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3 Studie OSS. Open Source Software am Arbeitsplatz im Magistrat Wien. 1 Studie OSS. Open Source Software am Arbeitsplatz im Magistrat Wien. AutorInnen: Magistrat der Stadt Wien, MA 14: Ing. Brigitte Lutz Dr. Johann Potakowskyj Mag. Klaus Richter Kurt Starnberger Robin Weissenberger Berater: Friedrich Kofler

4 2 Studie OSS. Editorial. Stadtrat Dipl.-Ing. Rudolf Schicker zur Wiener Open Source - Philosophie: Die MA 14 als großer interner Dienstleister ist längst ein Kompetenzzentrum für die Anwendung neuer technischer Innovationen Open Source Software wird im Serverbereich seit langem eingesetzt, nunmehr soll auch im Bereich der PC s dieser Weg beschritten werden. Der Einsatz von Open Source im Magistrat ist für uns allerdings keine ideologische, sondern eine pragmatische Entscheidung, die auf einer sachlichen Analyse beruht. Mit dem Modell einer sanften Migration geht die Stadt Wien den Weg größtmöglicher Flexibilität und Autonomie der einzelnen Abteilungen denn letztendlich ist für uns dabei wichtig, dass sowohl die MitarbeiterInnen des Magistrats als auch die Wienerinnen und Wiener als unsere Kunden von einem innovativen Softwareeinsatz profitieren. Leiter der MA 14, Dipl.-Ing. Erwin Gillich zu STOSS : Die Magistratsabteilung 14 setzt im Serverbereich bereits seit vielen Jahren Open Source Software (OSS) Produkte mit großem Erfolg ein. Auf Grund der dabei gewonnenen positiven Erfahrungen wird seit längerem die Entwicklung der OSS-Standardkomponenten für Arbeitsplätze sorgfältig beobachtet. Unter Berücksichtigung aller technischen, wirtschaftlichen und organisatorischen Faktoren, insbesondere der Aufrechterhaltung des reibungslosen Betriebes der Informations- und Kommunikationstechnologie für Arbeitsplätze in der Stadt Wien, wurde nun eine umfassende Analyse über den Einsatz von Open Source am Arbeitsplatz durchgeführt. Mit den vorliegenden Ergebnissen hoffen wir, eine fundierte Basis für kommende Entscheidungen vorzulegen und die Informationstechnologie der Stadt Wien damit optimal auf die technischen Herausforderungen der Zukunft vorzubereiten.

5 Studie OSS. Inhaltsverzeichnis. 3 Inhaltsverzeichnis 1 Die IT im Magistrat der Stadt Wien 5 2 Die Studie Open Source Software STOSS Zielsetzung der Untersuchung Vorgangsweise und Aufbau der Studie 7 3 Ist-Situation Methodik der Analyse Ergebnisse der Software-Erhebung Software-Klassifizierung Schlussfolgerung der Ist-Analyse 10 4 Technische Machbarkeit Grundfunktionen der PC-Arbeitsplätze Standard-Büroanwendungen Technische Einsatzmöglichkeit 16 5 Szenarien Weiterführung von MS-Windows und MS-Office Einführung von OpenOffice.org Zusätzliche Einführung von Linux 18 6 Einführungsvarianten Produkteinführung mit begleitenden Maßnahmen Umfassendes Migrationsprojekt 20 7 Strategie- und Risikobetrachtung 21 8 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Das Kostenmodell im Projekt STOSS Ergebnisse der Kostenberechnung 24 9 Empfehlung Einführung neuer Produkte Magistratsinterne begleitende Maßnahmen Begründung Weitere Entwicklung Zusammenfassung 31

6 4 Studie OSS. Inhaltsverzeichnis. 11 Anhang I: Einsatz von OSS Offene Standards und Open-Source-Software Zielsetzungen für den Einsatz von OSS Merkmale des Einsatzes von OSS gegenüber proprietärer Software Softwaremigration und Total Cost of Ownership (TCO) Bestehende TCO Modelle und deren Anwendbarkeit Langfristige Aspekte Langfristige Kostenfaktoren Regionalwirtschaftliche Bedeutung von OSS Anhang II: Rechtliche Fragen der OSS Urheberrecht und Lizenzierung Haftung und Gewährleistung Thesen Softwarepatente und Open-Source-Software Rechtliche Schwachstellen Bewertung des Entwurfs der EU-Richtlinie Anhang III: Details zur Studie AutorInnen der Studie MitarbeiterInnen bei der Erstellung der Studie Linux-Testlabor und getestete Software Literaturverzeichnis Abbildungsverzeichnis & Impressum 66 [ ] Quellenverweise sind im Literaturverzeichnis zu finden Die meisten Produktbezeichnungen von Software sowie Firmennamen, die in diesem Werk genannt werden, sind in der Regel auch eingetragene Warenzeichen und sollten als solche betrachtet werden. Bei den Produktbezeichnungen wird im wesentlichen den Schreibweisen der Hersteller gefolgt. Microsoft, Microsoft Word und Microsoft Excel u.a. sind Warenzeichen der Firma Microsoft, die in diesem Dokument mit der Abkürzung MS bezeichnet wird.

