2 Vorgehensplan / Pendenzliste Kurzbericht... 3

Transkript

1

2 1 Inhaltsverzeichnis 2 Vorgehensplan / Pendenzliste Kurzbericht Einführung in die Prozesseinheit Erklärung der Teilschritte des Flussdiagramms Eingangskontrolle Alle Rapporte erhalten? Zuständige Vorgesetzte oder Mitarbeiter informieren Rapporte korrekt ausgefüllt? Korrektur der Rapporte Abacus öffnen Rapporte eingeben Mit Enter/F2 bestätigen Alle Buchungen eingegeben? Datum und Visum auf den Rapport schreiben Kontrolllisten der eingegebenen Rapporte drucken Rapporte mit Kontrolllisten vergleichen Visum für Kontrolle Rapporte nach Namen sortieren Ablage Schlusswort / Persönliches Fazit Flussdiagramm Erfahrungsbericht und Schlussfolgerung Erfahrungsbericht Erste Erfahrung Zweite Erfahrung Dritte Erfahrung Schlussfolgerung Auswertungsbogen der Lernjournale Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt Das Erlernen des Prozesses war für mich Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen Anhang Seite 1/10

3 2 Vorgehensplan / Pendenzliste Datum Tätigkeit Zeitaufwand Oktober Thema mit Ausbildnerin aussuchen, Vereinbarung schreiben 15 min Vorgehensplan / Pendenzliste erstellen 15 min Titelblatt erstellen 100 min Muster Flussdiagramm erarbeiten 60 min Muster Flussdiagramm mit Ausbildnerin prüfen und korrigieren 20 min Definitives Flussdiagramm erstellen 180 min Dokumente für Anhang aussuchen 5 min Kurzbericht verfassen 240 min Erfahrungsbericht und Schlussfolgerung 30 min Auswertung der Lernjournale 20 min PE-Dokument erstellen, Teile zusammenfügen, Layout 300 min Probelesen 30 min PE-Mappe zusammenstellen 30 min Mappe der Berufsbildnerin abgeben 5 min Total davon im Betrieb 17.5 h 13.0 h Seite 2/10

4 3 Kurzbericht 3.1 Einführung in die Prozesseinheit Jeder Mitarbeiter der Arnold AG muss jede Woche einen sogenannten Wochenrapport ausfüllen. Auf diesem Rapport werden alle Stunden erfasst, die die Person in der jeweiligen Woche gearbeitet hat. Zudem ist festgehalten, was er gemacht hat (Leistungsart) und für wen oder was (Projektnummer). Basierend auf den Buchungen, die wir rapportieren, wird der Lohn ausbezahlt, Überstunden festgehalten oder Rechnungen geschrieben. Die Eingabe der Rapporte ist also ein wichtiger Grundstein für weitere Arbeitsschritte und muss sehr sorgfältig und genau ausgeführt werden. Als Lernender Kaufmann im Sekretariat ist es eine meiner Hauptaufgaben, die Rapporte jede Woche zu erfassen. Den kompletten Ablauf, von der Eingangskontrolle bis zur Ablage, erkläre ich in dieser Prozesseinheit. 3.2 Erklärung der Teilschritte des Flussdiagramms Eingangskontrolle Um den Überblick zu behalten, besitzen wir eine Rapportliste (siehe Anhang), auf der alle Mitarbeiter aufgelistet sind. Diese Liste benötigen wir, damit wir abhacken können, welcher Mitarbeiter uns seinen Rapport bereits abgegeben hat. Sobald ein Rapport eintrifft, wird er auf der Liste erfasst Alle Rapporte erhalten? Am Ende jeder Woche sollten alle Rapporte der Vorwoche (in der KW 38 z.b. die Rapporte der KW 37) eingegeben sein. Oft vergessen Mitarbeiter aber ihren Rapport auszufüllen oder uns abzugeben. Hier hilft uns die Rapportliste: Wir sehen, welche Rapporte schon eingegangen sind und welche noch fehlen Zuständige Vorgesetzte oder Mitarbeiter informieren Falls ein Rapport bis Donnerstag bzw. Freitag noch nicht bei uns eingetroffen ist, kontaktieren wir den zuständigen Vorgesetzten des Mitarbeiters oder den Mitarbeiter direkt und weisen ihn darauf hin, dass er/sie den Rapport noch abgeben sollte Rapporte korrekt ausgefüllt? Um das Eingeben der Rapporte später zu vereinfachen, ist es ratsam eine Vorkontrolle zu machen. Das heisst, wir kontrollieren ob auf dem Rapport der Name, die Mitarbeiternummer, der Monat, die Kalenderwoche sowie die Datums stimmen. Der Rapport muss zudem vom Mitarbeiter und dessen Vorgesetztem unterschrieben sein. Ausserdem kontrollieren wir gleich, ob alle Leistungsarten, Projektnummern, Buchungstexte und Beträge korrekt erfasst sind Korrektur der Rapporte Falls einer der oben genannten Punkte nicht oder fehlerhaft auf dem Rapport erfasst ist, wird dieser direkt von uns korrigiert. Falls eine Unterschrift fehlt oder wir keine Projektnummer finden, kontaktieren wir den Vorgesetzten, der uns dann die fehlenden Informationen liefert Abacus öffnen Nachdem alle Rapporte auf der Rapportliste eingetragen und kontrolliert worden sind, öffnen wir das Programm ABACUS, mit dem wir die Rapporte erfassen werden (siehe Anhang) Rapporte eingeben ABACUS ist gestartet, wir können also mit rapportieren loslegen. Zeile für Zeile des Rapportes geben wir Datum, Leistungsart, Projektnummer, Anzahl und Buchungstext ein. Seite 3/10

