Collaboration Manager

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1 Collaboration Manager Inhalt Features... 3 Allgemeine Produktbeschreibung... 4 Vorteile... 4 Minimierung des Entwicklungsaufwands... 4 Minimierung des Migrationsaufwands... 4 Bereitstellung eines personalisierten Dashboards für alle Mitarbeiter... 4 Keine Migrationsprobleme bei neuen SharePoint Versionen... 4 Synchronisation der bestehenden Seiten mit einem globalen Template... 5 Änderungen an Template müssen keinen ALM-Prozess durchlaufen... 5 Anpassungen ohne Programmierfehlerquellen... 5 Systemänderungen sofort verfügbar... 5 Modulares System... 5 Verwendung von Drittherstellersoftware... 6 Stetige Weiterentwicklung am System... 6 Veränderungen an der Datenstruktur im laufenden Projekt... 6 Einsatzmöglichkeiten... 6 Beschreibung... 7 Erstellen von Vorlagen... 7 Vorlage enthält Listen & Dokumentenbibliotheken... 9 Vorlage enthält SharePoint-Gruppen... 9 Vorlage enthält Berechtigungsstufen... 9 Vorlage enthält Berechtigungen... 9 Vorlage enthält Design... 9 Vorlage enthält Drittanbieterprodukte... 9 Vorlage enthält Workflows Vorlage begrenzt Webpartverwendung Vorlage enthält Incoming Optionen Verwaltung von Vorlagen Versionierung der Vorlagen Aufzeigen der Unterschiede zwischen Vorlagenversionen Berechtigung der Vorlagen Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 1

2 Vergabe von Quotas auf Vorlagen Verwaltung von Arbeitsbereichen Arbeitsbereichsspezifisches Auswahlfeld Auflistung aller Arbeitsbereiche Vergabe von Quotas auf Arbeitsbereiche Synchronisation der Arbeitsbereiche Automatische Arbeitsbereichserzeugung Arbeitsbereichsantragsformular mit Workflow Arbeiten mit Daten Aggregation von Aufgaben, Terminen, Dokumenten Verknüpfung des Contents mit Arbeitsbereichsinformationen Technische Funktionen Schnittstelle für Drittanbietersoftware Verwaltung der Content-Datenbank-Größe Selbständige Datenbankerzeugung mit variablen Parametern Spezifikation Lizenzierung Möglichkeiten zur Lizenzierung Lizenzierung der ganzen Farm Lizenzierung der SharePoint Web Front End Server Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 2

