Datenkonvertierung und revisionssichere Archivierung über Dienstleister

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1 Datenkonvertierung und revisionssichere Archivierung über Dienstleister Datenkonvertierung & Online Archiv mit SIGNAMUS Cloudservices,

2 Agenda Überblick Konvertierung & Revisionssichere Archivierung Konvertierung von rechnungsrelevanten Daten in SIGNAMUS Überblick & Konvertierungsarten Prozessablauf Praktische Anwendungsszenarien & Umsetzung im SIGNAMUS Cloudservice Revisionssichere Archivierung mit SIGNAMUS Online Archive Überblick und Schnittstellen Recherchefunktionen und externer Zugriff Seite 2

3 Überblick SIGNAMUS Cloudservice Funktionen Versender I S K A A V Empfänger Imaging Signatur Konvertierung Archivierung Verifikation Aufbereitung in menschenlesbare Formate (z.b. PDF) qualifizierte personenbezogene Signatur gemäß SigG & EU-Richtlinie Konvertierung der Rechnungsdaten in ein vom Empfänger weiterverarbeitbares Format revisionssichere Archivierung (GDPdU, HGB) optional rechtssichere Dokumentation der archivierten Daten Manuelle oder automatische Prüfung der qualifizierten Signatur durch Rechnungsempfänger & Archivierung des Prüfberichtes Seite 3

4 Überblick Konvertierung & Revisionssicheres Archiv Einbindung der Funktionen im Dienstleistungsumfang Versender I S K A A V Empfänger Imaging Konvertierung Archivierung Maßgeschneiderte Konvertierungsfunktionen: Konvertierung in menschen- und maschinenlesbare Formate Individuell anpassbar je nach Kundenszenario und Formaten. SIGNAMUS Online Archive: Revisionssichere Archivierung sämtlicher übermittelter Daten. Separat oder kombiniert mit anderen SIGNAMUS-Leistungen verfügbar. Zusatzfunktionen (z.b. Langzeitarchivierung) stehen bereit. Transparente Einbindung in das SIGNAMUS-Gesamtsystem. Seite 4

5 Agenda Überblick Konvertierung & Revisionssicheres Archiv Konvertierung von rechnungsrelevanten Daten Überblick & Konvertierungsarten Prozessablauf Praktische Anwendungsszenarien & Umsetzung in SIGNAMUS Revisionssichere Archivierung mit SIGNAMUS Online Archive Überblick und Schnittstellen Recherchefunktionen und externer Zugriff Seite 5

6 Konvertierung: Überblick und Einordnung Versender I S K A A V Empfänger Imaging Konvertierung Welche Vorteile bietet es, Konvertierungen durchzuführen? Beispiele: Auf Empfängerseite werden bestimmte Datenformate für eine elektronische Übermittlung zwingend vorausgesetzt. Mit dem Zielformat lassen sich Kosten-, Zeit- oder Prozessvorteile auf Sender- und/oder Empfänger-Seite realisieren. Höhere Kompatibilität und Stabilität (z.b. auf Basis standardisierter Formate) Ausgehend vom Zielformat lassen sich zwei Typen unterscheiden: 1. Imaging : Konvertierung in ein menschenlesbares Format 2. Datenkonvertierung : Konvertierung in ein maschinenlesbares Format Seite 6

7 Imaging: Dokumenterzeugung aus strukt. Daten Prozessablauf am Beispiel von Rechnungsdaten DAT Umwandlung SIGN. Erzeugung Vorprozess Folgeprozess Definition Rechnungsdaten Zwischenformat Vorlage Rechnung Typischer Konvertierungsablauf: Empfang der Rechnungsdaten (z.b. aus dem ERP). Umwandlung in ein internes SIGNAMUS-Datenformat. Aufbereitung der Daten anhand einer Rechnungsvorlage und Erzeugung der Rechnung (bspw. als PDF). Versand/Weiterleitung der Rechnung. Folgende Abstimmungen sind notwendig: Format- und Inhaltsdefinition der Ausgangsdaten. Rechnungsvorlage inkl. Format und Design. Seite 7

8 Datenkonvertierung in maschinenlesbare Formate Prozessablauf am Beispiel von Rechnungsdaten EDI Umwandlung Definition SIGN. Erzeugung Template XML Rechnung Quelldaten Zwischenformat Vorprozess Folgeprozess Typischer Konvertierungsablauf: Empfang der Rechnungsdaten z.b. aus dem ERP als EDI-Datensatz. Umwandlung in ein internes SIGNAMUS-Datenformat. Aufbereitung der Daten anhand eines Templates für das Zielformat und Erzeugung der Rechnungs (bspw. XML). Versand/Weiterleitung der Rechnung. Folgende Abstimmungen sind notwendig: Formatdefinition der Ausgangsdaten. Template für das gewünschte Zielformat Seite 8

9 Praktische Einsatzszenarien Imaging & Datenkonvertierung Imaging: Generierung von PDF-Rechnungen aus ERP-Datensätzen Umwandlung XML-Rechnungsdaten in PDF zum Versand Datenkonvertierung: Umwandlung von proprietären Formaten in Standardformate. Umwandlung von einem Standardformat (z.b. EDI) in ein anderes Standardformat (z.b. XML). Umwandlung innerhalb eines Standardformats (z.b. EDI). Gemeinsames Ziel von Versender & Empfänger: Vereinfachte, kostengünstigere oder schnellere Verarbeitung der Dokumente in Folgeprozessen. Seite 9

