Plancal Jahresendhilfe

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1 Plancal Jahresendhilfe 2014/2015 Hinweis: Die Quellensteuertarife 2015 senden wir Ihnen zu, sobald diese von allen Kantonen auf der Webseite des Bundes ( ex.html?lang=de) publiziert worden sind. In der Regel sind die Tarife zwischen dem 15. und 20. Januar verfügbar.

2 Jahresend-Hilfe Jahreswechsel 2014/2015 Inhalt, Layout und Druck von Trimble International (Schweiz). Konstruktive Rückmeldungen zu diesen Schulungsunterlagen nehmen wir gerne per an entgegen. Trimble International (Schweiz), Seestrasse 5a, Postfach 326, 8810 Horgen Telefon: , Fax: Homepage: Technische Änderungen vorbehalten. Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Firmen, sonstigen Namen und Daten sind frei erfunden. Diese Schulungsunterlage darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Trimble International (Schweiz) in keiner Form, ganz oder in Auszügen, elektronisch, fotomechanisch oder mechanisch reproduziert oder vervielfältigt werden. Copyright 2014 Trimble International (Schweiz). Alle Rechte vorbehalten. Microsoft, Windows-Logo ist ein Warenzeichen der Microsoft Corp. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum des jeweiligen Rechteinhabers. 2

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 3 1 Plancal Jahresend-Hilfe Willkommen zur Plancal Jahresend-Hilfe 4 2 Datenbankverwaltung Daten sichern: Lohn, Check und Mitarbeiterverwaltung 5 3 Check Stunden/Ferienvorträge buchen Jahreswechsel mit Stundenkontrolle aus Vormonat 6 4 Mitarbeiterverwaltung Sollstunden der Mitarbeiter erfassen Erstellen der Kontrollphasen Eingabe der Sollstunden 8 5 Lohnbuchhaltung Monatslohn auszahlen Mit Bildung eines Gutschriftkontos Ohne Bildung eines Gutschriftkontos Auszahlung in separatem Lohnlauf Auswertungen am Jahresende Lohnausweis drucken Lohnausweis definieren Wenn Probleme beim Öffnen oder Drucken des Lohnausweises 2005 auftreten Ein neues Geschäftsjahr eröffnen Firmenstamm anpassen Firmenadresse in den Firmenstamm übernehmen Default vom Vorjahr übernehmen Lohnausweis-Definition vom Vorjahr übernehmen BVG Abzüge 17 6 Sage 50 Rechnungswesen Jahresabschluss Gewinn/Verlust verbuchen Neues Geschäftsjahr Saldoübernahme Transitorische Buchungen Neue MwSt-Nummer (UID) gültig seit MwSt-Abrechnung Kontrolle der Abrechnung anhand der MwSt-Verprobung Neues Schweizer Rechnungslegungsrecht (nrlr) Sind Sie bereit? Empfehlung zu Zeitplan und Version 41 7 Mandantenverwaltung Einrichten der Mandantenverwaltung Einrichten des Referenzmandanten für die Fakturaverwaltung 43 8 snap snap Nummerierung Dokument-Nummerierung ändern (mit Fakturaverwaltung) 48 3

4 1 Plancal Jahresend-Hilfe 1.1 Willkommen zur Plancal Jahresend-Hilfe Mit der Plancal Jahresend-Hilfe verfügen Sie über ein nützliches Werkzeug, das Sie befähigt, selbstständig den Jahresabschluss der abschlusspflichtigen Programme erfolgreich durchzuführen. Zu den abschlusspflichtigen Programmen gehören folgende Programmmodule: Datenbanksicherung Check Mitarbeiterverwaltung Lohnbuchhaltung Finanzbuchhaltung snap Aus langjähriger Erfahrung empfehlen wir, vor dem Abschluss der verschiedenen Programmmodule, die Jahresend-Hilfe in Ruhe zu studieren und während des Abschlusses als Hilfsmittel zu verwenden. Das Plancal-Team wünscht Ihnen bei den Abschlussarbeiten viel Erfolg. 4

5 2 Datenbankverwaltung 2.1 Daten sichern: Lohn, Check und Mitarbeiterverwaltung Schliessen Sie die Lohnbuchhaltung und Mitarbeiterverwaltung. Sichern Sie Ihre Lohn- und Mitarbeiterdatenbank mit dem Zusatzprogramm "PCL-Datenbankverwaltung". Sie finden dieses Programm in der Plancal Menügruppe. Tipp: Sichern Sie Ihre Daten auch auf zusätzliche externe Speicher, wenn Sie über solche verfügen. Danach wählen Sie die zu sichernde Datenbank (z.b. Lohnbuchhaltung Hauptmandant, Mitarbeiterverwaltung Hauptmandant). Es kann nur eine Datenbank auf einmal gesichert werden. Wählen Sie danach die Schaltfläche "Sichern". Bei der Abfrage "Zielverzeichnis wählen" im Fenster "Ordner suchen" wählen Sie das Verzeichnis und bestätigen die Wahl über die Schaltfläche "OK". (Wichtig: Über die Schaltfläche "Abbrechen" können Sie die Sicherung auch mittels eines anderen Mediums vornehmen). Empfehlung: Sichern Sie die Datenbanken zweimal, d.h. erstellen Sie zwei Sicherungskopien, und bewahren Sie diese getrennt voneinander an einem sicheren Ort auf, z.b. in einem Tresor. Nach erfolgter Sicherung können Sie die Datenbankverwaltung schliessen. 5

6 3 Check 3.1 Stunden/Ferienvorträge buchen Wenn Ihre Mitarbeiter nicht alle Ferientage oder die geleistete Überzeit im Vorjahr kompensiert haben, können Sie diese in das neue Geschäftsjahr übertragen. Wählen Sie in Check die Buchungsmaske "Ferienvortrag" oder "Stundenvortrag" und buchen auf die gewünschten Mitarbeiter die Ferien- oder Stundenvorträge ins neue Jahr Jahreswechsel mit Stundenkontrolle aus Vormonat Wichtig: Gilt nur bei gleichzeitigem Einsatz von Check und Win32 Lohnverwaltung. Jahreswechsel Check mit GO! Lohn ist in der Hilfe von GO! Lohn beschrieben. Führen Sie die Stundenkontrolle jeweils vom Vormonat (Lohnart 530), werden die Stunden/Ferienvorträge ebenfalls am 1. Januar im Check gebucht. Die Werte zu den Stunden/Ferienvorträge erhalten Sie in der Check-Auswertung "Präsenzzeitkontrolle Mitarbeiter" per 30. November. Hinweis: Mit der Option Sollstunden aus Vormonat (Lohnart 530) können die gebuchten Werte beim Jahreswechsel nicht automatisch über "Plancal Verbindung Lohn" an das Lohnprogramm übergeben werden. Die Vorträge aus CHECK müssen zusätzlich auf den entsprechenden Lohnarten z.b "Stundenvortrag" und 9310 "Ferienvortrag" in Tagen im Lohnprogramm (Periode Januar) manuell gebucht werden. Die restlichen Buchungen aus CHECK wie Arbeitszeit, Spesen etc. können über "Verbindung Plancal Lohn" übertragen werden. Wichtig: Unter Datei-Verbindung Plancal Lohn im Check-Programm dürfen bei den Kategorien/Arbeitsarten Ferienvortrag und Stundenvortrag keine Lohnarten hinterlegt sein. Allfällige hinterlegte Lohnarten kann man mit der Taste "Delete" löschen. 6

