Berichtslegung Breitband 2020 Ausschreibungen Access Backhaul Leerrohr

Transkript

1 Berichtslegung Breitband 2020 Ausschreibungen Access Backhaul Leerrohr April 2017

2 Inhalt 1 Generelle Informationen Informationen zur technischen Dokumentation Allgemeines Berichtslegung im ecall und inhaltliches Berichtsdokument Basisdaten Kosten Personalkosten Sachkosten Drittkosten Maschinenkosten Anhänge Bilddokumentation Kostenverschiebung Übersicht und abgerechnete Kosten nach Antrags- Kostenarten Einreichung Zwischen- oder Endberichte Berichtslegung Access, Backhaul und Leerrohr S 2 von 12

3 1 Generelle Informationen In diesem Kapitel finden Sie Fragen und Antworten, die für alle Programmlinien Gültigkeit besitzen. 1.1 Informationen zur technischen Dokumentation Die FFG hat ein umfassendes Informationsblatt in Excel inklusive Tabellen erstellt, das Ihnen den genauen Umfang der Dokumentationspflicht darlegt und erläutert. Das Dokument finden Sie in den entsprechenden Downloadcentern der einzelnen Programmlinien Access, Backhaul und Leerrohr. 1.2 Allgemeines Innerhalb von drei Monaten nach Projektabschluss sind Sie verpflichtet via Berichtsfunktion des ecall-systems einen fachlichen Endbericht und eine Endabrechnung vorzulegen. Bei Vorhaben, die länger als ein Jahr dauern, sind Sie verpflichtet, mindestens einmal jährlich einen Zwischenbericht zu legen und können auf Basis dieses Sach- und Kostenberichts eine aliquote Teilzahlung der Fördersumme beantragen. Bitte beachten sie dabei, dass die abgerechneten Kosten bereits bezahlt sein müssen, Vorauszahlungen sind nicht möglich. Je nach Projektdauer haben Sie die Möglichkeit vorzeitig Zwischenabrechnungen abzugeben:» Bei bis zu zweijährigen Vorhaben kann bei Erreichen von mindestens 50% der genehmigten Kosten,» bei bis zu dreijähren Vorhaben bei Erreichen von mindestens 40% der genehmigten Kosten bzw. mindestens 70% der genehmigten Kosten eine Zwischenabrechnung gelegt werden. Die Vorschriften für Zwischen- und Endabrechnungen sind gleich. Die Zwischen- bzw. Endabrechnung sind gemeinsam mit einem fachlichen Zwischen- bzw. Endbericht sowie inhaltlichen Nachweisen abzugeben. Abrechnungen sind via Berichtsfunktion des ecall-systems zu erstellen, Berichte werden in ecall-formularvorlagen verfasst. Sie können maximal die genehmigten Kosten abrechnen. Bei den Zwischen- und Endabrechnungen müssen Sie nachweisen, welche Kosten tatsächlich erreicht wurden. Liegen Ihre tatsächlich angefallenen, nachweisbaren Kosten unter dem genehmigten Wert, hat dies eine Kürzung der Förderung zur Folge. Berichtslegung Access, Backhaul und Leerrohr S 3 von 12

4 2 Berichtslegung im ecall und inhaltliches Berichtsdokument Bei Berichtslegung sind die Istkosten für ihr Projekt im ecall zu erfassen. Bei Access und Leerrohr Berichten sind diese pro Gemeinde einzutragen. Weiters sind die Istkosten den entsprechenden Kostenkategorien (Personalkosten, Sachkosten, Drittkosten und Maschinenstunden) zuzuordnen. Zusätzlich ist eine Zuordnung zu den Antragskostenarten (z.b. Mitverlegung, Leerrohrsystem, ) mittels Auswahlfenster vorzunehmen. Die Pflichtfelder sind in jedem Fall auszufüllen, bei Bedarf kann ein zusätzlicher Anhang optional hochgeladen werden. Das inhaltliche Berichtsdokument ist ausgefüllt als pdf-datei hochzuladen. Um einen Bericht zu erstellen wählen Sie im ecall den Menüpunkt Bericht, danach können Sie zwischen Zwischen- und Endberichtserstellung wählen. Im ecall links in der Spalte unter Berichte sind die einzelnen Reiter (Basisdaten, Kosten, Anhänge, Bilddokumentation und Kostenverschiebung) für Ihre Berichtslegung zu befüllen. In den nachfolgenden Screenshots werden eine Anleitung und Hilfestellung für das Ausfüllen der einzelnen Reiter dargestellt. 2.1 Basisdaten Auszufüllen ist der Berichtszeitraum des Zwischenberichts. Berichtslegung Access, Backhaul und Leerrohr S 4 von 12

5 Bitte beachten Sie, dass dieser Zeitraum auch im inhaltlichen Berichtsdokument auszufüllen ist und ident sein muss. Im Regelfall ist dies bei mehrjährigen Projekten ein einjähriger Berichtszeitraum für den Zwischenbericht, welcher mit den Angaben zum Projektstart-Termin bzw. auch der Projektdauer übereinstimmen muss. 2.2 Kosten Wenn Sie unter Kostenkategorie auf den Button bzw. die Gemeinde neben Gesamtprojekt drücken, sehen Sie folgende Oberfläche. Hier können Sie Personal-, Sach-, Dritt und Maschinenkosten eingeben. Ein Gesamtimport der Kosten ist auch möglich. Dazu gibt es eine Importvorlage Personalkosten Wenn Sie auf den Reiter Personalkosten und dann auf Neue Kostenposition drücken, sehen Sie folgende Oberfläche. Berichtslegung Access, Backhaul und Leerrohr S 5 von 12