7 Studie OSS. Die IT im Magistrat der Stadt Wien. 5 1 Die IT im Magistrat der Stadt Wien Die Magistratsabteilung 14 (Automationsunterstützte Datenverarbeitung, Informations- und Kommunikationstechnologie) ist der interne IT-Dienstleister für die Dienststellen der Stadt Wien (exklusive Krankenanstaltenverbund) und sorgt für die optimale Nutzung der EDV im Magistrat der Stadt Wien. Die MA 14 betreut ca PC-Arbeitsplätze in einem der größten Computernetzwerke Europas. Mit 500 Beschäftigten gehört die MA 14 zu den großen Magistratsabteilungen der Stadt Wien. Die MA 14 besorgt die modernste Hard- und Software öffnet die Welt des Internet sorgt für einen reibungslosen EDV-Betrieb behebt Störungen organisiert Schulungen vereint den gesamten Magistrat in einem für alle nutzbaren Informationsnetz (Intranet) hat maßgeschneiderte Lösungen für Spezialanforderungen sorgt dafür, dass alle Telefone im Magistrat funktionieren ist weltweit Ansprechpartner für moderne Administration Die operativen IT-Agenden in den ca. 170 Dienststellen des Magistrats werden in unterschiedlichen Organisationsformen von den dort angesiedelten EDV-Referenten 1 wahrgenommen. In der Regel haben große Dienststellen erhebliches Know-How aufgebaut, so dass einzelne Betreuungsaufgaben, z.b. First Level Support, weitgehend autonom durch die Dienststellen erfolgen. Sämtliche Leistungen und Produkte der MA 14 werden über einen Leistungs- und Produktkatalog angeboten. Jährliche Übereinkommen zwischen den Dienststellen und der MA 14 legen den Leistungsumfang fest. Die von den Dienststellen in Anspruch genommenen Leistungen werden intern verrechnet. Die Stadt Wien setzt bereits seit 1989 Open-Source-Software (OSS) mit großem Erfolg ein, wobei seit 1994 FreeBSD und seit 2000 Linux als Serverbetriebssystem genutzt werden. Derzeit werden im Wirkungsbereich der MA 14 ca. 120 OSS-Server betrieben. Der Standard-IT-Arbeitsplatz im Magistrat der Stadt Wien verfügt derzeit über folgende Konfiguration: Interner IT-Dienstleister des Magistrats der Stadt Wien PC-Arbeitsplätze IT in den Dienststellen des Magistrats der Stadt Wien Leistungs- und Produktkatalog OSS im Magistrat der Stadt Wien seit 1989 Standard-IT-Arbeitsplatz MS-Windows 2000 MS-Office 2000 Standard-IT-Arbeitsplatz MS-Outlook 2000 Abbildung 1: Standard-IT-Arbeitsplatz 1 EDV-Referenten nehmen IT-Agenden der Dienststellen wahr und sind in diesen Fragen erste Ansprechpartner der MA 14.

8 6 Studie OSS. Die IT im Magistrat der Stadt Wien. Hardware Standardmodell Vollausstattung Linux-Eignung Softwareverteilung Lizenzen Versionswechsel der MS- Produkte ab 2007 Plattformunabhängige Software-Entwicklung Für die an Arbeitsplätzen eingesetzte Hardware gilt: Die Arbeitsplatz-Hardware wird im 5-Jahres-Zyklus, in weitgehend konstant bleibenden jährlichen Tranchen, erneuert. Diese Vorgangsweise verhindert zuverlässig einen zukünftigen Investitionsstau. Die Detailplanung erfolgt durch die MA 14 in Abstimmung mit den Dienststellen. Mit Ausnahme von Grafikarbeitsplätzen wird ein einheitliches Standardmodell beschafft, das üblicherweise für seine Lebensdauer unverändert, d.h. ohne Upgrades, bleibt. In den letzten Jahren wurde ein jährlicher Zuwachs von ca PCs benötigt. Auf Grund der erreichten Vollaus-stattung wird in Zukunft mit einem deutlich langsameren Zuwachs von jährlich ca. 500 PCs gerechnet. Seit mehreren Jahren ist die grundsätzliche Eignung sämtlicher Arbeitsplätze und Drucker für die Verwendung mit dem Betriebssystem Linux ein entscheidendes Auswahlkriterium. Die Grundfunktionalität der PC-Arbeitsplätze wird über eine hardwarespezifische Masterdisk 2 bereitgestellt. Neue PCs werden bereits vorinstalliert geliefert. Die weiteren zentral bereitgestellten Software-Produkte können über die zentrale Softwareverwaltung und -verteilung ( ADVInstaller ) installiert werden. Der darüber hinaus gehende spezifische Bedarf der Dienststellen an Software-Produkten wird auf Anforderung von der MA 14 beschafft und zur Verfügung gestellt. Lizenzen für die eingesetzte Standardsoftware werden von der MA 14 zentral beschafft und verwaltet. Die für MS-Windows und MS-Office gültigen Lizenzen ermöglichen dem Magistrat der Stadt Wien eine unbefristete Nutzung im bestehenden Umfang, ohne dass weitere Kosten erwachsen. Auf Grund dieser günstigen Lizenzsituation und des gesicherten Herstellersupports für MS-Windows 2000 bis zum Jahr 2010 kann ein allfälliger Migrationszeitpunkt frei gewählt werden. Die Erfahrung hat gezeigt, dass bei MS-Windows und MS-Office periodisch Versionswechsel notwendig sind. Daraus ergibt sich voraussichtlich ein nächster Versionswechsel beginnend im Jahr Bei individuell entwickelter Software ist die clientseitig plattformunabhängige Implementierung seit dem Jahr 2001 Strategie des Magistrats der Stadt Wien. Das bedeutet eine Orientierung zu Webapplikationen und auf Webservices ausgerichtete Systemarchitekturen und die Vermeidung von plattformspezifischen Technologien. Ältere Individualprodukte werden noch einen erheblichen Zeitraum plattformgebunden bleiben. 2 Die Masterdisk ist die Vorinstallation von Betriebssystem und standardmäßigen Softwarekomponenten für den PC-Arbeitsplatz.

