DIE NEUE IT-GENERATION ZUM LIEFERKETTEN-MANAGEMENT. Was muss moderne IT in der Logistik leisten?

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1 DIE NEUE IT-GENERATION ZUM LIEFERKETTEN-MANAGEMENT Was muss moderne IT in der Logistik leisten? März 2015

2 INHALT Vorwort 1. Thesen 2. Vier Erfolgsfaktoren 2.1. Flexible Standards 2.2. Einfachste Umsetzbarkeit 2.3. Modernste Technologie 2.4. Schlüssel zu Collaboration 3. Praxisbeispiele und Kennzahlen 3.1. Praxisbeispiele 3.2. Kennzahlen 4. Fazit 2

3 VORWORT VORWORT Gestern Instrument der Daten- und Informationsverarbeitung, heute Wegbereiter von Prozessinnovationen: Die Rolle der IT hat sich rasant gewandelt. Sie ist zum Schlüsselfaktor geworden, um Herausforderungen in der Logistik erfolgreich bewältigen zu können. Themen wie die zunehmende Komplexität von Prozessen, sich dynamisch verändernde Marktstrukturen und wachsender Kostendruck verlangen nach IT-Systemen, die mehr ermöglichen. Produktionsabläufe werden beschleunigt, Lieferfristen verkürzt, Prozesse standardisiert: In der Welt der Logistik sind moderne IT-Lösungen ein Wettbewerbsinstrument, das demjenigen, der es geschickt nutzt, zu einem Marktvorsprung verhilft. Die neue Generation von IT geht dabei weit über ihre frühere Funktion der reinen Elektrifizierung von Abläufen hinaus. Heute bringen sich moderne IT-Unternehmen aktiv mit Lösungsvorschlägen in Diskussionen zur Gestaltung von Prozessen ein und gehen damit deutlich über die reine 1:1 Umsetzung von Anforderungen hinaus. Die Befähigung dazu erhalten sie durch die Kombination von Technologie-Know-how und umfassendem Prozesswissen. Logistikdienstleister und -manager aus Industrie und Handel fordern von ihren IT-Partnern diese Lösungskompetenz ein. Sie erwarten von der IT eine Treiberrolle, um logistische Innovationen entwickeln und umsetzen zu können. Kennzeichen der neuen IT-Generation ist ihre extrem hohe Flexibilität: Sie ermöglicht die Modifikation von Anwendungen für jedes denkbare Einsatzfeld auf Knopfdruck. In einer Welt, die ständig in Bewegung ist, muss sich die IT-Lösung uneingeschränkt anpassen lassen. Denn Entscheidungen von heute können morgen schon wieder anders aussehen. Moderne IT muss eine Agilität ermöglichen, die größtmögliche Handlungsfreiheit zu schlanken Budgets gewährleistet. Inhaltliche Grundlage des Papiers sind Erfahrungen, die AXIT in über 15 Jahren aus der Umsetzung von mehr als cloud-basierten Logistikprojekten gewonnen hat. Es beschreibt die vier Hauptkriterien für eine neue Generation von IT-Lösungen zum Management von Lieferketten: Flexible Standards Einfachste Umsetzbarkeit Modernste Technologie Schlüssel zu Collaboration Frauke Heistermann Mitglied der Geschäftsleitung, AXIT AG 3

