und Buttons: ESC - beenden Mit [ESC] verlassen Sie die Übernahmetabelle und kehren zum Hauptmenü der Anlagenbuchhaltung zurück. Entspricht dem Button: <Verlassen> F9 - Übernahmelauf Mit der Funktionstaste [F9] starten Sie den Übernahmelauf. Entspricht dem Button: <Übernahmelauf starten> F3 - Buchung zuordnen Über die Funktionstaste [F3] öffnen Sie ein Pop-Up-Menü, mit der Sie eine zuvor ausgewählte Buchung in der Tabelle einem Anlagegut zuordnen. Entspricht dem Button: <Anlegen> F4 - Buchung aus Tabelle entfernen [F4] löscht eine Buchungszeile aus der Tabelle nach einer Sicherheitsabfrage. Ein nochmaliger Übernahmelauf mit gleichen Selektionskriterien überstellt diese Buchung wieder in die Übernahmetabelle. Entspricht dem Button: <Löschen> F5 - Buchungen sortieren Mit der Funktionstaste [F5] können Sie die Buchungen der Tabelle nach verschiedenen Merkmalen sortieren. Entspricht dem Button: <Sortieren> ALT+U - Volltextsuche Mit dieser Tastenkombination können Sie in einem Fenster einen Suchbegriff eingeben. Das Programm sucht dann in der aktiven Tabellenspalte nach Übereinstimmungen (Volltextrecherche). Wurde ein Eintrag gefunden, wird dieser angezeigt. Entspricht dem Button: <Suche> Fibu-Übergabe von Buchungen der Anlagenbuchhaltung In diesem Kapitel beschreiben wir, wie Sie Buchungen der Anlagenbuchhaltung an die Finanzbuchhaltung übergeben können. Die Buchungen werden dabei direkt in die Finanzbuchhaltung eingebucht. Übernahmeläufe innerhalb der Finanzbuchhaltung entfallen. Die Übergabe von Buchungen der Anlagenbuchhaltung an die Finanzbuchhaltung ist von zentraler Bedeutung. Bitte beachten Sie hierzu auch die Ausführungen im Kapitel Verbindung Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung in diesem Handbuch.

99 Referenz Der Übergabedialog bietet dem Anwender einige Einstellmöglichkeiten in Bezug auf die Art der Übergabe. Buchungen eines Zeitraumes können auch mehrmals an die Finanzbuchhaltung übergeben, ohne dass es dabei zu unerwünschten Doppelbuchungen kommt. Die GoBS wird dabei beachtet! So rufen Sie die Fibu-Übergabe auf: 1. Klicken Sie mit der Maus im Hauptmenü auf "Anlagenbuchhaltung / Anlagegüter / Fibu-Übergabe". Folgendes Dialogfenster wird geöffnet: 93

100 94 Anlagenbuchhaltung V5.4 Die Felder im Einzelnen: VON ZEITPUNKT / BIS ZEITPUNKT Hier können Sie einen Zeitraum in Form von Monat.Jahr [MM.JJJJ] angeben. Buchungen der Anlagenbuchhaltung, die in diesem Zeitraum liegen, werden an die Finanzbuchhaltung übergeben. Vergleichskriterium ist das AfA-Datum der einzelnen Anlagenbuchungen. Sie haben somit die Möglichkeit, die Buchungen in frei wählbaren Zeitfolgen an die Finanzbuchhaltung zu übertragen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass bei abweichenden Geschäftsjahren die Monatsangabe in diesen Feldern nicht mit der Periodenzahl der Finanzbuchhaltung übereinstimmt. Beispiel: Abweichendes Geschäftsjahr: bis Der Zeitpunkt entspricht der Buchungsperiode 01 in der Finanzbuchhaltung. EINZELBUCHUNGEN Von Einzelbuchungen spricht man, wenn die Buchungen für jedes einzelne Anlagegut an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Somit bleiben die Buchungen auch im Hauptbuch der Finanzbuchhaltung für jedes Wirtschaftsgut nachvollziehbar. Standardeinstellung: aktiver Status = JA MONATL. BUCHUNGEN Hier können Sie festlegen, ob die Buchungsübergabe nach Monaten getrennt erfolgen soll. Haben Sie also einen größeren Zeitraum als einen Monat angegeben, wird trotzdem monatlich verbucht. Standardeinstellung: aktiver Status = JA 13. BUCHUNGSPERIODE Ist der Status dieses Kontrollfeldes aktiviert, werden alle Anlagebuchungen des oben angegebenen Zeitraums in der 13. Periode der Finanzbuchhaltung verbucht. Diese Einstellung muss vor allem dann aktiviert werden, wenn das Programm bei einer wiederholten Übergabe von Anlagenbuchungen feststellt, dass die relevante Periode in der Finanzbuchhaltung bereits abgeschlossen (versiegelt) ist. In diesem Fall können Sie die Buchungen an die 13. Periode übergeben, vorausgesetzt, diese ist nicht auch schon abgeschlossen (versiegelt). MIT HANDELSRECHT Ein aktiver Status dieses Feldes bewirkt, dass auch die handelsrechtlichen Buchungen an die Finanzbuchhaltung übergeben werden (Vermögensunterschiede zum Handelsrecht / Steuerrecht auf spezielle Konten). MIT KALKULATION Wird der Status dieses Feldes aktiviert, werden auch die kalkulatorischen Abschreibungen an die Finanzbuchhaltung gewinnneutral übertragen. PROTOKOLL Wählen Sie hier mit der Funktionstaste [F5] einen der in MS-Windows installierten Drucker. Sie können auch eine Bildschirmausgabe des Protokolls wählen (Preview). Praxis-Tipp:

