Hohe Datenqualität als Basis einer effizienten Beschaffung von Softwarelizenzen

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1 1 Hohe Datenqualität als Basis einer effizienten Beschaffung von Softwarelizenzen CCP Software GmbH sowie E.ON IT GmbH als Kunde Dr. Holger Hoheisel Geschäftsführer Tel

2 Agenda 2 CCP Software GmbH E.ON IT GmbH Datenqualität und Software-Beschaffung Kosten durch schlechte Datenqualität für die Software-Beschaffung Lösungsansätze Nutzenpotenzial durch bessere Datenqualität

3 Vorstellung CCP Daten & Fakten 3 Gründung als GmbH 1985 Firmensitz in Marburg Eigentümergeführt Umsatz 2009: ca. 27 Mio. Euro Aktuell 53 Mitarbeiter Procurement Services und IT Management Consulting für Unternehmen 2009 über Hersteller im Portfolio 450 betreute Kunden, davon 35 mit mehr als Mitarbeitern

4 4 CCP Software GmbH Softwarelizenzierung und IT Management-Services Procurement Services Lizenzmanagement Data Quality Management Vertragsmanagement Dokumentenprozess Management Virtualisierung der IT SaaS-Broker

5 Vorstellung E.ON Daten & Fakten 5 Wer ist E.ON und E.ON IT: E.ON ist weltweit eines der größten privaten Strom- und Gasunternehmen mit einem Umsatz von knapp 82 Mrd EUR und rund Mitarbeitern. Über Europa und Russland hinaus sind wir in den USA auf dem Gebiet der erneuerbaren Energien aktiv. EON IT ist der IT Service Provider für E.ON mit einem Umsatz von mehr als 800 Mio EUR pro Jahr und rund Mitarbeitern. Hauptsitz der E.ON IT ist in Hannover mit 9 Tochterunternehmen in Europa unter anderem in Bulgarien, Tschechien, Ungarn, Schweden und England.

6 Vorstellung E.ON IT Daten & Fakten 6 Überblick E.ON IT E.ON IT GmbH mit Hauptsitz in Hannover Umsatz 2009 mehr als 800 Mio EUR Die E.ON IT Group hat Mitarbeiter in zehn Ländern E.ON IT unterstützt mehr als 160 E.ON Gesellschaften E.ON IT Tochterunternehmen E.ON IT Aktivitäten

7 Welche Rolle spielt Datenqualität (DQ) im Software-Lebenszyklus? 7 Was umfasst DQ? Vollständigkeit Fehlerfreiheit Übersichtlichkeit Einheitliche Darstellung Verständlichkeit Eindeutige Auslegbarkeit Objektivität Vgl. Rohweder et al.: Informationsqualität Definitionen, Dimensionen und Begriffe. Projektgruppe Normen und Standards. DGIQ 2007 Folgen nicht ausreichender DQ bei Beschaffung Hoher Aufwand bei Artikelauswahl Klärungsaufwand im Bestellprozess Beschaffung falscher Artikel Hohe Retourekosten Hohe Kosten im Prozessdurchlauf Ineffiziente Wiederverwendung freier Lizenzen Verlust von Investitionen Compliance-Unsicherheit Autoren: Jan P. Rohweder, Gerhard Kasten, Dirk Malzahn, Andrea Prio, Joachim Schmid, Informationsqualität Definitionen, Dimensionen und Begriffe. 2007

8 Beispieldaten aus der Praxis 8 1 Stück Adobe Adobe Writer UPD Liz. MS Project 2003 Software für Ulli Order as per quote HB/V02938 MS Select-Bestellung lt. Angebot

9 CCP E-Procurement Katalog - Details 9 SKU* Artikel Produktgruppe Edition Lizenz Produkt AV Adobe Acrobat 7 Standard Mac engl. License CLP Acrobat Standard CLP Adobe Acrobat 7 Standard engl AT Adobe Acrobat 8 Standard Win Upgrade from 5/6/7 Standard ger. License CLP Acrobat Standard CLP Adobe Acrobat 8 Standard ger TR Adobe Photoshop CS2 9 Win Upgrade engl. License TLP (from 1 Punkt) Photoshop TLP Adobe Photoshop CS2 9 engl Microsoft Office Pro 2000 Win9x/NT engl. OPEN Office Professional OPEN Microsoft Office 2000 Professional Win engl Microsoft Office Pro 2000 Win9x/NT ger. OPEN Office Professional OPEN Microsoft Office 2000 Professional Win ger. E Microsoft Windows XP Professional 1er Pack ger. CD DSP (System Builder Version) incl. Service-Pack-2c Windows Professional DSP Microsoft Windows XP Professional ger. ZAT Microsoft Windows XP Professional x64 Edition 1er Pack ml. CD DSP (System Builder Version) incl. Service-Pack-2b Windows Professional x64 DSP Microsoft Windows XP Professional x64 * Hersteller Artikelnummer

10 Kosten und Compliance-Unsicherheit durch schlechte Datenqualität im Software-Lebenszyklus 10 Software Beantragung Software Bereitstellung Software Betrieb Software Rückgabe Beschaffungsprozess Kosten durch Klärungen, Retouren, Recherchen wegen ungenauer Bestellungen. Wareneingang Kosten durch Recherche und fehlende Dokumentation wegen ungenauer Bestellungen und Lieferscheine. Lizenzmanagement Vertragsmanagement Kosten durch Clearing sowie Unsicherheit in der Compliance wegen unklarer Belege, unklarer Daten im ERP-System und nicht archivierter Lizenzscheine. Kosten durch nicht Ausschöpfung von Vertragspotenzialen, Compliance- Unsicherheit wegen schlecht dokumentierter Verträge.

