HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich. Einzeldiplomarbeit. Chancen von EBPP im B2B in der Schweiz

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1 Zürcher Fachhochschule HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich Einzeldiplomarbeit Chancen von EBPP im B2B in der Schweiz Thomas Frehner (WI 8a) Breitistrasse 7, 8614 Bertschikon Vorgelegt am 10. März 2007 eingereicht bei Stefan Künzler, emba HSG Director Talent Development UBS AG, 8098 Zürich

2 Einleitung 1. Einleitung 1.1. Executive Summary Diese Studie untersucht die elektronische Rechnungsstellung, Präsentation und Zahlung (EBPP) im unternehmensübergreifenden Geschäftsprozess (B2B) in der Schweiz. Der Fokus liegt hierbei auf dem Konsolidatoren-Modell, in welchem ein Serviceprovider als Schaltzentrale zwischen den Unternehmungen agiert und verschiedene Dienstleistungen im Bereich der elektronischen Rechnungsübermittlung anbietet. Dieses Modell gilt als zukunftsorientiertes Modell für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Im Rahmen dieser Studie wird der Markt einer vertieften Betrachtung unterworfen. Es werden die Geschichte, die Stakeholder, die branchenspezifischen Entwicklungen und die verschiedenen Markttreiber und Markthindernisse untersucht. Die Studie stellt fest, dass die Konsolidatoren untereinander noch nicht vollständig vernetzt sind. Erste Roaming-Verbindungen bestehen und weitere werden bereits im Jahr 2007 folgen. Diese noch unvollständige Vernetzung kann heute dazu führen, dass eine Anbindung nicht ausreicht, um alle potentiellen Kunden zu erreichen. Der Autor stellt die These auf, dass sich dies ändern wird, sobald der Markt mehrheitlich besetzt ist. Basierend auf Expertenbefragungen kann festgestellt werden, dass sich der Markt aktuell in der Trendsetter-Phase befindet. Unternehmen, welche bereits heute elektronische Rechnungsstellung und Rechnungsverarbeitung verwenden, geniessen Wettbewerbsvorteile. Auf der Seite der Rechnungsempfänger finden sich heute vorwiegend grosse Unternehmen. Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung führt mit steigendem Rechnungsvolumen zu hohen Einsparungen, nicht zuletzt bedingt durch den Wegfall von ineffizienten Geschäftsprozessen. Die realisierbare Einsparung hängt in hohem Masse vom Integrationsgrad der Rechnungsstellung in die Lieferkette (SCM) ab. Auf der Rechnungsstellerseite steigt die Nachfrage nach elektronischer Rechnungsstellung bei jenen Unternehmungen, welche grosse Unternehmen mit Gütern oder Dienstleistungen beliefern. Die Studie stellt fest, dass die ERP-Anbieter diesem Trend folgen und vermehrt passende Schnittstellen in ihren Lösungen anbieten. Aus Sicht der Rechnungssteller sollten Anbindungsprojekte primär als zusätzliche Dienstleistung am Kunden verstanden werden. Sie ermöglichen es dem Kunden, seine Lieferkette zu optimieren. Neben der daraus resultierenden höheren Kundenbindung gibt es weitere Gründe, welche für ein Projekt sprechen. Elektronische Rechnungen sind günstiger als Papierrechnungen. Liegt ein gewisses Volumen an elektronischen Rechnungen vor, können auch direkte Kosteneinsparungen beim Rechnungssteller realisiert werden. Elektronische Rechnungen werden im Schnitt schneller bezahlt, verursachen weniger Abstimmungskosten und verfügen über tiefere Verarbeitungs- und Transaktionskosten im Vergleich zu Papierrechnungen. Diese Studie untersucht im Detail ein mögliches Outsourcing-Szenario zu einem klassischen Druckdienstleister, welcher auch EBPP als Dienstleistung anbietet. Es wird festgestellt, dass sich Outsourcing als mögliches Szenario für kleinere und grössere Unternehmungen auf der Rechnungsstellungsseite geradezu anbietet, zumal die Kosten bei Papier- und elektronischer Rechnung gesenkt werden können. Dies erlaubt die Umsetzung von EBPP auch bei kleinen Volumen. Im Rahmen dieser Untersuchung wird aufgrund einer gegebenen Ausgangslage eine Investitionsrechnung zu Vollkosten erstellt. Diese kann als Beispiel für eigene Wirtschaftlichkeitsberechnungen dienen. Dabei werden verschiedene Anbindungs-Szenarien untersucht und basierend auf der Ausgangslage wird ein Szenario ausgewählt und detailliert präsentiert. - I -

3 Einleitung 1.2. Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung...I 1.1. Executive Summary... I 1.2. Inhaltsverzeichnis... II 1.3. Ehrenwörtliche Erklärung... III 1.4. Vorwort... IV 1.5. Danksagung... V 1.6. Glossar... VI 1.7. Problemstellung... VII 1.8. Motivation und Ziel dieser Arbeit... VII 1.9. Methodik und Aufbau der Arbeit... VIII Schwerpunkte und Abgrenzungen... IX 2. EBPP-Grundlagen Was ist EBPP? EBPP Modelle in der Übersicht Direktverbindungen Konsolidator-Modelle Business Modelle Elektronische Rechnungsstellung Elektronischer Rechnungsempfang Thesen dieser Arbeit Voruntersuchungen Untersuchung der verschiedenen EBPP Netzwerke Untersuchung zu ERP-Anbindungen an EBPP-Netzwerke EBPP-Netzwerke im Schweizer Markt Geschichtliche Entwicklung von EBPP in der Schweiz Stakeholder Analyse des Schweizer EBPP-Marktes Branchenspezifische Entwicklungen Markttreiber & Markthindernisse Aktuelle Herausforderungen für den Schweizer Markt Aktuelle Marktsicht Weitere Marktentwicklung Fallbeispiel einer Investitionsrechnung Komponenten der Investitionsrechnung Fallbeispiel des Rechnungsstellers X-Lease Schlussfolgerungen und Ausblick Folgerungen aus den Voruntersuchungen Folgerungen aus der Marktstudie Folgerungen aus der Investitionsrechnung Weitere mögliche Forschungsgebiete Ausblick Anhang Konsolidatoren im Schweizer Markt Vorgehen bei der Datenerhebung Quellenverzeichnis Übrige Verzeichnisse II -

4 Einleitung 1.3. Ehrenwörtliche Erklärung Ich bestätige hiermit, dass 1. die vorliegende Diplomarbeit selbständig durch den Verfasser und ohne Benützung anderer als der angegebenen Quellen und Hilfsmittel angefertigt wurde. 2. die benutzten Quellen wörtlich oder inhaltlich als solche kenntlich gemacht wurden; und 3. diese Arbeit in gleicher oder ähnlicher Form noch keiner Prüfungskommission vorgelegt wurde. Bertschikon, im März Thomas Frehner - III -

