Anwenderhandbuch (Version: 0.1 vom xx.xx.xxxx)

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1 Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBS Schweizer Armee Logistikbasis der Armee LBA Anwenderhandbuch Truppenrechnungswesen Hotline Anwenderhandbuch (Version: 0.1 vom xx.xx.xxxx)

2 Änderungskontrolle, Prüfung, Genehmigung Version Datum Beschreibung, Bemerkung Name, Rolle 0.1 Erstellung Jörg von Känel Definitionen, Akronyme and Abkürzungen Begriff NRM Bund Bedeutung Neues Rechnungsmodell des Bundes Referenzen Erkennungszeichen Titel

3 INHALTSVERZEICHNIS 1 Allgemein Was ist MIL Office Was ist FLORY in MIL Office Ziel und Zweck des Dokuments Zielgruppe Abgrenzungen Lizenzierung 5 2 Aufbau Beschreibung von Funktionen 6 3 Systemübersicht Erste Schritte mit MIL Office Starten Neuer Dienst erstellen... 9 Kein Verbund... 9 Verbund erstellen... 9 Verbund anschliessen Verbund Online erstellen Verbund einrichten Rollen konfigurieren Cockpit MIL Office Konfliktmanagement Versionenkonflikt Terminkonflikt Löschantrag Datenverwaltung Import / Export PISA Import PISA Export MILO Import MILO Export Full Export AdA Export Versionsverwaltung Arbeitsversion gültig setzen Arbeitsversion zurücksetzen Replikation Dateibasierte Replikation Replikation über das Netzwerk Pers AdA Verwalten 27 Spalten der Ansicht AdA konfigurieren Neune AdA erstellen AdA bearbeiten Stammdaten AdA Dienstvormerk Grad ändern Dienstleistender verwalten Dienstvormerk bearbeiten Dienstvormerk löschen Abwesenheiten Eine Abwesenheit erstellen oder bearbeiten mit dem Abwesenheits- Assistententen Löschen... 39

4 7.3.3 Ersatz Marschbefehl... 40

5 1 Allgemein 1.1 Was ist MIL Office.. Das militärische Softwarepaket "MIL Office" wird von der Truppe und der Verwaltung bei der Bewirtschaftung von militär- und fachdienstspezifischen Büroarbeiten eingesetzt. 1.2 Was ist FLORY in MIL Office.. Mit FLORY in MIL Office können die Rechnungsführer der Truppe aller Stufen sowie die Rechnungsführer der Verwaltungseinheiten Verteidigung die Buchhaltung führen. Es dient zur Erstellung, Bewirtschaftung und Kontrolle der Truppenbuchhaltung. Der Rechnungsführer erfasst gemäss Vorgaben die Abrechnungen welche zu Lasten der Truppenkredite bezahlt werden (Bsp: Sold, Unterkunft, Verpflegung, etc.). 1.3 Ziel und Zweck des Dokuments Dieses Dokument beschreibt die Funktionen der Fachapplikation FLORY in MIL Office. Sowie der Funktionen der Applikation MIL Office soweit sie für die Ausführung der Arbeiten in FLORY von Nöten sind. Es werden folgende Elemente verwendet um wichtige Informationen graphisch hervorzuheben: Hinweis: Hinweise enthalten Zusatzinformationen, welche die Benutzung von MIL Office vereinfachen und die Zusammenhänge erklären. Tipp: Tipps geben dem erfahrenen Benutzer zusätzliche Hinweise, um das Arbeiten mit MIL Office noch effizienter zu gestalten. Warnung: Warnungen geben dem Benutzer Hinweise auf mögliche Bediener- oder Konfigurationsfehler, deren Auswirkungen und wie man sie Umgehen kann. 1.4 Zielgruppe Das Dokument richtet sich an Benutzer von FLORY in MIL Office 4. Es sind Grundkenntnisse in der Bedienung von Windows XP und Office Werkzeugen, wie beispielsweise MS Office oder Open Office, vorausgesetzt. Die Bedienung ist an die Ribbons von MS Office 2007 angelehnt. Kenntnisse sind nicht notwendig. FLORY in MIL Office sit in seinen Grundfunktionen intuitiv bedienbar. Komplexe Abläufe sind in dieser Anleitung beschrieben. 1.5 Abgrenzungen In dieser Anleitung werden die Prozesse von MIL Office FGG1 und FGG 3/5 nur dahingehend behandelt, als dass sie zur Erstellung und Bewirtschaftung der Truppenbuchhaltung von Nöten sind. Installation / Deinstallation von MIL Office in separatem Dokument. Systemanforderungen (in Installationsanleitung). 1.6 Lizenzierung Lizenzbestimmungen einfügen.

6 2 Aufbau 2.1 Beschreibung von Funktionen Jede Funktion in FLORY, wie beispielsweise den Sold ist in einem Kapitel beschrieben. Ein solches Kapitel startet jeweils mit einer Beschreibung der Übersicht, in die sie als erstes gelangen bei einem Funktionsaufruf. Dann ist in einem Unterkapitel beschrieben, welche Aktionen die Funktion beinhaltet. Bei Bedarf sind in weiteren Unterkapiteln umfangreiche Aktionen beschrieben. Die Zuteilung der einzelnen Aktionen auf eine Funktion erfolgt in diesem Dokument nach der Auffassung des Truppenrechnungswesens. Es ist gut möglich, das der Einzelne eine Aktion einer anderen Funktion zuordnen würde.

7 3 Systemübersicht Die Fachapplikation FLORY in MIL Office ist ein "lebendes und lernendes" Produkt. Sie ist so aufgebaut, dass einzelne Module angepasst, erneuert oder gar ausgewechselt werden können. Auch ist es möglich zukünftige Funktionen zu integrieren.

8 4 Erste Schritte mit MIL Office 4.1 Starten Abbildung 1 Einstiegsbildschirm MIL Office Nachdem die Applikation gestartet wurde, befinden Sie sich in der Konfigurationsansicht des Cockpits. Diese Ansicht ist in folgende Bereiche aufgeteilt Verfügbare Dienste Enthält alle konfigurierten Dienste. Pro Dienstleistung sollte ein neuer Dienst erstellt werden. Sie können zwischen den verschiedenen Diensten wechseln. Verfügbare Benutzer Hier werden pro Dienst die verfügbaren Benutzer aufgelistet. Mit jedem Benutzer ist auch die gewünschte Sprache und die zugewiesene Rolle gespeichert und wird beim Starten eines Dienstes berücksichtigt. Verfügbare Rollen Mit Hilfe der Rollen und Berechtigungen kann jeder Benutzer eine Art individuelles Profil gemäss seinen Bedürfnissen erstellen. Starten Sie den gewünschten Dienst indem Sie den Dienst und den Benutzer auswählen und auf die Aktion Start klicken.

9 4.1.1 Neuer Dienst erstellen Mit der Aktion Dienst erstellen starten Sie den Assistenten, der Ihnen beim Einrichten eines neuen Dienstes hilft Abbildung 2 Neuer Dienst erstellen Assistent - Schritt 1 Ihnen stehen die drei folgenden Optionen zur Verfügung, um einen neuen Dienst zu erstellen. Kein Verbund Wählen Sie diese Option, wenn Sie einen Dienst erstellen möchten, der nicht in einem Verbund ist. Dies ist die einfachste Möglichkeit für einen standalone Betrieb, jedoch können die Daten später nicht repliziert werden. Verbund erstellen Wählen Sie diese Option, um einen neuen Dienst in einem neuen Verbund zu erstellen. Ein Verbund ist Vorraussetzung für die Replikation zwischen verschiedenen Instanzen.

