Änderungen für die Lohnabrechnung 2011

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1 Änderungen für die Lohnabrechnung 2011 Wie bereits angekündigt, erhalten Sie nachfolgend noch einmal die wichtigsten Informationen aktuell für die Lohnabrechnung Januar Bitte lesen Sie sich die Punkte genau durch. Um Verzögerungen zu vermeiden, teilen Sie uns bitte die benötigten Daten entsprechend mit. 1. ELENA 2. Elektronische Erstattungsanträge / Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) 3. Automatischer Vortrag der Frei- und Hinzurechnungsbeträge 4. Kürzung der Lohnarten nach Fehltagen 1. ELENA Wie Sie sicherlich der Presse entnehmen konnten, steht das ganze ELENA-Paket aktuell immer noch auf dem Prüfstand. Die Koalition hat den Start des elektronischen Einkommensnachweises Elena um zwei Jahre auf 2014 verschoben. Dies ändert jedoch leider nichts an der Tatsache, dass die derzeit gültigen gesetzlichen Regelungen umzusetzen sind und wir weiterhin sämtliche damit verbundenen Übermittlungen an die zentrale Speicherstelle für Sie durchführen müssen! 2. Elektronische Erstattungsanträge / Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) Ab 2011 sind sämtliche Erstattungsanträge bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Mutterschutz und Beschäftigungsverbot elektronisch abzugeben. Die Übermittlung an die entsprechende Krankenkasse wird automatisch von uns vorgenommen. Durch die gesetzliche Verpflichtung, den Erstattungsantrag maschinell zu erstellen und zu übermitteln, entfällt der bisherige Erstattungsantrag per Papiervordruck. Sie erhalten aber selbstverständlich trotzdem einen Erstattungsantrag als Bescheinigung. Wenn wir die Erstattungsanträge für Sie erstellen und übermitteln sollen, füllen Sie einfach das folgende Formular aus und reichen Sie uns dieses mit der entsprechenden Lohnabrechnung mit ein. Die Angabe der Lohnart (LA) 026 für den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld bzw. der Lohnart (LA) 141 Beschäftigungsverbot auf dem Umsatzblatt bei dem jeweiligen Mitarbeiter ist nach wie vor von Ihnen vorzunehmen. Daran ändert sich durch das neue Formular nichts. a.b.s. Information Januar 2011 Seite 1 von 5

2 Formular Erstattungsantrag / AAG VOLLSTÄNDIG AUSFÜLLEN und mit den Lohnunterlagen hereingeben, wenn ein Erstattungsantrag von uns erstellt werden soll! FKN: PNR: Name: Erstattung im Krankheitsfall / Lohnfortzahlung Krank ab:.. bis:.. Krankheitsursache: normale Krankheit Schädigung durch Dritte Arbeitsunfall / Berufskrankheit Am 1. Tag der Krankheit wurde noch gearbeitet? ja nein Falls ja, wie viele Stunden? Stunden Erstattung Mutterschaftsgeld Erstattung von:.. bis:.. voraussichtlicher Geburtstermin: Mutterschutz von:.. durchschnittlicher Bruttoverdienst der letzten 3 Abrechnungsmonate: durchschnittlicher Nettoverdienst der letzten 3 Monate: täglicher Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld:.. bis:.. Erstattung Beschäftigungsverbot Erstattung von:.. bis:.. Art des Beschäftigungsverbotes: generelles Verbot individuelles Verbot a.b.s. Information Januar 2011 Seite 2 von 5

3 2.1 Erstattung im Krankheitsfall / Lohnfortzahlung Die Erstattung im Krankheitsfall kann selbstverständlich nur angewählt werden, wenn Ihr Betrieb Umlage 1 pflichtig ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn Sie unter 30 festangestellte Mitarbeiter beschäftigen. Bei Unsicherheiten diesbezüglich wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige AOK. Es ist wie bisher auch unbedingt erforderlich, dass Sie uns bei den Mitarbeitern, die Sie nach Stunden abrechnen, die Krankstunden unter der Lohnart (LA) 140 auf dem Umsatzblatt angeben. Nur dann kann der entsprechende Erstattungsantrag korrekt von uns erstellt werden. 2.2 Erstattung Mutterschaftsgeld Wenn sich eine Mitarbeiterin im Mutterschutz befindet, so müssen Sie Ihr als Arbeitgeber einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld gewähren, den Sie sich aber von der Krankenkasse des Mitarbeiters zu 100% erstatten lassen können. Die Erstattung im Mutterschutzfall kann angefordert werden, wenn Ihr Betrieb Umlage 2 pflichtig ist. Das ist in der Regel bei allen Betrieben der Fall. Bei Unsicherheiten diesbezüglich wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige AOK. Es ist wie bisher auch unbedingt erforderlich, dass beim Zuschuss zum Mutterschaftsgeld die Lohnart (LA) 026 bei dem betroffenen Mitarbeiter auf dem Umsatzblatt angegeben wird, da bei der Erstattung nur auf diesen Wert zurückgegriffen wird! 2.3 Erstattung bei Beschäftigungsverbot In einigen Fällen spricht der Arzt der Mitarbeiterin vor Eintritt der Mutterschutzfrist ein so genanntes Beschäftigungsverbot aus (z.b. bei Arzthelferinnen). Die Erstattung im Fall eines Beschäftigungsverbotes kann angefordert werden, wenn Ihr Betrieb Umlage 2 pflichtig ist. Das ist in der Regel bei allen Betrieben der Fall. Bei Unsicherheiten diesbezüglich wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige AOK. Es ist wie bisher auch unbedingt erforderlich, dass beim Beschäftigungsverbot die Lohnart (LA) 141 bei dem betroffenen Mitarbeiter auf dem Umsatzblatt angegeben wird, da bei der Erstattung nur auf diesen Wert zurückgegriffen wird und nur damit dann auch die Arbeitgeberanteile mit auf dem Erstattungsantrag ausgewiesen werden! a.b.s. Information Januar 2011 Seite 3 von 5