9 Studie OSS. Zielsetzung, Vorgansweise und Aufbau. 7 2 Die Studie Open Source Software STOSS Auf Grund der positiven Erfahrungen im Serverbereich wird bereits seit längerem die Entwicklung der OSS-Standardkomponenten für Arbeitsplätze sorgfältig beobachtet. Die letzten Entwicklungen sowohl bei der Bedieneroberfläche des Betriebssystems (Linux) als auch bei den Standard-Büroanwendungen (OpenOffice.org) haben die Voraussetzung für eine detailliertere Evaluierung hergestellt. 2.1 Zielsetzung der Untersuchung Im Rahmen dieser Machbarkeitsstudie soll geprüft werden, ob und in welchem Umfang der Einsatz von OSS am PC-Arbeitsplatz technisch und funktional möglich ist. Im Falle der grundsätzlichen Machbarkeit sollen auf Grund dieser Erkenntnisse Einsatzszenarien erarbeitet und wirtschaftlich sowie strategisch bewertet werden. Die daraus folgende Empfehlung soll dann die Entscheidungsgrundlage für die künftige IT-Ausrichtung der Stadt Wien bilden. 2.2 Vorgangsweise und Aufbau der Studie Basis der Studie ist eine umfassende Erhebung der auf jedem einzelnen PC eingesetzten Software-Produkte. Diese umfassende Erhebung wurde als zuverlässige Grundlage für die Ermittlung des Migrationspotenzials und zur Formulierung einer tragfähigen Empfehlung herangezogen. Für alle identifizierten Software-Produkte wurde von den jeweils zuständigen Spezialisten eine Bewertung und Klassifizierung nach folgenden Kriterien durchgeführt: Das Software-Produkt ist unter Linux ausführbar. Es gibt eine funktional akzeptable OSS-Alternative. Das Software-Produkt müsste neu entwickelt werden. Es gibt derzeit keine sinnvolle Möglichkeit zur Migration. (z.b. GIS-Produkte 3 ) Aufbauend auf diese Ergebnisse wurden die potenziell umstellbaren PC-Arbeitsplätze festgestellt und mögliche Vorgangsweisen in Form von Szenarien beschrieben. Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wurde spezifisch für die Situation der Stadt Wien erstellt. Die jeweils zweckmäßigen Komponenten aus den Kostenmodellen der Gartner Group [7], der WiBe des KBST [2], des IDA-Migrationguide [1] und der Studie des dänischen Technologierats [4] wurden übernommen. Sowohl aus den eigenen Erfahrungen im Serverbereich als auch aus der öffentlichen Diskussion über den Einsatz von OSS in den Verwaltungen der EU war klar, dass eine solche Studie sich nicht auf die Funktionalität und die kurzfristigen wirtschaftlichen Auswirkungen beschränken darf. In jedem relevanten IT-Projekt treten spezifische Risken auf, die zu analysieren und zu bewerten sind. Strategie und Risiko wurden für die einzelnen Szenarien getrennt bewertet. Aus der oben angeführten gesamtheitlichen Betrachtung kann eine eindeutige Empfehlung für die weitere Vorgangsweise in der Ausstattung der PC-Arbeitsplätze begründet werden. Linux und OpenOffice.org gut genug Ist-Analyse Technische Machbarkeit Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Strategie- und Risikobetrachtung Empfehlung 3 Grafische Informations-Systeme [ ] Quellenverweise sind im Literaturverzeichnis zu finden

10 8 Studie OSS. Analyse und Software-Erhebung. 3 Ist-Situation Umfassende Software- Erhebung Automatisierte Erhebung Manuelle Erhebung Übersicht über die Software-Produkte 3.1 Methodik der Analyse Die Grundausstattung der einzelnen PC-Arbeitsplätze mit zentral bereitgestellten Programmen konnte an Hand der Daten des Softwareverteilungswerkzeugs ADVInstaller automatisiert erhoben werden. Für die Unterstützung der Software-Erhebung wurde eine spezielle Applikation entwickelt. Die aus dem ADVInstaller importierten Daten konnten von den Dienststellen als Ausgangsbasis für die weitere Bearbeitung herangezogen und im Rahmen der Applikation ergänzt werden. Für nicht zentral erhebbare Software-Produkte wie: Webclients (einige Webclients bedingen den MS-Internet-Explorer), MS-Access-Anwendungen, MS-Office-Makros, Software-Einzelbeschaffungen, die nicht mittels ADVInstaller verteilt wurden, mussten die EDV-Referenten aus den ca. 170 Dienststellen die erforderlichen Daten ermitteln und in der Datenbank erfassen. Die konsolidierte Datenbasis zeigte die Bezeichnung und Einsatzhäufigkeit aller Softwareprodukte für jeden PC-Arbeitsplatz die dort installierten SW-Produkte die präzise Zuordnung der PC-Arbeitsplätze zu den Dienststellen 3.2 Ergebnisse der Software-Erhebung Diese Erhebung zeigte die Auswirkung der Aufgabenvielfalt einer Stadtverwaltung (z.b.: Sozialwesen, Gesundheitswesen, Forstwirtschaft, Personenstandswesen,...) auf die Softwarelandschaft. Es wurden ca Anwendungen identifiziert, davon sind 200 Eigenentwicklungen und 900 zugekaufte Anwendungen. Zusätzlich existieren 400 zentral geführte MS-Access-Anwendungen und 100 zentral geführte MS-Office-Makros. Aufteilung der eingesetzten Software-Produkte Eigenentwicklungen Aufteilung der eingesetzten Software-Produkte Zugekaufte Anwendungen 56% Zentral geführte MS-Access Anwendungen 25% Zentral geführte MS-Office Makros 13% 6% Abbildung 2: Aufteilung der SW-Produkte Diese hier dargestellten MS-Access Anwendungen und MS-Office-Makros betreffen zentral geführte SW-Produkte. In welchem Umfang darüber hinaus von einzelnen AnwenderInnen oder Dienststellen MS-Access Anwendungen und MS-Office-Makros genutzt werden, wurde nicht im Detail erhoben.

