2. Einsatzstrategien für Anwendungssysteme

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1 2. Einsatzstrategien für Anwendungssysteme -Standard- oder Individualsoftware -ASP/Outsourcing oder Eigenbetrieb -Integrierte / spezialisierte Module -Lizenzpflichtige oder Open Source Software Standardsoftware oder Individualsoftware 2

2 Bereitstellung von Anwendungssoftware Buy Buy Einführung von von Standardsoftware Make Erstellung von von Individualsoftware Externe IT- IT- Spezialisten (Fremdentwicklung) Anwender (Enduser Computing) (Quelle: Abts/Mülder: Grundkurs Wirtschaftsinformatik, 5. Aufl. Braunschweig 2004) 3 Strategien für Make or Buy Wettbewerbsvorteil hoch Eigenprogrammierung mittel Zukauf Informatik- Abteilung (Eigenentwicklung) Fall-zu-Fall- Entscheidung Kooperation niedrig niedrig mittel hoch Entwicklungsaufwand Quelle: Dr. Michael Endres, Informationstechnologie und Bankgeschäft, Vortrag Wirtschaftsinformatik `95, Univ. Frankfurt,

3 Beispiel: Software im Bereich Human Resources (Studie der HN, Forschungsgruppe PERIT Personaleinsatzplanung Skillmanagement Digitale Personalakte HR-Portal / Employee Portal E-Learning HR-DataWarehouse / FIS Workflow Personalentwicklung Employee-Self-Service Ausbildungsverwaltung Dokumentenmanagement Seminarverwaltung Pensionsmanagement Personalbeschaffung Reisekostenmanagement Zutrittskontrolle Personalkostenplanung Zeitwirtschaft & -erfassung Personalstammdatenverwaltung Lohn- & Gehaltsabrechnung Reporting / Auswertung 8 % 13 % 14 % 7 % 19 % 19 % 17 % 21 % 14 % 28 % 31 % 30 % 37 % 46 % 57 % 39 % 66 % 77 % 89 % 66 % 4 % 6 % 3 % Standardsoftware 5 % 12 % 3 % 9 % 11 % 7 % 14 % 4 % 15 % 16 % 21 % 14 % 10 % 27 % Reporting steigt über 40 %! (Vorjahr 68% gesamt) Individualsoftware 16 % 8 % 7 % 31 % Mehrfachantworten möglich (n = 99) 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Individualsoftware ist weiterhin bedeutsam 5 V orteile von Standardsoftware + Hoher Entwicklungsaufwand wird von mehreren/ vielen Kunden bezahlt + Fachwissen vieler Anwender steckt in der Software + Ständige W eiterentwicklung und W artung + Keine 100-Prozent-Lösungen + Schnell (sofort) verfügbar + Anwendung kann vorher begutachtet werden (Referenzbesuche) + Spezialisierte Entwickler bürgen für technische und fachliche Qualität der Software + Dokumentation vorhanden und aktuell + Abbau des Anwendungsstaus in der eigenen DV + Kein Risiko der Eigenentwicklung + Vorhandene Standardlösung kann auf seine Eignung geprüft werden (anstatt Erstellung umfassender Anforderungskataloge) 6

4 Nachteile von Standardsoftware Nicht alle spezifischen Anforderungen abgedeckt Nur 60- bis 80-Prozent-Lösung Anpassungskosten zusätzlich zum Kaufpreis Änderungswünsche einzelner Anwender oft nur schwer durchsetzbar Abhängigkeit von Entwicklungsprioritäten und wirtschaftlichem Erfolg des Anbieters Auch Mitbewerber setzen ggf. die gleiche Standardsoftware ein (kein Innovationsvorsprung) Eigenbetrieb oder Outsourcing/ASP 8