3 Features Beschreibung CM SharePoint Erstellen von Vorlagen Vorlage enthält Listen & Dokumentenbibliotheken Ja Ja Vorlage enthält SharePoint-Gruppen Ja Nein Vorlage enthält Berechtigungsstufen Ja Nein Vorlage enthält Berechtigungen Ja Nein Berechtigung von Listen & Dokumentenbibliotheken Ja Nein Berechtigung von Inhaltstypen Coming soon Nein Berechtigung von Spalten Coming soon Nein Berechtigung von Workflows Coming soon Nein Berechtigung von Ansichten Coming soon Nein Berechtigung von Features Coming soon Nein Vorlage enthält Design Ja Nein Vorlage enthält Drittanbieterprodukte Ja* 1 Nein Vorlage enthält Workflows Ja Nein Vorlage begrenzt Webpartverwendung Ja Nein Vorlage enthält Incoming Optionen Ja Nein Verwaltung von Vorlagen Versionierung der Vorlagen Ja Nein Aufzeigen der Unterschiede zwischen Vorlagenversionen Coming soon Nein Berechtigung der Vorlagen Ja Nein Vergabe von Quotas auf Vorlagen Ja Nein Exportieren/Importieren von Vorlagen Ja Nein* 4 Verwaltung von Arbeitsbereichen Arbeitsbereichsspezifisches Auswahlfeld Ja Nein Auflistung aller Arbeitsbereiche Ja Nein Vergabe von Quotas auf Arbeitsbereiche Ja Nein Synchronisation der Arbeitsbereiche Ja Nein Automatische Arbeitsbereichserzeugung Ja Teilweise Arbeitsbereichsantragsformular mit Workflow Ja Nein Berechtigung von Personen im Antragsformular Ja Nein Berechtigung von Gruppen im Antragsformular Ja Nein Arbeiten mit Daten Aggregation von Aufgaben, Terminen, Dokumenten Ja Nein* 3 Verknüpfung des Contents mit Arbeitsbereichsinformationen Ja Nein Technische Funktionen Schnittstelle für Drittanbietersoftware Ja Nein* 2 Verwaltung der Content-Datenbank-Größe Ja Nein Selbständige Datenbankerzeugung mit variablen Parametern Ja Nein * 1 Für Drittanbieterprodukte muss ein Modul entwickelt werden, dazu gibt es eine offengelegtes SDK und eine passende Beschreibung. Bisher berücksichtigte Module sind bei Schnittstelle für Drittanbieter beschreiben. * 2 SharePoint bietet ein allgemeines SDK für die Entwicklung von Drittanbietersoftware an. Jedoch kann die Speicherung der STP/WSP-Files nicht von Drittanbietern beeinflusst werden. * 3 Eine Datenaggregation ist nur mit dem Content Query Webpart möglich. Dies aggregiert aber nur Daten innerhalb einer SiteCollection und ist sehr unperformant bei großen Umgebungen. Eine Sortierung und Filterung ist außerdem nicht möglich. Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 3

4 * 4 SharePoint kann STP/WSP-Files zwischen verschiedenen SharePoint-Farmen austauschen. Jedoch enthalten diese nur begrenzten Inhalt und sind Sprach- und Versionsabhängig. Allgemeine Produktbeschreibung Durch den Collaboration Manager von Solutions2Share werden die Zusammenarbeitsfunktionen in der Plattform Microsoft SharePoint 2010 um wichtige Funktionen erweitert. So ist die Erstellung einer sehr komplexen Collaboration-Plattform im Unternehmen ohne individuelle Programmierung möglich. Die Vorlagengenerierung mit dem Collaboration Manager ermöglicht dem Anwender einen Arbeitsbereich zu Erstellen und diesen beliebig zu reproduzieren. Diese Arbeitsbereiche werden vom Collaboration Manager anschließend berechtigt und verwaltet, so dass eine einheitliche Datenablage entsteht. Vorteile Minimierung des Entwicklungsaufwands Bei der Entscheidung für eine benutzerdefinierte Seitenvorlage in einer Zusammenarbeitsumgebung stehen meist die enormen Kosten für die Entwicklung im Vordergrund. Die Entwicklung einer SharePoint- Sitedefinition und deren beinhaltenden Listendefinitionen sind meist sehr zeitaufwendig und können nicht von Anwender selbst angepasst werden. Durch den Einsatz des Collaboration Managers ist die Entwicklung einer Seitendefinition nicht mehr notwendig, da der Anwender die Seitenvorlage mit SharePoint-Standardfunktionen selbst erstellen und abspeichern kann. Eine nachträgliche Anpassung der Vorlage ist jederzeit vom Anwender möglich. Minimierung des Migrationsaufwands Bei der Migration von Zusammenarbeitsplattformen auf der Basis von SharePoint 2003 oder SharePoint 2007 müssen sehr oft Sitedefinitionen angepasst oder sogar komplett neu entwickelt werden. Dies zieht einen erheblichen Kostenfaktor mit sich. Durch den Einsatz des Collaboration Managers kann die bestehende Struktur der Seitenvorlagen direkt ohne Programmierung übernommen werden. So können Migrationskosten gespart und zusätzlich neue Technologien eingesetzt werden. Bereitstellung eines personalisierten Dashboards für alle Mitarbeiter Die Verwaltung aller Seitenvorlagen und Arbeitsbereiche sowie deren Inhalt kann mittels einem zusätzlichen Webpart eine übergreifende Datenansicht bereitgestellt werden. Diese Datenansicht kann vom Anwender selbst oder von einem Administrator konfiguriert werden. Hierbei können Aufgaben, Termine, Neuigkeiten und ausgecheckte Dokumente genauso berücksichtigt werden wie benutzerdefinierte Listen, Dokumentenbibliotheken oder Inhaltstypen in den Seitenvorlagen. Dadurch muss der Anwender nicht in jeden Arbeitsbereich navigieren um auf den neusten Stand zu blieben, sondern kann auf einem bereitgestelltem Dashboard alle Neuigkeiten und Veränderungen in allen Arbeitsbereichen einsehen. Dies erhöht die Produktivität der Anwender um ein Vielfaches. Keine Migrationsprobleme bei neuen SharePoint Versionen Bei der Migration von herkömmlichen Zusammenarbeitsplattformen auf eine neuere SharePoint-Plattform müssen programmierte Bestandteile der Lösung meist angepasst oder ersetzt werden. Durch den Einsatz des Collaboration Managers entstehen bei der Migration keine zusätzlichen Kosten, da von SharePoint Store eine kompatible Version zur aktuellen SharePoint-Version geliefert wird. Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 4