11 Studie OSS. Software-Klassifizierung. 9 Die der Einsatzhäufigkeit Software-Produkte Installationshäufigkeit Einsatzhäufigkeit der Software-Produkte ist unterschiedlich. Nur 2% der Software-Produkte sind auf mehr als 1000 PCs installiert, während 68% der Lösungen auf weniger als 10 PCs zum Einsatz gelangen. > PCs PCs PCs 68% 23% 2% 7% Abbildung 3: Verteilung der SW-Produkte nach 1-10 PCs Installationshäufigkeit 3.3 Software-Klassifizierung Auf Basis der quantitativen und qualitativen Ergebnisse der Ist-Erhebung wurden mehr als 800 Software-Produkte auf ihre OSS-Eignung untersucht. Hierzu wurde ein Linux-Test-Labor 4 mit 12 typischen Linux PC-Arbeitsplätzen eingerichtet. In einem Zeitraum von 2 Monaten wurden von den jeweils produktverantwortlichen Personen einerseits die Plattformunabhängigkeit von Anwendungen verifiziert und andererseits die funktionale Eignung von Alternativprodukten ermittelt. Untersuchung auf OSS- Eignung Im Sinne einer ökonomischen Erstellung dieser Studie wurden nicht alle selten installierten SW-Produkte untersucht und die unberücksichtigten mit unbestimmtem Status klassifiziert. Solche SW-Produkte müssen bei konkreter Migrationsabsicht für den betroffenen Arbeitsplatz evaluiert werden. Ergebnis dieser Klassifizierung war, dass bereits 265 der SW-Produkte entweder unmittelbar auf Linux-Arbeitsplätzen einsetzbar sind oder für diese Produkte eine funktional und wirtschaftlich akzeptable Alternative verfügbar ist. Die individuellen Programme, die derzeit noch nicht plattformunabhängig sind, werden entsprechend der seit 2001 bestehenden Softwareentwicklungsstrategie der MA 14 im Rahmen der regulären Produkterneuerung ohne zusätzlichen migrationsspezifischen Aufwand plattformneutral ausgeführt. Eine Ablöse dieser SW-Produkte vor dem Ende ihres Produktlebenszyklus ist inhaltlich und wirtschaftlich nicht vertretbar. Die sukzessive Ablöse der als neu zu entwickeln klassifizierten SW Produkte erhöht im Zeitablauf den Anteil der plattformunabhängigen SW Produkte. Alternativen verfügbar Sukzessive Ablöse Klassifizierung der Software Plattformunabhängig 9% Alternative verfügbar 21% Neu zu entwickeln 46% 8% Aufteilung der Software Produkte Keine sinnvolle Alternative 16% Unbestimmter Status Abbildung 4: Aufteilung der SW-Produkte bezüglich ihrer Klassifizierung 4 Testlabor siehe Anhang Beschreibung der Testreferenz

12 10 Studie OSS. Schlussfolgerung der Ist-Analyse. Aufteilung der Software-Produkte Migrierbare Arbeitsplätze Software-Kategorie Anzahl Produkte Plattformunabhängig 90 Alternative verfügbar 175 Neu zu entwickeln 500 Keine sinnvolle Alternative 100 Unbestimmter Status 235 Summe Keine sinnvolle Alternative konnte vor allem bei speziellen Anwendungen z.b. im Grafikbereich identifiziert werden, wie sie in einzelnen Dienststellen genutzt werden. Mit unbestimmter Status wurden Anwendungen klassifiziert, die nur auf sehr wenigen Arbeitsplätzen genutzt werden und deren Untersuchung auf plattformunabhängige Alternativen im Rahmen dieser Studie zu aufwändig war. 3.4 Schlussfolgerung der Ist-Analyse Auf Grund dieser Klassifizierung der SW Produkte und ihrer Zuordnung zu den PC- Arbeitsplätzen stellt sich die Anzahl der potenziell migrierbaren PC-Arbeitsplätze folgenderweise dar: Migrierbare Arbeitsplätze Arbeitsplätze, die keine Produkte verwenden, die MS-Office bedingen und die daher relativ leicht auf OpenOffice.org migriert werden können. Davon Arbeitsplätze, die nur plattformunabhängige oder durch Alternativen ersetzbare SW- Produkte verwenden oder nur maximal ein als weniger betriebskritisch beurteiltes plattformabhängiges SW-Produkt verwenden und die daher relativ leicht zusätzlich auf Linux migriert werden können Alle weiteren Ausarbeitungen und Szenarien beziehen sich einerseits auf die grundsätzlich migrierbare Anzahl der PC-Arbeitsplätze (7.500 mit OpenOffice.org, davon unter Linux), und andererseits auf die Koexistenz der Systemplattformen und der MS-Office-Suiten. Für die restlichen PC-Arbeitsplätze, auf denen nicht ausschließlich gut migrierbare SW-Produkte eingesetzt sind, wird im Rahmen dieser Studie aus funktionalen und wirtschaftlichen Gründen die Migrierbarkeit nicht weiter evaluiert.

13 Studie OSS. Grundfunktionen der PC-Arbeitsplätze Technische Machbarkeit Durch die letzten Entwicklungen sowohl bei der Bedieneroberfläche des Betriebssystems Linux als auch bei der Office-Suite OpenOffice.org sind diese Produkte ernstzunehmende Alternativlösungen für PC-Arbeitsplätze. In der Folge wurde von Linux als Alternative zu MS-Windows und OpenOffice.org als Alternative zu MS-Office als Basis für die technische Analyse ausgegangen. Dieser Abschnitt beschreibt die technischen Anforderungen für die Gewährleistung der gewohnten Funktionalitäten auf den IT-Arbeitsplätzen der Stadt Wien. Ein PC-Arbeitsplatz muss eine beträchtliche Vielfalt der Einsatzformen abdecken, die in den Grundzügen dargestellt werden. 4.1 Grundfunktionen der PC-Arbeitsplätze Hardwareunterstützung und Betriebssystem Da bereits seit mehreren Jahren die Hardware im Magistrat der Stadt Wien so beschafft wird, dass sie sowohl für Linux als auch MS-Windows geeignet ist, wird für die verwendete Hardware inklusive sämtlicher Peripheriegeräte und der Drucker mit den Standard-Treibern in Linux-Distributionen das Auslangen gefunden. Für die Grundfunktionen wird entweder eine handelsübliche Linux-Distribution modifiziert oder auf Basis der Originalprogramme eine eigene Distribution 5 zusammengestellt Grafische Benutzeroberfläche Für den unmittelbaren Umgang der Benutzer stehen derzeit zwei Möglichkeiten zur engeren Wahl, die in hohem Maß an die individuellen Anforderungen angepasst werden können und über eine vollständige Programmierumgebung verfügen. Daher ist eine genaue Ausrichtung auf die Anforderungen der Arbeitsplätze der Stadt Wien möglich: KDE (K Desktop Environment) ist eine sehr umfassende grafische Benutzeroberfläche mit deutschsprachiger Benutzerführung, die mit einer Fülle von eigenen Anwendungen geliefert wird Gnome ist eine leicht zu bedienende Desktop-Umgebung für Linux und andere UNIX-Systeme. Es bietet eine flexible, grafisch anspruchsvolle Arbeitsumgebung. Sowohl die eigenen Erkenntnisse der MA 14 als auch internationale Studien, wie zum Beispiel die Studie der Relevantive AG [6] zeigen, dass die Benutzeroberfläche von Linux-Arbeitsplätzen einen attraktiven Leistungsumfang bietet und von MS-Windows- AnwenderInnen rasch akzeptiert wird Netzwerkfunktionen Für die unten angeführten Internetdienste ist eine geeignete Auswahl aus einer Reihe möglicher Alternativen zu treffen: Ausreichende Funktionalität von Linux und OpenOffice.org Hardware für Linux geeignet Distribution Internetzugang und Internet-Browser Sonstige Dienste (Chat, Newsreader,...) Sowohl KDE als auch OpenOffice.org bieten Internet- Funktionen, jedoch wird ein Mozilla-basierter Browser zu verwenden sein. Es gibt zahlreiche OSS-Alternativen, wobei die Integration mit den Groupwarefunktionen des MS-Exchange-Servers zu beachten ist. Diese sind entweder direkt in KDE oder über die entsprechende Mozilla-Distribution verfügbar Internetzugang und 5 Vom deutschen BSI wurde für Behörden die Distribution ERPOSS erstellt (http://www.bsi.bund.de/produkte/erposs3/index.htm)

