Social-Media-Guidelines. für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kreisverwaltung Düren

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1 Social-Media-Guidelines für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kreisverwaltung Düren

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3 Grußwort Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter! Die Kreisverwaltung Düren ist ein serviceorientierter Dienstleister mit über 1000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die zum Wohle von rund Menschen in unseren 15 Städten und Gemeinden arbeiten. Effektive, zielführende Kommunikation hat dabei einen hohen Stellenwert. Kreis-Infocenter, ausgedehnte Öffnungszeiten und telefonische Erreichbarkeit sowie unser Internetangebot sind bewährte Bausteine unserer Bürgerfreundlichkeit. Doch das Internet hat die Welt binnen weniger Jahre nicht nur erobert, sondern auch verändert. Ein Leben ohne die Möglichkeit, jederzeit und überall auf Informationen jeglicher Art zuzugreifen, ist heute für die meisten von uns undenkbar. Mit dem Internet haben auch die sozialen Medien ihren Siegeszug angetreten. Allein die Kommunikationsplattform Facebook nutzen weltweit über 1,2 Milliarden Menschen, um mit anderen in Kontakt zu treten und sich auszutauschen. Für junge Menschen sind soziale Netzwerke sogar die Informationsquelle Nummer 1. Doch auch die sogenannten "Silver-Surfer", also ältere Internetnutzer, entdecken und nutzen die sozialen Medien mehr und mehr. Da ist es nur folgerichtig, dass wir den Nutzerinnen und Nutzern folgen und unseren bekannt guten Bürgerservice um die Komponente Social Media erweitern. Denn schließlich sind wir für die Bürgerinnen und Bürger da und wollen möglichst viele von ihnen erreichen den sicher nicht unberechtigten datenschutzrechtlichen Bedenken zum Trotz. Wo und wie wir das tun, das erfahren Sie auf den folgenden Seiten. Und auch, was es zu beachten gilt, wenn Sie als Privatperson in sozialen Netzwerken auf Dienstliches stoßen. Begriffserläuterungen und Tipps für Einsteiger runden diese Broschüre ab. Social Media eröffnet uns als Dienstleister und Arbeitgeber neue Chancen nutzen wir sie! Gerne lade ich Sie ein, die Seiten des Kreises Düren zu besuchen und dort zu interagieren. Über ein "Gefällt mir " würden wir uns sehr freuen. Es grüßt Sie herzlich Ihr Wolfgang Spelthahn Landrat des Kreises Düren Social-Media-Guidelines Kreis Düren - 3 -

4 Social Media im modernen Internetzeitalter Das Internet ist aus dem Leben vieler Menschen nicht mehr wegzudenken. Inzwischen sind mehr als 77 % der Einwohner Deutschlands online (54,2 Mio.). Sie verbringen täglich mehrere Stunden im Internet recherchieren, informieren und diskutieren zu vielfältigen Themenbereichen. Dies tun sie nicht nur am PC, sondern auch mobil. So hat sich die mobile Internetnutzung in den letzten Jahren vervielfacht. Sie sehen: Das Netz ist im steten Wandel. Einen besonderen Stellenwert nehmen heutzutage Soziale Netzwerke ein. Plattformen wie Facebook, Twitter & Co. werden immer beliebter. Laut der ARD/ZDF-Onlinestudie 2013 nutzen 46 % aller Online-Nutzer private Netzwerke. 89 % von ihnen haben ein Profil bei Facebook, welches derzeit das soziale Netzwerk mit den meisten Nutzern ist. Über Social Media sind vor allem jüngere Generationen gut zu erreichen. Denn die sog. Digital Natives (deutsch: Digitalen Eingeborenen) fühlen sich hier heimisch und tauschen sich mit Freunden, Bekannten und Fremden aus. Sie surfen täglich in Sozialen Netzwerken und beziehen größtenteils ihre Informationen hierüber. Social Media im Kreis Düren Auch Verwaltungseinrichtungen nutzen zunehmend soziale Medien. Über Facebook, Twitter & Co. kommunizieren sie direkt und in Echtzeit mit ihren Bürgerinnen und Bürgern. Dieser Entwicklung möchte sich der Kreis Düren nicht entziehen. Als moderne und serviceorientierte Institution wird der Kreis seine Angebote fortan in das Social Web tragen. Hierbei wurden die Grenzen und Risiken von Social Media gründlich abgewogen und datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigt. Die Social Media Kanäle des Kreises Düren Ab dem ist der Kreis Düren auf folgenden Social Media Kanälen vertreten und erweitert somit das Informationsangebot der offiziellen Webseite: Facebook: Twitter: YouTube: Flickr: XING: Der Kreis Düren öffnet mit seiner Facebook-Seite einen Dialog-Kanal, um auch hierüber für Kunden ansprechbar zu sein und tagesaktuelle Informationen aus dem Kreishaus und dem Kreisgebiet anzubieten. Darüber hinaus ist ein Twitter-Kanal als zusätzlicher Nachrichtenkanal eingerichtet. Auch nutzt der Kreis Düren YouTube und Flickr zur Veröffentlichung von Video- und Fotomaterial. Um sich angemessen als Arbeitgeber zu präsentieren, ist der Kreis mit einer Unternehmensseite zudem auf XING vertreten Social-Media-Guidelines Kreis Düren

