Nachlese zum 10. Processs Solutions Day (PSD) am 28. und 29. April 2015 in Köln

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1 Nachlese zum 10. Processs Solutions Day (PSD) am 28. und 29. April 2015 in Köln Ganzheitliches Prozessmanagement bekommt gerade im Hinblick auf das zurzeit beherrschende Thema Industrie 4.0 und Digitale Transformation eine herausragende Bedeutung für den Wettbewerbserfolg. Kundenindividuelle Produkte in kürzester Zeit zu niedrigsten Kosten herzustellen und zu vertreiben bedeutet in erster Linie, die dazu gehörenden Businessprozesse so zu optimieren, dass Management, Mitarbeiter und Maschinen effektiv und effizient kollaborieren. Welche Unterstützung aus BPM-Tool-Sicht geboten wird, und wie Businessprozesse anforderungsgerecht implementiert werden müssen, um die o. g. Ziele zu erreichen, haben über 200 zufriedene Teilnehmer am 10. PSD Solutions Day der gfo am 28./29. April in Köln vermittelt bekommen. Die BPM- Anwendererfahrungen aus 14 verschiedenen Unternehmen aus verschiedenen Branchen in Bezug auf Change-Management, Selbstorganisation, IT-Unterstützung wurden am zweiten Tag präsentiert. Um 9 Uhr begrüßte der Vorstandsvorsitzende der gfo, Herr Prof. Dr. Hartmut F. Binner die Teilnehmer herzlich zur Jubiläumsveranstaltung. Über 10 Jahre stellt die gfo mit dieser Veranstaltung den Stand der Technik auf dem BPM-Tool-Markt vor, wobei die Bedeutung der prozessorientierten Organisationsentwicklung in dieser Zeit ständig gestiegen ist. In seiner Eröffnungsrede ging Prof. Binner auf die Notwendigkeit ein, die 4 Gestaltungsdimensionen eines ganzheitlichen Prozessmanagements, d.h. Management, Mitarbeiter, Prozessorganisation und Technik, mit ihren unterschiedlichen Parametern aus organisationaler, personeller, sozialer, ökonomischer und ökologischer Sicht zu einem Gesamtoptimum zu verknüpfen. Von allen Beteiligten wird hierbei eine hohe Methodenkompetenz erwartet. Hier bestehen in der Praxis häufig große Defizite. Prof. Binner eröffnet den 10. PSD

2 Anschließend begannen die unterschiedlichen Tracks mit den Anbieterpräsentationen. Begleitet wurden diese Tracks am 1. Tag sowie die Anwendervorträge am 2. Tag durch die gfo- Regionalleiter/Innen Simone Glitsch, Antje Cordes, Markus Arndt, Dr. Hans-Dieter Schinner, Alfons Jakob und Gerd Hansen, die die einzelnen Vorträge moderiert haben. Erster Tag: Anbieterforum mit folgenden Präsentationen: Vorgestellt wurden am ersten Tag von 21 BPM-Tool-Anbietern die BPM-Suiten, Modellierungs- und Human Workflow-Lösungen, die die Anwender dabei unterstützten, prozessorientierte Organisationsentwicklung zu betreiben und Changemanagement erfolgreich umzusetzen. Die Toolpräsentationen, unterteilt in 3 Tracks, vermittelten einen umfassenden Überblick über die immer größer werdende Entwicklungsdynamik dieser Tools. Erst ihr Einsatz ermöglicht die geforderte Effizienz, Effektivität und Flexibilität innerhalb der ablaufenden Geschäftsprozesse. Für jeden Track wurde von der Jury für den am Abend von der gfo vergebenen Process Solutions Award ein Preisträger ausgewählt. Folgende BPM-Lösungen wurden präsentiert: Track A Prozessmodellierung Im Track A präsentierten sich folgende Firmen: Signavio GmbH Intellior AG Sycat IMS GmbH GBTEC GmbH Semtation GmbH BOC Information Technologies Consulting GmbH Yaveon AG, Process4biz GmbH Software AG Volle Kontrolle über Ihre Unternehmensprozesse und Entscheidungen lautete der Titel der Präsentation von Thomas Kantzow, Sales Manager der Signavio GmbH. In der Präsentation des Tools konzentrierte sich Signavio auf ihre neuste Produktinnovation den Decision Manager. Damit können auch Fachanwender Entscheidungen in BPMN-Diagrammen detaillierter darstellen. Signavio unterstützt den Standard DMN vollständig und geht damit weit über Business Rules und Analytics hinaus. Signavio stellte dar, dass mit Business Decision Management Unternehmensrisiken vermindert werden können. Decision Management lege den Fokus auf die wirklich wesentlichen, geschäftskritischen Entscheidungen und optimiere so langfristig den Unternehmenserfolg. Prozessorientierte Unternehmensgestaltung mit Aeneis von der intuitiven Prozesserfassung über integrierte Managementsysteme bis zum Strategiemanagement nannten Michaela Bachler, BPM Solution Sales und Christopher Schaffert, Produktmanagement der Intellior AG den Vortrag. Das Team präsentierte die aktuellen Highlights ihres BPM-Tools. Der Ansatz des Unternehmens ist die Überzeugung, dass Prozessmanagement jeden betrifft und nur nachhaltig funktioniert wenn es gelebt wird. So bietet Aeneis prozessorientierte Unternehmensgestaltung für alle Zielgruppen des Unternehmens, für die es in Aeneis unterschiedliche Features gibt. Es wurde dargestellt, wie Managementsysteme integriert und die Unternehmensstrategie im Tool abgebildet werden können. Einfach modellieren verständlich publizieren war das Motto des Vortrages der sycat IMS GmbH. Marco Idel, Geschäftsführer und Andreas Petschke, Vertrieb präsentierten das BPM-Portal und den