10 Abbildung 3 Neuer Dienst erstellen - Neuer Verbund Geben Sie einen eindeutigen Dienstnamen und eine aussagekräftige Beschreibung ein, damit es später nicht zu Verwechslungen zwischen verschiedenen Benutzern kommt. Erstellen Sie für jeden Benutzer, der sich an diesem Dienst anmelden möchte einen eigenen Benutzer. Wählen Sie die Aktion Hinzufügen und Geben Sie einen Benutzernamen, die gewünschte Sprache und die Berechtigungen ein. MILOffice wird für diesen Benutzer standardmässig in der gewählten Sprache aufstarten. Im Expertenmodus können Sie den Computername oder die IP- Adresse (z.b ) des Computers im Netzwerk eingeben, auf dem sich der MILO Controller befindet. Mit der Aktion Online können Sie optional andere Verbundsteilnehmer automatisch an den Verbund anschliessen lassen. Beachten Sie, dass alle Teilnehmer während der Erstellung ans Netzwerk angeschlossen sein müssen und die Adresse des MILO Controllers bei allen konfiguriert sein muss. Überprüfen Sie bitte, ob die Angaben zum MILO Controller korrekt sind, da sonst der MILO Controller nicht gefunden wird und somit keine Replikation über das Netzwerk möglich ist. Um die korrekten Angaben zu erhalten, wenden Sie sich bitte an die Person, welche den MILO Controller eingerichtet hat. Der Expertenmodus ist standardmässig nicht sichtbar. Sie können die zusätzlichen Optionen ausklappen indem Sie den Knopf auf der rechten Seite verwenden. Abbildung 4 Neuer Dienst erstellen - Expertenmodus Nach Fertigstellung des Assistenten wurde ein neuer Dienst erstellt und im Verzeichnis C:\SecData\MILOffice4\Database\<Dienstname>\Certificate\Export

11 sind folgende Zertifikate abgelegt: <Dienstname> ist ein Platzhalten für den im Assistenten konfigurierten Dienstnamen. Datei controller.xml <Benutzername><id>.xml Tabelle 1 Verbundszertifikate Verbund anschliessen Beschreibung Controller-Zertifikat. Dieses Zertifikat wird vom MILO Controller benötigt, um zu verifizieren, dass sich nur berechtigte Benutzer im Verbund anmelden können. Es kann automatisch beim Controller importiert werden oder manuell ins Verzeichnis CertificateImport kopiert werden. Benutzerzertifikate Pro erstellten Benutzer wird ein Benutzerzertifikat erstellt. Der Dateiname ist zusammengesetzt aus dem Benutzernamen und einer eindeutigen Nummer. Verteilen Sie die Benutzerzertifikate an diejenigen Benutzer, die berechtigt sind, im selben Verbund zu arbeiten. Wählen Sie diese Option, um einen neuen Dienst zu erstellen der einem bereits existierenden Verbund beitritt. Sie benötigen dazu ein Benutzerzertifikat, welches Ihnen ermöglicht dem Verbund beizutreten. Falls Sie kein Benutzerzertifikat erhalten haben, kann dies beim Ersteller des Verbundes angefordert werden.

12 Abbildung 5 Neuer Dienst erstellen - Verbund anschliessen Klicken Sie auf die Aktion Durchsuchen, um ein Benutzerzertifikat auszuwählen. Anschliessend klicken Sie auf Hinzufügen, um folgende Informationen aus dem Zertifikat zu übernehmen: Dienstname Benutzername Benutzersprache Berechtigungen Kontroller Host Kontroller Port Der Dienstname und die Bemerkungen können Sie nach Ihren Bedürfnissen abändern. Nach Fertigstellung des Assistenten haben Sie einen neuen Dienst erstellt. Sie können nun den Dienst starten und die Daten mit weiteren Instanzen über das Netzwerk replizieren. Verbund Online erstellen Wählen Sie diese Option um automatisch einem Verbund beizutreten. Beachten Sie dass Sie nur online einem Verbund beitreten können während dem dieser Erstellt wird und auch dann nur, wenn der Ersteller Sie als Teilnehmer akzeptiert hat.

13 Abbildung 6 Neuer Dienst erstellen - Verbund Onlien anschliessen Folgender Ablauf muss dabei eingehalten werden Der MILO Controller ist gestartet und die IP-Adresse oder der Computername sind bekannt. Teilnehmer hat den Kontroller Host konfiguriert, den Benutzernamen eingegeben und den Knopf Verbinden betätigt. Der Ersteller klickt Online und akzeptiert den Benutzernamen des Teilnehmers im Verbund. Auf der Maschine des Teilnehmers wurde automatisch das Zertifikat empfangen. Mit der Aktion Verbund erstellen kann zusätzlich zu den bereits erwähnten Optionen für die Erstellung eines Verbundes ein bereits bestehender Dienst in einen Verbund umgewandelt werden Verbund einrichten Dieser Abschnitt erklärt Ihnen, wie Sie einen Verbund einrichten können. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Verbund einzurichten: 1. Vergewissern Sie sich, dass ein MILO Controller gemäss Installationsanleitung in ihrem Netzwerk installiert ist. Der MILOController wird als Windows-Service betrieben. 2. Erstellen Sie einen neuen Dienst der in einem Verbund ist. Gehen Sie gemäss den Anweisungen von Kapitel 4.1.1Erreur! Source du renvoi introuvable., Abschnitt Verbund erstellen vor. 3. Geben Sie die erstellten Benutzerzertifikate an diejenigen Benutzer weiter, die im selben soeben erstellten Verbund arbeiten wollen oder tauschen Sie die Zertifikate online aus. Mit Hilfe des Benutzerzertifikates können sie einen neuen Dienst im Verbund erstellen. Geben Sie dazu gemäss Kapitel 4.1.1, Abschnitt Verbund anschliessen vor

14 4.1.3 Rollen konfigurieren Die vorkonfigurierten Rollen sind in der folgenden Tabelle ersichtlich. Es können jederzeit über die Aktion Benutzer konfigurieren beliebige Ansichten hinzugefügt oder entfernt werden. Ansicht Rolle Kdt Einh Fw Four Standardbenutzer AdA Verwaltung X X X X Aufbauorganisation X X X Qualifikationen, Beförderung und Disziplinarstrafwesen X KKD X Ressourcen- und Arbeitsplan X X X Flexible Aufbauorganisation X X X Tabelle 2 Rollenkonfiguration

