Handbuch Software Zeitarbeit - ZAS

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1 Handbuch Software Zeitarbeit - ZAS Inhalt Einführung... 1 Terminplaner... 2 Infos für Datenbankanfänger... 3 ZAS Personal anlegen... 5 ZAS Kunden anlegen... 9 ZAS Wiedervorlage verwalten...12 ZAS Kundenangebot und Word-Vorlagen nutzen...14 ZAS Überlassungsvertrag...21 Tätigkeitsnachweise erfassen...22 Lohnabrechnung...24 Kundenrechnung erstellen...25 Statistik...27 Extras Userverwaltung...28 Einführung Willkommen in unserem Handbuch für ZAS Software Zeitarbeit (Version 2013)! Wir stellen Ihnen hiermit die wichtigsten Funktionen unserer Software zur Erleichterung Ihrer Tätigkeiten vor. Nehmen Sie sich ein paar Minuten, um ein besseres Verständnis über die Arbeitsweise mit unserer Software zu erhalten. Benötigen Sie spezielle Informationen, dann wenden Sie sich gern an unser Team: 1

2 Terminplaner Termine: In diesem Fenster kann man: - Den Terminplaner verwalten - Arbeitsverträge, die in 4 Wochen enden (Ende AV) - Anzeige von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen, die in 14 Tagen enden (Ende ÜV) - Die Wiedervorlagen verwalten (Aktionen/Kunden und Personal) - Notizen eintragen (Notizen) - Die Login-Statistik einsehen - Die Überlassungsverträge (Ein- / Ausgänge) verwalten 2

3 Infos für Datenbankanfänger Jeder fängt einmal an! Deswegen sind hier ein paar Informationen und Begriffserklärungen zum allgemeinen Verständnis zur Verwendung von Datenbanken notiert. Nutzen Sie auch die Hilfe-Angebote von MS-ACCESS im Menüpunkt "?" -> Microsoft-Access-Hilfe. Eine Microsoft ACCESS-Datenbank besteht aus Daten und Strukturen. Die Eingabeformulare (Eingabemasken), die Sie meistens vor sich haben sind Strukturen, die es ermöglichen, Daten einzugeben und zu bearbeiten. Stellen Sie sich einen Karteikasten mit Karteiblättern vor, dann ist der Kasten die Datenbank mit den Karteiblättern als festgelegter Struktur. Die Karteiblätter enthalten verschiedene Daten. Auf bestimmten Plätzen (Feldern) befinden sich bestimmte Arten von Daten, z. B. Datum, Text, Zahlen. Sie können eine neue Karteikarte anlegen, das ist dann ein neuer Datensatz. Sie können eine Karteikarte zerreißen und wegwerfen, das ist dann das Löschen eines Datensatzes. Sie suchen eine bestimmte Karteikarte, dann suchen Sie einen bestimmten Datensatz. Und hier spätestens beginnen die Vorteile einer Access-Datenbank gegenüber einem Karteikasten. Kurze Hinweise zum Arbeiten in den Eingabe-Formularen: Wir gehen davon aus, dass Sie ein Formular, z. B. Personal geöffnet haben. Neuen Datensatz anlegen: Möglichkeiten: - Menü->Start -> Neu (Einfügen ->Neuer Datensatz) - Navigationsleiste unten links: Symbol >* In der Regel erhalten Sie damit eine leere Eingabemaske (manche Felder können bereits mit Werten vorbelegt sein). Jetzt geben Sie in die Felder die entsprechenden Daten (Texte, Zahlen, Datum) ein. Einen vorhandenen Datensatz ändern: Navigieren Sie zu dem gewünschten Datensatz, z. B. über die Navigationsleiste unten links (<, >) und / oder die Volltextsuche (Symbolleiste oben - Fernglas), oder die Schnellauswahl (Formular-Menü oben), oder Tastatur: Strg + Bild auf/bild ab. Jetzt überschreiben Sie die zu ändernden Daten - fertig! Ist der Datensatz gespeichert? Entweder Sie navigieren zu einem anderen Datensatz oder Sie schließen das Formular, dann werden die Daten automatisch gespeichert. Wollen Sie verhindern, dass die Daten gespeichert werden, drücken Sie 2-mal auf die Escape- Taste (Esc) (1-mal letztes Feld rückgängig, 2-mal Datensatz rückgängig). Bestimmte 3