10 Konvertierung im SIGNAMUS Cloudservice Versender I S K A A V Empfänger Die Konvertierungsfunktionen in SIGNAMUS können einzeln gebucht und variabel eingesetzt werden. Rechnungsvorlagen oder Datentemplates werden individuell abgestimmt und im SIGNAMUS Prozessablauf integriert. Der modulare Aufbau ermöglicht nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen bestehender Konvertierungen. Seite 10

11 Agenda Überblick Konvertierung & Revisionssicheres Archiv Konvertierung von rechnungsrelevanten Daten Überblick & Konvertierungsarten Prozessablauf Praktische Anwendungsszenarien & Umsetzung in SIGNAMUS Revisionssichere Archivierung mit SIGNAMUS Online Archive Überblick und Schnittstellen Recherchefunktionen und externer Zugriff Seite 11

12 Revisionssichere Archivierung in SIGNAMUS Überblick SIGNAMUS Online Archive Versender I S K A A V Empfänger Archivierung Das SIGNAMUS Online Archive archiviert auf Wunsch alle übermittelten Dokumente (z.b. Rechnungen) revisionssicher. Alle gespeicherten Daten werden auf einem sicheren und zertifizierten Speichersystem mehrfach redundant abgelegt. Das SIGNAMUS Online Archive kann einzeln oder kombiniert mit anderen SIGNAMUS-Funktionen gebucht werden. Zusatzfunktionen, bspw. zur Langzeitarchivierung, können zum SIGNAMUS Online Archive zugebucht werden. Seite 12

13 Archiv-Zugriff über Web-Interface Zukünftige Option Verfügbar in Q2/2011 Auf die Archivdaten kann bequem per Web-Interface zugegriffen werden. Der Login wird mit den SIGNAMUS-Accountdaten durchgeführt. Weitere Benutzer können auf Wunsch zugebucht werden. Das Web-Interface ist mandantenfähig und erlaubt so parallele Zugriffe aufs Archiv. Seite 13

14 Zugriff auf Dokumente im Archiv Archiv-Browser Hauptnavigation Archivinhalt Funktionen zum Dokument- Zugriff Schnellzugriff Volltext- Suche Dokument- Schnellzugriff Archiv- Explorer Seite 14

15 Dokumentsuche direkt im SIGNAMUS Online Archiv Volltextindex- und -recherche nach Dateinamen, Metadaten und Inhalt Zugriff Erweiterte Suche Seite 15

16 Erweiterte Suche - geeignet für große Archive Verknüpfte Suche nach spezifischen Kriterien Seite 16

17 Direkt-Zugriff auf einzelne Dokumente im Archiv Dokument-Ansicht, Export und Metadatenbearbeitung Seite 17

18 SIGNAMUS Online Archive CMIS Schnittstelle Schnittstelle für Enterprise Content Management-Systeme Neben dem Web-Interface steht zukünftig auch eine Schnittstelle für den Archivzugriff aus Software-Anwendungen bereit. Diese folgt dem CMIS (Content Management Interoperability Services)- Standard. Der Standard wird von führenden Unternehmen wie Microsoft, EMC, SAP oder Oracle vorangetrieben. CMIS wird bereits von vielen Enterprise Content Management (ECM)- oder ERP-Systemen unterstützt (z.b: MS Sharepoint Server 2010). ECM- oder ERP-Systeme können auf die Dokumente im SIGNAMUS Online Archive transparent wie auf ein lokales Archiv zugreifen. Die CMIS-Schnittstelle kann als Zusatzoption zum SIGNAMUS Online Archive zugebucht werden. Sie steht in Q2/2011 zur Verfügung. Seite 18

19 Praxisbeispiel 1: MS Sharepoint Server 2010 Integration von Anwendungen mit dem SIGNAMUS Online Archive Der MS Sharepoint Server 2010 unterstützt den Zugriff per CMIS. Neben den Benutzerdaten ist nur noch die Adresse des Archivs und die Art der Authentifizierung anzugeben. Nach erfolgreichen Aufbau der Verbindung stehen die Dokumente aus dem SIGNAMUS Online Archive im Sharepoint Server bereit. Seite 19

20 Praxisbeispiel 2: Mobiler Zugriff auf Dokumente Mobile Geräte, z.b. auf Android- oder ios-basis können auf den Inhalt des SIGNAMUS Online Archives zugreifen. Für den Zugriff stehen eine Vielzahl unterschiedlicher CMIS-Client-Apps namhafter Hersteller bereit. Diese unterstützen sowohl Rechercheund Such-Funktionen als auch Aufruf und Ansicht einzelner Dokumente. Seite 20

21 SIGNAMUS Online Archive Zusammenfassung Einfach zu bedienendes Web 2.0-Interface zur Ansicht, Management und Abruf von Archiv-Inhalten. Performante Recherche-Funktion im gesamten Archiv mit Volltext-Suche und -Indizierung. Direktzugriff auf Dokumente im SIGNAMUS Online Archive aus dem Web-Interface inkl. Vorschau-Funktion. Transparente Anbindung von ERP- oder ECM-Systemen über CMIS-Schnittstelle unterstützt. Seite 21

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! AuthentiDate International AG Rethelstraße Düsseldorf Telefon: +49 (0)

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