Swiss Intranet SUMMIT 2009 Jürgen Kübler, Projektleiter strategische Projekte

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1 Fallbeispiel: Nationale Suisse schafft mit SharePoint soziale und Mehr-Werte ete Swiss Intranet SUMMIT 2009 Jürgen Kübler, Projektleiter strategische Projekte

2 Nationale Suisse Werte: Individuell, erfolgreich, sympathisch Kurzprofil international tätiger Schweizer Versicherer für erstklassige Risiko- und Vorsorgelösungen sowie für massgeschneiderte Nischenprodukte. Hauptsitz (Schweizerische National-Versicherungs-Gesellschaft AG): Basel SIX Swiss Exchange kotiert: NATN Tochtergesellschaften in Belgien, Deutschland, Italien, Liechtenstein, Schweiz und Spanien Kennzahlen Bruttoprämien: 1.67 Milliarden Schweizer Franken 30% des Umsatzes von Tochtergesellschaften 1796 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Vollzeitstellen, Stand vom 30. Juni 2009) Unternehmensstruktur: Autonome und teilautonome Fachbereiche, Vertriebsnetz mit Agenturen, Kundenservice- Center, Querschnittsbereiche (z.b. IT) Ländergesellschaften in Spanien, Italien, Belgien, Deutschland und Malaysia Seite 2

3 Agenda Ausgangslage & Zielsetzung > Wo kommen wir her und wo wollen wir hin? Projektablauf > Mitarbeiter first! Lösung > Kurzer Überblick über Gesamtlösung, soziale Elemente im Detail Migration > Eine der grössten Herausforderungen für alle Beteiligten Rückblick & Ausblick > Was würden wir anders machen. Und was kommt jetzt? Seite 3

4 Ausgangslage g g & Zielsetzung Hier steht ein Titel Seite 4

5 Ausgangslage g g Systemtechnische Einschränkungen Bestehendes Intranet (*1999) nicht mehr State of the Art Verschiedene Stand-alone-Teilapplikationen keine Kollaborationselemente insb. soziale Elemente Ausnahme: Flohmarkt, wurde aber nicht genutzt Publikation auf Basis Frontpage Keine Berechtigungen auf Stufe Publikation Jeder Contentmaster konnte alles bearbeiten Intranet bietet keine Arbeits- und Prozessunterstützung Nur manuelle Abläufe abgebildet Hoher Aufwand bei Pflege Seite 5

6 Ausgangslage g g Erschwerter Informationszugang Informationsarchitektur nach Organisationseinheiten Hierarchisch nach Geschäftsbereichen (Wiedergabe des Organigramms) Schwieriges Auffinden von Inhalten über Navigation und Suche Garbage in Garbage out Historisch gewachsen durch 168 (!!) ausgebildete Contentmaster Unzureichende Inhaltsqualität Alte Inhalte, viele veraltete Inhalte und noch mehr ungültige Inhalt (alt ungültig) Nur neue Intranetseiten hinzugefügt, wenig alte gelösch ht, häufiger Wechsel der Zuständigkeiten Redundante Dokumente (z.b. PDF für Ausdruck vs. HTML für Suche) Viel zu viel Information ( HTML-Seiten, 6555 PDF-Dokumente, 500.doc-Dateien, 600.xls-Dateien) Seite 6

7 Ausgangslage g g Frustrierte Contentmaster und Mitarbeiter Besser Mail an alle statt Intranet-News Lieber Ausdrucke sammeln statt im Intranet nachschauen Resignation bei den Mitarbeitern Frust bei den Contentmaster Kein Erlebnis der Werte: Auf jeden einzelnen kommt es an Raum für Kreativität und Initiative schaffen Nachhaltiger Erfolg Mehrwert durch Innovation und Zuverlässiger Partner Vertrauen, Fairness und Respekt Leistungsbewusstsein ->> Intranet ist kein soziales Element, statt dessen asoziales Element Seite 7