6 Zu beachten ist hier die Zuordnung zu den Antragskostenarten (z.b. Mitverlegung, Leerrohrsystem, ) mittels Auswahlfenster. Wenn Sie die Antragskostenart Weitere Kosten auswählen, sind diese explizit zu erläutern Sachkosten Wenn Sie auf den Reiter Sachkosten und dann auf Neue Sachkosten anlegen drücken, können Sie zwischen externe Lieferung und Lagerabfassung wählen. Nachstehender Screenshot zeigt die Oberfläche der Kategorie externe Lieferung. Zu beachten ist, dass das Datum der Beauftragung nach dem Einreichdatum des Antrags liegen muss. Berichtslegung Access, Backhaul und Leerrohr S 6 von 12

7 Nachstehender Screenshot zeigt die Oberfläche der Kategorie Lagerabfassung. Festgehalten wird, dass das Entnahmedatum im Projektzeitraum liegen muss Drittkosten Wenn Sie auf den Reiter Drittkosten und dann auf Neue Drittkosten anlegen drücken, sehen Sie folgende Oberfläche. Zu beachten ist, dass das Datum der Beauftragung nach dem Einreichdatum des Antrags liegen muss. Ein Beginn und Ende des Leistungszeitraumes ist anzugeben. Berichtslegung Access, Backhaul und Leerrohr S 7 von 12

8 2.2.4 Maschinenkosten Wenn Sie auf den Reiter Maschinenkosten und dann auf Neue Maschinennutzung anlegen drücken, sehen Sie folgende Oberfläche. 2.3 Anhänge Hier ist das inhaltliche Berichtsdokument ausgefüllt und als pdf-datei hochzuladen. Eine Vorlage finden sie im ecall unter Vorlage bzw im Downloadcenter. Weitere Anhänge können bei Bedarf hier ebenfalls hochgeladen werden. 2.4 Bilddokumentation Hier können Sie zwischen den Fotolisten Ihre Bauabschnitte auswählen. Wenn Sie einen ausgewählt haben, ist folgende Oberfläche ersichtlich. Berichtslegung Access, Backhaul und Leerrohr S 8 von 12

9 Pro Projekt wird die Erstellung einer Bilddokumentation unter Angabe der GPS- Koordinaten und des Datums notwendig. Hierzu sind auf jeden Fall die Infrastruktur (Rohrverbände, Popstandorte etc.) und die Lage der Infrastruktur in Bezug zu anderen Bauten elektronisch zu dokumentieren. Bei geförderten POP Standorten sind auch Fotos vom Inneren der Standorte zur Verfügung zu stellen. Die Fotos können im Format jpg hochgeladen werden und es ist auch der Upload von mehreren Fotos auf einmal hochgeladen werden. Details zur Bilddokument finden sie im Informationsblatt zur technischen Dokumentation unter Fotodokumentation im jeweiligen Downloadcenter. Berichtslegung Access, Backhaul und Leerrohr S 9 von 12

10 2.5 Kostenverschiebung Unter dem Reiter Kostenverschiebung sind in der oberen Tabelle die bisher genehmigten Kosten ersichtlich. Falls in Ihrem Projekt Kostenverschiebungen notwendig sind so begründen Sie diese bitte im inhaltlichen Berichtsdokument und klicken Sie auf Verschiebung der Kosten zu anderen Planungskosten beantragen. Hiermit öffnet sich eine neue Tabelle. In dieser Tabelle können Sie aktualisierte Werte beantragen. Bei Eingabe können Kosten in beliebiger Höhe eingegeben werden. Eine Überschreitung der einzelnen Positionen wird rot gekennzeichnet, jedoch nicht als Fehler gewertet solange die Kosten und die Förderung nicht überschritten werden. Berichtslegung Access, Backhaul und Leerrohr S 10 von 12

11 Kosten können auch zwischen den Gemeinden verschoben werden. Dies betrifft vor allem Access Projekte. 2.6 Übersicht und abgerechnete Kosten nach Antrags- Kostenarten Eine Übersicht der im Zwischenbericht eingereichten Kosten finden Sie unter dem Reiter Übersicht. Kumulierte abgerechnete Kosten vs. genehmigte Kosten nach Antrags-Kostenarten finden Sie unter Abgerechnete Kosten nach Antrags-Kostenarten. Berichtslegung Access, Backhaul und Leerrohr S 11 von 12

12 2.7 Einreichung Zwischen- oder Endberichte Wenn Sie alle einzelnen Seiten der Berichte ausgefüllt haben, sollten alle Ampeln grün erscheinen. Prüfen Sie gegebenenfalls nochmals die Vollständigkeit und Richtigkeit Ihrer Angaben und schließen Sie den Bericht ab. Erst nach der Einreichung des Berichts beginnt die inhaltliche, technische und wirtschaftliche Prüfung Ihrer Angaben. Berichtslegung Access, Backhaul und Leerrohr S 12 von 12