7 4 Mitarbeiterverwaltung 4.1 Sollstunden der Mitarbeiter erfassen Erstellen der Kontrollphasen Sollstunden setzen Sie ein, um die geleisteten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter mit den Sollstunden Ihres Betriebs abzugleichen und zu überprüfen, ob Ihre Mitarbeiter genügend Arbeitsstunden geleistet haben. Die Sollstunden werden in "Kontrollphasen" in der Mitarbeiterverwaltung geführt. Diese bestimmen die Länge einer Abrechnungsperiode. Kontrollphasen werden für jedes Jahr neu definiert. Öffnen Sie die Mitarbeiterverwaltung und klicken auf den Menübefehl "Bearbeiten - Kontrollphasen". Sind die Kontrollphasen für das aktuelle Jahr nicht erstellt, bestätigen Sie die Abfrage über die Schaltfläche "Ja", ausser: Sie verwenden keine Standardkontrollphasen, d.h. wenn Sie z.b. vom 20. eines Monats bis zum 19. des nächsten Monats abrechnen, bearbeiten Sie die einzelnen Einträge in der Tabelle manuell. Wenn Sie die Kontrollphasen des letzten Jahres übernehmen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Übernehmen" und wählen das Vorgabejahr, z.b aus. Speichern Sie das neue Kontrolljahr über die Schaltfläche "Speichern" und schliessen das Fenster über die Schaltfläche "Beenden". 7

8 4.1.2 Eingabe der Sollstunden Öffnen Sie das Sollstundenfenster eines Mitarbeiters, indem Sie die Schaltfläche "Sollstunden" anwählen. Die Sollstunden des aktuellen Jahres werden angezeigt. Wenn Sie eine Vorlage der Sollstunden erfassen möchten, aktivieren Sie die Checkbox "Vorlage verwenden" und vergeben einen Namen (z.b. Sollstunden 100%; eine Erfassung nach Jahren ist nicht nötig, da dies vom Programm über die Kontrollphasen gesteuert wird). Die Vorlage kann beim nächsten Mitarbeiter ausgewählt werden, indem Sie die Checkbox "Vorlage verwenden" aktivieren und die Vorlage über das Auswahlmenü auswählen. Erfassen Sie für jeden Monat die zu leistenden Stunden, indem Sie jede einzelne Monatszeile anwählen. Im Feld "Sollstunden" erfassen Sie die monatliche Arbeitszeit und im Feld "Arbeitszeit/Tag" die durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag. Über die Schaltfläche "Speichern" wird das Total kumuliert. Vergessen Sie nicht, den jährlichen Ferienanspruch in Tagen oder Stunden anzugeben. Der Ferienanspruch wird bei jedem Mitarbeiter einzeln vergeben, er wird nicht als Vorlage gespeichert. Speichern Sie den Datensatz über die Schaltfläche "Speichern". 8

9 5 Win 32 Lohnbuchhaltung Hinweis: Für GO! Lohn finden Sie die entsprechenden Informationen zum Jahreswechsel in der Hilfe <F1> Monatslohn auszahlen Für die Auszahlung des 13. Monatslohnes stehen in der Lohnbuchhaltung zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Hinweis: Sollte sich eine oder mehrere der aufgeführten Lohnarten nicht in Ihrer Lohnabrechnung befinden, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie die Lohnabrechnung und klicken auf das Symbol "Lohnart einfügen". Wählen Sie im Lohnartenstamm die gewünschte Lohnart mittels Doppelklick Mit Bildung eines Gutschriftkontos Um diese Möglichkeit zu nutzen, muss dem Mitarbeiter für jede Lohnabrechnung des vergangenen Jahres mit der Lohnart 3910 der Anteil des 13. Monatslohnes auf die Saldo- Lohnart 8160 gutgeschrieben worden sein. Die Gutschriften werden in der Berechnung der AHV-, ALV-, Quellensteuerabzüge etc. berücksichtigt. Die Auszahlung wird mit der Lohnart 3921 oder 3920 vorgenommen, das heisst, der Saldo der über das Jahr angesammelten Anteile des 13. Monatslohnes wird ausbezahlt. Beachten Sie bitte, dass dieses Verfahren nicht von allen Quellensteuerämtern toleriert wird, da dadurch die Progression bei der Auszahlung des 13. im Dezember umgangen wird Ohne Bildung eines Gutschriftkontos Bei jeder Lohnabrechnung wird die Summe aller pflichtigen Lohnarten in der LA 90 kumuliert. Dieser Anspruch kann auf der Lohnabrechnung der Mitarbeiter wahlweise durch die LA 8164 ausgewiesen werden. Die Auszahlung des 13. Monatslohns kann mit der LA 3935 vorgenommen werden. Wurden während des Jahres bereits Auszahlungen mit den LA 3900, 3901 oder 3935 vorgenommen, so werden diese in der Berechnung automatisch berücksichtigt. Der 13. Monatslohn kann auch manuell errechnet und dann mit der LA 3900 ausbezahlt werden. Hinweis: LA = Abkürzung von Lohnart Auszahlung in separatem Lohnlauf Hinweis: Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, den 13. Monatslohn zusammen mit der normalen Dezember Abrechnung auszuzahlen, da erst zu diesem Zeitpunkt alle Daten für eine automatische Berechnung des 13. verfügbar sind. Der 13. Monatslohn wird meist vor der definitiven Abrechnung als "Akonto-Zahlung" ausbezahlt. Erstellen Sie dazu die Abrechnung wie folgt: Erstellen Sie zuerst die "Akonto-Abrechnung" (z.b. per 6. Dezember) und erfassen Sie mit der Lohnart 7001 den auszubezahlenden Akontobetrag. 9

10 Vergessen Sie dabei nicht, auch die Lohnart 521 "Ferien in Stunden" oder 522 "Ferien in Tagen" und 531 "Stundenkontrolle" einzutragen, da sonst der Feriensaldo und der Stundensaldo nicht übernommen werden. In einem zweiten Schritt erstellen Sie die definitive Abrechnung, bei der bereits ausbezahlte Beträge berücksichtigt werden sollen. Erstellen Sie dazu die "normale" Abrechnung per 31. Dezember und erfassen zusätzlich die Lohnarten 501 und 3935, um den bezahlten Akontobetrag zu berücksichtigen und den effektiven 13. Monatslohn zu errechnen. 10

