Das Exposé sah wirklich gut aus, genauso wie die Wohnung.

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1 Das Magazin der Aareon AG Schutzgebühr 4 Euro indicator 01 /13 Das mit der Reparatur hat super geklappt. Hier bleib ich wohnen. Das Exposé sah wirklich gut aus, genauso wie die Wohnung. Seitdem die Mieter die Reparaturtermine online angeben, kann ich viel strukturierter arbeiten. Ganzheitliches CRM eine Beziehung mit Zukunft Ganzheitliches Kundenbeziehungsmanagement (Customer-Relationship-Management CRM) eröffnet der Wohnungswirtschaft vielfältige Möglichkeiten, den aktuellen Herausforderungen zu begegnen und die eigene Unternehmensstrategie erfolgreich umzusetzen.

2 10 Jahre indicator im Rückblick

3 Editorial Die Zukunft total digital? Liebe Leserin, lieber Leser, Big Data, Social Media, Virtualisierung der Welt das digitale Zeitalter hat begonnen. Weit über 90 Prozent der weltweiten technologischen Informations kapa zität sind bereits digital. Vor 20 Jahren waren es gerade einmal drei Prozent! Hand aufs Herz, haben Sie sich nicht schon gefragt, wohin das führt? Was hat diese virtuelle Welt mit handfesten Im mo bi lien zu tun? Wir wollen Antworten auf diese Fragen geben und Licht ins Dun kel bringen. Die wichtigen Trends und Fakten zum Thema Digitalisierung in der Woh nungs wirtschaft präsentieren wir Ihnen auf dem Aareon Kongress 2013 in Garmisch-Partenkirchen. Unter diesem Leitgedanken steht auch der diesjährige DW Zu kunfts preis. Freuen Sie sich auf den Austausch mit Kollegen, Experten und prominenten Dis kus si ons partnern auf dem Branchentreff der Immobilienwirtschaft. In Zeiten von Smartphone, Tablet und Social Media gestaltet Digitalisierung den Weg zum Kunden einfacher. Damit steigt natürlich auch die Erwartung in der Wohnungswirtschaft. Mieter wünschen sich ein Angebot, das sich konsequent an den individuellen Bedürfnissen ausrichtet. Das alles hat auch auf die Prozesse in den Wohnungsunternehmen erheblichen Einfluss. Lesen Sie in der Titelstory, wie eine Customer-Relationship-Management-(CRM-)Strategie dabei helfen kann, die strategischen Unternehmensziele zu erreichen. Wir stellen dar, was ganzheitliches CRM bedeutet und wie unser Leistungsangebot dabei zum Wettbewerbsvorteil werden kann. Eine inspirierende Lektüre wünscht Ihnen Ihr Stephan Rohloff Direktor Marketing und Kommunikation 3

4 Themenübersicht Inhaltsverzeichnis 08 Titelthema: CRM eine Beziehung mit Zukunft. 06 Meldungen Aareon erfolgreich rezertifiziert nach ISO 9001: Innovative Technik sinnvoll genutzt In Einkauf und Technik der LEG NRW greift künftig ein Prozess in den anderen. 16 Aareon Kongress 2013 Status. Trends. Visionen. Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft. 28 Bereit für kompakte Archivierung? Aareon Archiv kompakt ist eine vorkonfigurierte Archivierungslösung für GES und Wodis Sigma. 24 Wodis Sigma: Automatisches Buchen elektronischer BK01-Kontoinformationen. 26 Vernetzung von Einkauf und Technik Die LEG NRW baut ihr SAP -System konsequent aus. 29 Auf dem Weg zum Marktstandard Aareon AG und Schleupen AG arbeiten zusammen. 30 Verwalten und verwalten lassen Geschäftsbesorgungsmodelle bewähren sich, besonders in ländlichen Regionen. 4

5 Themenübersicht Anzeige GAP 2013 A4.indd :57:10 31 SEPA sicher erledigt Die ersten Wohnungsunternehmen haben ihren SEPA- Umstieg mit Aareon problemlos gemeistert. 32 Ein Urgestein der Branche Nach 40 Jahren verabschiedete sich Aareon-Vorstandsmitglied Jürgen Pfeiffer in den Ruhestand. 33 Aareal Bank Gruppe: 90 Jahre Vertrauen Impressionen einer spannenden 90-jährigen Geschichte. 32 5

6 News Meldungen Auf der sicheren Seite: Aareon erfolgreich rezertifiziert nach ISO 9001:2008 Jeder kennt heute den internationalen Standard DIN ISO 9001 und überall wird er anerkannt. Aareon zeigt mit dem nach ISO 9001:2008 zertifizierten Quali täts managementsystem ihren Kunden und auch Mitarbeitern, dass eine hohe Qualitätsorientierung in jedem Teilprozess das Denken und Handeln bestimmt. Eine wichtige Vertrauensbasis für alle Geschäftsbeziehungen. Das erfolgreiche Audit zur Rezertifizierung von Aareon wurde 2012 von der DQS (Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen) durchgeführt. Das DQS-Zertifkat umfasst neben der Pro dukt familie: SAP -Lösungen, Wodis/ Wo dis Sigma, GES sowie Integrierte Services auch zahlreiche Prozesse und Bereiche von Aareon Hohe Kundenzufriedenheit Bereits zum zehnten Mal hat Aareon die Kunden nach ihrer Zufriedenheit mit Beratungsleistungen, Software lö sun gen und Services befragt. Das Ergeb nis kann sich sehen lassen: hohe Rücklaufquote über 40 Prozent freiwillig personalisierte Antworten rund 90 Prozent Gesamtzufriedenheit auf sehr hohem Niveau Kunden sehen Aareon als kompe tenten Geschäftspartner, der qualitativ hochwertige ERP-Lösungen anbietet Bereitschaft bei der Hälfte der Befragten, als Referenzkunde zur Ver fügung zu stehen positive Wahrnehmung der Marke Für Aareon ein Zeichen, dass er folg reich Maßnahmen zur Ver besserung der Zufrie den heit umgesetzt werden wie: verstärkter persönlicher Kundenkontakt Ursachenanalyse bei Kritikpunkten weitere Optimierung von Prozessen und der Kundenbetreuung Aareon setzt erfolgreiche Partnerschaft mit SAP fort Seit Anfang des Jahres ist Aareon als SAP Services Partner Teilnehmer am SAP PartnerEdge Program der SAP Deutschland AG & Co. KG. Die neue Vereinbarung löst den bisherigen Status als SAP Channel Partner ab, der nach zehn Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit Ende 2012 fristgerecht ausgelaufen ist. Wir freuen uns, dass Aareon und SAP weiterhin partnerschaftlich zusammenarbeiten. In den vergangenen zehn Jahren hat sich der Markt für immobilienwirtschaftliche Software gewandelt. Seit einigen Jahren fragen vor allen Dingen große Unternehmen verstärkt nach indivi du ellen Lösungen. Mit dem neuen Part ner vertrag als SAP Services Partner rückt Aareon das damit verbundene Bera tungs ge schäft noch stärker in den Fokus, sagt Alexander Kintzi, Head of Part ner Management DACH Ecosystem & Channels, SAP Deutschland. Als Europas führendes Beratungsund Systemhaus agiert Aareon als Bera Herzlichen Glückwunsch Den Gewinnern der ipads Wohnungsbaugenossenschaft Gablonzer Siedlungswerke Kaufbeuren eg Wohnungsgenossenschaft Essen-Nord eg Vielen Dank allen Teilnehmern an der Aareon-Kundenbefragung Goal property management GmbH, Berlin Wohnungsgenossenschaft von 1904 eg, Hamburg 6