8 Ausgangslage g g Seite 8

9 Zielsetzung Aufbau eines gruppenweiten Intranets, welches Kommunikations- und Kollaborationsplattform für alle Mitarbeiter von Nationale Suisse ist. Technologieerneuerung Realisierung eines funktional und visuell modern gestalteten Intranets Technologie Microsoft SharePoint Zentrale Ablage und Kategorisierung von Inhalten und Suche Integration in Microsoft-Welt Sicherstellung der Informationsqualität (Content Live Cycle Management) Versionierung, Archivierung Einführung eines Livecycle-Management der Inhalte Schneller Informationszugang Gruppenweites Personalverzeichnis Informationsarchitektur nach Themen Mehrsprachigkeit, Usability / Accessibility Enterprise-Search Arbeits- und Prozessunterstützung Gruppenweite Zusammenarbeit Kollaboration Ablösung manueller administrativer Workflows durch automatische Workflows im Intranet Seite 9

10 Zielsetzung Eigenverantwortung und Engagement der Mitarbeiter für das Intranet wiedergewinnen Eigenverantwortung bei Mitarbeitern stärken Hilfestellung für Contentmaster bieten Mentalität des Tue gutes und rede darüber schaffen ->> Willen zur Veränderung schaffen Seite 10

11 Projektablauf Hier steht ein Titel Seite 11

12 In allen Projektphasen Einbezug der Mitarbeiter von Nationale Suisse I. Konzeption II. Implementierung III. Launch Projektleitung 1. Übernahme Analyse 2. Business Konzept Funktionales Konzept GUI (Wireframes) Kollaboration 3. Technisches Konzept MOSS Konzeption Migrationskonzept Integration Umsysteme, Schnittstellen 4. Design 1. Set-Up 2. Implementierung Intranet Templating Funktionen/Features Schnittstellen/Umsysteme Kollaboration 3. Testing, QS 4. Deployment 1. Schulung 2. Migration 3. Launchbegleitung (Technik) Infrastruktur Projektmarketing k ti Einbezug der Mitarbeiter von Nationale Suisse Seite 12

13 Lösung Hier steht ein Titel Seite 13

14 Startseite Seite 14

15 Landingpage g Seite 15

16 Inhaltsseite Seite 16

17 Layout Horizontale Hauptnavigation für den Einstieg in die sechs Hauptthemen In der vertikalen Subnavigation werden die Inhaltskategorien/Seiten innerhalb eines Hauptthemas (z.b. Nichtleben) aufgelistet Inhaltsbereich mit Hauptüberschrift (grün ausgezeichnet) und darunterliegenden Inhalte wie Texte, Bilder, Aufzählungen oder Tabellen. Link-Boxen (Weiterführende Links und Applikationen) für weiterführende Informationen im Intranet, welche im Zusammenhang mit dem Inhalt benutzt werden. Unter Ansprechpartner sieht der Intranetbenutzer den Inhaltsverantwortlichen sowie den Contentmaster der aktuellen Seite. Seite 17

18 Informationsarchitektur nach Themen Bisher: Bisherige Informationsarchitektur hierarchisch nach Geschäftsbereichen Neu: Themenorientierung Mitarbeiter Bereich für Inhalte, welche den Mitarbeiter bei Nationale Suisse direkt betreffen: Informationen zur Anstellung, Entwicklungsmöglichkeiten li it sowie Hilfestellungen rund um den Arbeitsplatz. Unternehmen In den Bereich Unternehmen gehören Informationen über die gesamte Organisation Von der Beschreibung der einzelnen Abteilungen und Standorte bis hin zur Kunstsammlung. Das Fachwissen über das Versicherungsgeschäft ist auf weitere vier Bereiche verteilt. Hier sollen Informationen zu Produkten, Regelungen, AVBs sowie weiteres Fachwissen zu finden sein. Personen Nicht-Personen Schadenmanagement Vertrieb & Marketing Seite 18