101 Referenz 95 Ausdruck Drucken Sie das Buchungsprotokoll in jedem Fall über einen Drucker aus! Dieser Ausdruck dient dann als Buchungsbeleg für die Finanzbuchhaltung. Mit der Funktionstaste [F10] oder dem Button <Durchführen> starten Sie die Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Verfügbare Funktionstasten und Buttons: ESC - beenden Mit [ESC] verlassen Sie den Übergabedialog und kehren zum Hauptmenü der Anlagenbuchhaltung zurück. F10 - Fibu-Übergabe starten Mit der Funktionstaste [F10] starten Sie die Übergabe. Das Protokoll wird auf dem gewählten Medium ausgegeben. Das Programm schließt nach der Übergabe den Dialog und kehrt zum Hauptmenü der Anlagenbuchhaltung zurück. Entspricht dem Button: <Durchführen> Die Journaltabellen Innerhalb der Journaltabellen wird das Ergebnis von Buchungen dargestellt. Weiterhin können zu jeder Buchung Detailinformationen abgerufen werden. Wir erinnern uns: Den Dialog zur Verwaltung von Wirtschaftsgütern erreichen Sie im Hauptmenü über Anlagenbuchhaltung / Anlagegüter / Buchungen". Über eine vorgelagerte Auswahltabelle können Sie ein neues Anlagegut anlegen oder ein bestehendes ändern. Alsdann können Sie über die Karteikarte Buchen" die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes erfassen. Das Programm ermittelt aufgrund Ihrer Angaben die einzelnen Abschreibungsbeträge und bucht diese für die gesamte Nutzungsdauer. Dabei kann für jede Buchung gewählt werden, welche der Bereiche Steuerrecht", Handelsrecht" oder Kalkulation angesprochen werden soll. Das Ergebnis dieser Buchungen können Sie über die Karteikarten - Steuer", Handel", Kalkulation" und Gesamt" einsehen. Die Karteikarte Steuer" zeigt alle steuerrechtlichen Buchungen, die Karteikarte Handel" zeigt die Buchungen, die nach Handelsrecht eingegeben wurden und die Karteikarte Kalkulation" gibt die Buchungen wieder, die für die Betriebsbuchhaltung gelten. In der Karteikarte Gesamt" sind für jeden der Bereiche die Buchungsbeträge ersichtlich.

102 96 Anlagenbuchhaltung V Die Karteikarten "Steuer", "Handel" und "Kalkulation" Der Spaltenaufbau dieser Karteikarten ist identisch, nur die Werte können sich unterscheiden. Die nachfolgende Abbildung zeigt den Aufbau der Journaltabelle: BA In dieser Spalte wird die Buchungsart gezeigt, mit welcher der Buchungssatz eingegeben wurde. AFA-DAT Die Spalte zeigt das Datum der Abschreibung in Form des Monats und der Jahreszahl. BUCHUNGSTEXT Der beschreibende Text der Buchung wird in dieser Spalte angezeigt. %SATZ In dieser Spalte wird der Jahresabschreibungsbetrag in Prozent der Bemessungsgrundlage angezeigt. BEMESSUNG In dieser Spalte können Sie den Betrag ersehen, von dem die Abschreibung berechnet wurde. BETRAG Diese Spalte zeigt den Buchungsbetrag, den das Programm entweder ermittelt hat oder der vom Anwender über den Buchungsdialog eingegeben wurde. Dieser Betrag bezieht

103 Referenz 97 sich auf den in der Spalte AFA-DAT angegebenen Zeitpunkt (Monat). RESTWERT In dieser Spalte ersehen Sie den pro Monat ermittelten Restbuchwert des Anlagegutes. JAHRES-AFA In dieser Spalte ist die kumulierte AfA ersichtlich. AFA AUF ABG. Hier ist die AfA von Teil- bzw. Vollabgängen ersichtlich Die Karteikarte "Gesamt" Diese Tabelle zeigt die einzelnen Buchungsbeträge der Bereiche Steuerrecht", Handelsrecht" und Kalkulation". Die nachfolgende Abbildung verdeutlicht den Aufbau der Journaltabelle Gesamt": BA In dieser Spalte wird die Buchungsart gezeigt, mit welcher der Buchungssatz eingegeben wurde. AFA-DAT Diese Spalte zeigt das Datum der Abschreibung in Form des Monats und der Jahreszahl.

104 98 Anlagenbuchhaltung V5.4 BUCHUNGSTEXT In dieser Spalte wird der beschreibende Text angezeigt. S-BETRAG / H-BETRAG / K-BETRAG Diese Spalten zeigen die Buchungsbeträge, die das Programm entweder ermittelt hat oder die vom Anwender über den Buchungsdialog eingegeben wurden. Diese Beträge beziehen sich dabei auf den Zeitpunkt (Monat), der in der Spalte AFA-DAT angegeben wurde. Der Buchstabe S" steht dabei für die steuerrechtlichen, der Buchstabe H" für die handelsrechtlichen und der Buchstabe K" für die kalkulatorischen Buchungsbeträge. Hinweis: Werte ändern Möchten Sie nachträglich die erfassten Werte in allen Bereichen, d.h. im Steuer-, Handelsrecht sowie innerhalb der Kalkulation verändern, dann muss die Bewegung aus der Karteikarte Gesamt in Bearbeitung gerufen werden. Möchten Sie eine Bewegung lediglich im steuerrechtlichen Bereich anpassen, dann ist diese aus der Karteikarte 3 Steuer heraus aufzurufen Die Detailinformationen Über die Funktionstaste [F12] oder den Button <Detailinfo> können Sie zu jeder Buchungszeile des Journals weiter gehende Informationen einsehen. Wählen Sie zunächst eine Erfassungszeile im Journal aus, deren Buchungsinformationen beauskunftet werden sollen. Danach betätigen Sie die [F12]-Taste oder den Button <Detailinfo>. Der Infodialog ist in die Bereiche Steuerrecht", Handelsrecht" und Kalkulation" durch Register unterteilt. Diese karteikartenähnliche Darstellungsweise ermöglicht es, die Buchungsdaten der ausgewählten Erfassungszeile in jedem dieser Bereiche zu beauskunften. Die Felder der Karteikarten sind dabei identisch. Lediglich die darin gespeicherten Informationen können sich voneinander unterscheiden, wenn für die einzelnen Bereiche abweichende Abschreibungen gebucht wurden.

105 Referenz 99 Nachfolgend erläutern wir Ihnen die einzelnen Felder dieses Infodialogs: BUCHUNGSART Dieses Feld zeigt die Buchungsart an, die Sie auswählen müssen, um eine Buchung für ein Anlagegut zu erfassen. Mögliche Buchungsarten als Übersicht dargestellt: B uchung B uchungs a rt Ve ra rbe itung / G e ne rie rung Anschaffungs- oder Herstellungskosten Erfassung von Altbeständen Normal-AfA 11 Eingabe im Buchungsdialog Sonder-AfA 22 Manuelle Normal-AfA Manuelle Sonder-AfA Erhöhte Absetzung Außerordentliche-AfA Teilwertabschreibung Außerordentliche Zuschreibung Teilzugang Teilabgang Vollabgang Nutzdaueränderung Kostenstellenumsetzung Standardumsetzung Umbuchungen (Abbuchung) Umbuchungen (Zubuchung) Umbuchungen (Vollumbuchung) 63 Eingabe im Buchungsdialog Automatisch durch das Programm Automatisch durch das Programm Eingabe im Buchungsdialog Eingabe im Buchungsdialog Eingabe im Buchungsdialog Eingabe im Buchungsdialog Eingabe im Buchungsdialog Eingabe im Buchungsdialog Eingabe im Buchungsdialog Eingabe im Buchungsdialog Eingabe im Buchungsdialog Eingabe im Buchungsdialog Eingabe im Buchungsdialog Eingabe im Buchungsdialog Eingabe im Buchungsdialog Automatisch durch das Programm Automatisch über BA 61

