Flexi Form 1.3. Benutzerhandbuch. Eine Anleitung zur Erstellung von Formularen und zur Durchführung von Umfragen via Internet mit

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1 Eine Anleitung zur Erstellung von Formularen und zur Durchführung von Umfragen via Internet mit Flexi Form 1.3 Benutzerhandbuch 2004 URZ Benutzerhandbuch Version vom beschreibt FlexiForm Version 1.3 Autoren: Dr. Gerhard Leemann, Dr. Gilbert Francz Entwickler: Dr. Gilbert Francz

2 Inhaltsverzeichnis 1 Überblick über FlexiForm Was kann FlexiForm? Typischer Ablauf einer Umfrage Zugang, Bedienung, Hilfe FlexiForm aufrufen Zugang beantragen Startbildschirm Abmelden Erneute Passworteingabe Hilfe Formulare erstellen und verwalten Formulare erstellen Maske Formulareigenschaften Zurück zur Formularübersicht Maske Formularübersicht Formularfelder Maske Felderübersicht Felder hinzufügen, Feldtyp und Feldeigenschaften erfassen und ändern Maske Feldauswahl Maske Feldeigenschaften Formular-Vorschau Überblick Feldtypen Gemeinsame Eigenschaften der Feldtypen Frage-Felder Feldtyp Text Field Feldtyp Memo Feldtyp Yes/No Feldtyp Radiobuttons, Feldtyp MultiChoice Gliederungs- und Info-Felder Feldtyp Line Feldtyp Section: mehrseitige Formulare Feldtyp Info Field: Texte und Bilder Textpassagen formatieren Zeilenwechsel und Leerzeilen Bilder einfügen Feldreihenfolge Felder löschen Formular testen Formularvorschau Formular aktivieren Link zum Formular, Formular aufrufen Formular ausfüllen Resultate betrachten, drucken und exportieren Formular zurücksetzen (Reset, Testresultate entfernen) Formular löschen Liste aller Formulare drucken Überblick über die Masken der Formularverwaltung URZ Benutzerhandbuch FlexiForm 1.3 2/44

3 4 Umfragen durchführen Umfrageverwaltung (Moderator Interface) Tipps zur Bedienung Überblick über die Icons / Aktionen der Umfrageverwaltung Freie Umfragen vs. Umfragen mit Probanden Umfrage aktivieren, deaktivieren, Zeitdauer festlegen Offene Umfrage durchführen Probanden für geschlossene Umfrage festlegen Datenschutz und Persönlichkeitsschutz der Probanden Probanden werden anhand der -Adresse unterschieden Dateiimport ist besser! Probanden aus Liste (Datei) hinzufügen Probanden einzeln erfassen Rückmeldungen Bereits für andere Umfragen erfasste Probanden hinzufügen Probanden eines Formulars auflisten Einzelne Probanden löschen Liste von Probanden löschen Probanden-Information anzeigen und ändern Geschlossene Umfrage durchführen an alle Probanden senden an einen einzelnen Probanden Säumige Probanden mahnen Wieviele haben schon geantwortet? Umfrage abbrechen und neu starten (Reset) Umfrage gleich oder ähnlich wiederholen (Formular duplizieren) Wiederholen mit gleichem Probandenkreis Resultate auswerten Frage als Liste, Torten- oder Balkendiagramm darstellen Alle Resultate in Datei exportieren Export in Datei Anzeige der Daten im Texteditor Dateiformat Import nach Excel Sonstiges Ihre persönlichen Angaben und Ihr Passwort ändern URZ Benutzerhandbuch FlexiForm 1.3 3/44

4 1 Überblick über FlexiForm Was ist FlexiForm? FlexiForm ist ein browserbasiertes Programm für Formulare und Umfragen im Internet. Mit FlexiForm könnnen Sie auf einfache Art und Weise Formulare erstellen, welche per Web-Browser ausgefüllt werden können Umfragen mit diesen Formularen durchführen Umfrageresultate auswerten Ihre Formulare, Umfragen, Teilnehmerlisten und Umfrageresultate verwalten. Für wen ist es? Benutzt werden kann FlexiForm von allen Universitätsangehörigen und Vertretern von Studentenorganisationen (Fachgruppen). Siehe Kapitel Zugang, Seite 7. Formulare einfach ausfüllen kann jedermann. Keine Installation notwendig Um FlexiForm einzusetzen, müssen Sie nichts installieren. FlexiForm wird vollständig über den Web-Browser bedient und kann daher auf jedem Computer mit Internetzugang eingesetzt werden. So erhalten Sie die Resultate Die Resultate (Inhalt) der ausgefüllten Formulare werden Ihnen per zugeschickt, falls Sie das wünschen, oder Sie können alle ausgefüllten Formulare bequem via Ihren Webbrowser als Auflistung abrufen oder für komplexe Auswertungen auf Ihren PC herunterladen. Anwendungsbeispiele Formulare kommen in einer Vielfalt von Anwendungen vor, zum Beispiel bei einer Anmeldung zu einem Kurs oder einer Veranstaltung, Konferenz, etc. oder auch bei Umfragen, Wettbewerben und Fragebögen, usw. Besonders nützlich sind Formulare für Studien aller Art in statistiklastigen Fächern wie Wirtschafts- und Sozialwissenschaften und Medizin. Fragen? Bei Fragen und für weitere Informationen zu FlexiForm wenden Sie sich bitte an 2004 URZ Benutzerhandbuch FlexiForm 1.3 4/44

5 1.1 Was kann FlexiForm? Mit FlexiForm können Sie: Formulare erstellen Verschiedene Arten von Feldern zum Ausfüllen durch den Benutzer: Eingabefelder, grosse Textfelder, Multiple-Choice-Felder, Ja/Nein-Felder und Radio-Buttons Felder können obligatorisch gemacht werden Organisation des Formulars durch Trennlinien und erläuterndetexte und Grafiken Verschiedene Gestaltungsoptionen: Fragen nummerieren, mehrseitige Formulare usw. Formular testen, Testresultate löschen Umfragen durchführen Offene Umfrage mit beliebigen Teilnehmern Geschlossenen Umfrage mit festem Teilnehmerkreis, Verwalten von Teilnehmern Aufforderung zur Teilnahme per Nachfassen per Zeitraum festlegen, in dem das Formular aktiv ist, d. h. ausgefüllt werden kann Umfrage zu späterem Zeitpunkt wiederholen Status der Umfrage abfragen (Anzahl Antworten, vorläufige Resultate) Umfragen auswerten Anonyme Auswertung auch bei bekanntem Teilnehmerkreis Zugriff auf Resultate jederzeit per Web-Browser Auf Wunsch Einzelresultate per ( jedesmal, wenn ein Teilnehmer das Formular ausgefüllt hat). Auswertung als Liste, Balken- oder Tortendiagramm Export der Daten in Textdatei, zwecks Import in Excel, Statistikprogramme etc. Managen Verwaltung der Formulare, Umfragen und Resultate Möglichkeit, Ihre persönlichen Daten zu ändern (Passwort, -Adresse, ) 2004 URZ Benutzerhandbuch FlexiForm 1.3 5/44

