Freihändige Vergabe mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb für die Dienstleistung (Online-) System für Erfolgskontrollmessung (gem. 3 Abs. 1 S.

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1 Teilnehmer des Öffentlichen Teilnahmewettbewerbs Frankfurt/Main, den Teilnahmeantrag zum Öffentlichen Teilnahmewettbewerb (zum Verbleib beim Teilnehmer bestimmt) Freihändige Vergabe mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb für die Dienstleistung (Online-) System für Erfolgskontrollmessung (gem. 3 Abs. 1 S. 3 VOL/A) Anlagen: - Teilnahmeantrag - Verzeichnis der Anlagen - Formblätter Sehr geehrte Damen und Herren, die Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. (DZT) beabsichtigt, die in beiliegender Leistungsbeschreibung bezeichneten Leistungen zu vergeben. 1. Angaben zur ausgeschriebenen Leistung 1.1. Vorstellung des Auftraggebers Die Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. (DZT) ist die nationale Tourismusorganisation in Deutschland. Seit 60 Jahren wirbt die DZT im Auftrag der Bundesregierung für das Reiseland Deutschland im Ausland. Weltweit vermarktet sie die touristische Vielfalt Deutschlands. Sie wirbt damit für eine der größten und attraktivsten Marken - das Reiseland Deutschland. Rund um die Welt ist die DZT mit 11 Auslandsvertretungen und 19 Vertriebsagenturen präsent. Sie bilden die Basis des Vertriebs und sorgen dafür, dass der "Markenartikel" Reiseland Deutschland möglichst weltweit bekannt wird.

2 1.2. Hintergrund des Auftrages Die Vermarktung des Reiselands Deutschland erfolgt über Themenkampagnen und Basisthemen, welche in der Hauptverwaltung der DZT in Frankfurt zentral gesteuert und von den Fachabteilungen in Frankfurt sowie den 30 Auslandsbüros durchgeführt werden. Dabei verfolgt die DZT eine Strategie, bei der alle relevanten Reisesegmente im Markt auf drei verschiedenen Ebenen angesprochen werden: Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Kontakte zu Vertretern der lokalen Reisebranche (Reiseveranstalter, Reiseagenten) sowie die Ansprache von Endkunden (schwerpunktmäßig über Online- und Social Media Kanäle). Eine Erfolgskontrolle der DZT-Maßnahmen in den einzelnen Märkten und in der Zentrale sowie die Nachverfolgung der Zielerreichung der DZT-Themenkampagnen macht eine umfassende Sammlung und Auswertung unterschiedlicher Key Performance Indicators (KPIs) notwendig. Bislang wurde dies u.a. mittels eines auf Excel- Tabellen basierenden Reportingsystems (Quartalsberichte aus den Märkten sowie gesonderter Abfragen z.b. aus der Presseabteilung) bewerkstelligt. Da die Zulieferungen i.d.r. mittels Excel-Tabellen erfolgen, muss das Sammeln, Aufbereiten und Auswerten der Erfolgskontrolle händisch geschehen. Neben einem erhöhten Arbeitsaufwand, sind der Zeitraum bis zur Vorlage einer Beurteilung der Zielerreichung und die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse in Hinblick auf den Soll-/Ist- Vergleich einzelner Kampagnen oder Maßnahmen weitere Aspekte, die eine Modernisierung der Methode notwendig erscheinen lassen. Um diesen Vorgang zeitgemäß zu behandeln und die Ergebnisse besser nutzen zu können, bietet sich eine digitalbasierte Lösung an. Diese Softwarelösung soll mittelfristig andere Mittel der Erfolgskontrolle ablösen. Dadurch wird die strategische Ausrichtung der Arbeit der DZT profitieren und der Arbeitsaufwand durch eine bessere Übersichtlichkeit und schnellere Bereitstellung der benötigten Daten sinken Gegenstand des Auftrages Für das Sammeln und Auswerten der Kennzahlen zur Messung der Erfolgskontrolle wird ein (Online-)System benötigt. Das (Online-)System ist für einen Investitionszeitraum von vier bis sieben Jahren eingeplant. Schwerpunkte sind hier die DZT-Themenkampagnen, die DZT-Basisthemen und die Messung der Teilnehmerzahlen an den DZT-Fachveranstaltungen. Eine Übersicht der zu erfassenden Leistungen gibt die Anlage Erfolgskontrolle Kennzahlen. Ziel ist es, ein intuitiv bedienbares, benutzerfreundliches System in Form einer bestehenden Standard-Software zu nutzen, die falls notwendig auf Sammlung und Auswertung sämtlicher für die Marketingarbeit der DZT notwendigen Datensätze angepasst werden kann und die weltweite Administrationszugriffe auf verschiedenen Ebenen ermöglicht. Dabei sind ohne Medienbruch die folgenden Haupt-Bereiche abzubilden: 1. Planung der Maßnahmen Die Planung der von der DZT weltweit durchzuführenden Maßnahmen soll mittels des Tools erfolgen können. Dazu werden alle Maßnahmen einzeln erfasst, mit den entsprechenden Merkmalen versehen, die eine Filterung und Kategorisierung ermöglichen (Zeitraum, Thema, Land, Partner, geplante Einnahmen und geplante Ausgaben etc.).