11 5.2 Auswertungen am Jahresende Folgende Auswertungen müssen gemäss der Programmabnahme durch die Suva ausgedruckt und aufbewahrt werden: Hinweis: All diese Listen finden Sie im Menü "Datei - Drucken mit...". Wählen Sie die gewünschte Abrechnung und bestätigen Sie die Wahl über die Schaltfläche "Öffnen". AHV-Lohnbescheinigung SUVA-Jahresabrechnung AHV-freie Lohnsummen (zur AHV-Lohnbescheinigung) Kinderzulagenabrechnung Lohnkonto (Persönliche Jahreskonten mit Firmentotal) Textabweichungen Lohnarten Lohnausweise: Für einen korrekten Ausdruck Ihrer Lohnausweise beachten Sie bitte die untenstehenden Hinweise. Übrige, individuell zu erstellende Listen. Folgende Listen werden zusätzlich als Grundlage für die SUVA-Revision benötigt und müssen bei jeder Lohnabrechnung erstellt werden: Lohnarten-Rekapitulation Lohnabrechnung Übrige, individuell zu erstellende Liste Hinweis: Sämtliche Lohnaufzeichnungen sowie die zu deren Revision dienenden Buchhaltungsunterlagen und weitere Belege sind lückenlos während mindestens fünf Jahren aufzubewahren. Für buchführungspflichtige Betriebe (Art. 957 OR) gilt die zehnjährige Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 962 OR. 11

12 5.2.1 Lohnausweis drucken Wählen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Drucken mit..." und öffnen die Auswertung "Lohnausweis 2005". Im Filter wählen Sie die Mitarbeiter aus, für welche der Lohnausweis gedruckt werden soll. Standardmässig ist die Option "Formular Drucken" ausgewählt, damit das offizielle Lohnausweis-Formular ebenfalls gedruckt wird. 12

13 5.2.2 Lohnausweis definieren Damit die entsprechenden Werte auf dem Lohnausweisformular erscheinen, müssen die einzelnen Felder definiert werden. Öffnen Sie das Lohnausweis-Formular 2005 über Bearbeiten/Lohnausweis. Die Plancal empfiehlt, die folgenden Standard-Lohnarten einzufügen (ohne Gewähr): Ziffer Bezeichnung Standard LA 1 Lohn: Bruttolohn - alle Lohnarten die in der Ziffer 2 7 vorkommen! 2 Gehaltsnebenleistungen: individuell gem. Kunde 3 Unregelmässige Leistungen: individuell gem. Kunde 4 Kapitalleistungen: individuell gem. Kunde 5 Beteiligungsrechte gem. Beiblatt: individuell gem. Kunde 6 Verwaltungsratsentschädigungen: individuell gem. Kunde 7 Andere Leistungen: individuell gem. Kunde 8 Bruttolohn total: automatische Berechnung 9 Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV: AHV-Abzug ALV-Abzug ALV-Abzug II NBU-Abzug 10 Berufliche Vorsorge: 10.1 Ordentliche Beiträge 2. Säule: BVG Pensionskasse BVG Pensionskasse 10.2 Beiträge für den Einkauf 2. Säule: BVG Einkauf 11 Nettolohn: automatische Berechnung 12 Quellensteuerabzug: Quellensteuer Quellensteuer Quellensteuer 13 Spesenvergütungen: 13.1 Effektive Spesen: Reise, Verpflegung, Übernachtung: individuell gem. Kunde Übrige: individuell gem. Kunde 13.2 Pauschalspesen: Repräsentation: individuell gem. Kunde Auto: individuell gem. Kunde Übrige: individuell gem. Kunde 13.3 Beiträge an die Weiterbildung: individuell gem. Kunde 14 Weitere Gehaltsnebenleistungen: individuell gem. Kunde 15 Bemerkungen: individuell gem. Kunde Mit einem Mausklick auf das zu ändernde Feld im Lohnausweis wird der Dialog mit den im Feld hinterlegten Lohnarten angezeigt. 13

14 Wählen Sie die Schaltfläche "Einfügen", wenn Sie eine zusätzliche Lohnart in das ausgewählte Feld einfügen möchten. Das Fenster Lohnarten wird angezeigt, mit einem Doppelklick auf die gewünschte Lohnart wird diese übernommen. Es besteht die Möglichkeit, Lohnarten zu löschen. Markieren Sie die zu entfernende Lohnart und wählen danach die Schaltfläche "Löschen". Wenn Sie alle Anpassungen vorgenommen haben, wählen Sie die Schaltfläche "Beenden", um den Dialog zu schliessen. Hinweis: Durch Anklicken des Zeichens "+" kann die Lohnart auch abgezogen werden. Danach wird ein "-" anstelle des "+" angezeigt. Details entnehmen Sie bitte aus der "Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises" von Ihrer Steuerbehörde. Hinweis: Weitere Informationen finden sie auf der Homepage von "Schweizerische Steuerkonferenz": Sind die Felder auf dem neuen Lohnausweis-Formular 2005 definiert, erfassen Sie bitte noch Ihre Firmenadresse mit der Telefonnummer unten rechts direkt im Lohnausweis Formular. Abweichungen für einzelne Mitarbeiter können wie bis anhin direkt im Mitarbeiter-Fenster unter Lohnausweis erfasst werden. Hinweis: Wenn Bemerkungsfelder im Lohnausweis gelöscht oder Tippfehler korrigiert werden sollen, benutzen Sie die Backspace-Taste und nicht die Delete-Taste Wenn Probleme beim Öffnen oder Drucken des Lohnausweises 2005 auftreten Sollte sich der Lohnausweis über das Menü "Bearbeiten" mit dem Befehl "Lohnausweis" nicht öffnen lassen, wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "Konstanten". Überprüfen Sie, ob unter dem Eintrag "Lohnausweis" im Feld Wert "Lohnausweis 2005" hinterlegt ist. Sollte dies nicht der Fall sein, wählen Sie diesen mit einem Doppelklick in der Spalte "Wert" aus. 14

15 Wenn der Lohnausweis mit 0.00 Fr. Werten gedruckt wird, ist keine Lohnausweis-Definition hinterlegt. Wählen Sie im Menü "Extras - Lohnausweis-Definition vom Vorjahr übernehmen". Sollten noch keine Definitionen vorhanden sein, werden Standardwerte eingetragen. 5.3 Ein neues Geschäftsjahr eröffnen Sperren Sie alle Lohnabrechnungen des alten Lohnjahres, damit keine Änderungen mehr vorgenommen werden können. Wählen Sie in der Symbolleiste das Symbol "Abrechnung Sperren". Wenn Sie die Zahlungsläufe in die Finanzbuchhaltung verbuchen, erübrigt sich dieser Schritt, da mit der Verbuchung die Abrechnungen automatisch gesperrt werden. Öffnen Sie die Lohnbuchhaltung und wählen in der Symbolleiste das neue Abrechnungsjahr Über das Symbol "Mitarbeiter automatisch einfügen", im Fenster "Mitarbeiter/ Lohnstufen", fügen Sie alle Mitarbeiter automatisch ein. Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "Firmenstamm", damit der Firmenstamm mit Werten des Vorjahres erstellt wird. 15