3 Process Designer pro. In der Präsentation wurden verschiedene Features wie der Process Analyser und das BPM Portal gezeigt. Die Botschaft von Marco Idel, dem geschäftsführender Gesellschafter lautete: Dem einzelnen Mitarbeiter seine Prozesse und Dokumente verlässlich, stets aktuell und klar verständlich zur Verfügung zu stellen sei ebenso wichtig, wie die Fähigkeit des BPM-Tools, den Anforderungen des Unternehmens sowie dessen Management-Methoden uneingeschränkt folgen zu können. Nach der Kaffeepause führte Herr Marc Oliver Stromberg von der Firma GBTEC die Reihe zur Prozessmodellierung fort. Mit seinem Thema BIG-Plattform Mehr Erfolg durch ganzheitliches Prozessmanagement beleuchtet er im Kontext der BIG Plattform die Argumente, die für ein Business Prozess Management sprechen: Effiziente Arbeitsabläufe lassen sich ergänzen durch Organisationsbeschreibungen, Prozesse werden mit Dokumenten verknüpft. Kennzahlen, Risiken und Kontrolldaten werden auswertbar. Die Möglichkeit einer Konfiguration und Abstimmung aus einer Hand wurde nochmals hervorgehoben. Frau Dr.-Ing. Frauke Weichardt ist Managing Director der Semtation GmbH. Sie beschreibt Ihr Programm SemTalk mit der Headline Prozessmodelle als Navigationsinstrument im Wissensraum. Als ein wesentliches Merkmal hat sie die Freiheit der Methode und die gleichzeitige Verwendung von Standardtechnologien herausgestellt. Diese Freiheitsgrade, wie sie z.b. MS VISIO und MS Sharepoint bieten, ermöglichen ein besonders flexibles Eingehen auf die Kundenanforderungen. Die Einsatzmöglichkeiten bei ganz unterschiedlichen Zielgruppen wurden als weiterer Vorteil benannt. So beschreibt Frau Weichhardt, dass z.b. Sharepoint Wiki und Sharepoint Monitoring beste Voraussetzungen bieten, um SemTalk ebenfalls als Wissens Management Plattform zu nutzen und diese an die Kundensituation anzupassen. Dr. Harald Kühn, Vorstand der BOC AG, stellte in seinem Vortrag einige Innovationsschwerpunkte der letzten Jahre im Überblick vor. Dazu gehören die methodische Integration von BPM und EAM, die ADONIS und ADOit Communities, BPMN fit for business sowie der Cloud Service ADONIS:cloud (www.boc-group.com/adoniscloud). In einer Live Demo mit Prozessmodellierung, Prozessfreigabe, Portalfunktionen und Prozess-Dashboards, wurde die neue ADONIS NP Version präsentiert (NP: New Platform). ADONIS NP ist 100% Web-basiert (HTML5), sehr einfach zu bedienen und kann mit allen modernen Plattformen eingesetzt werden. Der Vortragende Manfred Oppitz, Leiter Business Consulting der YAVEON AG stellte den methodischen Workshop-Ansatz auf der Basis eines Prozessmodells im Dialog mit den Kunden vor, um mögliche Verbesserungspotentiale zu identifizieren. Diese werden strukturiert erfasst, bewertet und in einem graphischen Tool dargestellt, in dem Auswertungen nach kaufmännischen Kriterien im Fokus stehen. Direkt im Anschluss an die Workshops stehen managementgerechte Auswertungen und Ansichten zur Verfügung. Mit dieser Methode wird ermöglicht Potentiale in Projektideen zu überführen und später in Projekte umzusetzen. Dr. Helge Heß, SVP Product Managemet ARIS von der Software AG erläuterte wie die Software AG ihre Kunden auf dem Weg zum Digitalen Unternehmen unterstützt und dabei hilft deren Mitbewerbern einen entscheidenden Schritt voraus zu sein und das Zusammenspiel mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern nachhaltig zu verbessern. Mit der Software AG-Suite können Unternehmen die Kluft zwischen Fachabteilungen und IT überbrücken. Sie schaffen einzigartige, digitale Systeme, durch die agiles Handeln an der Schnittstelle zum Kunden möglich wird. Der Weg zum Digitalen Unternehmen führt dabei über vier wichtige Stationen: Alignment durch kollaborative Prozessanalyse, Transformation durch Portfoliomanagement, Agility durch Prozessautomatisierung und Integration sowie Visibility durch Intelligent Business Operations und Big Data.