5 Einfache Erstellung neuer Seitenvorlagen ohne Entwicklungsaufwand Da die Erstellung einer benutzerdefinierten Seitenvorlage (Sitedefinition) mit SharePoint- Standardfunktionen sehr zeit- und kostenintensiv ist, wird sich bei der Definition eines Zusammenarbeitsportals meist auf eine globale Seitenvorlage für das ganze Unternehmen geeinigt. Leider hat dies zur Folge, dass nicht alle Wünsche aus den verschiedenen Abteilungen berücksichtigt werden können und dass das Zusammenarbeitsportal nicht von allen Benutzern akzeptiert wird. Abteilungsspezifische Anforderungen können so meist nicht erfüllt werden. Durch den Einsatz des Collaboration Managers wird die Erstellungszeit einer Vorlage auf ein Minimum reduziert. So muss bei der Erstellung der Seitenvorlagen kein Kompromiss mehr eingegangen werden und es können auch mehrere Vorlagen realisiert werden. Zusätzlich bietet der Collaboration Manager die Funktion aus einem globalen Template mehrere benutzerdefinierte Templates zu generieren. Synchronisation der bestehenden Seiten mit einem globalen Template Bei der Verwendung der SharePoint-Standardfunktionen können bereits erstellte Arbeitsbereiche nicht mit einer angepassten neueren Vorlage synchronisiert werden. Die Arbeitsbereiche müssen in diesem Fall entweder manuell nachgepflegt oder neu erstellt werden. Durch den Einsatz des Collaboration Managers können ältere Arbeitsbereiche jederzeit mit der aktuellen Vorlage synchronisiert werden. So sind auch Arbeitsbereiche welche über mehrere Jahre benutzt werden immer auf dem technologisch neusten Stand. Änderungen an Template müssen keinen ALM-Prozess durchlaufen Bei Zusammenarbeitsplattformen mit Standard-SharePoint-Technologien müssen Änderungen an Site- und Listdefinitionen immer programmatisch angepasst werden. Diese programmatischen Anpassungen ziehen ein aufwendiges Qualitätsmanagement mit sich. Die Lösungen müssen zuerst in einer Testumgebung eingespielt und sehr aufwendig getestet werden, bevor Sie letztendlich mit einem Wartungsfenster in die Produktivumgebung eingespielt werden können. Durch den Einsatz des Collaboration Managers können Änderungen an der Seitenvorlage mit SharePoint- Standardfunktionen vorgenommen werden. Dadurch dass die Vorlage ohne Programmierung geändert wurde, wird kein aufwendiger Qualitätsmanagementprozess benötigt und die Lösung kann sofort verwendet werden. Anpassungen ohne Programmierfehlerquellen Bei der herkömmlichen programmatischen Anpassungen von Site- und Listendefinitionen treten meist Fehler auf, die den Realisierungszeitpunkt oft nach hinten verschieben. Da die Änderungen im Collaboration Manager nicht programmatisch vorgenommen wird, kann diese Fehlerquelle komplett ausgeschlossen werden. Systemänderungen sofort verfügbar Bei der herkömmlichen programmatischen Anpassung von Site- und Listendefinitionen muss immer ein Wartungsfenster bei den administrativen Verantwortlichen eingefordert werden. Schnelle Änderungen an der Vorlage oder der Ansatz von Test-Driven- Development, bei dem die Seitenvorlagen von Anwender je nach Bedürfnis angepasst werden, sind hiermit komplett ausgeschlossen. Durch den Einsatz des Collaboration Managers können Änderungen an Seitenvorlagen sofort mit allen anderen Arbeitsbereichen synchronisiert und eingesetzt werden. Dies ermöglicht dem Anwender im laufenden Betrieb, wie auch bei der erstmaligen Definition, die schnelle und unkomplizierte Anpassung der Arbeitsbereichsstruktur. Modulares System Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 5

