Die Ausgabe der Stundenpläne in digitale Dokumente

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1 Das Softwarehaus für Schulen Die Ausgabe der Stundenpläne in digitale Dokumente PEDAV : Das Softwarehaus für Schulen ort : Essen-Schönebeck str : Schönebecker Straße 1 tel : (0201) http : // mail : info@pedav.de

2 Es gibt eine Vielzahl von Gelegenheiten, zu denen die Ausgabe der Stundenpläne in digitaler Form gefordert oder gewünscht wird. Als ein Stichwort seien hier nur die Schulinspektionen genannt. In dieser Dokumentation wird die Übergabe der Stundenpläne an verschiedene, häufig verwendete digitale Medien beschrieben. 1 Die Ausgabe der Pläne im einfachen HTML-Format mit dem Standardpaket 2 Die Ausgabe in das statische HTML des Moduls Info-Stundenplan 3 Die dynamische Bereitstellung über WebUntis Info bzw. WebUntis Termin 4 Die Übergabe an Microsoft Office oder OpenOffice 4.1 Die Übergabe an Microsoft Word oder OpenOffice Writer 4.2 Die Übergabe an Microsoft Excel oder OpenOffice Calc Die Übergabe an Microsoft Excel Die Übergabe an OpenOffice Calc 5 Die Ausgabe in Dokumente im Adobe Reader Format (pdf-dateien) 5.1 Die Ausgabe aus der Microsoft Office Suite 5.2 Die Ausgabe aus der OpenOffice Suite 5.3 Die direkte Ausgabe aus Untis Achtung: Beachten Sie bitte, dass im Vertretungsmodus (Modul Vertretungsplanung) die tagesaktuellen Stundenpläne unter Berücksichtigung der Vertretungen ausgegeben werden. Das gilt für alle im Folgenden beschriebenen Verarbeitungen. Sollen die Regelstundenpläne ohne die Vertretungsdaten übergeben werden, so verlassen Sie bitte zunächst die Vertretungsplanung, bevor Sie mit der Übergabe beziehungsweise mit dem den Export beginnen. Beachten Sie bitte außerdem, dass für die Ausgabe der Stundenpläne im Stundenplanmodus das gewählte Stundenplanformat auf ganzes Schuljahr beziehungsweise ganze Periode eingestellt sein sollte. Sie vermeiden damit Probleme bei der Ausgabe in Wochen mit schulfreien Tagen. Diese Einstellung nehmen Sie auf der Registerkarte Auswahl (Bereich) in den Stundenplan-Einstellungen (gelbe Zahnräder) der jeweiligen Formate vor. 1 Die Ausgabe der Pläne im einfachen HTML-Format mit dem Standardpaket Untis bietet Ihnen schon mit dem Standardpaket die Möglichkeit, die Stundenpläne im HTML- Format auszugeben. Diese HTML-Dateien können damit im Schulnetzwerk oder im Internet zur Verfügung gestellt werden, oder aber an -empfänger versendet werden. Die Erstellung dieser HTML-Dateien unterscheidet sich nur unwesentlich vom normalen Druck der Stundenpläne. Gehen Sie dafür wie folgt vor: Öffnen oder aktivieren Sie (durch Anklicken) den Stundenplan, den Sie im HTML-Format abspeichern wollen. Öffnen Sie den Druckauswahldialog (entweder über das Menü Datei Druck oder über Datei Seitenansicht ) PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 1