15 5 Cockpit MIL Office Nach dem Start von MIL Office wird Ihnen das Cockpit mit der Ansicht Konfiguration angezeigt. Diese Ansicht enthält die Auswahl der Dienste, Benutzer und Rollen. Im Cockpit sind die folgenden Ansichten verfügbar: Abbildung 7 Cockpit Ansichten Übersicht mit den Portlets pers. Aufgabe, Tagesbefehl, Arbeitsplan, Dienstleistungsübersicht, Terminplan und Bestandesrapport. Die Portlets können mit der Aktion Cockpit konfigurieren ein- und ausgeblendet werden. Konfiguration mit den verfügbaren Diensten, ihren Benutzer und Rollen. Dienstleistung mit den Daten der aktuellen Dienstleistung. Einrückungsdetachemente mit der Definition der Marschbefehlangaben für die verschiedenen Einrückungsdetachemente. Konfliktmanagement mit Ansichten für Terminkonflikte, Versionskonflikte und für die Problemlösung. CBT enthält die verfügbaren CBT thematisch gegliedert. 5.1 Konfliktmanagement Kapitel 5.1.1und geben Ihnen eine Einführung in das Konfliktmanagement und beschreiben die möglichen Konflikte, die bei der Arbeit mit MIL Office auftreten können. In der Ansicht Konfliktmanagement erhalten Sie Zugang zu der Übersicht über die in MIL Office aufgetretenen bzw. vorhandenen Versions- und Terminkonflikte. Um die Konflikte aufzulösen, haben Sie von jedem Konflikt aus die Möglichkeit, direkt in die entsprechende Detail-Ansicht oder den jeweiligen Assistenten zu gelangen. Ein Versionskonflikt wird dadurch gelöst, indem einer der verschiedenen Werte ausgewählt wird. Ein Terminkonflikt wird behoben, indem die überlappenden Termine geändert werden, so dass sie nicht mehr im Konflikt miteinander stehen. Nur der Kommandant kann eine an einem Konflikt beteiligte Version offiziell setzen. Andere Rollen in MIL Office können die Konflikte zwar betrachten, aber keine offizielle Version erstellen. Das gilt auch für Löschanträge. Der Kommandant entscheidet, ob er die von anderen Teilnehmern im Verbund gemachten Löschungen annimmt oder ablehnt. Die bestehenden Konflikte sind jeweils auch in der Übersicht der jeweiligen Objekte durch ein kleines Symbol markiert:

16 5.1.1 Versionenkonflikt In der Ansicht Versionskonflikte Übersicht sehen Sie die Liste aller vorhandenen Konflikte unterschiedlicher Versionen von AdA, Dienstleistenden, Aufbauorganisation, Abwesenheiten, Kommandierungen, Dispensen, Disziplinarstrafwesen, Qualifikationen, Beförderungen, Ressourcen, Arbeitspläne und Dienstleistungen. Sie werden jeweils gruppiert nach beteiligten Benutzern. Existiert beispielsweise für dasselbe Objekt je eine oder mehrere Versionen der Benutzer Einh Fw, Four und PISA so heisst die Gruppe Gruppe: Einh Fw / Four / PISA. Abbildung 8 Versionenkonflikt - Übersicht Durch Doppelklick auf einen Gruppennamen öffnet sich die Detail-Ansicht für diese Gruppe. Hier hat man die Möglichkeit einzelne oder mehrere Objekte auszuwählen und direkt für die Auswahl die Version eines bestimmten Benutzers offiziell zu setzen. Zu Informationszwecken werden in der rechten Ansicht alle an den Konflikten beteiligten Felder aufgelistet.

17 Abbildung 9 Versionenkonflikt - Detail Ansicht Gruppe Die Konfliktgruppen sind immer dann besonders hilfreich wenn durch eine Aktion viele Konfliktobjekte entstanden sind. Wurden zum Beispiel nach einem MILO Import die Adressdaten aller AdA geändert, so kann man mit Hilfe der Gruppe alle Änderungen aufs Mal offiziell setzen. Markieren Sie einen Konflikt und wählen Sie die Aktion Bearbeiten in der Übersicht. Die Detail- Ansicht für den Konflikt (z.b. AdA-Detail für einen AdA) wird geöffnet. In der Spalte Versionen werden Ihnen die verschiedenen Versionen der betreffenden Eigenschaft angezeigt. Dasselbe Resultat erhalten Sie auch durch Doppelklick auf ein Objekt in der Detail-Ansicht der Konfliktgruppe. Konflikt auslösen nur für den Kommandanten Das entsprechende Feld, bei dem der Konflikt aufgetreten ist, ist mit einem Warnsymbol markiert. Wenn Sie es mit der Maus markieren, werden die unterschiedlichen Werte, die den Konflikt auslösen, dargestellt. Wählen Sie den gewünschten Wert aus.

18 Abbildung 10 Versionenkonflikt - Detail Ansicht eines AdA mit einem Konflikt Nachdem Sie für alle Felder mit Konflikten die richtigen Werte eingegeben haben, setzen Sie die Version offiziell mit der Aktion Offiziell setzen Terminkonflikt Die Ansicht Terminkonflikte stellt alle aktuell vorhandenen Zeitüberneidungen zwischen verschiedenen Terminen von AdA dar. Sie können die Konflikte in der Ansicht Gruppieren entweder nach dem einzelnen AdA oder nach Zeitkonflikten gruppieren. Abbildung 11 Terminkonflikt Mit einem Doppelklick auf die Kommandierung, Abwesenheit oder andere Tätigkeit können Sie diese direkt öffnen und bearbeiten. Sie können auch das Kontextmenü verwenden. Wenn danach kein Konflikt mehr besteht, wird der Eintrag aus der Liste entfernt. Über das Kontextmenü können Sie die Kommandierung, Abwesenheit oder andere Tätigkeit auch löschen, um den Konflikt zu lösen Löschantrag Wenn Sie mit der Rolle Kommandant einen AdA, einen Dienstvermerk, eine Ressource usw. löschen, wird das Objekt direkt gelöscht. Sind Sie nicht mit der Rolle des Kommandanten angemeldet, wird ihre Aktion zunächst als Löschantrag gespeichert. Das bedeutet, dass Sie beantragen das betroffene Objekt zu löschen es kann aber nur vom Kommandanten definitiv gelöscht werden. Sie können die Löschanträge in der Löschantrag Übersicht einsehen, jedoch nicht bearbeiten.

19 Abbildung 12 Löschantrag - Übersicht Löschanträge annehmen / ablehnen nur für den Kommandanten Nach einer Replikation sind die Löschanträge auch für den Kommandanten sichtbar. Der Kommandant kann nun entscheiden, ob er den Löschantrag annehmen oder ablehnen möchte mit den Aktionen Annehmen oder Ablehnen. Wurden die Anträge bewilligt, so werden die Objekte bei allen Verbundsteilnehmern gelöscht. Alle versionierten Objekte d.h. alle Objekte die entweder manuell oder automatisch gültig gesetzt werden (siehe auch Kapitel 6.2) können einen Löschantrag erzeugen.

20 6 Datenverwaltung 6.1 Import / Export PISA Import Mit der Aktion PISA Import im Modul Pers können Sie die von PISA gelieferten XML-Dateien in MIL Office 4 einlesen. Der gestartete Assistent führt Sie durch den gesamten Importprozess. Dateityp Beschreibung PISA 401 PISA 410 GAD Schuldaten GAD AdA Daten PISA Stammdaten Tabelle 3 Unterstützte Dateitypen für den PISA Import Beinhaltet alle eingeteilten AdA (Korpskontrolle) der Einheit im FDT. Beinhaltet alle einrückungspflichtigen AdA (Dienstleistender) einer Einheit für die nächste Dienstleistung im FDT. Beinhaltet die Stammdaten einer Schule (GAD) Beinhaltet die Dienstleistenden einer Schule Beinhaltet die PISA Basistabellen wie Funktionen, Auszeichnungen usw. Nur ein Benutzer mit Rolle Kdt hat die Berechtigung diesen Import durchzuführen. Für alle anderen Rollen bleibt die Aktion PISA Import deaktiviert. Je nach ausgewählter Dienstkonfiguration sind jeweils nur die Optionen für FDT resp. GAD verfügbar.