6 Der Collaboration Manager wurde als modulares System konzipiert. Jede Funktion kann bei Bedarf separat lizensiert werden. Darüber hinaus stehen auch attraktive Funktionspakete zur Auswahl. Dieses modulare Lizenz-System bietet ein Höchstmaß an Flexibilität auch bei geringem Investionsbudget. Verwendung von Drittherstellersoftware Der SharePoint-Dritthersteller-Markt wächst ständig und es gibt sehr viele Erweiterungen, die in SharePoint- Projekten häufig eingesetzt werden. Genau diese Problematik wurde in der SharePoint-Standard-Vorlage nicht mit berücksichtig. Viele Drittanbieteranwendungen sind mit SharePoint-Standardfunktionen nicht in SharePoint-Vorlagen einzusetzen, so dass die Verwendung einer SharePoint-Sitedefinition nötig wird. Die individuelle programmatische Entwicklung einer Sitedefinition ist jedoch sehr kosten- und zeitintensiv. Der Collaboration Manger bietet für Dritthersteller ein SDK (Entwicklungsframework) um ihre Anwendungen auch in Seitenvorlagen verwenden zu können. Falls eine von Ihnen bevorzugte Drittherstellerlösung nicht in der Liste der unterstützten Anwendungen ist, ist die Entwicklung einer Schnittstelle dennoch günstiger als die Entwicklung einer individuellen Sitedefinition. Stetige Weiterentwicklung am System Die Entscheidung für eine individuell programmierte Zusammenarbeitsplattform bringt den Nachteil mit sich, dass jede Änderung an der Plattform nur für einen Endkunden durchgeführt wird. Trotz der Verwendung einer Entwicklungsplattform wie SharePoint können immer noch sehr hohe Kosten entstehen. Durch die Entscheidung der Einführung von SharePoint will man im Unternehmen genau diese individuellen Programmierungen/Kosten minimieren. Jedoch ist auch auf der Plattform SharePoint an wenigen Stellen programmatische Anpassung notwendig. Durch den Einsatz des Collaboration Managers können individuelle Programmierungen in der Zusammenarbeitsplattform minimiert werden. Der Collaboration Manager ist sozusagen eine Entwicklungsplattform in einer Entwicklungsplattform, welches eine Programmiertätigkeit von Seitenvorlagen zu einer Konfigurationstätigkeit macht. Somit benötigt man für die Weiterentwicklung des Systems keine SharePoint-Profis mehr. Die Mitarbeiter von Unternehmen können hier eigenständig agieren. Letztlich sind es diese Mitarbeiter, welche die Arbeitsabläufe ihrer Tätigkeit bestmöglichst und am effektivsten umsetzen müssen. Dies ist oftmals auch der Grund für den Einsatz von unternehmensfremden Programmen, welche dann als Insellösungen im Unternehmen aufrechterhalten werden müssen. Mit dem Collaboration Manager entfällt künftig dieser Bedarf. Veränderungen an der Datenstruktur im laufenden Projekt In vielen SharePoint-Projekten, in denen die Anwender noch keinen Kontakt mit der Arbeitsweise in SharePoint hatten, gibt es in der Regel sehr großen Nachholbedarf bei Spalten, Listen und Inhaltstypen. Eine Veränderung der bisher entwickelten Site- und Listdefinitionen während der Prototypen oder Pilotphase ist mit sehr hohen Programmier- und Deploymentaufwand verbunden. Die bisher aus der Sitedefinition angelegten Arbeitsbereiche müssen alle manuell an das aktuelle Template angepasst werden. Durch den Einsatz des Collaboration Managers können diese Änderungen direkt am System in der Seitenvorlage vorgenommen und mit den bestehenden Arbeitsbereichen synchronisiert werden. Einsatzmöglichkeiten Projekträume (Teamsites) Abteilungsräume Themenräume Austausch mit Externen Verwaltung von Produkten, Studien, Veranstaltungen und Kunden Ablösung alter Collaboration-Portale auf Basis von Site- und Listdefinitions Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 6