106 100 Anlagenbuchhaltung V5.4 BUCHUNGSTEXT Der Buchungstext beschreibt die Buchung. Hier ist ersichtlich, mit welchem Buchungstext die Buchung generiert bzw. erfasst wurde. D e r B e re ich " D a tum s a nga be n" BELEGDATUM Das Belegdatum können Sie beim Buchen von Teilabgängen, Vollabgängen oder Teilzugängen eingeben. Dieses Feld zeigt das Datum des entsprechenden Ein- bzw. Ausgangsbelegs an (z.b. das der Rechnung). Wurde die Buchung mit einem Belegdatum eingegeben, so ist dieses hier ersichtlich. AFA-DATUM Dieses Feld gibt Auskunft über den Zeitpunkt der Buchung. Es wird in Form von Monat. Jahr [MM.JJJJ] angezeigt. ANSCHAFFUNGSDATUM Dieses Feld zeigt das Anschaffungsdatum des Wirtschaftsgutes. Es wird in jeder Buchungszeile mitgeführt. AFA-BEGINN Hier ersehen Sie den Abschreibungsbeginn. Dieser bezieht sich auf die historischen Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die bei der Buchung des Anlagegutes eingegeben (Buchungsart 11 od. 12) wurden. Ab diesem Zeitpunkt wird die Abschreibung ermittelt und monatlich gebucht. Der Zeitpunkt wird in Form von Monat. Jahr [MM.JJJJ] angezeigt und wird in jeder Buchungszeile mitgeführt. D e r B e re ich " Sta rtwe rte / B e trä ge " STAFFEL-AFA-NR. Wurde beim Buchen der Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Anlagegutes die AfA-Methode 04 = Staffel-AfA" gewählt und dem Anlagegut eine Staffelabschreibung zugeordnet, so wird der Schlüssel der Staffel-AfA in diesem Feld angezeigt. Dieses Feld wird im vorliegenden Fall in jeder Buchungszeile mitgeführt. SONDER-AFA-NR. Wurde beim Buchen der Anschaffungs- oder Herstellungskosten dem Anlagegut eine Sonderabschreibung zugeordnet, ist hier die Nummer der gewählten Sonderabschreibung ersichtlich. Im vorliegenden Fall wird diese Information in jeder Buchungszeile mitgeführt. SONDER-AFA-BEM. Sonderabschreibungen werden in der Regel von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes ermittelt. Wurde dem Anlagegut eine Sonderabschreibung zugeordnet, so ist hier der Basisbetrag ersichtlich, aus dem die Sonderabschreibungsbeträge errechnet werden. Im vorliegenden Fall wird diese Information in jeder Buchungszeile mitgeführt. BUCHUNGSBETRAG In diesem Feld können Sie den Betrag sehen, der entweder automatisch oder mittels einer Buchung generiert wurde. Der Buchungsbetrag bezieht sich dabei auf die Buchungsart.

107 Referenz 101 Wurde eine Erfassungszeile gewählt, welche die Buchung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten zeigt, so ersehen Sie hier die Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Haben Sie dagegen eine Erfassungszeile ausgewählt, die eine monatliche Planabschreibung zeigt, so wird hier die planmäßige Abschreibung in Euro wiedergegeben - bezogen auf den Zeitpunkt im Feld AfA-Datum. Bei einem Teilabgang ist hier der Abgangsbetrag zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten ersichtlich usw... AFA AUF ABGANG Hier ist der zeitanteilige Abschreibungsbetrag ersichtlich, der auf Anlagenabgänge entfällt. PROZENT JÄHRL. Zeigt den jährlichen Abschreibungssatz in Prozent. Handelt es sich bei der gewählten Erfassungszeile um eine Abschreibungsart (Normal-AfA, Sonder-AfA etc.), so bezieht sich dieser jährliche Vomhundersatz auf diese Abschreibungsart. Beispiel: Buchung Normal-AfA Buchung Sonder-AfA 20% Plan-AfA 5% Son.-AfA Bei Buchungszeilen, die aus anderen Buchungsarten generiert wurden, bezieht sich dieser Prozentsatz auf die Normal- bzw. planmäßige Abschreibung (z.b. Teilabgang oder Teilzugang). PROZENT MONATL. Analog zum jährlichen Prozentsatz, können Sie hier den vom Programm errechneten monatlichen Abschreibungssatz ersehen. Auch hier gelten die gleichen Konventionen, wie beim jährlichen Prozentsatz. BEMESSUNGSGRUNDL. Dieses Feld zeigt bei einer Buchungszeile, die eine Abschreibungsart (Normal-AfA, Sonder-AfA etc.) beschreibt, den Basisbetrag, aus dem die Abschreibung errechnet wurde. Buchungszeilen, die aus anderen Buchungsarten generiert wurden, zeigen hier die künftige Bemessungsgrundlage für Abschreibungen (z.b. bei einem Teilzugang). D e r B e re ich " Nutz da ue r" GESAMTNUTZDAUER Hier wird die gesamte betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer gezeigt. In der Regel ist das Wirtschaftsgut am Ende dieser Nutzungsdauer voll abgeschrieben. Das Eingabeformat der Nutzungsdauer ist Jahre,Monate [J,M]. Dieser Wert ist in jeder Buchungszeile ersichtlich. RESTNUTZDAUER Hier wird die restliche Nutzdauer gezeigt. Der hier angegebene Wert ist abhängig vom Zeitpunkt im Feld AfA-Datum. Ab diesem Zeitpunkt rechnet das Programm bis zum Ende der Gesamtnutzdauer und ermittelt daraus die Restnutzdauer des Wirtschaftsgutes. D e r B e re ich " s o ns tige Anga be n/ Aus we rtunge n" AFA-METHODE Dieses Feld zeigt die AfA-Methode, nach der das Wirtschaftsgut abgeschrieben wird. Dieser Wert wird in jeder Buchungszeile mitgeführt.