4 Track B BPM-Suiten / Human Workflow/SOA Hierbei handelte es sich um folgende Präsentationen: Prologics IT GmbH Kiwiw Systems GmbH IBM Endorasware AG Axon Ivy Inspire GmbH Scheer Management GmbH und Schott Music GmbH & Co KG) igrafx GmbH Im ersten Vortrag Daten sind das Öl des 21. Jahrhunderts von Robert Hutter, CEO der Prologics IT GmbH, stand die digitalisierte Abwicklung der Geschäftsprozesse im Vordergrund. Die FireStart BPM Suite steht dabei für benutzerfreundliche, interaktive Geschäftsprozesse und nutzt hierfür bestehende Infrastrukturen und Oberflächen wie Sharepoint und Outlook. Im Anschluss ging es um das Thema Adaptive Case Management. Im Vortrag Prozessvarianten mit SONAL beherrschen stellte Christof Langer, Geschäftsführer der kiwiw Systems GmbH, den Umgang mit der Variantenvielfalt der Prozesse durch die Status-Orientierte Next Action Logic SONAL vor, die auf Basis von Status und Regeln abläuft. Der dritte Vortrag des Vormittags von Julius Ollesch, Business Process Management Consultant der IBM Deutschland, hatte den Titel Mit IBM Prozesse erleben und erfolgreich verändern. Der Fokus lag hier auf der Vereinfachung des Prozesserlebens, der Ausführung und kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen und Geschäftsregeln, ergänzt durch Case Management. Nach der Pause ging es weiter mit dem Vortrag ACM BPM: Wie strukturiert sind Ihre Prozesse? bzw. Wieviel Struktur brauchen unsere Prozesse? von Micha Kiener, CEO der edorasware ag. Letztlich ist eine Kombination aus Business Process Management und Adaptive Case Management und Enterprise-Content-Management erforderlich, die edoras one auf einer Plattform bietet. Im letzten Vortrag des Vormittags stellte Peter Wiedmann, Consultant der AXON IVY AG die Frage BPM + User Experience passt das zusammen? User Experience = Wahrnehmung/Reaktion Anwender auf das System + Blick auf Person vor/während/nach der Nutzung. Fazit: User Experience wichtig nehmen und in Lösungen berücksichtigen -> Signifikante Vorteile für Prozesse und zufriedene Anwender. Herr Andreas Mucke, Geschäftsführer der Inspire Technologies, erläuterte, dass die meisten Unternehmen zahlreiche Insellösungen betreiben. Daraus könnten zahlreiche Verzögerungen, Abweichungen und Brüche von Geschäftsprozessen entstehen. Mit der BPM-Inspire lassen sich auch komplexe Prozesse analysieren, modellieren, implementieren, automatisieren, steuern und auswerten. Ein offenes Schnittstellenkonzept bietet alle Möglichkeiten, um Geschäftsprozesse durchgängig zu automatisieren und mit anderen Software-Produkten zusammenzuarbeiten. Thomas Blum, Leiter des Zentralen Konzerneinkaufs SCHOTT Music, begann mit einem kleinen beeindruckenden Ausflug in die SCHOTT-Firmengeschichte: Eine lange Tradition, die bis zur Gründung 1770 in Mainz zurückreicht, und zahlreiche Veröffentlichungen bekannter Komponisten machen dieses Unternehmen zu einer ehrwürdigen Besonderheit. Im Jahr 2014 vollzog das Unternehmen ein Outsourcing der Informationstechnik. SAP wurde im selben Jahr eingeführt. Das war eine optimale Basis für Renovierung des Anforderungs- und Beschaffungsprozesses. Ziel war es, die Beschaffung per Papier, Fax und Telefon - durch viele beteiligte Personen vom Facility-Management

5 bis zum Hausmeister in einen Standardprozess, SAP-integriert und mobil nutzbar, zu überführen. 40 Kataloge und lokale Anbieter sind inzwischen durch drei elektronische Kataloge ersetzt. Neben dem einfacheren Katalogmanagement und dem verminderten Personalbedarf konnten zusätzlich die Preise mit den Anbietern neu verhandelt und somit gesenkt werden. Herr Stefan Hessenbruch, Professional Services Manager EMEA der igrafx GmbH, macht deutlich, dass die Firma die Prozess-Excellence für die ganze Organisation durch drei Faktoren gewährleistet sieht: Intelligente Prozesse, intelligente Architektur sowie eine intelligente Entscheidungsfällung. Mit der Prozessautomatisierung sind Prozessstrukturierung, Fehlerreduktion, Mitarbeiter-Entlastung, Monitoring Kostensenkung und Qualitätserhöhung realisierbar. Zu vermeiden sind seines Erachtens zu starre Prozesse sowie eine Implementierung ohne IT-Fachkräfte. Die Vorteile der Automatisierung sind die Gewährleistung von Plausibilität und Vollständigkeit im Prozess. Die Konsolidierung aller Informationen, die Transparenz und Nachverfolgbarkeit sowie die automatisierten Prozessberichte sind ebenfalls gute