Bloß in SAP - der datenschutzkonforme Betrieb als mutiger Alternative?

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1 Bloß in SAP - der datenschutzkonforme Betrieb als mutiger Alternative? Einige Orientierungen und Wegweiser Dipl. Ing. Georg Siebert, Forba Partnerschaft Berlin Berlin g.siebert@forba.de Forschungs- und Beratungsstelle für betriebliche Arbeitnehmerfragen Partnerschaft der Ingenieure und beratenden Betriebswirte

2 I. SAP-Systeme und Funktionen: Historie und Wachstum, Basis, Anwendungen, Technologien Technologien / Basis R/1 (Lochkarten) R/2 (2-Ebenen), R/3 (3-Ebenen: Präsentation, Anwendung, Datenbank), NetWeaver mit ABAP-Stack und JAVA-Stack, APPs für Smartphones etc. HANA (in-memory-technik) für BW und gesamtes ERP Anwendungen / Funktionen ERP [ ECC mit FI/CO, LO, HCM ] (mit BW, XI/PI, MDM, EP und?), sowie CRM, SRM, SCM, xx SolutionManager Industrie-Solutions, (Gesundheitswirtschaft, Banken, Versorger, öffentliche Hand etc. ) << Campus_Management >> eigene Lösungen der Konzerne ( Kreditfabrik ) ( Archive, TREX etc.) Business One / On Demand by Design (Hosting / Cloud-Lösung) (und SAP kauft weiterhin technische Lösungen und fachliche Konzept ein) 2

3 IIa. Klassische SAP Landschaft: xxx enübergreifendes Customizing Druckspool und Temse SAP-Repository -Dictionary - ABAP-Code Kunden-Erweiterungen, Modifikationen, UserExits Systemänderbarkeit: Global für Komponenten für Namensräume Datenbank Kopie: Instanz-Parameter Datenbank CCMS-Monitoring, Protokolle Server- Verzeichnisbaum Systemname: lt Parameter: _name 3

4 IIb. Klassische SAP Landschaft: E/T I/Q P Entwicklung Integration Produktion Test Qualitätssicherung SAP- Funktionen SAP- Funktionen -Stabilität des produktiven Betriebes -Dynamik für Programmänderungen und -erweiterungen E/T Testdaten ( ohne pbd) I/Q SAP- Funktionen produktive Daten!?! P produktive Daten (pbd) Buchungskreis / Personalbereic h / Werk; ; System; Verbund; Landschaft. (für hierarchisierte Unternehmen TMS: Transportmanagement-System aber auch unhierarchisierte Änderungsaufträge, Aufgaben Freigabe/Export Kunden) Qualitätssicherung Import Transportverzeichnis pbd: personenbezogene Daten 4

5 SAP Landschaft E/T I/Q P TMS E/T I/Q P SAP_Verbund AC/LO E/T I/Q P TMS SAP_Verbund HCM TMS SAP_Verbund BI E/T I/Q P SM TMS SAP_Verbund CRM TMS Solution_ Manager Sicht Betrieb, keine Hilfssysteme für den Releasewechsel 5

6 IIIa. Auslieferung / am Start: Nice to have statt need to know oder der Mut / die Kunst, im Überfluss das Ruder in der Hand zu behalten >>> an der Reduzierung der möglichen auf die benötigten sowie erforderlichen Daten kommt niemand vorbei >>> die Welt der Windows GUIs und der Explorer_GUIs sowie der APPs gefährden permanent die vom BDSG für die Verarbeitung gesetzten Grenzen der Weitergabe. >>> Grenzen für eine datenschutzkonforme Regelungen bildet oft der situative Grad personeller, organisatorischer und finanzieller sowie persönlicher Erschöpfung. 6

7 IIIb. Auslieferung / am Start: Es gibt keinen Markierer für sensible und kritische Daten, für Kontexte und für angemessene / verträgliche IT- Werkzeuge; SAP hat sich immer noch nicht für die Bereitstellung entsprechender Funktionen entscheiden können. Wo und wie finde ich personenbezogene Daten in Datentabellen und Programmwerkzeugen? Das Analysewerkzeug RSCRDOMA ist da! <aus R/2>? Zweck und? Rechtsgrundlage,? Bekanntgabe,?Auskunft,?Sperren,?Archivieren und? Löschen; >> Datenschutzleitfäden als Findware!!? Dateiverantwortliche;? Prozessverantwortliche;?Auftragsdatenverarbeitung? Kompetenz für die Organisation, Umsetzung und Betrieb eines sicheren SAP-Systems??? 7

