BComplete-Büro Tipp 2: Damit der Büroumzug nicht stresst

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1 BComplete-Büro Tipp 2: Damit der Büroumzug nicht stresst Checkliste hält Kosten bei Neueinrichtung oder Neubezug im Griff Nur 20% der Unternehmen setzten beim Umzug oder Büroadaptierung auf Experten Exaktes Timing und klare Verantwortung als Erfolgsfaktoren BComplete garantiert die Produktion individueller Büromöbel innerhalb von 12 Werktagen 6. März Unternehmen machen beim Umzug immer die gleichen, aber leicht vermeidbaren Fehler: Sie unterschätzen den Arbeitsaufwand für diese Aktion und ignorieren die simpelsten Regeln, erklärte Magister Marcus Haas, Geschäftsführer der Office Syncro GmbH, dem Träger von BComplete, einem internationalen Netzwerk von Komplettanbietern für Bürolösungen aus einer Hand. Obwohl klar ist, dass ein Firmenumzug oder die Einrichtung eines neuen Büros nicht zum Daily Business eines Unternehmens gehören, ziehen nur rund 20% der Unternehmen für die Logistik eines Umzugs oder eines Neubezugs eines Büros auch Fachleute heran. Viele vertrauen vielmehr auf selbstgestrickte Lösungen in der Annahme, dass es einfach irgendwie klappen wird. Die aus mangelnder Planung entstandenen Fehler kosten letztlich Zeit, senken wesentlich die Produktivität des Unternehmens und verursachen erhebliche Zusatzkosten, erläutert Haas. Der ambitionierte Anspruch von BComplete, einem internationalen Netzwerk von Komplettanbietern für Bürolösungen aus einer Hand, ist es, das Büro zu einem Erfolgsinstrument zu machen, und das schon vom Start weg. In nur 12 Werktagen zum neuen Büro Die Partner von BComplete bieten konsequent auch im Bereich Büroumzug komplette Lösungen an. Damit kann der Kunde auf einen einzigen Ansprechpartner für sein neues Büro zurückgreifen, egal ob bei der Planung, Beschaffung oder Logistik. Ein Konzept, das der international tätige Büroexperte als Erster in Deutschland, Österreich, der Schweiz und in Liechtenstein anbietet. Jedem Geschäftsführer sollte klar sein, dass der Umzug für seinen Betrieb eine unproduktive Zeit darstellt, so Marcus Haas. Auch aus diesem Grund garantiert BComplete 12 Werktage für die Produktion, zuzüglich der Lieferung und der Montage der individuellen Büromöbel an einem bereits bei der Auftragserteilung garantierten fixen 1

2 Liefertag. Ein Konzept, das der internationale Büroexperte als erster flächendeckend für klein- und mittelständische Unternehmen anbietet. Richtiges Timing und klare Verantwortung als Erfolgsfaktoren Die Grundlage, um den Bezug eines neuen Büros möglichst rasch und gleichzeitig kostengünstig über die Bühne zu bringen, ist es, im Unternehmen frühzeitig eindeutige Verantwortungen festzulegen, erklärt Marcus Haas. Für den Neubezug eines Büros sollte daher gemeinsam mit dem Berater ein detaillierter Ablaufplan festgelegt werden, der Zeiten und Verantwortungen definiert. Sinnvoll ist es, dass jeder Mitarbeiter für sein Büromaterial selbst verantwortlich ist. Für Bereiche, in denen kein Mitarbeiter direkt zuordenbar ist, wie zum Beispiel Besprechungszimmer oder Küche, sind ebenfalls Verantwortliche zu bestimmen. Bildtext: Mehr als gedacht, schwerer als geglaubt. Jeder, der schon einmal beim Umzug geschleppt hat, weiß, welch beachtliches Gewicht zu tragen ist. Stauraum wird oft unterschätzt Die eigentliche Planung beginnt aber schon bei der Suche der neuen Büroimmobilie. Da wird der Grundstock für das zukünftige Werkzeug Büro gelegt. Weiters ist wichtig eine Soll-/Ist- Analyse um den Platzbedarf festzustellen und damit die passende Immobilie zu ermitteln. Haas unterscheidet zwischen zwei Szenarien bei einem neuen Büro: Nämlich zwischen Neueinrichtung und Neubezug. In beiden Fällen sind Projektpläne und exakte Lieferzeiten sowie Auf- und Abbaupläne zu erarbeiten Bei einer Neueinrichtung eines Büros ist es wichtig, während der Ab- und Aufbauzeit genügend Stauraum für Akten, Computer, Bürobedarf einzuplanen um einen reibungslosen Aufbau der neuen Möbel zu garantieren, so Marcus Haas. Daher gilt im BComplete- Netzwerk das Prinzip des garantierten Liefertages: so werden Umzugskosten und Stress reduziert. 2

