Nr.: vom: X LFK X BFK. Verteiler: vom. Dienstanweisung

Transkript

1 Nr.: vom: DA 6.1 / Dienstanweisung Vorgangsweise für Online- Auszeichnungsanträge Verteiler: X LFK X BFK Alle Florianstationen X Alle Feuerwehren X Bedienstete des LFK Diese Dienstanweisung ersetzt die Dienstanweisung Nr. / vom

2 Zielsetzung: Es soll die Möglichkeit bestehen, Auszeichnungsanträge für folgende Auszeichnungen über die Homepage des Landesfeuerwehrverbandes Steiermark einen Antrag erstellen zu können, der elektronisch den Dienstweg durchläuft: - Verdienstzeichen des Landesfeuerwehrverbandes in der 3., 2. und 1. Stufe - Verdienstkreuz des Landes in Bronze, Silber und Gold - Ehrenzeichen des Landes für 25-, 40-, 50- und 60-jährige Tätigkeit - Steirische Hochwassermedaille des Landes Es ist bei diesen Vorgaben der Dienstweg lt. Verleihungsrichtlinie des Landesfeuerwehrverbandes Steiermark i.d.g.f. (RL 6.1/9-2006) im Feuerwehrdienst auch elektronisch unbedingt einzuhalten. Neben den Feuerwehren sollen sowohl die Gemeinden als auch die Bezirksfeuerwehrverbände und die Steiermärkische Landesregierung Zutritt zu diesem System haben. Durch die automatisierte Meldung über den definierten Dienstweg sollen neben Zeit vor allem Kosten und Arbeitsaufwand gespart werden. Ablaufschema: 1. Antrag wird durch die Feuerwehr / den Abschnittsfeuerwehrkommandanten / Bezirksfeuerwehrkommandanten erstellt. 2. Automatisiert wird vom System ein generiert, das an die jeweils nächste Instanz (Gemeinde, AFKdo, BFKdo, LFV) die Information weiterleitet, dass ein Antrag im System des Landesfeuerwehrverbandes eingetragen wurde. In das eingetragen ist eine fortlaufende Antragsnummer, mit der das Antragsformular geöffnet werden kann. 3. Jede Instanz (Gemeinde, AFKdo, BFKdo, LFV) hat die Möglichkeit, den Antrag zu genehmigen oder abzulehnen bzw. einen Vermerk auf dem Antrag zu machen (Begründung). Mit einer Schaltfläche kann der Antrag an die nächste Instanz (per ) weitergereicht werden. 4. Auf die gleiche Weise bestätigt der BFV den Antrag und meldet durch Klicken einer vordefinierten Schaltfläche per die Info an den LFV (post@lfv.steiermark.at) 5. Der Antrag läuft im Landesfeuerwehrverband Steiermark offiziell auf der Adresse post@lfv.steiermark.at ein und wird von der Posteinlaufstelle mit einer Geschäftszahl versehen und dem zuständigen Sachbearbeiter per weitergeleitet. 6. Im LFV besteht die Möglichkeit der Antrag zu akzeptieren oder entsprechend der Vorgaben abzuändern bzw. zu ergänzen. Durch Klicken einer Schaltfläche wird der Antrag gespeichert und in eine Liste der offenen Anträge übernommen. 7. Jeder Disponent (FW, Gemeinde, AFKdo, BFKdo, LFV) hat über eine Liste Laufende Auszeichnungsanträge über eine Statusinformation Einblick, wo sich der Antrag gerade befindet und wer den Antrag wann genehmigt oder abgelehnt hat. 8. Wird der Antrag im Landesfeuerwehrverband positiv abgeschlossen, wird er automatisiert in die Mitgliederdatei als Eintrag übernommen. Landesfeuerwehrverband Steiermark Seite 2 von 8 gedruckt am

3 Bedienungsanleitung des Programmes : 1. Einstieg in das Programm über die Homepage des Landesfeuerwehrverbandes Steiermark mit den Login-Daten des Online-Kursbuchungssystems der Feuerwehr- und Zivilschutzschule unter 2. Auswahl der Anwendung über das vordefinierte Bild. 3. Auswahl der Option Neuen Auszeichnungsantrag erstellen Landesfeuerwehrverband Steiermark Seite 3 von 8 gedruckt am