7 Beschreibung Erstellen von Vorlagen In einer SharePoint Dokumentenbibliothek können Vorlagen direkt in SharePoint erstellt werden. Mit dem Button Create Template kann der Anwender ein neues leeres Template erstellen. Diesem Template kann der Anwender einen Titel, eine Beschreibung und ein Quota geben. Durch das Betätigen wird vom Collaboration Manager eine Vorlage automatisch erstellt. Diese Vorlage wird als RKCM-Datei in die Dokumentenbibliothek Templates gespeichert. Zusätzlich wird eine SharePoint-Seite erzeugt, in der der Benutzer diese mit SharePoint-Standard-Funktionen anpassen kann. Die Vorlage ist nach dem Erzeugen komplett leer. Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 7

8 Der Anwender kann die Vorlage nun je nach Anforderungen gestalten. Unterhalb sehen Sie einen Screenshot, wie eine Vorlage aussehen könnte: Nach der Gestaltung kann der Anwender durch den Button Save as Template im Site Actions -Menü die Vorlage speichern. Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 8

9 Vorlage enthält Listen & Dokumentenbibliotheken Der Anwender kann in der erzeugten Vorlage die Datenstruktur durch SharePoint-Standardfunktionen anpassen. Wie von der Funktion Als Vorlage speichern in den Websiteeinstellung von SharePoint gewohnt, speichert der Collaboration Manager die Listen, Dokumentenbibliotheken, Websitespalten, Websiteinhaltstypen, Ansichten, Navigation, Webpartseiten und alle anderen Module in einer Datei ab. Vorlage enthält SharePoint-Gruppen Erzeugte SharePoint-Gruppen werden außerdem in der Vorlage mit abgespeichert. Dies ermöglicht dem Anwender komplexere Berechtigungsstrukturen als in SharePoint-Standard mit den Gruppen Besitzer, Mitglied und Besucher der Website zu erstellen. Vorlage enthält Berechtigungsstufen Da die Vorlage auch benutzerdefinierte Berechtigungsstufen enthält können die Berechtigungsgruppen mit geeigneteren Berechtigungen ausgestattet werden. Vorlage enthält Berechtigungen Berechtigung von Listen & Dokumentenbibliotheken Im SharePoint-Standard STP/WSP-File werden die Berechtigungen der Listen und Dokumentenbibliotheken nicht mit übernommen. So müssen die Berechtigungen bei jedem neuen Arbeitsbereich entweder nachgepflegt werden. Berechtigung von Inhaltstypen Diese Funktion wird in der Version 1.1 bereitgestellt. Berechtigung von Spalten Diese Funktion wird in der Version 1.1 bereitgestellt. Berechtigung von Workflows Diese Funktion wird in der Version 1.1 bereitgestellt. Berechtigung von Ansichten Diese Funktion wird in der Version 1.1 bereitgestellt. Berechtigung von Features Diese Funktion wird in der Version 1.1 bereitgestellt. Vorlage enthält Design Angepassten Masterpages oder benutzerdefinierte Themes werden in der Vorlage gespeichert. So hat der generierte Arbeitsbereich gleich bei der Erstellung das gewünschte Design. Vorlage enthält Drittanbieterprodukte Durch die Bereitstellung eines SDK s können Drittanbieterlösungen im Collaboration Manager verwendet werden. Eine genauere Beschreibung dieser Funktion erhalten Sie auf Seite 14 bei Technische Funktionen. Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 9

