IT-Strategien in Betreuungseinrichtungen Im Spannungsfeld zwischen pragmatischen Lösungen und neuesten IT-Technologien

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1 IT-Strategien in Betreuungseinrichtungen Im Spannungsfeld zwischen pragmatischen Lösungen und neuesten IT-Technologien Dr. Peter Wolff Bad Kreuznach 10. Oktober 2010

2 Gliederung Einführung Die serviceorientierte IT-Abteilung Innovationen und die Herausforderungen im Budget Probleme kann man nicht outsourcen Handlungsempfehlungen und Ausblick 2

3 Kurzvorstellung Mittelständisches Beratungshaus mit fünf Partnern Kunden kommen primär aus dem Mittelstand, darüber hinaus ausgewählte Themen im Konzernumfeld Organisations- und Prozessberatung, gepaart mit innovativem Technologie-Wissen Starke Umsetzungsorientierung Projekte im Care-Umfeld: verschiedene Themen in der Diakonischen Stiftung Wittekindshof Begleitung einer Technologie-Ausgründung aus dem Grönemeier-Institut (RFID / Amedo) Projektbegleitung bei der Entwicklung und Einführung der neuen IT-Architektur in Haus Hall Begleitung eines e-health-anbieters: Betreuung von älteren Menschen / (MIA / TDSG) Unternehmensfusion im Bereich der Medizintechnik / Orthopädie (und Business Intelligence Lösungen in der BCMG) 3

4 Praxisbeispiele Der Wittekindshof Wittekindshof wurde 1887 in Bad Oeynhausen-Volmerdingsen gegründet dislozierte Einrichtung mit rd. 50 Standorten und Schwerpunkten in Ostwestfalen rund um Bad Oeynhausen in den Kreisen Minden-Lübbecke und Herford sowie im Westen ausgehend von Gronau im Münsterland bis ins Ruhrgebiet nach Hamm und Herne rund Kinder, Jugendliche und Erwachsene mit geistigen und mehrfachen Behinderungen breit gefächertes Angebot in den Bereichen Wohnen, Bildung, Arbeit, Förderung, Beratung und Freizeit; differenzierte ambulante, teilstationäre und stationäre Angebote rund Mitarbeiter an den unterschiedlichsten Standorten rd. 40 TK-Anlagen, rd Telefongeräte und rd. 500 Mobiltelefone rd PC und 1300 User, Citrix-Serverfarm mit 90 Servern 4

5 Einführung Neue IT (und Telekommunikations)-Lösungen unterstützen Unternehmen und insbesondere den Care-Sektor bei den aktuellen Herausforderungen. Neuen Technologien gilt es zu erkennen, zu verstehen und mit ihren Chancen, aber auch Herausforderungen zu verbinden. Wesentlich ist das richtige Verhältnis zwischen laufenden Kosten, Investitionen und rechenbaren Nutzen. Robuste und sinnvolle Technologien müssen von neuen Nice-to-have-Lösungen unterschieden werden. Enterprise 2.0 Lösungen Die wesentliche zukünftige Veränderung stellt das Zusammenwachsen der Informations- und Kommunikationstechnologien (Konvergenz von I&K-Technologien) dar. Das bedeutet, dass die Grenzen zwischen klassischer Datenverarbeitung und der Telekommunikation zunehmend verwischen. 5

6 Spagat zwischen Technik und eigentlichem Geschäftsmodell Die Technologiezyklen werden eher kürzer als länger. Man bekommt das Gefühl, Investitionsentscheidungen werden oft durch die rein technische Innovation und weniger durch das Geschäftmodell getrieben. Den teilweise stark gestiegenen Anforderungen an die Dokumentation sind oft nur noch durch technisch getriebene Lösungen zu begegnen. Personal ist im Care-Sektor der wesentliche Kosten-Hebel. IT kann nur gesteigerte Anforderungen abfedern. Dezentralisierung und Kooperationen führen zu einer eher aufwändigeren IT- und TK- Landschaft, teilweise sind die alten Infrastrukturen sehr wirtschaftlich und nur mit hohem Aufwand ablösbar. Die Anzahl der DV-Arbeitsplätze steigt und auf dem einzelnen Arbeitsplatz laufen heute erheblich mehr Anwendungen als früher. Neue Lösungen, Betriebssysteme, Versionen treiben nicht nur die IT-Abteilung. 6

7 Spagat zwischen Technik und eigentlichem Geschäftsmodell IT-Verantwortung zwischen Fachbereich und IT-Abteilung. Know-How der IT-Anwender und deren Wissen um den wirtschaftlichen IT-Einsatz. Projektmanagement innerhalb der Einrichtung bekommt eine ganz neue Bedeutung. Outsourcing zwischen Wunsch und Wirklichkeit. Unternehmensübergreifende Kooperationen zwischen Befindlichkeit und wirtschaftlicher Notwendigkeit. Wieviel IT brauchen wir wirklich? 7