5 Das Social Media Team Die Umsetzung des Projekts ebenso wie die laufende Betreuung der Online-Präsenzen erfolgt durch das Social Media Team, welches in der Stabsstelle Landratsbüro und Pressearbeit sitzt. Zum Social-Media-Team gehören: Claudia Berschbach Social-Media-Beauftragte Zi. 132 (Haus B) Tel.: 02421/ Josef Kreutzer Pressesprecher des Kreises Düren Zi. 134 (Haus B) Tel: 02421/ Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, können Sie sich gerne telefonisch oder per unter an das Social Media Team wenden. Social Media Guidelines in 10 Punkten Diese Guidelines dienen dazu, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kreisverwaltung Düren eine Orientierung für die Kommunikation in Sozialen Netzwerken zu geben und tragen zu mehr Sicherheit und Medienkompetenz im Umgang mit Social Media bei. 1. Berufliches von Privatem trennen Zu Ihrem eigenen Schutz sollten Sie Privates ganz klar von Dienstlichem trennen und sich bewusst machen, in welcher Öffentlichkeit Sie sich befinden. Hinterfragen Sie auch stets, welche Informationen Sie an Ihr Netzwerk kommunizieren. Tipp: Unter privater Nutzung sind Aktivitäten im Internet und in Sozialen Medien zu verstehen, die außerhalb der Dienstzeit mit eigenen Endgeräten wie PC, Smartphone etc. und mit privater - Adresse erfolgen. 2. Transparent vorgehen Auch bei der privaten Nutzung von Sozialen Medien ist oft ein Bezug zu Ihrem Arbeitgeber nicht zu vermeiden. Ggfls. werden Sie von Freunden oder Bekannten auf Ihre Tätigkeit beim Kreis Düren angesprochen. Wichtig ist, dass Sie authentisch und transparent kenntlich machen, dass Sie sich als Privatperson äußern und nicht den Anschein erwecken, dass Sie die (offizielle) Meinung des Kreises Düren repräsentieren. Tipp: Im Allgemeinen sind Formulierungen in der Ich-Form hilfreich. Daneben sollten Sie einen Hinweis auf Ihrer Profilseite oder auf Ihren Seiten/Blogs in Ihrem Impressum anbringen. Ein Beispiel: "Auf dieser Seite/in diesem Blog/auf diesem Twitter-Kanal schreibe ich als Privatperson. Die hier geäußerten Meinungen, Gedanken und Themen stehen in keinem Zusammenhang mit meinem Arbeitgeber Kreis Düren." Social-Media-Guidelines Kreis Düren - 5 -