8 IV. Datenhaltungen: PRD, TST, DEV; BW Anwender:; Änderungsbelege, Logs und Protokolle, Workflow, Kostenverrechnung, Ablauf und Kostenoptimierung Mitarbeiter-, Beschäftigtendaten: Personaladministration, Entgelt, Prämien, Fehlzeiten, Gesundheitsdaten, Bewerberdaten u.a.m. u.a. Projektsteuerung und rückmeldung, Auftragssteuerung mit Rückmeldung in Produktion und Service u.a. Reisekosten Geschäftspartner GP / Businesspartner BP ( > CRM) Kreditoren Beschäftigte als Kunden / Patienten / Verbraucher von Versorgungsleistungen Studenten im Campus-Management Lehrkörper im Campus-Management Wissen sie, welche Daten und Dokumente mit welcher Schutzklasse wie geschützt werden können? > Datensparsamkeit, > Datenvermeidung, > das Downsizing unternehmen. >> Die Alternative zu IST-SAP?? > sind datenschutzkonforme SAP-Funktionen >> Reduzieren des Suchen und Finden << statt >> Ausforschen >> Erfahrung und Reife statt mit dem Business Warehouse und Excelissmus zu biegen und zu lügen 8

9 V. Maßnahmen: Das Risiko sitzt hinter den Tasten Die Unbegrenztheit der Berechtigungen auf ein verträgliches Maß aufteilen. Die Dauer der operativen Nutzung trennen von der erforderlichen Aufbewahrung. Kür im Betrieb: Die Berechtigungen trennscharf zur Aufgabe einrichten, inhaltlich/fachlich, organisatorisch und nicht für die Stellvertretung und nicht auf Vorrat. D.h. dem Anwender steht nur der Zugriff auf die personenbezogenen Daten mit den SAP-Werkzeugen frei, die für seine Aufgabenerledigung erforderlich sind. UND DOCH: Die Konzeptionisten und Entwickler von SAP haben in letzte Zeit einiges getan!! >>> HCM - Daten zu Abwesenheiten vernichten (: DS Hessen) ( 2010) >>> HCM - Auskunft zu mitarbeiterbezogenen Daten (2011) >>> HCM - Vernichten von HR-Daten (mit befristeter Archivierung) (: DS Bund) ( Mitte 2011) >>> HCM - ELENA Daten und Funktionen vernichten (März 2012) >>> IS-H (Healthcare) (Januar 2012) - Anonymisierung, - Pseudonymisierung, - Zugriffsprotokollierung, - Sicherheitsmonitor 9

10 VI. die TINA s der SAP-Struktur: Landschaft, Verbund, System,, Buchungskreis / Personalbereich/ Vertriebsorganisation / Werk / Lager Matrix der Datenschutzeinste llungen und der Wirkebene. aus einem Gutachten zur Zuständigkeit des Konzernbetriebsrates N r Ebene des SAP Customizing? DSSK-Komponente? System- und enstruktur Verwendete Systemkomponenten Datenkatalog Schnittstellen und Übermittlungen Auswertungen (Reports) Berechtigungskonzept Techn.-organis. Datensicherheits- Datenschutzmaßnahm en Einstellungsebe ne System, Systemverbund Systemverbund,, Systemverbund Systemlandscha ft/ -verbund/ System/ Wirkebene Personalbereich Personalbereich, Personalbereich, Personalbereich Systemlandschaf t/ -verbund/ System/ Prüfebene, Systemverbund, Systemverbund, Systemverbund, (System) Systemlandschaf t/ -verbund/ System/ 8 Revisionsfunktionen und Auditierungsmaßnahmen, teilweise System, teilweise System, teilweise System 10

11 VIb. die TINA s der SAP-Struktur: SAP-White-Paper zum MultiClient-Betrieb mit der Feststellung der mandantenübergreifend wirkenden Tabelleneinstellungen. Diese Einstellmöglichkeiten sind bezüglich nicht hierarchisierter Kunden zu neutralisieren. Umgehung der enfixierung: z.b. ABAP-Befehl: client-specified MDT mandantenübergreifende Druck-SPOOL- und Temse-Berechtigungen 11

12 VII. Komplexität reduzieren: z.b.: ein deutscher Welt-Konzern mit einem System und einem en und der Nutzung vieler HCM-Funktionen für viele Länder der Welt? Welches Customizing, welche Change- Requests, welche Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, welche Tests und welche Abrechnungsfunktionen könn(t)en in die Länder verlagert werden?!! Langstrecke!!: Mittel? Kompetenzen? Kooperationen? 12

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