21 6.1.2 PISA Export Mit der Aktion PISA Export im Modul Pers können Sie Personendaten aus MIL Office 4 für PISA exportieren. Der Assistent führt Sie durch den gesamten Exportprozess. Wählen Sie im Assistenten eines der folgenden Exportformate aus. Dateityp PISA 401 Beschreibung Exportiert alle eingeteilten AdA im Format AW401. PISA MB GAD Rücklagerung Exportiert alle einrückungspflichtigen AdA und die Detailangaben der Marschbefehle. Es werden zwei unterschiedliche Dateien erstellt. Exportiert die Rückmeldung für den GAD. Enthält Ausbildungen, Auszeichnungen, geleistete Diensttage und Qualifikationen. PISA Diensttagemeldung Exportiert die Diensttagerückmeldung im Format 419. Die Daten werden direkt vom Dienstbetrieb, resp. von der Qualifikationsübersicht übernommen. Im Assistenten können Bemerkungen noch bearbeitet und neue Qualifikationen erstellt werden. Tabelle 4 Unterstütze PISA Exporte Nur die folgenden Daten werden an PISA zurückgemeldet: GAD - Geleistete und anrechenbare Diensttage - max 10 Spezialausbildungen - max 6 Auszeichnungen - max 3 Brevets - 1 Schlussqualifikation FDT - Geleistete und anrechenbare Diensttage - max 4 neu erfasste Spezialausbildungen - 1 Schlussqualifikation Sie können die Personendaten unverschlüsselt oder verschlüsselt in eine Datei exportieren oder via episa direkt das Internet an PISA übermitteln. Entnehmen Sie die Details der untenstehenden Tabelle.

22 Dateityp Unverschlüsselte Datei Verschlüsselte Datei episa (Internet) Beschreibung Tabelle 5 Zielformat auswählen Die Datei wird unverschlüsselt, standardmässig im Verzeichnis C:\Secdata\MILOffice4\Database\<Dienstname>\PISA abgelegt. Dabei ist der Platzhalter <Dienstname> mit Ihrem momentanen Dienst zu ersetzen. Die Datei wird mit SecureCenter verschlüsselt, standardmässig im Verzeichnis C:\Secdata\MILOffice4\Database\<Dienstname>\PISA abgelegt. Dabei ist der Platzhalter <Dienstname> mit Ihrem momentanen Dienst zu ersetzen. Die exportierten Ada und Dienstleistender werden verschlüsselt via Internet an PISA gesendet. Nur ein Benutzer mit Rolle Kdt hat die Berechtigung diesen Export durchzuführen. Für alle anderen Rollen bleibt die Aktion PISA Export deaktiviert MILO Import Mit Hilfe des MILO Imports können Sie die Daten importieren, die via MILO Export von MIL Office 4 exportiert wurden. Der Milo Import und Export ist zum Austausch von AdA Daten oder für die Übernahme der Daten aus dem letzten Dienst gedacht. Somit müssen Sie beispielsweise einen zusätzlich erfassten AdA nicht neu eingeben oder können eine bereits erstellte Ressource wiederverwenden. Mit der Aktion MILO Import in der Ansicht Konfiguration im Modul Cockpit starten Sie den Import Assistenen MILO Export Mit der Aktion MILO Export in der Ansicht Konfiguration im Modul Cockpit starten Sie den Export Assistenten, der Ihnen hilft die gewünschten Daten vom aktuellen Dienst zu exportieren. Ihnen stehen die zwei Exportoptionen Full Export und AdA Export zur Verfügung. Wählen Sie den Full Export, um mehr als nur AdA-, Dienstleistender- und KKD-Daten zu exportieren. Wählen Sie den AdA Export vor allem dann, wenn Sie nur einen Teil des AdA- und Dienstleistender- Bestandes exportieren möchten. Entnehmen Sie aus den untenstehenden Tabellen, welche Daten mit welcher Exportoption exportiert werden können. Mit Hilfe der Auswahlboxen im Schritt vom Assistenten können Sie die Exportmenge noch einschränken.

23 Full Export Können exportiert werden AdA Dienstleistende Abwesenheiten Kommandierungen Dispensierungen Arbeitsplan inkl. Statistik Ressourcenplan Statistikdefinitionen Terminplan Konfiguration der Funktionen Detachierungsarten Kommandierungsarten Tabelle 6 Full Export Übersicht Können NICHT exportiert werden Dokumente Notfalladressen Disziplinarstrafwesen Qualifikationen Beförderungen Persönliche Aufgaben AdA Export Verwenden Sie diese Option, um nur einzelne AdA oder Dienstleistender und deren KKD-Daten zu exportieren Können exportiert werden AdA Dienstleistende Abwesenheiten Kommandierungen Dispensierungen Tabelle 7 AdA Export Übersicht Können NICHT exportiert werden Dokumente Notfalladressen Disziplinarstrafwesen Qualifikationen Beförderungen Arbeitsplan inkl. Statistik Ressourcenplan Statistikdefinitionen Terminplan Konfiguration der Funktion Detachierungsarten Kommandierungsarten Persönliche Aufgaben

24 6.2 Versionsverwaltung In MIL Office 4 wird eine ausgeklügelte Versionsverwaltung eingesetzt. Der Status des AdA und Dienstleistender wird anhand farbiger Flaggen in der Übersicht gekennzeichnet. Entnehmen Sie bitte deren Bedeutungen der folgenden Tabelle: Symbol Status Bedeutung Gültig (grüne Flagge) Gültige Version, wird repliziert. Arbeitsversion (gelbe Flagge) Gültig aber unbestätigt (blaue Flagge) Gelöscht aber unbestätigt (rote Flagge) Tabelle 8 Statusübersicht für AdA und Dienstleistende Arbeitsversion gültig setzen Version die durch den Benutzer noch nicht gültig gesetzt wurde. Ein Benutzer (ohne Kdt Rolle) hat eine gültige Version geändert und wiederum gültig gesetzt. Die Änderungen müssen durch den Kdt noch genehmigt oder abgewiesen werden. Ein Benutzer (ohne Kdt Rolle) hat eine gültige Version gelöscht. Der Löschantrag muss noch durch den Kdt genehmigt oder abgewiesen werden. Der Löschantrag wird repliziert. Mit der Aktion Gültig setzen können Sie ein AdA oder ein Objekt (z.b. Arbeitsplan) gültig setzen. Diese Aktion ist deaktiviert, falls das Objekt bereits gültig ist. Folgende Objekte müssen manuell gültig gesetzt werden: AdA Dienstleistender Aufbauorganisation Arbeitsplan Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, werden die meisten Objekte automatisch gültig gesetzt. Die Aktion ist daher für diese Objekte immer deaktiviert Arbeitsversion zurücksetzen Mit der Aktion Zurücksetzen können Sie ein AdA oder Objekt (z.b. Aufbauorganisation) auf die zuletzt gültige Version zurückversetzen. Alle Änderungen gegenüber der gültigen Version gehen dabei verloren. Verwenden Sie diese Aktion, wenn Sie z.b. fälschlicherweise bei einer gültigen Version etwas geändert haben. Diese Aktion ist deaktiviert, falls das Objekt nicht eine Arbeitsversion ist