3 Wählen Sie über die Schaltfläche Auswahl (siehe Abbildung 1) wie gewohnt alle Elemente (zum Beispiel Klassen) aus, deren Pläne Sie im HTML-Format abspeichern wollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche HTML-Ausg. (siehe Abbildung 1), um im darauf erscheinenden Dialog das Verzeichnis anzugeben, in dem Sie die HTML-Dateien speichern wollen (siehe Abbildung 2). Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit Speichern. Abb. 1: Die HTML-Ausgabe in der Druckauswahl Abb. 2: Der Exportdialog für die HTML-Ausgabe Bei jedem Ausgabevorgang wird eine Index-Datei (zum Beispiel Kla1.htm, siehe Abbildung 2) angelegt, von der aus Sie zu den Plänen der ausgegebenen Elemente verzweigen können. Diese Index-Datei trägt dabei die Bezeichnung des verwendeten Stundenplanformates (hier: Kla1 ). Zur Betrachtung der einzelnen HTML-Stundenpläne öffnen Sie die Indexdatei (zum Beispiel Kla1.htm ), die im vorher gewählten Exportverzeichnis gespeichert wurde PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 2

4 Über die Links in diesem Index (siehe Abbildung 3) können Sie nun alle weiteren exportierten HTML-Dateien öffnen, die nun die Stundenpläne der einzelnen Elemente (also zum Beispiel Klassen) enthalten. Die Namen der einzelnen HTML-Stundenpläne setzen sich aus dem Namen des gewählten Stundenplanformates sowie dem Kurznamen des Elements zusammen (zum Beispiel Kla1_05A für den Plan der Klasse 05A im Format Kla1). Abb. 3: Die Index-Datei mit Links zu den einzelnen HTML-Plänen TIPP: Diese Verarbeitung lässt sich natürlich auch mit den großen Einzelplänen (zum Beispiel Klassenplan groß ) aber auch mit allen Übersichtsformaten durchführen. Eine Liste aller verfügbaren Stundenplanformate finden Sie im Menü Stundenplan Stundenplanformate. 2 Die Ausgabe in das statische HTML des Moduls Info-Stundenplan Mit dem Modul Info-Stundenplan können die Stundenpläne der Lehrer, Klassen, Räume und Schüler, aber auch tagesaktuelle Vertretungslisten exportiert werden. Dabei wird automatisch auch eine komfortable Navigation für die Auswahl der gewünschten Pläne und Listen erstellt. Damit können die Stundenpläne für Lehrer, Klassen, Räume, Schüler und Pausenaufsichts- Bereiche an jedem Arbeitsplatz der Schule (Sekretariat, Lehrerzimmer etc.) mit jedem Standard- Browser abgerufen werden. Natürlich können diese Informationen auch in einem mit Passwort geschützten Bereich Ihrer Schulhomepage zur Verfügung gestellt werden - ein Möglichkeit, von der viele Schulen schon heute profitieren. Design und Layout der HTML-Seiten lassen sich mit dieser Option (anders als bei der Ausgabe im einfachen HTML-Format) auf einfache Weise an Ihre Wünsche anpassen. TIPP: Geben Sie in einer Suchmaschine einfach die Phrase "Willkommen beim Untis Informationssystem" ein, um sich selbst ein Bild vom Einsatz dieser Möglichkeit zu machen. Zum Beispiel bei Google: Weitere Informationen zum statischen HTML mit dem Info-Stundenplan finden Sie im Benutzerhandbuch für die Module auf Seite 263ff. 3 Die dynamische Bereitstellung über WebUntis Info bzw. WebUntis Termin Mit WebUntis Info und WebUntis Termin haben Sie eine weitere Möglichkeit, den Stundenplan Ihrer Schule jederzeit über das Internet abrufbar zu machen - inklusive der täglichen Änderungen. Die Datenübernahme aus der Vertretungsplanung von Untis funktioniert dabei auf Knopfdruck. Dieser Datenabgleich mit Untis ist übrigens in beide Richtungen nahtlos integriert! Dabei können - je nach Benutzerrechten - Klassenpläne, Lehrerpläne und vor allem die aktuelle Raumbelegung eingesehen werden. Weitere Informationen und eine Online-Demoversion zu WebUntis Termin finden Sie auf unserer Internet-Präsenz: Auch eine Online-Demoversion zu WebUntis finden Sie auf unserer Internet-Präsenz: PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 3