14 12 Studie OSS. Standard-Büroanwendungen. Single Sign On Bürgerkarte OpenOffice.org als Alternative Abhängigkeit von MS- Office Single Sign On und Sicherheitsfunktionen Linux bietet die Möglichkeit, eine Single-Sign-On-Prozedur zu implementieren, das in der Rechteverwaltung auf die entsprechenden LDAP-Einträge der AnwenderInnen zugreift. Alle Anwendungen, die über einen entsprechenden authentification module verfügen, können bei geeigneter Implementierung zuverlässig ohne neuerliches Benutzerlogin verwendet werden. Dieses System ist mit dem Portalverbund der öffentlichen Verwaltung kompatibel. Bei Bedarf kann die Authentifizierung über die Bürgerkarte zusätzlich implementiert werden. Von der Stabsstelle IKT-Strategie des Bundes (CIO) wird im Internet eine für die generelle Verwendung freigegebene Software für alle Signaturanwendungen und Bürgerkartenfunktionen bereit gestellt. Für diese Software ist eine Linux-Version in Vorbereitung, so dass für den Einsatz der Bürgerkarten Plattformunabhängigkeit vorausgesetzt werden kann Zentrale Softwareverteilung (ADVInstaller) Um auch Linuxrechner in die zentrale Softwareverteilung der Stadt Wien einbinden zu können, bedarf es der plattformunabhängigen Version des von der MA 14 entwickelten ADVInstallers. Diese plattformunabhängige Ausführung ist mit der für April 2005 geplanten nächsten Version gegeben. 4.2 Standard-Büroanwendungen Office Zum derzeit verwendeten MS-Office 2000 existiert mit OpenOffice.org eine gute plattformübergreifende Alternative, die sowohl für MS-Windows als auch für Linux zur Verfügung steht. Wegen des umfassenden und langjährigen Einsatzes von MS-Office ist für eine Umstellung zu berücksichtigen: 35 Software-Produkte importieren und exportieren direkt Daten aus oder nach MS-Office. Diese Produkte sind auf PC-Arbeitsplätzen eingesetzt. 100 betriebskritische Makros, die auf PC Arbeitsplätzen verwendet werden, müssten bei einer Migration neu entwickelt werden. 400 betriebskritische MS-Access Anwendungen, die auf PC Arbeitsplätzen verwendet werden, müssten bei einer Migration neu entwickelt werden. Die große Menge an bestehenden Dokumenten in MS-Office-spezifischen Fileformaten und deren umfassende Verwendung in der internen und externen Kommunikation erfordert die sorgfältige Planung einer Migration. Zuordnung von MS-Produkten zu PC-Arbeitsplätzen MS-Access- Anwendungen MS-Office- Makros MS-Office- Einbindung Abbildung 5: Abhängigkeit von MS-Produkten