25 6.3 Replikation Mit Hilfe der Replikation können Sie auf einfache Art und Weise ihre Daten mit weiteren Instanzen innerhalb desselben Verbunds abgleichen lassen. D.h Sie verfügen nachher wieder über den gleichen Datenbestand wie die anderen Instanzen. Entstandene Versionskonflikte werden in der Versionskonfliktübersicht (siehe Kapitel Erreur! Source du renvoi introuvable.) angezeigt und der Benutzer mit Rolle Kdt kann diese lösen. Ihnen stehen die Dateibasierte Replikation sowie die Replikation über das Netzwerk zur Verfügung. Beispiel: Sie wollen gleichzeitig am selben Dienst Daten bearbeiten wie der Benutzer Karl Freimann. Natürlich wollen Sie aber an Ihrem eigenen PC arbeiten und ihr Kollege an seinem. Darum haben Sie einen Verbund gemäss Kapitel Verbund erstellen eingerichtet und Karl Freimann hat sich am Verbund gemäss Kapitel Erreur! Source du renvoi introuvable. angeschlossen. Sie bearbeiten dann ein paar AdA und Karl Freimann hat eine Kommandierung erfasst. Nach getaner Arbeit führen Sie dann eine Replikation durch, um die Datenbestände mit Karl Freimann abgleichen zulassen. Folgende Daten werden nicht repliziert: Dokumente. Arbeitsversionen Aufgaben des Portlets Persönliche Aufgaben. Persönliche Einstellungen, wie beispielsweise Ihre konfigurierten Spalten in der AdA - Übersicht oder die Anordnung der Portlets in der Cockpit - Übersicht Dateibasierte Replikation Mit der Aktion Replikation MIL Office Datei können Sie den Replikationsassistenten starten, um die Daten in eine Datei abzulegen, die wiederum eingelesen werden kann. Mit der Aktion Replikation Datei MIL Office können Sie den Replikationsassistenten starten, um eine erstellte Replikations-Datei einzulesen. MIL Office importiert für Sie automatisch alle neuen, resp. geänderten Daten. Verwenden Sie die Dateibasierte Replikation, wenn die zu synchronisierenden Instanzen nicht über ein Netzwerk miteinander verbunden sind, Verbindungsprobleme bestehen, der MILO Controller nicht konfiguriert ist oder nicht läuft. Ansonsten hat sich die Replikation über das Netzwerk als praktischer erwiesen, da keine Dateien ausgetauscht werden müssen Replikation über das Netzwerk Im Gegensatz zu der im Kapitel beschriebenen dateibasierten Replikation müssen hier die Daten nicht in eine Datei zwischengespeichert werden, sondern werden innerhalb des selben Verbundes direkt über das Netzwerk übermittelt. Beachten Sie bitte, dass die Replikation nur zwischen Diensten (Instanzen) funktioniert, die im selben Verbund sind. Lesen Sie im Kapitel mehr darüber, wie Sie einen Verbund korrekt einrichten können. Mit der Aktion Replikation MIL Office Verbund im Modul Pers oder Plan starten Sie den Replikationsassistenten.

26 Abbildung 13 Startschritt des Replikationsassistenten Replikation mit einzelnem Benutzer Wählen Sie diese Option, falls Sie ihre Daten nur dem ausgewählten Benutzer austauschen (replizieren) wollen. Die Replikation funktioniert bidirektional. D.h. Sie erhalten alle gültigen Daten des ausgewählten Benutzers und der ausgewählte Benutzer erhält alle ihren gültigen Daten. Arbeitsversionen und Dokumente werden nicht repliziert. Gesamtreplikation mit allen angemeldeten Benutzer Wählen Sie diese Option, um Ihre gültigen Daten mit allen Benutzern die sich im Verbund angemeldet haben, auszutauschen (zu replizieren). Die Replikation funktioniert bidirektional. D.h. Sie erhalten alle gültigen Daten aller angemeldeten Benutzer und alle angemeldeten Benutzer erhalten Ihre gültigen Daten. Arbeitsversionen und Dokumente werden nicht repliziert. Angemeldete Netzwerkbenutzer In dieser Tabelle werden alle Benutzer aufgeführt, die sich erfolgreich am selben Verbund wie Sie angemeldet haben. Ihr eigener Benutzername wird hier nicht erscheinen. Falls die Aktion Replikation MIL Office Verbund deaktiviert ist, konnte keine Verbindung zum MILO Controller hergestellt werden. Vergewissern Sie sich das folgende Voraussetzungen gegeben sind: - Ihr aktueller Dienst befindet sich in einem Verbund, der gemäss Kapitel Erreur! Source du renvoi introuvable. erstellt und konfiguriert wurde. - Der MILO Controller ist korrekt eingerichtet und läuft. - Ihr Computer hat eine Verbindung zum MILO Controller. Beachten Sie, dass ein nicht korrekt konfigurierter Firewall die Verbindung verhindern kann. Starten Sie MIL Office erneut und versuchen Sie noch einmal.

27 7 Pers 7.1 AdA Verwalten Pers AdA - Verwaltung Dieser Bereich von MIL Office ermöglicht Ihnen die Verwaltung des AdA - Bestandes. In der Regel erhalten Sie diese Daten von PISA und müssen diese somit nicht selber erfassen. Abbildung 14 AdA - Verwaltung In der Spalte PISA Status in der AdA-Liste sehen Sie den aktuellen Pisa-Status des AdA in MIL Office. Daraus können Sie ersehen, ob der AdA mit PISA-Daten importiert, in MIL Office bearbeitet oder manuell erstellt wurde. In der Tabelle PISA Status sind alle Statusmöglichkeiten aufgelistet. Sie können die Ansicht der AdA unterschiedlich gruppieren. Die voreingestellte Gruppierung nach Grad kann im linken Satellitenfenster geändert werden. Um nach einer eine Spalte zu sortieren, klicken Sie auf den Spaltenkopf. Die Sortierung wirkt sich jeweils innerhalb der Gruppierung aus. Zur besseren Übersicht können Sie auch einen Filter auf die Liste der AdA anwenden. Den Filter blenden Sie mit der Schaltfläche Suchen ein und aus Status Beschreibung PISA - Neu PISA - Bearbeitet PISA - Alt Manuell Tabelle 9 PISA Status Von PISA importiert und noch nicht bearbeitet. Von PISA importiert und bearbeitet Ursprünglich von PISA importiert aber beim letzten PISA Import nicht mehr dabei. Wurde manuell erstellt

28 In der Ansicht AdA-Verwaltung stehen Ihnen die in der untenstehenden Tabelle aufgelisteten Aktionen zur Verfügung. Sie werden in den nachfolgenden Unterkapiteln erläutert. Symbol Aktion Beschreibung Erstellen Bearbeiten Löschen Ausbildungen Ausrüstung Brevets Auszeichnungen Führerscheine Dienstvormerk Grad ändern Freie Liste Export Sync Filter Zurücksetzen Arbeitsversion gültig setzen Öffnet die Details zum Erfassen eines neuen AdA Öffnet die Details zum Bearbeiten eines bestehenden AdA Löscht die oder den selektierten AdA Öffnet den Assistenten um eine Spezialausbildung mehreren AdAs zuzuweisen Öffnet den Assistenten um Ausrüstungen mehreren AdA zuzuweisen Öffnet den Assistenten um Brevets mehreren AdA zuzuweisen Öffnet den Assistenten um Auszeichnungen mehreren AdA zuzuweisen Öffnet den Assistenten um Führerscheine mehreren AdA zuzuweisen Öffnet für diesen AdA das Dienstleistenden-Detail-Fenster Ändert den Grad eines AdA Öffnet einen Assistenten um eine frei definierbare Anzahl von Feldern als MS Excel Datei zu exportieren Vergleicht und aktualisiert die Felder Grad, Gradzusatz, Funktion, Truppengattung und Teilnehmercode zwischen Dienstleistenden und AdA. Blendet den Filter in der rechten Satellistenansicht ein und aus Setzt die Arbeitsversion auf die zuletzt gültige Version zurück Erläuterungen zur Versionisierung finden Sie in Kapitel Erreur! Source du renvoi introuvable. Erstellt aus der Arbeitsversion eine neue gültige Version Erläuterungen zur Versionisierung finden Sie in Kapitel Erreur! Source du renvoi introuvable.