Argumente für eine Agilität durch Automatisierung. Track C Prozessorientierte Lösungen Im Track C präsentierten folgende Firmen ihre Lösungen: Ploetz + Zeller arvato Systems Bosch Software Innovations GmbH UWS BPM& O GmbH Fluxicon Vom Prozess her denken Anforderungsmanagement und Process Mining bei SAP-Einführungen, so lautete der Vortrag von Oliver Zeller, Geschäftsführer der Ploetz + Zeller GmbH.Anhand einer Process Mining Live Demo wurden die Kundenvorteile der vorgestellten Lösung präsentiert. Hierbei handelt es sich beispielsweise um: Einheitliche und effiziente Spezifizierung des Business Blue-Prints Geringerer Aufwand in der Prozessdefinition Verbindung zwischen Soll-und Ist-Prozess Bottom-Up-Analyse ohne Beeinträchtigung des Geschäftsalltages Fakten-und datenbasierte Detailanalyse (Drill-Down zum Beleg) Einfaches Benchmarking zwischen verschiedenen Geschäftsvarianten Die Kundenprozess-Potentiale lassen sich schneller & genauer finden Nach diesem Vortrag referierte Dr. André Lougear, Manager der arvato systems S4M GmbH die Strategische und operative Geschäftsprozessüberwachung in der Praxis mit BIC Monitor. Auf Basis von BIC Monitor wurde der Financial Closing Monitor entwickelt, der die einzelnen manuellen und systemgestützten Aktivitäten im Rahmen des Monatsabschluss-Prozesses bündelt und daher jeder Zeit eine transparente Sicht auf den aktuellen Prozessfortschritt ermöglicht. Dr. Frank Puhlmann von der Bosch Software Innovations GmbH folgte mit einem Vortrag zum Thema Case Management mit inubit BPM. Case Management ist mehr als nur ein Case Plan Der Fokus liegt hierbei auf dem Case- Objekt, nicht auf dem Plan! Dieses ist oftmals ähnlich (z.b. Vorgang ) jedoch ist eine problemspezifische Anpassung erforderlich. Der Case hat einen fachlichen Lifecycle (Statusübergänge). Auch diese sind oftmals ähnlich, müssen jedoch teilweise fachlich angepasst werden.

6 Nach den ersten Vorträgen folgte eine Kaffeepause und die Möglichkeit zum Come together. Die Teilnehmer nutzen auch lebhaft die Möglichkeit sich an den Ausstellerständen im Foyer des Maternushauses über die Lösungen der einzelne Softwareanbieter genauer zu informieren Nach der Kaffeepause ging es weiter mit einem Vortrag von Klaus Oliver Welsow von der UWS Business Solutions GmbH zum Thema Integrierte Managementsysteme basierend auf einem effizienten Prozessmodell inkl. Umsetzungsbeispiele aus der Praxis. Unternehmen stehen immer mehr der großen Herausforderungen gegenüber, verschiedenste Managementsysteme z.b. Qualität, Umwelt, Risiko,..., systematisch zu entwickeln und zu betreiben. Der Aufwand hierfür ist relativ hoch und steigert sich insbesondere dann, wenn die Systemverantwortlichen nicht zusammen arbeiten. Im Vortrag erläutern wir einen Best Practice Ansatz für ein integriertes Managementsystem auf einem gemeinsamen Prozessmodell, das mittlerweile von allen gängigen Normen in gleicher Form und Struktur gefordert wird. Ergänzt wir dieser Ansatz um Ausschnitte einer Nautilus und SharePoint Umsetzung von einem Referenzkunden, damit die Theorie auch der Praxis gerecht wird. Sven Schnägelberger, Geschäftsführer der BPM & O GmbH präsentierte die Ergebnisse aus der aktuellen BPM Studie und stellte aktuelle Trends wie die Prozessorientierte Balanced Scorecard der BPM&O vor Auch nach der Mittagspause wurde lebhaft zwischen den Ausstellern und den Teilnehmern diskutiert und der Erfahrungsaustausch genutzt. Frau Dr. Anne Rozinat, Mitbegründerin der Firma Fluxicon hat in ihrem Vortrag über process mining aufgezeigt wie die Datenmenge, die bei der Ausführung IT-gestützter Geschäftsprozesse anfallen direkt für die Auswertung durch Process-Mining-Tools genutzt werden können. Daraus können Prozesslandkarten generiert werden, die Prozessabläufe in der Realität zeigen. In Folge der Big-Data Entwicklung entwickeln sich Technologien mit denen diese Daten noch besser aufbewahrt und für Analysewerkzeuge zuganglich gemacht werden können. Mit Process mining ist es einfach, Daten aus der prozessorientierten Perspektive zu analysieren. Im Anschluss nach den letzten Vorträgen informierte dann Herr Dr. Hans Dieter Schinner stellvertretend für den gfo- CBPP Koordinator, Herrn Manfred Klute am späten Nachmittag über den aktuellen Status der BPM Zertifizierung. In Deutschland führt die gfo gesellschaft für organisation e.v. zwei international anerkannte personenbezogene