7 News tungsunternehmen mit einem hohen Qua li täts an spruch. Diesen unterstreicht die Zertifizierung zum Partner Center of Expertise, die wir im Oktober 2012 durch die SAP AG erhalten haben. Mit dem nun unterzeichneten Partnervertrag als SAP Services Partner setzen wir die seit vielen Jahren mit SAP bestehende Partnerschaft erfolgreich fort, betont Dr. Manfred Alflen, Vorstandsvorsitzender der Aareon AG. Die Zertifizierungen als SAP-Cer tified Provider of Application Management Services und als SAP-Certified Pro vider of Hosting Services bleiben weiterhin unverändert bestehen Erfolgreiches Geschäftsjahr 2012 Aareon hat ihren Konzernumsatz im Geschäftsjahr 2012 um 3,6 Prozent auf 165,2 Mio. Euro gesteigert. Der Anteil des Geschäftssegments In ter nationales Geschäft am Konzernumsatz beläuft sich auf 28,7 Prozent. Das EBIT hat sich um 4,4 Prozent auf 26,2 Mio. Euro erhöht. Wodis Sigma ist weiter auf Erfolgskurs. Bereits 477 Kunden haben sich seit der Markteinführung 2009 für die wegweisende ERP-Lösung entschieden, davon 102 im Geschäftsjahr Die Resonanz auf Wodis Sigma als Service aus der exklusiven Aareon Cloud ist weiterhin positiv. Auf reges Interesse stießen auch die SAP -Beraterlösungen von Aareon. Hier wurden umfassende Be treu ungs ver trä ge vereinbart. Ebenso entwickelten sich die Integrierten Services weiterhin positiv. Großes Interesse bestand vor allem an dem Service-Portal Mareon, an den Ver si che rungslösungen von BauSecura sowie an Aareon Rechnungsservice. Zudem erweiterte Aareon 2012 ihr An ge bots portfolio zu CRM (Customer-Re la tionship-management) um die webbasierte Mietinteressentenlösung Aareon immoblue+. Sehr gut verlief auch das Internationale Geschäft. Aareon ist mit Tochtergesellschaften in Frankreich, Großbritannien und den Niederlanden vertreten und hat ihre Aktivitäten durch die Übernahme des britischen Unternehmens 1st Touch Ltd. weiter ausgebaut. Das Internationale Geschäft der Aareon Gruppe hat weiter an Be deu tung gewonnen, betont Dr. Manfred Alflen, Vorstandsvorsitzender der Aareon AG. Im Rahmen unserer Wachstumsstra tegie profitieren wir von der inter na ti o nalen Zusammenarbeit. Hier wer den Synergien in den Bereichen Geschäftsmodelle, Technologien und Kooperati ons partner systematisch identifiziert und genutzt so zum Beispiel bei der Entwicklung einer modernen branchenspezifischen CRM-Software. 7

8 Toll, dass wir den Termin für die Reparatur der Heizung online vereinbaren konnten.

9 Schneller haben wir die Genehmigung für den Papagei noch bei keinem Vermieter bekommen. Ganzheitliches CRM eine Beziehung mit Zukunft Ganzheitliches Kundenbeziehungsmanagement (Customer-Relationship-Management CRM) eröffnet der Wohnungswirtschaft vielfältige Möglichkeiten, den aktuellen Herausforderungen zu begegnen und die eigene Unternehmensstrategie erfolgreich umzusetzen.

10 Titelthema Das Spielzeug für Lena habe ich übrigens am Schwarzen Brett im Internet gesehen. Die Wohnungswirtschaft gestaltet ihre Zukunft Neben der Bewältigung der großen Herausforderungen der Branche, wie demografischer Wandel, energetische Sanierung etc., rückt in den Wohnungsunternehmen der Mieter als Kunde noch stärker als bisher in den Mittelpunkt der strategischen Überlegungen. Zudem haben Internet, Smartphones und Tablet-PCs das Kommunikationsverhalten der Menschen maßgeblich verändert. Diese Digitalisierung des Kommunikationsverhaltens zieht sich über alle Altersgruppen und Bevölkerungsschichten hinweg und hat auf die Umsetzung einer mieterorientierten Strategie einen erheblichen Einfluss. Beschleunigt wird dieser Prozess gerade auch in der Wohnungswirtschaft durch die Erfahrungen und Erwartungen, die die Mieter mit anderen Branchen, wie zum Beispiel Handel, Banken oder Telekommu- ni kation, gesammelt haben. Heute ist es selbstverständlich, an sieben Tagen in der Woche rund um die Uhr Service über das Internet zu erhalten, per über den Status einer Bestellung informiert zu werden oder Termine abzustimmen. Das alles hat auch auf die Prozesse in den Wohnungsunternehmen erheblichen Einfluss. Aber wo startet man, was ist der Fokus? Kann ein ganzheitliches CRM dabei unterstützen? Das hängt wesentlich von den möglichen Zielen ab, die ein Wohnungsunternehmen verfolgt. Die nachfolgende Grafik gibt einen Überblick über die Ziele eines Wohnungsunternehmens und ihren Einfluss auf die mieterorientierten Prozesse. Sie zeigt, dass eine CRM-Strategie dabei helfen kann, die strategischen Ziele eines Wohnungsunternehmens zu erreichen. 10

11 Titelthema CRM in der Wohnungswirtschaft CRM-Philosophie Kunden- und Serviceorientierung Mieterakquisition/ Interessentenmanagement Marktpositionierung und -differenzierung Prozesse der Wohnungsunternehmen Mieterbetreuung/ Kundenbindung Kundenweiterentwicklung Beschwerdemanagement Leistungserstellung Effizienz steigern/ Kosten reduzieren Serviceangebot Transparenz steigern Was bedeutet ganzheitliches CRM? Wie die Grafik veranschaulicht, sind die wesentlichen Ziele, die Wohnungsunternehmen mit CRM verfolgen können: 1. Kunden- und Serviceorientierung 2. Effizienz steigern /Kosten reduzieren 3. Transparenz steigern 4. Marktpositionierung und -differenzierung Wenn ein Unternehmen diese Ziele mithilfe einer CRM-Strategie erreichen will, dann richtet es sich konsequent auf seine Kunden aus und gestaltet die Kundenbeziehungsprozesse systematisch. CRM wird somit in der Unternehmensphilosophie verankert. Die dazugehörende Dokumentation und durchgängige Abbildung von Kundenbeziehungen in Prozessen und Systemen ist ein wichtiger Erfolgsbaustein. CRM bestimmt, wie diese Kundenbeziehungen gepflegt werden. Basis einer erfolgreichen CRM-Umsetzung ist die Unterstützung der Kommunikation im Kundenprozess mit verlässlichen und konsistenten Zahlen, Daten und Fakten. So wird die Voraussetzung geschaffen, dass alle kundenorientierten Prozesse von der Mieterakquisition über die Mieterbetreuung, die Leistungserstellung, das Serviceangebot, das Beschwerdemanagement und die Kundenweiterentwicklung integriert gestaltet und umgesetzt werden können. CRM berührt dabei alle Prozesse und Organisationseinheiten des Wohnungsunternehmens. Informationstechnologie als Treiber und Unterstützer einer CRM-Strategie Aus der individuellen Situation eines Unternehmens und der Priorisierung der oben aufgeführten Ziele er- 11