108 102 Anlagenbuchhaltung V5.4 ANSCHAFF.- HERST. Hier werden die aktuellen Anschaffungs- oder Herstellungskosten wiedergegeben. Diese können von Buchungszeile zu Buchungszeile unterschiedlich sein, wenn Sie Teilzugänge oder Teilabgänge im Laufe der Nutzungsdauer gebucht haben. Dieser Wert errechnet sich aus den historischen Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich etwaiger Teilabgänge oder abzüglich eines Vollabgangs, zuzüglich etwaiger Teilzugänge. ZUGÄNGE Handelt es sich bei der ausgewählten Buchungszeile um die Buchungsart 11 = "Anschaffungs-/Herstellungskosten",12 = Alterfassung" oder 31 = Teilzugang", so können Sie hier den zugebuchten Betrag zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten ersehen. ABGÄNGE Wurde die ausgewählte Buchungszeile aus der Buchungsart 32 = Teilabgang" oder 33 = Vollabgang" generiert, so wird hier der abgebuchte Betrag zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten angezeigt. RESTBUCHWERT Hier ist der jeweils ermittelte Restbuchwert der Anlage ersichtlich. KUMUL. AFA In diesem Feld können Sie die aufgelaufenen Abschreibungsbeträge bis zu dem Zeitpunkt ersehen, der im Feld AfA-Datum angegeben ist. JAHRES-AFA Auch hier sind die aufgelaufenen Abschreibungsbeträge bis zu dem Zeitpunkt ersichtlich, der im Feld AfA-Datum angegeben ist. Der Unterschied zur kumulierten AfA besteht darin, das dieser Wert sich auf die Jahres-AfA bezieht und nicht auf die gesamte Nutzungsdauer. Die Kumulierung erfolgt also für jedes Wirtschaftsjahr erneut. SACHKONTO / KOSTENSTELLE / STANDORT Diese Felder zeigen die jeweiligen Schlüssel des Sachkontos, der Kostenstelle und des Standortes, welche dem Anlagegut zugeordnet sind. Hinweis: Informationssystem Die Feldinhalte der Detailinformationen können zwar geändert werden, eine Speicherung der Änderung ist allerdings nicht möglich. Es handelt sich hierbei um ein reines Informationssystem. Die Tasten und Buttons der Journaltabellen: ESC - beenden Mit der [ESC]-Taste wird dieser Dialog beendet. Aufgerufen wird die vorgelagerte Auswahltabelle der Anlagegüter. F7 - Buchungszeile bearbeiten Mit der Funktionstaste [F7] können Sie eine zuvor ausgewählte Buchungszeile ändern vorausgesetzt, diese wurde nicht automatisch von der Anlagenbuchhaltung generiert

109 Referenz 103 (Buchungsarten 21 und 22). Zum Ändern einer Buchungszeile wird die Karteikarte Buchen" aktiviert. Die im Journal ausgewählte Buchung wird in die einzelnen Maskenfelder der Buchungsart zurückgeholt. Dort können Sie dann einzelne Werte bzw. Angaben der Buchung ändern. Ein erneutes Speichern der geänderten Buchung bewirkt dann die Anpassung aller berechneten Werte über die gesamte Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes. Bitte beachten Sie, dass die Änderung einer Buchung die gleichen Bereiche betrifft, die auch bei der letzten Bearbeitung der Buchung angesprochen wurden. Wollen Sie gezielt in nur einem Bereich eine Buchungszeile ändern, obwohl diese bei der Erfassung für alle Bereiche verbucht wurde, können Sie über das Pop-UP-Menü der Karteikarte Buchen" die Bereiche abwählen, die von der Änderung der Buchung nicht betroffen sein sollen. Entspricht dem Button: <Ändern> Nachfolgend geben wir Ihnen ein Beispiel, um die Änderung von Buchungen zu verdeutlichen. Beispiel: Beim Buchen der Anschaffungskosten eines PKW wurde für die Bereiche 'Steuerrecht', 'Handelsrecht' und 'Kalkulation' die lineare AfA mit einer Nutzungsdauer von 5 Jahren gewählt. Für den Bereich 'Kalkulation' soll nun die Buchung der Anschaffungskosten geändert werden, so dass hier degressiv mit einer Nutzungsdauer von 3 Jahren abgeschrieben werden kann. Vorgehensweise: Wählen Sie in einem der drei Journale 'Steuer', 'Handel' oder 'Kalkulation' die Buchung der Anschaffungskosten aus. Betätigen Sie die Funktionstaste [F7]. Das Programm überstellt daraufhin die Erfassungszeile in den Buchungsdialog der Karteikarte 'Buchen'. Das Programm zeigt innerhalb der Buchungsmaske die Bereiche, für welche die Buchung ursprünglich erfasst wurde. Über das Pop-Up-Menü des Buchungsdialogs müssen Sie nun die Bereiche 'abwählen', in denen die Buchung nicht geändert werden soll - also die Bereiche 'Steuerrecht' und 'Handelsrecht'. Klicken Sie hierzu mit der Maus auf den Menüeintrag 'Steuerrecht ja/nein' und anschließend auf 'Handelsrecht ja/nein'. In der Bereichsanzeige ist nun ersichtlich, dass von der Änderung der Buchung nur noch der Bereich 'Kalkulation' berührt wird. Nun können Sie Ihre Änderungen vornehmen und die Buchung speichern. Das Programm ändert nur die Buchungen des Bereiches 'Kalkulation'. F4 - Buchungszeile löschen Mit der [F4]-Taste können Sie eine Buchungszeile im Journal löschen. Wird eine Buchung gelöscht, mit der gleichzeitig AfA-Buchungen automatisch generiert wurden, werden diese Buchungszeilen ebenfalls gelöscht. Von der Löschung sind nur Buchungszeilen des aktiven Journals betroffen. Löschen Sie also eine Buchung in der Karteikarte Steuer", wird nur die steuerrechtliche Buchung gelöscht (ggf. auch mit der Buchung verbundene Automatikbuchungen). Auf diesen Umstand werden Sie entsprechend hingewiesen. Ein Abbruch der Anweisung Löschen" ist über diesen Hinweis ebenfalls möglich. Entspricht dem Button: <Löschen> F12 - Detailauskunft einholen Die Funktionstaste [F12] startet die Detailauskunft für die ausgewählte Buchungszeile.