Zertifizierungen exklusiv in deutscher Sprache durch. Für den Themenbereich Business Process Management (BPM) ist es der Certified Business Process Professional (CBPP ) nach den Statuten des ABPMP, und für Business Analysis (BA) ist es der Certified Business Analysis Professional (CBAP) nach den Statuten der IIBA. Im BPM wird es für Einsteiger mit weniger Praxiserfahrung seit Ende 2014 ein weiteres Zertifikat geben - den Certified Business Process Associate (CBPA ). Das Zertifikat CBPA ist ein eindeutiger und überprüfter Qualifikationsnachweis für Prozessmanagement-Praktiker. Die Internationalität des Titels erlaubt eine grenzüberschreitende Anerkennung und gibt Arbeitgebern die Sicherheit, dass zertifizierte Personen mit Fachkollegen weltweit dieselbe Sprache sprechen. Zur Zielgruppe für die CBPA -Zertifizierung gehören Praktiker, die die Funktion des Prozessmanagers noch nicht so lange ausüben oder die Rolle nur nebenamtlich wahrnehmen. Detaillierte Informationen zu den Zertifizierungen sind auf der Homepage der gfo (www.gfo-web.de) erhältlich oder per an Im Anschluss an die Informationen zur Zertifizierung fand die Vergabe der Process Solutions Awards (PSA) statt. Hierbei hatten die Sieger dieses Wettbewerbes die Möglichkeit ihre Lösungen kurz zu präsentieren

7 Die Gewinner des diesjährigen PSA sind: Track A: Prozessmodellierung: Roche Diagnostics und Ploetz + Zeller mit dem Projekt Symbio Workshop Methode bei Roche Diagnostisc Track B: BPM-Suiten Workflow: Schott Music und Scheer GmbH mit dem Projekt Mehrwert durch Cloud Services im Einkauf Track C: Prozessorientierte Lösungen Infraserv GmbH & Co. Höchst KG und intellior AG mit dem Projekt PRISMA - Das integrierte Managementsystem der infraserv höchst Herauszuheben ist die Firma Ploetz + Zeller, die den Award nun schon zum dritten Mal erhalten hat. Die Preisträger des diesjährigen PSA mit Prof. Hartmut Binner und Sven Schnägelberger Bevor der erste PSD-Tag mit einem Get Together beendet wurde, gab es für die Teilnehmer noch eine Tombola zum Jubiläums-PSD, für das die Aussteller und die gfo großzügig die Präsente bereitstellten. 2.Tag: Anwendervorträge mit 14 Erfahrungsberichten aus unterschiedlichen Branchen Der 2. Tag begann mit einem Einführungsvortrag von Prof. Binner zum Thema Ganzheitliches Prozessmanagement: Management, Mitarbeiter, Organisation, Technik. Das Business Process Management (BPM) als Führungsinstrument ist dafür verantwortlich, dass der Businessprozess anforderungs- und compliancegerecht die unternehmerischen Zielsetzungen erfüllt.

8 Zu einem ganzheitlichen BPM gehört, dass die vier übergeordneten Gestaltungsdimensionen Management, Mitarbeiter, Prozesse, Technologie optimal miteinander verknüpft werden und die genannten Integrierten Managementsysteme (IMS) ebenfalls als Führungsinstrumente für bestimmte Themengebiete wirkungsvoll Anwendung finden. Auch diese prozessorientierten Managementsysteme basieren auf dem end-to-end-businessprozess, allerdings zerlegt in die relevanten Kern- bzw. Teilprozesse, wie z. B. Marketing-, Beschaffungs-, Entwicklungs-, Produktions- oder Vertriebsprozess. Diese Kernprozesse in detaillierter Form beschrieben sind auch immer die Grundlagen für ganzheitliche Prozessoptimierungskonzepte, wie beispielsweise SWOT-Analysen, KVP-Management- Lean-Management, TQM oder 6 Sigma. Angeregte Gespräche der Teilnehmer in der Kaffeepause Es folgten die 7 Anwendervorträge, die im Maternussaal präsentiert wurden: Uwe Caspary, Leiter Prozessmanagement der HOPPECKE Batterien GmbH & Co.KG, beschrieb im ersten Vortrag Kriterien des erfolgreichen Prozessmanagement das ganzheitliche Produktionssystem seines Unternehmens. Nach 15 Jahren Prozessmanagement verzeichnet HOPPEKE gute Erfahrungen mit ganzheitlichen Produktionssystemen zur Gewinnung der Übersicht, sehr gute Erfahrungen mit Toolboxen, die dem Mitarbeiter das Tagesgeschäft erleichtern. Die Verbesserung von Einzelprozessketten mit Beteiligung der Führungskräfte sowie die dezentralen Teams, die im Rahmen der Unternehmensstrategie frei agieren konnten, waren besonders erfolgreich. Kritisch bewertete Herr Caspary, dass die Prozesslandschaft und die Praxis selten übereinstimmen. Zugunsten von kurzfristigen Zielen werden Prozesse auch bewusst ignoriert. Mit Ansätzen wie Storytelling, Performance-Messung und Mitarbeiter-Motivation wird das Prozessmanagement systematisch entwickelt.

