Optimale Betreuung für zufriedene Mitarbeiter.

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1 Optimale Betreuung für zufriedene Mitarbeiter. Betreuen Planen Binden Sage HR Finden Motivieren Entwickeln Sage HR Focus: Mitarbeiterlebenszyklus Teil 6: Administration und Abrechnung

2 In den vorliegenden Praxistipps erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalprozesse weitsichtig gestalten und durch entsprechende Automatisierung von Administration und Lohnabrechnung sowie durch Schaffung flexibler Arbeitszeitmodelle Ihre Mitarbeiterbetreuung optimal gestalten. Die Sage HR Focus-Papiere Mitarbeiterlebenszyklus richten sich vor allem mittelständische Unternehmen mit bis zu Mitarbeitern. 2

3 Administration & Abrechnung Bedeutung der Personaladministration 4 Optimierung Personalprozesse 5 Vorteile der Automatisierung von HR-Prozessen 6 IT-Werkzeuge für eine optimale Mitarbeiterbetreuung 9 Beispiel Zeitwirtschaft 9 Beispiel Personaleinsatzplanung 11 Beispiel Entgeltabrechnung 11 Beispiel Portale 12 Beispiel Reisekosten 12 Beispiel Digitale Personalakte 13 Beispiel Personal-Controlling 14 Beispiel Personalkostenplanung 15 Cloud & SaaS 16 Outsorcing 17 Ihre nächsten Schritte 18 3

4 Bedeutung der Personaladministration Als Daimler Benz vor circa 30 Jahren die ersten PCs einführte hieß es von Seiten des Controllings, jeder neue PC-Arbeitsplatz müsse einen Viertel Mitarbeiter einsparen. Schnell wurde diese Forderung wieder aufgegeben - sie war nicht umsetzbar. Bereits seit mehr als 30 Jahren bedienen sich Personaler der Informationstechnologie um bestimmte Arbeiten zu verrichten oder verrichten zu lassen. Es begann mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die externe Dienstleister in ihren Rechenzentren erstellen. Sie waren auch die Ersten, die Mitarbeiterstammdaten elektronisch ablegten, um sie bei Bedarf schneller verfügbar zu haben. In den Jahren danach folgten die bekannten und seither im operativen Personalergeschäft nicht mehr wegzudenkenden quantitativen Anwendungen wie Personalmanagementsysteme oder Zeiterfassung. Seit Einzug der Internet-Technologie sind Webapplikationen unterschiedlichster Art und heute auch mobile App-Technologien im Personalbereich Standard. Konkret bedeutet das: Kienbaums Studie HR Strategie & Organisation 2010/2011 zeigt deutlich wie kaum eine andere Untersuchung die Bedeutung der Personaladministration in Unternehmen: Die strategische Orientierung der Personalarbeit hat sich in den letzten Jahren offensichtlich nicht signifikant verbessert; Personaler sehen hierbei mangelnde Kapazitäten und die Dominanz operativer Aufgaben als wesentliche Hürden an. Muss angesichts der immer anspruchsvolleren Sicherung der Personalressourcen für eine erfolgreiche Unternehmensentwicklung die Frage nach der angemessenen Ausstattung von Personalbereichen neu gestellt werden? tendenziell größte Bedeutung zugerechnet wird. Unter anderem gilt das auch für den Bereich Compensation & Benefits. Bei den großen Unternehmen, so die Ergebnisse der Studie, ist neben Compensation & Benefits das Kompetenzmanagement der wichtigste Prozess, während für Unternehmen mit weniger als Mitarbeitern die Prozesse Personaleinsatz & Arbeitszeitmanagement, Personaladministration & Abrechnung, (strategische) Personalplanung & HR Controlling und Rekrutierung & Onboarding bedeutungsvoller sind. Fast ein Viertel aller HR-Mitarbeiter sind alleine in der Personaladministration und -abrechnung tätig. Gerade einmal etwa 8 % aller Kapazitäten entfallen auf die echten Steuerungsprozesse HR-Strategie sowie (strategische) Personalplanung & Controlling. Insgesamt entfallen 45 % aller Kapazitäten auf die Kernprozesse im Personalbereich, wobei hier nach Erkenntnissen von Kienbaum ein Fokus auf der Beschaffung, dem Einsatz (bspw. Personaleinsatzplanung, Nachfolgemanagement) und der Entwicklung von Mitarbeitern liegt. Diese Kernprozesse sind vornehmlich administrative Prozesse, die sich durch den Einsatz von Personalmanagementlösungen erheblich optimieren lassen. Wenngleich die teilnehmenden Unternehmen die Qualität der Personalprozesse sehr unterschiedlich einschätzen kann man, so die Kienbaum Expertise, grundsätzlich sagen, dass die Qualität der Bedeutung der einzelnen Prozesse nicht gerecht wird. Eine im Vergleich höhere Qualität als Bedeutung wird unter anderem lediglich in der Personaladministration (und -abrechnung) sowie dem HR-Berichtswesen gesehen. Laut Kienbaum wird die Bedeutung der einzelnen Personalprozesse von den Befragten sehr differenziert betrachtet, wobei danach den HR-Kernprozessen die 4

5 Optimierung Personalprozesse Der Einsatz einer professionellen integrierten Softwarelösung zur Administration beziehungsweise zum Management von Personalaufgaben birgt in der Tat eine Vielzahl von Vorteilen und Erleichterungen für die mit der Erledigung dieser Aufgaben betrauten Mitarbeiter. Es ist allerdings nicht nur die Software, die letztlich nur ein Werkzeug sein kann, um Vorgänge im Unternehmen zu unterstützen und zu optimieren. Das gilt für alle Unternehmensbereiche. Denn zunächst müssen sich die Unternehmen im Klaren darüber sein, wie ihre Prozesse aussehen und wie sie ineinandergreifen. In vielen Unternehmen, vor allem in mittelständischen Firmen, sind die Prozesse indessen immer noch kaum bekannt und deshalb nicht einmal definiert. Wer seine Prozesse aber nicht kennt, kann nicht zuverlässig die passende Software für sein Unternehmen auswählen. Denn welche Software zum Einsatz kommt, sollte sich immer an den dahinter liegenden Prozessen (und der Strategie) des Unternehmens orientieren. Immerhin lassen sich zwischen 20 bis 80 Prozent der Prozesskosten, unabhängig vom Prozess und der eingesetzten Technologie, durch den Einsatz von Personalsoftware im Unternehmen einsparen. Das zumindest fand eine Untersuchung der US-amerikanischen Unternehmensberatung Cedar Crestone heraus. Eine Grundvoraussetzung für effiziente und effektive Personalprozesse ist vor allem eine klare Rollendefinition und ein gutes Zusammenspiel mit den Führungskräften und den sogenannten internen Kunden (Kienbaum Studie HR & Strategie 2010/2011 ). Alle Experten sind sich hier einig: Am wichtigsten sind die Prozesse, die vor einer Implementierung immer sauber analysiert und definiert werden müssen, damit nachher der Einsatz der Software nicht floppt oder nicht die gewünschten Resultate bringt. Hier sollte der Kern der Zusammenarbeit zwischen Personalern und ITlern liegen, denn niemand kennt seine Prozesse so gut wie der Personaler selbst. Allerdings stellt die Kienbaum HR IT-Studie aus 2009/2010 ergänzend fest, dass in vielen Organisationen alleine schon die umfassende Verwaltung von Personaldaten eine Herausforderung darstellt. Weitergehende Anforderungen, insbesondere die systematische Steuerung zukunftsbezogener Daten, können mangels vorhandener Information nicht oder nur ungenügend vom Personalbereich systemtechnisch gestützt umgesetzt werden. Genau das ist eine der zentralen Herausforderungen in der Personalarbeit: Selbst wenn mittlerweile gute Werkzeuge zur Verfügung stehen, werden sie häufig nicht oder nicht richtig eingesetzt. 5