110 104 Anlagenbuchhaltung V5.4 Entspricht dem Button: <Detailauskunft> F6 - Tabellenansicht ändern Mit der [F6]-Taste können Sie die Tabellenansicht innerhalb eines Journalbereichs (Karteikarte Steuer", Handel" oder Kalkulation") wechseln. Unterschiedliche Tabellenansichten ermöglichen die Darstellung anderer Informationen von Buchungszeilen. In einem Menüfenster werden die vorhandenen Tabellenansichten der aktiven Journaltabelle aufgelistet. Durch Auswahl einer Tabelle wird die Ansicht aktiviert. Anmerkung: Die Auslieferungsversion der Anlagenbuchhaltung enthält nur die Standardtabelle. Weitere Tabellen können mit dem Designer erstellt werden. Entspricht dem Button: <Tabellenwechsel> F11 - AIS aufrufen Mit der [F11]-Taste starten Sie das Anlage-Informations-System - kurz AIS. Über dieses Informationssystem können Sie die Wertentwicklung des Wirtschaftsgutes über die Nutzungsdauer verfolgen. Entspricht dem Button: <AIS> Benutzerdefinierte Kartei Die Anlagenbuchhaltung bietet mit der Karteikarte Technik" eine Eingabemaske, die auf individuelle Anforderungen des Unternehmens angepasst werden kann. Diese Anpassungen müssen über den Designer vorgenommen werden. Hier können dann Individualfelder angelegt und innerhalb der Maske platziert werden. Danach stehen die Felder dem Anwender zur Verfügung. Die Karteikarte Technik" befindet sich ebenfalls im Programmteil zur Verwaltung der Anlagegüter - zu erreichen im Hauptmenü über Anlagenbuchhaltung /Anlagegüter / Buchungen". Das Programm öffnet die bereits bekannte vorgelagerte Auswahltabelle der Anlagegüter. Mit der [RETURN]-Taste können Sie ein bestehendes und zuvor ausgewähltes Anlagegut in Bearbeitung nehmen. Neben den zuvor behandelten Karteikarten Anlagegut", Buchen", Steuer", Handel", Kalkulation" und Gesamt" sehen Sie hier die Karteikarte Technik".

111 Referenz 105

112 106 Anlagenbuchhaltung V Die Karteikarte "Technik" In dieser Karteikarte sind die Felder ANLAGENUMMER und BEZEICHNUNG bereits vorgegeben. ANLAGENUMMER Die Anlagenummer zeigt den eindeutigen Schlüssel des Anlagegutes. In diesem Feld können Sie mit der [BILD-AUF] bzw. [BILD-AB]-Taste die Wirtschaftsgüter der Reihe nach durchblättern. Die Daten des gerade aktiven Wirtschaftsgutes werden dabei in der Karteikarte angezeigt. BEZEICHNUNG In diesem Feld wird die Beschreibung des gewählten Anlagegutes angezeigt. In dieser Karteikarte kann diese standardmäßig nicht geändert werden. Praxis-Tipp: Individuelle Anpassungen übernimmt gerne der für Sie zuständige Vertriebspartner. Die Tasten und Buttons der Karteikarte "Technik": ESC - beenden Mit [ESC] verlassen Sie diesen Eingabedialog und kehren zur vorgelagerten

113 Referenz 107 Auswahltabelle der Anlagegüter zurück. Eingaben bzw. Änderungen können über eine Sicherheitsabfrage gespeichert werden. F10 - speichern und beenden Mit [F10] speichern Sie die Eingaben bzw. Änderungen ab und kehren zur vorgelagerten Auswahltabelle der Anlagegüter zurück. Entspricht dem Button: <Speichern> F8 - Notizen erfassen Mit [F8] rufen Sie einen Notizeditior auf. Hier können Sie einen beliebigen Text erfassen und mit der [F10]-Taste abspeichern. Bereits erfasste Notizen können Sie ergänzen. Entspricht dem Button: <Notiztext> F11 - AIS aufrufen Mit [F11] können Sie das Anlage-Informations-System - kurz AIS - aufrufen. Entspricht dem Button: <AIS-Anlagegüter> 3.3 Die Auswertungen So rufen Sie die Auswertungen auf: 1. Die Anlagenbuchhaltung stellt verschiedene Auswertungen zur Verfügung, die direkt im Hauptmenü über "Anlagenbuchhaltung / Auswertungen / Listauswertungen" aufgerufen werden können. Das Programm öffnet folgenden Dialog:

114 108 Anlagenbuchhaltung V Der Druckdialog Vor dem Druck einer Auswertung werden im Dialog die einzelnen Selektionsparameter eingetragen. Sie können also genau festlegen, welche Datensätze aus einem bestimmten Bereich ausgegeben werden sollen. Die nachfolgende Abbildung soll die Eingabe von Selektionsbedingungen verdeutlichen:

115 Referenz 109 Jedes Selektionsfeld ist mit einem Feld innerhalb der Druckbasis verknüpft (die Druckbasis ist bei einem Anlagespiegel der Anlagestamm, bei einer Sachkontenliste der Sachkontenstamm usw.). Das eingegebene Kriterium wird beim Druckvorgang mit dem Inhalt des Stammfeldes verglichen. Alle Selektionsfelder sind mit "UND" verknüpft. Dies bedeutet, dass nur die Daten gedruckt werden, die alle eingetragenen Selektionsbedingungen erfüllen. Beispiel: Es soll eine Sachkontenliste ausgegeben werden. Darin sollen alle Sachkonten der Kontenart 0 erscheinen. Der Ausdruck soll nach der Sachkontonummer sortiert werden. Folgende Selektionsparameter sind einzugeben: Von Sachkonto Bis Sachkonto Von Kontenart Bis Kontenart Sortiert nach [] [9999/999] [0] Allgemeines Sachkonto [0] Allgemeines Sachkonto [0] Kontonummer Selektiert werden in diesem Beispiel zunächst alle Sachkonten. Es werden aber gemäß der zweiten Einschränkung nur Sachkonten ausgegeben, die der Kontenart 0 = Allgemeines Sachkonto angehören.