12 Titelthema gibt sich, wo in der Prozesskette der Schwerpunkt der Umsetzung der CRM-Strategie liegt. Die Praxis zeigt, dass eine branchenorientierte Beratung der ideale Startpunkt jeder CRM-Strategie ist. So erhalten die Unternehmen Transparenz über die verfolgten Ziele, die erforderliche Prozessgestaltung und die wichtigsten Ansatzpunkte zur Strategieumsetzung. Da die Ziele je nach Unternehmen unterschiedlich gewichtet sein können, wird jedes Unternehmen die notwendigen Maßnahmen zur Zielerreichung unterschiedlich bewerten. Die Gewichtung und die aktuelle Situation bestimmen in der Regel die Reihenfolge der Umsetzung. Denn CRM erfordert Durchgängigkeit und Konsistenz der Daten über alle Prozesse und Informationskanäle sowie häufig eine Veränderung in der Organisation und ein Umdenken bei den Mitarbeitern. Zum Beispiel müssen die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen im digitalen Zeitalter sehr kurz sein, um die Kunden zufriedenzustellen. Anders ausgedrückt: Alle Kundenkontaktpunkte vom Mietinteressentenbüro bis zum Hausmeister müssen Hand in Hand arbeiten. Oft wird eine CRM-Strategie mit der Einführung eines Internetportals oder einer Vermarktungssoftware zur digitalen Kommunikation mit den Kunden gleichgesetzt. Die Erfahrung zeigt aber, dass dieses Vorgehen nicht weit genug reicht. Die erfolgreiche und ganzheitliche Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse erfordert neben den genannten Systemen eine hohe Integration aller IT-Module eines Wohnungsunternehmens: ERP-System, CRM-Portal, Handwerkerportal, Archivsystem und Zahlungsverkehrslösungen müssen integriert, das heißt durchgängig und ohne Medienbrüche miteinander arbeiten, um die Ziele zu erreichen. Ein fundiertes CRM-Konzept auf unternehmensstrategischer Ebene basiert also auf einer integrierten IT-Lösung als Werkzeug. IT-gestützte CRM-Lösungen sollen einen umfassenden Blick auf Mieter, Eigentümer und Interessenten garantieren. Sie sollten ortsund endgeräteunabhängig funktionieren. Und sie sind vor allem dann gut, wenn sie integriert sind und möglichst aus einem Haus kommen. Im Folgenden wird beispielhaft aufgezeigt, wie eine integrierte wohnungswirtschaftliche CRM-Lösung helfen kann, die Ziele zu erreichen ein Mieterleben lang. Kundenweiterentwicklung Beschwerdemanagement Serviceangebot Mieterakquisition /Interessentenmanagement Erfolgsfaktor für die Vermietung: ist ein schnelles und professionelles Prozessmanagement. Durch IT lassen sich mit Systemunterstützung Exposés erstellen und auf den wichtigen Portalen platzieren. Interessenten können auf der Internetseite dem Wohnungsunternehmen ihre Wünsche hinterlassen. Der automatische, optimierte Abgleich von Vorstellungen und Wohnungsangeboten steigert die Vermietungsquoten und senkt den Zeitraum der Wiedervermietung. Auf Knopfdruck lässt sich im ERP-System aus den Daten des CRM-Portals ein Mietvertrag erzeugen, digital versenden und archivieren. Mieterbetreuung /Kundenbindung Sachbearbeiter müssen eine immer größere Zahl an Mietern betreuen und dabei stets Übersicht über alle Punkte des Kundendialogs haben. Gleichzeitig erwartet der Mieter, mit dem Unternehmen immer in Kontakt treten zu können. Die Mieterakte ist dabei sein zentrales Arbeitsmittel. Die IT stellt sämtliche Mieterdaten und Bearbeitungsstände übersichtlich bereit. Die Sachbearbeiter haben weniger Aufwand bei Routineaufgaben. Die Mieter können sich jederzeit und überall direkt beim Unternehmen informieren, persönliche Daten ändern oder sich über den Stand eines Vertrags auf dem Laufenden halten. 12

13 Titelthema Mieterakquisition / Interessentenmanagement Mieterbetreuung / Kundenbindung Leistungserstellung Leistungserstellung Bei Instandhaltung, Nebenkostenabrechnung und Miet anpassung zählen vor allem schnelle Reaktionszeiten, kurze Bearbeitungsprozesse und eine möglichst systematische Vorgehensweise. Mit IT lassen sich die Ansprüche von Mietern an schnelle und serviceorientierte Informationen erfüllen über die klassischen Kommunikationskanäle hinaus auch über Internet und mobil. Mieter stellen Schadensmeldungen ins CRM-Portal, lösen dabei automatisch eine Handwerkerbestellung aus, die sofort im ERP-System hinterlegt ist. Die Fertigstellung wird online gemeldet. Der Mieter erhält automatisch einen Bearbeitungsstatus. Die Rechnung wird integriert mit einer Zahlungsverkehrslösung bezahlt und digital archiviert. Da sich der Sachbearbeiter bei Routineaufgaben auf die Systeme verlassen kann, hat er Zeit für das Wesentliche: die Mieterkommunikation, die Koordination und Kontrolle der Maßnahmen bis zur Abfrage der Mieterzufriedenheit, die auch digital über das CRM-Portal erfolgen kann. Serviceangebot Mieter erwarten immer mehr Service. Je größer das Angebot an Leistungen, desto enger die Mieterbindung. Durch IT-gestützte Integration lassen sich Servicepartner (Handwerker, Wärmemessdienste, Energieversorger etc.) strategisch in die IT-Landschaft des Wohnungsunternehmens einbinden. Das ist effizient und macht alle Mitarbeiter auskunftsfähig. Der Mieter kann über moderne Endgeräte Anfragen und Bestellungen auslösen, die direkt über die Systeme des Unternehmens zu dem Servicepartner und zurück gelangen. Beschwerdemanagement Es reicht nicht mehr nur, eine Beschwerde des Kunden ernst zu nehmen. Sie muss auch schnell, individuell und zufriedenstellend erledigt werden. IT-Systeme liefern alle vertragsrelevanten Unterlagen und Informationen auf einen Blick egal, über welchen Kommunikationskanal die Beschwerden eingehen und wer sie gerade bearbeitet. Von der Aufnahme über Terminvereinbarungen im Internet über ein CRM-Portal bis zum Reporting für die Unternehmenssteuerung im ERP-System die richtigen Entscheidungen werden jetzt in allen Bereichen schnell und sicher getroffen. Kundenweiterentwicklung Ändern sich die Anforderungen des Mieters, gilt es, die Beziehung weiterzuentwickeln. Das Wohnungsunternehmen muss die Bedürfnisse seiner Kunden kennen und am Ball bleiben. IT-Lösungen sind ideale Instrumente zur strategischen Steuerung des Wohnungsunternehmens. Geänderte Kundenwünsche wer den bereits im Dialog mit dem Kunden auf ge nommen und zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Auch softwareunterstützte Analysen über Bestands- und Prozessdaten des ERP-Systems, des Handwerkerportals oder des CRM-Portals, integ rierte Daten und Informationen machen ein professionell agierendes Unternehmen zur ersten Wahl. Fazit Eine erfolgreiche CRM-Strategie hilft Wohnungsunternehmen, den aktuellen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen. Beginnend mit einer fundierten Beratung definiert die Unternehmensleitung die Ziele. Eine wegweisende IT-Lösung hilft bei der Implementierung der Strategie und bei der effizienten Erreichung der angestrebten Ziele. Ein so gestalteter ganzheitlicher CRM-Ansatz unterstützt die verschiedenen Ziele, die ein Wohnungsunternehmen verfolgt: mehr Transparenz, mehr Effizienz, Reduzierung von Kosten, klare Marktdifferenzierung, nah am Kunden und zum Wohle des Wohnungsunternehmens. 13