16 5.3.1 Firmenstamm anpassen Im Firmenstamm können Sie allfällige betriebsinterne Wertänderungen anpassen. Dazu öffnen Sie den Firmenstamm über das Menü "Bearbeiten - Firmenstamm". In der Regel müssen alle Jahre die prozentualen SUVA-Ansätze angepasst werden Firmenadresse in den Firmenstamm übernehmen Überprüfen Sie den Eintrag "Firmenadresse" und stellen Sie sicher, dass Ihre Adresse richtig übernommen wurde Default vom Vorjahr übernehmen Wählen Sie im Menü "Extras" den Befehl "Default vom Vorjahr übernehmen...", um die Default- Lohnarten zu übernehmen. Wenn nachträglich im 2014 noch Default-Lohnarten geändert werden, müssen die Default-Lohnarten im 2015 nochmals übernommen werden. 16

17 5.3.4 Lohnausweis-Definition vom Vorjahr übernehmen Um die Lohnausweis-Definitionen beizubehalten, wählen Sie im Menü "Extras" den Befehl "Lohnausweis-Definitionen vom Vorjahr übernehmen". Sollten noch keine Definitionen vorhanden sein, werden Standardwerte eingetragen. Hinweis: Wurde bei Ihnen der neue Lohnausweis 2005 erst in diesem Jahr neu installiert und kommt im Jahr 2014 erstmals zum Einsatz, müssen Sie die Lohnausweis-Definitionen nicht vom Vorjahr übernehmen. Durch ein versehentliches Übernehmen vom Vorjahr werden die Definitionen von beiden Lohnausweisen, auch von Lohnausweis 2005, übernommen. Da beim Lohnausweis 2005 kein Vorjahr definiert ist, wäre dieser nach einer Übernahme leer BVG Abzüge Die BVG Abzüge für 2015 müssen bei jedem BGV-pflichtigen Mitarbeiter vor der ersten Abrechnung in den Default-Lohnarten angepasst werden. Lohnart 4150 BVG Pensionskasse. 17

18 6 Sage 50 Rechnungswesen 6.1 Jahresabschluss Gewinn/Verlust verbuchen Nachdem Sie alle Buchungen, die das alte Geschäftsjahr betreffen, erledigt und die Bilanz und Erfolgsrechnung gedruckt haben (Menü "Auswertung", Befehl "Bilanz" - "Erfolgsrechnung"), kann der Gewinn verbucht werden. Der Gewinn wird aufgrund der Bilanz und der Erfolgsrechnung ermittelt und wird im alten Geschäftsjahr verbucht. Es besteht die Möglichkeit, dass der Gewinn im alten Jahr nicht verbucht, sondern die Eröffnungsbilanz des neuen Geschäftsjahres um den Betrag des Gewinns resp. Verlusts angepasst wird. Nachfolgend zeigen wir eine Möglichkeit, wie der Gewinn verbucht werden kann. Die Wahl der Konten ist jedoch firmenspezifisch. Achten Sie darauf, dass je ein Erfolgs- und ein Bilanzkonto gewählt wird, damit die Erfolgsrechnung und die Bilanz ausgeglichen werden. Datum Text Soll Haben Bruttobetrag Steuerbetrag Gewinnverbuchung

19 6.1.2 Neues Geschäftsjahr Für jedes neue Geschäftsjahr wird ein Mandant angelegt, welcher Offene Posten und Personenkonten des alten Jahres sowie Abschluss-Saldi (als Saldovortrag) und Vorjahreswerte beinhaltet. Um Fehlermeldungen beim Saldoübertrag zu vermeiden, empfehlen wir, VOR dem Geschäftsjahreswechsel die Bücher inkl. Adresskorrektur neu aufzubauen (per Tastatur mit <F7> oder über "Extras" - "Bücher neu aufbauen "). Vergewissern Sie sich, dass Sie sich im aktuellen Mandanten befinden. Wählen Sie im Menü "Extras" den Befehl "Geschäftsjahreswechsel" und folgen dem Assistenten. Bestätigen Sie den Assistenten über die Schaltfläche "Weiter". 19

20 Im Fenster "Mandanten" werden automatisch der Quell- und der neue Folgejahrmandant angegeben. Wünschen Sie den Folgejahrmandanten zu wechseln, öffnen Sie über die Auswahlschaltfläche [ ] das Fenster "Öffnen mit" und wählen den gewünschten Mandanten. Bestätigen Sie den Assistenten über die Schaltfläche "Weiter". Wünschen Sie die Datensicherung in ein anderes Verzeichnis zu kopieren, ändern Sie den entsprechenden Dateipfad. Um den Mandanten zu komprimieren, aktivieren Sie die Checkbox "Sicherung in ZIP-Datei". Bestätigen Sie den Assistenten über die Schaltfläche "Weiter". 20

21 Aktivieren Sie die Checkbox "Bücher reorganisieren" mit den Optionen: "OP saldieren und überprüfen" sowie "PK saldieren und überprüfen" und "Liste der letzten Buchungen neu erstellen". Bestätigen Sie den Assistenten über die Schaltfläche "Weiter". Saldoübernahme über die Auswahlschaltflächen. Bestätigen Sie den Assistenten über die Schaltfläche "Weiter". 21

22 Definieren oder übernehmen Sie die Budget-Zahlen. Bestätigen Sie den Assistenten über die Schaltfläche "Weiter". Definieren Sie das Konto für den Gewinn- oder Verlustvortrag. Sie können hier den Gewinn bzw. Verlust automatisch vortragen, indem Sie ein entsprechendes Konto eingeben. Der aktuelle Gewinn/Verlust des alten Jahres wird automatisch zum Saldovortrag des entsprechenden Kontos addiert. Bis das aktuelle Jahr abgeschlossen ist, sollte kein Gewinn/Verlust verbucht werden. Bestätigen Sie den Assistenten über die Schaltfläche "Weiter". 22

23 Definieren Sie die Nummernkreise beim Jahreswechsel. Bestätigen Sie den Assistenten über die Schaltfläche "Weiter". Definieren Sie die neuen Startwerte der Personenkonten und Offenen Posten. Bestätigen Sie den Assistenten über die Schaltfläche "Weiter", falls im 2014 keine neuen Personenkonti bzw. Debi-/Kredi-Rechnungen mehr erfasst werden, sonst müsste hier zwingend der PK und OP Debi/Kredi-Nummernkreis erhöht werden. 23

