Datenschutzinformation für unsere Mitglieder

Transkript

1 Datenschutzinformation für unsere Mitglieder Im Zusammenhang mit Ihrer Mitgliedschaft bei. muss Ihr Verein Daten zu Ihrer Person verarbeiten. Der Umgang mit diesen sogenannten "personenbezogenen Daten" ist durch besondere gesetzliche Vorschriften geregelt. Zu diesen Vorschriften gehören insbesondere die EU Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") und das Bundesdatenschutzgesetz ("BDSG"). Für den Verein ambotioniert e. V. hat der verantwortungsvolle Umgang mit ihren personenbezogenen Daten einen hohen Stellenwert. In dieser Datenschutzinformation erläutern wir Ihnen, welche Informationen (einschließlich personenbezogener Daten) im Zusammenhang mit Ihrem Mitgliedschaft verarbeitet werden. Insbesondere informieren wir Sie darüber, welches Unternehmen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich ist, damit Sie wissen, an wen Sie sich bei Fragen wenden können; dass wir für Ihre Mitgliedschaft Daten verarbeiten, die Sie im Zusammenhang mit Ihrem Beitritt mitgeteilt haben als auch Daten, die im Laufe Ihrer Tätigkeit für uns anfallen; wie z. B. auf Ihren Wunsch hin die Nennung Ihres Unternehmens auf unserer Homepage in der Rubrik dass wir Ihre personenbezogene Daten für bestimmte festgelegte Zwecke und auf Grundlage der gesetzlichen Vorschriften verarbeiten; dass bestimmte personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden müssen, weil wir ohne diese Daten das Mitgliedsverhältnis und Vereinsleben mit Ihnen nicht durchführen können dass wir bestimmte personenbezogene Daten von Ihnen auch an andere Stellen oder möglicherweise auch in andere Länder übermitteln müssen und welche Vorkehrungen zum Schutze Ihrer Daten wir dabei treffen; wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten speichern; und welche Rechte Sie im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Auf den folgenden Seiten finden Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten: Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

2 Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist der Verein ambotiniert e. V., mit der Sie Ihren Mitgliedschaft abgeschlossen. Die Kontaktdaten Ihres Vereins finden Sie in in Briefen oder auf der Homepage in dieser Datenschutzinformation von "wir" oder "uns" die Rede ist, bezieht sich dies jeweils auf Ihren Vertragsarbeitgeber. Soweit Ihr Verein einen Datenschutzbeauftragten benannt hat, erreichen Sie diesen unter den angegebenen Kontaktdaten. Welche Daten verarbeiten wir? Die Durchführung Ihrer Mitgliedschaft erfordert die Verarbeitung personenbezogener Daten: Stammdaten: Wir verarbeiten grundlegende Daten zu Ihrer Person und dem mit Ihnen bestehenden Mitgleidschaftsverhältnis, die wir insgesamt als "Stammdaten" bezeichnen. Hierzu gehören insbesondere sämtliche Informationen, die Sie uns im Laufe des Anmeldeverfahrens mitgeteilt haben bzw. die wir von Ihnen erfragt haben (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, Adresse, Geburtsdatum) diejenigen Daten, die zur Zahlung des Mitgliedsbeitrages erforderlich sind. Verlaufsdaten: Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die im Laufe Ihrer Vereinsmitgliedschaft anfallen, die eine Änderung Ihrer Stammdaten notwendig machen (z.b. neue Anschrift, neue Kontodaten, neue Kontaktdaten). Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen verarbeiten wir Ihre Daten? Die Verarbeitung der Stamm- und Verlaufsdaten erfolgt zur Durchführung des mit Ihnen bestehenden Vereinsmitgliedschaft auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO und 26 Abs. 1 BDSG. Soweit wir Ihnen bei Begründung oder im Verlauf des Vereinmitgliedschaft die Möglichkeit zur Erteilung einer Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten geben, verarbeiten wir die von der Einwilligung umfassten Daten für die in der Einwilligung genannten Zwecke; dies erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO. Sofern sich die Einwilligung auf die Verarbeitung besonderer Arten personenbezogener Daten (wie etwa Gesundheitsdaten) bezieht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 a) DSGVO.