4 1. THESEN These 1 Rapid Prototyping Die Zeit der starren Umsetzung von Pflichtenheften ist vorbei. Denn nicht selten überholen sich die seitenlangen Anforderungskataloge im Laufe der Umsetzungsphase grundlegend. Gestern formuliert und abgesegnet, morgen Schnee von gestern. Rapid Prototyping ersetzt das eindimensionale Abarbeiten des bürokratischen Regelwerks. Moderne Software wird dabei zum dynamischen Gestaltungsinstrument; sie ermöglicht die Anpassung von Funktionen live, direkt im Kundendialog. These 2 Direkte Einsetzbarkeit Lange und aufwendige Implementierungsphasen sind ein Relikt vergangener Zeit. Moderne IT-Lösungen lassen sich sofort einsetzen. Sie liefern unmittelbar Ergebnisse. Denn niemand will das Risiko eingehen, IT-Projekte am Bedarf vorbei zu entwickeln. These 5 Keine Programmierkenntnisse IT-Sprache ist keine Barriere mehr. Moderne IT-Lösungen erlauben die Übersetzung von Business-Anforderungen ohne Programmierkenntnisse. Designfunktionen und Oberflächen sind so angelegt, dass sie jeder auf Anhieb versteht. Anforderungen lassen sich einfach und sicher ohne Umwege umsetzen. Was es zum Erfolg der IT-Lösung braucht, bringen Logistiker ohnehin mit: Prozessverständnis. These 6 Standardisierte Prozesse Wer die Komplexität in der Logistik reduzieren will, muss Prozesse standardisieren. IT von heute unterstützt Unternehmen dabei. Sie schafft Lösungen auf Basis standardisierter Leistungsmodule, die individuell miteinander kombiniert werden können. Zum Standard wird der Prozess, der am besten zum Kunden passt. These 3 Schlanke Budgets Unternehmen und ihre Logistiker können und wollen sich keine teuren IT-Lösungen mehr leisten. Moderne IT, die höchste Kundenansprüche erfüllt, lässt sich mit schlanken Budgets umsetzen. These 4 Flexible Nutzung Eigentum wird durch flexible Nutzung ersetzt. These 7 Skalierbarkeit IT-Lösungen müssen einfach skalierbar und schnell verfügbar sein. These 8 IT als Alleinstellungsmerkmal Die IT-Lösung wird zum Alleinstellungsmerkmal von Unternehmen. Dies wird mittels frei gestaltbarer Software-Anwendungen und dem Know-how des Logistikexperten generiert. 4

5 2. VIER ERFOLGSFAKTOREN 2.1. FLEXIBLE STANDARDS Flexibler Standard bedeutet, dass mit ein und demselben IT-Modulbaukasten (= Standard) verschiedene Lösungen geschaffen werden können (= flexibel). Wie im Beispiel der Automobilproduktion ist es dieselbe Produktionsstraße, die Autos durchlaufen das Ergebnis der Produktion sind jedoch unterschiedliche Modelle. Der Produktionsprozess ist standardisiert, das Ergebnis reflektiert aber bis ins kleinste Detail den individuellen Wunsch des Kunden. Das verstehen wir unter flexiblem Standard. Auf die IT übertragen bedeutet dies: Nicht die IT gibt den Standardprozess vor, und nicht jeder muss diesem folgen. Denn dieser Ansatz führt hauptsächlich zu sehr aufwendigen und teuren Customizing-Projekten. Sondern: Der Kunde definiert unterstützt durch die Beratung der IT den für sein Lieferketten-Management besten Prozess und dieser wird zum Standard für alle Beteiligten. Die IT produziert diesen Prozess dann mit Standard-Tools. Standard-Tools bedeuten dabei: einfache und schnelle Umsetzung mit schlankem Budget und geringem Risiko. Flexible Standards sind gerade in der Logistik notwendig, in einer Branchenwelt, die sich ständig bewegt und verändert. Einen für alle geltenden Standardprozess kann es in dieser Welt nicht geben. Prozesse ändern sich. IT muss so flexibel und wandlungsfähig sein, Veränderungsprozesse schnell, einfach und mit schlanken Budgets gestalten zu können. Der Kunde definiert den besten Prozess und die IT bildet diesen mit standardisierten Tools ab. IT muss flexibel und wandlungsfähig sein, um Veränderungsprozesse schnell, einfach und mit schlanken Budgets gestalten zu können. FLEXIBILITÄT Mehr Gestaltungsfreiheit für die Kunden 5