24 Definieren Sie die Einstellung für die Finanzbuchhaltung. Buchungen nicht übernehmen. Bestätigen Sie den Assistenten über die Schaltfläche "Weiter". Definieren Sie die Einstellungen für die Nebenbücher. Übernehmen Sie ausgeglichene OPs NICHT! Entscheiden Sie, ob Sie die Personenkonten von Einmalkunden/Einmallieferanten ins neue Geschäftsjahr übertragen wollen oder nicht. Bestätigen Sie den Assistenten über die Schaltfläche "Weiter". 24

25 Überprüfen Sie die angezeigten Einstellungen des Geschäftsjahreswechsels, bevor Sie die Schaltfläche "Starten" anwählen. Bestätigen Sie den Assistenten über die Schaltfläche "Start". Das neue Geschäftsjahr wird angelegt. Bestätigen Sie den Assistenten über die Schaltfläche "Fertigstellen". 25

26 6.1.3 Saldoübernahme Oft möchte man das neue Jahr bereits eröffnen, obwohl im alten Jahr noch Buchungen erfasst werden müssen. Dies ist problemlos möglich, da der Saldovortrag des neuen Geschäftsjahres auch nachträglich jederzeit wieder aktualisiert werden kann. Dazu gehen Sie folgendermassen vor. Wählen Sie im Mandanten des neuen Geschäftsjahres den Befehl "Saldoübertrag" aus dem Menü "Extras". Der Assistent für den Saldoübertrag beinhaltet grundsätzlich die gleichen Funktionen wie der Assistent Geschäftsjahreswechsel. Der Vorjahresmandant ist bereits vorgegeben. Klicken Sie anschliessend auf "Weiter". Arbeiten Sie den Assistenten durch, wie beim neuen Geschäftsjahr. Auch hier empfehlen wir, die gleichen Einstellungen zu akzeptieren, die schon vorgegeben sind. Achtung: Beim Saldoübertrag wählen Sie Nummernkreise weiterlaufen lassen. 26

27 Nur wenn im neuen Geschäftsjahr bereits nicht verbuchte Zahlungsläufe vom 2014 übernommen wurden, muss hier Zahlungsläufe synchronisieren angewählt werden, sonst nicht. 27

28 Anschliessend starten Sie den Vorgang mit dem Button "Start". Gemäss den Einstellungen werden nun Saldovortrag, Vorjahreswerte und Budget mit den Werten des alten Geschäftsjahres aktualisiert. Hinweis: Der Saldoübertrag kann mehrmals durchgeführt werden, dadurch entstehen keine Doppelbuchungen. 28

29 6.1.4 Transitorische Buchungen Abgrenzungsoptionen festlegen Die Finanzbuchhaltung bietet die Möglichkeit, erfolgswirksame Buchungen bereits bei der Erfassung der Entstehungsbuchung transitorisch abzugrenzen. Um die Abgrenzung zu automatisieren sind gewisse Voreinstellungen nötig. Dazu wechseln Sie in das Menü "Extras-Optionen". Im Register "Abgrenzungen" definieren Sie die folgenden Einstellungen: Allgemein Wählen Sie im Auswahlfeld "Typ" die Einstellung "Transitorische Abgrenzungen" und aktivieren Sie die Checkbox "Automatische transitorische Abgrenzungen aktivieren" Vorgabewerte Im Auswahlfeld "Nummernkreis" wählen Sie die Einstellung "Allgemein". Erfassen Sie die Gruppe "T" und erfassen die Transitorischen Aktiven- und Passiven-Konten. Dazu setzen Sie den Mauszeiger in das jeweilige Auswahlfeld "TA" oder "TP" und wählen die "F5" Taste, um im Fenster "Konten" die gewünschten Konten auszuwählen. Aktivieren Sie den Radio-Button "Neuer Buchungstext". Damit wird der Text des eingegebenen Buchungstextes übernommen. 29

30 Rückbuchungen: Aktivieren Sie die Checkbox "Buchungen beim Geschäftsjahreswechsel auflösen". Aktivieren Sie den Radio-Button "Soll/Haben tauschen". Im Auswahlfeld "Nummernkreis" wählen Sie die Einstellung "Allgemein". Erfassen Sie die Gruppe "R". Aktivieren Sie den Radio-Button "Neuer Buchungstext:" und erfassen z.b. den Text "Rückbuchung". Bei der Rückbuchung wird der Ursprungstext angepasst. Mit den transitorischen Buchungen werden die Abgrenzungen von Ertrag und Aufwand während des Geschäftsjahreswechsels vorübergehend gebucht Buchen der transitorischen Aktiven und Passiven Zunächst erfassen Sie über das Menü "Bearbeiten - Buchen" im Modus "Rechnung" (Kredi/Debi) die Entstehungsbuchung. Bevor Sie die Buchung speichern, wählen Sie die Schaltfläche "A". 30

31 Aktivieren die Checkbox "nur transitorisch buchen" Und setzen Sie den Beginn auf den des Folgejahrs und das Ende auf den des entsprechenden Jahres. Bestätigen Sie die Abgrenzung über die Schaltfläche "OK". Anschliessend drücken Sie die Schaltfläche "Buchen" und speichern Sie den Datensatz über die Schaltfläche "Speichern". Im neuen Geschäftsjahr wählen Sie den Menübefehl "Extras - Saldoübertrag", um die transitorischen Buchungen zu importieren. 31

32 6.1.5 Neue MwSt-Nummer (UID) gültig seit 2014 Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz MwSt ersetzt die sechsstellige MwSt-Nummer. Das UID-Gesetz ist per 1. Januar 2011 in Kraft getreten. Jedem Unternehmen in der Schweiz wurde eine einheitliche Identifikationsnummer zugeteilt. Die UID-Nummer mit dem Zusatz MwSt hat die alte sechsstellige MwSt-Nummer ersetzt. Die Hauptabteilung Mehrwertsteuer und das Bundesamt für Statistik BFS hatten die Steuerpflichtigen mit einem gemeinsamen Schreiben informiert. Welches ist meine neue MwSt-Nummer? Die UID hat das Format "CHE ", die MwSt-Nummer setzt sich zusammen aus dieser UID und dem Zusatz "MWST" die MwSt-Nummer hat somit das Format: CHE MWST Hinweis: Nach der korrekten UID kann im UID-Register des Bundesamtes für Statistik gesucht werden" Der Zusatz kann auch in italienischer (IVA) oder französischer Sprache (TVA) erfasst werden. Die englische Abkürzung (VAT) ist hingegen nicht erlaubt. Bitte prüfen Sie, ob Sie die neue MwSt-Nummer in Sage bereits erfasst haben oder geben Sie diese ein. Dazu gehen Sie in Sage unter Extras/Optionen auf das Register Buchen und geben die neue Nummer im Feld UID ein: 32