14 Titelthema Aareon-CRM-Leistungsumfang für GES- und Wodis-Sigma-Kunden Als einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für die Erreichung wohnungswirtschaftlicher Ziele bietet CRM große Chancen. Die Erfahrungen von Aareon haben gezeigt, dass viele Unternehmen diese Zeichen der Zeit bereits erkannt haben. Eine CRM-Lösung von Aareon, die in das jeweilige Aareon-ERP-System des Unternehmens integriert ist, stellt hier weitaus mehr als einen ersten, zukunftsweisenden Schritt dar. Die richtige Lösung aus einer Hand In enger Zusammenarbeit mit Kunden aus der Wohnungswirtschaft hat Aareon das Aareon CRM-Portal entwickelt. Basierend auf diesem Portal und auf Aareon immoblue+ bietet Aareon GES- und Wodis- Sigma-Kunden voll integrierte Lösungen an, die alle Stufen der Kundenbeziehung einschließen. Aareon immoblue+ ist eines der modernsten Systeme zum Interessentenmanagement in der Immobilienwirtschaft. Über das Aareon CRM-Portal kommunizieren die Mieter völlig unabhängig von Öffnungszeiten der Wohnungsunternehmen. Sie teilen Wünsche und Anfragen mit, können Daten ändern, Reparaturprozesse anstoßen, Dokumente herunterladen, neueste Informationen ihres Vermieters entgegennehmen und vieles andere mehr und entlasten somit die Wohnungsunternehmen von vielen zeitraubenden Routinetätigkeiten und Doppelarbeiten. Im Gegensatz zu anderen CRM-Anbietern hat Aareon sich von Anfang an auf eine umfassende Gesamtlösung konzentriert, deren Leistungsspektrum in allen Phasen der Mieterbeziehung greift und die auch die lückenlose Einbindung von Hausmeistern und beauftragten Callcentern gewährleistet. Sowohl in der Funktionalität als auch in der Effizienz setzt Aareon dabei Maßstäbe. Ein wesentliches Merkmal ist die Automatisierung und Vereinfachung standardisierter Abläufe und Prozesse. Damit gewährleistet die CRM-Lösung von Aareon einen umfassenden Überblick über Mieter und Eigentümer. Die jeweils richtige Lösung Modular, individuell, maßgeschneidert das Alleinstellungsmerkmal liegt auf der Hand: Die Wohnungsunternehmen können aus einem Portfolio an CRM- Lösungsbausteinen die jeweils richtige Lösung für sich zusammenstellen. Da das Unternehmen sich nicht mit Lösungen unterschiedlicher Anbieter auseinandersetzen bzw. diese integrieren muss, überzeugt die CRM-Lösung von Aareon gegenüber dem Wettbewerb mit einer Reihe weiterer Vorteile. Allein die Tatsache, dass die Unternehmen mit Aareon nur einen einzigen Vertragspartner haben, macht sich bezahlt. Apropos bezahlt: Das CRM-Portal von Aareon ist eine webbasierte Cloud-Lösung, die sich auch bei den Investitions- und Servicekosten positiv bemerkbar machen kann. Gut beraten Eine funktionierende und integrierte IT ist natürlich nur die eine Seite der Medaille. Auch bei der internen Ausrichtung der Prozesse, bei der Wahl der richtigen Lösung und bei der Integration des CRM-Portals in das bestehende Aareon-ERP-System unterstützt Aareon die Wohnungswirtschaft. Tipp zum Thema Fachvortrag am Dienstag, den 28. Mai 2013, auf dem Aareon Kongress in Garmisch-Partenkirchen. Kundenservice ein (Mieter-)Leben lang die Baugesellschaft München-Land GmbH und die eg Wohnen 1902 in Cottbus bauen auf Aareon CRM. Anmeldung unter 14

15 Titelthema CRM mit SAP -Lösungen und Blue Eagle Aufbauend auf den SAP -basierten Standardkomponenten bietet Aareon für die Wohnungswirtschaft pa ssende modulare CRM-Komponenten an, die sich je nach Bedarf individuell ausprägen lassen. Dabei werden standardisierbare Prozesse in allen Phasen der Mieterbeziehung unterstützt. Das Ergebnis ist ein professionalisiertes Kundenmanagement, das die Prozesse sowohl im Kaufmännischen Immobilienmanagement (KIM) als auch im Technischen Immobilienmanagement (TIM) unterstützt und optimiert. Schnelle und kompetente Mieterbetreuung Der Vertragsdesktop von Aareon bietet einen zentralen Einstieg in das kaufmännische Kundenmanagement. Damit erhalten Sachbearbeiter Systemunterstützung, um schnell und kompetent Auskunft geben und Mieteranliegen bearbeiten zu können. Wesentliche Merkmale des Vertragsdesktops: zentrale Suche, Navigation, Information zu Verträgen und Objekten sowie ein integriertes Kunden kontaktmanagement. Damit lassen sich alle kunden- und objekt spezifischen Vorgänge ab bilden vom Beschwerdemanagement über Reparaturmeldungen und Objektbegehungen bis zu Anliegen aus dem Mieterportal. So entsteht eine verlässliche Kundenkontakthistorie mit integriertem Aktivitätenmanagement. Über das Mieterportal erhalten Mieter Self-Service-Möglichkeiten zur integrierten Abwicklung aller Anliegen und Kontakte. Ob Interessentenverwaltung mit SCHUFA-Integration, Kundenzufriedenheitsmessungen oder Leerstands-, Forderungs- und erweitertes Rechtsfallmanagement: Die CRM-Module von Aareon umfassen alle Bereiche, die für ein integriertes und professionelles Kundenmanagement von Bedeutung sind. Mehr Integration in technische Prozesse Eine zentrale Forderung von CRM-Ansätzen ist die Integration von Prozessen über die Mieter-, Dienstleister- und Lieferantensicht hinweg. Dabei darf das Technische Immobilienmanagement (TIM) bei der CRM-Lösung nicht außen vor bleiben. Speziell hier sind CRM-Lösungsmodule gefragt, die reibungslos ineinandergreifen. Das können zum Beispiel Module für die Abwicklung einer Schadensmeldung mit Statusverfolgung sein, die sich in das Kontaktmanagement und Mieterportal integrieren lassen. Aber auch die mobile Wohnungsabnahme oder die technische Akte sind zentrale Themen. Mit übergreifenden Komponenten wie der Integration verschiedener Kommunikationskanäle (persönlich, , SMS, Brief, Fax, Börsen, Portal, Web), aber auch mit integrierten Workflows, einem Dokumentenmanagement sowie Massenpflege- und Anonymisierungstools setzen die SAP -Lösungen und Blue Eagle von Aareon Maßstäbe. Hoher Nutzen, geringe Investition Der Hauptvorteil der modularen CRM-Module: Durch die volle Nutzung des SAP -Standards bleibt die Investitions- und Zukunftssicherheit einer SAP -basierten CRM-Lösung bestehen, ohne dass externe oder weitere Systeme erforderlich werden. SAP -Lösungen und Blue Eagle von Aareon bieten hier anpassbare Benutzeroberflächen und eine Prozessdurchgängigkeit, die eine einfache Integration aller Prozessbeteiligten ermöglicht vom Mitarbeiter und Mieter bis hin zum Handwerker und Ablesedienstleister. Tipp zum Thema Mehr Informationen über dieses aktuelle Thema erhalten Sie am Arbeitsplatz 9 auf dem Aareon Kongress Anmeldung unter 15