5 Einleitung 1.4. Vorwort Sehr geehrter Leser Die elektronische Rechnungsstellung, im Fachjargon Electronic Bill Presentment and Payment genannt, ist ein aktuelles und spannendes Thema der Wirtschaftsinformatik. Die vorliegende Studie befasst sich mit der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B), die über Dienstleister, so genannte Konsolidatoren, abgewickelt wird. Diese Dienstleister positionieren sich als Schaltzentrale zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, wodurch Netzwerke entstehen. Die Studie bezieht sich auf den schweizerischen Kontext. Der Leser erhält darin einen umfassenden Einblick in die wesentlichen ökonomischen, rechtlichen und technischen Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung in der Schweiz. Um den Markt möglichst akkurat darstellen zu können, werden die verschiedenen Akteure präsentiert. Einerseits sind dies die Konsolidatoren, deren Plattformen das Rückgrat von EBPP bilden, anderseits aber auch die verschiedenen ERP Softwarehersteller und Lösungsanbieter, deren Produkte eine wirtschaftliche Umsetzung oftmals erst ermöglichen. Der Schweizer Markt wird einer detaillierten Untersuchung unterzogen und die Markttreiber und Markthindernisse werden identifiziert. Basierend auf den Expertengesprächen wird eine Prognose zur weiteren Entwicklung des Marktes vorgenommen. Die abschliessende Übersicht über den Markt kann Anhaltspunkte dazu geben, für welche Firmen sich die elektronische Rechnungsstellung bereits lohnt und wohin sich der Markt mittel- und langfristig bewegen wird. Die elektronische Rechnung wird die Papierrechnung noch auf längere Sicht nicht vollständig ersetzen. Basierend auf dieser Erkenntnis werden Szenarien vorgestellt, welche bei gleichzeitiger Kostensenkung beide Verfahren unterstützen. Um diese zu erarbeiten, wurde im Rahmen dieser Studie ein leitender Angestellter eines Unternehmens befragt, welches seit längerer Zeit beide Arten der Rechnungsstellung, elektronisch und in Papierform, anbietet. Abgerundet durch ein Beispiel einer Investitionsrechnung entsteht gesamthaft ein Bild, welches als Einstieg für eigene Projekte des Lesers dienen kann. - IV -

6 Einleitung 1.5. Danksagung Der grösste Dank gilt meiner kleinen Familie. Im besonderen Claudia, die mich während den vier Ausbildungsjahren unterstützt hat, sowie meinen zwei Kindern Lea und Lara, die viel Verständnis zeigten, wenn der Papi mal wieder beschäftigt war. Danke für Eure Liebe und den Sonnenschein in einem manchmal hektischen Leben. Ich möchte folgenden Personen für ihren wertvollen Beitrag zu meiner Diplomarbeit danken: Herrn Stefan Künzler, der mich als Referent betreut und mir wertvolle Hinweise zum Aufbau und zur Ausgestaltung der Arbeit gegeben hat. den Experten, welche ihr reiches Fachwissen in diese Arbeit einfliessen lassen haben: Herrn Christian Tanner (swissdigin) Herrn Adrian Sem (PostFinance AG) Herrn Koni Hüsser (Telekurs PayNet AG) Herrn Guido Rabel (Swisscom IT Services AG) Herrn J.D. Andrey (Couvertic AG) den Mitarbeitern von CompuData, Pentag, SAP, Soreco, Sage, Sorba, Microsoft und Abacus für die termingerechtete Beantwortung der Fragebögen. den Dozenten der HWZ; Herrn Ernst Lutz (IT Controlling) und Herrn Dr. Evangelos Xevelonakis (CRM), welche hilfreiche Hinweise zur Ausgestaltung der Investitionsrechnung gegeben haben. Frau Carole Probst, die den Text kritisch durchgesehen hat der Firma BTA Digital Works AG, welche mir ermöglicht hat, an verschiedenen Fachtagungen im In- und Ausland zum Thema EBPP teilzunehmen und in deren Namen ich verschiedene Kundenprojekte mit EBPP Umfeld leiten und implementieren durfte. der Firma Marionnaud, für die ich im Jahre 2005 mein erstes EBPP Projekt umsetzen durfte und durch welche ich zum ersten Mal mit der spannenden Materie in Begegnung kam. Vielen Dank für die aktive Unterstützung. - V -

7 Einleitung 1.6. Glossar Die hier aufgeführten Definitionen haben nicht zwingend allgemeingültigen Charakter. Sie widerspiegeln nur die in dieser Arbeit verwendete Bedeutung der Begriffe. ABC-Analyse Ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren. Sie teilt eine Menge von Objekten in die Klassen A, B und C auf, die nach absteigender Bedeutung geordnet sind B2b Business to Business: Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmungen und kleinen Unternehmen mit 1-10 Mitarbeitern B2B Business to Business: Geschäftsbeziehungen zwischen zwei Unternehmungen B2C Business to Consumer: Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmung und Endkunde BSP Billing Service Provider (siehe Konsolidatoren-Modell, Kapitel 2.4) CSP Customer Service Provider (siehe Konsolidatoren-Modell, Kapitel 2.4) cxml commerce extensible Markup Language: Ein proprietäres XML-Format namhafter Software- und Hardware-Entwickler für B2B-Transaktionen im E-Commerce. Steht in Konkurrenz zu xcbl. Digitale Signatur Ein digitaler, einzigartiger Code, der einem elektronisch übertragenen Dokument angehängt werden kann; identifiziert den Absender. Duopol Es gibt nur zwei Anbieter auf dem Markt. Eine spezielle Form des Oligopols. EBPP Electronic Bill Presentment and Payment: Elektronische Rechnungsstellung, Präsentation und Zahlung ohne Medienbruch. e-business Elektronischer Handel im Internet EDI Electronic Data Interchange: Elektronischer Datenaustausch EDIFACT United Nations Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport: Ein branchenübergreifendes internationales Standardformat für das Übermitteln von Geschäftsdaten e-invoicing Elektronische Rechnungsstellung EIPP Electronic Invoice Presentment and Payment, bezeichnet im englischsprachigen Umfeld die B2B Umsetzung von EBPP. e-procurement Beinhaltet die Unterstützung der Beschaffungsprozesse eines Unternehmens. ERP Enterprise Ressource Planning: Anwendungssoftware zur Unterstützung der Ressourcenplanung einer ganzen Unternehmung ESTV Eidgenössische Steuerverwaltung Intermediär Siehe Konsolidator. Konsolidator Ein Dienstleister, welcher zwischen dem rechnungsstellenden und dem rechnungsempfangenden Unternehmen steht. Verantwortlich für die digitale Signierung und die Weiterleitung der Rechnung. Wird auch Intermediär oder Service-Provider genannt. Middleware Zwischenanwendung, basierend auf anwendungsunabhängigen Technologien, welche die Vermittlung zwischen verschiedenen Anwendungen übernimmt. OCR Optical Character Recognition: Automatische Texterkennung. PSP Payment Service Provider (siehe Erläuterung zum Konsolidatoren Modell) Roaming SAP IDOC SCM Workflow Management System xcbl XML Nutzung der Teilnehmeridentität in einem anderen Netzwerk. Hier wird damit die Weitergabe von Rechnungen zwischen verschiedenen EBPP Netzwerken bezeichnet. Intermediate Document: Ein auf XML basierendes SAP proprietäres Daten-Format, welches die Datenübermittlung zwischen SAP Systemen ermöglicht. Supply Chain Management: Unternehmungsübergreifende Liefer- bzw. Wertschöpfungsketten. Basierend auf drei grundlegenden Bausteinen: der Kooperation, der Prozessorientierung und der Informationstechnologie Arbeitsablauf. IT-unterstützte Abfolge von Arbeitsschritten, diese können auch manuelle Interaktion erfordern. Ziel ist die (Teil-)Automatisierung von Geschäftsprozessen. XML Common Business Library: Ein proprietäres XML-Format für Business-to- Business-Transaktionen (B2B) des E-Commerce. Steht in Konkurrenz zu cxml. extensible Markup Language: Der heute wichtigste Standard zur Modellierung von strukturierten Daten, vom W3C entwickelt. - VI -

