Schulungsunterlagen Suchen,

Transkript

1 Schulungsunterlagen Suchen, Finden, Drucken, Exportieren Inhalt I Suchen & Finden Eine Lehrveranstaltung anhand ihrer Bezeichnung finden Erweiterte Suche und Filter Sucheingaben löschen Suchhistory Temporäre Selektion... 6 Exkurs 1: Beispielsuche... 7 II Drucken Einfaches Drucken Die Angepasste Auflistung... 9 III Exportieren... 11

2 I Suchen & Finden 1. Eine Lehrveranstaltung anhand ihrer Bezeichnung B finden a. Im Office-Client den Reiter [Lehrveranstaltungen] öffnen. b. Im Feld Bezeichnung den Titel bzw. einen Teil eines Lehrveranstaltungstitels eintragen. c. Verfeinern der Suche durch Kombination mehrerer Suchfelder. d. Folgende Eingabemöglichkeiten sind möglich: CLX.Evento Schreibweise Bedeutung % beliebige Anzahl Zeichen _ ein beliebiges Zeichen = gleich xyz like wie like x% and like yz% X und yz like x% or like yz% Y oder yz!= xyz nicht xyz like %xyt% im String xyz is null leeres Feld true false not null in not like soundex klingt ähnlich wie d. auf [Suchen] klicken Mit Hilfe von drag&drop (siehe Exkurs 1) können Suchkriterien auch aus der Anzeige der Suchresultate in die Suchfelder gezogen werden. Seite 2 von 12

3 Beispiel 1: : Suchen von Lehrveranstaltungen 2. Erweiterte Suche und Filter Für die Anzeige aller verfügbaren Suchfelder klick auf die Schaltfläche [Erweiterte Suche]. Beispiel 2: : Erweiterte Suche und Filterfunktion Mit der Filterfunktion können die Daten in CLX.Evento-Office mittels vordefinierter Kriterien gefiltert werden, d.h. im jeweiligen Suchregister werden nur die Daten angezeigt, die dem Filterkriterium entsprechen. Die Suche mit einem Filter und die Suche über die Suchfelder können miteinander verknüpft werden (siehe Exkurs 1). Seite 3 von 12

4 Ein Filter kann auf einfache Weise generiert werden. Zuerst wird die gewünschte Suche mittels der Suchfelder zusammengestellt. Durch Klick auf [Suche] das Resultat anzeigen lassen. Um aus dieser Suche nun einen neuen Filter zu erstellen auf [Filter bearbeiten/neu erstellen] klicken. Beispiel 3: : Filter erstellen (1) Beispiel 4: : Filter erstellen (2) Dem Filter einen Namen geben und mit [OK] bestätigen. Der Filter ist nun erstellt und kann auch nochmals bearbeitet werden. 3. Sucheingaben löschen Um eine neue Suche zu starten, müssen vorher die alten Sucheingaben gelöscht werden. Ein Klick auf den [blauen Pfeil] löscht diese Angaben. Die Anzeige der Suchresultate bleibt jedoch weiterhin so lange bestehen, bis eine neue Suche ausgeführt wird. Seite 4 von 12

5 4. Suchhistory Beispiel 5: : Suchhistory aufrufen Per Rechtsklick auf den oberen linken Teil der Reiterkarte (im Bild Lehrveranstaltungen suchen ) öffnet sich die Schaltfläche [Erneut suchen]. Ein Verlauf des bisher Gesuchten öffnet sich. Gewünschte Suche auswählen. Seite 5 von 12