33 6.1.6 MwSt-Abrechnung Sage Finanzbuchhaltung bietet zwei Wege, damit die Mehrwertsteuerabrechnung mit den Zahlen der Buchhaltung exakt übereinstimmt: 1. Möglichkeit: Abrechnungsperioden speichern (empfohlen von Sage und Plancal AG) Die am häufigsten angewandte Vorgehensweise ist, die einzelnen Abrechnungsperioden zu speichern. Wenn Sie die Mehrwertsteuerabrechnung erstellt haben und die Auswertung auf dem Bildschirm angezeigt wird, klicken Sie im Dialog "MwSt-Abrechnung (Formular)" auf [Speichern]. Die MwSt.-Abrechnung der entsprechenden Periode wird damit in einer eigenen Datei abgelegt. Mit dem Menübefehl [Bearbeiten] - [MwSt] - [Gespeicherte Perioden...] können Sie die Mehrwertsteuerabrechnung immer wieder aufrufen und falls nötig noch bearbeiten. 2. Möglichkeit: Steuerbuchungen pro Quartal fixieren (nicht empfohlen!) Fixieren Sie die Steuerbuchungen eines Quartals, bevor Sie die Mehrwertsteuerabrechnung erstellen. Dies ist jedoch nicht sehr flexibel, da sich die Buchungen anschliessend nicht mehr editieren lassen und die Steuerbuchungen nicht vor nachträglichen Änderungen geschützt sind. Sollten Sie eine bereits abgerechnete Periode korrigieren, stimmt Ihre Buchhaltung nicht mehr mit den ausgewiesenen Umsätzen überein. Selbst wenn eine Periode journalisiert ist, könnten Sie noch zusätzliche Buchungen in diesem Zeitraum erfassen. Sage und Plancal empfehlen die 1. Methode, da sich nur so die vergangenen MwSt- Abrechnungen separat anzeigen und ändern lassen. 33

34 Abrechnungsperioden speichern (1. Möglichkeit, empfohlen) Um die Mehrwertsteuerabrechnung zu erstellen, öffnen Sie die Fibu und wählen im Menü "Auswertung" den Befehl [MwSt-Abrechnung]. Im Dialogfenster "MwSt-Abrechnung" können die folgenden Angaben getätigt werden: Die Checkbox "Gespeicherte Periode subtrahieren" muss aktiviert sein. 34

35 Das Programm-interne Formular der Mehrwertsteuerabrechnung wird in der Regel von der Steuerverwaltung nicht akzeptiert. Es ist aber möglich, das offizielle Formular direkt zu bedrucken. Dazu aktivieren Sie die Checkbox "Formular direkt bedrucken". Die Ränder in den Feldern für individuelle Randeinstellungen müssen individuell (auch je nach Drucker) ausgefüllt werden. Wird die Option aktiviert, wählt das Programm für den Ausdruck eine Vorlage, welche die Felder des regulären MwSt-Formulars ausfüllt. Falls noch keine Periode gespeichert ist, muss im Feld "Datum bis" das Stichdatum der jeweiligen Abrechnungsperiode (z.b ) eingegeben werden. Auf diese Weise wird eine Mehrwertsteuerabrechnung für den gesamten Zeitraum erstellt, von deren Summen die bereits für vorhergehende Perioden abgerechneten Beträge subtrahiert werden. Damit ist sichergestellt, dass sämtliche Buchungen ausgeglichen werden, auch diejenigen, die nachträglich in bereits abgerechnete Perioden eingegeben werden. Somit wird gewährleistet, dass Ihre Mehrwertsteuerabrechnung mit den Zahlen Ihrer Buchhaltung übereinstimmt. Nachdem Sie die Buchungen eines Quartals abschliessend kontrolliert haben, erstellen Sie die Mehrwertsteuerabrechnung. Mit der Schaltfläche [Speichern] können Sie die Abrechnung der aktuellen Periode speichern. Über den Menübefehl [Bearbeiten] - [MwSt] - [Gespeicherte Perioden] können die bereits gespeicherten Perioden jederzeit eingesehen und bearbeitet werden. 35

36 Steuerbuchungen pro Quartal fixieren (2. Möglichkeit, nicht empfohlen) MwSt-Fixiernummer Wählen Sie die MwSt-Fixiernummer (Nr. 1 für das 1. Quartal, 2 für das 2. Quartal usw.). Dies ist jedoch nur möglich, wenn die Buchungen vorgängig journalisiert und fixiert wurden. Wenn Sie eine provisorische Abrechnung erstellen wollen, wählen Sie die Fixiernummer 0. Dies empfiehlt sich, wenn Sie als erstes einen Überblick über die geschuldete Mehrwertsteuer erhalten wollen. Inkl. fixierte Buchungen Wenn Sie eine provisorische Abrechnung erstellen wollen, die auch fixierte Buchungen aus einer früheren Periode enthält, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Gespeicherte Perioden subtrahieren Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie den Abrechnungszeitraum frei eingeben möchten. Hinweis: Wird bei der Berechnung des MwSt-Formulars die Fehlermeldung 2103 angezeigt, können Sie die Meldung über die Schaltfläche "OK" bestätigen. (Wenn Sie diese Meldung unterdrücken wollen, wählen Sie den Befehl "Extras Optionen". Im Fenster "Optionen" wählen Sie das Register "Buchen" und deaktivieren das Kontrollkästchen "Warnung Steuerschlüssel/Formeln". 36

37 6.1.7 Kontrolle der Abrechnung anhand der MwSt-Verprobung Mit der MwSt-Verprobung kann die Auswertung der MwSt nachvollzogen und überprüft werden. Öffnen Sie das Menü "Auswertung" und wählen Sie den Befehl "MwSt-Verprobung". Folgende Einstellungen können für die MwSt-Verprobung vorgenommen werden: Mit Vorteil wird "nach Steuerkürzel" sortiert, damit die einzelnen Positionen mit der MwSt-Abrechnung verglichen werden können. Wenn alle Buchungen, die die MwSt betreffen, aufzulisten sind, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Details unterdrücken". Somit kann jede Buchung überprüft werden. 37