8 Einleitung 1.7. Problemstellung Nach Einschätzung des Autors birgt die elektronische Rechnungsstellung über Konsolidatoren ein enormes Einsparungspotential durch die Vereinfachung der Geschäftsprozesse zur Rechnungsstellung und Rechnungszahlung. Das macht sie attraktiv, sie hat in den letzten Jahren immer stärkere Verbreitung gefunden. Der Markt aber unterliegt einem schnellen Wandel mit einer steigenden Anzahl Lösungsanbietern und verschiedenen Lösungsmodellen. Die erste These dieser Arbeit ist, dass ein Marktbedürfnis für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen unter Verwendung von Konsolidatoren besteht. Die vorliegende Studie möchte die aktuelle und zukünftige Marktsituation möglichst akkurat einfangen. Der Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung ist für Unternehmungen wie auch für Laien komplex, zumal rechtliche, betriebswirtschaftliche und technische Aspekte berücksichtigt werden müssen. Es gibt es eine Vielzahl von EBPP Plattformen, welche wiederum nur bedingt untereinander vernetzt sind. Technische, betriebswirtschaftliche und rechtliche Problemstellungen können Projekte massiv verteuern oder gar verunmöglichen. Durch eine umfassende Einführung in die Grundlagen der elektronischen Rechnungsstellung soll der Einstieg in die Thematik erleichtert werden. Zudem werden die Vorteile des Konsolidatoren-Modells aufgezeigt. Kommt es zu ersten Projektüberlegungen, wird für das interessierte Unternehmen ersichtlich, dass es zum heutigen Zeitpunkt keine öffentlichen Beispiele von Investitionsrechnungen gibt. Dies stellt gleichzeitig meine zweite These dar. Mit einer auf einem Fallbeispiel basierenden Investitionsrechnung, möchte ich die möglichen Bestandteile einer solchen Rechnung erläutern und gleichzeitig ein erstes mögliches Beispiel anbieten Motivation und Ziel dieser Arbeit Im Jahr 2005 wurde die BTA Digital Works AG, mein Arbeitgeber, angefragt, ob ihre Output Management Lösung in der Lage sei, die elektronische Rechnungsstellung zu unterstützen. Ich untersuchte daraufhin die Thematik und entwickelte eine entsprechende Schnittstelle zu PayNet für die Rechnungsstellung von Unternehmen zu Endkunden (B2C). Diese fand mit der Anbindung von Marionnaud Parfumeries wenige Wochen später ihren erfolgreichen Abschluss. Die gemachten Erfahrungen wurden an die Entwicklungsabteilung weitergeben, was zur Entwicklung einer konfigurierbaren standardisierten XML Ausgabeschnittstelle führte. Einige Monate später erhielten wir erste Anfragen zur Unterstützung der Rechnungsstellung zwischen Unternehmungen (B2B). Aktuell leite ich verschiedene Projekte im Bereich des elektronischen Datenaustausches. Durch verschiedene Vorlesungen an der Hochschule für Wirtschaft Zürich motiviert, entschloss ich mich, die Ausrichtung der Arbeit nicht wie ursprünglich geplant technisch, sondern marktwirtschaftlich zu gestalten. Der Schwerpunkt dieser Arbeit liegt in der Darstellung des aktuellen Standes der elektronischen Rechnungsstellung in der Schweiz. Die verschiedenen Märkte zeigen unterschiedliche Charakteristiken auf. Es würde den Rahmen dieser Arbeit sprengen, sie alle zu behandeln. Deshalb konzentriert sich die Arbeit auf die Rechnungsstellung zwischen Unternehmungen (B2B). Diese Arbeit soll Wirtschaftsinformatiker und Entscheidungsträger unterstützen, welche sich in die Grundlagen von EBPP einarbeiten möchten die aktuelle Marktsituation und die Akteure im Markt kennen lernen möchten die elektronische Rechnungsstellung einführen möchten ein Fallbeispiel für eine Investitionsrechnung benötigen - VII -

9 Einleitung 1.9. Methodik und Aufbau der Arbeit Nach diesem einleitenden Kapitel werden im zweiten Kapitel die Grundlagen der elektronischen Rechnungsstellung (EBPP) erarbeitet. Diese bilden die Basis für die weiteren Kapitel. Im dritten Kapitel werden, basierend auf meinen Erfahrungen, zwei Hypothesen aufgestellt, welche in den darauf folgenden Kapiteln untersucht werden. Das vierte Kapitel stellt zwei Voruntersuchungen zum Schweizer Markt an. Einerseits wird die Unterstützung der aktuellen EBPP Netzwerke durch ERP Hersteller, anderseits die Charakteristika der verschiedenen EBPP Netzwerke untersucht. Die Resultate dieser Untersuchungen fliessen in das fünfte Kapitel ein, welches den Schweizer Markt der EBPP Netzwerke aufzeigt. Das Kapitel endet mit einem Ausblick zur möglichen Weiterentwicklung des Marktes. Abb. 1: Aufbau der Arbeit Das sechste Kapitel widmet sich den Aspekten einer Investitionsrechnung aus Sicht eines Rechnungsstellers. Die Bestandteile der Investitionsrechnung basieren auf Expertengesprächen und Erfahrungen aus einem konkreten Praxisfall. Letzterer wurde zusammen mit dem Experten des ausführenden Dienstleisters erarbeitet. Zur Validierung einzelner Bestandteile wurden Dozenten aus den Bereichen CRM und IT Controlling hinzugezogen. Das siebte Kapitel beinhaltet die Schlussfolgerungen der Arbeit, sowie einen Ausblick auf weiter zu untersuchende Gebiete. Der grösste Teil dieser Arbeit basiert auf Informationen aus direkten Gesprächen mit Experten und elektronischen Befragungen. Die Experten wurden jeweils zu den jeweiligen Schwerpunkten gesucht und befragt. Zusätzlich konnte ich verschiedene Fachveranstaltungen zum Thema EBPP besuchen und so verschiedene Akteure des Marktes kennenlernen. Das Vorgehen bei den Expertengesprächen und die zugrunde liegenden Fragestellungen werden im Anhang in Kapitel 9.2 erläutert. - VIII -