19 Funktionen im Überblick Favorits Link klistenelemente Workflows Kunstteaser Forms Personalverzeichnis Bildergaleriel i Suche Event-Kalender Personalisierte MySite Gruppenweites Fehlerseiten DokumenteDruckfun Startseite Navigat nktion Helpdesk tionmanagermetadaten Soziale ElementeTemp plates WCMSSuche New Formulare ws Teaser Mehrsprachigkeit Seite 19

20 News Link klistenelemente t Workflows Kunstteaser Personalverzeichnis s BildergalerieSuche Event-Kalender Personalisierte MySite Gruppenweites Fehlerseiten DokumenteDruckfun Startseite Naviga nktion Helpdesk ationmanagermetadatenm t t Soziale ElementeTem plates Formulare WCMS Suche Ne ews Teaser Mehrsprachigkeit Seite 20

21 News Anforderungen Nachhaltiger Erfolg Mehrwert durch Innovation und Leistungsbewusstsein Mitarbeiter sollen zeitnah über aktuelle Themen inform miert sein Bisher: News verschwand nach Ablauf der Gültigkeit (max. 90 Tage) aus dem Intranet Neu: News wird aus bestehendem Inhalt erzeugt. News verschwindet, Inhalt bleibt Newsübersicht auf Startseitet Farbliche Kennzeichnung, wenn eine Newsmeldung bereits gelesen wurde Newserfassung in unterschiedlichen Kategorien Hauptkategorien Subkategorien News erstellen direkt beim Publishing einer Inhaltsseite News werden abhängig von Branchen und Kategorien auf Unterseiten dargestellt Eleminierung der Mails-an-alle -Mentalität Seite 21

22 Newsübersicht auf Startseite Kennzeichnung gelesene News Seite 22

23 News Detailansicht Seite 23

24 Suche LinklistenElemente Workflows Personalverzeichnis Kunstteaser BildergalerieSuche Event-Kalender Perso onalisierte MySite Gruppenweites Fehlerseiten DokumenteDruckfunD kf Startseite Naviga nktion Helpdesk ationmanagermetadaten Soziale ElementeTemplates Formulare WCMSSucheNew ws Teaser Mehrsprachigkeit Seite 24

25 Anforderungen Auf jeden einzelnen kommt es an Raum für Kreativität und Initiative schaffen Mitarbeiter sollten einfach und intuitiv Inhalte aus verschiedenen Datenquellen auffinden Gruppenweites Personalverzeichnis für Mitarbeiter Vorname / Name, Organisation unit, Telefon, , Adresse, Auto Complete MySite / später Team Site Integration Datenquelle: HR-System, Active Directory Intranet deutsche Seiten französische Seiten Dokumenten-Bibliothek (integriert in Sharepoint) Dokumente und Formulare (für interne Zwecke) unterschiedliche Dateitypen:.pdf,.doc,.xls,.ppt, etc. Formsmanager (ausserhalb Sharepoint) pdf-dokumente und Formulare (für Kunden) Fileshares ca. 180 GB Datenvolumen Seite 25

26 Suche Suche von jeder Inhaltsseite mit Unterscheidung Personen oder Inhalte Seite 26

27 Gruppenweites Personalverzeichnis MySite: Auto Complete: Seite 27

28 Ergebnis Inhaltssuche Faceted Search Seite 28

29 Helpdesk LinklistenElemente Workflows Personalverzeichnis Kunstteaser BildergalerieSuche Event-Kalender Personalisierte i MySite Gruppenweites Fehlerseiten Dokumente Druckfun nktion Helpdesk Startseite Naviga ationmanagermetadaten Soziale ElementeTemplates WCMSSuche New Formulare ws Teaser Mehrsprachigkeit Seite 29

30 Anforderungen Auf jeden einzelnen kommt es an Raum für Kreativität und Initiative schaffen Mit dem Helpdesk auf dem Intranet t sollen Mails an alle mit Systemmeldungen reduziert werden Anzeige aktueller Betriebsprobleme auf der Homepage Ampelstatus Schnelle Publikation Zugriff auf Textbausteine Seite 30