6 2. VIER ERFOLGSFAKTOREN 2.2. EINFACHSTE UMSETZBARKEIT IT muss zum Consumer Good werden. Zu einem Produkt, das IT-Konsumenten erlaubt, sich Lösungen selbst zusammenklicken zu können, ohne dabei auf Programmierer angewiesen zu sein. Ein Beispiel aus der Consumer-Welt verdeutlich dies: Im Baumarkt bedienen sich Heimwerker der Werkzeuge und Materialien, die sie benötigen, um Projekte in Heimarbeit realisieren zu können. Der Baumarkt liefert die Tools, der Heimwerker baut die Lösung. Er spart sich den zwischengeschalteten Handwerker, dem er seine Ideen erst erklären müsste. Mehr noch: Damit die Umsetzung genau den Vorstellungen des Hausherren entspricht, müsste der Handwerker laufend kontrolliert werden. Und am Ende des Tages wären auch noch teure Handwerkerstunden zu bezahlen. IT-Lösungen wie aus dem Baumarkt: die IT stellt Tools bereit der Kunde baut seine Lösung selbst. Übertragen auf die neue IT-Generation heißt das: Der IT-Dienstleister stellt im IT-Baumarkt ein umfangreiches Sortiment an IT-Tools bereit. Der Business- oder IT-Bereich des Kunden baut mithilfe der gewählten IT-Werkzeuge die benötigte Lösung selbst. Schließlich kennt keiner die Prozesse besser oder verfügt über eine klarere Vorstellung des gewünschten Ergebnisses. Die Umsetzung benötigt das Verständnis der Prozesse, jedoch keine Programmierkenntnisse. Ein Schlüssel zur einfachen und schlanken Umsetzung von IT-Lösungen ist es, den Logistikexperten der Unternehmen IT-Tools an die Hand zu geben, mit denen sie ihre Prozesse und Lösungen nach diesem Beispiel selbst gestalten können. Do IT yourself. So wird aus dem bekannten Baumarkt-Slogan Do it yourself dann Do IT yourself. Der wesentliche Vorteil für Unternehmen, die dem Do IT yourself -Prinzip folgen: Aus der Verbindung von unternehmensspezifischem Wissen und seiner einfachen Umsetzung in IT-Logik entsteht ein einzigartiger Wettbewerbsvorteil. Aus der Verbindung von unternehmensspezifischem Wissen und seiner einfachen Umsetzung in IT-Logik entsteht ein einzigartiger Wettbewerbsvorteil. 6

7 2. VIER ERFOLGSFAKTOREN Pflichtenhefte, die erst aufwendig erstellt und dann an Programmierer weitergegeben werden müssen, liefern oft nicht die gewünschte Lösung. Der Grund liegt in der Entkopplung von Anforderung und Umsetzung. Die neue Generation von IT sollte die Möglichkeit bieten, neue Ideen direkt im Meeting oder am Schreibtisch mit dem Anforderungsgeber umsetzen zu können. Die Realisierungsphase wird so drastisch verkürzt und durch die direkte Kommunikation sicherer. Auch für umfassendere Projekte kann diese Vorgehensweise nach dem Vorbild des rapid prototyping angewendet werden: Lösungen werden im laufenden Projekt visualisiert und dynamisch an sich verändernde Zielvorstellungen angepasst. Auf diesem Weg lassen sich Reibungsverluste reduzieren und das Risiko einer unzureichenden Umsetzung der Anforderungen vermeiden. Die Möglichkeit, neue Anforderungen direkt im Meeting umzusetzen, ersetzt starre Pflichtenhefte. FLEXIBILITÄT Unabhängigkeit vom Softwarehersteller 7

8 2. VIER ERFOLGSFAKTOREN 2.3. MODERNSTE TECHNOLOGIE Neue Technologien können zu Lösungen führen, die zuvor nicht vorstellbar waren: Wer hätte gedacht, dass sich das Handy zu Scanner und Fotoapparat entwickelt? Verbunden mit notwendigem Prozesswissen und Markt-Knowhow schafft der technologische Fortschritt reichhaltiges Potenzial für innovative Lösungen. So bietet sich für den Bereich des Lieferketten-Managements die Nutzung der Cloud-Technologie an, um die verschiedenen Beteiligten der Prozesskette unternehmensübergreifend zusammenzuführen. Die Cloud- Technologie wird zum Schlüssel für neue Wege der Prozess-Steuerung: Verbunden mit notwendigem Prozesswissen und Markt-Knowhow schafft der technologische Fortschritt reichhaltiges Potenzial für innovative Lösungen. Unterschiedliche Beteiligte in verschiedenen Unternehmen können über eine zentral verfügbare Lösung gemeinsam an einem Prozess arbeiten, um Daten und Informationen zu teilen standortunabhängig. Die Integration weiterer Beteiligter aus anderen Unternehmen oder Ländern kann einfach per Knopfdruck erfolgen. Aufwendige Roll-Outs gehören der Vergangenheit an. Teure Invests in Beschaffung und Betrieb einer IT-Infrastruktur entfallen. Der für die Logistik wichtige Collaboration-Ansatz durch gemeinschaftliche Nutzung eines IT-Systems wird gefördert. Die Nutzung mobiler Endgeräte und ihre Integration in den IT-Prozess sind ein weiterer wichtiger Meilenstein auf dem Weg in die nächste IT-Generation. Via Smartphone oder Tablet können Daten flexibel abgerufen und zurückgemeldet werden. Somit können vom Fahrer bis zum Manager alle Beteiligten mobil in die Informations- und Prozesskette integriert werden. Die Nutzung mobiler Endgeräte und ihre Integration in den IT- Prozess sind ein weiterer wichtiger Meilenstein auf dem Weg in die nächste IT-Generation. STANDARDISIERUNG Weniger Pflegeaufwand für Hard- und Software 8

