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1 = egovernment Know How Prozessautomation in Zeiten von schmalen Budgets und wandelnden Anforderungen: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Marvin Behrendt aforms2web Christian Bauer dox42 Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 1

2 Inhalte EGOV360 Philosophie Ausgangssituation Elektronische Formularmappe Businessprozess und Herausforderungen Lösung Kundenfeedback und Lessons learned Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 2

3 3 Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 3

4 Kanton Zug Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 4 Seite 4

5 Ausgangssituation Prozess Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Amt für Wirtschaft und Arbeit Elektronische Formularmappe im Einsatz Intern: Manuelle Bearbeitung durch drei Personen Zahlreiche Beilagen/Dokumente Schnittstellen zu Bundesverwaltung und anderen Amtsstellen Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 5

6 Formularmappe Überblick Kundenführung (Wegleitung) Fragen/Entscheide versus mögliche Formulare Online-Formulare und Druckformulare (de/en) Generieren aus gemeinsamer Definition 33 Formulare 2 Wegleitungen Deutsch & Englisch Online & Papier 33*2*2= 134 Dokumente Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 6

7 Formularmappe 1/7 Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 7

8 Formularmappe 2/7 Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 8

9 Formularmappe 3/7 Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 9

10 Formularmappe 4/7 Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 10

11 Formularmappe 5/7 Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 11

12 Formularmappe 6/7 Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 12

13 Formularmappe 7/7 Antragspostfach AWA Ausblick Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 13

14 Prozess Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung Formularmappe Interner Prozess des Amts für Wirtschaft und Arbeit (AWA) Interne Entscheidungen Zahlreiche Dokumente Interaktion mit Bundesamt f. Migration ZEMIS Dokument Weiter im Amt f. Migration Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 14

15 Anforderungen Formularmappe inklusive Beilagen vollelektronisch einreichbar Internen Prozess nachvollziehbar abbilden Vertretung ermöglichen Dokumente und Mails automatisch generieren Unterlagen elektronisch nachfordern Export für weiteres Tool Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 15

16 Herausforderungen Geringes Mengengerüst Teure Software-Entwicklung lohnt nicht Einsparungspotentiale realisieren Z.B.: Ein Dokument 500 mal/jahr per Copy/Paste erstellt = 500h! Fehlerquellen eliminieren Wer irrt sich NICHT bei Copy/Paste? Kundenservice weiter verbessern Schnelle Rückmeldung, Bearbeitungsstatus transparent machen Prozess und Dokumente flexibel ändern Aus aktuellem Anlass Technische Plattform auch für andere Prozess Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 16

17 Softwarebausteinset Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 17

18 Systemübersicht Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 18

19 Workflow Ordner > Im Browser oder in MS Excel > Einfachster Datenexport Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 19

20 Steuerung der Dokumente > Dokumenterstellung inklusive vorgegebener, aber änderbarer Texte steuern > Dokumente automatisch mit dox42 generieren Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 20

21 Beilagen > Beilagen automatisch in SharePoint Ordner transferiert > SharePoint Ordner im Workflow-Formular eingebunden > Beilagen ansehen, überprüfen und Beschreibung bearbeiten > Zusätzliche Beilagen hochladen > Beilagen aus diesem Ordner > ZEMIS Dokument für BfM Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 21

22 Feedback Externe Kunden Gute Kundenführung (Wegleitung) Verständliche Formulare Einfache Erfassung Interner Kunde (Amt für Wirtschaft und Arbeit) Arbeitsvorrat jederzeit ersichtlich Zeitersparnis durch automatisches Erstellen der Korrespondenz Zeitersparnis durch automatisches Erstellen des ZEMIS-Dokumentes Status jederzeit ersichtlich (auch bei Stellvertretungen) Bei Stellvertretung Dossier jederzeit "griffbereit" Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 22

23 Lessons Learned Medienbruch nur bei vollelektronischer Einreichung wirklich beseitigt Unterschrift auf dem Formular? Size matters bei Beilagen-Uploads Prozess entwickelt sich weiter, wann live gehen? Technische Basis erfüllt Herausforderungen Sachbearbeiter können sofort damit arbeiten Änderungen schnell + flexibel Business Case rechnet sich Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 23

24 = egovernment Know How Let the work flow! Marvin Behrendt aforms2web Christian Bauer dox42 Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 24

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