15 Studie OSS. Groupware. 13 Diese Faktoren machen einen Wechsel zu OpenOffice.org nur für die untersuchten 7500 PC-Arbeitsplätze sinnvoll, die nicht von MS-Office abhängig sind. Daraus ergibt sich über den Zeithorizont der Studie hinaus eine Koexistenz beider Office-Suiten. Bezogen auf die im Magistrat Wien eingesetzten PC-Arbeitsplätze wurden die Funktionen der hier beschriebenen Standardanwendungen evaluiert. Für eine möglichst problemfreie Koexistenz der Office-Suiten sind folgende Punkte zu beachten: Beiden Office-Suiten liegen unterschiedliche Konzepte zu Grunde, so dass trotz der sich ständig verbessernden Fähigkeiten von Openoffice.org, auch Formate von MS-Office korrekt zu interpretieren, eine vollständige Kompatibilität nicht erreichbar sein wird. Für eine problemfreie Koexistenz sind daher produktspezifische Merkmale einer Office Suite möglichst zu vermeiden, wenn diese Funktionalität in der jeweils anderen Suite anders interpretiert wird. Makros und Vorlagen: In MS-Office erstellte Makros können von OpenOffice. org zwar korrekt gelesen und bewahrt werden, sind aber nicht ausführbar. Die derzeit verfügbaren Hilfsmittel zur Konvertierung reichen für eine vollständige automatisierte Übersetzung nicht aus, bieten aber eine gute Grundlage für die Unterstützung einer anlassbezogenen Umwandlung. Eine besondere Ausprägung von Makros stellt das auf dieser Technologie basierende zentrale Formularsystem Rahmenschriftstücke 6 der Stadt Wien dar. Derzeit wird an der Entwicklung einer zusätzlichen Web-Lösung gearbeitet. Die Erstellung von neuen Makros sollte generell nur in sehr gut begründeten Fällen erfolgen und soll nach Möglichkeit durch den Einsatz plattformunabhängiger Webtechnologien abgelöst werden. Seitens der EU wird den öffentlichen Verwaltungen der Übergang [1] zu offenen, nicht-binären und modifizierbaren Dokumentenformaten auf Basis von XML empfohlen. Beide in Frage kommenden Office-Suiten ermöglichen (MS-Office allerdings erst ab der Version 2003) die Verwendung solcher Formate. Insbesonders auch bei der Ein- und Anbindung von Anwendungsprogrammen ist der Übergang zu XML-basierten Schnittstellen sinnvoll. Für die Kommunikation nach außen sollen vorzugsweise Dokumentenformate verwendet werden, die sowohl die Authentizität als auch die plattformübergreifende und medienunabhängige Darstellbarkeit des Inhalts sicher stellen. Durch technische und organisatorische Maßnahmen in Form von Konventionen und Empfehlungen ist sicher zu stellen, dass die praktischen Auswirkungen dieser Unterschiede möglichst ohne Effizienzverlust bewältigt werden können Groupware Derzeit ist MS-Exchange-Server 5.5 mit MS-Outlook als Client im Einsatz, eine Migration zu MS-Exchange 2003 wird derzeit vorbereitet und steht kurz bevor. MS-Exchange-Server mit MS-Outlook unterstützt im vollen Funktionsumfang nur Arbeitsplätze unter MS-Windows. Aus derzeitiger Sicht bieten sich folgende Alternativen für Linux-Arbeitsplätze an: Der MS-Outlook-Webzugang zu MS-Exchange 2003 bietet einen wesentlich verbesserten Webclient, der für einfache Anforderungen ausreichend ist. Ein auf Linux basierender Client für MS-Exchange-Server Derzeit wird zum Beispiel mit Novell Evolution (früher Ximian) ein Open Source Produkt angeboten, das diese Anforderungen erfüllt. Die getesteten Versionen sind allerdings instabil, sodass für einen großflächigen Einsatz weitere Versionen abgewartet werden müssen. OpenOffice.org für Arbeitsplätze geeignet Koexistenz der Office- Suiten Keine vollständige Kompatibilität Makros und Vorlagen Formularsystem der Stadt Wien Ablöse von Makros durch Webtechnologien XML-Format Konventionen und Empfehlungen MS-Exchange Server und MS-Outlook Varianten für den Groupware-Client 6 Formularsystem, das auf der Makro-Funktionalität von MS-Office aufbaut.

16 14 Studie OSS. Elektronischer Akt (ELAK). Synchronisation PDA/Mobiltelefone ELAK und MS-Produkte ELAK und OpenOffice.org SAP GUI unter MS-Windows und Linux Eine weitere wichtige Anforderung ist die umfassende Integration von PDAs und Mobiltelefonen. Auf 500 Arbeitsplätzen, allerdings mit steigender Tendenz, werden PDAs und Mobiltelefone verwendet, die eine Synchronisation zu Kalenderdaten durchführen. Die Soll-Analyse hat für die Synchronisation der zahlreichen mobilen Geräte eine unübersichtliche Situation gezeigt, die noch keine definitive Produktempfehlung erlaubt. Unter KDE ist mit KDE-PIM ein vielversprechender Ansatz verfügbar, aber auch Programme wie das auf Gnome aufbauende Multisync bieten eine umfassende Synchronisation über Infrarot-Schnittstellen und Bluetooth an. Da von den Herstellern der Geräte bisher kaum Programme für Linux angeboten werden, muss auf die zahlreich verfügbaren freien Alternativen zurückgegriffen werden. Dadurch kann nicht für alle Geräte die Verfügbarkeit einer unmittelbaren Synchronisierungslösung erwartet werden. Insgesamt musste daher nach den Tests festgestellt werden, dass die Synchronisation mit den im Magistrat Wien eingesetzten PDA-Geräten und Mobiltelefonen unter Linux derzeit nicht zur Verfügung steht Elektronischer Akt Ebenfalls eine essentielle zentrale Anwendung ist der elektronische Akt ELAK, der auf dem Produkt Components der Firma Fabasoft basiert. Fabasoft Components ist derzeit sowohl eng mit MS-Windows als auch mit MS-Office verbunden. Hier ist in den kommenden Jahren mit einer starken Zunahme der Verwendung zu rechnen. Derzeit sind verschiedene Systemversionen im Magistrat eingesetzt, die in einem Migrationsprojekt auf einen einheitlichen Standard gebracht werden. Nach Auskunft des Herstellers wird die im Jahr 2005 geplante Version Fabasoft Components 6.0 SP 2 die Plattformunabhängigkeit des Clients und OpenOffice.org unterstützen. Unter folgenden Voraussetzungen ist ein Umstieg auf OpenOffice.org im Zusammenhang mit ELAK möglich: Fabasoft Components Version 6.0 SP 2. Entweder Umstellung der Vorlagen von MS-Office auf OpenOffice.org oder generelle Verwendung von XML-Formaten, die dann von den jeweiligen Office- Suiten interpretierbar sind. Mit dieser Vorgangsweise könnte die Verwendung des ELAK vollständig unabhängig von der jeweiligen Office-Suite sein. Konvertierung der abgelegten Daten der bestehenden Anwendungen in offene Formate, beispielsweise müssen Mails auf allgemein lesbare Formate umgestellt werden, was eventuell automatisiert realisierbar sein wird. Abschluss des laufenden magistratsweiten Migrationsprojektes Standard ELAK. Weiters ist Fabasoft Components als Basis zum Teil sehr komplexer Anwendungen im Einsatz. Für diese Plattform werden keine neuen Anwendungen mehr erstellt, allerdings ist für die bestehenden Anwendungen mit einer noch recht langen Lebensdauer mit erheblicher Verbreitung zu rechnen. Zum jeweiligen Lebensende dieser Anwendungen ist deren vollständige Neuentwicklung erforderlich SAP SAP wird im Magistrat der Stadt Wien für Kostenrechnung, Personalmanagement (Zeiterfassung) und Controlling sowie zahlreiche dienststellenspezifische Spezialaufgaben eingesetzt. Der auf dem PC-Arbeitsplatz installierte SAP GUI 7 ist sowohl als MS-Windows- Applikation als auch als unter Linux lauffähige Java-Applikation 8 verfügbar. 7 Der SAP GUI ist das zum Betrieb von SAP erforderliche Programm. 8 Java ist ein Entwicklungswerkzeug, mit dem plattformunabhängige Applikationen erstellt werden können.