4 4. Auswahl, welche Auszeichnung beantragt werden soll (alle möglichen Auszeichnungen werden in einer Liste angezeigt, wenn die Liste mit dem Symbol Pfeil nach unten angeklickt wird). Mit Klicken der Weiter Schaltfläche wird die Auswahl bestätigt. 5. Eine Liste der Mitglieder wird angezeigt, die folgende Voraussetzungen erfüllen : - 10 Jahre Dienstzeit und mehr oder - eine Funktion in der Feuerwehr Soll ein Antrag für ein Mitglied gestellt werden, das in der Liste nicht aufscheint, kann dies nur der Abschnittsfeuerwehrkommandant oder der Bezirksfeuerwehrverband eingeben. Das gewünschte Mitglied mit der Übernehmen -Funktion auswählen. Landesfeuerwehrverband Steiermark Seite 4 von 8 gedruckt am

5 6. Ausfüllen des Antrages: Sämtliche Daten des Mitgliedes werden aus der Mitgliederdatei des Landesfeuerwehrverbandes Steiermark übernommen. Bei Fehlern der Daten ist bei Feuerwehren, die mit WinFES arbeiten, der Schriftführer in der Feuerwehr für die Korrektur der Daten zuständig, andernfalls werden die Daten im Landesfeuerwehrverband Steiermark in der EDV korrigiert. Sind die Daten in Ordnung, muss der Antrag im dafür vorgesehenen Feld ausführlich begründet werden und das vorgesehene Datum der Verleihung eingetragen werden. Durch Klicken der Schaltfläche wird der Antrag über den Dienstweg abgeschickt. 7. Überprüfung des Status eines Antrages: Es kann jederzeit überprüft werden, wo sich der Antrag gerade auf dem Dienstweg befindet und von wem er bereist bearbeitet wurde. Über die Funktion Laufende Auszeichnungsanträge kann eine Liste abgerufen werden, welche Anträge gerade den Dienstweg durchlaufen. Hier kann der Antrag über das Drucker-Symbol jederzeit ausgedruckt werden oder über das Info-Symbol die Details (mit Bearbeitungsstatus) abgerufen werden. Landesfeuerwehrverband Steiermark Seite 5 von 8 gedruckt am

6 8. Verwaltung der Kontingente durch Bezirksfeuerwehrverbände Die Verdienstzeichen des LFV sind lt. den Verleihungsrichtlinien des Landesfeuerwehrverbandes Steiermark i.d.g.f. (RL 6.1 / ) abhängig von der Mitgliederzahl im Bezirk nach einem bestimmten Berechnungsschlüssel kontingentiert. Dieses Kontingent lässt sich durch den Bezirksfeuerwehrverband nach Wunsch auf die Abschnitte eines Bezirkes aufteilen. Dementsprechend überprüft das Programm bei der Antragstellung, ob noch Kontingente für Verdienstzeichen frei sind und lässt u.u. eine Antragstellung durch die Feuerwehr nicht zu. Die Verwaltung erfolgt über den Bereich Administration / Kontingente anzeigen in der Hauptmaske der Applikation. Landesfeuerwehrverband Steiermark Seite 6 von 8 gedruckt am

7 9. Das vom Landesfeuerwehrverband vorgegebene Kontingent wird auf den jeweiligen Abschnitt in der dafür vorgesehenen Spalte pro Verdienstzeichen eingetragen. Mit der Schaltfläche Summen aktualisieren wird immer die Gesamtsumme der VZ aktualisiert, damit überprüft werden kann, ob die Gesamtsumme bereits erreicht wurde. Über die Worte Abschnitt können Informationen über den Mitgliederstand und die Anzahl der Feuerwehren pro Abschnitt abgefragt werden. Mit dem Häckchen rechts wird angegeben, ob der Abschnittsfeuerwehrkommandant über die vordefinierte Adresse (z. B. in den Dienstweg eingebunden wird. Wird diese Markierung nicht gesetzt, wird automatisch der Antrag von der Feuerwehr an den Bezirksfeuerwehrkommandanten weitergemeldet. Mit der Schaltfläche Speichern werden die Daten in die Datenbank geschrieben. Der Abschnittsfeuerwehrkommandant hat mit seinem Login die Möglichkeit, das Kontingent seines Abschnittes einzusehen (keine Bearbeitung möglich!) und auszudrucken. Landesfeuerwehrverband Steiermark Seite 7 von 8 gedruckt am

8 Inkrafttreten: per Lebring am: Der Landesfeuerwehrkommandant: LBD Albert KERN Landesfeuerwehrverband Steiermark Seite 8 von 8 gedruckt am