16 Rückblick 27. bis 29. Mai 2013 in Garmisch-Partenkirchen Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft erleben und Top-Redner treffen: Christian Gansch Dr. Andreas Weigend Ranga Yogeshwar Jetzt online anmelden unter 16 we manage it for you

17 Aareon Kongress Hoch technisiert, vernetzt, virtuell die Welt von morgen ist komplex, die Anforderungen an uns steigen. Gefragt sind Effizienz, Flexibilität und Mobilität, gepaart mit der Bereitschaft zu lebenslangem Lernen. Wie bereiten wir uns und unsere Unternehmen auf diese Herausforderungen vor? Welche Instrumente benötigen wir dazu? Erleben Sie das Thema Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft mit allen wichtigen Trends und Fakten. 17

18 Aareon Kongress Keynote Speaker Dr. Andreas Weigend Internet-Vordenker ehemaliger Chief-Scientist von Amazon Mehr Informationen: Rettung im Datendschungel Wie Digitalisierung, Big Data und Data-Mining die Kundenbeziehungen beeinflussen Social Data Revolution, Big Data, Our Data : Die Revolution der Nutzerdaten ist die dritte einschneidende Entwicklungsstufe der Digitalisierung nach der Einführung und Etablierung von PC und Internet. Revolutionär, weil diese Entwicklung voraussichtlich Gesellschaft, Politik und Wirtschaft so grundlegend verändern wird wie der Ener gietransport durch Elektrizität und der Informationstransport durch das In ternet. Die Social Data Revolution ist möglich geworden durch schwindende technologische Barrieren beim Generieren von Daten und Interagieren mit anderen Personen im Internet. Bereits im Jahr 2007 waren laut Wikipedia 94 Prozent der weltweiten technologischen Informationskapazität digital nach lediglich drei Prozent im Jahr Vermutlich war es der Menschheit im Jahr 2002 zum ersten Mal möglich, mehr Information digital als analog zu speichern: der Beginn des Digitalen Zeitalters. Dazu Dr. Andreas Weigend, Internet-Vordenker und ehemaliger Chief- Scientist von Amazon: Noch wichtiger ist, dass die Datengesamtmenge exponentiell wächst: Sie verdoppelt sich alle eineinhalb Jahre, also um den Faktor 100 pro Jahrzehnt! Nie war es leichter, Informationen (Daten) abzufragen, zu sammeln, zu analysieren, auszuwerten und zu nutzen. Wir alle geben mit einer stetig zunehmenden Zahl an Online-Interaktionen und -Transaktionen via Computer und Handy viel preis. Indirekt zum Beispiel über unser Intentionsverhalten (Beispiel Google: Suche), Kaufverhalten (Beispiel Amazon: Kunden, die auf dieses Kabel klickten, kauften dann ) und direkt über unser Verhalten auf sozialen Plattformen (Follower, Likes etc.). Die Folge ist ein massiver Wandel im Informations- und Konsumverhalten. Prüfen Sie sich selbst: Was hat sich in den letzten zehn Jahren geändert? Wie informiere ich mich? Wie wichtig ist das Internet bei meinen Kaufentscheidungen geworden? Zu welchem Preis sind Sie bereit, Ihre Daten preiszugeben? Wieviel ist Ihnen die Vertraulichkeit Ihrer Daten wert? Was soll Our Data bedeuten? Windeln und Bier Die Vorteile der Datensammlung und -auswertung liegen auf der Hand: Unter 18

19 Aareon Kongress Die Kunden wiederum sind zufrieden, da sie schneller finden, was sie suchen, und sogar Dinge entdecken, von denen sie gar nicht wussten, dass sie sie interessieren. nehmen lernen ihre Zielgruppen besser kennen und können mit maßgeschneiderten Angeboten ihre Kunden an sich binden. Auf Basis der eingehenden Daten können sie ihre Produkte und Services verbessern und so die eigenen Ziele mit denen ihrer Kunden in Einklang bringen. Die Kunden wiederum sind zufrieden, da sie schneller finden, was sie suchen, und sogar Dinge entdecken, von denen sie gar nicht wussten, dass sie sie interessieren ( delightful serendipity ). Sie fühlen sich sicher beim Kauf, da sie die Kaufempfehlung von anderen Konsumenten oder sogar von ihren Bekannten erhalten haben. Menschen orientieren sich lieber an Mit menschen als an Unternehmen oder statistischen Werten. Zwar steigt die Menge an Informationen von und für den Konsumenten, aber das Maß an Aufmerksamkeit bleibt unverändert. Deshalb stellt sich den Unternehmen die Herausforderung, aus der stetig wachsenden Datenflut die relevanten Kundendaten herauszufiltern und diese neu gewonnene Kundenkenntnis intelligent und produktiv einzusetzen. Ein frühes Beispiel, noch ohne Hilfe des Internets: Bei einem großen amerikanischen Supermarkt wurden Kassenzettel auf unerwartete Korrelationen ausgewertet. Eine war der zeitgleiche Kauf von Babywindeln und Bier am späten Nachmittag. Interpretation: Junge Väter, die nach der Arbeit noch Windeln besorgen müssen, kaufen sich zur Belohnung auch Bier für den Abend. Nun wurden in ausgewählten Filialen Windeln und Bier nebeneinander platziert und der Bierkauf nahm drastisch zu. Data-Mining Das Windel-Bier-Beispiel zeigt, dass große Datensätze allein noch kein Gewinn sind. Der Wert der Daten erwächst erst aus ihrer Verknüpfung. Dafür müssen sie strukturiert aufgebaut und intelligent ausgewertet werden: Data-Mining. Mithilfe des Internets lassen sich solche Verhaltensdaten auf breiterer Basis, in größerer Detailtiefe, technologisch einfacher und vor allem in Echtzeit sammeln. Auf diese Weise werden Informationen über Entscheidungsprozesse, Konsumverhalten, soziales Verhalten, Gedanken, Gefühle etc. digitalisiert und analysierbar gemacht; Informationen, die sonst oft nur im Kopf des Einzelnen enthalten sind. So ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmen auf dieser Basis bereits Kundenverhalten voraussagen können, oft besser als der Kunde selbst. Kreditkartenfirmen wissen sogar, wer sich in den nächsten fünf Jahren scheiden lässt eine weitläufige Spielwiese für die Innovationsfindung. Big Data nutzen Wenn ein Unternehmen ganz gleich welcher Größe Big Data gewinnbringend nutzen möchte, muss es zunächst die relevanten Fragen formulieren, eine Datenstrategie entwickeln und schließlich seinen Kunden eine Plattform bieten, auf der sie Input liefern und Output empfangen können. Wichtig ist hier der Umgang mit Kundendaten: Ohne Transparenz und spürbaren Vorteil für den Kunden wird die Strategie nicht aufgehen. Fazit: Heute bedeutet datenbasiertes Marketing noch einen Wettbewerbsvorsprung. In zehn Jahren wird es voraussichtlich zu einem Hygienefaktor geworden sein. 19