6 3. Eigenverantwortlich handeln Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist für jede Äußerung im Internet und in Sozialen Medien selbst verantwortlich. Wägen Sie daher alle Äußerungen sorgfältig ab und überdenken Sie, was Sie schreiben und was Sie teilen oder verlinken. Veröffentlichen Sie keine Fotos, Videos oder Texte, an denen Sie keine Nutzungsrechte haben oder die Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt unangebracht erscheinen. Achten Sie neben dem Marken- und Urheberrecht auch die Persönlichkeitsrechte anderer. Gerade bei Fotos tun Sie gut daran, wenn Sie sich das Einverständnis abgebildeter Personen einholen. Tipp: Das Internet hat bekanntlich ein gutes Gedächtnis. Bedenken Sie daher, dass einmal veröffentliche Inhalte im Internet und vor allem in sozialen Netzwerken sehr lange verfügbar und abrufbar sind. Informieren Sie sich über die Richtlinien der jeweiligen Plattform. 4. Privatsphäre wahren Denken Sie gut darüber nach, was Sie von sich preisgeben möchten. Auch durch die aktuelle Diskussion des Datenschutz-Themas v.a. im Zusammenhang mit Sozialen Netzwerken wird deutlich, dass es trotz vermeintlich guter Kontrollvorkehrungen keine vollkommene Sicherheit der persönlichen Daten im Netz gibt. Kontrollieren Sie regelmäßig die Privatsphäre-Einstellungen Ihres Kontos bzw. Profils und informieren Sie sich über die Nutzungsbedingungen des Anbieters, da diese sich auch ändern können. Tipp: Zu den empfohlenen Sicherheits- und Privatsphäreeinstellungen gibt es zahlreiche Infomaterialien und Flyer im Web, wie zum Beispiel die Datenschutz-Tipps auf 5. Reputation fördern Bedenken Sie z.b. bei der Wahl Ihres Profilfotos und bei veröffentlichten Inhalten an ihre Wirkung nach außen. Schränken Sie ggfls. Ihre Inhalte für bestimmte (Freundes-)Gruppen ein. Tipp: Sie können bei Facebook z.b. die Sichtbarkeit Ihrer Beiträge für die jeweiligen Gruppen überprüfen. Gehen Sie hierzu in Ihren Einstellungen auf Chronik und Markierung und Anzeigen aus der Sicht von Respektvoll kommunizieren Der respektvolle Umgang mit Gesprächspartnern, Kunden und dem Arbeitgeber ist wie in einem direkten Gespräch auch bei der Kommunikation im Web wichtig. Beachten Sie die Regeln der Höflichkeit und versuchen Sie sich in die Position Ihres Gegenübers hineinzuversetzen. Tipp: Falls Sie Gesprächspartner im Internet nicht auf Anhieb verstehen sollten, fragen Sie direkt und in klarer Sprache nach. Die Netzgemeinde gibt in der Regel gerne Auskunft. 7. Internes muss intern bleiben Konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge sind von jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter der Kreisverwaltung Düren ausdrücklich erwünscht, jedoch sind sie nicht in der Öffentlichkeit zu diskutieren. Achten Sie auf die Wahrung Ihrer Verschwiegenheitspflicht und tragen Sie dienstliche und interne Informationen nicht nach außen. Tipp: Falls Sie interne Anregungen, Anmerkungen und Kritik haben, wenden Sie sich vertrauensvoll an Ihren Vorgesetzten, den Personalrat oder die Gleichstellungsbeauftragte. Intern wird Ihnen gerne ein offenes Ohr geschenkt Social-Media-Guidelines Kreis Düren

7 8. Mit Kritik im Internet richtig umgehen Auch bei externer Kritik an Ihrem Arbeitgeber ist stets ein respektvoller und sachlicher Umgangston zu wahren. Verfangen Sie sich im Internet nicht in kritische Diskussionen und Rechtfertigungsschleifen, die den Kreis Düren betreffen und stellen Sie klar, dass Sie als Privatperson nicht der richtige Ansprechpartner sind. Tipp: Wenn Sie im Internet und in Sozialen Netzwerken auf kritische Äußerungen im Zusammenhang mit dem Kreis Düren stoßen, teilen Sie dies bitte dem Social-Media-Team unter mit. 9. Mit Sachlichkeit und Freundlichkeit punkten Wie im realen Leben gilt auch in sozialen Medien: Eine freundliche Sachlichkeit überzeugt. Dieser Grundsatz gilt sowohl für private Unterhaltungen in einem geschützten Bereich, wie bspw. im eignen Freundeskreis bei Facebook, als auch für öffentliche (Status-)Meldungen. Tipp: Wer in Sozialen Netzwerken punkten möchte, sollte sich zudem mit den Kommunikationsspielregeln auf jeder einzelnen Plattform vertraut machen und sich zunächst als stiller Teilhaber in diesen orientieren. Auf die Art können Sie ein Gespür für passende Umgangs- und Ausdrucksformen entwickeln, bevor Sie selbst aktiv werden. 10. Mitgestalten, teilhaben und "folgen" Das Mitmachweb lebt von Teilhabe. Wenn Sie inhaltliche Vorschläge und Anregungen haben, können Sie diese an das Social-Media-Team schicken. Zudem sind Sie eingeladen, auf den Seiten des Kreises Düren zu interagieren oder diesen zu folgen. Über ein "Gefällt mir freuen wir uns sehr. Social-Media-Guidelines Kreis Düren - 7 -