5 Was ist OUTSOURCING? (1) Kurzform für Outside Resourcing teilweise oder vollständige Auslagerung von betrieblichen Aufgaben an einen unabhängigen externen Dienstleister es kann z.b. nur die Hardware ausgelagert werden, es können aber auch Netzwerk, Anwendungssoftware, Support etc. ausgelagert werden 9 Was ist OUTSOURCING? (2) Einige Outsourcing-Varianten: Klassisches Outsourcing: Übergabe von kompletten Rechenzentren an einen externen Dienstleister, z.t. mit Personalübergang Application Service (Inhouse bei Kunden): Dienstleister stellt das Anwendungssystem dem Kunden zur Verfügung, übernimmt zusätzlich Wartung, Schulung, Customizing Hosting: Übernahme des Betriebs von speziellen Teilen oder der gesamten IT-Infrastruktur durch Dienstleister Application Service Providing (ASP): auf Anwendung des Providers wird über Internet zugegriffen, fachliche Verantwortung beim Kunden, für die gesamte IT ist Service-Provider zuständig Business Process Outsourcing (BPO): Übernahme von kompletten Geschäftsprozessen (z.b. Entgeltabrechnung) durch externen Dienstleister 10

6 Outsourcing:Seifeblasen, Blaupausen und leere (?) Versprechungen: Der Markt für Outsourcing in Deutschland wird von 10 Mrd. in 2002 auf über 14 Mrd. in 2005 wachsen (Studie Meta Group) 80 % der Unternehmen in Deutschland haben Outsourcing- Projekte realisiert (Studie Accenture) 50 % der existierenden Outsourcingverträge erfüllen nicht die Erwartungen (Gartner Group) Business Process Outsourcing (BPO) wird bis 2006 jährlich um 20-30% wachsen (Forrester Research) Klassisches Outsourcing wird um neuere Dienste wie Application Service Providing (ASP) oder on demand Services erweitert (IBM) Mit Outsourcing können bis zu 25% der laufenden Kosten eingespart werden (Metagroup) 11 Beispiel für Outsourcing: Entgeltabrechnung Anwender Personaldatenverwaltung Zeiterfassung Bewegungsdatenerfassung Auskunftsdialoge Berichtswesen Bescheinigungswesen MS-OFFICE-Integration Win2000 Clients LAN Datenbank- Server Dienstleister Personalabrechnung (Batch) Auswertungen Software-Wartung Betreuung/Beratung Hotline Kuvertieren u. Versenden von Verdienstnachweisen und Listen Filetransfer Servicerechenzentrum Über die Datenleitung werden die Daten zur Abrechnung ins Service-Rechenzentrum geschickt 12 (Quelle: Abts/Mülder: Grundkurs Wirtschaftsinformatik, 5. Aufl. Braunschweig 2004)

7 Steigendes Interesse an Outsourcing: Zunehmende Komplexität der IT-Landschaften (Software, Hardware) und steigende IT-Kosten Schwache Konjunktur und zunehmender Wettbewerb => steigender Kostendruck und Suche nach Kostensenkungspotenzialen Unternehmen/Branchen fokussieren sich zunehmend auf ihr Kerngeschäft Mangel an Ressourcen (z.b. Personal) Permanenter Informationsbedarf und der Drang nach Flexibilität => stärkeres Bedürfnis nach mobiler & vernetzter Kommunikation 13 Richtig eingesetzt kann Outsourcing einen hohen Nutzen bringen Chancen Konzentration auf die Kernkompetenzen Unmittelbare (Fixkosten => variablen Kosten) und nachhaltige Kostensenkung Mehr Kostentransparenz und höhere Planungssicherheit Steigerung der Performance und Servicequalität Quantensprung hin zu besserer Technologie Reduziertes Personal und höhere individuelle Produktivität 14

8 Outsourcing - ein Spiel mit hohem Risiko? Risiken: Kosten/Komplexität einer Entscheidungsumkehr (In-sourcing) sind sehr hoch Einschränkung von Wachstum und Flexibilität möglich Abhängigkeit von einem fremden Dienstleister Ausverkauf des Know-hows Vielleicht sind die Kosten doch höher (TCO- Betrachtung) TCO = Total Cost of Ownership 15 Outsourcing-Markt: jung, dynamisch, unübersichtlich, Technologie-orientiert IBM Microsoft Citrix... ADP SAP VEDA... Einsteinet Interliant Itelligence Andate Classware... Technologie- Anbieter Netz- und Hosting- Anbieter Application Service Provider Software Anbieter System-Integrator DTAG Cable & Wireless Uunet... KPMG EDS Accenture... 16