20 Aareon Kongress Keynote Speaker Ranga Yogeshwar Physiker renommierter Wissenschaftsvermittler Mehr Informationen: Als Kind wollte ich sein wie... Einen Kaffee trinken würde ich gerne mit... Meine Lieblingsbeschäftigung ist... Leben möchte ich am liebsten in... Mein Lieblingsreiseziel ist... Glück bedeutet für mich... Meine größte Stärke ist... Mein liebster Romanheld heißt... Meine größte Schwäche ist... Im realen Leben ist mein Held/meine Heldin... Ich lebe nach dem Motto... 20

21 Aareon Kongress Keynote Speaker Christian Gansch Dirigent Produzent Berater Mehr Informationen: Laufbahn Konzertmeister des Wiener Kammerorchesters Führungskraft bei den Münchner Philharmonikern Wechsel in die Musikindustrie als Produzent von weltweit über 190 CDs mit Künstlern wie Pierre Boulez, Claudio Abbado, Lang Lang und Anna Netrebko seit 1995 international erfolgreich als Dirigent u. a. beim BBC Orchester London, City of Birmingham Symphony Orchestra, Russian National Orchestra, Orchestre Philharmonique de Radio France Paris, NHK Symphony Orchestra Tokyo zudem Autor und Redner im Spannungsfeld von Kunst und Wirtschaft; Gründer der Unternehmensberatung für sinfonisches consulting ; Analyse der Analogien der Kommunikations- und Führungsstrukturen von Unternehmen und Sinfonieorchestern sowie das Aufzeigen von Lösungsansätzen, die sich auf Unternehmen übertragen lassen Höhepunkte Vier Grammy Awards Record Academy Award Tokyo in Gold (wichtigster Musikpreis in Asien) Aufführungen der 9. Symphonie von Beethoven mit dem Orchestra Teatro La Fenice in Venedig Proms-Debüt in der Londoner Royal Albert Hall (BBC Liveübertragung) Bücher Vom Solo zur Sinfonie Was Unternehmen von Orchestern lernen können Wer auftritt, muss spielen Zur Person Wie würden Sie sich selbst in wenigen Worten beschreiben? 21

22 Aareon Kongress Keynote Speaker Axel Gedaschko GdW-Präsident Schirmherr des DW Zukunftspreises Mehr Informationen: Herr Gedaschko, Politik und Gesellschaft verlangen wieder einmal viel von der Wohnungswirtschaft: hoch moderne, zielgruppengerechte Wohnungen in zukunftsfähigen Gebäuden und das alles natürlich zu bezahlbaren Preisen. Wie kann die Wohnungswirtschaft das leisten? Wenn es um qualitätsvolles und zukunftsfähiges Wohnen zu bezahlbaren Preisen geht, ist die Wohnungswirtschaft seit jeher am Puls der Zeit. Die Wohnungsunternehmen im GdW sind Vorreiter beim energetischen und altersgerechten Umbau seit Jahren machen sie sich für ein sozial-, stadt-, klima- und generationengerechtes Wohnungsangebot stark. Dafür setzen die Unternehmen auf technische Innovationen, angepasst an die Entwicklungen in unserer Gesellschaft. Das fortschrittliche Denken und Handeln dieser Unternehmen in allen Ehren: Die enormen Herausforderungen, vor die uns insbesondere die Energiewende und der demografische Wandel aktuell stellen, kann die Branche jedoch nicht im Alleingang schultern. Die Politik muss hier gemeinsam mit der Wohnungswirtschaft an einem Strang ziehen. Mit welchen Strategien müsste die Politik die Wohnungswirtschaft bei dieser Aufgabe unterstützen? Gemeinsam an einem Strang ziehen, heißt: Die Politik darf mit ihren gesetzlichen Vorgaben die Wohnungswirtschaft nicht überfordern was im Bereich der Energieeinsparung allerdings droht. Im Gegenteil: In enger Abstimmung mit der Branche müssen mithilfe von steuerlichen Anreizsystemen und finanzieller Förderung die geeigneten Bedingungen für die Unternehmen geschaffen werden, damit sie ihre Wohnungsbestände weiterhin an die Bedarfe ihrer Mieter und der sich verändernden Gesellschaft anpassen können. Kurzum: Anreize statt Zwang diesen Leitsatz muss sich die Politik auf die Fahnen schreiben. Der Aareon Kongress 2013 rückt das Thema Digitalisierung in den Fokus. Welche Rolle spielen IT und Automatisierung für die Bewältigung der anstehenden Aufgaben? Die Bedeutung der Digitalisierung nimmt auch in unserer Branche weiter zu. Automatisierte Prozesse bei der Erfassung und Abrechnung von Energieverbrauchsdaten sind Standard und werden verfeinert. Neue Systeme zur Einzelraumregelung, die über Anwesenheitsprofile gesteuert werden, selbstlernend und nachrüstbar sind, zeigen Energieeinsparpotenziale auf. Ein weiterer Trend: In einigen Woh nungs unternehmen bereits erprobt sind alltagstaugliche technische Assistenzsysteme, die älteren Menschen sowie Menschen mit speziellen Einschränkungen einen Verbleib in der vertrauten Wohnumgebung ermöglichen. Der Aareon Kongress bietet eine Plattform für den Wissens transfer innerhalb der Immobilienwirtschaft. Er fördert den konzentrierten, persönlichen Austausch über neue Ideen, Strategien und Erfahrungen. Wie wichtig ist das für die Branche? Stetiger Wissenstransfer gerade über den direkten Weg des persönlichen Gesprächs ist das A und O für die weiterhin zukunftsweisende Ausrichtung unserer Branche. Der Aareon Kongress ist daher für den GdW als starken Vertreter der Wohnungswirtschaft die ideale Plattform. 22

23 Aareon Kongress Moderation Corinna Wohlfeil Wer wollten Sie als Kind sein? Wer ist für Sie ein Held/eine Heldin? Mit welcher Persönlichkeit des öffentlichen Lebens möchten Sie einen Tag verbringen? Welches Buch hat Sie am meisten beeindruckt? Mehr Informationen: Welche Musikrichtung hören Sie gerne? Wo möchten Sie am liebsten leben? Welche Schwächen können Sie am ehesten verzeihen? Welche Tugend schätzen Sie am meisten? Was bedeutet für Sie Glück? Was sind Ihre Stärken? Wie lautet Ihre Lebensmaxime? 23

24 Informationstechnik Wodis Sigma: automatisches Buchen elektronischer BK01-Kontoinformationen Wodis Sigma und das BK01 Verfahren der Aareal Bank mit der neuen Funktion Buchungsautomatisierung. Erfahrungen aus dem Pilotprojekt zur Einführung bei der Wohnungsbaugesellschaft der Stadt Fürth. Wohnungsbaugesellschaft der Stadt Fürth mbh sen die elek tronischen Kontoinformationen nicht mehr manuell nach Wodis Sigma übernommen und gebucht werden. Vor der Jahresabschlussrechnung wollten Medine Kilic und Christian Börner Das 1957 gegründete Unternehmen verwaltet heute rund eigene und fremdverwaltete Wohnungen und Gewerbeimmobilien und ist darüber hinaus als Bauträger, im technischen Gebäudemanagement und als Haus verwalter tätig. Eine zukunftsorientierte Objektgestaltung, eine starke Serviceorientierung und partnerschaftliche Kundenbeziehungen bilden tragende Säulen der Unternehmensphilosophie der Wohnungsbaugesellschaft Fürth. Weitere Informationen unter: Anfang September 2012 hatte die Wohnungsbaugesellschaft der Stadt Fürth mbh (WBG) mit dem Projekt zur Pilotierung einer neuen, arbeitserleichternden Funktion begonnen. Mit der BK01 Buchungsautomatisierung müsdie Pilotierung abgeschlossen haben. Dem stand auch nichts entgegen, meint Christian Börner, das Verfahren funktioniert, die Erleichterung, die wir uns versprochen haben, ist da. Bisher hatten die beiden Finanzbuchhalter der WBG zur Übernahme der elektronischen Kontoinformationen mit der Buchungsvorschlagsliste gearbeitet. Eine kleine Hürde ergab sich dabei durch die Tatsache, dass die elektronischen Kontoinformationen erst abgeholt werden mussten, bevor die einzelnen Posten in der Vorschlagsliste erschienen und dort weiterbearbeitet werden konnten. Mit der Buchungsautomatisierung ist dieser Zeitverzug hinfällig. Medine Kilic erläutert das Verfahren: Wir haben einen Task definiert, der die aktuellen Kontodaten jeden Morgen abholt und 24