9 Ihm folgte Andreas Poss, Consultant Integrated Business Solutions bei der Henkel AG & Co KGaA zum Thema Integration von Methoden und Tools zur Prozessoptimierung Mit seinem Vortrag beschrieb er die Erfahrungen eines global agierenden Unternehmens: Die Kernprozesse werden durch eine weltweite IT-Präsenz und eine SAP-Lösung unterstützt. Simplify die Strategie zur systematischen Prozessverbesserung konsolidiert die Plattform. Vier global verteilte Service-Center unterstützen die Strategie. Herr Poss wies insbesondere auf den steigenden Bedarf bei den administrativen Prozessen hin. Der Vorteil dieser Strategie besteht für Henkel in der Standardisierung und Automatisierung. Die Differenz zwischen realen und dokumentierten Prozessen sichtbar zu machen und die Wertschöpfung in den Prozessen ablesbar zu gestalten, gehört ebenfalls zu den großen Nutzen der Maßnahme. Lean Six Sigma Methoden und BPM-Tools ergänzen einander und sind maßgebliche Bestandteile jeder BPM-Strategie-Umsetzung. Nach einer Kaffeepause referierte Armin Fiedler, Leiter Portfolio-und Prozessmanagement bei der Bayer HealthCare AG zum Thema BPM bei Bayer HealthCare-Prozessmanagement nachhaltig verändern. Er beschrieb in seinem Vortrag die BEYER-Philosophie Jazz als Bild für das Zusammenspiel der Global Process Owner als Teil eines Orchesters mit individuellen Elementen. Auf Basis der Vision wurde das Vorgehensmodell entwickelt, das dann im Juli 2013 dem Vorstand präsentiert wurde: Geschäftsprozesse sollten als zweite Sicht auf die Organisation etabliert (neben Linien-Organisation) werden. Die End-to-End Verantwortung sollte die Global Process Owner wahrnehmen. Durch Transparenz und Prozess-Optimierung erwartete man eine bessere Handhabung der Komplexität. Dabei wollte man sich auf das Wesentliche beschränken und die Kollaboration mit den Nachbarbereichen realisieren. Als must have vor Projektbeginn wurden folgende Punkte gewählt: Unterstützung durch das Top Management, Governance definieren, einfache Regeln festlegen, Trainings erarbeiten, Kommunikationsmaterial bestimmen, BPM Tool auswählen (AENEIS, Intellior AG). Für die nachhaltige Verankerung wurden ebenfalls Anforderungen definiert. Ergebnisse und Erkenntnisse sind im Sinne des Lessons Learned systematisch erfasst worden. Die wichtigste Erkenntnis: Das Change Management kann gar nicht hoch genug bewertet werden Dr. Andree Decker ist Head of A350 XWB Fuselage & Cabin Engineering Head of Versions bei der Airbus Operations GmbH. Er startete mit einem beeindruckenden Video über den Entwicklungsstand des Airbus A350. Es folgten weitere interessante Informationen zum Design und zur Leistungsfähigkeit des Flugzeugrumpfes, der neuen Tragflächen und der Triebwerke. Im Business Process Management sieht Dr. Decker den Enabler für das Engineering: Einhaltung von Sicherheitsanforderungen, Management von Entwicklungs-Ressoucen, Steigerung der Agilität, Prozessoptimierung intern und mit Partnern, Budgetplanung, Steuerung und Entwicklung von Dienstleistern wurden in diesem Kontext genannt. Von besonderer Bedeutung sind für Airbus das Risiko- und Qualitätsmanagement, die den Entwicklungsprozess mit vielen Qualitätsgates begleiten. Die eigentliche Prozess-Intelligenz wird erreicht durch eine geschickte Kombination von generischen Prozessen mit real verfügbaren Daten und den Entwicklungsdaten entsprechend ihrem Status. Nach der Mittagspause referierte Holger Nissen, Business Performance Engineer der Gunvor Raffinerie Ingolstadt GmbH über Business Support prozessorientiert aufbauen der Weg zum prozessorientierten Integrierten Managementsystem Er schilderte in seinem Vortrag, dass der Auslöser für die Einführung des Prozess Managements das unbefriedigende Wissensmanagement im Unternehmen war. Der prozessorientierte Planungsansatz sollte die Govennance, die Rollen, die Führungssysteme und das Change Management berücksichtigen. Ziel war es, dass die operativen Ziele sich konsequent aus den Strategien ableiten lassen und wiederum ein Feedback für die Strategieplanung generieren. Gunvor erwartet sich eine zweite prozessorientierte Sicht auf die Organisation, eine Prozess- und Transparenz-Verbesserung, eine End to End Verantwortung durch den Prozessverantwortlichen, eine höhere Agilität, mehr Effizienz und eine klare Kundenausrichtung Als nächstes folgte Rainer Berthold, Geschäftsführer bei Jean Müller mit dem Erfahrungsbericht Prozessoptimierung eine ständige Führungsaufgabe Er hob in seinem Vortrag die ständige Aufgabe zur Prozessoptimierung im KMU hervor. Aus der Führungsaufgabe heraus leitete er die Tätigkeiten für die Prozessgestaltung ab. So bestehe die Bedarfsermittlung aus der Wahrnehmung