9 Outsourcing Markt in Deutschland 2003 In Mio. T-Systems 1652 IBM 1068 Siemens Business Services EDS Hewlett-Packard Triaton* Capgemini Lufthansa Systems CSC Atos Origin 108 * Anfang Prof Dr. von W. HP Mülder, übernommen Hochschule Niederrhein, Mönchengladbach Quelle: Externe IT-Dienstleister im Trend, in: VDI-Nachrichten Nr. 43 v , S Anforderungen an Outsourcing-Dienstleister: SAP-Betrieb Standardleistungen eines Anbieters (Beispiele) Datenbank Oracle Betriebssystem Solaris Nutzung der zentralen Rechenzentrums-Infrastruktur bedienter Systembetrieb 6-22 Uhr werktags Überwachung von Hard- und Software 7 * 24 Stunden Datensicherung und -Recovery Systemadministration Festplatten- und Filesystem-Management SAP-Basis-Betreuung werktags 8-17 Uhr Einpflegen von Softwarekorrekturen für Solaris und Oracle Verfügbarkeit im Produktivsystem 98,5 % First-Level-Support 18

10 Application Services für SAP-R/3 HR 2-System-Konzept mit Produktiv- und Entwicklungssystem SAP-Version:... Named User max.: 100 Concurrent User max.: 34 Module: HR HR-Stammsätze: Systembereitstellung ab: Vertragslaufzeit: 48 Monate Preis:... / Monat SAP-Betrieb: Optionale Leistungen Releasewechsel Hochverfügbarkeitssysteme Zentraldruck mit Kuvertierung Performance-Tuning Berechtigungsmanagement Datenarchivierung Dokumenten-Management... 20

11 Tipps für die Anforderungsdefinition: Klare Zielsetzungen Outsourcing ist eine strategische Entscheidung Verbindliche Zieldefinition und messbare Ergebnisse Ausreichende Ressourcenbereitstellung Sorgfältige Definition der Anforderungen und Auswahlkriterien Genügend Zeit einplanen für Ausschreibung, Auswahl und Verhandlungen (Anbietermarkt ist nicht transparent) Projektgruppe für den Auswahlprozess einrichten Individuelle Leistungs- und Vertragsgestaltung Klare Definition der Leistungsanforderungen (kundenindividuell!) Vereinbarung der Service Level Agreements (kundenindividuell!) Erfahrungen nutzen Möglichst viele Information einholen (Referenzkunden, Workshops...) Vertrauen und Kooperation zwischen Kunde und Dienstleister ist wichtiger als letztlich Entscheidung vor Gericht 21 Auswahlkriterien für Outsourcing- Dienstleister: 1. Schritt Ermittlung der wertbringenden Kernkompetenzen Kompetenz-Matrix Nicht-Kernkompetenzen Kernkompetenzen Aufgeben Weiterführen und Erweitern Kompetenzen Kosten senken/ Outsourcing Kosten senken/ Outsourcing Kein Mehrwert Wert Mehrwert 22

12 2. Schritt: Einteilung in die Kategorien eigen/fremd Beispiel: Bestimmung der HR- Fertigungstiefe Für Outsourcing: i.d.r. ungeeignet = eigen Definition u. Umsetzung Personalstrategie Konzeption u. Aufbau Personalimage Personalanalyse u. planung Identifikation u. Beurteilung v. Nachwuchskräften Konzeption u. Durchführung FK- Entwicklung PE-Konzeption Festlegung Auswahlmethoden u. -kriterien Finale Bewerberauswahl Konzeption Compensationsysteme Mitarbeiterberatung Personalstrategie und -controlling Personalentwicklung Personalbeschaffung Personalabrechnung Personalverwaltung i.d.r. geeignet = fremd Erstellung Reports, Statistiken Durchführung MA- Entwicklung Bewerberbeschaffung Gehalts- Lohn- und Bewerbervorauswahl MA-Betreuung abrechnung Bewerbermanagement/ Auskünfte für Entgeltfragen Korrespondenz Dritte (KK etc.) Führen von Personalakten Vertragswesen Mitarbeiterauskünfte Mitarbeiterbefragung Schritt: Wie viel soll ausgelagert werden? Leistungsspektrum eines Full Service Providers Netzdienst RZ-Betrieb Wartung Pflege Releasemanagemt. Anwendungssupport SI/BP Kundenschnittstelle Transport/ Zugriff Netz- Betrieb Rechen- zentrums- Betrieb Anwen- dungs- Betrieb Anwendungsmanagemt./ Wartung Systemimplementation/ Geschäftsprozesse Support End-to-end Kommunikation Bandbreitenmanagement Netzwerkinfrastruktur Netzwerk- Monitoring SLAs RZ- Einrichtung Server, Hardware Backup-/ Archivierungsmanagement SLAs Hardware- Monitoring OS, Datenbanken, Middleware Anwend.- Monitoring SLAs Integration Call Center/ Service Center Beratung User Help Desk Schulung ESS/MSS Customizing Sachbearbeitung 24