5 3.2.8 Mit Enter/F2 bestätigen Um eine Buchung zu speichern, reicht ein Drücken von Enter oder der F2-Taste. Nachdem wir eine Buchung rapportiert haben, haken wir sie auf dem Rapport ab, damit wir den Überblick behalten und wissen, welche Buchungen wir schon eingegeben haben Alle Buchungen eingegeben? Wenn wir die letze Buchung eines Rapportes erfasst haben, überprüfen wir, ob alle Buchungen erfasst sind. Die Häckchen, die wir hinter jede erfasste Buchung gemacht haben, helfen uns hier weiter. Falls nicht alle Buchungen erfasst wurden, müssen diese nacherfasst werden, man springt also zu Schritt zurück Datum und Visum auf den Rapport schreiben Nachdem alle Buchungen erfasst wurden, müssen wir den Rapport visieren. Im Feld rechts unten notieren wir das Datum der Eingabe sowie unser Kürzel (Beispiel: / fst) Kontrolllisten der eingegebenen Rapporte drucken Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Sobald alle Rapporte erfasst sind können wir die Kontrolllisten (siehe Anhang) drucken. Die Kontrolllisten zeigen alle erfassten Buchungen auf, sortiert nach Mitarbeiter und Datum. Über das ABACUS öffnen wir die Kontrolllisten und drucken diese aus Rapporte mit Kontrolllisten vergleichen Nun gleichen wir nach und nach jede Buchung der Rapporte mit den Kontrolllisten ab und markieren mit einem Leuchtstift Fehler, wenn wir welche finden. Diese Fehler müssen danach korrigiert werden: Wir öffnen wieder das ABACUS und suchen mit Hilfe der Buchungsnummer auf der Kontrollliste die fehlerhafte Buchung. Wir springen also wieder zurück zu Punkt und wiederholen den ganzen Vorgang mit rapportieren und kontrollieren Visum für Kontrolle Sobald alle Buchungen korrekt erfasst sind und der Rapport mit der Kontrollliste übereinstimmt, visieren wir den Rapport ein zweites Mal. Damit stellen wir das interne Kontrollsystem sicher Rapporte nach Namen sortieren Alle Rapporte sind korrekt erfasst und zwei Mal visiert: Einmal zur Eingabe, einmal zur Kontrolle. Nun sortieren wir alle Rapporte nach Namen, um bei der Ablage Zeit zu sparen Ablage Die Rapporte werden im jeweiligen Ordner (z.b. Kalenderwoche 45-48) nach ABC abgelegt. In einem Ordner sind jeweils vier Arbeitswochen, die neuste liegt immer zuoberst. 3.3 Schlusswort / Persönliches Fazit Das Erfassen der Wochenrapporte erfordert viel Konzentration, man sollte sich vor allem am Anfang Zeit lassen, das System zu verstehen und eine gewisse Routine zu erhalten. Ein gut organisiertes Rapportwesen erspart einem viel Zeit und Nerven. Daher ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Mir persönlich hat diese Prozesseinheit aufgezeigt, was für eine Verantwortung ich eigentlich trage. Ausserdem denke ich, dass ich nun effizienter und organisierter arbeiten kann. Ich habe in den letzten Monaten im Geschäft und während dem Verfassen meiner zweiten PE viel Erfahrung in Bezug auf das Rapportwesen sammeln können und werde mein neu gewonnenes Wissen sicher in meine Arbeit einfliessen lassen. Seite 4/10