25 Informationstechnik Mit der BK01 Buchungsautomatisierung konnten wir unsere Prozesse im Rahmen der Verarbeitung elektronischer Kontoinformationen vereinfachen und beschleunigen. Ziel erreicht! bereits einliest. Wenn wir kommen, sind die Kontoinformationen schon im System, und wir können direkt damit arbeiten. Die Entwicklung einer Lösung zum automatischen Einlesen und zur weitgehend automatischen Buchung stellt eine nahezu logische Konsequenz aus dem BK01 Verfahren dar. Im Rahmen dieses Verfahrens ist jeder Zahlungsposten durch eine eindeutige BK01 Kontonummer identifizierbar und kann eindeutig einem buchhalterischen Posten zugeordnet werden. Folglich kann ein Unternehmen grundsätzlich auch definieren, welche Zahlungen es nicht mehr manuell kontrollieren möchte. In Wodis Sigma ist genau das mit der BK01 Buchungsautomatisierung möglich, und die Software kann die ausgewählten Kontoinformationen automatisch buchen. Um auch unklare Zahlungen weitgehend automatisiert verarbeiten zu können, wird ein CpD-Konto eingerichtet (Conto pro Diverse), das diese Pos ten Medine Kilic, Finanzbuchhaltung WBG Fürth aufnimmt. Im Rahmen der BK01 Buchungsautomatisierung kann hinterlegt werden, auf welche Aspekte hin die einzelnen Eingänge geprüft werden und dass sie falls Abweichungen zum entsprechenden offenen Posten vorliegen zunächst auf das CpD-Konto gebucht werden. Verglichen werden kann die konkrete Zahlung beispielsweise mit der erwarteten Höhe des Mietsolls. Oder eine Zahlung wird deswegen ausgeworfen, weil für den Posten ein bestimmter Mahnstatus hinterlegt ist. Wir nutzen diese Funktionalität für Kautionseingänge, erklärt Medine Kilic, und überprüfen die Höhe der vorliegenden Kautionsforderung. Für das CpD-Konto bietet die Buchungsautomatisierung kom for table Weiter bearbeitungs möglichkeiten. Bei spiels wei se ist der Träger einer unklaren Zah lungs datei über die freie Suche leicht und schnell zu finden und kann vom CpD-Konto aus direkt bebucht werden. Die Buchungsautomatisierung ersetzt damit komplett die Buchungsvorschlagsliste und das manuelle Buchen über die Buchungserfassung, fasst Kilic zusammen. Ergänzt durch eine ebenfalls neue Funktion zur Kontoauszugsübersicht, die den Überblick über die mittels Automatismus und Nachbearbeitung erledigten Buchungen bietet, stellte die BK01 Buchungsautomatisierung die Finanzbuchhalter der WBG Fürth in der Pilotphase zufrieden. Wir hatten ein paar Funktionen, bei denen wir noch Ver besserungen empfehlen oder die noch nach zuarbeiten sind, sagt Chris tian Börner, aber das ist in dieser Phase normal. Dass wir uns bei der Optimierung dieser schönen Anwendung noch einbringen konnten, hatte auch etwas für sich. Mehr Informationen: Mehr Informationen: wodissigma 25

26 Informationstechnik Geniale Vernetzung von Einkauf und Technik Die LEG NRW baut ihr SAP -System konsequent aus. Aktuellstes Projekt: Eine maßgeschneiderte Lösung verzahnt alle Prozesse in Einkauf und Technik digital und ohne Systembrüche. LEG-Hauptniederlassung, Düsseldorf Mit einem strategischen Projekt haben die LEG NRW und Aareon der LEG-Gruppe den Weg zu völlig neuen, zukunftsweisenden Einkaufsprozessen geebnet. Bereits 2010 hatte die LEG dafür die organisatorische Basis mit dem neuen Bereich Zentraler Einkauf und Technik gelegt. Dessen Leitung übernahm Dietmar Amels. Der erfahrene Betriebswirt hatte eine klare Vision, wie er die Prozesse der Technik und des Einkaufs verknüpfen wollte. Amels Ziel war es, nicht nur den Kleinreparaturprozess elektronisch abzuwickeln, sondern alle Bauleistungen und sonstigen techni schen Dienstleistungen. Selbst an schlie ßende Felder wie Bewirtschaftung und Bestandsdatenmanagement sollten von der neuen Lösung profitieren. Es ging darum, alle Prozesse in Technik und Einkauf auf einer einheitlichen Plattform zusammenzufassen, neu auszurichten und schlüssig miteinander zu verzahnen, betont Alf Tomalla, Geschäftsführer der Aareon Immobilien Projekt GmbH, der das Projekt seitens Aareon leitete. Das System Blue Eagle Individual, das wir 2012 bei der LEG eingeführt hatten, bot dafür beste Voraussetzungen. Das Know-how, diese Voraussetzungen auch optimal zu nutzen, gab den Ausschlag, das Projekt mit Aareon zu realisieren. Natürlich haben wir andere Lösungen im Wettbewerb geprüft, sagt Dietmar Amels, aber letztendlich war die optimale Verzahnung unseres Möchten Sie mehr über dieses Thema erfahren? SAP -Systems mit dem Portal aus einer Hand für uns entscheidend. Viele Meetings und Diskussionen waren nötig, um ein gemeinsames Verständ nis für alle Prozesse und Teilelemente zu schaffen, erinnert sich Amels. Das war vielleicht die größte Hürde. Aareon entwickelte parallel ein tech nisches Konzept, um das erarbeitete Prozess system in all seinen Teilen passgenau zu unterstützen: Dreh- und Angelpunkt ist das SAP -System. Mareon wurde mit eigens erweiterten Funktiona li täten als Onlineplattform in te griert. Mobile Endgeräte schließlich erlauben die Vor-Ort-Bearbeitung im Massengeschäft. Im Sommer soll die neue Lösung unternehmensweit produktiv gehen. Alle LEG-Techniker und -Hauswarte arbeiten dann mit der neuen Lösung, bestätigt Dietmar Amels. Damit kommen die innovativen, digitalen Prozesse auf breiter Front zum Tragen und werden Technik und Einkauf der LEG in ein neues Zeitalter katapultieren. Bernd Schlothane, Zentraler Einkauf/Technik der LEG Wohnen NRW GmbH, und Alf Tomalla, Geschäftsführer der Aareon Immobilien Projekt GmbH, berichten am Dienstag, den 28. Mai 2013, auf dem Aareon Kongress über das Thema Innovative Einkaufsprozesse der LEG Immobilien AG. 26