38 Wichtige Daten zur Kontrolle der MwSt-Abrechnung: Kontrolle des Gesamtumsatzes Der Gesamtumsatz (Punkt I, Ziffer 299) in der MwSt-Abrechnung muss dem Total Ertrag in der Erfolgsrechnung entsprechen, ausser wenn erfolgswirksame Buchungen ohne Steuern vorgenommen wurden. Steuerschlüssel "frei" Sämtliche Steuerschlüssel "frei" werden unter dem Punkt I, Ziffer 230 "Nicht steuerbare Leistungen " im Steuerformular aufgeführt. Minusvorzeichen unter Ziffer 230 "Nicht steuerbare Leistungen " Können entstehen, wenn evtl. Aufwände oder Aktiven mit dem Steuerschlüssel "frei" gebucht wurden, oder wenn versehentlich ein falscher Steuerschlüssel verwendet wurde. Belege journalisieren Wenn alle Beträge der MwSt-Abrechnung stimmen, wählen Sie im Menü "Bearbeiten" "Journalisieren..." aus Im Dialogfenster "Belege journalisieren" können Sie das Datum eingeben, bis zu welchem die Buchungen journalisiert werden sollen. Im Feld "Sortieren nach" wird festgelegt, wie das Journal sortiert und bei einer Auswertung dargestellt wird. Wichtig: Sobald die Belege journalisiert sind, können sie nicht mehr verändert werden, es lohnt sich daher, zuerst eine provisorische MwSt-Abrechnung zu erstellen. 38

39 Steuerbuchungen fixieren Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "MwSt-Abrechnung fixieren". Sämtliche Steuerbelege von Anfang des Geschäftsjahres bis zum angegebenen Datum (z.b ) werden der nächsten Fixiernummer (z.b. 4) zugewiesen. Im Idealfall sollte jede Fixiernummer einem Quartal entsprechen. Nach diesem Vorgang werden die Belege auf der provisorischen Abrechnung nicht mehr berücksichtigt. Auch können sie keiner anderen Abrechnungsperiode mehr zugewiesen werden. In der Auswertung werden alle Belege ausgewiesen, die noch nie abgerechnet und somit keiner Abrechnungsnummer zugewiesen wurden und die innerhalb des Datumsbereiches liegen. 39

40 Verbuchung und Zahlung an die Eidg. Steuerverwaltung Der Buchungssatz für die Verbuchung der Zahlung an die Eidg. Steuerverwaltung lautet wie folgt (die Kontonummern können abweichen): Datum Text Soll Haben Bruttobetrag Steuerbetrag Abrechnung MwSt 4. Quartal Abrechnung MwSt 4. Quartal Abrechnung MwSt 4. Quartal Abrechnung MwSt 4. Quartal Die Konten 2016 (Umsatzsteuer), 1061 (Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen) und 1062 (Vorsteuer auf Investitionen und übrigen Betriebsaufwand) müssen zum Abrechnungszeitpunkt (in der Regel per Ende Quartal) immer ausgeglichen sein. Da das Konto 2016 während des Quartals hauptsächlich im Haben gebucht wurde, muss der Ausgleich im Soll stattfinden. Die Konten 1061 und 1062 müssen im Haben ausgeglichen werden. 40

41 6.2 Neues Schweizer Rechnungslegungsrecht (nrlr) Die neue Rechnungslegung trat am 1. Januar 2013 in Kraft und wird nach einer Übergangsfrist per 1. Januar 2015 definitiv eingeführt. Mit dem neuen Rechnungslegungsrecht wurden die Kriterien für die Buchführungspflicht geändert. Die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung sind neu im Gesetz verankert. Das neue Rechnungslegungsrecht sieht grundsätzlich eine 2-jährige, für die Konzernrechnung gar eine 3-jährige Übergangsfrist vor (erstmalige Anwendbarkeit für das Geschäftsjahr 2015 bzw. bei der Konzernrechnung 2016). Wie viel ändert sich wirklich und wen betrifft es? Lesen Sie dazu das Infobulletin neues Rechnungslegungsrecht Sind Sie bereit? Was Wie Wann 1 Informieren Grundinformationen beschaffen: Q Infobulletin > Download Treuhand / Revisionsstelle 2 Abklären Fachliche Abklärung mit Revisionsstelle oder Treuhand: Handlungsbedarf Nötige Anpassungen Zusätzliche Anforderungen (Bsp. Geldfluss) > Empfehlung von Revisionsstelle u. Treuhand 3 Umsetzen Applikatorische Umsetzung mit Plancal: Kontaktaufnahme mit Plancal (info-ch@plancal.com) oder Partner für Umsetzung gemäss Resultate Abklärung. Definition Vorgehen und Umsetzung Q Q oder Q Abnahme Abnahme durch Revisionsstelle / Treuhand Q oder Q Empfehlung zu Zeitplan und Version Wir empfehlen Ihnen, alle notwendigen Anpassung des Kontorahmens an die neue Rechnungslegung per vorzunehmen. So können Sie allfällige nachträgliche und aufwändige Umsaldierungen für den Jahresabschluss 2015 sowie für allfällige Monats-, resp. Quartalsabschlüsse vermeiden. Des Weiteren empfehlen wir Ihnen, frühzeitig das Sage50 Update auf die aktuelle und offiziell gewartete Version 2014 zu planen und vorzunehmen, damit wir Sie optimal bei der Umsetzung unterstützen können. 41

42 7 Mandantenverwaltung 7.1 Einrichten der Mandantenverwaltung Schliessen Sie sämtliche Plancal Programme. Öffnen Sie die Mandantenverwaltung. Beim Login-Dialog muss der Benutzer "Administrator" ausgewählt werden, da nur dieser über die nötigen Rechte verfügt. Öffnen Sie in der Symbolleiste die Auswahlliste und wählen den gewünschten Mandanten aus. Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "Mandanten-Info" oder das Symbol "Mandanten- Info" aus der Symbolleiste. Das Fenster "Mandanten-Information" öffnet sich. Öffnen Sie im Fenster "Mandanten-Information" den Dialog "Verzeichnis wählen", indem Sie auf den Platzhalter (schwarzer Punkt) im Verzeichnis "Fibu/Debi/Kredi" doppelklicken. Hinweis: Aus programmtechnischen Gründen kann der Datei-Pfad Ihrer Installation vom angegebenen Datei-Pfad abweichen. Prüfen Sie den Dateipfad des Vorjahresmandanten 2014 in der Pfadleiste. Wichtig: In diesem Verzeichnis dürfen nicht mehr als 4 Mandanten-Jahre sichtbar sein. Sind mehr als 4 Mandanten-Jahre enthalten, entfernen Sie den ältesten Eintrag im Verzeichnis "Fibu/Debi/Kredi" in der Maske "Mandanten-Information", indem Sie den Eintrag markieren und mit der Taste "Delete" entfernen. Im Dialogfenster "Verzeichnis wählen" öffnen Sie Ihr Mandanten-Verzeichnis mit einem Doppelklick auf den Ordner "REWE" im Verzeichnis "DATA". Danach werden Ihre Mandanten angezeigt. Wählen Sie den neuen Mandanten mittels Doppelklick aus und schliessen das 42