6 5. Temporäre Selektion Die Temporäre Selektion bietet die Möglichkeit Datensätze zu bearbeiten, für die es kein einheitliches Suchkriterium gibt. In der Temporären Selektion können gleichzeitig jedoch nur Daten gleichen Typs (Personen, Anlässe, Ressourcen etc.) bearbeitet werden. Objekte dem Suchregister hinzufügen: 1. Markieren Sie den gewünschten Datensatz mit der rechten Maustaste. 2. Auswahl des Befehls: a. Diesen Datensatz zur Selektion hinzufügen b. Alle Datensätze zur Selektion hinzufügen 3. Die Schritte 1 oder 2 solange wiederholen, bis sich alle gewünschten Datensätze in der Temporären Selektion befinden. Um Objekte aus der Temporären Selektion zu löschen, wechseln Sie in den Reiter Temporäre Selektion und markieren den gewünschten Datensatz wiederum mit der rechten Maustaste. Die Befehle Diesen Datensatz aus der Selektion entfernen und Selektion leeren stehen zur Auswahl. Beispiel 6: : Temporäre Selektion Seite 6 von 12

7 Exkurs 1: Beispielsuche Exkurs 1: : Kombinierte Suche, drag&drop rop Sie sehen ein Suchresultat, dass nur Lehrveranstaltungen des Fachbereichs Erziehungswissenschaften und Psychologie unter Leitung von Sabine Krüger anzeigt. Dazu wurde im Reiter Lehrveranstaltungen mit leeren Suchkriterien auf [Suchen] geklickt. Eine Liste mit allen Lehrveranstaltungen erscheint. Per drag&drop (also das Anklicken und Festhalten eines Objekts mit der linken Maustaste und das Loslassen an gewünschter Stelle) kann nun die federführende Fakultät, im Exkurs der Fachbereich Erziehungswissenschaften und Psychologie, im rot markierten Bereich abgelegt werden. Damit ist ein Filter gesetzt, der nur noch alle Lehrveranstaltungen des Fachbereichs berücksichtigt. Im Suchfeld Leitung %Krüger% eintragen. Seite 7 von 12

8 Nach Klick auf [Suchen] erscheint das gewünschte Resultat. Löschen der Suchkriterien per Klick auf den [blauen Pfeil]. II Drucken 1. Einfaches Drucken Daten können in Form von Berichten zusammengestellt werden. Sie werden als Korrespondenzen oder als Listen (sogenannte Reports) zusammengestellt. In Evento gibt es für jede Korrespondenz- und Listenart eine Druckvorlage, die vor dem Drucken ausgewählt werden muss. Je nach Suchregister ist das Vorlagenangebot unterschiedlich. 1. Zu druckende Datensätze suchen, ggf. Spalten ein-/ausblenden und die Sortierung bestimmen. 2. Per Klick auf [Drucken] in der obigen Symbolleiste öffnet sich der Report Manager. 3. In Aktuelle Auflistung eine Vorlage wählen und je nach Bedarf Eingaben in den Registern machen (Titel, Fußzeile, Sortierung etc.). 4. Über die [Seitenansicht] lässt sich das Dokument vor dem Druck ansehen, oder direkt auf [Drucken]. Beispiel 7: : Report Manager Seite 8 von 12

9 2. Die Angepasste Auflistung Über die Darstellungsart Angepasste Auflistung im Report Manger unter Aktuelle Auflistung kann eine Liste individuell zusammengestellt werden. Dabei bestehen folgende Möglichkeiten: - Spalten ein-/ausblenden - Sortieren - Gruppieren - Summenfelder einfügen - Darstellung anpassten In der Angepassten Auflistung ist ein Direktdruck nicht möglich, deshalb ist im Report Manager das Drucken-Symbol ausgegraut. Über [Seitenansicht] können die verschiedenen Einstellungen vorgenommen werden. v.l.n.r.: Speichern, Spalten ein- /ausblenden, Vorschau aktualisieren Titel und Fußzeile, die gedruckt werden Name für neues Design angeben, unten das Design erstellen und via Symbol speichern Spaltenkopf hierhin ziehen, um danach zu gruppieren Verfügbare Designs: anklicken, um es für den Bericht anzuwenden Die Vorschau wird erst angezeigt, wenn über [Vorschau anzeigen] aktualisiert wurde. Beispiel 8: : Angepasste Auflistung Seite 9 von 12