4 Aktionen lösen ebenfalls ein Speichern des Datensatzes aus. In der Regel fragt das Programm nach der Erlaubnis, den Datensatz zu speichern. Bestätigen Sie das bitte. Einen Datensatz löschen: Symbolleiste oben: -> Symbol: >X oder: Datensatzmarkierer (das ist der linke graue Balken über die gesamte Formularlänge) anklicken (verfärbt sich dunkel) und Entf-Taste drücken. Beachten Sie: der Datensatz wird gelöscht und lässt sich nicht wieder herstellen (höchstens aus der Datensicherung). Register: Damit sind die wie Laschen hervorstehenden Einzelseiten gemeint. Im Formular Personal z. B.: Stammdaten, Lohn, Berufe, Formulare usw. Klicken Sie darauf, dann wird dieses Register mit Eingabemasken etc. angezeigt. Klicken Sie bitte einmal auf Formulare, setzen Sie für den vorhandenen Mitarbeiter im Feld Auswahl einen Haken und klicken Sie auf den Button Mitarbeiterprofil. Damit öffnet sich ein neues Fenster mit einer Datenausgabe (im Access genannt: Bericht) Datenausgabe Bericht: Das ist eine spezielle Struktur, die es erlaubt Daten speziell aufbereitet zu sehen und zu drucken. Hier können Sie keine Daten mehr eingeben oder ändern, das passiert zuvor in entsprechenden Formularen (weitere Berichte: Lohnberichte, Rechnungen, Statistiken, Mitarbeiterprofil ). Mit diesen Informationen sollten Sie in der Lage sein, in der Access-Datenbank zu arbeiten, Daten einzugeben und die vorgegebenen Anwendungen zu nutzen. Weitere Funktionen, die die Menüzeile und Symbolleiste oben anbietet, sind Standardfunktionen von Access. Probieren Sie diese aus und/oder lesen Sie die Informationen in der Access-Hilfe nach. Nachfolgend Einführungen zum Arbeiten mit dem ZAS-Programm: 4

5 ZAS Personal anlegen Öffnen Sie per Klick das Personal Wählen Sie den Button neues Personal (oder >* in der Datensatznavigation unten) um einen neuen Datensatz hinzuzufügen. 5

6 Wechseln Sie auf die Registerkarte Stammdaten 1. Füllen Sie die allgemeinen Daten oben aus. Beginnen Sie am besten mit dem Namen, die Personal-Nr. (PNr) wird automatisch vergeben (höchste existierende + 1) 2. Füllen Sie alle relevanten Daten des Mitarbeiters ein. Damit die Lohnabrechnung ordnungsgemäß funktioniert, müssen mindestens die Stammdaten, Lohndaten und Urlaubsdaten eingegeben sein. Damit die Statistik (Meldung Arbeitsagentur) stimmt, müssen die Daten unter Arbeitsvertrag vollständig ausgefüllt sein, insbesondere nach Austritt! Der Status muss wie oben im Screenshot auf aktiv stehen nur so ist es möglich später Tätigkeitsnachweise für den Mitarbeiter einzugeben. Der Status kann auch nachträglich geändert werden. Der Status wird entsprechend der Auswahl oben automatisch gesetzt. Bei Soll-Arbeits-Std. sind die Stunden laut Arbeitsvertrag einzugeben und die Auswahl Berechnung wöchentlich oder monatlich einzustellen. 6

7 Wechseln Sie auf die Registerkarte Lohn und wählen Sie den Tarif aus (Tarife lassen sich unter Menüpunkt Extras bearbeiten). Wählen Sie die Tarifstufe des Mitarbeiters und geben Sie das Datum ein, ab dem dieser Lohn gilt. Klicken Sie auf Lohn dem Mitarbeiter zuweisen. Das bis Datum wird erst ausgefüllt, wenn sich der Lohn ändert, dann erfolgt ein neuer Eintrag mit neuem Ab-Datum. Platz für eigene Notizen: 7