10 Vorlage enthält Workflows Alle Workflows die mit SharePoint-Designer oder Visual Studio erstellt wurden und auf Listen und Dokumentenbibliotheken platziert wurden werden in der Vorlage gespeichert. Hinweis: Nintex Workflow 2010 Workflows werden auch unterstützt. Vorlage begrenzt Webpartverwendung In der Vorlage kann der Webpart-Katalog in den Websiteeinstellungen begrenzt werden in dem man Webparts, die nicht benötigt werden oder nicht platziert werden sollen, einfach aus dem Katalog entfernt. Bei der Speicherung der Vorlage wird diese Auswahl berücksichtigt. So werden nur die ausgewählten Webparts im generierten Arbeitsbereich zur Auswahl stehen. Vorlage enthält Incoming Optionen In den Dokumentenbibliotheken der Vorlage kann eine -Adresse hinterlegt werden, so dass Mails direkt in diese Bibliothek gespeichert werden können. Bei der Generierung eines Arbeitsbereichs wird diese -Adresse dem Arbeitsbereich angepasst. Beispiel: Aus der -Adresse in der Vorlage wird im Arbeitsbereich mit dem Namen Kunde1 die -Adresse Verwaltung von Vorlagen Versionierung der Vorlagen Bei jeder Speicherung der Vorlage wird eine neue Version in der Dokumentenbibliothek Templates gespeichert. Mit SharePoint-Standardfunktionen kann eine vorherige Version der Vorlage einfach wiederhergestellt werden. Zusätzlich hat der Anwender die Möglichkeit auch eine alte Version der Vorlage zu verwenden. Abbildung der Versionierung der Vorlagen in der Dokumentenbibliothek Templates. Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 10

11 Abbildung der Versionsauswahl im Arbeitsbereichsantragsformular. Aufzeigen der Unterschiede zwischen Vorlagenversionen Diese Funktion wird in der Version 1.1 bereitgestellt. Berechtigung der Vorlagen Die Vorlage kann in der Dokumentenbibliothek Templates wie ein normales Dokument berechtigt werden. So wird nicht nur die gespeicherte Vorlagendatei, sondern auch die Vorlage als SharePoint-Seite berechtigt. In der aktuellen SharePoint-Version wird die STP/WSP-Datei in der Systemdokumentenbibliothek Websitevorlagen gespeichert und kann nur mit erhöhten Rechten bearbeitet werden. Außerdem können die Vorlagen nicht einzeln mit verschiedenen Anwendern berechtigt werden. Vergabe von Quotas auf Vorlagen Eine Vorlage kann mit einem Quota versehen werden. Dies hat den Vorteil, dass nur eine bestimmte Anzahl an Dateien im erstellten Arbeitsbereich hinzugefügt werden können und so das Volumen der Datenbank nicht übermäßig erhöht wird. Verwaltung von Arbeitsbereichen Arbeitsbereichsspezifisches Auswahlfeld Mit dem arbeitsbereichsspezifischen Auswahlfeld können pro Arbeitsbereich verschiedene Auswahlmöglichkeiten angeboten werden. Die Auswahlmöglichkeiten für den Arbeitsbereich werden im Arbeitsbereichsantragsformular definiert. Auflistung aller Arbeitsbereiche Alle Arbeitsbereiche werden in einer SharePoint-Liste mit den wichtigsten Informationen wie Arbeitsbereich- Verantwortlicher, Mitglieder, Beschreibung und URL gespeichert. Natürlich können noch weitere Informationen als Spalten an die Liste hinzugefügt werden. Dadurch kann der Anwender sich persönliche Ansichten über seine Arbeitsbereiche zusammenstellen und diese speichern. Vergabe von Quotas auf Arbeitsbereiche Jeder Arbeitsbereich kann mit einem Quota (Begrenzung des Inhaltsaufkommens) versehen werden. So kann ein übermäßiges Wachstum der Datenbank verhindert werden. Dadurch bleibt die SharePoint- Umgebung performant. Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 11