11 CCP Procurement Services auf Basis einer guten Datenqualität 11 Leistungen CCP zur Unterstützung der Softwarebeschaffung Vorgelagerte Prozesse Bereitstellung elektronischer Kataloge durch Lieferanten Kundenindividueller Kataloginhalt Einfache Artikelsuche Schnelle Angebotserstellung Vertragsprüfungen Vertragsverhandlungen Transparenz der Lizenzierung Transparenz der Softwareverträge Hersteller-Auswahl Beschaffungsprozess Aktueller Kataloginhalt Elektronischer Belegaustausch Vollständige Artikeltexte auf allen Belegen Eindeutige Informationen zu Artikeln Kurze Lieferzeiten Automatisierter Bestellprozess möglich Qualitätssicherung bei Auslieferung Ihre Vorteile Nachgelagerte Prozesse Benchmarking zu Einsparund Optimierungspotenzialen Einbindung in Lizenzmanagement Lizenznachweis Maintenanceverwaltung/ Vertragsverwaltung Supportverwaltung Evaluierung beschaffter Produkte Outsourcing Effizientes Lieferantenmanagement Single Point of Purchase Reduzierte Beschaffungskosten Lieferantenkonsolidierung Vertragskonforme Beschaffung Effizienter Beschaffungsprozess Weniger Retouren Optimierung von Lizenzverträgen Ausschöpfung von Einsparpotenzialen

12 12 (... Scrvica Portal Softwar Services Vaslon Preis - 0 ccs - vrrtu Um eburcg Katalogbasiener Lösungsansatz u AD HR App kauon - c. - oont C r t [ aepons - SKU - Preis - enges Portfolio Softwanwertrlat RahmenveJtraae Malntell4lnccwnrage - kein Smnd ard - indmduelles Ponfoho - Freite eiluns...,..., SKU wird bt?schafft - lualot/ku-dmiftballll li7en7mventar p Stt mmdaten -HIStorien breites Portfoho j tebuftes lizf.'ndl'chtlkhes P k.t I t... U z t u Uz :nzbhtand - li7enzrechthches Produkt Nutzungstecht t CCP Software GmbH Soffwarelizenzierung und ITManagement-Services

13 Kundenindividueller elektronischer Katalog 13 Artikelsortiment (über Artikel) Beispiel: Adobe Einzelplatzartikel Adobe TLP-Artikel Adobe CLP-Artikel Vorselektion durch CCP unter Berücksichtigung der Verträge von Kunden. (durchschnittlich Artikel) Beispiel: Adobe CLP-Artikel Symantec Rewards-Artikel Kundenindividuelle Artikelselektion (durchschnittlich Artikel) Beispiel: Adobe Acrobat Adobe Photoshop Symantec Endpoint- Protection Kundenindividueller elektronischer Katalog

14 E-Procurement Lösung - Implementierung & Vorteile 14 E-Procurement Lösung für Standard Software - Beschaffung von Standardsoftwareprodukten über eine Internetlösung Mitarbeiter Internet... von der elektronischen Bestellung.. ERP-System (Bestellung) Lieferant... bis zu Lieferung muss niemand mehr eingreifen. ERP-System (Gutschriftsanzeige)

15 Wie funktioniert die prinzipielle E-Procurement-Anbindung 15 EBP Artikelsuche Einkaufswagen Katalogserver 1.Öffnen des EBP 2.Suchen der Ware auf dem CCP Katalog Server 3.Übergabe des erstellten Einkaufswagens an EBP Anforderer Bestellanforderung 1. Belastung Projekt Intranet 4./5. 7. Bestellung 7. WE bestätigen SAP WE bestätigen Internet XML Bestellung Gutschriftverfahren Business Connector System des Lieferanten Lieferant Auftragseingang Auslagerung Lieferschein 4.Bestellung des Einkaufswagens im EBP (simultane Erfassung im SAP) 5.Übertragung der Bestelldaten zum Lieferanten. Übergabe dieser Daten auch zurück an das EBP. 6. Lieferung der Ware 7.Bestätigung des Warenempfangs im EBP (simultane Erfassung im SAP) 8.Zahlung per Gutschriftverfahren Warenlieferung 6.

16 Wie funktioniert die prinzipielle E-Procurement-Anbindung 16 Szenario Lieferant Stellt den Katalog zur Verfügung Katalogadministration Internet XML Katalog Der Lieferant stellt den Katalog zur Verfügung Der Lieferant administriert den Katalog E.ON IT greift über das Internet auf den Katalog zu E.ON IT E.ON IT überprüft die Konditionen

17 Vorteile 17 Vereinfachte Suche von Artikeln via Web Verringerung der Durchlaufzeiten durch automatisierte Prozessschritte Erhöhte Transparenz / Senkung der Fehlerrate (Preis, EOL Produkte) Vereinfachte Beschaffung von Standardsoftware Artikeln Keine Lagerhaltung Lieferantenkonsolidierung durch Nutzung der Distribution

18 Nutzenpotenziale durch bessere Datenqualität 18 In den Bereichen Kosten/Effizienz und Compliance können erhebliche Nutzenpotenziale durch bessere DQ realisiert werden. Kosten Effizienz Effizientere Prozesse durch Möglichkeit von E-Procuement Realisierung besserer Beschaffungskonditionen Erhöhte Transparenz/Senkung der Fehlerrate/weniger Klärungen/Helpdesk-Anfragen Bessere Vertragsausschöpfung Höhere Wiederverwendbarkeit von Software-Lizenzen Compliance Klare Sicht auf eingesetzte Software Klare Sicht auf verfügbare Lizenzen Klare Sicht auf Softwarebilanz

19 19 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Haben Sie noch Fragen? Treffen Sie uns am Stand von CCP: Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme Ansprechpartner: Dr. Holger Hoheisel Geschäftsführer Tel

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