8 Wählen Sie die Registerkarte Urlaub. Im Screenshot hat der Mitarbeiter einen Jahresurlaub von 24 Tagen, geben Sie diese oben ein. Bei ab Datum geben Sie das Einstellungsdatum an, bzw. das Datum ab wann dieser Urlaub gültig ist. Sollte sich der Urlaubsanspruch nach einer gewissen Zeit ändern können Sie das wie folgt eingeben. Beispiel: Der Mitarbeiter fängt am an und hat in den ersten 6 Monaten 24 Tage Jahresurlaub, danach 25 Tage. Achtung: Eintrag mit bis Datum nur abschließen, wenn sich der Urlaubsanspruch ändert bzw. endet. 8

9 ZAS Kunden anlegen Klicken Sie links im Menü auf Kunden, wählen Sie den Button neue Firma (oder >* in der Datensatznavigation), um einen neuen Kunden / Interessenten anzulegen Wechseln Sie auf die Registerkarte Kontakt 1. Füllen Sie die Daten der Firma aus.( Nach der ersten Eingabe bestätigen Sie Änderungen speichern mit JA ) 2. In den Anmerkungen können Sie beliebige Informationen eingeben. 3. Füllen Sie die allgemeinen Daten des Ansprechpartners aus (Hauptkontakt für normale Anschreiben). ( Keine Durchwahlen oder personenbezogene adressen. ) 9

10 Die Kunden-Nummer (KNr) wird vom System automatisch vergeben, sobald die Firma angelegt wird, nach der Regel: höchste bisherige Nr. + 1 Der Status muss wie oben im Screenshot auf Kunde stehen nur so ist es möglich später Tätigkeitsnachweise des Mitarbeiters mit dem Kunden zu verknüpfen. Der Status kann auch nachträglich geändert werden. Der Status wird entsprechend der Auswahl oben automatisch gesetzt. Wählen Sie die Registerkarte Ansprechp. aus Füllen Sie alle personenbezogenen Daten des Ansprechpartners aus. Es ist darauf zu achten das alle Angaben richtig sind. Da das Erzeugen z.b. einer Mail aus dem System möglich ist. Platz für Notizen: 10

11 Wählen Sie die Registerkarte Aktionen 1. Geben Sie das Datum ein (Doppelklick auf das Feld = aktuelle Zeit) und wählen Sie im Feld darunter die Art des Kontaktes aus z.b. telefonisch. 2. Wählen Sie hier den Ansprechpartner aus. 3. Geben Sie den Inhalt des Gespräches stichpunktartig ein. 4. Geben Sie das Datum der Wiedervorlage ein, wenn Ihnen der Kontakt ab dem entsprechenden Zeitpunkt angezeigt werden soll auf der Startseite unter dem Kalender. (Wie Sie mit Ihrer Wiederlage umgehen finden Sie unter Wiedervorlage verwalten ) 11

12 ZAS Wiedervorlage verwalten Im vorigen Beispiel hatten wir eine Wiedervorlage (Kundenaktion) auf den gesetzt. Wechseln Sie links in den Modus Termine Wählen Sie die Registerkarte Aktionen/Kunden Wenn Sie, wie im Screenshot zu sehen, den 13.Mai wählen erscheint die von Ihnen angelegte Wiedervorlage. Durch Anklicken des Button go to können Sie direkt zum Kunden springen. Ist dieser Kontakt abgeschlossen, setzen Sie bei abgearbeitet den Haken, damit wird diese Vorlage auf der Startseite unter dem Kalender nicht mehr angezeigt. Das Anlegen und Verwalten der Aktionen und Wiedervorlagen für das Personal ist analog zu der Vorgehensweise bei den Kunden und Interessenten. 12

13 Platz für Ihre Notizen: 13

14 ZAS Kundenangebot und Word-Vorlagen nutzen Im nachfolgenden Kapitel erfahren Sie, wie einfach Angebote erstellt werden können und wie Sie Word-Dokumente als Vorlagen nutzen. Gehen Sie im ZAS-Menü auf Kunden, danach auf das Register Angebote. Geben Sie die Tätigkeiten und die Verrechnungssätze (VS) ein. Klicken Sie auf Angebot erstellen oder direkt im Kasten auf Start neben eine vorhandene Word-Vorlage. Danach werden Sie gefragt, ob das Dokument automatisch gespeichert werden soll. Wenn Sie das mit Ja beantworten, wird das neue Dokument automatisch im Ordner des Kunden gespeichert (Sie finden es unter dem Register Dokumente), sonst einfach als neues Dokument. Es öffnet sich Word mit dem erstellten neuen Dokument. 14