10 Einleitung Schwerpunkte und Abgrenzungen Elektronische Rechnungen werden bei grossen Unternehmungen bereits seit vielen Jahren über klassische EDI-Direktverbindungen 1 zwischen Firmen ausgetauscht. Diese Arbeit untersucht die Rechnungsabwicklung über einen Konsolidator, einen Dienstleister, welcher als Schaltzentrale die Rechnungsstellung zwischen verschiedensten Unternehmen ermöglicht. Dieser Anbindungsart liegt das so genannte Konsolidator-Modell zugrunde, welches aktuell über verschiedene Vorteile gegenüber dem klassischen Verfahren verfügt und sich am Markt immer stärker durchsetzt. Auch klassische und alternative Modelle sind ein fester Bestandteil des Marktes. Um ein möglichst komplettes Bild vermitteln zu können, werden diese in den theoretischen Grundlagen kurz erläutert. Zusammenstellung der Schwerpunkte: Fokus auf den Schweizer Markt Fokus auf elektronische Rechnungsstellung, Zahlung und Präsentation (EIPP/EBPP) Fokus auf Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) Fokus auf Rechnungsabwicklung über Intermediäre (Konsolidator-Modell) Fokus auf die Erstellung einer Investitionsrechnung für Rechnungssteller Nicht vertieft untersucht werden: Der europäische und weltweite Markt Die der Rechnung vorgelagerten Einkaufs- und Lieferprozesse Die Rechnungsstellung an Privatkunden (B2C) Die Rechnungsstellung bei Direktverbindungen (Buyer-Direct, Seller-Direct) Die Investitionsrechnung bei Rechnungsempfängern 1 Kursiv gekennzeichnete Begriffe werden im Glossar genauer erläutert. - IX -

11 EBPP-Grundlagen 2. EBPP-Grundlagen 2.1. Was ist EBPP? Die Grundidee von EBPP ist die durchgängig elektronische Verarbeitung von Rechnungen und deren Bezahlung. Der ganze Prozess von der Rechnungsstellung über den Rechnungsempfang, die Verbuchung, die Freigabe bis zur Bezahlung, soll elektronisch und möglichst automatisiert erfolgen. Somit gibt es keine Papierbelege mehr - weder für die Rechnung noch für die Zahlung. 2 Der Begriff EBPP setzt sich, wie in Tab. 1 aufgezeigt, aus vier englischen Begriffen zur elektronischen Rechnungsstellung, Präsentation und Zahlung zusammen. Electronic Bill Presentment Elektronische Lieferung und Empfang via Internet Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen Präsentation direkt im ERP-System (B2B) oder im E-Banking Portal (B2C) Payment Auslösung der Zahlung Tab. 1: EBPP Begriffserklärung 3 Im englischsprachigen Umfeld wird manchmal zwischen EBPP und EIPP unterschieden. Mit den zwei unterschiedlichen Begriffen Bill und Invoice soll die Differenzierung zwischen B2C und B2B erreicht werden: EBPP EIPP Electronic Bill Presentment and Payment ist der B2C Prozess, der es ermöglicht, Rechnungen über das Internet zu bezahlen, wobei die Rechnung dem Rechnungsempfänger z.b. im HTML- oder PDF-Format präsentiert wird. Electronic Invoice Presentment and Payment ist der B2B Prozess, der es ermöglicht, Rechnungen automatisch zu bezahlen, wobei die Rechnung z.b. im XML- Format übermittelt und dem Rechnungsempfänger im ERP System präsentiert wird. Tab. 2: EBPP / EIPP im englischsprachigen Umfeld 4 5 Im deutschsprachigen Raum hat sich der Begriff EIPP bisher nicht durchgesetzt. Stattdessen werden die Begriffe EBPP im B2C und EBPP im B2B verwendet. Zwei wichtige Akteure im Bereich EBPP im B2C, PayNet und PostFinance, haben damit begonnen, vermehrt den Begriff e-rechnung zu verwenden. Dieser ist für deutschsprachige Personen sprechender und lässt sich auch besser vermarkten. EBPP ist einer von vielen Teilbereichen von e-business. Betrachtet man die Rechnungsstellung im B2B, stellt EBPP gleichzeitig einen Bestandteil der geschäftlichen Wertschöpfungskette genauer der Financial Supply Chain - dar. Diese ist bei allen Unternehmungen ein wichtiger Bestandteil des Supply Chain Management (SCM). 2 Quelle: Gsponer (2004), S. 8 3 Quelle: Eigene Aufbereitung in Anlehnung an PayNet Präsentation 4 Vgl. PwC (2006A), S Vgl. ( ) - 1 -

12 EBPP-Grundlagen 2.2. EBPP Modelle in der Übersicht In der Theorie zu EBPP werden drei Modelle unterschieden. Das Seller-Direct-Modell und das Buyer- Direct-Modell sind mögliche Umsetzungsformen von Direktverbindungen. Das Konsolidator-Modell basiert auf der Idee eines zentralen Dienstleisters oder einer Handelsplattform, welche(r) als eigentliche Schaltzentrale zwischen Käufer und Verkäufer weitere Dienstleistungen anbietet. 6 7 Tab. 3 beschreibt die drei Modelle in der Übersichtsform. Seller-Direct-Modell Buyer-Direct-Modell Konsolidator-Modell Tab. 3: EBPP Modelle in der Übersicht Der Rechnungssteller implementiert eine Lösung, um Rechnungen via EDI, oder Webseite dem Rechnungsempfänger zugänglich zu machen. Der Rechnungsempfänger bezahlt diese über klassische Zahlungskanäle oder direkt auf der Webseite. Der Rechnungsempfänger implementiert eine Lösung, um Rechnungen der Lieferanten elektronisch verarbeiten zu können. Die Lieferanten werden angewiesen, die Daten online zu erfassen oder via EDI zu übermitteln. Der Rechnungssteller übermittelt die Rechnung an einen speziellen Service-Provider, Konsolidator genannt. Dieser übermittelt die Rechnung an den Rechnungsempfänger. Das Konsolidator-Modell kann in zwei Unterformen unterteilt werden; in das Thick-Konsolidator-Modell und das Thin-Konsolidator-Modell. Die Unterschiede werden im Kapitel 2.4 erläutert. 8 Jedes der vorgestellten Modelle verfügt über spezifische Vor- und Nachteile. Nicht in allen Umsetzungen wird auch die Zahlung der Rechnung mit berücksichtigt. Aufgrund der rechtlichen Ausgangslage in der Schweiz und dem Fokus auf der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) kommt dem Konsolidator-Modell und im speziellen dem Thick- Konsolidator-Modell in dieser Studie die grösste Aufmerksamkeit zu. In der Praxis unterstützen grössere Firmen manchmal mehrere Modelle; diese lassen sich auch kombinieren. Es ist nicht unüblich, dass ein grosser Rechnungsempfänger die bestehenden Direktverbinden (Buyer-Direct-Modell) weiterhin nutzt, neue Lieferanten jedoch über einen Konsolidator anbindet. 6 Quelle: PwC (2006A), S Vgl. Koch (2001), S Quelle: Alt & Zbornik (2002), S