3 2. Partnerdatenbank Eine Datenbank mit allen an den Maßnahmen beteiligten Partnern soll eine spätere Zuordnung ermöglichen. Partner erhalten neben Daten wie Name, Anschrift und Kontaktdaten auch Merkmale wie interne Partner (die DZT-Fachabteilungen und Auslandsbüros) oder externe Partner. 3. Eingabe der Kennzahlen Die von der DZT-Erfolgskontrolle erhobenen Datensätze müssen über eine einheitlich gestaltete Eingabemaske von jedem Benutzerkonto aus in das System eingespielt werden können. Zudem sollen eventuell externe Quellen (wie z.b. standardisierte Excel-Tabellen, das ERP- System der DZT etc.) genutzt werden können. Ziel ist es einheitliche Eingaben zur vergleichbaren Kontrolle zu gewährleisten. 4. Filtermöglichkeiten Die durch die Benutzermaske (oder andere Datenquellen) eingegebenen Kennzahlen (KPIs) müssen nach verschiedenen Kriterien gefiltert angezeigt werden können. Dabei muss nach verschiedenen Kategorien vorgefiltert werden können: Maßnahmen (z.b. Pressekonferenz, Social Media, Roadshow), Zielgruppe (B2B, B2C, Presse), Ort (China, Indien, weltweit etc.), Thema (Jahreskampagne, DZT-Basisthema etc.), Zeitraum, beteiligter Partner, Ausgewählte Kennzahl. Weitere Feinfiltermöglichkeiten bieten sich an. 5. Grafische Darstellung Die Ergebnisse sollen in einer optisch ansprechenden, benutzerfreundlichen und individuell anpassbaren Weise grafisch dargestellt werden können. Ziel ist es, die Ergebnisse auf eine Weise anzeigen zu können, die es ermöglicht sich schnell einen Überblick zu verschaffen, die wesentliche Aussagen der Datensätze zu erfassen und darauf basierend entsprechende Maßnahmen vorzunehmen. Schnittstellen bzw. Schnittstellenkompatibilität zu gängigen CRM- und ERP-Systemen (aktuell: MACH) werden vorausgesetzt. Eine Übersicht der benötigten Funktionalitäten / Module auf Projektebene bietet die Anlage Modul-Übersicht Anforderungsprofil. Das System muss entsprechend der Struktur der Veranstaltungen folgende Usergruppen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten berücksichtigen. Teilnehmer- /Usergruppen: DZT Auslandsbüros (ca. 30 weltweite Benutzerkonten; 1 teilnehmende Person pro Auslandsbüro mit begrenzten Zugriffen auf einzelne Teilbereiche) DZT Hauptverwaltung (gesamt ca. 20 Personen mit je einem Benutzerkonto); hier zu unterscheiden: Administratoren mit allen Rechten, ca. 5 Personen Administratoren mit begrenzten Zugriffen auf einzelne Teilbereiche, ca. 5 Personen Personen ohne Administrationszugriff ca. 10 Personen Technische Voraussetzungen Hosting: Sofern das Tool nicht Online beim Lieferanten/Hersteller gehostet wird, kann das Hosting auf der DZT-eigenen Hardware erfolgen. In diesem Fall müssen folgende Vorgaben erfüllt werden: Kompatibel mit VMware (Version 5.5U1), Plattform x86 oder x64. Kommerzielle Betriebs-