15 Dieses Word-Dokument können Sie jetzt ganz normal in Word weiterbearbeiten. Beim Erstellen des Angebots werden die Angebotsdaten automatisch in der Historie gespeichert. Dadurch wissen Sie stets, welche Angebote schon in der Vergangenheit geliefert wurden. Ein weiterer nützlicher Punkt ist die Suche nach angebotenen Tätigkeiten. Auf der rechten Seite sehen Sie die Suchmaske. Hier können auch Teilbegriffe eingegeben werden. Die Suche kann auf die Kundenauswahl (z. B. Kunden / Interessenten) eingeschränkt werden, wenn Sie den Haken entsprechend neben dem Suchfeld setzen. Nach Klick auf den Button Suchen werden die Daten gefiltert und Sie können sich durch die Kunden bzw. Interessenten hindurch klicken und diese bearbeiten. Navigationsleiste stets unten in der Fußzeile zum Blättern in den Datensätzen. Nachfolgend sehen Sie im Register Formulare bereits vorhandene Word-Vorlagen für den Bereich Kunden. Diese können über den Button Start geöffnet werden und füllen sich automatisch mit bestimmten vorgegebenen Feldinhalten, wie z. B. Firmenname, PLZ, Ort usw. Die Belegung dafür wird direkt in der Word-Vorlage vorgenommen über Textmarken. 15

16 Weitere bereits verfügbare Word-Vorlagen im Register Formulare: Das Bearbeiten der Word-Vorlagen unter Extras Serienbriefe: Mit einem Doppelklick auf eine Datei öffnet die ausgewählte Vorlage in Word. 16

17 Diese Wordvorlage ist ein ganz normales Word-Dokument und Sie können wie gewohnt den Text, Formatierungen usw. bearbeiten. Die Textteile mit spitzen Klammern sind Textmarken und werden die definierten Feldinhalte aufnehmen, wenn im ZAS dieses Dokument (in unserem Beispiel Kundenangebot) unter Kunden Angebote, bzw. Kunden Formulare gestartet wird. Die Textmarken bearbeiten Sie so: Textmarke markieren (dabei darauf achten, dass die Markierung exakt von Beginn < bis Ende > erfolgt), dann im Menü von Word auf Einfügen Textmarke klicken. Im nachfolgenden Screenshot sehen Sie die Definition für diese Textmarke eingetragen. 17

18 Woher bekommen Sie die entsprechenden Definitionen? Klicken Sie im Falle einer Wordvorlage (nur Kundendaten) auf den Button Abfrage Word- Serienbrief-Kunden (ansonsten entsprechend auf Personal oder ÜV). Sie erhalten eine Tabelle der Abfrage. Die Spaltenüberschriften sind die Feldbezeichnungen und müssen exakt mit den Textmarken in der Word-Vorlage übereinstimmen. Tipp: Benutzen Sie unsere Wordvorlagen, um Ihre eigenen zu erstellen. Sie können vorhandene Textmarken über die Zwischenablage in Ihre eigenen kopieren, oder Sie 18

19 passen einfach den Text und die Formatierung unserer Vorlagen Ihren Wünschen gemäß an. Neue Wordvorlage im ZAS-System einbinden: Speichern Sie das Word-Dokument im ZAS-Ordner serienbriefe. Klicken Sie auf den Button Vorlage im System einbinden. In der folgenden Grafik sehen Sie die Eingabe der Word-Vorlage: Klicken Sie unten in der Navigationsleiste auf >* für einen neuen Eintrag: 19

20 Jetzt können Sie die Datei auswählen und die entsprechende Abfrage zuweisen und auswählen, in welchem Bereich die Vorlage angezeigt wird. Platz für Ihre Notizen: 20