6 1.2 Typischer Ablauf einer Umfrage Um mit FlexiForm eine Umfrage oder Studie durchzuführen, gehen Sie üblicherweise so vor: Formular erstellen Sie erfassen einen Titel und die Felder (Fragen) des Formulars. Sie bringen die Felder in die gewünschte Reihenfolge, gliedern das Formular mit Abschnitten und Trennlinien und fügen erläuternde Informationen hinzu. Die Formularvorschau hilft dabei. Verantwortlicher und Rückmeldeart Sie geben den Umfrage-Verantwortlichen an, der die Resultate erhält, und legen fest, ob er jedesmal, wenn jemand das Formular ausfüllt, eine mit den Resultaten erhalten soll. Aktiv schalten und testen Nun schalten Sie das Formular aktiv, damit es ausgefüllt werden kann. Sie füllen das Formular aus und prüfen die Resultate. Danach löschen Sie die Testresultate per Reset. Umfrage mit beliebigen Teilnehmern Für Umfragen mit beliebigen Teilnehmern lassen Sie sich von FlexiForm einen Link geben, den Sie auf Ihrer Webseite platzieren oder sonstwie bekannt machen. Jeder, der den Link anklickt, kann das Formular ausfüllen, also an der Umfrage teilnehmen. Umfrage mit festem Teilnehmerkreis Ist ein fester Teilnehmerkreis geplant, dann erfassen Sie die Probanden (Vorname, Nachname, -Adresse) von Hand oder importieren sie aus einer Datei. Dann lösen Sie in FlexiForm eine -Einladung an die Probanden aus. Jeder Proband erhält einen individuellen Link auf das Formular, was sichergestellt, dass jeder nur einmal teilnimmt (wobei bei mehrseitigen Formularen die Seiten zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgefüllt weden können). Zwischenergebnis, Mahnung säumiger Teilnehmer Von Zeit zu Zeit schauen Sie nach, wie viele Resultate eingetroffen sind. Bei festem Teilnehmerkreis können Sie eine Mahn- an säumige Probanden auslösen. Umfrage beenden, aktiver Zeitraum einer Umfrage Um die Umfrage zu beenden, schalten Sie sie inaktiv. Das Formular kann nun nicht mehr ausgefüllt werden. (Sie können mehrmals aktiv/inaktiv schalten). Anonyme Auswertung Die Daten sind auch bei bekanntem Teilnehmerkreis anonym. Möchten Sie die Teilnehmernamen wissen, so muss Ihr Formular ein Feld dafür enthalten. Auswertungsmöglichkeiten Sie lassen die Daten pro Feld als Liste, Balken- oder Tortendiagramm darstellen oder exportieren sie im Textformat und importieren sie in Excel oder ein Statistikprogramm. Umfrage wiederholen Möchten Sie eine Umfrage wiederholen, dann duplizieren Sie das Formular und fügen allenfalls wieder Probanden hinzu URZ Benutzerhandbuch FlexiForm 1.3 6/44

7 2 Zugang, Bedienung, Hilfe 2.1 FlexiForm aufrufen Um FlexiForm zu benutzen, rufen Sie die folgende Internetseite auf: Wenn Sie bereits einen Benutzernamen und ein Passwort haben, geben Sie diese hier ein und klicken auf LOG IN. Sollten Sie beim Login auf Probleme stossen, dann sorgen Sie dafür, dass in Ihrem Browser die Nutzung von Cookies eingeschaltet ist (standardmässig sind Cookies eingeschaltet). Haben Sie ihr Passwort vergessen, so klicken Sie auf Passwort vergessen? Geben Sie Ihre -Adresse ein. Es muss diejenige sein, mit der Sie in FlexiForm registriert sind. Ist die -Adresse richtig, erhalten Sie das Passwort zug t. 2.2 Zugang beantragen Wenn Sie noch keinen Benutzernamen haben, klicken Sie unten im Anmeldefenster auf den Link Noch keinen Account?. Es erscheint ein Web-Formular, in dem Sie den Benutzernamen beantragen können. Alle Felder müssen ausgefüllt werden. Nach Prüfung des Antrags erhalten Sie Benutzername und Passwort per URZ Benutzerhandbuch FlexiForm 1.3 7/44

8 2.3 Startbildschirm Nach dem Anmelden begrüsst FlexiForm Sie mit der Formularübersicht. Wenn Sie noch kein Formular erstellt haben, besteht diese aus Hinweisen zum Erstellen eines Formulars: Haben Sie bereits Formulare erstellt, dann zeigt die Formularübersicht diese als Liste: Von beiden Versionen der Formularübersicht aus können Sie ein neues Formular erstellen. Wie es weiter geht, steht im anschliessenden Kapitel Formulare erstellen. 2.4 Abmelden Sind Sie mit der Arbeit in FlexiForm fertig oder verlassen Sie Ihren PC, dann melden Sie sich bitte ab. Dazu klicken Sie auf das Abmeldesymbol, das Sie auf jedem FlexiForm-Bildschirm in der rechten oberen Ecke finden. Schliessen Sie danach das Browserfenster. 2.5 Erneute Passworteingabe Auch wenn Sie in FlexiForm bereits angemeldet sind, kann es passieren, dass Sie unversehens zur Eingabe von Benutzername und Passwort aufgefordert werden. Dies geschieht aus Sicherheitsgründen, wenn Sie mehr als 15 Minuten nichts in FlexiForm gemacht haben. 2.6 Hilfe Mit (auf der Formularübersicht und in anderen Masken), rufen Sie eine kurze Erläuterung aller Icons auf. In der Hilfe und in der Anmeldedialogbox finden Sie auch einen Link zu diesem Handbuch URZ Benutzerhandbuch FlexiForm 1.3 8/44

9 3 Formulare erstellen und verwalten Einen Überblick über die Masken der Formularverwaltung finden Sie auf Seite Formulare erstellen Das Erstellen eines Formulars erfolgt in zwei Schritten: 1. Allgemeine Formulareigenschaften erfassen (Formulartitel, Verantwortlicher etc.) 2. Formularfelder hinzufügen (Fragen + Gestaltungselemente). Um ein Formular zu erstellen und dessen Eigenschaften einzugeben, klicken Sie auf: 3.2 Maske Formulareigenschaften Sie erhalten die Maske Create Form oder Update Form, in der Sie einige allgemeine Eigenschaften für das Formular festlegen. Bei einem bereits existierenden Formular erhalten Sie diese Maske mit dem Icon Formularübersicht. in der Füllen Sie die Felder wie unten beschrieben aus. Beachten Sie dabei: Ein * bei einem Feld bedeutet, dass Sie hier zwingend eine Eingabe machen müssen. Sie können die Eingaben später ändern. Wenn Sie doch kein Formular erstellen wollen, können Sie mit abbrechen. Die Eigenschaften bedeuten: Form Title Der Titel erscheint auf dem fertigen Formular und in -Einladungen usw. Wählen Sie deshalb einen treffenden, aussagekräftigen Titel und achten Sie auf die Rechtschreibung. Beispiel: Anmeldeformular zum Kurs ist nicht aussagekräftig genug. Besser ist Anmeldung zum Informatikkurs Electronic Forms. Description Eine nur für Sie sichtbare Beschreibung des Formulars, Notizen zur Umfrage usw URZ Benutzerhandbuch FlexiForm 1.3 9/44