27 Informationstechnik Innovative Technik sinnvoll genutzt In Einkauf und Technik der LEG NRW greift künftig ein Prozess in den anderen. Überblick Bestandsdaten-Mgmt. Pauschale Beauftragung Regiebetrieb Neue Auftragsarten Verkehrssicherungspflicht Leistungsanforderungsblatt AV(A)-Cockpit Anfrage/Angebot Alle Prozesse werden im Zuge einer letzten Projektstufe ab dem zweiten Halbjahr 2013 in das SAP - System eingebunden. Sie können dann auch über das Unternehmen hinaus dank des Service-Portals Mareon und individueller Erweiterungen effizient gesteuert werden. Die Pflege der Bestandsdaten erfolgt durch den Handwerker einfach über dessen Rechnung. Die Informationen, die in der Rechnung enthalten sind, werden automatisch in das SAP - Sys tem eingespielt. Das spart Zeit und erhöht die Genauigkeit und Aktualität der Bestandsdaten. Digitale Leistungsrückmeldungen bei pauschalen Beauftragungen sorgen für detaillierte Informationen zu Auf trags status und -historie. Die Mitar beiter sind damit ohne Mehr aufwand sofort auskunftsfähig, was wann gemacht wurde und welchen Wert die erbrach ten Leistungen tatsächlich haben. Damit lassen sich Folgeaufträge leichter optimieren. Terminpläne für Pflege und Wartung sind im SAP -System hinterlegt. Sie lösen zu gegebener Zeit automatisch eine Beauftragung über Mareon aus. Das entlastet die Mitarbeiter und kommt dank höherer Transparenz auch den Handwerkern zugute. Die Überwachung der Verkehrs siche rungs pflicht gewährleistet ein neues Kennzeichen. Es gibt an, ob ein Auftrag in dieser Hinsicht relevant ist. Be gehungen lassen sich systemgestützt beauftragen. Zudem wird die Nachweis pflicht durch eine vollständige Do Instandhaltung Projekte Betriebskosten Bewirtschaftung kumentation im ERP-System er füllt. Das minimiert die Haftungsrisiken. Ein Leistungsanforderungsblatt für Auf trag und Kalkulation entlastet die Mitarbeiter im Massengeschäft. Aus diesem Leistungskatalog können Mitarbeiter Einzelpositionen direkt in einen konkreten Auftrag ziehen. Modernisierungen nach Mieterwechsel etwa brauchen so nicht mehr individuell gerechnet zu werden: Auftrag und Kalkulation sind fertig, sobald bei einer Wohnungsübergabe auf einem mobi len Endgerät die Aufnahme erfolgt ist. Einmal erstellt, lässt sich das Dokument im SAP -System mühelos in digitale Freigabeverfahren integrieren. Ein AVA-Cockpit harmonisiert die Auf forderung zur Angebotsabgabe unternehmensweit und für alle Projekte. Damit werden selbst Ausschreibung und Vergabe über die AVA-Software eingebunden. Das erhöht Ef fi zi enz und Transparenz der Prozesse: Jede Anfrage kann an eine be lie bige Zahl von Dienstleistern versandt werden. Und alle Maßnahmen lassen sich direkt im SAP -System verfolgen. Eine Unternehmerbewertung erlaubt es der LEG, ihre Lieferanten auftragsund leistungsbezogen zu bewerten nach individuell gewichteten Kri te ri en. Damit lassen sich Schwächen, aber auch Stärken einzelner Ge schäfts partner klar herausarbeiten. Unternehmerbewertung Effiziente Steuerung aller in das SAP -System eingebundenen Prozesse 27

28 Informationstechnik Sind Sie bereit für eine kompakte Archivierung? Aareon Archiv kompakt ist eine vorkonfigurierte Archivierungslösung für GES und Wodis Sigma. Robust, einfach, übersichtlich kurz: kompakt. Das kommt an. Der Name ist Programm: Aareon Archiv kompakt heißt eine neue Lösung, die vielen, die bislang noch gezögert haben, den Weg zur digitalen Archivierung ebnen wird. Entwickelt hat sie Aareon als weitere Archi vierungslösung, die das Do kumentenmanagement system Aareon DMS ergänzt. Manche unserer Kun den, die mit GES oder Wodis Sigma arbeiten, wollen oder brauchen kein umfassendes Dokumenten manage ment sys tem, sagt Jörg Kaukel, bei Aareon als Produktmanager für die neue Lösung verantwortlich. Für sie ist Aareon Archiv kompakt ideal: eine Rund um-sorglos-lösung, die ihnen im Rahmen einer klassischen Archivierung viele Auf gaben abnimmt. Das beginnt bereits mit der Betriebsform. Aareon Archiv kompakt wird als SaaS- und als Inhouse-Lösung an geboten. Das gibt Anwendern die Option, Betrieb und Pflege in vollem Umfang Aareon anzuvertrauen. Vollwertiges digitales Archiv Aareon Archiv kompakt bietet alle Vorteile, die man von einem digitalen Archiv erwartet: Anwender können ihre Dokumente revisionssicher archivieren auch in mehreren Versionen. Die Abla ge lässt sich komplett automatisieren. Einmal archiviert, können Anwender sekun den schnell den Volltext der Do kumen te nach Stichworten durchsuchen. Dabei können auch mehrere Nutzer gleichzeitig ein und dasselbe Dokument einsehen. Differenzierte Zugriffsrechte klären, wer welche Dokumente abrufen darf. Mehr noch: Aareon Archiv kompakt erlaubt es, Aufgaben prozessgesteuert zu bearbeiten. So kann man Dokumente weiterleiten, automatische Wiedervorlagen terminieren, die Auf gaben in einer Übersicht darstellen oder Vertretungsfälle einrichten. Für Dokumente aller Art Verwaltet werden vor allem Dokumente aus den ERP-Systemen GES oder Wodis Sigma. Doch auch Microsoft Office und andere Anwendungen lassen sich ein binden. Selbst Dokumente aus dem Post ein gang, deren Dokumenteninhalte oft nur als Bild vorliegen, kann Aareon Archiv kompakt als Volltext archivieren. Das Modul OCR und Barcode durchsucht PDF-, JPG-, TIFF-, PNG- oder BMP- Dateien selbsttätig auf Texte und liest diese ein. Gleiches gilt für durch ERP- Systeme erzeugte und den Dokumenten hinzugefügte Barcodes, die das System nutzen kann, um den Index automatisch mit Daten zu befüllen. Aareon Archiv kompakt ist voll in das jeweilige ERP-System integriert. Basierend auf den Datenbanksystemen Mi cro Jörg Kaukel, Produktmanager Aareon Archiv kompakt Möchten Sie mehr über dieses Thema erfahren? soft SQL Server (GES) und Oracle Datenbank (Wodis Sigma) wurde die Entwicklung mit den neuesten Mi crosoft -Technologien durchgeführt. Die 64- bit-tech no logie sorgt für exzellente Perfor mance und erlaubt eine un be grenz te Speicherverwaltung. Das macht Aareon Archiv kompakt robust, stabil und zukunfts sicher. Denn auch das zählt bei ei ner echten Rundum-sorglos-Lösung: Sie hat Bestand. Dann besuchen Sie den Vortrag Aareon Archiv kompakt die kompakte Lösung zur Archivierung auf dem Aareon Kongress Referenten sind Bernd Weiler, Vorstand der Kreisbau Kirchheim- Plochingen eg, und Jörg Kaukel, Produktmanager Aareon Archiv kompakt der Aareon AG. 28