13 EBPP-Grundlagen 2.3. Direktverbindungen Sehr grosse Unternehmungen, welche bereits in der Vergangenheit in Direktverbindungen investiert haben, werden diese tendenziell weiter betreiben. Hierbei handelt es sich meist um Rechnungsflüsse mit sehr hohem Volumen, das bereits in der Vergangenheit eine solche Investition rechtfertigte. Mit Inkraftsetzung der der Verordnung über elektronisch übermittelte Daten und Informationen (ELDI-V) 9 im Frühjahr 2002, wurde in der Schweiz die Möglichkeit geschaffen, dass Rechnungen mehrwertsteuerkonform übermittelt werden können, ohne dass zusätzlich ein Papierrechnung versandt werden muss. Die Prozesse und die erforderliche digitale Signatur müssen jedoch ELDI-V konform sein. Direktverbindungen können heute mehrwertsteuerkonform ausgestaltet werden. Um mehrwertsteuerkonform digital signieren zu können, ist die Anbindung an einen von den Schweizer Steuerbehörden akzeptierten Signatur-Anbieter erforderlich. Bereits erfolgreich umgesetzt wurde mehrwertsteuerkonforme Direktverbindung zum Beispiel in der Rechnungsstellung von Unilever zu Syntrade. Die Direktverbindungen stehen heute teilweise in Konkurrenz zu den EBPP Netzwerken, welche auf dem Konsolidator-Modell beruhen. Direktverbindungen machen einen festen Teil des Schweizer Marktes aus, weshalb ich ihnen an dieser Stelle ein eigenes Kapitel widme. Ein grosser Nachteil der Direktverbindung besteht darin, dass das Rechnungsvolumen sehr hoch sein muss damit sich die Anfangsinvestition inklusive Anbindung der Signaturdienstleister lohnt. Sie hat jedoch den Vorteil, dass die laufenden Kosten, durch die minimalen Transaktionskosten pro Rechnung, im Vergleich zum im Kapitel 2.4 vorgestellten Konsolidator Modell tiefer sind. A) Das Seller-Direct-Modell (1:n) Beim Seller-Direct-Modell, auch Biller-Direct-Modell genannt, werden Rechnungen in elektronischer Form an den Rechnungsempfänger versandt. Der Rechnungssteller installiert eine Software-Lösung, welche die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht. Meist handelt es sich hierbei um grosse Rechnungssteller wie beispielsweise Telekommunikationsfirmen (Cablecom, Swisscom). Abb. 2: Seller-Direct Modell 10 Wie Abb. 2 gesehen werden kann, profitiert der Rechnungssteller von Skaleneffekten. Der Aufwand zur Anbindung weiterer Rechnungsempfänger ist sehr klein. Beim Seller-Direct-Modell gibt es viele mögliche Kanäle. Dies können zum Beispiel klassische EDI Übermittlungen sein oder Rechnungen, die via versandt werden. Auch ein Webportal, auf welchem die Rechnungen präsentiert und bezahlt werden, kann als eine Anwendung des Seller-Direct- Modells betrachtet werden. Das Modell eignet sich grundsätzlich für B2C und B2B, einige Kanäle kommen aus rechtlichen Gründen in der Schweiz jedoch nur bei der Rechnungsstellung an Privatpersonen (B2C) zur Anwendung. 9 Vgl. ElDI-V 10 Quelle: Eigene Aufbereitung - 3 -

14 EBPP-Grundlagen B) Das Buyer-Direct-Modell (n:1) Der Rechnungsempfänger implementiert eine Lösung, um Rechnungen der Lieferanten elektronisch verarbeiten zu können. Die Motivation für den Einsatz einer solchen Lösung liegt auf der Rechnungsempfangsseite. Die Projekte zielen in erster Linie darauf ab, die Prozesskosten des Rechnungsempfanges zu senken. 11 Wie in Abb. 3 aufgezeigt, gibt es hier Skaleneffekte beim Rechnungsempfänger. Der Aufwand für die Anbindung von weiteren Rechnungsstellern ist sehr klein. Die Lieferanten werden anschliessend mit sanftem Druck gebeten, die Rechnungsdaten online auf einem Webportal zu erfassen oder via EDI in einem klar definierten Format zu übermitteln. Abb. 3: Buyer-Direct Modell 12 Während der Rechnungsempfänger seine Kosten langfristig senken kann, ist der Mehraufwand für den Rechnungssteller in der Anfangsphase erheblich. Mit grosser Wahrscheinlichkeit müssen die Daten auf der Rechnungsstellerseite den Vorgaben des Rechnungsempfängers angepasst werden. Der Rechnungssteller sieht sich ausserdem mit der Problematik konfrontiert, dass er für jedes zu beliefernde Grossunternehmen ein neues Informatikprojekt anstossen muss. Die Anzahl Rechnungen, welche der Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger verschicken kann, muss die Investition oder den Mehraufwand der manuellen Rechnungserfassung auf einem Portal rechtfertigen. Das Modell kommt aus diesem Grunde fast nur zwischen grossen Unternehmungen zur Anwendung. 11 Quelle: PwC (2006A), Seite Eigene Aufbereitung, in Anlehnung an Alt & Zbornik (2002), Seite

15 EBPP-Grundlagen 2.4. Konsolidator-Modelle Dieses Kapitel untersucht das bereits erwähnte Konsolidator-Modell und seine zwei Varianten Thickund Thin-Konsolidator-Modell im Detail. Es bildet somit die Grundlage für die spätere Betrachtung des Schweizer Marktes in Kapitel 5. Das Thick-Konsolidator-Modell (n:n) Beim Thick-Konsolidator-Modell senden die Rechnungssteller alle Informationen einer Rechnung (Rechnungsdetails und Zahlungsinformationen) an den Intermediär (Konsolidator). Dieser leitet die Daten im passenden Format an den Rechnungsempfänger weiter. Abb. 4: Thick-Konsolidator-Modell 13 Dieses Modell eignet sich sowohl für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmungen (B2B) als auch für die Rechnungsstellung zu Privatpersonen (B2C). Das Thin-Konsolidator-Modell (n:n) Bei dem in Abb. 5 illustrierten Thin-Konsolidator-Modell werden nur die für die Bezahlung relevanten Rechnungsdaten in die Transaktionsdaten der Rechnungsmeldung aufgenommen. 14 Die einzelnen Rechnungspositionen werden direkt zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger übermittelt. Das Thin-Konsolidator-Modell bedient analog dem Thick-Konsolidator-Modell mehrere potentielle Rechnungssteller und Rechnungsempfänger. Abb. 5: Thin-Konsolidator-Modell 15 In der Schweiz findet dieses Modell teilweise im B2C Verwendung. So können beispielsweise Privatkunden von Swisscom Fixnet auf Wunsch Ihre Rechnung über PayNet (Konsolidator) direkt in ihrem e-banking empfangen und bezahlen. Visualisiert wird nicht die komplette Rechnung, sondern lediglich ein Zusammenzug der zur Zahlung erforderlichen Daten. 13 Quelle: Eigene Aufbereitung, in Anlehnung an ( ) 14 Vgl.: Frech, Egle & Myrach (2005) 15 Quelle: Eigene Aufbereitung - 5 -