6 6 Auch wenn die für 2012 die Optimierung von Personalprozessen eine geringfügig niederige Priorität im Vergleich zum Vorjahr hat, ist dieser Bereich nach wie vor der mit Abstand wichtigste in der Personalarbeit.

7 Vorteile der Automatisierung von HR-Kernprozessen Sind die Prozesse erkannt und definiert, geht es um die Auswahl der richtigen Werkzeuge zur Unterstützung der Optimierung dieser Prozesse. Es ist kein Geheimnis und keine große Kunst zu erkennen, dass die Umsetzung der administrativen Personalaufgaben ohne die Zuhilfenahme von Softwaretechnik erheblich aufwändiger, zeitintensiver und fehleranfälliger ist. Angesichts des sich ständig erweiternden Aufgabenspektrums der Personalabteilungen sollten deshalb Kernprozesse der Personalarbeit, im Großen und Ganzen sind das alle administrativen Aufgaben, zu einem Automatisierungsgrad gebracht werden, der es den Personalern erlaubt, sich Kapazitäten für den zunehmenden Anteil an Managementaufgaben innerhalb ihres Aufgabenspektrums freizuschaufeln. Um das zu erreichen, sind nach wie vor Tabellenkalkulationslösungen sehr häufig im Einsatz, mit denen viele Unternehmen eine Fülle ihrer generischen Personalaufgaben erledigen. Deren Nutzung unterstützt zwar grundsätzlich die Arbeit der Personaler und verschafft ihnen wenn auch in einem eher begrenzten Umfang Freiräume, die sie zur Erledigung ihres immer anspruchsvoller werdenden Aufgaben- und Aktionsrahmens nutzen können. Dennoch sind derlei Lösungen immer nur Behelfe, weil sie Fehler, Redundanzen, fehlende Verfügbarkeiten personal-relevanter Daten nach sich ziehen, letztlich nicht die Verknüpfung unterschiedlicher Informationen erlauben und damit keinerlei übergreifende Erkenntnisse, Rückrechnungen und Prognosen möglich sind. Für jede Personalaufgabe gibt es aber heute passende Werkzeuge. Ist eine passende Software ausgewählt und implementiert, folgt zunächst immer das Anlegen der Stammdaten, die entweder aus einem bereits zuvor installierten System elektronisch übernommen oder die manuell eingegeben werden müssen. Ohne diese Datenbasis lassen sich die Prozesse nicht optimieren. Und erst das weitere Anfüllen mit stets aktuellen bzw. aktualisierten Daten lässt den Wert der Werkzeuge für das Unternehmen beständig ansteigen. Und das bringt eine Vielzahl von Vorteilen, die an dieser Stelle folgend dargestellt werden. Zeitersparnis Einer der gewichtigsten Vorteile beim Einsatz einer integrierten Software in der Personaladministration ist die Zeitersparnis. Unter anderem durch den Wegfall eines Großteils manueller Eingaben. Ein Beispiel: Ist die Zeiterfassung integrierter Bestandteil einer übergeordneten Entgeltlösung und diese wiederum Bestandteil einer integrierten Personalsoftware, werden die Zeiten der Mitarbeiter entweder beim Vorbeigehen am Zeiterfassungsterminal automatisch (in der Regel heute über RFID-Chipkarte) oder aber am Arbeitsplatz vom Mitarbeiter eingegeben bzw. die Ein- und Ausschaltzeiten des PCs werden automatisiert an die Zeiterfassung übergeben. Personalsachbearbeiter brauchen dann nur noch Abwesenheitszeiten, beispielsweise bei Krankheit oder Urlaub, manuell im System einzugeben. Ähnliches gilt für die Eingabe von Arbeits- und/ oder Projektzeiten über das Telefon, Smartphone oder ein Tablet oder über das Web, beispielsweise über ein Portal. Darüber hinaus fallen die sonst üblichen manuellen Prüfroutinen weg, die aufgrund der integrierten Abläufe innerhalb der Software automatisiert ohne äußere Eingriffe erfolgen. Ebenso fällt die aufwändige Suche nach Daten weg, weil alle Daten in einer Datenbank gesammelt zur Verfügung stehen und sich bei Bedarf und mithilfe der richtigen Werkzeuge mit einigen wenigen Mausklicks miteinander verknüpfen lassen. Größere Verlässlichkeit und weniger Fehlerquellen Vorausgesetzt, alle abgefragten Parameter in einer Eingabemaske einer HR-Lösung werden von demjenigen eingegeben, der für die entsprechende Aufgabe zuständig ist, umso eher können alle anderen davon profitieren. Es müssen keine Eingaben doppelt gemacht werden. Alle mit einem Prozess oder einer Aufgabe Betrauten können beziehungsweise sollten davon ausgehen können, dass die eingegebenen 7