31 Helpdesk Startseite Seite 31

32 Erfassung & Verwaltung Seite 32

33 Soziale Elemente LinklistenElemente Workflows Personalverzeichnis Kunstteaser BildergalerieSuche Event-Kalender Perso onalisierte MySite Gruppenweites Fehlerseiten DokumenteDruckfun D kf Startseite Naviga nktion Helpdesk ationmanagermetadaten Soziale Elemente Tem plates WCMSSuche New Formulare ws Teaser Mehrsprachigkeit Seite 33

34 Anforderungen Sozialen Elemente sollen Werte veranschaulichen und Mitarbeiter aktiv einbeziehen Bildergalerie (für Kunstobjekte auf der Homepage) Kulturelles Engagement hervorheben Beitrag zur Unterstützung des Schweizer Kunstschaffens mit jährlichem Kunstpreis Eigene Kunstsammlung Bildergalerie (für Veranstaltungen) Einbindung aller Mitarbeiter in Ausbau der Bildelemente Event-Kalender Informationen über aktuelle, unternehmensbezogenen n Veranstaltungen / Termine My Site Mitarbeiter(kurz)profil -> wird sehr kritisch betrachtet Einstieg in Kollaborationsplattformen Kollaboration Testbetrieb mit IT Testbetrieb mit HR weniger ist mehr Seite 34

35 Bildergalerie Seite 35

36 MySite Seite 36

37 Event-Kalender Seite 37

38 Kollaboration Seite 38

39 Kollaboration Seite 39

40 Migration Hier steht ein Titel Seite 40

41 Migration Ablauf 1. Contentmaster pro Bereich feststellen 2. Katalogisierung der vorhandenen Inhalte und eindeutige Zuweisung der Inhalte an den verantwortlichen Contentmaster 3. Bereinigung der bestehenden Inhalte 4. Löschen ungültiger Inhalte 5. Anreicherung der Inhalte mit Meta-Daten in einem Storybook 6. Manuelle Migration (da bisherige Inhalte nicht strukturiert vorliegen) durch ext. Unterstützung 7. Laufende Abstimmung zwischen Migratoren und Contentmastern 8. Freigabe der Migration durch Contentmaster (inhaltlich) 9. Übergabe der migrierten Inhalte in Verantwortung Contentmaster 10. Korrekturen und laufende Pflege der Inhalte durch Contentmaster Eckdaten (Vorbereitung) Anzahl Seiten: Anzahl Contentmaster: zwischen 168 und 65! Dauer: 6 Monate 1 Vollzeitstelle intern Eckdaten (reine Migration) Anzahl Seiten: Anzahl Migratoren: 8 Dauer: 7 Wochen 1 Vollzeitstelle intern Seite 41

42 Rückblick & Ausblick Hier steht ein Titel Seite 42

43 Rückblick Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen! Breites Spektrum an Wissen einbringen (IT, Fachbereich, Psychologen, Gestalter, Hausfrauen, etc.) Laufender Einbezug der Contentmaster und Mitarbeiter Projektmarketing Commitment der GL und der mittleren Führungsschicht Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen! Meinungsbilder identifizieren und einbeziehen (oder eliminieren ;-) ) Projektmarketing Migration und Test frühzeitig planen Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen! Integration/Implementierung frühzeitig planen Mitarbeiter mit neuem Intranet und neuen Funktionen nicht überfordern -> weniger ist mehr! Projektmarketing Launch planen (Commitment CEO, Countdown, Tipps &Tricks, GuidedTour) Auch (Zwischen)Erfolge feiern und viel loben abholen und laufend erneuern Seite 43

44 Ausblick Einführung Kollaboration für IT-Bereiche und HR-Themen (produktiv ab 12/09) Ausbau auf weitere Länderintranets (2010: DE/IT, 2011: ES/BE) Länderübergreifende Dokumentensuche Corporate Intranet mit Gruppenfunktionen Integration Webkonferenzen Gruppenweite Zusammenarbeit in gruppenweiten Projekten Erweiterung des automatischen, administrativen Workflows Seite 44

45 Fragen? Seite 45

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