17 Studie OSS. MS-Access-Anwendungen. 15 Die beiden Versionen sind in den wesentlichen Funktionen gleichzusetzen. Für folgende SAP-Detaillösungen, die im Bereich des Magistrats der Stadt Wien im Einsatz sind, existieren derzeit Einschränkungen beim Einsatz von Linux auf PC-Arbeitsplätzen: SAP-Anwendungen und Abhängigkeit von MS- Produkten SAP Business Warehouse 9 Auswertungen unter Verwendung des sogenannten BEX-Analyzers liefern die Daten im MS-Excel-Format unter Verwendung von Makros und können deshalb zur Zeit nur beschränkt unter Linux zum Einsatz kommen. SAP-Portal 10 Angebote von SAP-Daten im Web unter Verwendung des SAP-Portals sind zur Zeit an die Verwendung des MS-Internet-Explorer gebunden. SAP EBP (Enterprise Buyers Professionell) 11 Die SAP-EBP-Lösung im Intranet der Stadt Wien benötigt zur Zeit ebenfalls den MS-Internet-Explorer, kann jedoch bei Bedarf auch so umgestellt werden, dass sie unter Mozilla-basierten Browsern funktioniert MS-Access-Anwendungen Die potenziell umstellbaren PC-Arbeitsplätze wurden zwar so ausgewählt, dass auf diesen keine MS-Access-Anwendungen installiert sind, dennoch sind diese jedenfalls gesondert zu evaluieren. Im Magistrat der Stadt Wien ist MS-Access auf etwa 40% aller PCs installiert. Bei der Software-Erhebung wurden 400 MS-Access-Anwendungen als betriebsrelevant gemeldet. Für die Migration von MS-Access-Anwendungen gibt es keinen unmittelbaren Ersatz. Für die Migration der Anwendungen gibt es mehrere Varianten: 400 MS-Access Anwendungen MS-Access Migrationsvarianten Mit dem OSS-Produkt REKALL 12 steht ein GPL-basierendes Datenbank-Frontend zur Verfügung, das als MS-Access-Ersatz sowohl unter Windows als auch unter Linux in Frage kommt. REKALL ist derzeit noch in einem recht frühen Entwicklungsstadium, so dass die Anwendbarkeit weiter zu prüfen ist. Als kommerzielles Tool kann der Diamond Edge Access Converter 13 geprüft werden, der MS-Access-Programme in Java übersetzt. OpenOffice.org ermöglicht den Zugriff auf Datenbanken über ODBC, so dass auch diese Alternative in Frage kommt. Da bei OpenOffice.org 2.0 auch die derzeitige Begrenzung der maximalen Zeilenzahl entfällt, steht mit Calc ein leistungsfähiges Werkzeug zur dezentralen Auswertung von Datenbanken zur Verfügung. Für OpenOffice.org 2.0 ist die Verfügbarkeit einer eigenen Datenbank mit einem ähnlichen Leistungspektrum wie bei MS-Access bzw. bei REKALL zu erwarten. Die eigenentwickelten Programme DBI und WADL sind ebenfalls als plattformneutrale Datenbank-Frontends einsetzbar. Ebenfalls als kommerzielles Produkt verfügbar ist das aus Deutschland stammende MYSQL-Front 14 auf PHP-Basis, das in Verbindung mit dem MYSQL DBMS verwendet werden könnte. Ähnlich der Vorgangsweise bei den MS-Office-Makros wird es auch hier technischer und organisatorischer Rahmenbedingungen bedürfen, um Anwendungen zu portieren oder Alternativen einzusetzen. Schaffung von Rahmenbedingungen 9 SAP Business Warehouse: SAP-Komponente, die statistische Auswertungen ermöglicht. 10 Das SAP-Portal ist die webbasierte Version von SAP. 11 SAP EBP: im Intranet der Stadt Wien angebotenes Bestellservice. 12 ( ) 13 ( ) 14

18 16 Studie OSS. Technische Einsatzmöglichkeit. Ausreichende Funktionalität von OSS-Produkten Koexistenz von zwei Plattformen 4.3 Technische Einsatzmöglichkeit Die technische Untersuchung hat gezeigt, dass auf OSS basierende PC-Arbeitsplätze die gewohnte Funktionalität bieten und sich in die Systemlandschaft des Magistrats der Stadt Wien integrieren lassen. Nachdem auf mehr als der Hälfte der PC Arbeitsplätze SW-Produkte verwendet werden, für die bisher keine unter Linux lauffähigen Alternativen identifiziert wurden, ergibt sich die Notwendigkeit einer langfristigen Koexistenz von MS-Windows und Linux. Es existiert eine hohe Anzahl von Anwendungen (mehr als 500), die noch an MS-Windows gebunden sind und auf absehbare Zeit aus Kosten- und Kapazitätsgründen nicht migrierbar sind. Eine kritische Beurteilung von großflächig eingesetzten Emulationslösungen (z.b. VM-Ware) oder einer im Ressourcenbedarf aufwändigen Terminalserverlösung wurde ebenfalls durchgeführt. Von einem Einsatz im Magistrat der Stadt Wien wird abgesehen, da dadurch keine Beschleunigung einer Migration oder Verkürzung einer Übergangsphase erzielt wird. Die Koexistenz von reinen MS-Windows- und Linux-Arbeitsplätzen wird bevorzugt, auch wenn zur plattformübergreifenden Nutzung von Programmen ein punktueller Einsatz von Wine, einer Nachbildung von Windows-Libraries unter Linux, sinnvoll sein kann. Selbst bei vollständiger Verfügbarkeit aller Einzelkomponenten unter Linux müsste auf Basis der Erfahrungen bisheriger magistratsweiter Systemumstellungen eine mehrjährige Koexistenz beider Plattformen eingeplant werden. Jedes OSS-Produkt wurde als technisch ausgereift und funktional entsprechend beurteilt. Aus deren Einsatz kann somit unmittelbar kein Mehraufwand in der Betreuung abgeleitet werden. Allerdings sind im parallelen Betrieb von zwei unterschiedlichen Plattformen unabhängig von den Merkmalen der eingesetzten Produkte erhöhte technische und organisatorische Anforderungen zu erwarten.