8 Daten korrekt sind und dass sie nicht mehr kontrolliert und gegebenenfalls geändert werden müssen. Ebenso müssen keine Daten manuell (neu) eingegeben werden und oft ist eine Logik-Prüfung hinterlegt, die das Eingeben unsinniger oder unlogischer Dateneingaben erst gar nicht zulässt. Einmal eingegebene Daten müssen nicht von unterschiedlichen Personen und gegebenenfalls auch in verschiedenen Softwaremodulen mehrfach eingegeben werden. Die interne Prozesslogik in integrierten Softwarelösungen steuert manuelle Eingaben so, dass keine Daten zu einem Prozess wiederholt eingegeben werden müssen. Unter anderem verhindern die Lösungen durch eine integrierte Rechtesteuerung, dass mehrere Personen zur selben Zeit am selben Datensatz arbeiten. Alles aus einer Hand Es ist gerade die modulare, hochintegrierte Konzeption professioneller HR-Lösungen, die es dem Benutzer erlaubt, sich nach Bedarf mit spezifischen Modulen, die einzelne Bereiche der Personalarbeit abdecken, auszustatten und diese nach Bedarf zu erweitern. Der Vorteil hier: Stammen die Module von einem Hersteller und sind sie Bestandteil von Suiten, ist in der Regel sichergestellt, dass die jeweils einzelnen Module perfekt aufeinander abgestimmt sind und ähnlich einem mechanischen Uhrwerk funktional ineinander verzahnt sind. Das erspart den Unternehmen nicht nur die in der Regel teureren und aufwändigeren Anpassungen bei Lösungen unterschiedlicher Hersteller, sondern sie können davon ausgehen, dass sämtliche Datentransfers unter den einzelnen Modulen und reibungslos funktionieren. Für eine reibungslose Bearbeitung aller Personalrelevanten Aufgaben reicht im Allgemeinen die Verfügbarkeit einer professionellen und umfassenden Personalsoftware. Wer Personalkennziffern und daten in Relation zu übergeordneten Unternehmensprozessen setzen, mit anderen Daten verknüpfen und diese verdichten möchte, muss zumindest dafür Sorge tragen, dass die Daten in ein übergeordnetes ERP-System überführbar sind. Ist die Personalsoftwarelösung bereits Bestandteil der ERP-Lösung, stehen alle Daten normalweise in einer einzigen Datenbank zur Verfügung und können von dort aus beispielsweise über eine Controlling- oder eine Business-Intelligence Lösung beliebig miteinander verknüpft, verdichtet und aufbereitet werden. Das ist vor allem im Hinblick auf die Kreditvergaberichtlinien der Banken gemäß Basel II beziehungsweise Basel III von großer Bedeutung. Denn wer im Rahmen geplanter Investitionen mit Banken über den Antrag auf ein Darlehen verhandeln will, der muss in der Lage sein, alle nach den Richtlinien von Basel II/III betriebswirtschaftlich relevanten Daten, Informationen und Kennzahlen innerhalb einer vorgegebenen Zeit zur Verfügung zu stellen. Ein Unternehmen, das diese Daten auf dem Fußweg mühsam zusammentragen muss, verspielt nicht nur kostbare Zeit, sondern bindet während der Aufbereitung der Daten wertvolle Personalressourcen und kann am Ende nicht einmal sicher sein, dass auch wirklich alle aktuellen Daten in die angeforderten Unterlagen einflossen. Integrierte Lösungen stellen diese Daten, Auswertungen, Reporte und vieles mehr bei Bedarf auf Knopfdruck zur Verfügung. Entlastung und Kostenreduktion Die vorgenannten Optimierungen führen dazu, dass den Personalsachbearbeitern und anderen Personalexperten nicht nur mehr Zeit bleibt, sich beispielsweise um strategische HR-Themen zu kümmern. Gleichzeitig ist bei konsequenter Nutzung von derlei Instrumenten insgesamt der Einsatz von weniger Personal zur Erledigung Personal-spezifischer Aufgaben erforderlich, was sich ebenfalls kostensenkend auswirkt. 8

9 IT-Werkzeuge für eine optimale Mitarbeiterbetreuung Beispiel Zeitwirtschaft Die IT-gestützte Personalzeiterfassung wuchs in den vergangenen Jahrzehnten zur Basisfunktion einer Vielzahl von Aufgaben zur Erfassung beispielsweise von Zutritts-, Kantinen-, Auftrags- Maschinen- und Projektdaten, die heute von den meisten Anbietern mittels spezieller Technik (Terminals/Webclients) erfasst werden, heran. Durch die an verschiedenen Kontrollpunkten und Terminals registrierbaren Zeitdaten wird nicht nur die Erfassung, Speicherung und Kontrolle von An- und Abwesenheiten automatisiert. Alle zeitabhängigen Zuschläge wie etwa Schichtzuschlag oder Feiertagsarbeit lassen sich über die meisten der heute erhältlichen Zeitwirtschaftssysteme kostengünstig automatisiert ermitteln und zum Abrechnungsstichtag an ein Entgeltsystem oder, bei Bedarf, auch an eine Auftragsbearbeitung, weiterleiten. Während Zeiterfassung früher eher ein Mittel zur Kontrolle der Mitarbeiter war, ist Zeitwirtschaft heute ein sehr leistungsfähiges Werkzeug zu deren Steuerung. Aufgrund der zunehmenden Flexibilisierung der Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle muss Zeitwirtschaftssoftware heute jedoch viel mehr leisten als noch vor ein paar Jahren. In einer Vielzahl von Branchen, beispielsweise im Einzelhandel, in der Gastronomie, im Facility Management oder im Pflege- und Krankenhausbereich, gelten unterschiedlichste Zeitmodelle, für die verschiedene Stundenzuschläge, mit Obergrenzen, Ausnahmen, Gleitzeiten, Teilzeitregelungen und vielem mehr abgerechnet werden müssen. Bei zwei oder vielleicht drei Mitarbeitern ist es noch mit einem relativ verträglichen Aufwand möglich, die Zeiten der Mitarbeiter händisch zu notieren und auch abzurechnen. Sind es mehr Mitarbeiter, die das betrifft und ist zusätzlich eine automatisierte Zeiterfassung im Einsatz, ist es nicht mehr möglich, die Abrechnungen auch nur mit einem halbwegs vertretbaren Aufwand manuell zu administrieren. Mittlerweile selbstverständlich in leistungsfähigen Zeitwirtschaftssystemen sind umfassende Planungsund Analysemöglichkeiten, etwa für die Schicht- und Personaleinsatzplanung (PEP) in Saisonbetrieben, im Einzelhandel, der Gastronomie und anderen personalintensiven Organisationen. Durch die nahezu vollständige Automatisierung der Zeiterfassungsprozesse lassen sich verschiedene Kostenblöcke einerseits vollständig eliminieren. Andererseits führt die automatisierte Datenerfassung in der Fertigung zu einer effektiveren Auslastung des Personals, zur effizienteren Maschinenauslastung und damit zur Senkung der Herstellungskosten und zur Steigerung der Produktivität. Weil Zeitwirtschaftssysteme in der Regel eng mit der Personalabrechnung und mit der Personaleinsatzplanung verzahnt sind verfügen sie über entsprechende Schnittstellen zur Datenübergabe. Die Standardfunktionalitäten neben der Erfassung der Kommt-/Geht- Zeiten sind Fehlzeitenverwaltung, Urlaubsplanung, Reports über An- und Abwesenheit sowie Auswertungen zur Jahres- und Lebensarbeitszeit. Weitergehende Funktionen wie Besucherverwaltung oder die Erfassung von Maschinendaten werden hingegen nur von einigen der im Markt erhältlichen Lösungen unterstützt. Da mittlerweile quasi jeder Büroarbeitsplatz über einen PC mit Intranet- oder Internetverbindung verfügt, können die meisten Mitarbeiter ihre Arbeitszeit bei Bedarf inklusive Berücksichtigung der Wegezeit - eigenverantwortlich und transparent über Employee- Self-Services (ESS) verwalten. Hinzu kommt die Zeiterfassung per Webclient, über die der Mitarbeiter seine Kommt-/Geht-Zeiten über jeden ans Internet angebundenen PC oder über ein mobiles Endgerät eingeben kann. Diese Form der Zeiterfassung ist beispielsweise auch für die zunehmende Anzahl der mobilen Angestellten, für Mitarbeiter im Außendienst oder Personen an räumlich weiter entfernten Arbeitsplätzen interessant und wichtig. 9