21 ZAS Überlassungsvertrag Klicken Sie dafür im Personal auf den Reiter Überlassungsvertrag: Beginnen Sie mit der Eingabe ÜV-Nr., Beginn der Überlassung, Ende (falls bekannt). Weiter darunter mit dem Kundenverrechnungssatz (VS). Basis-VS bedeutet, dass für Zuschläge ein anderer VS verwendet wird, nämlich der Basis-VS. Wenn das nicht der Fall ist, bleibt der Basis-VS auf 0. Im Block darunter können Sie Lohnvorgaben für den Mitarbeiter treffen, falls sie vom Standard abweichen. VMA (Verpflegungsmehraufwand bzw. Auslöse) können Sie für diese Überlassung definieren, genauso Fahrkosten. Diese werden dann automatisch für die Abrechnung übernommen. Wählen Sie die Firma aus, in die der Mitarbeiter überlassen wird, die Tätigkeit, ggfs. noch einen Einsatzort (kann auch eine Kostenstelle sein), Zusatzqualifikationen und Sonderkonditionen. Im mittleren Bereich geben Sie Angaben zur Arbeitssicherheit und arbeitsmedizinischen Vorsorge ein, soweit erforderlich. Rechts im violetten Kasten finden Sie spezifische Angaben für den Kunden, wie Zuschläge und Daten zum Branchentarifzuschlag. Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf den Button ÜV speichern. Damit werden die Daten im Verlauf darunter gespeichert und sind in der weiteren Abrechnung verfügbar. 21

22 Tätigkeitsnachweise erfassen Klicken Sie dazu im Menü links auf Zeitnachweise. Für einen neuen TKN (Tätigkeitsnachweis) klicken Sie auf Neuer TKN (oder >* in der Navigationszeile unten). Beginnen Sie nun oben in der Zeile KW und geben Sie das Startdatum der Kalenderwoche ein oder wählen Sie diese über das Auswahlfeld aus. Die Zuordnung zum Lohnmonat (grüner Bereich) wird automatisch entsprechend der eingegebenen KW erstellt. Falls in der KW ein Monatswechsel erfolgt, ist folgendes zu beachten. Die Einträge dürfen nur für den Monat erfolgen, dem der TKN zugeordnet ist! Ggfls. ist für dieselbe KW ein 2. TKN anzulegen und die Zuordnung des Monats anzupassen. Darunter wählen Sie den Mitarbeiter aus 2 Möglichkeiten einmal nach Personal-Nr. oder nach Nachnamen sortierte Auswahl. Danach die Firma auswählen, wo der Einsatz erfolgte. Über VS (Verrechnungssatz) wählen Sie den VS entsprechend dem zuvor angelegten ÜV (Überlassungsvertrag) aus. Die vorgegebenen Daten des ÜV werden automatisch übernommen, ansonsten vorgegebener Lohn des Mitarbeiters. Jetzt können Sie direkt die Arbeitszeiten eingeben. Alternativ können Sie (-> Zeiten) auch direkt die Zeiten von bis und die Pausenzeit (dezimal 30min = 0,5) eingeben. Danach zurück auf Arbeitsstd. wechseln und den Button Arbeitszeiten berechnen klicken. In den Zeilen je Arbeitstag können weitere Daten eingegeben werden, z. B. Krank, Urlaub, Feiertag bis zu VMA und Stunden-Sammelkonto. Zur Ermittlung von Zuschlägen klicken Sie auf den Button Vorschläge für Zuschläge berechnen. Das Programm berechnet die Zuschläge nur als Vorschlag und zeigt die Ergebnisse je für den Mitarbeiter und Kunden in den grauen Feldern an. Prüfen Sie das Ergebnis und per Klick auf > können Sie dieses je in die weißen Felder übernehmen oder direkt eintragen. Erst dann erhalten Sie diese Werte in den Abrechnungen (Lohn, Kundenrechnung). 22