3 Bitte beachten Sie, dass die Erteilung einer Einwilligung uns gegenüber stets freiwillig ist und weder die Erteilung noch der spätere Widerruf einer Einwilligung negative Folgen für die Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses hat; dass die Nichterteilung einer Einwilligung oder deren späterer Widerruf gleichwohl mit Folgen verbunden sein kann, über die wir Sie vor Erteilung der Einwilligung informieren und dass Sie eine uns gegenüber erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können, z.b. durch eine Mitteilung per Post, Fax oder E- Mail über einen der auf der ersten Seite dieser Datenschutzinformation genannten Kontaktwege. Sind Sie verpflichtet, Daten bereitzustellen? Die Bereitstellung der unter Ziffer II. genannten Stammdaten, Verlaufsdaten und Nutzungsdaten ist für den Abschluss des Arbeitsvertrages und dessen Durchführung zwischen Ihnen und uns erforderlich, soweit nicht von uns bei Erhebung dieser Daten ausdrücklich anders angegeben. Ohne die Bereitstellung dieser Daten können wir keinen Arbeitsvertrag mit Ihnen abschließen und diesen durchführen. Wenn wir darüber hinaus personenbezogene Daten bei Ihnen erheben, teilen wir Ihnen bei der Erhebung mit, ob die Bereitstellung dieser Informationen gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Abschluss eines Vertrages (insbesondere Ihres Arbeitsvertrages) erforderlich ist. Dabei kennzeichnen wir in der Regel diejenigen Informationen, deren Bereitstellung freiwillig erfolgt und nicht auf einer der vorgenannten Verpflichtungen beruht oder nicht zum Abschluss eines Vertrages erforderlich ist. Wer erhält Ihre Daten? Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich innerhalb unseres Verein verarbeitet. Abhängig von der Art der personenbezogenen Daten haben nur bestimmte Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Hierzu gehören insbesondere der Vereinsvorstand. Durch ein Rollen- und Berechtigungskonzept ist der Zugriff innerhalb unseres Vereins auf diejenigen Funktionen und denjenigen Umfang beschränkt, der für den jeweiligen Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Wir können Ihre personenbezogenen Daten im rechtlich zulässigen Umfang auch an Dritte außerhalb unseres Unternehmens übermitteln. Zu diesen externen Empfängern können insbesondere zählen

4 nicht-öffentliche und öffentliche Stellen, soweit wir aufgrund von rechtlichen Verpflichtungen zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind, Partner und Mitglieder, soweit die Übermittlung personenbezogener Daten (z.b. Ihre öffentlichen Kontaktdaten) zur Durchführung des Vereinslebens und Ihrer Mitgliedschaft erforderlich ist.

5 Wird eine automatisierte Entscheidungsfindung eingesetzt? Bei der Begründung oder im Verlauf der Vereinsmitgliedschaft nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Sinne von Artikel 22 DSGVO. Sofern wir derartige Verfahren in Einzelfällen zukünftig einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber im rechtlich vorgesehenen Umfang gesondert informieren. Werden Daten in Länder außerhalb der EU / des EWR übermittelt? Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt innerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums; eine Übermittlung in andere Länder (sog. "Drittstaaten") ist nicht geplant. Sofern in Einzelfällen (z.b. im Falle einer Entsendung) zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum erforderlich wird, stellen wir Ihnen die gesetzlich vorgesehenen Informationen vor einer solchen Übermittlung zur Verfügung. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich, solange wir an dieser Speicherung ein berechtigtes Interesse haben und Ihre Interessen an der Nichtfortführung der Speicherung nicht überwiegen. Auch ohne ein berechtigtes Interesse können wir die Daten weiterhin speichern, wenn wir hierzu gesetzlich (etwa zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten) verpflichtet sind. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch ohne Ihr Zutun, sobald deren Kenntnis zur Erfüllung des Zweckes der Verarbeitung nicht mehr notwendig ist oder die Speicherung sonst rechtlich unzulässig ist. In der Regel werden die Stammdaten und die im Laufe der Vereinsmitgliedschaft angefallenen weiteren personenbezogenen Daten mindestens bis zum Ende der Vereinsmitgliedschaft gespeichert. Eine Löschung der Daten erfolgt spätestens im Zeitpunkt ihrer Zweckerreichung. Diese kann ggf. auch erst nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft eintreten. Diejenigen personenbezogenen Daten, die wir zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten speichern müssen, werden bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungspflicht gespeichert. Soweit wir personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten speichern, werden diese in der Regel gesperrt, so dass nur dann darauf zugegriffen werden kann, wenn die im Hinblick auf den Zweck der Aufbewahrungspflicht erforderlich ist.

6 Welche Rechte haben Sie als betroffene Person? Sie haben als betroffene Person das Recht auf Auskunft zu den über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten, Artikel 15 DSGVO; auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten, Artikel 16 DSGVO; auf Löschung personenbezogener Daten, Artikel 17 DSGVO; auf Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 18 DSGVO; auf Datenübertragbarkeit, Artikel 20 DSGVO, und auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, Artikel 21 DSGVO. Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit z.b. über einen im Kapitel "Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?" dieser Datenschutzinformation genannten Kontaktwege an uns wenden. Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Sie sind zudem berechtigt, eine Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzulegen, Artikel 77 DSGVO.