9 2. VIER ERFOLGSFAKTOREN 2.4. SCHLÜSSEL ZU COLLABORATION Ohne Collaboration (in diesem Fall der engen, intensiven Zusammenarbeit der Beteiligten einer Lieferkette) lassen sich viele Herausforderungen in der Logistik kaum mehr bewältigen. In ihrer Rolle als Innovator kann IT Initiator von Collaboration-Prozessen sein. Sie ermöglicht vollkommen neue Formen der Zusammenarbeit, die aus der Verbindung von Prozess-Know-how und zukunftsweisender IT-Technologie erwachsen. In ihrer Rolle als Innovator kann IT Initiator von Collaboration-Prozessen sein. Um Collaboration-Prozesse zu ermöglichen, muss eine moderne IT die notwendigen Voraussetzungen schaffen. Hierzu gehören: Die einfache und flexible Integration aller Beteiligten und Systeme in den unternehmensübergreifenden IT-Prozess Die Realisierung von standardisierten, IT-gestützten Abläufen Die Schaffung einer Plattform zum Teilen von Informationen und Gewährleistung eines standort-unabhängigen Zugriffs auf Daten in Echtzeit Die flexible und einfach IT Integration aller Beteiligten ist Voraussetzung für Collaboration. Potenzial liegt außerdem in der Entwicklung von Best Practice-Lösungen, durch IT-Unternehmen über die Collaboration-Projekte erfolgreich aufgesetzt werden können. Auf Basis der in vielen unterschiedlichen Supply Chain Management-Projekten gesammelten Erfahrungen kann der IT-Anbieter Collaboration-Ansätze entwickeln, die andere Marktteilnehmer ohne dieses Wissen nicht hätten starten können. Insbesondere in Collaboration-Projekten geht es schließlich darum, nicht nur die eigenen Abläufe, sondern vielmehr den Gesamtprozess zu kennen und die darunter laufenden Teilprozesse optimal miteinander zu verbinden. COLLABORATION Herausforderungen gemeinsam bewältigen 9

10 3. PRAXISBEISPIELE UND KENNZAHLEN 3.1. PRAXISBEISPIELE Hier ein Auszug aus Projekten, die auf Basis der Logistikplattform AX4 umgesetzt wurden. Sie dokumentieren die Vorteile und Effekte einer neuen Generation von IT-Lösungen beispielhaft. Und sie nehmen Bezug auf die oben beschriebenen Erfolgsfaktoren moderner IT: flexible Standards einfache Umsetzbarkeit modernste Technologie Schlüssel zu Collaboration: Realisierung auf Basis eines Tool-Baukastens Insbesondere Logistikdienstleister sind mit variierenden Bedarfen verschiedener Kunden konfrontiert. Der eine Kunde benötigt eine Sendungserfassung mit umfassenden Prüfroutinen für Gewichte und Zustellzeiten, der andere Kunde fordert die Integration einer Frachtenkalkulation bei der Erfassung seiner Sendungen, der dritte Kunde benötigt ein individuelles Druckdokument. Statt über einen Flickenteppich an Individualprogrammierungen können diese verschiedenen Anforderungen auf Basis des Tool-Baukastens von AX4 Open umgesetzt werden, indem die Basislösung kopiert und weitere Funktionen hinzukonfiguriert werden. Neue Standorte und Spediteure selbst aufschalten Ein Verlader nutzt AX4 als Lösung, um Sendungen an seine verschiedenen Spediteure zu übermitteln. Jetzt will er die Lösung für einen weiteren Standort aufschalten. Dazu legt er den neuen Standort selbst an, kopiert die bestehende Konfiguration und schaltet die existierenden Spediteure für diesen Standort frei. Neu hinzukommende Spediteure können ebenfalls selbst durch das Unternehmen angelegt werden. 10