5 4 Die Übergabe an Microsoft Office oder OpenOffice 4.1 Die Übergabe an Microsoft Word oder OpenOffice Writer Ein Stundenplan soll als eingebettete Grafik (sogenanntes Bitmap) in ein neues oder bereits bestehendes Dokument einer Textverarbeitung eingefügt werden. Öffnen Sie zunächst das gewünschte Stundenplanformat, dessen Inhalt an die Textverarbeitung übergeben werden soll, zum Beispiel das Format Klassenplan groß. Wählen Sie nun im Hauptmenü von Untis den Menüpunkt Bearbeiten Kopieren. Alternativ können Sie den Kopiervorgang auch mit der Tastenkombination Strg + C durchführen. Abb. 4: Kopieren des Stundenplans in Untis Wechseln Sie nun zur Textverarbeitung und erstellen Sie hier ein neues Textdokument oder öffnen Sie ein bereits bestehendes Textdokument, in das der Stundenplan eingefügt werden soll. Wählen Sie anschließend im Hauptmenü der Textverarbeitung den Menüpunkt Bearbeiten Inhalte einfügen... aus. Es öffnet sich damit ein Dialog, in dem Sie die angebotene Option Bitmap oder Geräteunabhängiges Bitmap auswählen und den Sie abschließend mit Ok bestätigen (siehe Abbildung 5). Dadurch wird der Stundenplan als Grafik in das Dokument eingefügt. Hinweis: Mit dieser Verarbeitung wird der Stundenplan des aktuell in Untis gewählten Elementes (also beispielsweise einer bestimmten Klasse) an die Textverarbeitung übergeben. Sie können diese Verarbeitung aber auch mehrfach wiederholen, um mehrere Stundenpläne einzufügen, oder aber mit einem Übersichtsformat durchführen, das die Pläne mehrerer oder aller Elemente beinhaltet PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 4

6 Abb. 5: Übergabedialog in der Textverarbeitung TIPP: Die Legende des Stundenplans kann zusätzlich an die Textverarbeitung übergeben werden. Platzieren Sie den Cursor dazu nach dem Einfügen der Grafik an einer beliebigen Stelle im Textdokument und wählen Sie im Hauptmenü der Textverarbeitung den Menüpunkt Bearbeiten Einfügen aus. Alternativ können Sie das Einfügen auch mit der Tastenkombination Strg + V durchführen. 4.2 Die Übergabe an Microsoft Excel oder OpenOffice Calc Ein Stundenplan soll als Tabelle (Microsoft Excel) beziehungsweise Grafik (OpenOffice Calc) in ein neues oder bereits bestehendes Dokument einer Tabellenkalkulation eingefügt werden Die Übergabe an Microsoft Excel Öffnen Sie zunächst das gewünschte Stundenplanformat, dessen Inhalt an die Tabellenkalkulation übergeben werden soll, zum Beispiel das Format Klassenplan groß. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stunde. Im nun erscheinenden Kontextmenü wählen Sie den Befehl Im HTML-Format kopieren (siehe Abbildung 6). Abb. 6: Kopieren eines Stundenplans im HTML-Format (rechte Maustaste) 2010 PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 5

