BIEM CEIP. Literaturverwaltungsprogramm Zotero eine Einführung

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1 BIEM CEIP Das Institut für Gründung und Innovation der Universität Potsdam Literaturverwaltungsprogramm Zotero eine Einführung Was ist Zotero? Zotero ist ein Add On für den Browser Firefox, das es ermöglicht, verschiedenste Literaturquellen für wissenschaftliche Arbeiten aufzunehmen, zu speichern, zu organisieren und in Word zu benutzen. Was kann Zotero? Unterstützt das Management von Literaturquellen Liest Literaturdaten von Webseiten, Datenbanken und Bibliothekskatalogen aus Notizen können zu jeder Literaturquelle angelegt werden PDF Dateien können eingelesen werden Literaturquellen können direkt über ein Word Plug in den Text eingefügt werden ( Cite while you write ) Erstellen von automatischen Literaturverzeichnissen am Ende des Dokuments Einarbeiten in den Umgang mit Zotero Zotero ist sehr einfach zu bedienen. Da es eine Open Source Software ist, sind oftmals die Anleitungen von Benutzern für Benutzer erstellt worden. Unter finden sich alle Anleitungen (auf Englisch). Kurze Videotutorials zeigen, wie Zotero funktioniert und wie es eingesetzt werden kann. Wir empfehlen vor dem Weiterlesen dieser Anleitung mindestens die beiden Videotutorials in der Rubrik Getting Started anzuschauen

2 Die vorliegende Anleitung Diese Anleitung soll nur eine kurze Hilfestellung des Lehrstuhls für Innovationsmanagement und Entrepreneurship der Uni Potsdam bieten. Wir können keinen Support für dieses Programm leisten. Allerdings bietet das Forum der Zotero Homepage Lösungsvorschläge für (fast) alle Probleme. Wenn Sie sich für die Nutzung des Programms entscheiden, leisten Sie bitte freiwillig eine für Sie passende Spende, um die Zukunft dieses Open Source Projektes zu sichern (Näheres siehe am Ende). Woher bekomme ich Zotero? Zotero ist kostenlos. Man benötigt die aktuelle Version des Mozilla Firefox. Wir empfehlen die Nutzung der portablen Version des Mozilla Firefox. Portabel bedeutet, dass das Programm nicht gesondert auf dem Rechner installiert werden muss, sondern dass der Browser auf jeden beliebeigen PC von einem USB Stick aus gestartet werden kann (für eine nähere Erklärung siehe Das ermöglicht die Lauffähigkeit von Zotero auf jedem beliebigen PC über eine externe Festplatte oder einen USB Stick. Der Hauptvorteil bei dieser Nutzung ist, dass sich Sicherheitskopien von Firefox und Zotero durch einfaches Kopieren der Dateien anfertigen lassen. Der portable Firefox kann unter herunter geladen und gestartet werden (siehe die Anleitung auf Installieren von Zotero 1. Mit Browser Firefox (installierte oder portable Version) auf die Seite gehen. 2. Download Feld anklicken und die Installation des Zotero Add ons für Firefox erlauben

3 3. Schließen Sie Firefox und starten Sie ihn wieder, um das Zotero Plugin zu aktivieren. 4. Rechts unten im Firefox Bildschirm gibt es nun eine Schaltfläche Zotero 5. Klicken Sie auf diese Fläche, öffnet sich die Oberfläche von Zotero. 6. Wie im unteren Bild zu sehen ist, gelangt man über das Icon des Zahnrads zu den Einstellungen.

4 7. In den Einstellungen den Reiter Fortgeschritten anklicken Sie und bei Speicherort Eigenen auswählen. Wir empfehlen den Speicherort dort anzulegen, wo die Kapitel für die Wissenschaftliche Arbeit abgespeichert werden (Unten im Bild ist der Speicherort ein selbst angelegter Ordner mit dem Namen Zotero Speicher ). So sind alle notwendigen Daten der Arbeit in einem Ordner. In diesem Speicherort wird die Bibliotheksdatei von Zotero abgespeichert. Alle gespeicherten Literatureinträge werden zentral in dieser Datei gesichert. Wenn PDF Dateien an einen Literatureintrag angehängt werden, werden die dabei entstehenden Daten ebenfalls in einem Unterordner des Speicherorts abgespeichert. Dieser Speicherort wird damit zum Kern des Literaturverwaltungsprogramms. Von diesem Ordner sollte in regelmäßigen Abständen

5 ein Back Up erstellen werden. (Wichtig für die Nutzung von Zotero im Netzwerk: Dieser Speicherort muss zentral auf einem Server liegen. Alle Nutzer installieren sich Zotero wie oben beschrieben und greifen gemeinsam auf diesen Speicherort zu; siehe Die Zotero Bibliothek befüllen Es gibt verschiedene Wege, Literaturquellen in Zotero einzupflegen: Importieren und manuelles Eintragen. 1. Importieren: Bibliotheken und Datenbanken hinterlegen Metadaten auf den Seiten von Literaturquellen (sog. COinS). COinS finden sich z.b. bei Jstor, Whiley Interscience, EBSCO, Springerlink, GVK oder sogar Amazon.de. Diese können von den Literaturverwaltungsprogrammen automatisch ausgelesen werden. Wenn Zotero eine Literaturquelle bemerkt, erscheint in der URL Leiste ein Symbol. Das Symbol variiert nach