4 systeme und Zusatzsoftware (z.b. benötigte Datenbanken) müssen explizit ausgewiesen werden und werden bei der Bewertung des Angebots mit berücksichtigt. Eine Konformitätsprüfung kann erst erfolgen, wenn die genauen technischen Spezifikationen der Anbieter vorliegen. Bei Rückfragen hinsichtlich der Technik steht die IT-Abteilung der DZT gerne zur Verfügung Technischer Stand: Das System befindet sich durch kontinuierliche Updates auf einem der aktuellen Technik angemessenen Stand bzw. lässt sich kontinuierlich updaten. Zugriff: Die DZT arbeitet mit eigenen Büros weltweit zusammen und muss regelmäßig auf alle relevanten Daten zugreifen. Daher müssen die Daten ohne Zugriff auf das DZT-Netzwerk ortsungebunden verfügbar sein und den Zugriff verschiedener User weltweit auf einen Daten-Pool ermöglichen. Dazu können ein webbasiertes System und ein VorOrt-System kombiniert werden, solange diese - ohne Anpassungen an den Datensätzen vornehmen zu müssen - kompatibel sind. Backoffice Anwendungen können auch Client-Anwendungen sein. Datenschutz: Alle Bereiche der Datenbank sind passwortgeschützt Sprachen: Das System unterstützt mindestens die Sprachen Deutsch und Englisch History: Alle Aktionen durch User in der Datenbank (z.b. Eingabe von Datensätzen) müssen automatisch erfasst werden und nachvollziehbar darstellbar sein. Schnittstellen: Standardisierte Schnittstellen sollten vorhanden oder mit minimalem Aufwand konfigurierbar sein (CRM, ERP [MACH], ecommerce-anbieter [b+s allpos]) Es ist ein EVB-IT Vertrag zwischen DZT und Bieter abzuschließen 1.4. Leistungsort Frankfurt am Main 1.5. Ausführungsfrist/Leistungszeitraum Vertragsbeginn: Oktober 2015 Vertragsende: Dezember Aufteilung in Lose Nicht vorgesehen 2. Hinweise zum Vergabeverfahren 2.1. Art der Vergabe Freihändige Vergabe mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb gem. 3 Abs. 1 S. 3 VOL/A

5 2.2. Stelle, die den Zuschlag erteilt Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. Beethovenstraße Frankfurt am Main 2.3. Auskünfte Auskünfte werden erteilt durch: Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. Herr Gary Goh Beethovenstraße Frankfurt am Main, Deutschland Prüfung der Eignung der Bieter Die Prüfung der Eignung der Bieter erfolgt unter den Gesichtspunkten der finanziellen und wirtschaftlichen sowie fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit, insbesondere anhand der in Ziffer genannten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise. 3. Bewerbungsbedingungen 3.1. Form und Inhalt der Teilnahmeanträge Äußere Form Schriftliche Teilnahmeanträge sind als solche zu kennzeichnen und in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift Online-Erfolgskontroll-System bei der unter Ziffer 3.8 angegebenen Stelle einzureichen. Digitale Anträge sind nicht zugelassen Änderungen, Ergänzungen und Erläuterungen Änderungen und Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen sind unzulässig. Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Teilnahmeantrages erforderlich erscheinen, können sie als Anlage beigefügt werden. Änderungen des Bieters an seinen Unterlagen müssen zweifelsfrei sein Unterschrift Alle Unterlagen sowie die Formblätter (soweit vorgesehen) und Erklärungen müssen unterschrieben sein; der Name des/der Unterzeichnenden ist anzugeben Beizufügende Unterlagen Dem Teilnahmeantrag sind die nachfolgend unter Ziffer aufgeführten Unterlagen beizufügen Ausgefüllter und unterschriebener Vordruck,Teilnahmeantrag Ausgefülltes und unterschriebenes Formular Verzeichnis der Anlagen zum Teilnahmeantrag ; Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 1 Angaben zum Bieter Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 2 Erklärung der Bietergemeinschaft ( sofern zutreffend )