11 3. PRAXISBEISPIELE UND KENNZAHLEN Anpassungen gemeinsam mit dem Kunden vor Ort umsetzen Ein Logistikdienstleister nutzt AX4, um seinen Kunden hierüber Zugang zu den Trackinginformationen ihrer Sendungen zu geben. Ein großer Kunde hat hierbei ergänzende Wünsche zur Darstellung der Trackingdaten und zu erweiterten Suchfunktionen. Er benötigt zudem einen regelmäßigen Trackingreport. Der Logistikdienstleister erstellt von der bestehenden AX4-Lösung eine Kopie und erweitert diese um die Kundenanforderungen. Er kann dies gemeinsam mit dem Kunden vor Ort umsetzen, um dem Kunden direkt zu zeigen, wie die von ihm gewünschten Änderungen aussehen würden. Das Kopieren einer Lösung dauert wenige Minuten. Über die Demoumgebung können Änderungen zunächst getestet werden. Integration mobiler Endgeräte Die Anforderungen zur Integration mobiler Endgeräte steigen, denn nur so lassen sich Beteiligte unabhängig vom Arbeitsplatz flexibel in Prozesse einbinden. Über die AX4-Funktion Open Form können beliebige Erfassungs- oder Infoformulare erstellt und per -Link an ein Endgerät, z.b. Smartphone, gesendet werden. Mit Klick auf den Link befindet sich der Beteiligte gleich mitten im Geschehen der Lieferkette und kann notwendige Informationen beisteuern oder abrufen. Beispiele sind: die schnelle Kalkulation von Frachtkosten, die Bestätigung eines Sondertransportes oder die Ansicht eines Dashboards. 11

12 3. PRAXISBEISPIELE UND KENNZAHLEN 3.2. KENNZAHLEN Auf Basis der Logistikplattform AX4 wurden in den vergangenen Jahren mehr als Projekte zum Lieferketten-Management umgesetzt. Hier einige Kennzahlen aus Erfahrungswerten, die zeigen, wie schnelle, einfache und schlanke IT zu messen ist: Einfache Umsetzung Flexibilität Collaboration Umsetzung eines Projektes für einen Verlader zum standardisierten Sendungsmanagement mit seinen 40 Spediteuren innerhalb von 2 Monaten. Die IT-Abteilung eines Logistikdienstleisters konnte für einen Kunden ein Distributionsprojekt innerhalb von 5 Tagen umsetzen, da eine bestehende Lösung wiederverwendet wurde. In früheren Projekten benötigten ähnliche Lösungen ohne AX4 ca. 6 Monate Umsetzungszeit. Ein Logistikdienstleister setzte die Anforderungen seines Kunden zur Sendungserfassung direkt im Meeting vor Ort um, indem er online auf Basis der Anforderungen die Lösung konfigurierte. Umsetzung von Maskenänderungen direkt im Meeting statt durch IT-Entwicklung Im Rahmen eines Beschaffungsprojektes wurde ein neuer Lieferant innerhalb von 5 Minuten in das bestehende AX4-Netzwerk des Kunden integriert. Abgebildetes Netzwerk eines Maschinenproduzenten: User Abgebildetes Ersatzteilnetzwerk eines Automobilproduzenten: 750 User Abgebildetes Kundennetzwerk eines Logistikdienstleisters: User Kennzahlen für die Messbarkeit von IT 12

13 4. FAZIT Die neue IT-Generation eröffnet Logistikern unzählige Möglichkeiten, ihre Prozesse schnell, einfach und zu geringen Kosten zu managen. Sie besitzt ein gigantisches Innovationspotenzial, das Unternehmen hilft, neue Wege zu gehen und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Deutschland ist Logistikweltmeister. Im Bereich der IT haben wir allerdings Nachholbedarf. Wir müssen in unserem Land eine Innovationskultur etablieren, die Veränderungen zulässt. Außergewöhnliche Lösungen schafft nur, wer neuen Technologien mit Offenheit statt mit Skepsis begegnet. Setzen wir unseren Mut und Erfindungsreichtum dafür ein, neue Lösungen zu entwickeln. Andernfalls laufen wir Gefahr, unseren Technologievorsprung im internationalen Wettbewerb anderen überlassen zu müssen. Das wäre schade, denn Innovationspotential gibt es in der Welt der Logistik mehr als genug. 13

14 Herausgeber AXIT AG connecting logistics Nachtweideweg Frankenthal Tel.: / Fax: / Weitere Informationen zur Nutzung der Logistikplattform AX4 sowie Beispiele zu Best Practices können Sie gerne anfordern unter: info@axit.de 14

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