3 Trennen ist jetzt angesagt Bei einem Umzug ist es wichtig, dass das benötigte Volumen für das Umzugsgut rechtzeitig berechnet wird. Ein Umzug bedeutet immer packen, packen und packen, so Haas. Bei einem Umzug wird oft die Zeit unterschätzt. Auch sollten die Kartons nicht bis zur Belastungsgrenze gefüllt werden. Jeder, der schon einmal einen mit Papier vollgeladenen Karton getragen hat, weiß, wie schwer dieser sein kann, so Marcus Haas. Noch ein Tipp aus der Praxis von Marcus Haas: Die Umzugskartons sollten nach einheitlichen System beschriftet werden, damit diese dem neuen Platz Stockwerk, Raum, Platz und Mitarbeiter schnell zugeordnet werden können. Der Belegplan des BComplete-Einrichters ist hier ein einfaches und effizientes Instrument. Ein Umzug in ein neues Büro ist zudem ein sehr guter Zeitpunkt, sich von nicht mehr benötigten Unterlagen zu trennen. Ein Tipp aus Praxis: Die Laufmeter der gefüllten Regalen sollten rechtzeitig vermessen werden, um auch im neuen Quartier ausreichend Stauraum bereit zu haben. All diese Optimierungen sparen Geld bei Miete, Ausstattung und Übersiedlung, ist Marcus Haas überzeugt. Aktuelles Foto und die Checkliste für den Umzug finden Sie auf: Checkliste für einen Umzug Beantragen von Halteverbotszonen, um die Transportwege möglichst kurz zu halten. Adressänderungen und Kündigungen verschiedener Verträge sind zu bedenken und vorzunehmen. Banken, Sparkassen, Postgiroämter etc. sind zu benachrichtigen. Nachsendeantrag, Telefon, GIS, Rundfunk, Fernsehen, Kabelfernsehen usw. sind andere abzuarbeitende Positionen. Auch die Energieversorger müssen frühzeitig über den Umzug informiert werden. (Vereinbarung von Ableseterminen für Wasser, Strom, Gas etc.) Erstellen von übersichtlich, deutlich geschriebenen und skizzierten Lagepläne der Entladestelle getrennt nach Stockwerken und Räumen. So wird den Möbelträgern und Umzugshelfern die Arbeit wesentlich erleichtert. Ausführliche Datensicherung der verschiedene Geräte (Drucker, Plotter, Kopierer). Bei Leasinggeräten ist oftmals im Voraus schriftlich die Zustimmung der Leasinggesellschaften zum Transport einzuholen. 3

4 Die Verkabelung zwischen den EDV-Geräten sollte von Experten abgenommen werden. Versehen von PCs, Monitoren und Druckern mit Zielangaben. Rechtzeitiges Kümmern um die Netzwerk-, Strom- und Telefonverkabelung. Gegenstände, die von allen genutzt werden, sind zu kennzeichnen und verpacken: Küchenutensilien, Schreibwarenvorräten, Archiv, Papier (z.b. neben den Druckern), Pflanzen, Besprechungsräumen, ev. Möbellager. Vor dem Umzug am alten Standort und nach dem Umzug am neuen Standort für Extra-Mülltransport sorgen. Die Frage der Endreinigung am alten Standort klären. Prüfen, ob größere Möbel im neuen Gebäude zu ihrem Bestimmungsort transportiert werden können. Am neuen Standort muss beim Eintreffen des ersten Möbelpackers Seife, Putzmittel, Klopapier, Klobürste und ähnliches zur Verfügung stehen. 1-2 Mitarbeiter sollten alle leeren Räume noch einmal gründlich durchforsten und vergessene Kleinigkeiten einsammeln. Umzüge ziehen häufig Gelegenheitsdiebe an. Alle Teilnehmer sind daher zur Vorsicht zu ermahnen. Über BComplete Das internationale Netzwerk BComplete ( definiert das Thema Büro neu: BComplete ist der erste Komplettanbieter für Beratung, Gestaltung und Umsetzung ganzheitlicher Bürolösungen aus einer Hand. Mit BComplete bringen wir eine neue Denkund Arbeitsweise in den verkrusteten Büromöbelmarkt, erklärt Marcus Haas. Der lokale BComplete Partner vor Ort ist persönlicher Berater, Organisator und Koordinator aller Arbeiten, wobei der Kunde selbst über das Ausmaß der Beratungsleistung entscheidet. Lokales Wissen verbunden mit der Erfahrung eines internationalen Netzwerkes garantiert eine schlagkräftige Kombination von der Kunden profitieren können. Unser Credo ist es nicht dem Kunden eine Lösung für das Büro zu bieten, sondern die Beste. BComplete schlägt so eine Brücke zwischen Büroplaner- und Büromöbelhersteller. Damit ist es leistungsstark, flexibel, sowie zu 120% auf den Nutzen fokussiert. Bis zum Jahresende 2013 werden im Deutschland, Österreich und der Schweiz 45 BComplete-Partner tätig sein. Die Office Syncro GmbH ist der Träger von BComplete. Das Wachstum des Netzwerks war seit 2009 rasant und soll in diesem Jahr noch forciert werden betrug der Umsatz 60 Mio. Euro, in zwei bis drei Jahren soll die 100-Millionen Marke erreicht werden. 4

5 Copyright: Reichl und Partner PR, Abdruck honorarfrei Rückfragehinweise für die Medien: Dr. Wolfgang Wendy Reichl und Partner PR Franz-Josefs-Kai 47, 1010 Wien mailto: mobil: Mag. Marcus Haas CEO Office Syncro GmbH / BComplete Tel: mailto: marcus.haas@bcomplete.eu 5