16 EBPP-Grundlagen Möchte der Kunde die ganze Rechnung anschauen, so wird er auf ein Webportal von Swisscom Fixnet weitergeleitet. Nach dem Login auf dem Portal können die Rechnungsdetails im PDF Format kontrolliert werden. Die Rechnungsdetails werden von Swisscom direkt zur Verfügung gestellt, ohne dass diese dem Konsolidator zu irgend einem Zeitpunkt bekannt sind. Genau umgekehrt verhält es sich bei Swisscom Mobile, wo die visualisierten Rechnungen direkt an PayNet versandt werden (Thick- Konsolidator-Modell). Das Thin-Konsolidator-Modell lässt sich aufgrund der gesetzlichen Rahmenbedingungen in der Schweiz nicht für B2B verwenden. Wegen der Mehrwertsteuerkonformität müssen alle relevanten Rechnungsdetails in der Transaktion vorhanden sein. Aufgabenverteilung im Konsolidatoren-Modell (B2B) Das Konsolidatoren-Modell sieht vor, dass die involvierten Unternehmen verschiedene Aufgaben wahrnehmen. Diese werden in Abb. 6 visualisiert und anschliessend erläutert. Abb. 6: Aufgabenverteilung im Konsolidatoren-Modell 16 Der Rechnungssteller delegiert die Rechnungsstellung vertraglich an den Serviceprovider bzw. Konsolidator. Dies erlaubt es dem Konsolidator, die Rechnungen später im Namen des Kunden mehrwertsteuerkonform digital zu signieren, was bei B2B Rechnungen gesetzlich verlangt wird. Der Rechnungssteller erstellt die Rechnungen in seiner Geschäftapplikation und übermittelt anschliessend alle Rechnungsdaten an den Konsolidator. Je nach Intermediär stehen hierzu verschiedene Übertragungsarten und Datenformate zur Auswahl. Sofern erforderlich, konvertiert der Konsolidator die empfangenen Rechnungsdaten ins Zielformat des Rechnungsempfängers. Der Konsolidator archiviert die Rechnung für den Rechnungssteller und leitet die signierten Daten an den Rechnungsempfänger weiter. Der Rechnungsempfänger prüft die Signatur und erstellt ein Prüfprotokoll. Die Rechnungen werden automatisch dem passenden Geschäftsprozess zugeordnet und geprüft. Die Zahlungsfreigabe kann anschliessend automatisch oder manuell erfolgen. Der Prozess endet mit der Archivierung des Prüfprotokolls und der signierten elektronischen Rechnung. 16 Quelle: Eigene Aufbereitung in Anlehnung an die Verkaufspräsentationen von PayNet und PostFinance - 6 -

17 EBPP-Grundlagen Rollen im Konsolidatoren-Modell Das Konsolidatoren-Modell sieht verschiedene Rollen und Funktionen vor, in welchen weitere Parteien als Intermediäre zwischen dem Rechnungssteller und Rechnungsempfänger Dienstleistungen anbieten können. 17 Die Konsolidatoren können grundsätzlich nahezu alle Rollen abdecken. Je nach Ausgestaltung eines Projektes kann es jedoch sinnvoll sein, einige der Rollen an spezialisierte Unternehmungen zu vergeben. Abb. 7: Rollen im Konsolidatoren-Modell Der Biller Service Provider (BSP) unterstützt den Rechnungssteller bei der Aufbereitung und der elektronischen Rechnungsdaten und der Rechnungspräsentation und übermittelt diese an den Konsolidator. 20 Der BSP kann weitere Dienstleistungen wie Archivierung, Datenkonversion oder auch den klassischen Druck der Papierrechnung übernehmen. Sofern der Biller Service Provider mit verschiedenen EBPP Netzen verbunden ist, kann durch die Aufteilung der Datenströme beim BSP ein Roaming vermieden werden. Der Payment Service Provider (PSP) unterstützt gemäss der der EBPP Theorie den Rechnungssteller beim Einzug der ausstehenden Rechnungsbeträge. 21 In der Schweiz könnte diese Rolle am ehesten den Finanzinstituten (Bank / Post) zukommen. Aktuell ist diese Funktion jedoch nicht vorhanden und stellt höchstens ein Potential für zukünftige Services dar. Der Customer Service Provider (CSP) unterstützt den Rechnungsempfänger beim Rechnungsempfang. Er nimmt die Rechnungsdaten vom Konsolidator entgegen, präsentiert die Rechnung auf seinem Webportal (Web-CSP) oder liefert sie im gewünschten EDI-Format (EDI-CSP) an den Rechnungsempfänger zur automatischen Übernahme in sein ERP-System aus. In der Schweiz ist es heute in nahezu allen e-banking-lösungen möglich, Rechnungen elektronisch zu empfangen und zu bezahlen. Der Bank / Post als Betreiberin der e-banking Infrastruktur kommt hierbei die Rolle des CSP zu. 17 Vgl.: Tanner & Koch (2004), Seite Quelle: Eigene Aufbereitung 19 Vgl.: Koch (2001), S Vgl.: Alt & Zbornik (2002), Seite 194/ Vgl.: Alt & Zbornik (2002), Seite 194/

18 EBPP-Grundlagen Vor- und Nachteile des Konsolidator-Modells Das Konsolidator-Modell zeigt gegenüber den auf Direktverbindungen basierenden Modellen verschiedene Vor- und Nachteile. Im Gegensatz zur Direktverbindung liegt dem Konsolidator-Modell der Netzwerk-Gedanke zugrunde. Der potentielle Nutzen eines Netzwerks wächst mit der steigenden Anzahl an Teilnehmern. Mit wachsender Teilnehmerzahl wird das Netzwerk wiederum für weitere Unternehmungen interessant, was zu einem weiteren Anstieg der Teilnehmerzahl führt. Dieser Effekt wird als Netzwerkeffekt bezeichnet. Wird eine kritische Masse erreicht, kann die Teilnehmerzahl exponentiell ansteigen. 22 Mit jedem neuen Teilnehmer steigt der Wert des jeweiligen EBPP-Netzwerkes und der potentielle Nutzen der bestehenden Teilnehmer. Dem Netzwerkeffekt des Konsolidator-Modells stehen Skaleneffeke beim Rechnungssteller oder Rechnungsempfänger in der Direktverbindung gegenüber. Netzwerkeffekte liessen sich nur realisieren, wenn branchenübergreifend verbindliche Standards erstellt würden und ein Verzeichnisdienst (mit einem Telefonbuch vergleichbar) verfügbar wäre. Der grösste Nachteil des Konsolidator-Modells liegt in den Transaktionsgebühren. Über diese finanziert der Intermediär seine Plattform und die verschiedenen Dienstleistungen. Die Gebühr wird pro Rechnung erhoben. Je nach Anbieter ist der Preis auch von weiteren Aspekten abhängig, wie beispielsweise der Dateigrösse oder der Anzahl Rechnungspositionen. Muss die Rechnung in ein fremdes EBPP Netzwerk weitergereicht werden fällt, vergleichbar mit der Telefonie, zusätzlich eine Roaminggebühr an. Vorteile des Konsolidator-Modells: Der Netzwerkteilnehmer benötigt nur eine Anbindung, um eine Vielzahl von Kunden und Unternehmungen zu erreichen. Die Lösung ist sofort mehrwertsteuerkonform nach ElDI-V 23, ohne dass zusätzliche Investitionen im Bereich der digitalen Signatur erforderlich sind. Es können Netzwerkeffekte realisiert werden. Jeder neue Teilnehmer erhöht den Nutzen für alle Teilnehmer. Es können beim Rechnungssteller und Rechnungsempfänger Einsparungen realisiert werden. Rechnungsempfänger können sowohl Unternehmungen als auch Endkunden sein (in der Schweiz). Es kommt zu einer Standardisierung der Übermittlungsformate zwischen den Unternehmungen durch die Vorgabeformate der Konsolidatoren. Es entstehen tiefere Initial-Projektkosten als bei EDI-Direktverbindungen. Nachteile des Konsolidator-Modells: Für jede Rechnung muss eine Gebühr bezahlt werden. Es fallen Roaming-Kosten an, wenn mehrere Service Provider involviert sind. Bei einigen Anbietern fallen jährliche Gebühren an. Die Rechnungen können nicht sofort mehrwertsteuerkonform intern archiviert werden. Die Delegation der Rechnungsstellung ist zwingend erforderlich. 22 Vgl.: Geiger (2006) 23 Vgl.: ElDI-V - 8 -