29 Spalten der Ansicht AdA konfigurieren Sie können die Ansicht der Spalten in der AdA-Tabelle konfigurieren. Wenn Sie den Zeiger der Maus innerhalb der Tabelle plazieren, steht Ihnen im Kontextmenü die Aktion Spalten definieren zur Verfügung. Sie erhalten einen Dialog zur Ansicht, in dem Sie die Spalten auswählen können, die sie anzeigen möchten. Die aktuell angezeigten Spalten sind darin vorausgewählt. Zur Verfügung stehen Ihnen alle Felder, die Sie im Detail-Dialog zum Erfassen oder Bearbeiten eines AdA finden. Standardmäßig zeigt MIL Office die folgenden Eigenschaften eines AdA an: Status (der MIL Office Status des AdA) Grad Name / Vorname Beruf Geburtsjahr PISA-Status Bemerkung Abbildung 15 Ansicht AdA - Spalten definieren Der Dialog stellt Ihnen auf der linken Seite alle verfügbaren und auf der rechten Seite die ausgewählten Spalte dar. Mit den Schaltfläches zwischen den beiden Listen können Sie Spalten aus der Gesamtliste hinzufügen oder entfernen. Markieren Sie die Spalten zuerst und klicken Sie dann einen der Schaltflächen. Die Schaltflächen mit den Doppelpfeilen ermöglicht Ihnen das Hinzufügen beziehungsweise Entfernen aller Spalten. Sie können die Reihenfolge der Spalten mit den beiden Schaltflächen auf der äußeren rechten Seite des Dialogs ändern. Markieren Sie eine der Spalten und verschieben Sie sie in die gewünschte Richtung.

30 7.1.1 Neune AdA erstellen AdA werden üblicherweise über PISA in MIL Office importiert. Sie können aber auch manuell einen AdA erstellen. Wählen Sie dazu die Aktion Erstellen, die das Detail-Fenster für einen AdA öffnet. Es enthält die folgenden Ansichten: Detail-Ansicht Beschreibung Stammdaten AdA Dossier Bemerkung Zusatzfelder Tabelle 10 Ansichten AdA - Details Persönliche Daten und Adressen des AdA Militärische Angaben zum AdA: Militärischer Grad, Einteilung, Tauglichkeit, Diensttage, Führerscheine, Auszeichnungen, Ausbildungen, geleistete Dienste, militärische Brevets. Dossiers des AdA Hier können Sie Dokumente importieren oder Formulare erstellen (05.002, , /I) Bemerkungen und Schlüsselwörter des AdA Für die Ansicht des AdA können zusätzliche Felder definiert werden. Sie erscheinen in den AdA-Details und können auch in der Tabelle der AdA angezeigt werden Um einen AdA anzulegen, müssen Sie mindestens seinen Namen, sein Geburtsdatum, PLZ, Wohnort (in den Stammdaten) und den militärischen Grad (in der Ansicht AdA) eingeben. Alle anderen Felder sind nicht obligatorisch. Es wird aber empfohlen die Sozialversicherungsnummer auch einzugeben, da diese bei einem PISA Import für denselben AdA als Referenz gebraucht wird. Ist die Referenz, d.h. Sozialversicherungsnummer, nicht gesetzt, so ist der importierte AdA plötzlich 2-mal im System vorhanden AdA bearbeiten Um einen AdA zu bearbeiten, markieren Sie eine AdA in der Übersicht und wählen Sie die Aktion Bearbeiten. Diese Aktion steht auch im Kontextmenü zur Verfügung. Das Detail-Fenster für einen AdA wird geöffnet wie in der Tabelle im vorhergehenden Kapitel dargestellt Stammdaten Geben Sie hier die persönlichen Daten des AdA ein. AHV-Nummer Sozialversicherungsnummer Eingabe der AHV-Nummer und Sozialversicherungsnummer Die Eingabe einer AHV-Nummer und/oder einer Sozialversicherungsnummer wird von MIL Office geprüft. Sie können keine Nummern eingeben, die eine falsche Prüfsumme ergeben. Sie können die Felder aber leer lassen. Name / Vorname (Pflichtfeld) Sprache Geburtsdatum (Pflichtfeld) Öffnen Sie über die Pfeiltaste am Rand des Feldes einen Kalender, in dem Sie das Datum auswählen können oder geben das Datum direkt in das Textfeld ein. Mit den kleinen Pfeiltasten können Sie einzeln Tag, Monat und Jahr in Einerschritten verändern. Geschlecht

31 Beruf Heimatgemeinde PLZ Heimatgemeinde Ort Kanton Neben der Wohnadresse des AdA können Sie auch eine Geschäftsadresse und eine Notfalladresse eingeben. Notfalladresse Beachten Sie, dass Sie die Notfalladressen aus rechtlichen Gründen nach dem Ende der Dienstzeit wieder löschen müssen. Das Löschen der Notfalladressen wird in Kapitel Erreur! Source du renvoi introuvable. erläutert. Abbildung 16 Ansicht AdA-Details - Persönliche Daten

32 7.1.4 AdA Hier geben Sie alle militärischen Daten zum AdA ein. Abbildung 17 Ansicht AdA-Details - AdA Machen Sie Angaben zum Grad, zur Einteilung und Tauglichkeit des AdA. Die Angaben zum Grad sind Pflichtfelder. Ausserdem sehen Sie eine Übersicht über die Anzahl der Diensttage und die administrative Zuständigkeit für den AdA Dienstvormerk Dienstleistende werden in der Regel mit den PISA-Daten importiert. Sie können aber auch manuell einen Dienstvormerk erfassen. Markieren Sie zunächst einen AdA in der Liste der AdA und wählen Sie dann die Aktion Dienstvormerk. Das Dialogfenster zur Eingabe eines Dienstvormerks beinhaltet drei Ansichten; Dienstvormerk Hier geben sie die Details des Dienstvormerks ein. Vorschlag Vorschläge zur Einheit, zum Grad, Einrücken und Abverdienen. Zusatzfelder Konfigurieren Sie zusätzliche Felder für den Dienstleistenden und/oder geben Sie Werte für Zusatzfelder hier ein.