6 Type der Quellen (z.b. Bücher, Buchteile, Artikel, etc.). Klicken Sie dieses Symbol an und es wird in der Zotero Bibliothek gespeichert. Gegebenenfalls müssen Daten nachgetragen werden (z.b. Herausgeber). 2. Manuelles Eintragen: Klicken Sie auf das grüne Symbol (in Form eines Plus ) und wählen Sie den Typ der Literaturquelle aus.

7 3. Auf der rechten Seite in Zotero erscheint nun ein leeres Datenblatt mit diversen Feldern (Titeln, Autor, etc.). Die nötigen Felder können nun manuell eingetragen werden. Tipp: Den Herausgeber, z.b. von Bänden, findet man im Drop Down Menü des Autors. Zotero in Word nutzen Eine der großen Stärken des Zotero Literaturverwaltungs ist die direkte Verknüpfung mit den gängigsten Testverarbeitungsprogrammen MS Word und Open Office (unter finden sich die Anleitungen für beide Textverarbeitungsprogramme). Wir betrachten folgend nur MS Word. 1. Gehen Sie auf und laden Sie das Word Plugin herunter. Die Anleitung, wie man das Word Plugin installiert, ist abhängig von der benutzten Word und Zotero Version. Eine Anleitung findet sich ebenfalls unter dem oben genannten Link.

8 2. Ist das Word Plugin installiert, erscheinen neue Schaltflächen oben im Word Menü (in Word 2007 sind die Schaltflächen im Menü unter Add ins zu finden. Tipp: Die Schaltflächen können in Word 2007 auch auf die Schnellzugriffleiste gelegt werden (Das ist die oberste linke Leiste in Word, wo standardmäßig die Schaltflächen speichern, rückgängig und wiederholen zu finden sind): Quelle einfügen LVZ einfügen Refresh Quelle bearbeiten LVZ bearbeiten Einstellungen 3. Für einen Überblick der Möglichkeiten der Handhabung der Word Integration empfehlen wir das Videotutorial unter 4. Schreiben und fügen Sie Ihre Quelle durch einen Klick in den Text ein achten Sie aber darauf, dass Zotero geöffnet sein muss. 5. Um eine Literaturquelle aus der Zotero Bibliothek einzufügen, klicken Sie in den Teil des Textes, wo die Quelle eingefügt werden soll. Klicken Sie nun auf die erste Zotero Schaltfläche Quelle einfügen. Beim ersten Einfügen einer Quelle in ein neues Dokument wird gefragt, welcher Zitationsstil gewählt werden soll. Unter

9 liegen tausende Zitationsstile zum Download bereit. Am Lehrstuhl benutzen wir den Harvard Style Harvard adapted for Leeds Met. Bewegt man dort den Mauszeiger über die verschiedenen Stile erscheint eine Vorschau. Der Zitationsstil kann im Nachhinein zu jeder Zeit verändert werden. 6. Nach dem Klick auf die Schaltfläche Quelle einfügen erscheint ein Fenster, das alle Quellen in Zotero enthält. Wählen Sie eine Quelle an und klicken Sie OK und ein grau hinterlegtes Word Feld im Text erscheint, dass die Quelle im jeweiligen Zitationsstil beinhaltet. 7. Am Ende des Dokuments klicken Sie mit der Maus an den Punkt, an dem das Literaturverzeichnis beginnen soll. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Zotero insert Bibliography. Nun werden alle Word Felder von Zotero im Text ausgelesen und die vollständigen Quellen am gewünschten Punkt eingefügt.

10 8. Merke: Die Word Felder lassen sich nur direkt in Zotero ändern (z.b. bei Rechtschreibfehlern im Autornamen oder Jahr). Manuell können immer mit den Schaltflächen Zotero Edit Citation oder Zotero Edit Bibliography Veränderungen vorgenommen werden. Diese Anleitung soll nur einen kleinen Einblick in Zotero bieten. Wir empfehlen die Videotutorials anzuschauen und die Beschreibungen auf Zotero.org zu lesen. Der Lehrstuhl kann keinen Support für dieses Programm leisten. Wenn Ihnen das Programm gefällt und nützt, spenden Sie bitte einen für Sie passenden Geldbetrag an Stiftung, die die Entwicklung von Zotero unterstützt ( Bedenken Sie, dass dieses Programm Ihnen viel Zeit (und Nerven) ersparen kann (kommerzielle Programme kosten zudem zwischen 75 bis 250 Euro). Viel Erfolg bei der wissenschaftlichen Arbeit BIEM CEIP Das Institut für Gründung und Innovation der Universität Potsdam

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