19 EBPP-Grundlagen 2.5. Business Modelle Die Unterscheidung zwischen der Rechnungsstellung von Unternehmungen zu Unternehmungen (B2B) sowie von Unternehmungen zu Endkunden (B2C) ist im EBPP Markt zwingend erforderlich. Die zwei Märkte folgen unterschiedlichen Regeln und verfügen über verschiedene rechtliche Anforderungen. Weitere Unterschiede sind in den Geschäftsprozessen, der Daten-Komplexität und nicht zuletzt den Ansprüchen der Rechnungsempfänger zu finden. Dass einige Anbieter in beiden Märkten vertreten sind, darf nicht darüber hinweg täuschen, dass in jedem Markt eigene Spielregeln gelten. Kleinunternehmen verfügen oft nicht über die gleichen finanziellen Möglichkeiten wie mittlere und grosse Unternehmungen. Um auch ihrer etwas speziellen Situation im Markt gerecht zu werden, wird in dieser Arbeit zusätzlich die Terminologie B2b 24 verwendet. A) Unternehmen zu Endkunden (B2C) Die Rechnungsstellung im B2C zeichnet sich durch einen Massenmarkt aus. Unternehmen, welche direkt Endkunden beliefern, verfügen oft über ein hohes Volumen an Einzelrechnungen. Die Zustellung erfolgt an sehr viele verschiedene Netzwerkteilnehmer. Durch die elektronische Rechnungsstellung lassen sich beim Rechnungsteller die Rechnungsprozesskosten über die Masse senken. Der Endkunde profitiert nicht direkt monetär von EBPP. Sein Vorteil liegt in der einfachen Verwaltung und Begleichung seiner Rechnungen. In der Schweiz typischerweise durch die direkte Bezahlung der Rechnung aus einem e-banking-system. B) Unternehmen zu Kleinunternehmen (B2b) B2b bezeichnet die Rechnungsstellung von Unternehmen an mehrwertsteuerpflichtige Kleinunternehmen. Diese verfügen typischerweise über einen bis neun Mitarbeiter. Durch das Fehlen entsprechender Geschäftsapplikationen verhält sich das Kleinunternehmen ähnlich dem Privatkunden und verwaltet und bezahlt Rechnungen direkt im e-banking-portal. Im Gegensatz zum Privatkunden, benötigt das Kleinunternehmen jedoch eine mehrwertsteuerkonforme, digital signierte Rechnung. Darüber hinaus muss die gesetzeskonforme Archivierung beachtet werden. Um den rechtlichen Anforderungen genügen zu können, sind deshalb Geschäftsprozesse und Technologien aus dem B2B Umfeld erforderlich. C) Unternehmen zu Unternehmen (B2B) Der anspruchsvollste Geschäftsprozess ist die Übermittlung von Daten von Unternehmen an mittlere und grosse Unternehmen. Diese Rechnungsempfänger verwenden Buchhaltungs- oder ERP- Systeme. Die Rechnungen müssen z.b. identifiziert und den richtigen Kostenstellen zugewiesen werden. Dies bedingt automatisch komplexe Prozesse und passende Lösungen und Schnittstelle zur Unterstützung der Rechnungsverarbeitung beim Rechnungsempfänger. Die Rechnung muss zudem mehrwertsteuerkonform vorliegen und es müssen die rechtlichen Aspekte der Archivierung eingehalten werden. 24 Vgl. PwC (2006), Seite

20 EBPP-Grundlagen 2.6. Elektronische Rechnungsstellung Aus Sicht der Rechnungssteller gibt es verschiedene Szenarien, welche sich für eine Umsetzung des EBPP im Bereich B2B anbieten. Die im Folgenden aufgeführten Szenarien wurden am swissdigin Forum am 29. November 2006 vorgestellt. Kapitel präsentiert Anbindungs-Szenarien unter ausschliesslicher Betrachtung der elektronischen Rechnungsstellung. In Kapitel werden basierend auf diesen Szenarien Projektarten ermittelt, welche gleichzeitig eine Kostensenkung bei der Papierrechnung ermöglichen. Diese Ausführungen werden in der Investitionsrechnung im sechsten Kapitel wieder aufgegriffen EBPP Anbindungs-Szenarien swissdigin unterscheidet sechs verschiedene Szenarien für Rechnungssteller. Jedes Szenario hat seine Vor- und Nachteile und eignet sich für ein gewisses elektronisches Rechnungsvolumen. Zur vereinfachten Darstellung werden die drei auf Webportalen basierenden Szenarien in einem Szenario Web-EDI zusammengefasst. 25 In der Praxis limitiert sich die Auswahl der möglichen Szenarien durch die Vorgaben des Rechnungsempfängers und durch das Angebot der involvierten Dienstleister. A) Direkte Kundenanbindung Die direkte Kundenanbindung kann im Seller-Direct-Modell und je nach Betrachtungsweise im Buyer- Direct-Modell zur Anwendung kommen. Die Vor- und Nachteile ergeben sich aus dem zugrunde liegenden Modell, wie in Kapitel 2.3 beschrieben. Das Szenario eignet sich für ein grosses Rechnungsvolumen zwischen sehr grossen Unternehmungen. 26 B) Direkte Anbindung an einen Service Provider Die direkte Anbindung an einen Service Provider ist der typische Anwendungsfall des Konsolidator- Modells wie in Kapitel 2.4 beschrieben. Der Rechnungssteller übermittelt die Rechnungsdaten an einen Konsolidator oder Billing Service Provider. Die Anbindung erfolgt entweder direkt aus dem ERP- System oder über Middleware. Das Rechnungsformat entspricht den Vorgaben des Konsolidators (EDIFACT, SAP IDOC, xcbl, cxml) und wird mithilfe eines Transfer Clients oder direkt über Web Services übermittelt. Das Szenario eignet sich für ein mittleres und grosses Rechnungsvolumen. Es kann jedoch auch für kleinere Rechnungsvolumen interessant sein, wenn entsprechende Schnittstellen im ERP-System bereits vorhanden sind. C) Übermittlung des Druckdatenstromes an einen Service Provider Der Rechnungssteller übermittelt den Rechnungsdatenstrom an einen Billing Service Provider. Der Datenstrom muss noch nicht dem Format des Konsolidators entsprechen. Es kann sich hierbei um reine Textdaten (Lineprinter, Flatfiles, XML) oder grafische Druckdatenströme (Postscript, PCL, AFP, PDF) handeln. Der Billing Service Provider extrahiert die erforderlichen Daten und generiert daraus XML- Datenströme und PDF-Dateien, welche anschliessend an den Konsolidator übermittelt werden. Dieses Szenario kann dem Konsolidator-Modell zugeordnet werden. Das Szenario eignet sich für ein mittleres und grosses Rechnungsvolumen. 25 Quelle: Tanner (2006), S Vgl: Kapitel EBPP Modelle