116 110 Anlagenbuchhaltung V5.4 Verfügbare Funktionstasten und Buttons der Dialogmaske: ESC - beenden Mit [ESC] verlassen Sie die Selektionsmaske und kehren zum Hauptmenü der Anlagenbuchhaltung zurück. F10 - drucken Mit [F10] starten Sie den Ausdruck. Es öffnet sich zunächst die Druckauswahl. Entspricht dem Button: <Ausdruck starten> Die Druckauswahl Nachdem Sie den Button <Ausdruck starten> innerhalb einer Druckdialogmaske betätigt haben, öffnet sich ein Fenster für die Auswahl des Ausgabedruckers. Hier stehen Ihnen folgende Tasten und Buttons zur Verfügung: TAB Mit der [TAB]-Taste können Sie die folgenden Buttons ansteuern: <Drucken> <Preview> <Ablage> <Abbrechen> Druckt das Formular auf den ausgewählten Drucker. Gibt die Auswertung auf den Bildschirm. Druckt in die Windows-Zwischenablage für die Übernahme der Daten in andere Programme. Beendet vorzeitig das Druckprogramm. Sie kehren zum Druckdialog zurück. RETURN Mit der [RETURN]-Taste können Sie den angewählten Button aktivieren. Das Programm führt dann die Anweisung aus Beschreibung einzelner Auswertungen Nachfolgend erhalten Sie eine Kurzbeschreibung der wichtigsten Auswertungen der Anlagenbuchhaltung: 1. Stammdatenlisten Die Stammdaten der Anlagenbuchhaltung können über Listen ausgegeben werden. Angeboten werden folgende Listen: - Firmenstammdaten Sachkonten Kostenstellen Standorte Versicherungen Anlagegruppen Staffel-AfA Sonder-AfA Somit können Sie sich jederzeit über die angelegten Stammwerte der Anlagenbuchhaltung über Ausdrucke informieren.

117 Referenz Auswertungen des Anlagevermögens Diese Auswertungen dienen zur Ausgabe der Informationen, die durch das Verbuchen von Veränderungen und die mengen- und wertmäßige Erfassung von Wirtschaftsgütern innerhalb des Anlagevermögens ermittelt wurden. Folgende Auswertungen werden bereitgestellt: Anlagespiegel Der Anlagespiegel entspricht den Anforderungen des Bilanzrichtliniengesetzes. Er wird als Bruttoanlagenspiegel" ausgedruckt. Es stehen mehrere Gliederungsvarianten zur Verfügung. Weiterhin können Sie innerhalb des Druckdialogs über eine Dropdownliste entscheiden, ob die Werte des Steuerrechts, des Handelsrechts oder die kalkulatorischen Werte herangezogen werden. Entwicklung des Anlagevermögens Diese Auswertung führt die Positionen des Anlagespiegels näher aus. Sie verschafft dem Leser einen Überblick über die Entwicklung des Anlagevermögens. Analog zum Anlagespiegel können Sie auch hier wählen, welche Werte für die Darstellung herangezogen werden sollen (Steuerrecht, Handelsrecht oder Kalkulation). AfA-Art-Vergleich Diese Liste vergleicht die Werte, die durch unterschiedliche Bewertungsmaßstäbe im Handelsrecht, Steuerrecht und im kalkulatorischen Bereich erzielt wurden. Hier stehen zwei Darstellungsvarianten zur Verfügung. Lebenslaufakte Die Lebenslaufakte ist mit einer Anlagenkartei vergleichbar. Hier werden in Form eines Kontoauszugs neben den Stammdaten des Anlagegutes alle mengen- und wertmäßigen Veränderungen (Buchungen) aufgezeichnet. Die Lebenslaufakte steht für die Bereiche Steuerrecht, Handelsrecht und Kalkulation zur Verfügung. Inventarverzeichnis Das Inventarverzeichnis ist ein Verzeichnis aller in der Anlagenbuchhaltung erfassten Anlagegüter. Sie können hier ebenfalls auswählen, ob die Vermögenswerte aus steuerrechtlichen, handelsrechtlichen oder kalkulatorischen Buchungen ermittelt werden sollen. Buchungsjournal Das Buchungsjournal zeigt alle Buchungen in ihrer chronologischen Reihenfolge. Es sind alle Bewegungen die für das Anlagevermögen innerhalb der Anlagenbuchhaltung dokumentiert wurden. Für die Bereiche Steuerrecht, Handelsrecht und Kalkulation steht jeweils ein eigenes Journal zur Verfügung. In allen Auswertungen des Anlagevermögens können Sie den Auswertungszeitraum frei bestimmen. Hierzu stehen die Selektionsfelder von Zeitraum - bis Zeitraum zur Verfügung. Die Eingabeform ist Monat.Jahr [MM.JJJJ]. 3.4 Verbindung Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung Dieses Kapitel beschäftigt sich mit dem Datenaustausch der beiden Programme Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung. Zwischen den beiden Programmen besteht eine hohe Datenintegration, so dass die Daten in beiden Richtungen ausgetauscht werden. Durch spezielle Prüfmechanismen werden Doppelbuchungen vermieden. Nachfolgend stellen wir Ihnen die einzelnen Übergabebereiche vor:

118 112 Anlagenbuchhaltung V Die Bereiche der Datenübergabe Von der Finanzbuchhaltung werden folgende Daten bereitgestellt, die in der Anlagenbuchhaltung weiterverarbeitet werden können: 1. Buchungen aktivierter Gegenstände des Anlagevermögens Hierzu zählen die Buchungen von Eingangsrechnungen für betrieblich genutzte Anlagen sowie die Buchungen von aktivierten geringwertigen Wirtschaftsgütern. 2. Buchungen nachträglicher Anschaffungskosten für aktivierte Wirtschaftsgüter Hier werden ebenfalls die Buchungen von Eingangsrechnungen betreffender Anlagen bereitgestellt. 3. Buchungen aktivierter Eigenleistungen Hierzu zählen alle aktivierungspflichtigen Eigenleistungen im Rahmen der Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes - auch Teilherstellungskosten. Von der Anlagenbuchhaltung werden folgende Daten an die Finanzbuchhaltung übergeben: 1. Abschreibungen Hierzu zählen die planmäßige AfA, die Sonder-AfA und die außerplanmäßige AfA sowie erhöhte Abschreibungen. 2. Zuschreibungen Alle in der Anlagenbuchhaltung gebuchten Wertaufholungen von Wirtschaftsgütern. 3. Teilabgänge Hier werden die Restbuchwerte der Teilabgänge an die Finanzbuchhaltung übergeben. Eine anteilige Abschreibung wird bei der Ermittlung der Restbuchwerte berücksichtigt. Die Restbuchwerte werden über spezielle Aufwandskonten ausgebucht. Der Verkaufserlös (bei Verkäufen) oder der Teilwert (bei Entnahmen) muss in der Finanzbuchhaltung über ein separates Ertragskonto (sonstige betriebliche Erträge) erfasst werden. Anmerkung: Diese Buchungstechnik wird in der Praxis vor allem wegen der Umsatzsteuerverprobung angewendet und ist Voraussetzung für ein stimmiges USt-Prüfjournal innerhalb der Finanzbuchhaltung. 4. Vollabgänge Übergeben werden die Restbuchwerte unter Berücksichtigung anteiliger AfA über spezielle Aufwandskonten. Auch hier gilt: der Verkaufserlös (bei Verkäufen) oder der Teilwert (bei Entnahmen) muss in der Finanzbuchhaltung über ein separates Ertragskonto (sonstige betriebliche Erträge) erfasst werden. 5. Umbuchungen Übergeben werden alle vorgenommen Umbuchungen - auch Umbuchungen von Anlagen im Bau.