10 -of responsible Person -Adresse an welche die Umfrageresultate gesendet werden (sofern -notification eingeschaltet ist). Als Vorgabe steht Ihre eigene Adresse in diesem Feld. notification Soll jedesmal, wenn ein Teilnehmer die Umfrage ausfüllt, sogleich eine mit seinen Angaben an die verantwortliche Person gesendet werden? ON = Ja, OFF = Nein. Sie können die Daten unabhängig von dieser Einstellung jederzeit via FlexiForm einsehen. Layout Die Darstellung des Formulars. Die Aufklappliste erlaubt die Wahl einiger vorgegebener Kombinationen aus: nummerierten und nicht nummerierten Fragen, Formularen mit oder ohne Titel alle Fragen auf einer Seite oder mehrseitiges Formular (Für mehrseiteige Formulare siehe Feldtyp Section: mehrseitige Formulare, Seite 16). Ein Klick auf das Info-Icon neben der Aufklappliste zeigt eine kurze Beschreibung der Darstellungen: Selbstgestalteter Titel. Möchten Sie den Titel selbst gestalten, z. B. mit einem Bild? Verwenden Sie in diesem Fall ein Layout ohne Titel. Fügen Sie dann zuoberst in ihrem Formular ein Infofeld ein (Siehe Feldtyp Info Field: Texte und Bilder, Seite 16). Mit diesem können Sie Grafiken und frei formatierte Texte platzieren Zurück zur Formularübersicht Um das Formular nun zu erzeugen, klicken Sie auf die Schaltfläche Create New Form. Falls Sie ein existierendes Formular geändert haben, heisst die Schaltfläche Update. Ein kurz erscheinendes OK-Symbol rechts von der Schaltfläche ist das einzige Zeichen, dass das Formular erstellt wurde. Klicken Sie nicht nochmals, sonst haben Sie zwei neue Formulare! Klicken Sie stattdessen auf, um zur Formularübersicht zu gelangen: Dort sehen Sie Ihr Formular das zur Zeit noch keine Felder enthält und können u. a. dem Formular die auszufüllenden Felder hinzufügen. nochmals die Seite mit den Formulareigenschaften aufrufen, um diese zu ändern überflüssige Formulare löschen, falls Sie eben doch mehrmals auf Create New Form geklickt haben. Das nächste Kapitel zeigt Ihnen alle Möglichkeiten in der Formularübersicht URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

11 3.3 Maske Formularübersicht In der Formularübersicht, in die Sie normalerweise direkt nach dem Start oder von vielen FlexiForm-Masken aus mit gelangen, sehen Sie alle Ihre Formulare und können diese verwalten und gestalten. Jedes Formular hat eine automatisch vergebene ID (Identifikationsnummer) sowie die von Ihnen eingegebenen Angaben Titel, Beschreibung und -Adresse für Resultate. Daneben lassen sich mit verschiedenen Icons Aktionen auf ein Formular anwenden: Aktionen für ein bestimmtes Formular Felder (Fragen und Gestaltungselemente) hinzufügen, ändern und entfernen (siehe Felder hinzufügen, Feldtyp und Feldeigenschaften erfassen und ändern, Seite 13) Allgemeine Formulareigenschaften ändern. Es erscheint die im Abschnitt Maske Formulareigenschaften, Seite 9 beschriebenen Maske. Link anzeigen, unter welchem das Formular zum Ausfüllen abrufbar ist (siehe Link zum Formular, Seite 20) Formularvorschau (siehe Formularvorschau, Seite 19) Formular löschen (siehe Formular löschen, Seite 25) Resultate anzeigen (siehe Resultate betrachten, Seite 22) Formular aktiv (ausfüllbar) oder inakiv schalten (siehe Formular aktivieren, Seite 20) Allgemeine Aktionen Neues Formular erstellen (siehe Formulare erstellen, Seite 9) Druckgerechte Darstellung der Formularliste (siehe Liste aller Formulare drucken, Seite 25) zur Durchführung und Auswertung von Umfragen wechseln (siehe Umfragen durchführen, Seite 26) Hilfeinformationen und Erklärung aller Icons (siehe Hilfe, Seite 8) Navigation in der Formularübersicht Die Formularübersicht zeigt immer höchstens zehn Formulare auf einmal. Hat es mehr Formulare, dann erscheinen Schaltflächen, mit denen Sie vor- und zurückspringen können: Mit den Dreiecken im Spaltenkopf können Sie die Liste alphabetisch sortieren. Die Gesamtliste wird sortiert, nicht nur die zehn angezeigten Formulare! 2004 URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

12 3.4 Formularfelder Nachdem Sie die allgemeinen Informationen zu einem Formular erfasst haben, gestalten Sie das eigentliche Formular, das der Teilnehmer sieht. Dazu fügen Sie dem Formular ausfüllbare Felder und Gestaltungselemente wie Trennlinien hinzu. Die Erfahrung zeigt, dass es man sich am besten zuerst überlegt, was man in dem Formular abfragen möchte. Dazu erstellen Sie am besten ein Auflistung aller Fragen (=Felder) und ein Konzept, wie das Formular aussehen soll. Damit ist auch schon eine erste Reihenfolge der Fragen vorgegeben, diese kann selbstverständlich im Nachhinein geändert werden. Für jede Frage müssen Sie den Feldtyp festlegen, z. B. Texteingabefeld oder Multiple Choice. Die Feldtypen sind im Abschnitt Überblick Feldtypen, S. 14 beschrieben. Das Konzept für unser Anmeldeformular zum Geschichtskurs könnte etwa so aussehen: Maske Felderübersicht Um einem Formular Felder und Gestaltungselemente hinzuzufügen, klicken Sie in der Formularübersicht in der Zeile des Formulars auf das Icon. Sie gelangen in die Felderübersicht des Formulars. Falls das Formular noch keine Felder hat, sieht sie so aus: Hat das Formular bereits Felder, listet es alle Felder auf: Formularübersicht Feld hinzufügen Formularvorschau Feld-ID Sortierreihenfolge Feldtitel Feldtyp Feld löschen Ausfüllen obligatorisch? Feldeigenschafen ändern Hier können Sie Felder hinzufügen, löschen und ihre Eigenschaften und Reihenfolge ändern. Diese Funktionen werden im Rest dieses Kapitels beschrieben. Mit können Sie zur Formularübersicht zurückgehen URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

13 3.4.2 Felder hinzufügen, Feldtyp und Feldeigenschaften erfassen und ändern 1. Um einem Formular ein Feld hinzuzufügen, klicken Sie in seiner Felderübersicht auf: oder Ist ein Formular auf aktiv gesetzt oder sind bereits Resultate eingegangen, können keine Felder mehr hinzugefügt werden. Um dies doch zu tun siehe Formular aktivieren, Seite 20 und Formular zurücksetzen, Seite 24. Eine Maske zur Wahl der Art des hinzuzufügenden Feldes erscheint: Maske Feldauswahl 2. Wählen Sie den gewünschten Feldtyp, indem Sie in der Maske auf sein Bild oder auf die Schaltfläche klicken. Die Feldtypen und ihre Eigenschaften sind im folgenden Abschnitt beschrieben. Maske Feldeigenschaften Es erscheint eine Maske, in der Sie die Eigenschaften des Feldes festlegen. 3. Füllen Sie die Maske aus (siehe nächster Abschnitt; Felder mit * sind obligatorisch), und klicken Sie auf Add. Reset löscht Ihre Änderungen, Cancel bricht das Erstellen ab. Nun gelangen Sie in die Felderübersicht zurück, wo Sie weitere Felder hinzufügen können. Sie können die Feldeigenschaften nachträglich ändern, indem Sie in der Felderübersicht in der Zeile des zu ändernden Feldes auf das Icon klicken: Den Feldtyp können Sie nur ändern, indem Sie das Feld löschen und neu erfassen. Formular-Vorschau zeigt Ihnen eine Vorschau auf Ihr Formular. Siehe Seite URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