21 EBPP-Grundlagen Der Billing Service Provider wird einen einmaligen Dienstleistungsaufwand für die Datenformation in Rechnung stellen. Weitere Kosten ergeben sich aus dem Transaktionsvolumen, wobei verschiedene Abrechnungssysteme möglich sind. D) Web-EDI Die Rechnungsdaten werden in einem vorgegebenen Format auf ein Webportal geladen. Dies kann sowohl durch das Hochladen eines definierten Formates (z.b. Excel) oder die manuelle Erfassung auf dem Portal erfolgen. Je nachdem, ob das Webportal von einem Konsolidator oder dem Rechnungsempfänger betrieben wird, kann dem Web-EDI das Konsolidator-Modell oder Buyer-Direct-Modell zugrunde liegen. Dieses Szenario eignet sich nur für ein kleines Rechnungsvolumen und ist mit einem laufenden Mehraufwand seitens des Rechnungsstellers verbunden. Die Anfangs-Investitionskosten sind dafür marginal, der Rechnungssteller hat jedoch auch keinen finanziellen Nutzen

22 EBPP-Grundlagen Projekte mit Berücksichtigung der Papierrechnung Im Markt wird es noch über viele Jahre ein Nebeneinander der Papierrechnung und der elektronischen Rechnung geben. Die Papierrechnung wird zudem wohl noch viele Jahre den weit grösseren Teil des Marktes ausmachen. Betrachtet man die durchschnittlich sehr hohen Rechnungsstellungskosten bei der Papierrechnung kommt die Frage auf, ob sich nicht auch diese Kosten senken liessen. Grundsätzlich könnte ein Projekt zur Optimierung der Papierrechnungskosten separat durchgeführt werden. Unter gewissen Voraussetzungen kann jedoch ein Projekt, welches beide Rechnungsarten integriert, sinnvoll sein. A) Direkte Anbindung an einen Service Provider über ein OMS Vorausgesetzt, es soll eine Anbindung an einen Konsolidator oder Rechnungsempfänger erfolgen, ohne dass bereits entsprechende Schnittstellen im ERP System vorhanden sind, kann der Einsatz von Middleware anstelle von eigener Schnittstellenentwicklung sinnvoll sein. Eine Möglichkeit ist die Verwendungen eines Output Management Systems (OMS), welches über entsprechende Möglichkeiten zur Umwandlung der ERP Daten in EDI bzw. XML verfügt. Gleichzeitig können die Kosten der Papierrechnung über die üblichen Funktionalitäten eines solchen Systems gesenkt werden. Hierzu gehört beispielsweise die Unterstützung der elektronischen Frankierung oder von Kuvertierungssystemen, die Verhinderung überflüssiger Kuverts durch Sortierung und Gruppierung und nicht zuletzt die Umsetzung der elektronischen Archivierung. Ein kombiniertes Projekt ist sinnvoll, wenn die Mehrkosten einer OMS Lösung im Vergleich zu einem reinen EBPP-Konverter durch Einsparungen in der Papierrechnung wettgemacht werden können. B) Outsourcing der gesamten Rechnungsstellung Die Rechnungsstellung gehört in den meisten Unternehmungen nicht zu den Kernkompetenzen und den effektiv wertschöpfenden Geschäftsprozessen. Ein Outsourcing kann betriebswirtschaftlich gesehen sinnvoll sein. Abb. 8: Outsourcing der klassischen und elektronischen Rechnungsstellung 27 Immer mehr klassische Druckdienstleister treten heute gleichzeitig als Billing Service Provider auf. Diese Outsourcing Dienstleister verfügen über leistungsfähige Druck- und Kuvertiersysteme, welche zu einer markante Kostensenkung bei der Papierrechnung führen. Gleichzeitig können diese Anbieter die Triage zwischen Druck- und elektronischer Rechnung vornehmen und die Kopien für eine spätere Inhouse Archivierung vorbereiten. Der Dienstleister verfügt über entsprechende Schnittstellen zu den Konsolidatoren, sodass ein teures und zeitintensives Anbindungsprojekt entfällt. Outsourcing kann eine interessante Alternative zu einer internen Anbindung darstellen. 27 Quelle: Eigene Aufbereitung

23 EBPP-Grundlagen 2.7. Elektronischer Rechnungsempfang Die grosse Herausforderung beim elektronischen Rechnungsempfang liegt weniger in der technischen Anbindungsform als in der effizienten Weiterverarbeitung der Rechnung. Diese wiederum bedingt gute Kenntnisse der betrieblichen Geschäftsprozesse von der Bestellung über die Lieferung bis zur Verrechnung. Die nachfolgend vorgestellten Anbindungs-Szenarien basieren auf Expertengesprächen EBPP Anbindungs-Szenarien Auf der Empfängerseite sind verschiedene Szenarien zum elektronischen Rechnungsempfang denkbar. Die grossen Unterschiede liegen hierbei weniger in der Anbindung als in den dahinter liegenden Geschäftsprozessen. Diese sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, sodass sich die Verwendung eines Workflow Management Systems empfiehlt. A) Empfang der Rechnung in einem Workflow oder ERP System Mittlere und grössere Rechnungsempfänger können sich entweder mit einem Konsolidator, einem Customer Service Provider 28 oder auch direkt 29 mit einem Rechnungssteller verbinden. Die empfangene Rechnung wird geprüft und mithilfe eines Workflow Management Systems verarbeitet. Die Daten werden im Workflow über entsprechende Schnittstellen mit dem ERP System abgeglichen. Das Workflow Management System kann auch bei einem Customer Service Provider installiert sein. Die Freigabe der Rechnung in der jeweiligen Abteilung kann anschliessend über einen Webbrowser erfolgen. B) Empfang der Rechnungen über e-banking Eine weitere Möglichkeit des Konsolidator-Modells ist die direkte Zustellung der Rechnung in ein e- Banking System. Der weitere Vorgang ist ähnlich wie bei Endkundenrechnungen im B2C. Jedoch ist die Rechnung digital signiert und muss vom Rechnungsempfänger archiviert werden. Die Bezahlung kann direkt im e-banking erfolgen. Das Szenario eignet sich für ein kleines Rechnungsvolumen bei ganz kleinen Unternehmungen wie beispielsweise Restaurants. Eine Möglichkeit zur Weiterverarbeitung in einem ERP-System oder Buchhaltungssystem ist zum heutigen Zeitpunkt noch nicht vorgesehen. 28 Vgl. Kapitel Vgl. Kapitel