12 Synchronisation der Arbeitsbereiche Im Collaboration Manger sind mehrere Wege der Synchronisierung der Arbeitsbereiche mit der Vorlage angedacht: Einfach Synchronisierung durch den Arbeitsbereich-Besitzer Der Besitzer des Arbeitsbereichs hat jederzeit die Möglichkeit seinen Arbeitsbereich auf den neusten Stand der Vorlage zu synchronisieren. Die Synchronisierung kann der Besitzer durch den Button Synchronise Workspace im Site Actions -Menü anstoßen. Automatische Synchronisierung durch einen Dienst Bei der automatischen Synchronisierung werden alle Arbeitsbereiche durch einen Dienst mit der Vorlage synchronisiert. Der Besitzer des Arbeitsbereichs hat aber zusätzlich die Möglichkeit sich von der Synchronisierung zu trennen. Jedoch hat der Administrator in der Zentraladministration die Möglichkeit eine komplette Synchronisierung, in der die Trennung nicht berücksichtigt wird, anzustoßen. Automatische Arbeitsbereichserzeugung Arbeitsbereichsantragsformular mit Workflow Arbeitsbereiche können in der Arbeitsbereichsliste über ein Formular beantragt werden. Hierbei kann per Workflow gesteuert werden, ob der Arbeitsbereich sofort generiert werden soll, oder ob eine Prüfung durch eine Person oder ein Gremium nötig ist. Durch diesen Mechanismus kann ein unkontrolliertes Wachstum oder mehrfache Anlage der Arbeitsbereiche gesteuert werden. Berechtigung von Personen im Antragsformular Anstatt Personen im Arbeitsbereich separat zu berechtigen können im Antragsformular die Mitglieder und Besitzer des Arbeitsbereichs eingetragen werden. So kann zum Beispiel ein Arbeitsbereich für einen Arbeitsbereichsverantwortlichen von einer Assistenzstelle beantragt werden. Zusätzlich ist eine Filterung der Arbeitsbereichsliste auf Zugehörigkeit möglich. Berechtigung von Gruppen im Antragsformular In vielen Bereichen einer Firma haben meist Führungskräfte oder Multiprojektleiter auf mehrere Arbeitsbereiche Zugriff ohne selbst Verantwortlicher des Arbeitsbereichs zu sein. Im Antragsformular können vorher angelegt SharePoint-Gruppen ausgewählt werden, die bei Erstellung des Arbeitsbereichs automatisch berechtigt werden. Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 12

13 Arbeiten mit Daten Aggregation von Aufgaben, Terminen, Dokumenten Mit dem Smart Summary Webpart kann ein Informationsdashboard jedem Anwender zur Verfügung gestellt werden. Verknüpfung des Contents mit Arbeitsbereichsinformationen Das Smart Summary Webpart hat eine zusätzliche Funktion mit der man die Daten aus den erstellten Arbeitsbereichen mit den erfassten Daten aus dem Arbeitsbereichsantragsformular kombinieren kann. So ist es zum Beispiel möglich Aufgaben aus Arbeitsbereichen mit Titel des Arbeitsbereichs aus der Arbeitsbereichsliste zu verknüpfen. Der Anwender erhält somit eine Liste aller Aufgaben und kann je nach Bedarf nach dem Titel des Arbeitsbereichs filtern oder sortieren. Diese Funktion beschränkt sich natürlich nicht auf Aufgaben sondern kann mit Terminen, Ankündigungen, Dokumenten und jeglichen anderen Datentypen angewendet werden. Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 13