14 3.4.3 Überblick Feldtypen Es gibt drei Kategorien von Feldtypen: Text Field, Memo, Radiobuttons, Yes/No und MultiChoice sind Fragefelder, also vom Teilnehmer auszufüllende Felder. Mit Line (Trennlinie) und Section (Abschnitt) können Sie Ihr Formular gliedern. Mit Info Field fügen Sie beliebige Texte und Bilder ein, z. B. Erklärungen Gemeinsame Eigenschaften der Feldtypen Jeder Feldtyp hat eigene Eigenschaften. Diese sind beim jeweiligen Feldtyp beschrieben. Einige Eigenschaften sind bei fast allen Feldtypen vorhanden und deshalb hier beschrieben: Titel des Feldes. Der Text, der im Formular über dem Feld steht, z. B. -Adresse: Legt die Reihenfolge der Felder fest. Je niedriger die Zahl, desto weiter oben im Formular steht das Feld. Tipp: Belassen Sie vorerst die vorgegebene Zahl. In der Felderübersicht können Sie die Reihenfolge später komfortabel ändern (siehe Feldreihenfolge, Seite 18) Hier können Sie eine Frage für obligatorisch erklären. YES = Benutzer muss das Feld ausfüllen, sonst erhält er eine Fehlermeldung. NO = er kann es leer lassen Frage-Felder Feldtyp Text Field Ein Feld zur Eingabe von kurzem Text (bis 255 Zeichen) oder Zahlen (PLZ etc.): Breite des Textfeldes in Zeichen. Es können aber immer 255 Zeichen eingegeben werden! Feldtyp Memo Ein Textfeld mit automatischem Zeilenumbruch, in das mehrere Zeilen Text eingegeben werden kann. Weisen Sie Ihre Probanden darauf hin, dass hier nur unformatierter Text eingefügt werden soll (kein Copy & Paste aus Word etc.): Breite des Feldes in Zeichen (Columns) und Höhe in Zeilen (Rows). Es können mehr als die angegebene Anzahl Zeilen eingegeben werden URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

15 Feldtyp Yes/No Bei diesem Feldtyp kann der Teilnehmer zwischen zwei Antworten wählen. Die Antworten werden als sogenannte Radiobuttons dargestellt: Die Beschriftung für die beiden Radiobuttons. Die Eingaben im Bild erzeugen die oben abgebildete Frage. Damit legen Sie fest, welches der beiden Felder anfänglich angekreuzt ist. Feldtyp Radiobuttons, Feldtyp MultiChoice Bei diesen beiden Feldtypen können Sie zwei bis zehn Antworten vorgeben, aus denen der Teilnehmer durch Ankreuzen auswählen kann. Der Unterschied ist die Anzahl der Antworten, die der Teilnehmer ankreuzen kann: Bei Radiobuttons kann der Teilnehmer nur eine Antwort ankreuzen. Die Antworten werden als sogenannte Radiobuttons dargestellt: Bei MultiChoice kann der Teilnehmer beliebig viele Antworten ankreuzen. Die Antworten werden als Kästchen dargestellt. Im fertigen Formular sind anfänglich alle Kästchen/Radiobuttons deaktiviert. Hier geben Sie die möglichen Antworten ein. Füllen Sie einfach so viele Felder aus, wie Sie benötigen (mindestens zwei). Anordnung der Antworten nebeneinander (horizontally), untereinander (vertically) oder als Rechteck (rectangular or quadratic): Diese Einstellung gibt es nur bei MutiChoice-Feldern. Bei YES ist die Frage obligatorisch: der Teilnehmer muss mindestens ein Kästchen ankreuzen. Radiobutton-Fragen sind immer obligatorisch URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

16 3.4.6 Gliederungs- und Info-Felder Feldtyp Line Eine waagrechte Trennlinie. Hier gibt es keine Einstellmöglichkeiten. Feldtyp Section: mehrseitige Formulare Die Sections sind das Mittel, um ein Formular in mehrere Seiten aufzuteilen. Bei jeder Section beginnt eine neue Seite. Sie müssen dazu ein mehrseitiges Layout verwenden (siehe Maske Formulareigenschaften, Seite 9). Bei einseitigem Layout werden die Sections ignoriert. Hier geben Sie die gewünschte Seitenüberschrift ein. So sieht es dann im Formular aus: Fügen Sie die erste Section dort ein, wo die zweite Seite beginnen soll. Eine Section ganz am Anfang der Formulars würde eine leere erste Seite erzeugen. Feldtyp Info Field: Texte und Bilder Mit Infofeldern können Sie beliebige Texte und Bilder auf dem Formular platzieren. Textpassagen können fett, kursiv oder als verschieden grosse Überschrift gesetzt werden. Platzieren Sie an den Anfang jeder Umfrage ein Infofeld, das den Zweck der Umfrage beschreibt, damit die Teilnehmer wissen, worum es geht. Beispiel für ein Infofeld Diese Eingabe erzeugt dieses Resultat auf dem Formular: Titel. Bei Infofeldern ist er oft unerwünscht. Geben Sie dann einfach ein Leerzeichen ein. Hier geben Sie den darzustellenden Text ein und/oder Links zu Bildern: 2004 URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

17 Textpassagen formatieren Sie können einzelne Textpassagen des Feldes (oder den ganzen Text) formatieren, indem Sie sie mit den folgenden Formatierungsanweisungen umgeben: [b]dies wird fett geschrieben. [/b] [i]das wird kursiv. [/i] [h2]eine grosse Überschrift[/h2] [h3]eine mittelgrosse Überschrift[/h3] [h4]eine kleine Überschrift[/h4] Zeilenwechsel und Leerzeilen Wenn Sie im Textfeld eine neuen Zeile beginnen oder eine Leerzeile lassen, wird dies von FlexiForm igoriert. Benützen Sie stattdessen die folgenden Anweisungen: [br] einen neue Zeile beginnen [br][br] eine leere Zeile einfügen Überschriften sind immer auf einer eigenen Zeile. Bilder einfügen Welche Bilder können Sie einfügen? Sie können Bilder einfügen, die auf öffentlich zugänglichen Webservern liegen, zum Beispiel auf Ihrer Homepage (Urheberrecht beachten, wenn das Bild nicht von Ihnen ist!). Wenn Sie ein eigenes Bild haben, aber keinen Webserver (Homepage), auf dem Sie es ablegen können, dann können Sie den Dienst EVA (einfache virtuelle Ablage) des URZ benutzen. Zugang zu EVA können Sie mit einer an beantragen. Dateiformat der Bilder Das Dateiformat der Bilder muss gif oder jpeg sein. URL des Bildes Um ein Bild einzufügen, brauchen Sie dessen Internetadresse, die sogenannte URL. Dazu gehen Sie am einfachsten mit dem Webbrowser auf die Webseite, auf der das Bild angeigt wird. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste aufs Bild und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Eigenschaften oder ähnlich. Nun wird die URL angezeigt und Sie können diese kopieren. Bild einfügen Für ein Bild fügen Sie den folgenden Text ins Infofeld ein: [img] src="url" width="56" height="128"[/img] Statt URL geben Sie die oben erwähnte URL des Bildes ein, und statt den Beispielzahlen die tatsächliche Breite und Höhe des Bildes in Pixeln (Bildpunkten). Bei unbekannter Bildgrösse geben Sie einfach [img] src="url" [/img] ein. Sie können alle aus HTML bekannten img-attribute verwenden, zum Beispiel, um das Bild auszurichten oder mit einem Rahmen zu versehen. Eine Liste der Attribute mit Erklärungen finden Sie unter URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