10 Wenn erforderlich oder gewünscht lässt sich sogar auf Basis dieser Daten eine Verteilung der Arbeitszeiten auf Produkte und Leistungen für eine nachfolgende Kosten- und Leistungsrechnung durchführen. Bei Bedarf kann die Web-Zeiterfassung über Webclient auch mit Zeiterfassungsterminals kombiniert werden. Integrierte Workflows vereinfachen den gesamten Antrags- und Bewilligungsprozess für die Urlaubsund Dienst-/Geschäftsreiseplanung oder für Bescheinigungen. Erwünschter Nebeneffekt: Die Verlagerung ehemals typischer Personalarbeit auf den Mitarbeiter schafft in der Personalabteilung mehr Kapazität für andere wichtige Aufgaben. Webclient-Lösungen sind üblicherweise mit einem geringen Zeitaufwand an möglicherweise im Unternehmen bereits vorhandene Portallösungen anpassbar, wobei die Bedienoberfläche unter Beibehaltung aller Funktionen weiterhin individuell anpassbar bleiben sollte. Zur Absicherung der Daten gegen unbefugten Zugriff sorgen in der Regel starke Verschlüsselungen und Rollenrechte. IT-Tipp Eine moderne Zeitwirtschaft wird in vielen Unternehmen vor dem Hintergrund einer kosten- und effizienzorientierten Mitarbeiterplanung längst als Teil des Workforce Management (zu Deutsch die Steuerung der Arbeitskraft ) verstanden. Neben der reinen Zeiterfassung, als Basis der monatlichen Lohnabrechnung und Grundlage für die zukünftige Personalbedarfs-, Personaleinsatz- und Personalkostenplanung, liefert eine softwaregestützte Zeitwirtschaft wesentliche Elemente zur Mitarbeiterbindung. Werden Mitarbeiter aktiv und flexibel in die Arbeitszeitgestaltung einbezogen, finden sie leichter die Balance zwischen Arbeit und Privatleben und sind so motivierter und zufriedener. Hier liefert die Sage HR Time sowohl die erforderliche Flexibilität im Hinblick auf die individuellen Bedürfnisse zur Einteilung der Arbeitszeiten als auch für die Zuordnung und Abrechnung der entstandenen Kosten auf Projektebene. Die Sage HR Time ist in der Lage, flexibel alle benötigten Arbeitszeitmodelle, auch Gleitzeitregelungen und Telearbeit -Modelle, abzubilden. Ebenso lassen sich mit dieser Lösung Jahres- und Lebensarbeitszeitkonten anlegen und verwalten, so dass das Unternehmen jederzeit auf den Bedarf oder auf Wünsche nach einer flexibleren Einteilung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter reagieren kann. Bei sich verändernden Kosten- oder Einsatzorten, wechselnden Teams und Aufgaben erlaubt eine integrierte Ressourcenplanung, etwa für Projektressourcen oder auch für die Schichtplanung, eine an den Bedürfnissen der Mitarbeiter möglichst optimierte Vorplanung unterschiedlicher Aufgaben. Noch mehr Flexibilität bietet die Sage HR Time mit der mobilen Applikation Sage HR Mobile. So können Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit - einfach von unterwegs - Arbeits- und Projektzeiten erfassen. Sage HR Time bietet Ihnen die optimale Voraussetzung, die Aufgaben und Ansprüche eines umfassenden Zeitmanagements in Ihrem Unternehmen zu erfüllen. Aufgrund des ganzheitlichen Ansatzes der Sage HR Lösungen mit Integration der Module auf einer Datenbasis greifen die Lösungen von Zeiterfassung bis Personalabrechnung ineinander über und erleichtern dadurch Ihre Planung und Administration. Screen: einmalige und individuelle Hinterlegung von Arbeitszeitmodellen in der Sage HR Time 10

11 Beispiel Personaleinsatzplanung In Personal-intensiven Unternehmen vor allem mit Schichtbetrieb und mit wechselnden Einsatzbereichen und orten, sowie mit Mitarbeitern in unterschiedlichsten Beschäftigungsverhältnissen (Teil-, Vollzeit, geringfügig Beschäftigte, etc.) in Krankenhäusern, im Facility Management, Einzelhandel, in Restaurantketten und mehr, ist der gezielte, zeitnahe Einsatz des richtigen Mitarbeiters am richtigen Einsatzort zur rechten Zeit eine der komplexesten und anspruchsvollsten Aufgaben im Personalwesen. Eine leistungsstarke Personaleinsatzplanung (PEP) unterstützt Unternehmen dabei, die Einsatzplanung des Personals möglichst effizient vorzunehmen. Dabei bieten geeignete HR-Lösungen neben der Abbildung der Arbeitszeitmodelle und der üblichen Fehlzeiten (Freizeit, Urlaub, Krankheit) die Möglichkeit Weiterbildungen, Vakanzen und Nachfolgen mit in die Planung einzubeziehen. Mit Unterstützung eines geeigneten PEP-Systems kann die Personaleinsatzplanung effizienter gesteuert, der Personalbedarf vorausschauend geplant und durch leistungsstarke Analysewerkzeuge Optimierungspotenziale aufgezeigt werden. Aufgrund ihrer extrem hohen Komplexität ist Personaleinsatzplanung die Königsdisziplin der Personalaufgaben im Kernbereich der Personalarbeit. Ohne eine entsprechende Softwareunterstützung ist auch hier mit einem halbwegs vernünftigen Aufwand kein Durchkommen mehr möglich. Beispiel Entgeltabrechnung Auf nahezu jedem Gebiet im Personalwesen lassen sich mittels des Einsatzes geeigneter Software Arbeitsschritte unterstützen und/oder optimieren. Beispielsweise beginnt der administrative Prozess der Entgeltabrechnung bei der Stammdateneingabe und der Hinterlegung der Detailparameter der unterschiedlichen Vergütungssysteme (bspw. ob ein MA eine leistungsbezogene, variable oder eine andere Form der Vergütung erhält), geht über Fehlzeiten Handling (Urlaubsplanung, Urlaubserfassung, Krankheit etc.) in der Zeitwirtschaft und setzt sich über die Zeiterfassung bis zur Übergabe aller Daten an die Entgeltabrechnungslösung fort. Sind alle Zeiten erfasst, leitet eine Prozessroutine innerhalb der Software alle Daten an die Entgeltabrechnung weiter, in der die Daten automatisiert entweder im Haus berechnet oder aber an einen externen Dienstleister zur Berechnung weitergeleitet werden. Für eine Abrechnung bei einem externen Dienstleister anstatt im eigenen Unternehmen spricht eine Reihe von Gründen. Beispielsweise muss man nicht ständig Rechenkapazitäten vorhalten und ebenso kein Fachwissen zum Thema Handling der Entgeltabrechnung. Das setzt Kapazitäten im Haus frei für andere Aufgaben. Für eine Entgeltabrechnung im eigenen Unternehmen sprechen indessen ebenfalls einige gewichtige Gründe: Während im Zuge der Abrechnung außer Haus bestimmte Fristen eingehalten werden müssen, bis zu denen noch Änderungen durchgeführt werden können, lassen sich diese bei einer Lösung im Unternehmen zeitnah noch bis kurz vor dem Rechenlauf erledigen. Gleichzeitig muss bei ausgelagerten Daten und Dienstleistungen bei der Vertragsgestaltung darauf geachtet werden, dass im Fall eines Wechsels des Dienstleisters die Übergabe der Daten sichergestellt ist. 11