14 Technische Funktionen Schnittstelle für Drittanbietersoftware Der Collaboration Manager bietet Drittherstellern die Möglichkeit ihre Produkte so anzupassen, dass sie mit dem Collaboration Manager verwendet werden können. Dafür steht den Entwicklern ein SDK zu Verfügung, welches sehr detailliert beschrieben ist. Um ein Drittherstellerprodukt mit dem Collaboration Manager verwenden zu können, muss ein Modul programmiert werden, dass Informationen beim Speichern der Vorlage dem Collaboration Manger über eine Schnittstelle zur Verfügung stellt. Die Module werden in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek in der Zentraladministration verwaltet. Bisher werden folgende Produkte unterstützt: Hersteller Produkt Website Nintex Nintex Workflow Solutions2Share MenuMaker New Menu Solutions2Share MenuMaker View Menu Verwaltung der Content-Datenbank-Größe Bei der Erstellung herkömmlicher Arbeitsbereiche (Team Sites) werden alle SharePoint-Seiten als SubSites in einer SiteCollection gespeichert. Da eine SiteCollection nur einer Contentdatenbank von SharePoint zugeordnet werden kann, erhöht sich das Volumen der Datenbank sehr schnell und kann außerhalb der empfohlenen 200GB von Microsoft geraten. Da der Collaboration Manager alle Arbeitsbereiche auf Basis von SiteCollection speichert, kann durch die Verwendung von Quotas die Einhaltung der 200 GB Grenzen ermöglicht werden. Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 14

15 Die Begrenzung der Datenbankgröße und der Name der Datenbank kann in einer Einstellungsseite verändert werden. Selbständige Datenbankerzeugung mit variablen Parametern Der Collaboration Manager erzeugt die Contentdatenbank von SharePoint selbst. So können Einstellungen wie Namensgebung, Anzahl der Datenbankdateien, Anzahl der Logdateien und Größe beider Dateitypen beeinflusst werden. Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 15

16 Spezifikation Art Betriebssysteme Voraussetzung Microsoft Windows Server 2008 x64 Microsoft Windows Server R2 Server Microsoft SharePoint Foundation 2010 Microsoft SharePoint Server 2010 Framework Browser Microsoft.NET Framework 3.5 SP1 Microsoft Internet Explorer 7 oder höher Lizenzierung Die Lizenzierung des Collaboration Manager erfolgt über das Lizenz Management von Solutions2Share. Diese Anwendung muss zusätzlich installiert werden. Beim Erwerb der Software wird von Solutions2Share ein Lizenzschlüssel generiert der die Funktionen freischaltet. Möglichkeiten zur Lizenzierung Lizenzierung der ganzen Farm Bei der Lizenzierung auf Farm-Level können Sie alle Funktionen des Collaboration Manager in ihrer Farm verwenden. Diese Lizenz ist aber auf eine Benutzeranzahl begrenzt. Die Anzahl der Benutzer werden beim Erwerb der Lizenz angegeben. Lizenzierung der SharePoint Web Front End Server Bei der Lizenzierung auf Web Front End Server Level müssen alle Web-Front-End-Server in der SharePoint- Farm lizenziert werden um die Funktionen des Collaboration Managers zu nutzen. Diese Lizenz ist nicht abhängig von der Benutzeranzahl. Dokumentation Collaboration Manager Copyright Solutions2Share UG Maxfeldstraße Nürnberg Seite 16