18 3.4.7 Feldreihenfolge Die Felderübersicht zeigt die Felder in der selben Reihenfolge wie im fertigen Formular. Sort-Order-Zahl zur Direkteingabe der Sort-Order-Zahl Die Reihenfolge wird durch die Sort-Order-Zahl bestimmt. Je kleiner diese Zahl, desto weiter oben im Formular ist das Feld. Neue Felder erhalten als Vorgabe einen Wert, der sie am Schluss des Formulars einfügt. Die 5er-Abstände erlauben es, ein Feld zwischen bestehende Felder zu platzieren. Um ein Feld an eine andere Position zu verschieben, 1. wählen Sie einen Sort-Order-Wert, der zwischen den Werten der Felder liegt, zwischen die das Feld eingeordnet werden soll. Im obigen Bild würde z. B. eine 12 ein Feld hinter das Nachnamensfeld bringen. 2. Stellen Sie dann die entsprechende Zahl entweder direkt in den Feldeigenschaften oder schrittweise mit den Sortier-Icons ein: auf 1 setzen (an erste Stelle) um 5 verringern um 1 verringern um 1 erhöhen um 5 erhöhen auf 9999 setzen (an letzte Stelle) Nach einem Klick auf ein Sortier-Icon rutscht das Feld normalerweise in eine andere Zeile. Klicken Sie deshalb nicht einfach mehrmals in der selben Zeile, sondern immer in der Zeile, in der sich das zu verschiebende Feld gerade befindet! Machen Sie einen Einer-Schritt, bevor Sie ein Feld in Fünfer-Schritten verschieben. Damit vermeiden Sie, auf den Werten bereits existierender Felder zu landen. Es ist zwar kein Fehler, wenn mehrere Felder die selbe Sort-Order-Zahl haben. Die Reihenfolge dieser Felder ist dann aber nicht vorhersehbar Felder löschen Ein unerwünschtes Feld löschen Sie mit seinem Papierkorb-Icon in in der Felderübersicht. Bestätigen Sie mit YES, Delete oder brechen Sie ab mit NO, DO NOT Delete. Ist ein Formular auf aktiv oder sind bereits Resultate eingegangen, können keine Felder mehr gelöscht werden. Um dies doch zu tun, siehe Formular aktivieren, Seite 20 und Formular zurücksetzen (Reset, Testresultate entfernen), Seite URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

19 3.5 Formular testen Die Formularvorschau ist ein Test, wie Ihr Formular aussieht. Möchen Sie auch Testresultate erzeugen, müssen Sie zuerst das Formular aktivieren, den Link auf das aktive Formular anklicken und das Formular ausfüllen. Anschliessend sollten Sie die Testeingaben löschen, um die effektiven Resultate nicht zu verfälschen. Diese Funktionen sind in den folgendenabschnitten beschrieben. 3.6 Formularvorschau Die Formularvorschau rufen Sie mit dem Brillen-Icon auf. Dieses finden Sie: in der Formularübersicht in der Zeile des Formulars in der Felderübersicht des Formulars: Die Vorschau erscheint in einem neuen Browserfenster: Erscheint das Vorschaufenster nicht, dann ist es bereits offen. Holen Sie es hinter Ihren anderen Fenstern hervor. Beachten Sie die folgenden Unterschiede zum fertigen Formular: Mehrseitige Formulare werden einseitig dargestellt (alle Fragen auf einer Seite). Sie können das Formular zwar ausfüllen (und Ihre Eingaben mit Reset löschen), aber das Absenden der Eingaben funktioniert nicht URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

20 3.7 Formular aktivieren Um das fertige Formular anzeigen und ausfüllen zu können, müssen Sie das Formular aktivieren: Klicken Sie dazu in der Formularübersicht beim gewünschten Formular auf das Icon Das Icon zeigt den Zustand der Formulare an: aktiv: Das fertige Formular kann aufgerufen und ausgefüllt werden. Sie können keine Felder hinzufügen und entfernen. inaktiv: Das fertige Formular kann nicht aufgerufen werden (Beim Versuch erscheint eine Fehlermeldung). Sie können beliebig Felder verändern, sofern noch keine Resultate eingetroffen sind. Sie können beliebig oft zwischen aktiv und inaktiv umschalten. 3.8 Link zum Formular, Formular aufrufen Das Formular ist unter einer bestimmten Internet-Adresse (URL) erreichbar. 1. Klicken Sie in der Formularübersicht auf das Link-Icon beim gewünschten Formular: Ein neues Browserfenster mit der URL des Formulars und einem Link zum Formular erscheint: Erscheint das Fenster nicht, ist es bereits offen. Holen Sie es in in diesem Fall hinter Ihren anderen Fenstern hervor. 2. Klicken Sie auf den Link. Das Formular erscheint (siehe nächster Abschnitt). Erhalten Sie statt des Formulars eine Fehlermeldung, dann ist vermutlich das Formular noch nicht aktiv geschaltet. Jeder Aufruf des Links erzeugt ein neue, leere Kopie des Formulars. Sie können das Formular daher mehrfach ausfüllen. Der angezeigte Link kann entweder auf einer Webseite publiziert oder via verteilt werden. Wir nennen dies eine offene Umfrage URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

21 3.9 Formular ausfüllen Ein einseitiges Formular sieht zum Beispiel so aus: Mit (required) gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden. RESET löscht Ihre Eingaben, wenn Sie nochmals neu anfangen wollen SUBMIT beendet das Ausfüllen und schickt Ihre Eingaben ab. Sie erhalten eine Bestätigung Ihrer Eingaben. Mit können Sie diese drucken und so Ihre Eingaben auf Papier ablegen. Falls Sie einen Fehler in Ihren Antworten entdecken, so können Sie mit der Zurück-Funktion Ihres Webbrowsers in das Formular zurückkehren. Möchten Sie das Formular nicht abschicken, schliessen Sie einfach das Browserfenster. Mehrseitiges Formular Eine Seite eines mehrseitigen Formulares sieht beispielsweise so aus: Beachten Sie beim Ausfüllen die folgenden Unterschiede zum einseitigen Formular: Navigieren Sie mit Seitentiteln links aussen zu den einzelnen Seiten. = alle obligatorischen Fragen auf der Seite ausgefüllt. = 3 oblig. Fragen nicht ausgefüllt. Klicken Sie nach jeder Seite auf SAVE & NEXT, um die Eingaben zu speichern. Ändern Sie die Seiten, so oft Sie wollen, und beenden Sie danach das Ausfüllen mit Finish. Der Knopf Finish erscheint erst, wenn alle obligatorischen Fragen ausgefüllt sind. Erst mit Finish wird der Formularinhalt definitiv in der Datenbank abgelegt! 2004 URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