6 4 Flussdiagramm Seite 5/10

7 Seite 6/10

8 Seite 7/10

9 5 Erfahrungsbericht und Schlussfolgerung 5.1 Erfahrungsbericht Erste Erfahrung Schon früh musste ich feststellen, dass das Erfassen der Wochenrapporte nicht so einfach ist, wie es scheint. Wenn man nicht 100% konzentriert ist, passieren schnell Fehler, die man dann mühsam wieder korrigieren muss. Das Eingeben aller Rapporte nimmt jede Woche viele Stunde in Anspruch, da kann es schon schwer werden, immer konzentriert zu arbeiten Zweite Erfahrung Mit der Zeit gewinnt man an Routine. Das heisst, man gibt die Rapporte schneller ein und denkt sich, dass alles stimmen wird. Es ist jedoch wichtig, nicht zu schnell zu arbeiten. Oft kommt es vor, dass, wenn ich die Rapporte zu schnell eingebe, ich ganze Zeilen oder sogar Tage vergesse zu rapportieren Dritte Erfahrung Da ich am Empfang arbeite, kommen oft Mitarbeiter und fragen mich, ob ich kurz etwas für sie machen kann. Am Anfang habe ich diese anderen Arbeiten sofort erledigt und die Rapporte liegen lassen. Dies hat dann dazu geführt, dass ich entweder nicht mehr wusste wo ich war oder ich habe noch kurz ein paar Buchungen schludrig rapportiert. Ich musste diese Buchungen dann korrigieren oder die letzte Buchung suchen, damit ich wieder wusste wo ich war; Und das hat Zeit gekostet. 5.2 Schlussfolgerung Während ich die Rapporte eingebe, versuche ich mich so gut wie möglich zu konzentrieren. Wenn ich merke, dass meine Konzentration nachlässt, mache ich eine kurze Pause und erledige andere kleine Arbeiten. Ich passe mein Tempo so an, dass ich zwar schnell bin, aber trotzdem den Überblick behalte und die Buchungen korrekt erfasse. Wenn mir neue Aufgaben zugeteilt werden, lege ich diese zur Seite und setze sie pendent, nachdem ich den aktuellen Rapport fertig eingegeben habe. Falls dringende Aufgaben anstehen, markiere ich mir die Buchung, die ich zuletzt eingegeben habe und widme mich mit voller Konzentration und Elan dem neuem Auftrag. Seite 8/10

10 6 Auswertungsbogen der Lernjournale Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief x hoch weil ich gerne Prozesse beschreibe und das Thema für mich eine Herausforderung war Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig x einfach da ich zwar am Anfang dachte, dass das Rapportieren sehr einfach ist und nicht viel Konzentration benötigt, da lag ich falsch. Nachdem ich mich aber konzentrierte und langsam Routine bekam, ging alles ziemlich einfach von der Hand Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden x sehr zufrieden Ich habe die Aufgabe begriffen, konnte neue Arbeitstechniken anwenden und bin mit dem Endresultat sowohl in inhaltlicher als auch gestalterischer Sicht sehr zufrieden Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts x alles Ich werde versuchen, meine Zeit besser einzuplanen und Fehler, die ich eventuell in dieser Prozesseinheit begangen habe, in der nächsten PE zu vermeiden Seite 9/10

11 > Rapportliste < > Beispiel Wochenrapport < > ABACUS Rapportierungsfenster < > Beispiel Kontrollliste < Seite 10/10