8 Die serviceorientierte IT-Abteilung IT-Abteilung steht im Spannungsfeld zwischen Servicegrad und sehr engen Kostenrahmen. Größe der IT-Abteilung: die klassischen Kennzahlen (IT-MA je x MA) helfen nicht mehr weiter, dazu liegen die Anforderungen der Einrichtungen in den einzelnen IT-Themen zu weit auseinander. Stehen die IT-Kosten noch im Verhältnis zum Umsatz des Care-Unternehmens? Die IT-Kosten je Mitarbeiter liegen zwischen 900 bis ca / p.a. Hinzu kommen noch die Anteile für die notwendige Telekommunikation. Durch Kooperationen/Fusionen steigen die die IT-Kosten/IT-Integration (Umsatzerhöhung um 10% im Verhältnis erhöhtes IT-Budget ca. 3%). Verschmelzung von IT und Telekommunikation Anforderungen/Wünsche/Vorstellungen der Anwender sehr sehr branchenspezifisch Systemverfügbarkeiten und Help Desk Standards, Standard-Software und Open Source IT-Verantwortung in den Fachbereichen, sowohl im Betrieb als auch im Projekt 8

9 Die serviceorientierte IT-Abteilung IT-Pricing: Sachgerechte Verrechnung der IT-Kosten an den (End-)Anwender Kosten und anwendergerechtes Pricing der IT-Dienstleistung und Lösung Vergleichbarkeit mit externen Anbietern!? Pricing als Steuerungsinstrument: Wunsch oder Realität? Definition des IT-Leistungskatalog zwischen Wunsch und Realismus Was ist ein fairer Preis... Beispiel: - Preis für einen Arbeitsplatz (PC) mit SW und Service rd.164 / Monat - Preis für einen Arbeitsplatz (Notebook) mit SW und Service rd. 182 / Monat - Drucker zwischen 8 und 24 / Monat Preisfestlegung alle zwei Jahre Wie differenziert muss das Pricing sein: Transparenz und Einfachheit Fortschreibung in TK-Pricing 9

10 Innovationen und die Herausforderungen im Budget Wie viel IT-Technik braucht man wirklich... IT-Technologie wird zum Selbstzweck Lücke zwischen dem technisch Machbaren und dem wirtschaftlich Sinnvollen Wie reagieren die Einrichtungen - rund die Hälfte der Einrichtungen haben eine solide Basis % weist die technologische Ausstattung deutliche Lücken auf % versuchen technologisch deutliche Schritte zumachen IT folgt der Organisation vs. Organisation folgt der IT Diskussion von vier Beispielen 10

11 Diskussion von vier Beispielen Spezialisiere Softwarelösungen vs. Vorhandenen (Standard-) Lösungen Dezentralisierung von Standorten Mobile Datenerfassung, z.b. bei ambulanten Diensten Neuartige Telekommunikationslösungen, z.b. VOIP 11

12 Probleme kann man nicht outsourcen Outsourcing wird sehr zyklisch diskutiert Viele positive Beispiele... aber auch: Rückabwicklung (grosser) Outsourcing-Projekte Gründe sind vielfältig: Lücke zwischen sportlichem Angebot und Vorstellungen, Verfügbarkeiten, Reaktionszeiten, teuere Weiterentwicklungen... Outsourcing löst KEINE Probleme! Auslagern von Betrieb, Applikationen und Betreuung 24/7 Kritisch: Outsourcing von Prozess Know-How 12

13 Probleme kann man nicht outsourcen Verlagern von eigenen Hardwarestrukturen Mitarbeiterübergang!? Definition und Verhandlung des Leistungskataloges (Service Levels etc.) NIE alleine! Je näher am Standard, je besser und kostengünstiger kann dies durch den Dienstleister unterstützt werden Umfassendes Outsourcing in Betreuungseinrichtungen wegen der Anwendungsbreite eher schwierig Betreuung von Standard-IT-Lösungen im Desktop-Bereich (Software, Collaboration, Print, Ablage) Managed Services, z.b. für Security-Komponenten Alternative: Einrichtungsüberreifende Kooperationen 13

14 Handlungsempfehlungen und Ausblick Nicht von der Technik treiben lassen! IT-Services transparent bepreisen und Leistungen kommunizieren Innovationen nur selektiv mitmachen Outsourcing selektiv und erst dann, wenn die eigenen Hausaufgaben gemacht wurden sind! Anforderungen aus den neue Technologien im I&K-Bereich lösen sich einrichtungsübergreifender einfacher! Referenzen und externer Erfahrungsaustausch sind mehr wert als die Informationen aus der I&K-Industrie! 14

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