22 3.10 Resultate betrachten, drucken und exportieren Sobald das Formular ein- oder mehrmals ausgefüllt wurde, können Sie die Resultate betrachten oder auf Ihren Rechner laden. FlexiForm kennt weitere Auswertungen und Darstellungsarten der Resultate, die aber nicht in diesem Fenster erfolgen und für das Testen Ihrer Formulare unwichtig sind (siehe Resultate auswerten, Seite 42). Resultate anzeigen Klicken Sie in der Formularübersicht auf das Resultat-Icon des gewünschten Formulars: Sie erhalten die Resultatsübersicht. Oben stehen nochmals die Eigenschaften Ihres Formulars, im unteren Teil die eigentlichen Resultate: Die Resultatübersicht enthält die Rohdaten, wie sie in die Formulare eingegeben wurden. Jede Zeile entspricht einem ausgefüllten Formular, jede Spalte einem Formularfeld. Aus Platzgründen werden nur die ersten 4 5 Spalten angezeigt. Hat es mehr Felder, so zeigt der Link more (in der letzten Spalte) alle Daten der Zeile in einem separaten Fenster. Erscheint das Fenster nicht, ist es bereits offen, und Sie müssen es hinter Ihren anderen Fenstern hervorholen URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

23 Vollständige Ansicht, Druckdarstellung Formulareigenschaften. zeigt die Resultate vollständig (alle Spalten) und ohne die Diese Darstellung eignet sich gut zum Drucken. Mit dem Zurück-Knopf Ihres Browsers kommen Sie zur Resultatübersicht zurück. Resultate in Datei exportieren Mit können Sie die Resultate in einer Datei speichern. Klicken Sie auf Save / Speichern und geben Sie Dateinamen und Speicherort an. Wenn Sie stattdessen auf Open /Öffnen klicken, werden die Resultate im Texteditor Ihres Computers angezeigt bringt Sie zur Resultatübersicht zurück. Um die exportierten Daten nach Excel zu importieren siehe Import nach Excel, Seite 43. Zurück zur Formularübersicht Mit kommen Sie von der Resultatübersicht zurück in die Formularübersicht URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

24 3.11 Formular zurücksetzen (Reset, Testresultate entfernen) Bevor Sie eine Umfrage starten, müssen Sie allfällig erfasste Testresultate löschen, damit diese nicht die echten Resultate verfälschen. Dazu benutzen Sie die Funktion Reset. Diese finden Sie nicht in der Formularübersicht, sondern in der Umfrageverwaltung. 1. Klicken Sie in der Formularübersicht auf, um zur Umfrageverwaltung zu gelangen. (Mehr darüber im Kapitel Umfragen durchführen, Seite 27). 2. Melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an. 3. Klicken Sie auf Reset a form: 4. Klicken Sie in der Liste Ihrer Formulare beim gewünschten Formular auf das Reset-Icon. 5. Bestätigen Sie das Zurücksetzen mit YES, Reset, oder brechen Sie mit NO, DO NOT Reset ab. 6. Mit Back to moderator interface und dann Go back to FlexiForm (zuunterst rechts) gelangen Sie zur Formularübersicht zurück URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

25 3.12 Formular löschen Ein von Ihnen erstelltes Formular können Sie jederzeit wieder löschen. Beachten Sie dabei, dass nicht nur das eigentliche Formular gelöscht wird, sondern auch alle Antworten! Bevor Sie ein Formular löschen, ist es sinnvoll die Daten in einer Datei auf Ihrem Computer abzuspeichern, ausser Sie haben nur Testdaten. Siehe Formular zurücksetzen (Reset, Testresultate entfernen), Seite 24. Neben sämtlichen Antworten werden auch alle Verknüpfungen von Probanden zum Formular gelöst. Die einzelnen Probanden existieren danach nur noch in der Datenbank, wenn sie einem anderen Formular zugeordnet sind. Als Alternative können Sie ein Formular einfach auch deaktivieren (siehe Formular aktivieren, Seite 20). So existiert es noch in der Datenbank, es können aber keine neuen Antworten mit dem Formular abgeschickt werden. 1. Um ein Formular zu löschen, klicken Sie in der Formularübersicht in seiner Zeile auf das Papierkorbsymbol: 2. Bestätigen Sie das Löschen mit YES, Delete oder brechen Sie mit NO, DO NOT Delete ab Liste aller Formulare drucken Nach einer geraumen Zeit werden Sie eine grosse Anzahl von Formularen haben. FlexiForm bietet die Möglichkeit, eine Auflistung aller Formulare mit ID, Titel, Beschreibung und Zustand auszudrucken. Die Adresse der verantwortlichen Person wird dabei ebenso dargestellt wie der Zustand des Formulars (aktiv/inaktiv). Die Spalte Not. (=Notification, Benachrichtigung), zeigt an, ob die -Zusendung der Resultate eingeschaltet ist. 1. Klicken Sie in der Formularübersicht auf. Die Druckdarstellung erscheint in einem neuen Fenster: 2. Benutzen Sie die Druckfunktion Ihres Web-Browsers, um die Liste auszudrucken URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

26 3.14 Überblick über die Masken der Formularverwaltung Formularübersicht druckgerecht Umfrageverwaltung (Moderator Interface) Formulareigenschaften Formularübersicht Hilfe Felderübersicht URL des fertigen Formulars Feldauswahl Formularvorschau Resultatübersicht Resultattabelle (Druckansicht) Einzelantwort Feldeigenschaften 2004 URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

27 4 Umfragen durchführen Formular = Umfrage Mit jedem Formular kanngenau eine Umfrage durchgeführt werden. Wir benutzen deshalb im Folgenden die Begriffe Formular und Umfrage austauschbar. Eigene Maske Umfrageverwaltung (Moderator-Interface) Um Umfragen durchzuführen, benutzen Sie einen speziellen Bildschirm von FlexiForm, die sogenannte Umfrageverwaltung, auch Moderator Interface genannt. Probandenverwaltung Das Umfrageverwaltung bietet die Möglichkeit, einer Umfrage einzelne Teilnehmer zuzuordnen. Diese Teilnehmer, im weiteren Probanden genannt, können dann per die Einladung erhalten, ein Formular persönlich auszufüllen. Nur die eingeladenen Probanden können das Formular ausfüllen, da sie einen kodierten Link zum Formular erhalten, welcher mit der jeweiligen Adresse verknüpft ist. Dies bezeichnen wir als geschlossene Umfrage. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit von sogenannten offenen Umfragen, an denen jede beliebige Person teilnehmen kann. Import von Probanden aus Datei Es kann auch eine ganze Liste von Probanden zu einem Formular hinzugefügt werden. Selbstverständlich erlaubt das Interface es auch, Probanden einzeln oder im Verbund von einer Umfrage zu entfernen. Neben der Möglichkeit anzuzeigen, welche Probanden einer Umfrage zugeordnet wurden, können Sie in der Umfrageverwaltung die Benutzerdaten von Probanden (Name, Vorname, -Adresse) auch ändern. Weitere Möglichkeiten In der Umfrageverwaltung können Sie Formulare duplizieren, oder wieder in ihren Anfangszustand zurücksetzen, d.h. alle Antworten löschen URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