13 Studie SAP HR-Outsourcing der Hochschule Niederrhein (Forschungsgruppe PERIT Personal und IT) Auswahl der Outsourcing-Anbieter für SAP HR anhand von Fachzeitschriften (Lohn+Gehalt, CoPers) Liste der offiziellen SAP Hosting-Partner im Internet (www.sap.com) Insgesamt wurden 64 Unternehmen identifiziert Versand eines schriftlichen Fragebogens (4 Seiten) im Dez Rücklauf: 20 verwertbare Fragebögen 25 Welche der folgenden Outsourcing-Varianten bieten Sie für SAP HR an? Business Process Outsourcing Application Service, inhouse beim Kunden ASP via Internet Hosting N= 20 Outsourcing-Dienstleister 26

14 Wie viele Abrechnungsfälle bearbeiten Sie insgesamt pro Monat? VRG T-Systems GEI Triaton Saardata rku.it RAG Informatik perfict it ORGA Nowis Kanne GISA Freudenberg Endress+Hauser data process CSC Ploenzke Cap Gemini E&Y BFD BASF IT Atos Origin Altro Consult * k.a * k.a. = keine Angaben * = neben SAP HR noch andere HR-Systeme im Einsatz * Anzahl Abrechnungsfälle pro Monat 27 Wie hoch ist Ihr Preis pro Abrechnungsfall im Durchschnitt? Annahme: BPO, ca Abrechnungsfälle pro Monat, ohne Postversand d. Entgeltnachweise, Vertrag 5 Jahre VRG T-Systems GEI Triaton Saardata rku.it RAG Informatik perfect it ORGA Nowis Kanne GISA Freudenberg Endress+Hauser data process CSC Ploenzke Cap Gemini E&Y BFD BASF IT Atos Origin Altro Consult ab 2,50 k.a bis 16 k.a. 4 1,90 (nur Hosting) 3,5 k.a. 7 k.a kein BPO k.a Preis pro Abrechnung in 28

15 Vergleichswerte einer Studie von Strategy Partners Quelle: Hackmann, J.: HR-Outsourcing: Vergleichen lohnt sich, in: Computerwoche v ASP - Definition Der Application Service Provider bietet standardisierte und vorkonfigurierte Anwendungen (Lösungen) sowie die für die Nutzung erforderlichen Serviceund Hardware-Umgebungen an, auf die via Internet oder WAN-Verbindungen zugegriffen werden kann. Die Vorkonfiguration umfasst dabei sowohl die Entwicklung von vertikalen (Branche/Industrie) und/oder horizontalen (Geschäftsprozesse) Anwendungen als auch die Definition der Services für die Einführung und die laufende Betreuung dieser Anwendung (z.b. Help Desk, Upgrades, Problemlösungen). Der ASP stellt die Anwendung bereit und betreibt diese, der Kunde behält die Verantwortung für die Geschäftsprozesse. Das Preismodell orientiert sich an der Anwendung und kann in Abhängigkeit von dieser auf Basis Preis per User und Monat, Preis per Transaktion oder Preis per Nutzungszeit erfolgen. Quelle:K. F. Kriesinger, IBM Global Services