12 Außerdem kann es vorkommen, dass ein Unternehmen, bspw. bei Wachstum oder nach Mergern, ausgelagerte Daten wieder im Haus bearbeiten möchte und dann fehlt oft das Know-how, das erst umständlich und aufwändig wieder aufgebaut werden muss. IT-Tipp Die zuverlässige Abrechnungssoftware Sage HR Payroll gewährleistet einen reibungslosen Ablauf auf Basis aktueller gesetzlicher Anforderungen mit Berücksichtigung von Branchenspezifika und unterschiedlicher Entlohnungsmodelle. Ob Monats-/ Stundenlöhner oder Teilzeitmitarbeiter, Kurzarbeit, unbezahlter Urlaub, Prämien, Wiedereintritte, wechselnde Sozialabgaben oder diverse Gesetzesund Steuerregelungen: Sage unterstützt Sie auch bei komplexen Lohnaufgaben optimal. Dabei sorgen wir dafür, dass Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung zu jeder Zeit auf Basis der aktuellsten Gesetzgebung durchführen können. Sage HR Payroll verfügt selbstverständlich über alle erforderlichen amtlichen Zulassungen und Prüfungen, wie OFD-Prüfnummer, GKV-Zertifikat der ITSG und DATÜV-Zulassung. Auch den elektronischen Entgeltnachweis ELENA setzt die Lösung vollständig um. Beispiel Portale Eines der mittlerweile beliebtesten und am häufigsten eingesetzten Werkzeuge in der Personaladministration ist das Mitarbeiterportal. Sowohl Angestellte als auch Führungskräfte greifen über ihren Arbeitsplatz-PC, über einen Browser von einem beliebigen PC aus oder von einem mobilen Endgerät auf ein Portal zu, über das eine Fülle von Aufgaben erledigt werden können. Mitarbeiter können hierüber Urlaubsanträge stellen, die über integrierte Workflows an die Vorgesetzten zur Freigabe weitergeleitet werden, die gesamte Urlaubsverwaltung lässt sich von Seiten des Fachvorgesetzten darüber planen und kontrollieren, Bescheinigungen können beantragt werden, Stammdaten lassen sich darüber vom Mitarbeiter ändern, Entgeltabrechnungen einsehen und abrufen, Statistiken auf Knopfdruck erstellen, Dienst- und/oder Geschäftsreisen lassen sich komplett darüber abwickeln, um nur einige Funktionalitäten zu nennen. Für Personaler und Führungsverantwortliche bedeuten Portale nicht nur Zeitersparnis: Aufgrund der integrierten Workflows und der Integration in die nachgelagerten HR-Systemfunktionen vereinfachen sie eine Vielzahl von Personalaufgaben und beschleunigen administrative Prozesse erheblich. Nicht zuletzt steigern derlei Systeme/Portale als flexibles, erweitertes Werkzeug zur vereinfachten Kommunikation mit dem Unternehmen die Bindung der Mitarbeiter. Beispiel Reisekosten Stellvertretend und typisch für eine Vielzahl von Werkzeugen zur Erleichterung, Beschleunigung und Vereinfachung der Aufgaben im Personalbereich ist die softwaregestützte Reisekostenabwicklung, die in den meisten Unternehmen bereits eingesetzt wird. Die Abrechnung über Kostenstellen, Genehmigungsmanagement, projektbezogene Abrechnungsmöglichkeiten sowie eine Schnittstelle zur Buchhaltung werden von fast allen Systemen unterstützt. Reisekostenmanagement wird heute meist als Portallösung oder als Software-as-a-Service mobil angeboten und kann von jedem beliebigen Ort aus mittels Zugangskennung und Passwort durchgeführt werden. Damit wird ein großer Teil der administrativen Tätigkeiten aus der Personalabteilung auf den Mitarbeiter übertragen. 12