10 Spalten anpassen Zusätzliche Spalten können eingeblendet, nicht gebrauchte Spalten ausgeblendet werden. Dazu wird auf das Symbol [Spalten ein-/ausblenden] geklickt. Es erscheint ein kleines Fenster mit allen verfügbaren Spalten. Aus diesem Fenster kann nun eine Spalte neben einen anderen Spaltenkopf gezogen werden, um sie einzublenden. Soll eine Spalte ausgeblendet werden, muss der Spaltenkopf in den leeren Bereich gezogen werden, die Spalte verschwindet. Auch die Reihenfolge der Spalten kann neu angeordnet werden. Dafür einfach den gewünschten Spaltenkopf an die gewünschte Stelle ziehen. Die Spalte wird an Stelle der angezeigten Pfeile eingefügt. Schriftbild formatieren Mit einem Rechtsklick auf eine beliebige Zelle in der Angepassten Auflistung öffnet sich ein Kontextmenü, mit dem verschiedene Einstellung vorgenommen werden können (Schriftfarbe, Spaltenfarbe). Berechnung erstellen a. In der Angepassten Auflistung Rechtsklick auf eine Zelle. Im Kontextmenü Summe auswählen, dann Fußzeile einblenden. Es erscheint ein grau-brauner Balken am unteren Rand der Tabelle (nicht in der Vorschau). b. Rechtsklick in den Balken ergibt ein Kontextmenü. Sum: Die Zahlen werden zusammengezählt. Min: Der kleinste Faktor wird ausgewiesen. Max: Der größte Faktor wird ausgewiesen. Count: Die Anzahl der Datensätze wird gezählt. Average: Der Durchschnitt wird berechnet. None: Es wird nichts berechnet. Die Einstellung kann jeweils pro Spalte gemacht werden. Seite 10 von 12

11 Rechtsklick auf den grau-braunen Balken am unteren Rand der Tabelle ergibt das Kontextmenü Beispiel 9: : Berechnung III Exportieren Exportieren bedeutet, Daten, die sich in CLX.Evento befinden in andere Programme (z.b. Excel) einzupflegen, um diese dort zu bearbeiten, zu formatieren oder für Präsentationszwecke herzurichten. Um Daten zu exportieren müssen zunächst Daten gesucht werden. Im Beispiel werden alle Studiengänge deren Namensbestandteil Wirtschaft ist. Beispiel 10: : Suchausgabe 'wirtschaft' (Schritt 1) Um nun das Suchresultat zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor: Seite 11 von 12

12 1. Klicken Sie im Reiter [Datei] auf [Exportieren]. 2. Es erscheint ein Fenster, das die Auswahl zwischen [In die Zwischenablage] und [In eine Datei ] verlangt. Beispiel 11: : Exportieren in Zwischenablage oder Datei a. In die Zwischenablage bedeutet, dass die Daten nicht in einer Datei gespeichert werden, sondern lediglich kopiert werden (in die sogenannte Zwischenablage des Computers). Sind die Daten einmal in der Zwischenablage, können sie z.b. in Excel durch den Befehl Einfügen eingefügt werde. Bedenken Sie, dass aus der Zwischenablage immer nur der zu letzt in die Zwischenablage verschobene Datensatz ausgegeben werden kann. Durch das Einfügen der Daten in ein anderes Dokument ist der Exportiervorgang abgeschlossen. b. Wenn Sie [In eine Datei] auswählen, bedeutet das, dass Sie die gesuchten Datensätze als Datei speichern müssen. Wählen Sie einen Speicherort und einen Dateinamen. Beim Öffnen der Datei erscheint zunächst die Frage, mit welchem Programm die erstellte Datei geöffnet werden soll. Für eine optimale Darstellung der Datensätze aus CLX.Evento empfiehlt sich das Öffnen mit Excel. Beispiel 12: : Ausgabe der gesuchten Daten in Excel Seite 12 von 12