10 von Abweichungen, dem Schenken von Aufmerksamkeit, dem Hinhören, dem sich Interessieren und ggf. dem Einsatz der KVP-Tafel. Herr Berthold machte auf die Vorteile einer aktiven Beteiligung einer Führungskraft im Änderungsprojekt aufmerksam. Als einfaches Hilfsmittel zur Darstellung werden Flipcharts und Standardsoftware genutzt. Teilprozesse sollten von jedem beteiligten Mitarbeiter aus der eigenen Sicht dargestellt werden. In der gemeinsamen Abstimmung werde dann die beste Lösung entwickelt. So viele Prozesse wie möglich werden bei der Jean Müller GmbH automatisiert. Nach einer Kaffeepause schloss Mate Juricic von der Commerzbank mit einem Vortrag zum Thema Neuorientierung der Prozesse im Ideenmanagement der Commerzbank die Anwenderberichte im Maternussaal. Im Sinne des Unternehmenserfolgs und auch um den Mitarbeitern das Arbeiten zu erleichtern, sollen Prozesse und Abläufe so effizient wie möglich gestalten werden. Deshalb gilt es Verbesserungspotentiale optimal auszuschöpfen. Ein sehr erfolgreiches Modell ist das im Jahr 1998 gegründete, 2007 online gestellte und 2011 in eine sogenannte Wiki-Plattform integrierte betriebliche Vorschlagwesen "WikIdee". Jeder Mitarbeiter der Commerzbank hat die Möglichkeit, über dieses System seine Ideen zur Verbesserung von Arbeitsabläufen und Produkten einzureichen und auf Wunsch mit anderen Kollegen online zu diskutieren..wikidee wurde vom Dachverband Zentrum Ideenmanagement (getragen vom Deutschen Institut für Ideen- und Innovationsmanagement) als Bestes Ideenmanagement 2013 in der Branche Banken und Versicherungen ausgezeichnet Parallel zu den Vorträgen im Maternussaal fanden die folgenden 7 Vorträge im Raum Lautentius statt: Anja Aue, IT Services der Leibniz Universität Hannover begann hier mit einem Vortrag zum Thema Prozessorientierter Lebenszyklus im Bereich Weiterbildung und gab uns einen Einblick in die Optimierung des Veranstaltungsmanagement-Prozesses zu einem elektronisch unterstützen Prozess mit allen erforderlichen Daten. Eine besondere Herausforderung lag in der Bewältigung vielfältiger Stolpersteine wie: nicht alle Mandanten im Anforderungsmanagement dabei, rudimentäre Tests aufgrund Urlaubszeit, zusätzliche Anforderungen im Verlauf, Einbindung Personalrat und Datenschutz Aus Sicht der Mandanten ein erfolgreiches Projekt, da Prozess und Änderungswünsche kurzfristig realisiert werden konnten und durch die Lösung eine erhebliche Arbeitsentlastung erreicht wurde Ihr folgte Hubertus Hagemeyer vom Zentralbereich IT-PMo der Fixit TM Holding GmbH mit einem Bericht zu Webbasierter Investionsantragsprozess- Schnell, Zuverlässig, Transparent Auslöser für das Projekt war ein hoher Organisatorischer und Kommunikationsaufwand sowie Fehler durch mangelnde Prozesstransparenz im Investitionsantragsprozess. Ziele waren eine Länder- und IT-System-übergreifende Lösung für die Investitionsplanung + Ausführungstreue + Status, die Schaffung von Prozesstransparenz, die Beachtung von Compliance UND ein möglichst einfaches, selbsterklärendes System. Eingeführt wurde eine Portallösung zur Erfassung von Anträgen, mit automatischer Ermittlung und Versand an den Genehmiger, aktuellen Statusinfos zur Bearbeitung und einem Blick auf Planungsanträge für das Folgejahr. Im Ergebnis konnte durch das einfache Tool, reduzierte Bearbeitungszeiten und die Prozesstransparenz eine hohe Akzeptanz erreicht werden. Oliver Wildenstein, Fachreferent IT Governance,-Compliance und Prozessmanagement bei der MLP Finanzdienstleistungen AG referierte anschließend zum Thema Process Mining wie BPM in der Praxis rückwärts funktioniert. Er ist auf die Unterschiede zwischen Process Mining und Business Prozess Management eingegangen und hat am Beispiel Helpdesk gezeigt, wie mit drei Attributen Case-ID, Zeitstempel und Status jeder Prozess mit Anwendung eines Process Mining Tools visualisiert und analysiert werden kann. Dazu ist zwingend das Prozessknowhow notwendig. Durch die Einbindung der Prozessbeteiligten und Procecss Mining haben Sie die ideale Grundlage, um Prozess grundlegend zu verbessern. Bevor es in die Kaffeepause ging berichtet Dr. Jürgen Pitschke, Inhaber der BSC Dr. Jürgen Pitschke über Die BPM-Trilogie BPMN, CMMN, DMN - mehr als Schlagworte? Im Vortrag wurde vorgestellt, das Einführen von "Geschäftsprozessmanagement komplett" mit den OMG-Standards der BPM-Trilogie: BPMN für vorhersehbare Prozesse, CMMN für Adaptives Case Management und DMN