13 Beispiel Digitale Personalakte Wussten Sie, dass bei konventioneller Aktenhaltung etwa 15 Prozent der Arbeitszeit für das Suchen der gewünschten Informationen verloren geht und dass circa drei Prozent aller Akten abhanden kommen? Wie oft werden Belege verschiedenster Art in Personalakten abgelegt? Oder kopiert und an Kollegen verteilt? Manchmal muss eine Akte in eine andere Abteilung und dann ist sie bei Bedarf vielleicht erst einmal nicht griffbereit. Alleine die Suchzeiten für das Auffinden von Personalakten wird durch ein System in dem die Akten digitalisiert vorgehalten werden, stark reduziert. Zwangsläufig drängt sich deshalb die Frage auf ob es nicht sinnvoll ist, die Personalakten in digitaler Form vorliegen zu haben. Damit das lästige Suchen ein Ende hat und dass jeder, der dazu berechtigt ist, im System auf die gewünschten Daten zugreifen kann und deshalb keine Wartezeiten durch entliehene Akten mehr entstehen oder die Kopiervorgänge gänzlich wegfallen. Immerhin bringt das Digitalisieren der Akten nach Berechnungen von Siemens ein Einsparpotential von 30 Prozent, da Raumkosten, Schränke sowie Ordner entfallen und Ablage, Pflege und Versand der Akten deutlich effizienter sind. Etwa 80 Prozent aller mittleren und großen Unternehmen in Deutschland archivieren ihre Akten noch in Papierform und nur etwa fünf bis zehn Prozent haben ihr Dokumenten-Management bereits voll digitalisiert. Bei circa 35 Euro Verwaltungskosten je Akte jährlich können damit je nach Unternehmensgröße erhebliche Beträge eingespart werden. Ganz abgesehen vom Zeitgewinn, der durch das Handling digitalisierter Personalakten entsteht: Schließlich lassen sich nach Angaben von Dokumentenmanagement-Experten Zugriffs-, Ablage-, Transport- und Suchzeiten zwischen 50 bis 95 Prozent verkürzen. IT-Tipp Die saubere und geordnete Führung von Personalakten ist ebenso wichtig, wie sie aufwendig ist. Eine zentrale Ablage aller relevanten Dokumente zu einem Mitarbeiter, von den Vorvertragsdaten über den Arbeitvertrag, Weiterbildungszertifikaten und disziplinarische Maßnahmen bis hin zu Lohnscheinen und kleineren Aktennotizen, stellt die Grundlage einer strukturierten Personalarbeit dar. Mit dem Sage HR Personnel Management und der integrierten digitalen Personalakte nutzen Sie ein Werkzeug, welches Ihren manuellen Aufwand bei der Führung von Personalakten immens reduziert. Dank der digitalen Personalakte stehen jedem berechtigten Mitarbeiter relevante Personaldokumente unmittelbar zur Verfügung, und das sogar standortübergreifend für eine schnellere Recherche und Auskunftsfähigkeit. Insbesondere, wenn disziplinarische Maßnahmen notwendig sind und diese im schlimmsten Fall trotz aller Bemühungen nicht zu einer einvernehmlichen Lösung führen - also eine Trennung vom Mitarbeiter notwendig wird - ist eine vollständige Dokumentation aller Vorgänge von größter Wichtigkeit. Screen: Digitale Personalakte mittels Dokumentenmanagement im Sage HR-System 13

14 Beispiel Personal-Controlling Der Einsatz von Werkzeugen, die Arbeitsschritte in der Personalarbeit optimieren, ist nur ein Teil dessen, was softwareseits die Personaler unterstützt. Beispielsweise dient Personal-Controlling-Software heute nicht mehr nur der rückblickenden Betrachtung der Personalstatistik. Anwender versprechen sich von ihr unter anderem Entscheidungsgrundlagen für die betriebliche Personal- und Kostenplanung zu gewinnen. Primäre Aufgabe des Personalcontrollings ist die Steuerung und Unterstützung der Personalmanagementtätigkeiten, wobei diese je nach Phase des Personalmanagementprozesses variieren. Im (HR-)Controlling werden wichtige personalwirtschaftliche Kennzahlen ermittelt und zur Entscheidungsfindung gegenübergestellt. Man unterscheidet dabei die Personenorientierte Sichtweise, das sind unter anderem Personalentwicklungsmaßnahmen, Infrastrukturplanung (z.b. IT- Ausstattung, Büroräume), Betriebsausflug und andere - und die Stellenorientierte Sichtweise wie Arbeitseinsatz- bzw. Produktionsplanung, Personalkostenanalyse und Kapazitäten (besser bekannt als FTEs (Full Time Employees)). Moderne Instrumente des Personal-Controllings erlauben, durch Vorausschau und Prognosedaten künftige Entwicklungen vorherzusagen und zu vereinfachen und ermöglichen so Entscheidungen, die auf die Zukunft des Unternehmens ausgerichtet sind. Integrierte Frühwarnsysteme erlauben das frühzeitige Erkennen von Abweichungen und geben so die Möglichkeit, rechtzeitig Gegenmaßnahmen einzuleiten. Auch hier zeigen sich erneut die Vorteile einer integrierten Lösung: Die Controlling-Aufgaben werden per Tastenklick aktiviert und von der Software selbständig ge- und berechnet, indem diese auf einen einzigen Datenpool zugreift, in dem die Daten aller Anwendungen abgelegt sind und generiert daraus Informationen, Reporte, Analysen und Ähnliches. IT-Tipp Das Auswertungs- und Analysetool Sage HR Controlling ist eine intelligente Lösung zur übergreifenden Auswertung und Gestaltung Ihrer Personalinformationen. So lassen sich standardisierte oder individuelle Auswertungen auf Knopfdruck erstellen, wie z.b. Kostenstellenübersicht nach Lohnarten auf Jahresund Monatsbasis, Gehaltsentwicklung, Übersicht Urlaubstage u.a. Auch die grafische Darstellung von Kennzahlen oder die Zusammenstellung komplexer Abrechnungsdaten in flexiblen Pivot-Tabellen ist mit Sage HR Controlling einfach möglich. Screen: Auswertungen auf Knopfdruck mit Echtdaten im Sage HR Controlling Die Bandbreite der in derlei Lösungen bereitgestellten Funktionalitäten kann sehr unterschiedlich sein: Plan-/ Ist-Vergleiche stellen fast alle Programme zur Verfügung, während umfassendere Analysemethoden, beispielsweise Risikomanagement, nur von einem Teil der im Markt vorhandenen Controlling-Systeme unterstützt wird. 14