4 3. Automatischer Vortrag der Frei- und Hinzurechnungsbeträge Ab 2011 werden keine Papierlohnsteuerkarten mehr ausgestellt. Daher müssen Sie für 2011 folgende Übergangsregelungen beachten: Sie als Arbeitgeber dürfen die Lohnsteuerkarte 2010 anders als üblich nicht nach Ablauf des Jahres 2010 vernichten, sondern erst nach Ablauf des Jahres Sie müssen die Lohnsteuerkarte vorübergehend aushändigen, wenn Ihre Mitarbeiter Eintragungen (beim Finanzamt) ändern lassen wollen. Ergeben sich steuerrelevante Änderungen, so sind Ihre Mitarbeiter verpflichtet, sich diese vom Finanzamt auf der Lohnsteuerkarte 2010 eintragen zu lassen. Fortbestehendes Dienstverhältnis Besteht das Arbeitsverhältnis im Jahre 2011 weiter, müssen Sie als Arbeitgeber die auf der Lohnsteuerkarte 2010 eingetragenen Lohnsteuermerkmale sowie ggf. vorgenommene Änderungen beachten. Beendigung des Dienstverhältnisses: Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses geben Sie als Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte innerhalb einer angemessenen Frist an Ihre Mitarbeiter zurück. Wechsel des Arbeitgebers: Wer seinen Arbeitsplatz im Jahre 2011 wechselt, erhält die Lohnsteuerkarte 2010 vom bisherigen Arbeitgeber und händigt sie dem neuen Arbeitgeber aus. Erstmalige Arbeitsaufnahme: Falls einer Ihrer Mitarbeiter im Jahr 2011 erstmals eine Lohnsteuerkarte benötigt, wird das Finanzamt ihm auf Antrag eine Ersatz-Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ausstellen. Sie tritt an die Stelle der Lohnsteuerkarte. Diese Regelung gilt auch dann, wenn Sie als Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 (irrtümlich) an das Finanzamt übersandt oder vernichtet haben. Erstmalige Ausbildung: Für ledige Auszubildende, die ab 2011 ein Ausbildungsdienstverhältnis beginnen, können Sie auf die Vorlage einer Lohnsteuerkarte verzichten. Sie berechnen die Lohnsteuer einfach nach Steuerklasse I. Sollte die Steuerklasse I nicht in Betracht kommen, kann der Auszubildende beim Finanzamt eine Ersatzbescheinigung für den Lohnsteuerabzug beantragen. Der Auszubildende muss Ihnen jedoch Identifikationsnummer, Geburtsdatum und Religionszugehörigkeit mitteilen. Wir werden erstmals die Lohnsteuerfrei- und Hinzurechnungsbeträge, die 2010 auf den Lohnsteuerkarten Ihrer Mitarbeiter eingetragen waren, automatisch ins Jahr 2011 übernehmen. Sie müssen uns also nur bei Veränderungen dieser Werte die neuen Beträge entsprechend mitteilen. Da Sie für 2010 keine Lohnsteuerkarten mehr in Papierform erhalten, gelten laut Finanzamt die Frei- und Hinzurechnungsbeträge zunächst unverändert für 2011 weiter. Ebenso auch eventuell eingetragene Faktoren. a.b.s. Information Januar 2011 Seite 4 von 5

5 4. Kürzung der Lohnarten nach Fehltagen Bei folgenden Sachverhalten wird das Fixgehalt der Mitarbeiter von unserem Lohnprogramm automatisch anteilig gekürzt, wenn Sie uns nichts anderes angeben: Eintritt des Mitarbeiters während des Monats Krankengeldbezug Mutterschutz Elternzeit Dabei wird bei uns für jeden Monat mit 30 Tagen gerechnet. Die Berechnung erfolgte aber immer anhand der Sozialversicherungstagen, die bei Angabe der oben angegeben Fehlzeiten auch immer mit reduziert werden. Beispiel automatische Kürzung: Gehalt Euro Krankengeld vom (6 Tage) anteiliges Gehalt = Euro / 30 Tage x 24 Tage = Euro Gaben Sie jedoch "unbezahlten Urlaub" als Fehlzeit an, so konnte das Gehalt nicht automatisch von unserem System gekürzt werden, da der Mitarbeiter in diesem Fall zunächst einen Monat weiter versichert bleibt und damit auch die SV-Tage nicht reduziert werden. Sie mussten hier also das Gehalt des Mitarbeiters entsprechend manuell kürzen. Ab 2011 werden wir die Kürzung aber nach den von Ihnen im Kalendarium eingetragenen Fehlzeittagen vornehmen. Damit wird das Lohnprogramm ab 2011 also auch beim unbezahlten Urlaub automatisch die entsprechende Gehaltskürzung vornehmen. Automatische Gehaltskürzungen sind generell nur im laufenden Abrechnungsmonat möglich. Geben Sie Fehlzeiten in Korrekturabrechnungen für vergangene Monate an, müssen Sie hier das Gehalt generell manuell kürzen. a.b.s. Information Januar 2011 Seite 5 von 5

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