7 Wechseln Sie nun zu Microsoft Excel und erstellen Sie hier ein neues Dokument oder öffnen Sie ein bereits bestehendes Dokument, in das der Stundenplan eingefügt werden soll. Wählen Sie anschließend im Hauptmenü von Excel den Menüpunkt Bearbeiten Einfügen aus. Um auch die Stundenplan-Legende in Excel einzufügen gehen Sie folgendermaßen vor: Wechseln Sie erneut zu Untis und dem bereits geöffnet Stundenplanformat. Wählen Sie nun im Hauptmenü von Untis den Menüpunkt Bearbeiten Kopieren. Alternativ können Sie den Kopiervorgang auch mit der Tastenkombination Strg + C durchführen. Wechseln Sie nun wieder zu Excel und in das Tabellendokument, in das die Stundenplan-Legende eingefügt werden soll. Wählen Sie abschließend im Hauptmenü von Excel erneut den Menüpunkt Bearbeiten Einfügen aus Die Übergabe an OpenOffice Calc Öffnen Sie zunächst das gewünschte Stundenplanformat, dessen Inhalt an OpenOffice Calc übergeben werden soll, zum Beispiel das Format Klassenplan groß. Wählen Sie nun im Hauptmenü von Untis den Menüpunkt Bearbeiten Kopieren. Alternativ können Sie den Kopiervorgang auch mit der Tastenkombination Strg + C durchführen. Wechseln Sie nun zu OpenOffice Calc und erstellen Sie hier ein neues Tabellendokument oder öffnen Sie ein bereits bestehendes Tabellendokument, in das der Stundenplan eingefügt werden soll. Wählen Sie anschließend im Hauptmenü von OpenOffice Calc den Menüpunkt Bearbeiten Inhalte einfügen... aus. Es öffnet sich damit ein Dialog, in dem Sie die angebotene Option Bitmap oder Geräteunabhängiges Bitmap auswählen und den Sie abschließend mit Ok bestätigen (siehe Abbildung 7). Dadurch wird der Stundenplan als Grafik in das Dokument eingefügt. TIPP: Die Legende des Stundenplans kann zusätzlich an OpenOffice Calc übergeben werden. Platzieren Sie den Cursor dazu nach dem Einfügen der Grafik an einer beliebigen Stelle im Tabellendokument und wählen Sie im Hauptmenü von OpenOffice Calc den Menüpunkt Bearbeiten Einfügen aus. Alternativ können Sie das Einfügen auch mit der Tastenkombination Strg + V durchführen. Es öffnet sich damit ein Dialog für den Textimport (siehe Abbildung 8 auf der folgenden Seite), in dem Sie für die Trennoptionen die Optionen Tabulator und Leerzeichen auswählen und den Sie abschließend mit Ok bestätigen. Dadurch wird die Legende in getrennte Felder des Tabellendokumentes eingefügt. Abb. 7: Übergabedialog in der Textverarbeitung 2010 PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 6

8 Abb. 8: Der Textimport der Legende in OpenOffice Calc 5 Die Ausgabe in Dokumente im Adobe Reader Format (pdf-dateien) Um den Stundenplan in ein Dokument im Adobe Reader Format ( pdf-datei ) zu exportieren, muss ein entsprechendes Konvertierungsprogramm auf Ihrem PC installiert sein. Neben der kostenpflichtigen Profi-Software Adobe Acrobat eignen sich genauso gut kostenfreie Lösungen, die im Internet in einer Vielzahl zur freien Verfügung angeboten werden. 5.1 Die Ausgabe aus der Microsoft Office Suite Für Microsoft Office 2007 wird ein kostenloses Add-in angeboten, das die Erzeugung von Adobe Reader Dokumenten direkt aus der Office-Suite erlaubt: a2e79ed87041&displaylang=en 5.2 Die Ausgabe aus der OpenOffice Suite In OpenOffice ist diese Funktion bereits standardmäßig über den Menüpunkt Datei Exportieren als PDF... verfügbar. 5.3 Die direkte Ausgabe aus Untis Sollen die Stundenpläne direkt aus Untis an ein Adobe Reader Dokument übergeben werden, so greifen Sie sinnvollerweise auf eine der oben erwähnten kostenfreien Lösungen zurück, zum Beispiel FreePDF PDF24 pdfforge dopdf Bullzip PDF oder viele andere mehr (für die Inhalte der angegeben Webseite übernehmen wir keine Haftung) PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 7