6 Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 3 Benennung von Unterauftragnehmern für die zu vergebenden Leistungen ( sofern zutreffend ) Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 4,Referenzen des Bieters/Unterauftragnehmers für die zu vergebenden Leistungen Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 5, Referenzen der für die Ausführung der Leistungen verantwortlichen Mitarbeiter des Bieters/Unterauftragnehmers Unterlagen zur Beurteilung der Eignung Für die Beurteilung der Eignung des Bieters sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Unterlagen einzureichen: Angaben zum Bieter gemäß Formblatt 1 Angaben zum Bieter mit allen dort geforderten Angaben (sofern zutreffend: je gesondert für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft); Referenzen des Bieters gemäß Formblatt 4 Referenzen des Bieters/Unterauftragnehmers mit allen dort geforderten Angaben (sofern zutreffend: je gesondert für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft); Referenzen der Mitarbeiter des Bieters/Unterauftragnehmers gemäß Formblatt 5, Referenzen der für die Ausführung der Leistungen verantwortlichen Mitarbeiter des Bieters/Unterauftragnehmers (sofern zutreffend: je gesondert für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft). Zur Angebotsabgabe werden maximal vier Bewerber aufgefordert. Folgende Eignungskriterien wurden festgelegt, um ggf. die vier geeignetsten Bewerber zu ermitteln: a) Beispiel für eine technische Umsetzung (Referenzmaterial für ähnliche Software, technische Umsetzung soll klar werden) Wertung: 100% Bitte legen Sie Ihrem Teilnahmeantrag aussagekräftige Unterlagen bei, die es der DZT e.v. erlauben, die o.g. Eignungskriterien zu bewerten. Die Referenzmaterialien müssen auf CD oder USB-Stick geliefert werden. Die Vorlage dieser Erklärungen ist zwingend; Teilnahmeanträge, die diese Erklärungen nicht vollständig enthalten, werden gem. 16, Satz 2 VOL/A unter Einhaltung einer zu bestimmenden Frist nachgefordert. Auch die in den Formblättern abgefragten Angaben sind unbedingt vollständig zu machen, und zwar in jedem der vorgesehenen Felder. Kann ein Bieter aus objektiven Gründen bei einem oder mehreren Feldern keine Angaben machen, so ist dies zwingend bei dem bzw. den Feldern zu vermerken und außerdem oder an gesonderter Stelle zu erläutern. Fehlen Angaben, die auch nach wiederholter Aufforderung und ohne dass der objektive Grund hierfür erläutert wird nicht nachgereicht werden, muss die DZT den betreffenden Teilnahmeantrag ohne weitere Prüfung aus dem Verfahren ausschließen.

7 Folgende Mindestanforderungen wurden festgelegt: Der Mindestumsatz der letzten drei Jahren beträgt jeweils EUR ,-. Mindestens zwei Referenzen von bisherigen Maßnahmen für vergleichbare Leistungen für touristische bzw. öffentliche Auftraggeber. Mindestanzahl Mitarbeiter: 10 Personen. Schnittstellenkompatibilität zu gängigen CRM-Systemen und ERP-Systemen (akuell: MACH) werden vorausgesetzt. Mit Aufforderung zur Angebotsabgabe wird ein Termin mit dem jeweiligen Bieter vereinbart, bei dem Details zur gewünschten Leistungsanforderung besprochen werden. Die Ergebnisse sollen dann im Angebot berücksichtigt werden. Die Termine sind für den Zeitraum zwischen dem 9. und 11. Juni 2015 vorgesehen Bietergemeinschaften Arbeitsgemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben in den Teilnahmeanträgen sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer Der Bieter hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will und diese zu benennen. Bei der Einholung von Angeboten von Unterauftragnehmern ist der Bieter verpflichtet, kleine und mittlere Unternehmen angemessen zu beteiligen, Unteraufträge an kleine und mittlere Unternehmen in dem Umfang zu erteilen, wie dies mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbar ist, bei der Übertragung von Teilleistungen nach Wettbewerbsgesichtspunkten zu verfahren und dem Unterauftragnehmer insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise und der Sicherheitsleistungen zu stellen, als sie durch den Auftrag mit dem Bieter vereinbart werden. Die Zustimmung des Auftraggebers für die Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer wird nur in begründeten Ausnahmefällen verweigert Kostenerstattung Die Erstellung der Teilnahmeanträge wird nicht vergütet. Die Vervielfältigungskosten für die Versendung dieser Vergabeunterlagen werden nicht erstattet. Aufklärungspflicht Nach Öffnung der Teilnahmeanträge können von den Bietern Aufklärungen und Angaben verlangt werden, um Zweifel über die Teilnahmeanträge oder den Bieter zu beheben. Antikorruptionsrichtlinie Gemäß der Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsprävention in der Bundesverwaltung vom 30. Juli 2004 erklärt sich der Bieter bereit, seine Beschäftigten, die bei der Leistungserstellung mitwirken, nach dem Verpflichtungsgesetz auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten aus dem Auftrag zu verpflichten.

8 3.8. Abgabe der Teilnahmeanträge Teilnahmeanträge müssen bis zum , 12:00 Uhr, bei der folgenden Stelle abgegeben werden: Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. Vergabestelle Stichwort: Online-Erfolgskontroll-System Beethovenstraße Frankfurt am Main 3.9. Tag, an dem die Aufforderung zur Angebotsabgabe abgesandt wird Voraussichtlich Art der Informationsübermittlung Die Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt elektronisch. Die Einsendung der Teilnahmeanträge / Angebote hat über den Postweg zu erfolgen Bindefrist Die Bindefrist endet am Wir freuen uns auf Ihren Teilnahmeantrag und verbleiben mit besten Grüßen -Vergabestelle-

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