43 Fenster über die Schaltfläche "OK". Bei der Passwort-Abfrage müssen Sie sofern ein Mandanten-Passwort in Sage50 gesetzt ist zwei Mal das Mandanten-Passwort (pro Jahr, nicht das Anmeldepasswort) eingeben. Jetzt wird der Mandant anhand des Datums des Geschäftsjahres im Mandanten-Informationsfenster angezeigt. Wichtig: Wenn Sie ein Mandanten-Passwort (pro Jahr, nicht das Anmeldepasswort) für die Fibu verwenden, dieses aber nicht eintragen, werden Sie bei jedem Verbuchungsvorgang danach gefragt. Wenn Sie über die Fakturaverwaltung verfügen, muss zusätzlich der Referenzmandant auf den neuen Mandanten konfiguriert werden. Die Vorgehensweise dazu finden Sie im Kapitel "Einrichten des Referenzmandanten für die Fakturaverwaltung Einrichten des Referenzmandanten für die Fakturaverwaltung Um den Referenzmandanten der Fakturaverwaltung einzurichten, muss zuerst der Fibu- Mandant eingerichtet werden. Schliessen Sie alle Plancal Programme. Öffnen Sie die Mandantenverwaltung. Beim Login-Dialog muss der Benutzer "Administrator" gewählt werden, da nur dieser das Recht hat, Änderungen an den Mandanten-Daten vorzunehmen. Stellen Sie in der Auswahlliste in der Symbolleiste den gewünschten Mandanten ein. Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Punkt "Mandanten-Info" oder klicken Sie auf das "Baum" Symbol in der Symbolleiste. Das Fenster "Mandanten-Information" wird angezeigt. Im Bereich Fakturaverwaltung doppelklicken Sie den Eintrag "Konfigurieren.... Das Fenster "Fakturaverwaltung konfigurieren" wird angezeigt. 43

44 Sollen die Rechnungen, die verarbeitet werden, nicht nur in die Debitorenbuchhaltung, sondern auch in CHECK gebucht werden, aktivieren Sie bei Interface anstelle der Debitoren- Schnittstelle im Konfigurationsfenster die Check-Schnittstelle. Wählen Sie zusätzlich die Arbeitsart, welche die Rechnungsbuchungen aufnehmen soll. Wird die Check-Schnittstelle aktiviert, ist automatisch auch die Debitorenschnittstelle eingeschaltet. Diese muss nicht mehr speziell definiert werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Konfigurieren", um den Referenzmandanten für die Fakturaverwaltung festzulegen. 44

45 Wählen Sie bei Referenzmandant den neu angelegten Mandanten des Jahres 2015 aus. Der Referenzmandant ist die Grundlage für die Steuerschlüssel und Zahlungsbedingungen in der Fakturaverwaltung und im Plancal snap. Durch das Aktivieren der Schaltbox "Buchungsdatum beschränkt" lassen sich nur Rechnungen in die Debitorenverwaltung buchen, die das Datum des gewählten Referenzmandanten (z. B. Jahr 2015) enthalten. Der Belegnummernkreis, die Basis PK Nummern, die Basis OP Nummern und die Arbeitsart werden vom Vorjahr übernommen und können für das Jahr 2015 angepasst werden. 45

46 8 snap Seit darf nur noch die neue UID-Nummer eingesetzt werden. Aus diesem Grund müssen Sie zwingend die MwSt-Nummer auf sämtlichen snap-druckmasken anpassen, sofern sie dort hinterlegt ist. Dazu wenden Sie sich bitte an unseren Service Desk: Tel snap Nummerierung Um die Nummerierung der snap Dokumente zu ändern, erstellen Sie ein neues Dokument und klicken Sie im ersten Fenster hinter dem Feld "Nummer:" auf die Schaltfläche mit dem Ordner- Symbol: Darauf öffnet sich das Fenster "Nummerieren..." 46

47 Wählen Sie bei der Kategorie den entsprechenden Dokumenttyp und geben Sie bei der Kategorie: Offerte z.b. folgende Variable ein: O = Offerte %Y = lange Jahreszahl %y = kurze Jahreszahl #### = Ziffernlänge Erfassung und Resultat O-%Y-#### O O-%y-#### O Hinweis: Die Jahreszahl wird durch die Hinterlegung der Nummernvariablen automatisch geändert. Falls anstelle der Variablen eine Jahreszahl manuell hinterlegt wurde, muss diese beim Jahreswechsel manuell für alle Kategorien überschrieben werden. Markieren Sie ein anderes Feld und klicken Sie auf OK, damit die Änderungen übernommen werden. Wichtig: Wenn beim Eingabefeld der geänderten Nummernvariablen der Rahmen markiert ist und Sie auf OK klicken, wird die Änderung nicht übernommen. Bitte klicken Sie mit der Maus irgendwo ausserhalb des Rahmens, damit der Rahmen nicht mehr aktiv ist, und klicken Sie erst dann auf OK. Damit alle Felder einer Dokument-Kategorie denselben Nummernkreis erhalten, können Sie den entsprechenden Nummernkreis oben rechts eingeben und anschliessend auf [Alle] klicken. Achtung: Wenn dieses Feld leer ist und Sie auf [Alle] klicken, werden sämtliche Felder aller Business-Gruppen geleert und die vordefinierten Nummerierungen gehen verloren! Unterhalb des Dialogs befindet sich die Checkbox: "Doppelte Nummern in verschiedenen Kategorien erlauben" Ist diese Checkbox aktiv, werden neue Dokumente verschiedener Dokument-Kategorien unabhängig voneinander durchgezählt. Es ist dann möglich, dass beispielsweise die Nummern O und A bestehen. Falls die Checkbox deaktiviert ist, werden alle Dokumente durchgehend nummeriert, unabhängig von der Kategorie. Auf die Offerte O könnte beispielsweise der Auftrag A folgen. Dazu müssen die Nummernkreise in der Verwaltung einen identischen Nummernkreis haben (also %Y-001 für alle Kategorien mit gemeinsamem Nummernkreis). Wenn bei einer dieser Kategorien ein anderer Nummernkreis gewählt wird, sind die Nummern nicht verknüpft. Wichtig: Rechnung, Teilrechnung und Geplante Rechnung erhalten unabhängig von der Einstellung dieses Kontrollkästchens einen gemeinsamen Nummernkreis, dort ist die Eingabe des identischen Nummernkreises wichtig. 47

48 8.2 Dokument-Nummerierung ändern (mit Fakturaverwaltung) Öffnen Sie die Fakturaverwaltung und wählen Sie den Menübefehl "Bearbeiten Kategorien". Um die Dokument-Nummerierung zu ändern, markieren Sie die entsprechende Kategorie. Überschreiben Sie die Basisnummer und bestätigen Sie die Änderung über die Schaltfläche "Ändern". Zum Schluss kontrollieren Sie alle Kategorien, indem Sie mit dem Cursor die einzelnen Kategorien anwählen. 48