28 4.1 Umfrageverwaltung (Moderator Interface) Die Umfrageverwaltung rufen Sie sie so auf: in der Formularübersicht auf klicken oder mit Sie müssen sich neu anmelden, mit gleichem Namen/Passwort wie bei der Formularverwaltung. Danach erscheint die Umfrageverwaltung (Erklärung der Icons siehe nächste Seite): Tipps zur Bedienung Zurück zur Formularverwaltung Mit Überblick über alle Formulare gelangen Sie zurück zur Formularverwaltung. Mit können Sie eine Liste ihrer Formulare in einem separaten Fenster anzeigen lassen. Falls die Liste nicht erscheint, ist das Fenster bereits offen. Holen Sie es hinter den anderen Fenstern hervor. Umfrage auswählen In vielen Masken wählen Sie die zu bearbeitende Umfrage mit einem Aufklappmenü aus. Dieses zeigt die ID-Nummer und den Anfang des Formulartitels an. Falls Sie mehr Informationen brauchen, können Sie mit dem Lupen-Icon die Formularliste (Bild oben) anzeigen lassen: Zurück zur Umfrageverwaltung Falls eine Maske keinen Lin k für die Rückkehr zur Umfrageverwaltung hat, benützen Sie einfach die Zurück-Funktion Ihres Web-Browsers URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

29 4.1.2 Überblick über die Icons / Aktionen der Umfrageverwaltung Probanden hinzufügen Einer Umfrage einen Probanden (Teilnehmer) hinzufügen Einer Umfrage eine Liste von Probanden aus einer Datei hinzufügen Probanden entfernen Einen einzelnen Probanden von einer Umfrage entfernen Eine Reihe von in einer Datei gelisteten Probanden aus einer Umfrage entfernen Umfrage-Zustand s versenden Liste aller Umfragen mit ID und Status (aktive/inaktiv) anzeigen Ein Formular duplizieren (samt Fragen, aber ohne Antworten und Probanden), z. B. um eine Umfrage zu wiederholen Dieses Icon hat noch keine Funktion. Antworten auf die Umfrage auswerten Umfrage zurücksetzen, d. h. bereits eingegangene Antworten löschen Einladung an alle Probanden einer Umfrage versenden Erinnerungs- an säumige Probanden versenden Einladung an einen einzelnen Probanden versenden Probandenverwaltung Informationen zu einem Probanden anzeigen und ändern Probanden und andere Informationen zu einer Umfrage anzeigen FlexiForm Ihr Passwort und Ihre persönlichen Angaben ändern ( -Adresse usw.) Zurück zur Formularverwaltung (d. h. zum Erstellen und Ändern von Formularen) 2004 URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

30 4.2 Freie Umfragen vs. Umfragen mit Probanden Eine FlexiForm-Umfrage kann auf zwei Arten durchgeführt werden Offene Umfrage Jeder, der von der Umfrage Kenntnis hat also den Link kennt, der sie aufgeruft, kann sie ausfüllen. Es besteht die Möglichkeit, dass ein Teilnehmer die Umfrage mehrfach ausfüllt. Geschlossene Umfrage mit Probanden Nur von Ihnen bestimmte, mit Namen und -Adresse erfasste Personen, sogenannte Probanden, können die Umfrage ausfüllen. (Dazu erhalten sie per einen personalisierten Link.) Die Verwaltung der Probanden ist eine der Hauptfunktionen der Umfrageverwaltung. 4.3 Umfrage aktivieren, deaktivieren, Zeitdauer festlegen Um eine Umfrage zu beginnen, muss das Formular aktiv geschaltet werden. Aktiv heisst, dass das Formular ausgefüllt werden kann. Wenn die Umfrage beendet ist, schalten Sie sie wieder inaktiv. Danach erscheint beim Aufrufen durch Teilnehmer statt des Formulars ein Hinweis, dass die Umfrage inaktiv ist. Ist das Formular aktiv? Rufen Sie die Formularliste auf, um zu sehen, ob Ihre Umfrage aktiv ist: Die Icons in der Spalte State zeigen den Zustand: = aktiv = inaktiv Formular aktivieren / deaktivieren Das Aktivieren (und Deaktivieren) eines Formulars erfolgt in der Formularverwaltung. Siehe Formular aktivieren, Seite Offene Umfrage durchführen So starten Sie eine Umfrage, an der beliebige Personen teilnehmen können: 1. Löschen Sie allfällige Testantworten per Reset (siehe Formular zurücksetzen, Seite 24) 2. Aktivieren Sie das Formular (siehe oben) 3. Besorgen Sie sich in der Formularverwalt ung mit dem Icon die Internetadresse (URL) des fertigen Formulars (siehe Link zum Formular, Formular aufrufen, Seite 20). 4. Geben Sie die Internetadresse (URL) des fertigen Formulars bekannt, indem Sie sie z. B. auf Ihrer Webseite publizieren oder per verteilen. Jeder, der nun die URL kennt, kann die Umfrage ausfüllen. Sobald Sie die Umfrage beenden möchten, schalten Sie das Formular inaktiv (siehe oben) URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

31 4.5 Probanden für geschlossene Umfrage festlegen Für eine geschlossene Umfrage erfassen Sie die Probanden mit Name, Vorname und - Adresse. Sie können die Probanden einzeln von Hand erfassen und/oder aus einer Datei importieren. Dies ist in den folgenden Abschnitten beschrieben Datenschutz und Persönlichkeitsschutz der Probanden Beachten Sie: das Erfassen der Probanden dient ausschliesslich dazu, den Teilnehmerkreis festzulegen und die Probanden per zur Teilnahme aufzufordern. Aus Datenschutzgründen zeigt Ihnen FlexiForm nicht, von wem welche Antwort stammt zeigt Ihnen FlexiForm zwar, wie viele der Probanden bereits geantwortet haben, aber nicht, wer geantwortet hat kann FlexiForm säumige Probanden per mahnen, zeigt Ihnen aber nicht, wen es mahnt. Möchten Sie die Antworten den Probanden zuordnen, so müssen Sie diese auf dem Formular nach dem Namen fragen Probanden werden anhand der -Adresse unterschieden Probanden werden mit Vorname, Nachname und -Adresse erfasst. Für FlexiForm ist dabei die -Adresse das Entscheidende. Deshalb dürfen zwei Probanden nicht die selbe -Adresse haben. Sonst werden sie für die selbe Person gehalten. Wenn Sie für eine Umfrage jemanden eingeben, dessen -Adresse bereits erfasst ist, so legt FlexiForm daher keinen neuen Probanden an. Stattdessen ordnet es der Umfrage den vorhandenen Probanden zu Dateiimport ist besser! Wenn Sie bei einer Umfrage mehr als drei bis vier Probanden haben, dann empfehlen wir Ihnen, diese per Dateiimport statt einzeln zu erfassen: Die Angaben in eine Datei zu tippen ist schneller und angenehmer, als für jeden Probanden die Erfassungsmaske aufzurufen und auszufüllen. Sie können die Datei wiederverwenden, z. B. um die selben Probanden einer anderen Umfrage hinzuzufügen oder wenn Sie Probanden versehentlich gelöscht haben. Bei der Handerfassung arbeiten Sie in diesen Fällen doppelt! 2004 URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