16 ASP - Definition (Forts.) Kunden Miete einen Service Service Service Level Level Agreement Agreement Software Software & & Lösung Lösung (Anwendung) (Anwendung) Implementierung Implementierung Infrastruktur Infrastruktur (Hardware, (Hardware, Rechenzentrum) Rechenzentrum) Service & Support Service & Support A S P ASP-Partner Partnerschaften und Zusammenarbeit 31 Quelle:K. F. Kriesinger, IBM Global Services 2001 ASP Lösung der IBM für Personalwirtschaft in Deutschland * Kernprozesse der ASP Lösung Optionale Erweiterungen der ASP Lösung Bruttolohnabrechnung Nettolohnabrechnung Gesetzl. Berichtswesen Reisemanagement Organisationsmanagement Personalbeschaffung Personaladministration Zeitwirtschaft Voreingestellte Tarife: Metall, Bayern Kunststoff-verarbeitende Industrie, Bayern Gebäudereinigung, Bayern weitere Tarife möglich... Employee Self Services * Entwicklung von IBB, Schweinfurt Quelle:K. F. Kriesinger, IBM Global Services

17 Vorteile von Outsourcing + Berechnung nach Inanspruchnahme der Dienstleistung, geringere Fixkosten + Kalkulierbare Kosten + Nutzung von Synergievorteilen eines Spezialisten + Schutz sensibler Personaldaten vor internem Missbrauch + Entlastung von Routinearbeiten + Klar definierte Leistungen und Verantwortung + Stärkere Kundenorientierung + Machtbeschneidung der eigenen DV-Abteilung 33 Nachteile von Outsourcing Hohe Netzwerkkosten Versteckte Abteilungskosten (Personalkosten) bleiben unberücksichtigt Irreversible Abhängigkeit vom Dienstleister Know-How-Verlust im eigenen Haus Räumliche Distanz zum Dienstleister Personalprobleme bei Übergang 34

18 2.3 Integrierte oder spezialisierte Module 35 Integriertes System Für alle betriebswirtschaftlichen Anwendungen einheitliche Datenbank, einheitliche Benutzeroberfläche sowie einheitliche Bedienung, evt. von einem Anbieter Isolierte Systeme (best of breed) Einsatz von Spezialsoftware verschiedener Anbieter für unterschiedliche Anwendungen, Datenaustausch über Schnittstellen (Programmierung!) 36

19 Beispiel: Unterschiedliche per Schnittstellen verbundene Systeme Mehrfacheingaben und Systemchaos Lotus Notes Rufbereitschaft Lotus Notes Schichten Lotus Notes JAZ Informationslisten für Vorgesetzte (z.b. Gehaltsentwicklungslisten) Lotus Notes Mehrarbeit Lotus Notes Aushilfen PAISY PISA Provision Dealers Excel Schichten OMC/NMC Personalkosten Krankheitstage manuell durch VHP Provisionen Direct Sales manuell e-akte SAP Reporting VHC Persis e-abwesenheit Urlaub/Krankheit MAG manuelle Erfassung Weiterbildung manuelle Erfassung PERSIS Lotus Notes Telefonliste 37 ABC-Olap Vorteile integrierter Systeme + Einmalige Erfassung und Datenpflege + Alle Berechtigten greifen auf Datenbank zu + Nutzung einheitlicher Tools (Data Dictionary, Datenmodell, Programmiersprache, Reportgenerator etc. + Keine Medienbrüche + Keine Fehler bei Datenübertragung/ Schnittstellenprogrammen 38

20 Nachteile integrierter Systeme Sehr komplex Implementierung aufwendig (Customizing) Kauf von Programmteilen (Basissystem), die nicht unbedingt erforderlich sind Erheblicher Schulungs- und Beratungsbedarf Spezialprogramme decken Anforderungen besser ab Bei Releasewechsel besteht Abhängigkeit von anderen Modulen 39 Aufgabe: Auch die Entscheidung zwischen Lizenzpflichtiger oder Open Source Software ist von strategischer Bedeutung 1. Versuchen Sie eine exakte Definition von OSS zu finden (oder selbst zu formulieren) 2. Wie lässt sich das Angebot an OSS einteilen, welche Produktkategorien gibt es hierbei? 3. Welche OSS-Produkte kennen Sie, welche Erfahrungen haben Sie hierbei? 4. Ist es möglich, ein ERP-System (oder anderes kaufmännisches Anwendungssystem als OSS zu nutzen? 5. Stellen Sie Vor- und Nachteile von OSS zusammen 6. Was motiviert Entwickler, sich an der Entwicklung einer OSS zu beteiligen? 40

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