8 Glossar Account Begriff Blog, Bloggen Facebook Flickr Follower/Fans Microblogging, Mikroblogging Netiquette Post, Posting, posten RSS (-Newsfeed) Soziale Netzwerke, Social Network, Social Media, Web 2.0 Erklärung Ein Account (deutsch: Nutzerkonto) ist eine Zugangsberechtigung für Systeme oder Internetdienste, die nur einem bestimmten Nutzer(-kreis) zugänglich sind. Blog wird als Kurzform von Web-Log gebraucht und das ist wiederum eine Wortzusammensetzung aus 'Web' und 'Logbuch'. Blogs sind also Netztagebücher. Die Veröffentlichung in Blogs wird als Bloggen bezeichnet. In einem typischen Weblog veröffentlicht ein Autor (der Blogger) Informationen, die ihm wichtig erscheinen oder kommentiert aktuelle Ereignisse. Die Leser können die Einträge in der Regel kommentieren und so mit dem Autor oder anderen Lesern diskutieren. Facebook ist sowohl in Deutschland als auch weltweit das größte soziale Netzwerk. Nutzer können darin ein individuelles Profil anlegen, sich mit Freunden vernetzen und direkt austauschen. Es können Bilder und Videos hochgeladen, Statusmeldungen geschrieben, Inhalte und Links miteinander geteilt und Miniprogramme integriert werden. Zudem bietet Facebook auch eine Chatfunktion für private Konversationen. Der Kreis Düren bei Facebook: Flickr ist ein Web-Dienstleistungsportal, das den Benutzern erlaubt, digitale Bilder auf die Website zu laden und so anderen Nutzern zugänglich zu machen ( zu teilen ). Der Name kommt aus dem Englischen von to flick through something, etwas durchblättern, und steht Synonym für die Möglichkeit seine Fotos und Videos in Alben und Galerien anzuordnen und für die Öffentlichkeit oder einem bestimmten Personenkreis zugänglich zu machen, die diese Alben dann durchblättern können. Der Kreis Düren bei Flickr: Englisch für "Folgende" oder "Anhänger". Bei den Microbloggingdiensten kann jeder Nutzer anderen Nutzern folgen, das heißt deren Tweets (Nachrichten) abonnieren, um somit Informationen zu beziehen oder sich mit anderen Nutzern auszutauschen. In den USA bereits etabliert, findet diese Form des Bloggens auch in Deutschland immer mehr Anklang. Anders als in herkömmlichen Blogs erwarten den Leser hier knappe, maximal 200 Zeichen lange Nachrichten. Der erfolgreichste Microbloggingdienst ist Twitter mit weltweit mehr als 240 Mio. Nutzern. Netiquette setzt sich aus den Worten Internet und Etikette (= Umgangsformen) zusammen. Hierin werden die Spielregeln für eine faire und respektvolle Kommunikation in den Sozialen Medien festgelegt. Die Netiquette des Kreises Düren: Als Post bzw. Posting bezeichnet man eine Mitteilung innerhalb einer Nachrichtengruppe (Newsgroup) und/oder in einem Blog. RSS (Really Simple Syndication) ist ein Nachrichtenformat bzw. eine Technik zum kostenlosen Abonnieren von Web-Seiten-Inhalten. Neue Beiträge und Inhalte werden sofort angezeigt, ohne das man mit der Webseite verbunden sein muss. Alle Pressemitteilungen des Kreises Düren werden neben der Veröffentlichung auf der Webseite auch mittels RSS veröffentlicht: Ein soziales Netzwerk bzw. Social Network im Internet ist eine lose Verbindung von Menschen in einer Netzgemeinschaft. Handelt es sich um Netzwerke, bei denen die Benutzer gemeinsam eigene Inhalte erstellen, bearbeiten und verteilen, dann spricht man von sozialen Medien (engl.: Social Media). Als Kurzbegriff für das Mitmach-Web hat sich auch der Begriff Web 2.0 etabliert Social-Media-Guidelines Kreis Düren

9 Twitter, Tweet, tweeten, retweeten XING YouTube Quellen: Zu den bekanntesten Netzwerken gehören beispielsweise: Facebook, Twitter, Flickr, YouTube u.v.m. Twitter, zu deutsch "Gezwitscher", ist ein Mikroblogging-Dienst zur Verbreitung von telegrammartigen Kurznachrichten (Tweets) im Internet. Diese dürfen maximal 140 Zeichen aufweisen. Das Absetzen eines Tweets nennt man auch tweeten. Wer einen Tweet an seine Follower weiterleiten möchte, kann ihn retweeten. Der Kreis Düren bei Twitter: XING ist ein deutsches soziales Netzwerk, mit einer starken Ausrichtung auf die Berufswelt. Hier können Personen und Unternehmen Profilseiten anlegen, sich untereinander vernetzen und nach Stellenangeboten bzw. Bewerbern suchen. Die Unternehmensseite des Kreis Düren bei XING: YouTube, übersetzt "Du bist Fernsehen", ist ein Internet-Videoportal, auf dem Benutzer kostenlos Video-Clips ansehen und hochladen können. Die Videos können untereinander geteilt, empfohlen und bewertet werden. Gerade Jugendliche wachsen mit YouTube auf. Laut der ARD-ZDF-Onlinestudie nutzen 88 % der 14-29jährigen zumindest gelegentlich, 65 % dieser Altersgruppe mindestens 1 mal wöchentlich Videoportale. Pro Minute werden bei YouTube 100 Stunden Videomaterial hochgeladen. Der Kreis Düren bei YouTube: Weiter Links und Infos im Internet zum Thema Social-Media: bit.ly/fb_datenschutz Datenschutzrichtlinien bei Facebook Verbraucherschutzzentrale NRW zum Thema Datenschutz Social-Media-Guidelines Kreis Düren - 9 -

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