15 Beispiel Personalkostenplanung Personalkosten zählen zu den größten Kostenfaktoren im Unternehmen. Die Einflussgrößen auf die exakte Höhe der Personalkosten sind dabei sehr umfangreich. Nicht nur in wirtschaftlich schwierigen Zeiten ist daher eine präzise Personalkostenplanung notwendig. Denn durch eine vorausschauende und flexible Planung wird die Möglichkeit geschaffen, auch kurzfristig in einem dynamischen Wettbewerbsumfeld zu agieren und somit langfristig erfolgreich zu sein. Besonders vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels befassen sich Unternehmen zunehmend mit der Investition in eigene Personalressourcen. Eine aktuelle, Software-gestützte Personalkostenplanung liefert dabei zuverlässige Informationen, um unter Abwägung der Chancen und Risiken fundierte Entscheidungen treffen und letztlich effizient strategisch erfolgreiche Personalarbeit leisten zu können. Vorhersagen über die zukünftigen Ausgaben. Unternehmen sind so in der Lage, ein zuverlässiges IT-gestütztes Frühwarnsystem aufzubauen, das regelmäßig die Einflüsse externer wie interner Faktoren auf das Personalkostengefüge analysiert. Vorteile der Softwareunterstützung: Einmal erfasste Änderungen können in späteren Planungen, Reviews oder Forecasts wieder verwendet werden. Auch der Vergleich unterschiedlicher Szenarien ist auf gleiche Weise möglich. So kann beispielsweise die Entwicklung der Personalkosten bei der Durchführung von Arbeitsförderungsmaßnahmen, wie z.b. Kurzarbeit, simuliert und möglichen Alternativen zur Kostenreduktion gegenüberstellt werden. Zahlreiche Standardauswertungen, wie die Entwicklung der Personalkosten oder die Anzahl der in Voll- oder Teilzeit beschäftigten Mitarbeiter (FTEs) sind per Mausklick verfügbar. Die zu erwartenden Personalkosten (Plan) für ein Projekt, einen Auftrag oder Fachbereich in einer relevanten Zeitperiode ergeben sich einerseits aus den tatsächlichen Personalkosten laut Lohnabrechnung und werden andererseits am zu erwartenden Personalbedarf ausgerichtet. Durch einen laufenden Plan/ Ist-Vergleich mittels Software sind die Planzahlen dann einer stetigen Analyse und Kontrolle unterlegen und können bedarfsorientiert kurzfristig korrigiert werden. Vor allem externe Faktoren, wie arbeitsrechtliche Anforderungen oder die konjunkturelle Entwicklung, können in Software-gesteuerte Planungsszenarien einbezogen werden. Die Entwicklung der Personalkosten wird auf dieser Grundlage und mit tatsächlichen Abrechnungsdaten simuliert. Die Auswirkungen der unterschiedlichsten Szenarien lassen sich damit für das Unternehmen zuverlässig analysieren; die Hochrechnung von Löhnen und Gehältern, Sozialkosten und sonstigen Personalkosten unter Einbeziehung künftiger Einflussgrößen wie Tarifänderungen, Personalauf- und -abbau oder natürlicher Fluktuation sorgt für genauere Formeln zur Berechnung von 10 wichtigen Kennzahlen zur Planung und Steuerung von Personalkosten IT-Tipp Mit dem Personalkosten-Planungswerkzeug Sage HR Budgeting gestaltet sich der Planungs- und Controllingprozess sehr einfach und flexibel. Darüber hinaus wird durch eine vorausschauende und flexible Personalkostenplanung die Möglichkeit geschaffen, 15

16 auch kurzfristig in einem dynamischen Wettbewerbsumfeld zu agieren und somit langfristig erfolgreich zu sein. Planen Sie Ihre Personalkosten vorausschauend und nutzen Sie für zukünftige Personalentscheidungen verschiedene Was-Wäre-Wenn-Szenarien, die eine Kostenbetrachtung unter Annahme verschiedender Einflussfaktoren ermöglichen und mögliche Einsparpotentiale identifizieren. Ein integriertes Frühwarnsystem zieht die gespeicherten Hochrechnungsergebnisse zum permanenten Soll-Ist-Vergleich heran, sodass etwaige Abweichungen rechtzeitig erkannt und Personalkosten richtig gesteuert werden können. Anstatt anfallende Personalausgaben nur anhand von Vergangenheitswerten zu betrachten, lassen sich mit Sage HR Budgeting neben aktuellen unternehmensinternen Personaldaten und -kennzahlen auch künftig mögliche externe Einflussgrößen bei der Personal- und Kostenplanung berücksichtigen. Die Personalkostenplanung mit Sage HR Budgeting erfolgt aufgrund echter Lohnabrechnungs- und Stellendaten unter Berücksichtigung möglicher Einflussfaktoren. Beispiel Cloud & SaaS Seit einigen Jahren erlebt das Thema Software-asa-Service und in diesem Kontext das Cloud Computing starken Aufwind. Alle einschlägigen Studien und Untersuchungen deuten darauf hin, dass künftig große Teile der Software, die irgendwo in der Welt auf dem Rechner eines Dienstleisters laufen, nur noch über Internet-Verbindungen bedient wird. Zunächst bringt das für die Bedienung der Lösungen kaum Vorteile (bspw. reduzierte Downzeiten bei Softwareaktualisierungen) gegenüber dem Einsatz gleichwertiger Software, die ebenso über das Web bedient wird. Speziell im HR-Umfeld wird die Auslagerung von Personal-relevanten Daten in Deutschland von Personalern immer noch eher kritisch gesehen, wenn es um das Thema Datenschutz geht. In diesem Kontext sind indessen weitere Punkte und Parameter zu berücksichtigen. Beispielsweise muss sichergestellt sein, dass der Anwender jederzeit auf die Daten in der Cloud zugreifen kann. Und: Speziell im Personalbereich werden nicht selten hoch individualisierte Lösungen seitens der Kunden nachgefragt. SaaS-Lösungen können diesen Anforderungen nicht immer gerecht werden. Wichtig ist auch der Austausch der Daten mit im Unternehmen installierten Programmen, der häufig noch über individualisierte Schnittstellen erfolgt. Hier ist insbesondere darauf zu achten, dass die Datenintegrität bewahrt bleibt, heißt, dass der bidirektionale, saubere Austausch der Daten und die Überführung in interne Datenbanken sichergestellt ist. Es gibt auch zunehmend Beispiele, die zeigen, dass einer der gewichtigsten Vorteile des SaaS-Modells, nämlich seine vermeintlich kostengünstige Struktur, nicht zum Tragen kommt, denn es kann durchaus passieren, dass SaaS-Modelle teurer werden als konventionelle Lizensierungs- und Bereitstellungsformen von Software. wenn die Integration mit im Unternehmen bereits vorhandener Infrastruktur nicht zufriedenstellend gelöst werden kann. 16