33 Dienstvormerk Geben Sie hier die Details zum Dienstvormerk ein. Dienstart Wählen Sie die Dienstart aus der Liste aus. Von Bis: Beginn- und End-Datum der Dienstleistung Geben Sie in die Felder Von und Bis das Beginn- und das Enddatum der Dienstleistung ein. Sie können das Datum direkt in die Felder eingeben oder über das Pfeilsymbol am rechten Rand einen Kalender öffnen, in dem Sie das Datum auswählen können. Anzahl Tage Dieses Feld beinhaltet die Anzahl der Diensttage, die automatisch aus dem Beginn- und Enddatum der Dienstleistung berechnet wird. AdA-Art Wählen Sie die AdA-Art aus. Von PISA erhalten Sie immer AdA der Art Milizmiltär. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie manuell auch Dienstvormerke für Zeitmilitärs erstellen. Diese können zwar in MIL Office verwaltet aber nie an PISA zurückgemeldet werden. Perskat Wählen Sie hier optional die Personalkategorie aus. Diese wird normalerweise vor allem bei Berufsmilitärs und Durchdienern gesetzt. Kontrolle der Dienstpflicht Hier erhalten Sie in Spezialfällen Informationen über die Art der Dienstpflicht. Normalerweise sollte dieses Feld nicht gesetzt sein. Es werden immer nur Dienstvormerke mit AdA-Art Milizmilitär oder Vereinzelte Diensttage an PISA zurückgemeldet. Abbildung 18 Dienstvormerk erstellen

34 7.1.6 Grad ändern Mit der Aktion Grad ändern können Sie den Grad eines oder mehrerer AdA ändern. Führen Sie diese Aktion aus, nachdem ein AdA befördert wurde. Diese Funktion kann beispielsweise dazu verwendet werden während einer Rekrutenschule sämtliche Rekruten zu Soldaten zu befördern. Mit der Funktion Beförderung werden nur die für die Beförderung erforderlichen Dokumente erzeugt. Der Assistent, der zum Ändern des Dienstgrades geöffnet wird, enthält auf der ersten Seite die Angaben zum militärischen Grad: Grad Wählen Sie den gewünschten Beförderungsgrad aus der Liste aus Gradzusatz Selektieren Sie falls nötig einen Gradzusatz. Datum der Beförderung Sie können nur das aktuelle oder ein früheres Datum eingeben. Auf Seite 2 des Assistenen auswählen Sie die AdA aus, deren Dienstgrad Sie ändern möchten. Wählen Sie Weiter und Beenden, um den Assistenten abzuschliessen. Sie sehen alle Änderungen des Grades eines AdA in der Gradhistorie in den AdA-Details.

35 7.2 Dienstleistender verwalten Pers Dienstleistender In der Ansicht Dienstleistender sind nur AdA mit Dienstvormerk vorhanden. Für jeden Dienstvormerk, der via PISA importiert wird, wird hier ein Eintrag erstellt. Die Stati in der Spalte PISA Status sind einer Tabelle in der Einführung zu Kapitel 7.1 beschrieben. Sie können einen Dienstvormerk auch manuell erfassen. Das Erfassen eines Dienstvormerks ist in Kapitel beschrieben, wechseln Sie dazu in die Ansicht AdA. Symbol Aktion Beschreibung Bearbeiten Löschen AdA bearbeiten Qualifikation Beförderung Abwesenheiten Kommandierung Ersatz Marschbefehl Späteres Einrücken Vorzeitige Entlassung Freie Liste Export PISA Sendedatum Grad ändern Zurücksetzen Öffnet die Dienstvormerk-Details zum Bearbeiten Löscht einen Dienstvormerk Öffnet die AdA-Details zum Bearbeiten Öffnet den Qualifikations-Assistenten zum Erfassen einer Qualifikation Öffnet den Beförderungs-Assistenten zum Erfassen einer Beförderung Öffnet den Abwesenheits-Assistenten zur Eingabe einer Abwesenheit, z.b. eines Urlaubs Öffnet den Kommandierungs-Assistenten zur Eingabe einer Kommandierung Öffnet den Assistenten zum Erfassen eines Ersatz-Marschbefehls Öffnet den Assistenten zur Eingabe eines späteren Einrückdatums für einen Dienstvormerk Öffnet den Assistenten zur Eingabe einer vorzeitigen Entlassung für einen Dienstvormerk Öffnet einen Assistenten um eine frei definierbare Anzahl von Feldern als MS Excel Datei zu exportieren Öffnet den Assistenten um die PISA Rückmeldesperre von einem oder mehreren Dienstleistenden zurück zu setzen Ändert den Grad eines Dienstleistenden Setzt die Arbeitsversion auf die zuletzt gültige Version zurück. Erläuterungen zur Versionierung finden Sie in Kapitel Erreur! Source du renvoi introuvable. Gültig setzen Tabelle 11 Aktionen für die Ansicht Dienstleistender Erstellt aus der Arbeitsversion eine neue gültige Version. Erläuterungen zur Versionierung finden Sie in Kapitel Erreur! Source du renvoi introuvable.

36 7.2.1 Dienstvormerk bearbeiten Öffnen Sie einen Dienstvormerk zur Bearbeitung mit der Aktion Bearbeiten. Sie erhalten einen ähnlichen Dialog zur Ansicht, mit dem Sie einen Dienstvormerk in der Ansicht AdA erfassen können. Dienstvormerk Zusätzlich zu den bereits bekannten Feldern gibt es folgende Grad mit Gradzusatz Geben Sie hier den Grad und den Gradzusatz des Dienstleistenden an. Teilnehmer-Code Der Teilnehmercode wird hier gesetzt. Funktion Setzen Sie hier pro Dienstleistender die gewünschte Funktion. Truppengattung Setzen Sie hier pro Dienstleistender die gewünschte Truppengattung Abbildung 19 Dienstvormerk bearbeiten - Ansicht Dienstvormerk

37 7.2.2 Dienstvormerk löschen Um einen Dienstvormerk zu löschen, markieren Sie den Dienstleistenden und wählen Sie die Aktion Löschen. Sie können auch das Kontextmenü benutzen. Sie müssen das Löschen in einem Dialogfenster bestätigen. Falls Sie Ihre Aktion noch einmal überprüfen möchten können Sie hier auch abbrechen. Nach der Bestätigung wird der Dienstvormerk gelöscht, wenn Sie als Kommandant angemeldet sind in die Liste der Löschanträge für den Kommandanten aufgenommen, wenn Sie nicht als Kommandant angemeldet sind.

38 7.3 Abwesenheiten Pers Abwesenheiten In der Ansicht Abwesenheiten haben Sie einen Überblick über alle Abwesenheiten; Urlaub, Krankheit, Arreststrafen oder Detachierung. Die verschiedenen Arten von Abwesenheit sind mit farbigen Quadraten versehen, die in der Legende unter der Liste der Abwesenheiten erläutert sind. Abbildung 20 Abwesenheiten Ansicht Symbol Aktion Beschreibung Erstellen Bearbeiten Löschen Ersatz Marschbefehl Urlaubspass Öffnet den Abwesenheits-Assistenten zur Eingabe einer neuen Abwesenheit Öffnet den Abwesenheits -Assistenten zum Bearbeiten einer bestehenden Abwesenheit Löscht die Abwesenheit oder den Dienstleistenden aus der Abwesenheit Erstellt einen Ersatz-Marschbefehl Erstellt einen Urlaubspass XLS Export PDF Export Filter Tabelle 12 Legende in der Ansicht Abwesenheiten Exportiert Ihre Auswahl von Abwesenheiten als Excel-Datei Exportiert Ihre Auswahl von Abwesenheiten als PDF-Datei Blendet den Filter für die Ansicht der Abwesenheiten ein und aus. Sie finden eine allgemeine Beschreibung zur Benutzung des Filters in Kapitel Erreur! Source du renvoi introuvable Eine Abwesenheit erstellen oder bearbeiten mit dem Abwesenheits- Assistententen Der Abwesenheits-Assistent wird aufgerufen, wenn Sie eine neue Abwesenheit erstellen oder eine bestehende bearbeiten. Mit einem Doppelklick auf den Abwesenheitstyp oder den Grund für die Abwesenheit (dargestellt durch ein grünes Quadrat) bzw. einen Dienstleistenden können Sie die zugehörige Abwesenheit öffnen und direkt bearbeiten. Sie rufen den Abwesenheits-Assistenten auch über die Aktion Bearbeiten oder das Kontextmenü auf. Auf der ersten Seite des Assistenten geben Sie den Abwesenheitstyp an:

39 Arreststrafe Detachierung Krank / Unfall / Ziv Spital Urlaub Wenn Sie einen Urlaub eintragen, müssen Sie auf der zweiten Seite angeben, ob es sich um einen persönlichen Urlaub oder einen allgemeinen Urlaub handelt. Geben Sie auf Seite 2 des Assistenten (Seite 3 im Falle eines Urlaubs) die Details für die Abwesenheit ein: Beginn und Ende der Abwesenheit Detachierungsgsart (Det.-Art.) Dieses Feld ist nur dann aktiviert, wenn Sie eine Detachierung eingeben. Wählen Sie in diesem Fall hier die Detachierungsgsart aus einer Liste aus. Sie können die Liste über den Schaltfläche neben dem Eingabefeld anpassen. Wählen Sie dazu den Schaltfläche neben dem Eingabefeld. Um eine neue Detachierungsgsart hinzuzufügen, wählen Sie in dem Dialogfenster den Schaltfläche Hinzufügen. Mit dem Kontrollkästchen neben jedem Eintrag können Sie festlegen, ob er in der Liste der Detachierungsgsarten im Assistenten angezeigt wird. Abbildung 21 Dialog zum Bearbeiten der Detachierungsartliste Grund Geben Sie den Grund für die Abwesenheit ein. Sie können in der Übersicht die Abwesenheiten unter anderem nach dem Grund sortieren. Wählen Sie auf der dritten Seite (vierte Seite bei einem Urlaub) die Dienstleistenden für die Abwesenheit aus. Markieren Sie die gewünschten AdA und übernehmen Sie sie mit dem Schaltfläche Zufügen in das untere Feld. Für jeden ausgewählten Dienstleistenden wird eine entsprechende Abwesenheit erstellt. Auf Seite 4 (bzw. 5 für einen Urlaub) können Sie angeben, welche der Tage in der Zeitspanne der Abwesenheit für den AdA anrechenbar sind und welche nicht. Der Dialog stellt alle einzelnen Tage mit Wochentag und Datum dar, gefolgt von einem Kontrollkästchen. Markieren Sie das Kontrollkästchen, um einen Tag als anrechenbar festzulegen. Der Einh Fw ist verantwortlich für die Bestimmung der Anrechenbarkeit Löschen Sie können folgende Elemente markieren und löschen: einen Dienstleistenden Die Abwesenheit wird für den betreffenden Dienstleistenden gelöscht eine Abwesenheit eines Dienstleistenden Die Abwesenheit wird für den betreffenden Dienstleistenden gelöscht eine Abwesenheit Die gesamte Abwesenheit wird gelöscht (für alle Dienstleistenden) Sie können entweder über die Aktion Löschen oder über das Kontextmenü löschen.

40 7.3.3 Ersatz MarschbefehlFehler! Textmarke nicht definiert. Ersatzmarschbefehle werden nur in Ausnahmefällen bei Verlust des Originals ausgestellt. Wenn Sie einen Marschbefehl selbst ausstellen müssen, dann sind Sie verpflichtet, die entsprechenden Anweisungen zu befolgen. Auf Seite 2 des Assistenten geben Sie die Details für den Marschbefehl ein: Dienst bei Geben Sie Ihre Einheit ein. Art des Dienstes Standard ist ADF ausnahmsweise kann auch Beso DL gewählt werden. Einrückungsdatum und zeit (Pflichtfeld) Einrückungsort (Pflichtfeld) Treffpunkt Entlassungsdatum (Pflichtfeld) Entlassungsort Aufgebotsstelle Absender (Pflichtfeld) Der Absender im Briefkopf des Marschbefehls Anzug Geben Sie ein, welcher Anzug zum Einrücken getragen werden soll. AdA-Auswahl (Pflichtfeld) Wählen Sie den AdA über den nebenstehenden Schaltfläche aus. Name für Adresse (Pflichtfeld) Dieses Feld wird mit dem Namen des ausgewählten AdA belegt. Sie können den Wert allerdings danach anpassen. Name für Anrede (Pflichtfeld) Dieses Feld wird mit dem Namen des ausgewählten AdA belegt. Sie können den Wert allerdings danach anpassen. Transport Wählen Sie aus, ob der Transport mit der Bahn 1. oder 2. Klasse erfolgen soll. Die 2. Klasse ist vorbelegt. Transportgutschein für Militärgepäck Wählen Sie aus, ob ein Transportgutschein ausgestellt werden soll. Berechtigt für Transportgutscheine sind nur Of und Höh Uof. Sie müssen mindestens die Pflichtfelder für den Marschbefehl eingeben, die mit einem roten Punkt markiert sind. Wählen Sie Weiter, um auf die nächste Seite des Assistenten zu gelangen. Seite 3 enthält ein Textfeld, in dem Sie einen beliebigen Text eingeben können, der auf die Rückseite des Marschbefehls gedruckt wird. Nachdem Sie auf der letzten Seite des Assistenten Beenden gewählt haben, wird der Marschbefehl erstellt und in Microsoft Word angezeigt. Drucken Sie die Datei aus.

41 Stichwortverzeichnis A Abwesenheit Erstellen oder bearbeiten Löschen Abwesenheiten AdA Bearbeiten Beförderung Dienstvormerk Export... 22, 23 Grad ändern Militärische Daten Neu erstellen Spalten der Ansicht AdA konfigurieren Stammdaten Verwalten AdA Export... 22, 23 Ansicht AdA Konfigurieren Arbeitsversion Gültig setzen Zurücksetzen B Beförderung Benutzerzertifikat C Cockpit MIL Office Konfliktmanagement Löschantrag MILO Export MILO Import Terminkonflikt Versionenkonflikt Controller Zertifikat D Datenverwaltung AdA Export... 22, 23 Export Full Export... 22, 23 Import MILO Export MILO Import PISA Export PISA Import Statusübersicht Dienstleistender Dienstvormerk bearbeiten... 36

42 Dienstvormerk löschen Verwalten Dienstvormekrg bearbeiten löschen Dienstvormerk Dienstvormerk bearbeiten Dienstvormerk löschen E Export AdAl Export... 22, 23 Full Export... 22, 23 MILO Export PISA Export F Full Export... 22, 23 G Grad ändern I Import MILO Import PISA Import K Konfigurieren Spalten der Ansicht AdA Konfliktmanagement Löschantrag Terminkonflikt Versionenkonflikt L Löschantrag Löschen M Marschbefehl Ersatz MIL Office...8 AdA Export... 22, 23 Benutzerzertifikat Controller Zertifikat Export Full Export... 22, 23 Import Kein Verbund...9 Neuer Dienst erstellen...9 Rollen konfigurieren... 14