9 Mit diesen Lösungen ist es möglich, die Stundenpläne aller Klassen in ein zusammenhängendes Dokument zu übergeben, wobei für jede Klasse eine eigene Seite erstellt wird. Sinngemäß lassen sich damit auch Lehrer-, Raum-, Fach- sowie alle verfügbaren Übersichtspläne übergeben. Mit der Installation eines der genannten Programme wird ein virtueller Drucker in der Druckerauswahl Ihres PCs hinzugefügt, der statt eines realen Drucker die Konvertierung der Stundenpläne in ein Adobe Reader Dokument übernimmt (siehe Abbildung 9). Das heißt, dass statt eines Papier-Ausdrucks eine pdf-datei mit den Stundenplänen erzeugt wird. Dieses Format ist ausgezeichnet zum -versand geeignet, aber auch zum nachträglichen Ausdruck auf Papier. Der Vorteil eines pdf-dokumentes ist der auf jedem PC gleich dargestellte Inhalt, was beispielsweise Layout und Farben sowie Schriftgrößen und Schriftarten betrifft. Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass pdf-dokumente prinzipiell nur gelesen, nicht aber verändert werden können (eine Ausnahme bildet die nachträgliche Bearbeitung mit in der Regel kostenpflichtiger Software). Zur Übergabe an ein Adobe Reader Dokument öffnen Sie zunächst das gewünschte Stundenplanformat, zum Beispiel das Format Klassenplan groß. Wählen Sie nun im Hauptmenü von Untis den Menüpunkt Datei Drucken oder die zugeordnete Schaltfläche in der Hauptsymbolleiste. Wählen Sie über die Schaltfläche Auswahl (siehe Abbildung 1) wie gewohnt alle Elemente (zum Beispiel Klassen) aus, deren Pläne übergeben werden sollen und bestätigen Sie Ihre Auswahl sowie den Dialod Druckauswahl mit Ok. Um den Stundenplan nun in eine pdf-datei zu exportieren, wählen im Dialog Drucken den von Ihnen installierten virtuellen Drucker aus (siehe Abbildung 9). Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit Ok. Abb. 9: Die Auswahl eines virtuellen Druckers am Beispiel der Software PDF24 Je nach Einstellung des virtuellen Druckers können Sie nun ein beliebiges Verzeichnis für das Speichern der pdf-datei auswählen. Mit der Software PDF24 haben Sie neben PDF speichern die Optionen, die pdf-dateien anzeigen zu lassen (um sie anschließend zu speichern), zu bearbeiten oder sie direkt per zu versenden (siehe Abbildung 10 auf der folgenden Seite) PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 8

10 Abb. 10: Die Auswahl der weiteren Verarbeitung am Beispiel der Software PDF24 Abb. 11: Beispiel für die Darstellung eines Stundenplans im Adobe Reader 2010 PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 9

11 Bei gekoppelten Unterrichten mit vielen Elementen ist es manchmal nicht möglich alle Informationen in der Stundenplan-Stunde anzuzeigen, da dies zu viel Platz im Ausdruck beanspruchen würde. Damit keine Information verloren geht, kann daher zusätzlich eine Legende ausgegeben werden. Dazu sollte in der Stundenplan-Stunde des gewählten Stundenplanformates die Referenz zur Fußnote integriert werden. Um eine Referenz zur Fußnote einzurichten öffnen Sie zunächst die Stundenplan-Einstellungen (gelbe Zahnräder). Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Stundenplan-Stunde. Über die Schaltfläche Neues Feld öffnet sich ein Dialog, in dem Sie das Feld Referenz zur Fußnote auswählen können, das nach Bestätigung mit Ok im Platzhalterfeld angezeigt wird. Abb. 12: Einfügen einer Referenz zur Fußnote in die Stundenplan-Stunde Für den Druck der Pläne, beziehungsweise für die Ausgabe im Adobe Reader Format, kann diese Legende unter oder neben dem eigentlichen Stundenplan platziert werden. Starten Sie für diese Einstellung den Druck und klicken Sie in der Druckauswahl auf die Schaltfläche Details (siehe Abbildung 1). I diesem Dialog können Sie festlegen, ob und wenn ja, an welcher Position die Legende ausgegeben werden soll (siehe Abbildung 13). Abb. 13: Lage der Legende 2010 PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 10