23 Für den Fall, dass der Branchentarifvertrag im ÜV ausgewählt wurde, werden rechts oben im TKN entsprechend der erforderliche Lohnzuschlag für den Mitarbeiter berechnet, den Sie per Klick auf den Button Lohnzuschlag zuweisen in das Feld Lohn Differenzausgleich übernehmen. Ganz rechts im gelben Feld Hinweis BZ sehen Sie die anzupassenden VS für den Kunden. Beim Überschreiten der Schwelldaten, wird der VS des TKN automatisch angepasst. Rechts unten im blauen Bereich können Sie Vorschuss-Zahlungen an den Mitarbeiter eingeben. Darunter können Sie beliebige Lohndaten eingeben, die im TKN sonst nicht verfügbar sind. Tipp: Übernehmen Sie auf Ihren Abrechnungsbeleg die TKN-Nr. von ZAS. So können Sie immer vom Beleg ausgehend den Datensatz zuordnen und schnell finden. Platz für Ihre Notizen: 23

24 Lohnabrechnung Um die Lohnabrechnung zu starten, klicken Sie links im Menü auf Lohnabrechnung. Geben Sie den Abrechnungsmonat ein, z. B. 3. Klicken Sie auf Anzeigen. Damit sehen Sie die Lohndaten aller Mitarbeiter. Wenn Sie die Abrechnung eines bestimmten Mitarbeiters sehen wollen, Gehen Sie auf Personal wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus, gehen Sie auf Lohn und dann auf Lohnabrechnung für diesen MA prüfen. 24

25 Klicken Sie im Menü links auf Rechnungen: Kundenrechnung erstellen Klicken Sie auf Rechnung Vorschau neben der jeweiligen Firma, so erhalten Sie die Vorschau der Rechnung und können diese auf Richtigkeit prüfen. Änderungen sind immer noch möglich. Klicken Sie auf Rechnung vorbereiten: Prüfen und passen Sie gegebenenfalls an: Rechnungsdatum, Vorsatz vor Rechnungsnummer, Rechnungsnummer, Mwst., Zahlungsziel. Sind die Daten korrekt, klicken Sie auf Rechnung erstellen. Die Rechnung wird erstellt, die letzte Rechnungsnummer als Ausgang für die nächst folgende gespeichert. Die erstellten Rechnungen können erneut angezeigt und weiterbearbeitet werden unter Kunden Rechnungen/Zuschläge: 25

26 Sie können ein PDF-Dokument erzeugen und dieses per versenden. Weiterhin können Sie Mahnungen, Storno (Gutschrift) erstellen. Hinweise zum Korrigieren fehlerhafter Rechnungen: - Vorgehensweise 1 gesamte Rechnung wird reklamiert: Storno erzeugen und ausdrucken. Rechnung Reset die vorhanden Rechnung wird gelöscht, TKNs stehen für neue Rechnung zur Verfügung und können geändert, ergänzt und angepasst werden. Neue Rechnung erstellen wie oben beschrieben. - Vorgehensweise 2 Kunde wünscht korrigierte Rechnung mit selber Rechnungsnummer oder Rechnung ist noch gar nicht versendet: Einfach den / die entsprechenden TKN(s) korrigieren, dazu muss im jeweiligen TKN der Schreibschutz entfernt werden (Button links unten). Danach Rechnung erneut aufrufen und ausdrucken etc. 26

27 Statistik Hier finden Sie statistische Auswertungen und diverse Listen und Übersichten. Im linken Teil wird in der Regel das Anfangs- und Enddatum vorgegeben (außer Mahnungen, OP- Liste). In der Box Mitte entsprechend dem Monat bzw. Jahr. 27

28 Extras Userverwaltung Gehen Sie auf Extras und User. Entsprechend der vorgegebenen Anzahl der Lizenzen legt das System neue User automatisch mit dem ersten Start von ZAS an. Der User-Name wird anhand des Windows-Benutzers erkannt und eingetragen. Im Beispiel: Olaf. Die Nutzung von ZAS kann für diesen User eingeschränkt werden, z.b. das Öffnen bestimmter Bereiche. Im unteren Bereich können für diesen User weitere Daten eingetragen werden, wie eine Grußformel, die automatisch in Word-Vorlagen eingeblendet werden kann, und der Kunden-Beratername, der automatisch beim Neuanlegen von Kunden und Mitarbeitern eingetragen wird. Wird die Lizenz für einen anderen User benötigt, kann der User problemlos gelöscht werden. Soweit in Kürze die wichtigsten Funktionen von ZAS Software für Zeitarbeit. Anregungen, Informationen, etc. dazu können Sie mir gern zukommen lassen über unsere Internetseite: 28