32 4.5.4 Probanden aus Liste (Datei) hinzufügen Probanden erfassen Sie wie erwähnt von Vorteil per Dateiimport, da Sie die Probandendatei wiederverwenden können. Erfassen Sie die Probanden wie folgt in einer Textdatei: Hans, Muster Peter, Meier Pluesch, Gruenert Umlaute und Sonderzeichen sind nicht erlaubt! Jede Zeile enthält genau drei Felder, nämlich , Vorname, Nachname, und zwei Kommata! Excel-Nutzer: Wenn Sie die Probandendatei aus Excel erstellen (Speichern als > Dateityp: CSV) dann hat diese Strichpunkte statt Kommata als Trennzeichen. Benutzen Sie NotePad oder einen anderen Texteditor, um die Strichpunkte durch Kommata zu ersetzen. Klicken sie auf, wählen Sie die Umfrage, der Sie die Probanden zuordnen, und mit Browse die Datei mit den Probandendaten. Enable overwrite Enable overwrite erlaubt den Probanden, die Umfrage mehrmals auszufüllen, um falsche Angaben zu korrigieren. Es wird nur der letzte Datensatz gespeichert, so dass dies keine Mehrfachteilnahme des Probanden darstellt. Rückmeldung Nach einem Klick auf Add probands erscheint das Resultat Ihres Dateiimports: Prüfen Sie, ob die Namen und -Adresse in der richtigen Spalte stehen und keine Fehler vorhanden sind (wie die Anführungszeichen bei Frau Mueller Bertoli). Fehler korrigieren Sie in FlexiForm mit und intelligenterweise auch in der Textdatei (für zukünftige Importe). Die Icons zeigen an, ob die Person bereits erfasst war: neuer Proband Proband bereits der Datenbank bekannt, wurde dieser Umfrage hinzugefügt Proband war bereits für diese Umfrage erfasst, nicht nochmals erfasst. Jemanden vergessen? Fügen Sie ihn der Datei hinzu und importieren Sie erneut. FlexiForm sorgt dafür, dass niemand doppelt erfasst wird. So ist Ihre Probandendatei immer aktuell URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

33 4.5.5 Probanden einzeln erfassen Klicken Sie auf Einen einzelnen Probanden erfassen Sie mit der Angabe von Nachname, Vorname und -Adresse; und wählen die Umfrage. Beachten Sie: zuerst Nachname, dann Vorname. Verwenden Sie in keinem der Felder Sonderzeichen wie ä,ö,ü oder é,è,. Mit enable overwrite erlauben Sie dem Probanden, die Umfrage mehrmals auszufüllen, z. B. um falsche Eingaben zu korrigieren. Es wird jeweils nur der letzte Datensatz gespeichert, so dass dies keine Mehrfach-Teilnahme des Probanden darstellt. Mit Add proband fügen Sie den Probanden dann der gewählten Umfrage hinzu. Reset löscht Ihre Eingaben. Rückmeldungen Nach dem Klick auf Add proband erhalten Sie eine der folgenden Rückmeldungen: Der Proband wurde erfolgreich hinzugefügt. Mit Add another Proband können Sie gleich den nächsten Probanden erfassen. Dieser Proband war bereits für eine andere Umfrage erfasst und wurde jetzt auch noch dieser Umfrage zugeordnet. Dieser Proband war bereits für diese Umfrage erfasst und wurde nicht nochmals hinzugefügt. (Probanden werden an der -Adresse erkannt. Sie können nicht zwei verschiedene Personen mit der selben -Adresse erfassen.) 2004 URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

34 4.5.6 Bereits für andere Umfragen erfasste Probanden hinzufügen Ist ein Proband bei einer anderen Umfrage bereits erfasst, müssen Sie ihn trotzdem für die aktuelle Umfrage nochmal erfassen. Bei Einzelerfassung können sich dabei Tipparbeit sparen, indem Sie in den Feldern Last Name und First Name nur irgendeinen einzelnen Buchstaben eingeben. FlexiForm erkennt den Probanden an der -Adresse und übernimmt den bisherigen Vor- und Nachnamen. Eine andere Möglichkeit, Mehrfacherfassung zu umgehen, ist die Probanden von Anfang an aus einer Datei zu importieren. Sie können die selbe Probanden-Datei dann bei beliebig vielen weiteren Umfragen importieren Probanden eines Formulars auflisten Nachdem Sie einer Umfrage Probanden hinzugefügt haben, können Sie sich mit die Probandenliste der Umfrage ansehen: Anzahl Probanden Formular aktiv (ausfüllbar) oder inaktiv So viele haben es bereits ausgefüllt Andersrum geht es auch: Bei den Probandeneigenschaften können Sie sich anzeigen lassen, welchen Umfragen ein Proband zugeordnet ist. Siehe Probandeninformationen anzeigen und ändern, Seite URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44

35 4.5.8 Einzelne Probanden löschen Sie können einzelne Probanden aus einer oder allen Umfragen entfernen. Allfällige bereits eingegangenden Antworten des Probanden werden dabei nicht gelöscht Geben Sie die -Adresse des Probanden ein und wählen Sie entweder die Umfrage, aus der er entfernt werden soll, oder ALL, um ihn aus allen Umfragen zu entfernen: 3. Nach Anklicken von Delete proband erhalten Sie eine Bestätigung. Darin können Sie mit Delete another proband gleich den nächsten Probanden löschen. Falls die folgende Meldung erscheint, gab es den Probanden nicht. Vielleicht haben Sie sich bei der -Adresse vertippt. Mit Delete another proband können Sie es nochmals probieren Liste von Probanden löschen Mehrere Probanden entfernen Sie am einfachsten per Textdatei, z. B. mit der selben Datei, mit der Sie sie importiert haben (Vielleicht haben Sie auch eine Schwarze-Schafe-Datei, mit der Sie vor jeder Umfrage unerwünschte Teilnehmer entfernen.) Allfällige bereits eingegangenden Antworten der Probanden werden dabei nicht gelöscht. Wie die Datei aufgebaut sein muss, steht im Abschnitt Probanden aus Liste (Datei) hinzufügen, Seite Wählen Sie mit Browse die Textdatei mit den Probandendaten. Wählen sie die Umfrage; oder ALL, um diese Probanden von allen Umfragen zu entfernen. Nach Klick auf Delete probands erhalten Sie eine Rückmeldung: ganz gelöscht, da keiner Umfrage mehr zugeordnet aus der Umfrage entfernt 2004 URZ Benutzerhandbuch FlexiForm /44