11 für das Decision Management. Ebenso auch andere Aspekte wie Motivation und Geschäftsvokabular, die für ein erfolgreiches Geschäftsprozessmanagement benötigt werden Bernie Heitzer, Ministerialrat a.d., Sächsische Informatik Dienste berichtet e in seinem Vortrag GPM in der öffentlichen Verwaltung Strategische und operative Überlegungen über die Erfahrungen aus der Praxis und zeigte auf, dass im Geschäftsprozessmanagement nicht nur positive Erfahrungen vorliegen, da Neuerungen in der öffentlichen Verwaltung oft sehr zeitaufwendig sind und die dafür erforderliche Personalkapazität nicht zur Verfügung steht. Die Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung des GPM ist die nachhaltige und dauerhafte Unterstützung der Behördenleitung, da sonst das Scheitern des GPM- Ansatzes vorprogrammiert ist. Allerdings ergeben sich aus der Umsetzung von GPM auch viele positive Aspekte, die dann auf neue Projekte übertragbar sind. Anschließend folgte von Stephan Urny, Fachbereich Arbeiten und Leben in Sundern von der Stadt Sundern mit einem Vortrag zum Thema Stadtverwaltung fit für die Zukunft gemacht Ganzheitliche Dienstleistungen aus einer Hand Klare Zielsetzung: Einführung neue Organisationsstruktur, Bürger-, Prozess- und Mitarbeiterorientierung, Leistungsfähigkeit und Flexibilität steigern. Vorgehen: Handlungsfelder identifizieren, Prozesse und Themengebiete neu strukturieren, Verwaltungs-interne Prozesse optimieren. Hohe Motivation und Akzeptanz durch hohe Beteiligung: u.a. 25 % der Mitarbeitenden in Projektgruppe, Vermittlung von Projektmanagement-Kompetenz, Transparenz über Ergebnisse. Kommunikation als Schlüsselfaktor. Ergebnis: Nachhaltige Organisationsoptimierung durch neue Organisationsstruktur und Organisationsentwicklung. Den Abschluß im Raum Lautentius bildete Friedhelm Fischer, Zentraler Prozessmanager, Polizeipräsidium Köln mit eine Bericht zum Risikomanagement im Polizeipräsidium Köln Prozessrisiken bei Extremereignissen identifizieren und bearbeiten In einem kurzweiligen Vortrag schilderte Friedhelm Fischer, wie man sich dort auf seltene Extremereignisse vorbereitet hat. Extremereignisse wie Pandemien, anhaltender allgemeiner Stromausfall oder Überflutung sind selten und werden im Risikomanagement daher teils mit zu geringer Beachtung bedacht. In ihren Auswirkungen können, sie wir der Vortrag zeigte erheblich sein. Herr Fischer schilderte, wie im Polizeipräsidium Köln Schutzziele bestimmt, wesentliche Prozesse identifiziert und auf ihre Kritikalität hin untersucht wurden. Für die kritischen Prozesse wurden Szenarien entwickelt und eine Verwundbarkeitsanalyse durchgeführt. In dieser ergibt sich für die einzelnen Risikoelemente eines jeden Prozesses aus der Bewertung der Verwundbarkeitskriterien und der Abhängigkeit des Prozesses vom jeweiligen Risikoelement das Teilrisiko. Im nächsten Schritt wird dokumentiert, welchen Einfluss die vorbeugenden Maßnahmen haben und das Restrisiko berechnet. Dies geschieht in Form einer erneuten Durchführung der Verwundbarkeitsanalyse mit durch die Maßnahmen veränderten Einflüssen. Zum Ausklang des 10. PSD fasste Prof. Binner anschließend die beiden Tage noch einmal zusammen und bedankte sich bei allen Beteiligten für die erfolgreiche Veranstaltung. Prozessorientierte Services - Digitale Daten - flexible Prozesse. BPM ACM ECM waren die Schlagworte bei dieser Tagung. Die präsentierten Tools bieten Lösungen zur Prozessmodellierung, Prozessausführung / Workflowmanagement / Datenmanagement und Prozessweiterentwicklung. In den Präsentationen standen daher unterschiedliche Blickwinkel und Herangehensweisen im Fokus, wie: Vereinfachung Prozesserleben - benutzerfreundliche Geschäftsprozesse - User Experience System- und Datenintegration, Zusammenspiel von BPM - ACM - ECM - MDM u.a. Flexibilität durch verschiedene Ansätze zum Adaptive Case Management Die Erfahrungen der Anwender aus vielen unterschiedlichen Branchen ergänzten die Aussagen der Aussteller. Prof. Binner verabschiedete alle Teilnehmer und Aussteller mit dem Hinweis, dass der 11. PSD am 26. und 27. April 2016 wieder im Maternushaus in Köln stattfinden wird.

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