19 Studie OSS. Drei Szenarien Szenarien Unter Berücksichtigung der gegebenen technischen Möglichkeiten wurden mögliche Szenarien zur Einführung von OSS-Produkten auf den PC-Arbeitsplätzen der Stadt Wien ausgearbeitet. Betrachtet wurden die aus der Ist-Analyse gefilterten, potenziell migrierbaren PC-Arbeitsplätze, die nur Software verwenden, die entweder plattformunabhängig ist oder für die eine passende OSS-Alternative verfügbar ist. Wegen der daraus resultierenden Notwendigkeit einer längerfristigen Koexistenz werden für die Einführung von Open Source Produkten im Magistrat der Stadt Wien drei Szenarien mit unterschiedlichen Einführungsvarianten evaluiert. 5.1 Weiterführung von MS-Windows und MS-Office Drei Szenarien Standard-PC-Arbeitsplatz bei Weiterführung von MS-Produkten MS-Windows MS-Office MS-Outlook Abbildung 6: Standard-PC-Arbeitsplatz bei der Weiterführung von MS-Produkten In diesem Szenario wird davon ausgegangen, dass weiterhin die entsprechend aktuellen Versionen von MS-Windows und MS-Office auf allen PC-Arbeitsplätzen eingesetzt werden. Bei MS-Windows und MS-Office ist davon auszugehen, dass diese in der Regel alle 5 Jahre durch eine Nachfolgeversion bzw. ein Nachfolgeprodukt zu ersetzen sind. Durch die Fortsetzung der gewohnten Funktionalität entsteht weder in der Ausführung der SW-Produkte noch in der Akzeptanz durch die AnwenderInnen eine neue Situation. Die Weiterführung bewirkt, dass die Abhängigkeit von den Herstellern proprietärer SW-Produkte erhalten bleibt. Bei der grundsätzlichen Absicht, die Systemlandschaft in Richtung OSS zu entwickeln, würde dieses Szenario allfällige Migrationen lediglich zeitlich verschieben. Es wird im Rahmen des üblichen Releasewechsel-Zyklus eine Migration zu den neuen Versionen von MS-Windows und MS-Office für 2007 bis 2008 angenommen. 5.2 Einführung von OpenOffice.org Herstellerabhängigkeit Versionswechsel ab 2007 Szenario MS-Windows und OpenOffice.org MS-Windows OpenOffice.org MS-Outlook 2000 Abbildung 7: Standard PC-Arbeitsplatz bei Szenario MS-Windows und OpenOffice.org

20 18 Studie OSS. Drei Szenarien. Alternative Office-Lösung Maßnahmen zur Einführung Einführungsvarianten In diesem Szenario bleiben PC-Arbeitsplätze zwar mit dem Betriebssystem MS- Windows ausgestattet, erhalten aber an Stelle von MS-Office die Open Source-Office- Suite OpenOffice.org. Als Client zum MS-Exchange-Server bleibt MS-Outlook bzw. der MS-Outlook-Webzugang im Einsatz. Bei einer isolierten Betrachtung erweist sich OpenOffice.org als gleichwertige Alternative zu MS-Office. Für die Übernahme bestehender Daten und Programme sind Aufwände zu berücksichtigen. Wie schon erläutert, sind auf Grund der notwendigen Koexistenz für die interne und externe Kommunikation entsprechende organisatorische und technische Maßnahmen zu treffen. Dieses Szenario stellt einen wesentlichen Schritt in Richtung eines Einsatzes von OSS-Produkten am Arbeitsplatz dar. Die Office-Suiten sind die Kernanwendungen am Arbeitsplatz. Die Akzeptanz durch die AnwenderInnen ist Voraussetzung für weitere Migrationen. Das Produkt OpenOffice.org wird im Leistungs- und Produktkatalog der MA 14 angeboten. Bei der Einführung besteht die Möglichkeit der kooperativen Einführung mit begleitenden Maßnahmen oder das Aufsetzen eines Migrationsprojektes. Beide Einführungsvarianten werden mit ihren finanziellen Auswirkungen beleuchtet. 5.3 Zusätzliche Einführung von Linux Szenario Linux und OpenOffice.org Linux OpenOffice.org MS-Outlook Webzugang oder Linux-tauglicher Groupware-Client Alternative Lösung für das PC-Betriebssystem Groupware-Client Plattformunabhängigkeit erreicht Einführungsvarianten Abbildung 8: Standard-PC-Arbeitsplatz bei Szenario Linux/OpenOffice.org Unter der Voraussetzung, dass alle Anwendungen eines PC-Arbeitsplatzes OSS-fähig sind, erweist sich Linux als gleichwertige Alternative zu MS-Windows. Das parallele Betreiben von MS-Windows und Linux als PC-Betriebssystem bedingt jedenfalls in der Einführungsphase erhöhte Aufwände. Als Client zum MS-Exchange-Server wird standardmäßig der MS-Outlook-Webzugang eingesetzt. In weiterer Folge könnte bei Bedarf ein leistungsfähiger Linux-tauglicher Groupware-Client (z.b. Novell Evolution) angeboten werden oder wäre auch eine serverseitige Änderung des Groupware-Angebots möglich. In diesem Szenario werden von den Arbeitsplätzen, auf denen OpenOffice.org eingesetzt wird, PC-Arbeitsplätze mit Linux an Stelle von MS-Windows betrieben. Mit dem Einsatz von Linux am PC-Arbeitsplatz ist die Plattformunabhängigkeit für diese Arbeitsplätze erreicht. Eine ausführliche strategische Betrachtung der OSS-Einführung am Arbeitsplatz erfolgt im Kapitel 7 Strategie- und Risikobetrachtung. Das Produkt Linux wird im Leistungs- und Produktkatalog der MA 14 angeboten. Bei der Einführung besteht die Möglichkeit der kooperativen Einführung mit begleitenden Maßnahmen oder das Aufsetzen eines Migrationsprojektes. Beide Einführungsvarianten werden mit ihren finanziellen Auswirkungen beleuchtet.

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