17 Beispiel Outsorcing Bei einigen IT-gesteuerten Prozessen bzw. Aktivitäten macht es durchaus Sinn, diese an externe Dienstleister auszulagern. In den meisten Fällen ist es die Entgeltabrechnung, die von Dienstleistern in Rechenzentren erledigt wird. Während die Zeiterfassung und die vorbereitenden Aktivitäten zur Entgeltabrechnung im Unternehmen durchgeführt werden, erfolgt die Übergabe der Abrechnungsdaten über eine in der Regel standardisierte Schnittstelle in einem Lohnabrechnungsprogramm an den externen Dienstleister. Das erspart dem Unternehmen Investitionen in die Bereitstellung von eigenen IT-Ressourcen. Bei kleineren Unternehmen wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern vorbereitet und dann meist über den Steuerberater an einen externen Dienstleister, beispielsweise die DATEV, zur Berechnung und zum Ausdruck der individualisierten Abrechnungen weitergeleitet. Eine automatisierte Rückführung der abgerechneten Daten aus dem Rechenzentrum in die jeweilige Lohnbuchhaltungslösung und von dort aus in die Finanzbuchhaltung und dann in eine zentral zur Verfügung stehende Datenbank stellt die Daten zur weiteren Verwertung, beispielsweise für das Controlling oder für Auswertungen zur Verfügung. Eine weitere zurzeit weit verbreitete Lösung im Kern HR-Umfeld, die ebenfalls gerne als SaaS in die Wolke ausgelagert wird, ist die Reisekostenabrechnung. Sie erlaubt es besonders Vielreisenden auf einfache Art und Weise, ihre Reisekostenabrechnung über den Web-Browser oder von einem Smartphone bzw. Tablet (unabhängig von der technischen Bereitstellungsart) von unterwegs aus zu erledigen. Als modulare Bestandteile integrierter Lösungen sorgen die entsprechenden Übertragungskanäle und Schnittstellen dafür, dass alle Daten sicher in der zentralen Datenbank landen und von dort aus mittels entsprechender Administrationswerkzeuge weiterverarbeitet werden können (bspw. miteinfließen in die Entgeltabrechnung). T-Tipp Sage HR bietet mit dem Dienstleistungsangebot Sage Abrechnung.extern einen echten Lohn-Full-Service. Das bedeutet, die fachliche Verantwortung Ihrer Lohnabrechnung wird in die Hände unserer Lohnspezialisten gegeben. Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen ohne eigene Lohnsoftware steht damit eine moderne Lösung zur Verfügung, welche sämtliche Anforderungen an die Personalabrechnung erfüllt und Branchenbesonderheiten in Industrie, Dienstleistung, Bau, TVöD sowie Heuer und Bühne abdeckt. Wir betrachten dabei jede Personalabrechnung individuell für unsere Kunden. Unser Leistungsspektrum beinhaltet die Personaldatenerfassung und -verwaltung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Bescheinigungswesen sowie Ausdruck, Kuvertierung und Konfektionierung sämtlicher Lohnunterlagen. Das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die clevere Alternative zur Inhouse-Lösung. Dies erlaubt Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und Geschäftsprozesse zu optimieren, während die Fachkompetenz externer Partner genutzt wird. Ihre Vorteile: Nachhaltige Kosten- und Zeitersparnis Festpreis für alle definierten Leistungen Definierte Ansprechpartner und schnelle Reaktionszeiten Berechnung tatsächlicher Anzahl der Abrechnungen Entlastung durch automatische Berücksichtigung aller Gesetze, Vorschriften, Tarife Keine Auswirkungen bei möglichem Ausfall von unternehmenseigenen Mitarbeitern Beachtung monatlicher Abrechnungsbesonderheiten Exakte Abrechnungsqualität durch Lohnspezialisten Höchste Datensicherheit Zertifizierte DEÜV, Dialog mit Dritten (SV, KK) 17

18 Ihre nächsten Schritte: Sie haben in diesem Papier wichtige Informationen zum Thema Mitarbeiterbetreuung/-Administration gefunden und erkennen jetzt, dass Sie damit Ihre Unternehmensziele besser erreichen könnten? Sie möchten nun gern mit einem Experten Ihre speziellen Anforderungen und Möglichkeiten besprechen? Die Sage HR Solutions AG bietet Ihnen erfahrene Berater, die gemeinsam mit Ihnen die Prozesse erarbeiten und Ihnen zur Umsetzung Ihrer gewünschten Mitarbeiterbetreuung die passenden Werkzeuge von Sage HR als komfortable und wirtschaftlich effiziente Lösung in Ihrem Unternehmen vorstellen. Gern präsentieren wir Ihnen unverbindlich und kostenfrei online oder vor Ort die Sage HR-Lösungen und beraten Sie hinsichtlich Ihrer individuellen Anforderungen, Unternehmensvorgaben und Prozesse. Oder schreiben Sie uns eine an Oder senden Sie uns diese Seite per Fax: 0341/ Werkzeuge für Administration und Abrechnung von Sage HR: Ich möchte Sage HR in einem persönlichen Beratungstermin kennenlernen! Ja, bei mir vor Ort Ja, per Online-Präsentation Ihre Ansprechpartner sind unsere Consultants für Personalmanagementlösungen, z.b.: Jens Hauck, Consultant bei der Sage HR Solutions AG, Experte für Personalmanagementlösungen im Mittelstand Ihre Daten für die Anforderung: Firma: Vorname Name: Rufen Sie uns an und vereinbaren Sie einen persönlichen Präsentationstermin: Telefon: 0341/ Straße Nr.: PLZ Ort: Oder gehen Sie im Internet auf und vereinbaren per Klick Ihren Beratungstermin! Wir freuen uns auf Sie! 18

19 Über die Sage HR Solutions AG Über Unternehmen und Verwaltungen in Deutschland vertrauen bei ihrer Personalarbeit auf die Lösungen der Sage HR Solutions AG (vormals s+p AG). Als führender Hersteller von HR-Software im Mittelstand und bei großen Organisationen bietet Sage HR Ihrem Unternehmen einfach bedienbare und praktische Werkzeuge für die tägliche Personalarbeit und das strategische Personalmanagement an. Die Sage HR Solutions AG ist ein Geschäftsbereich der Sage Group, einem international führenden Konzern für betriebswirtschaftliche Softwareanwendungen mit fast Mitar-beitern, 5,8 Millionen Kunden und einem Umsatz von 1,7 Milliarden Euro (2008) weltweit. Weitere Informationen unter: Vorteil der Integration: eine gemeinsame Datenbank für alle Module, wodurch Daten in allen Programmteilen automatisch aktuell bereitstehen, Redundanzen vermieden werden und übergreifende Auswertungen aus dem Personalbereich möglich sind. Die Sage HR Lösungen können in bereits bestehende HR- oder ERP-Softwareumgebungen eingebunden und die Einzelmodule der Sage HR je nach Bedarf oder Budgetsituation schrittweise implementiert werden. Als integriertes, modular konzipiertes System unterstützt die Sage HR alle Kernprozesse im Personalbereich. Das Leistungsspektrum umfasst Standardsoftware für Bewerbermanagement, Personalmanagement, Zielvereinbarungsmanagement, Weiterbildungsmanagement, Personalabrechnung, Personalkostenplanung, Reisekostenabrechnung und Zeitwirtschaft für alle Branchen und Unternehmensgrößen. Ergänzt werden die Lösungen durch ein browserbasiertes Mitarbeiter- (ESS) und Manager- (MSS) Portal. 19

20 Unsere Focus-Papiere zum Mitarbeiterlebenszyklus finden Sie als Serie unter Teil 1: Strategische Personal- und Stellenplanung Teil 2: Mitarbeiter-Gewinnung & Onboarding Teil 3: Motivation und Variable Vergütungssysteme Teil 4: Personalentwicklung und Talentmanagement Teil 5: Mitarbeiterbindung durch Führung und Kommunikation Teil 6: Personalabrechnung und Admistration Weitere Sage HR Focuspapiere finden Sie unter Sage HR Solutions AG Karl-Heine-Straße Leipzig Telefon: Fax: Internet: 20 Alle Angaben ohne Gewähr. Irrtümer und Änderungen vorbehalten. Stand: August 2012