119 Referenz Einzelheiten der Übergabe Die Anlagenbuchhaltung übergibt steuerrechtliche, handelsrechtliche und kalkulatorische Buchungen an die Finanzbuchhaltung. Wurden innerhalb der Anlagenbuchhaltung handelsrechtlich andere Bewertungen vorgenommen als im Steuerrecht, müssen diese Abweichungen an die Finanzbuchhaltung übergeben werden, da eine Steuerbilanz aus der Handelsbilanz abgeleitet wird und die Handelsbilanz sich auf das ihr zugrundliegende Buchwerk stützt.(vergl. 243 Abs. 1 HGB und 140, 141 AO). Dabei bucht das Programm nur die Differenzen zum Steuerrecht auf spezielle Sachkonten des Hauptbuches. Die Finanzbuchhaltung ist dadurch in der Lage, aus der Handelsbilanz eine Steuerbilanz abzuleiten. Ebenfalls ist es mittels einer Zusatzrechnung" möglich, die steuerrechtlichen Abweichungen in der Finanzbuchhaltung darzustellen (vgl. 60 Abs. 2 Satz 1 EStDV und 60 Abs. 2 Satz 2 EStDV). Im Bereich Kalkulation" werden im Rahmen der Betriebsbuchhaltung die kalkulatorischen Abschreibungen übergeben und mit einem speziellen Gegenkonto verrechnet. In allen drei Bereichen der Buchungsübergabe erfolgt ebenfalls eine entsprechende Verbuchung auf die dem Anlagegut zugeordneten Kostenstellen Prüfungen während der Buchungsübergabe an die Finanzbuchhaltung Die Buchungsübergabe von der Anlagenbuchhaltung an die Finanzbuchhaltung für eine Periode kann mehrmals erfolgen. Bei jeder Buchungsübergabe werden zunächst alle Buchungen für den ausgewählten Übergabezeitraum aufbereitet. Anschließend erfolgt ein Vergleich der neu aufbereiteten Buchungen mit bereits bestehenden Buchungen innerhalb der Finanzbuchhaltung im gleichen Zeitraum. Übereinstimmende Buchungen werden nicht erneut an die Finanzbuchhaltung übergeben. Buchungen, die voneinander abweichen oder nicht mehr innerhalb der Anlagenbuchhaltung vorhanden sind, werden in der Finanzbuchhaltung storniert (Generalumkehr). Bei einer bereits versiegelten Periode erfolgt die Stornierung der Buchung in der 13. Periode. Durch diese Vorgehensweise ist die Datenkonformität zwischen der Anlagenbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung zu jedem Zeitpunkt sichergestellt Innerbetriebliche Ordnungssystematik der Buchungsbereiche Trotz der Prüfungen bei der Übergabe von Buchungen an die Finanzbuchhaltung sollten Sie die Buchungsbereiche klar abgrenzen. Innerhalb der Finanzbuchhaltung sollten deshalb folgende Vorgänge erfasst werden: - Zugänge - Teilzugänge - einschließlich aktivierungspflichtiger Eigenleistungen (Anlagen im Bau) - Verkaufserlöse aus Anlagenverkäufen bzw. die Teilwerte der Entnahmen Folgende Vorgänge sollten einer Erfassung in der Anlagenbuchhaltung vorbehalten bleiben: - alle Abschreibungen Zuschreibungen Teilabgänge Vollabgänge

120 114 Anlagenbuchhaltung V5.4 - Umbuchungen einschließlich der Umbuchungen von Anlagen im Bau Relevante Programmpunkte innerhalb der Anlagenbuchhaltung Für die Übernahme von Buchungen aus der Finanzbuchhaltung steht Ihnen der Programmpunkt Offene Anlagegüter zur Verfügung. Die Übergabe der Anlagenbuchungen an die Finanzbuchhaltung nehmen Sie im Programmteil Fibu-Übergabe vor. Beide Programmteile beschreiben wir nun auf den nachfolgenden Seiten. 3.5 Anlage-Informations-System (AIS) Über das Anlage-Informations-System (AIS) können Sie die Wertentwicklung eines einzelnen Anlagegutes oder des gesamten Anlagevermögens beauskunften. Dabei können die Wertinformationen auch grafisch dargestellt werden Einzelbetrachtung So rufen Sie die Einzelbetrachtung auf: 1. Das Anlage-Informations-System einzelner Anlagegüter wird im Hauptmenü über "Anlagenbuchhaltung / Auswertungen / AIS-Anlagegüter" aufgerufen. Zunächst öffnet sich eine vorgelagerte Auswahltabelle, in der alle Anlagegüter aufgelistet sind.

121 Referenz Hier können Sie ein Anlagegut auswählen und mit dem Button <Anlagegut analysieren> den Informationsdialog starten. Die nachfolgende Abbildung verdeutlicht, wie die Wertentwicklung eines Anlagegutes dargestellt wird. Die Maske zeigt jeweils drei aufeinander folgende Wirtschaftsjahre. Für jedes 115

122 116 Anlagenbuchhaltung V5.4 eingeblendete Wirtschaftsjahr werden die errechneten Anlagewerte angezeigt. Über den Button <Jahr+> wird die Anzeige um ein Wirtschaftsjahr nach vorne verschoben, der Button <Jahr-> verschiebt die Anzeige wieder um ein Wirtschaftsjahr zurück. Mit dem Button <Grafik> können Sie sich die monatliche Entwicklung der Abschreibungen sowie die AH/HK Restbuchwert Entwicklung grafisch darstellen lassen. Mit dem Button <Excel-Grafik> kann die Grafik in Excel exportiert werden Gesamtbetrachtung So rufen Sie die Gesamtübersicht auf: 1. Im Hauptmenü über Anlagenbuchhaltung / Auswertungen / AISGesamtübersicht" können Sie die Wertentwicklung aller in der Anlagenbuchhaltung geführten Wirtschaftsgüter betrachten. Das Programm kumuliert in einem Berechnungslauf die Daten aller Wirtschaftsgüter und stellt diese in einer Informationsmaske zur Verfügung.

123 Referenz 117 Der Informationsdialog unterscheidet sich nicht von dem der Einzelbetrachtung. Die in der Gesamtbetrachtung dargestellten Werte beziehen sich auf alle Anlagegüter, die über die Anlagenbuchhaltung verwaltet werden. Hinweis: Analyse Wollen Sie die Wertentwicklung aller in der Anlagenbuchhaltung verwalteten Wirtschaftsgüter beauskunften, kann die Analyse der Werte einige Zeit in Anspruch nehmen. Beim Start des Menüpunktes Gesamtübersicht" erfolgt ein entsprechender Hinweis Die Felder der Informationsmasken Nachfolgend erläutern wir Ihnen die wichtigsten Felder, die in beiden Betrachtungsweisen (Einzel und Gesamt) des AIS identisch sind: AK/HK BEGINN Ersichtlich sind hier die Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu Beginn des Wirtschaftsjahres. Diese setzen sich wie folgt zusammen: AK/HK zu Beginn des vorangegangenen Geschäftsjahres + Zugänge des vorangegangenen Geschäftsjahres zu Anschaffungs-/ Herstellungskosten Abgänge des vorangegangenen Geschäftsjahres zu Anschaffungs-/ Herstellungskosten /- Umbuchungen zu Anschaffungs-/Herstellungskosten im vorangegangenen Geschäftsjahr

124 118 Anlagenbuchhaltung V5.4 = AK/HK Beginn AK/HK ENDE Dieses Feld zeigt die Anschaffungs- oder Herstellungskosten am Ende eines Wirtschaftsjahres. Dieser Wert setzt sich wie folgt zusammen: AK/HK zu Beginn des Geschäftsjahres + Zugänge des Geschäftsjahres zu Anschaffungs-/Herstellungskosten Abgänge des Geschäftsjahres zu Anschaffungs-/Herstellungskosten /- Umbuchungen zu Anschaffungs-/Herstellungskosten im Geschäftsjahr = AK/HK Ende RBW BEGINN Gezeigt wird der Restbuchwert zu Beginn des Wirtschaftsjahres. Dieser ist mit dem Buchwert zum Ende des vorangegangenen Geschäftsjahres identisch (RBW Ende Vorjahr). RBW ENDE Dieses Feld zeigt den Buchwert am Schluss des Geschäftsjahres, soweit das Anlagegut noch zum Betriebsvermögen gehört. Der jeweilige Buchwert Ende" errechnet sich wie folgt: Buchwert am Schluss des vorangegangenen Geschäftsjahres + Zuschreibungen des Geschäftsjahres Abschreibungen des Geschäftsjahres = RBW Ende ZUGANG Dieses Feld nimmt die Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf, die im Geschäftsjahr angeschafft oder hergestellt worden sind. Dies beinhaltet auch Teilzugänge im Geschäftsjahr. ABGANG Die Abgänge des Geschäftsjahres sind in diesem Feld mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten ausgewiesen. Der hier abgebildete Wert beinhaltet auch Teilabgänge im Geschäftsjahr. UMBUCHUNGEN Hier werden formelle Umschreibungen von einem Bilanzposten auf einen anderen ausgewiesen. KUMUL.AFA Diese Feld nimmt alle planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen auf. Berücksichtigt werden ebenfalls die Zuschreibungen des vorangegangenen Geschäftsjahres und Abschreibungen auf Anlagenabgänge. Der Wert setzt sich wie folgt zusammen: Kumulierte Abschreibungen des vorangegangen Geschäftsjahres Zuschreibungen des vorangegangenen Geschäftsjahres + Abschreibungen im Geschäftsjahr auf die Abgänge des Geschäftsjahres entfallende kumulierte Abschreibung = Kumul.AfA

125 Referenz 119 NORMAL AFA Dieses Feld zeigt die planmäßige Abschreibung im Wirtschaftsjahr. SONDER-AFA Hier wird die Abschreibung aufgrund von steuerlichen Sondervorschriften ausgewiesen. ZUSCHREIBUNGEN Wertaufholungen im Geschäftsjahr werden in diesem Feld wiedergegeben. GESAMT-AFA Dieses Feld zeigt die Summe aus planmäßiger, außerplanmäßiger, erhöhter AfA sowie aus Sonderabschreibungen im Geschäftsjahr. Verfügbare Funktionstasten und Buttons der Informationsmasken: ESC Mit [ESC] verlassen Sie den Informationsdialog und kehren zur vorgelagerten Auswahltabelle der Anlagegüter zurück. In der Gesamtübersicht des AIS wird der Dialog beendet und Sie befinden sich im Hauptmenü der Anlagenbuchhaltung. BILD-AB Über diese Taste können Sie eine Infomaske vorwärts blättern. BILD-AUF Über diese Taste können Sie eine Infomaske rückwärts blättern. Hinweis: Informationsmaske Die Anlagenbuchhaltung wird standardmäßig mit einer Informationsmaske Wertentwicklung" ausgeliefert. Weitere Masken können mit dem Designer generiert werden. Für den Designer ist eine separate Lizenz erforderlich. F7 Die [F7]-Taste verschiebt die Anzeige der Werte um ein Wirtschaftsjahr nach vorne. Entspricht dem Button: <Jahr+> F8 Die [F8]-Taste verschiebt die Anzeige der Werte um ein Wirtschaftsjahr zurück. Entspricht dem Button: <Jahr-> F11 Mit der [F11]-Taste können Sie den Anlagestamm aktivieren. Entspricht dem Button: <Stamm> F12 Mit dieser Taste stellt das Programm die Wertentwicklung in einer Grafik dar. Entspricht dem Button: <Grafik> ALT+E Mit dieser Tastenkombination wird bei installierter MS-Excel-Anwendung ein ExcelMakro gestartet. Dieses Makro ruft die Anwendung Excel auf und stellt die Wertentwicklung als Microsoft-Excel-Grafik dar.

126 120 Anlagenbuchhaltung V5.4 Entspricht dem Button: <Excel-Grafik> Wertentwicklung als Grafik Über den Button <Grafik> können Sie die Wertentwicklung grafisch darstellen. Das Programm öffnet einen weiteren Dialog. Hier werden zwei Karteikarten zur Verfügung gestellt: 1. AK/HK und Restbuchwerte-Grafik" 2. Monatliche Abschreibungen" 3. "Anzahl-Statistik" Die Darstellung innerhalb der jeweiligen Karteikarten zeigt die entsprechende Entwicklung als Liniengrafik.

127 Referenz 121