Desktop Purchasing System

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1 Desktop Purchasing System Titel des Lernmoduls: Desktop Purchasing System Themengebiet: New Economy Gliederungspunkt im Curriculum: Zum Inhalt: Stichwörter: eprocurement Desktop Purchasing System Bearbeitungsdauer: 20min Schwierigkeit: leicht Zielgruppe: Lehrstuhl: Lehrstuhl Prof. Thome -Uni Würzburg Professor: Prof. Dr. R.Thome Autoren: lpt Inhalt: Kernaussagen: Motivation Kernaussagen: Überblick Kernaussagen: Benutzeroberfläche (Web-Browser) Kernaussagen: Elektronischer Produktkatalog und Content Management Kernaussagen: ERP-Schnittstelle Kernaussagen: Systemadministration, Prozesse undamp; Workflow Kernaussagen: Lernkontrolle Kernaussagen: Übungsaufgaben Material: Weiterführende Literatur New Economy Desktop Purchasing System Page 1

2 Kernaussagen: Motivation Der hohe personelle Aufwand in der Beschaffung in Unternehmen liegt vor allem darin begründet, dass mehrere Ebenen für die Genehmigung und Sammlung der Einzelbestellungen durchlaufen werden müssen, bis eine endgültige Bestellung zum Lieferanten abgeschickt wird. Der Bedarfsträger sucht sein Produkt, schickt die Bestellung an den Abteilungsleiter, der das Budget des Bedarfsträgers kontrolliert. Dieser schickt sie weiter an die Einkaufsabteilung, die eine Verfügbarkeit des Produkts prüft und die Bestellung abschickt. Daraus resultiert, dass die reinen Abwicklungskosten der Bestellung oft überproportional hoch sind im Vergleich Bestellwert der Ware. Als Lösungsansatz wird Direct Purchasing gesehen, bei dem der Bedarfsträger selbst seine Bestellung beim Lieferanten generiert und somit die Einkaufsabteilung eines Unternehmens von operativen Aufgaben entlastet. Um diesen Lösungsansatz in einen Beschaffungsprozess effizient zu integrieren, wurden so genannte Desktop Purchasing Systems (DPS) entwickelt, die neben Direct Purchasing noch weitere Funktionalitäten beinhalten, um die Beschaffung im Unternehmen effizienter zu gestalten. Kernaussagen: Überblick Desktop Purchasing Systeme (DPS) sind käuferseitige Beschaffungssysteme, die neben einer elektronischen Bestellanforderung auch Produktinformationen liefern. Dabei bleibt als Kritikpunkt zu beachten, dass diese Systeme hohe Kosten in der Entwicklung und Integration in Inhouse-Systeme verursachen, die meist nur von größeren Unternehmen getragen werden können. Kennzeichen eines DPS Einheitliche Benutzeroberfläche Bestellanforderung direkt durch den Bedarfsträger Zugriff auf elektronische Produktkataloge Integrationsmöglichkeiten in Inhouse-Systeme Hinterlegung von Prozessabläufen zum Zweck der Automatisierung New Economy Desktop Purchasing System Page 2

3 Aufbau eines DPS nach Dolmetsch Kernaussagen: Benutzeroberfläche (Web-Browser) Sourcing und Auswahl Über einen Web-Browser kommt der User auf ein GUI Grafical User Interface. Über dieses kann der Bedarfsträger auf den gewünschten elektronischen Produktkatalog zugreifen, sowie Such-, Vergleichs- und Verfügbarkeitsfunktionen ausführen. Das GUI ist einfach strukturiert und aufgebaut, um dem User die Navigation zu erleichtern. Das gewünschte Produkt wird in den Warenkorb gelegt und am Ende des Vorgangs abgeschickt. New Economy Desktop Purchasing System Page 3

4 Genehmigung Bedarf es bei dem bestellten Produkt einer Genehmigung, wird automatisch der Genehmigungsinstanz eine elektronische Nachricht zugesandt. Der Sachbearbeiter greift in den Vorgang ein und genehmigt die Bestellung. Als Alternativablaufmodell kann hier OBI Open Buying on the Internet zur Gestaltung herangezogen werden. New Economy Desktop Purchasing System Page 4

5 Bestellung Der endgültigen elektronischen Bestellanforderung werden nun automatisch alle nötigen Informationen angehängt und dem Lieferanten zugeschickt. Dieser verarbeitet die Bestellung. Über Track-and-Trace-Funktionen kann vom Bedarfsträger der Bestellstatus abgefragt werden. New Economy Desktop Purchasing System Page 5

6 Lieferung und Bezahlung Bei Lieferung wird durch eine elektronische Empfangsbestätigung ein integrierter Verbuchungs- und Bezahlvorgang gestartet. New Economy Desktop Purchasing System Page 6

7 Kernaussagen: Elektronischer Produktkatalog und Content Management Der elektronische Produktkatalog zählt zu den Hauptkomponenten eines DPS. Für Unternehmen bieten sich zwei Möglichkeiten diesen einzubinden: zum einen als einen konsolidierten MSPC (Multi Supplier Product Catalog), zum anderen als einen nicht-konsolidierten elektronischen Katalog. Dieser besteht aus vielen unterschiedlichen einzelnen Lieferantenkatalogen. Die Pflege beider Varianten übernimmt das Content-Management. : Flashanimation ' AIDAZO3EE.swf ' siehe Online-Version Kernaussagen: ERP-Schnittstelle Die Integration von Desktop Purchasing Systems ist sowohl beim Kunden, als auch beim Lieferanten möglich. Die aktuellen Lösungen unterstützen letztere Variante aber nur unzureichend. Integration von DPS bedeutet, dass ein solches System mit einem bereits vorhandenen ERP-System (Enterprise Resource Planning) oder anderen Netzwerkapplikationen verbunden wird, um eine größtmögliche Automation zu erreichen. Datenintegration Die Datenintegration verfolgt das Ziel eines systemweiten Zugriffs auf alle erforderlichen Daten, um Mehrfacheingaben oder redundante Datenhaltung zu reduzieren. DPS bieten hier Möglichkeiten, den Produkten zugehörige Materialstammdaten oder Sachkonten der Finanzsysteme zuzuordnen. Bei Bestellungen über ein DP- System können somit finanztechnische Buchungen oder Aktualisierungen in der Materialwirtschaft automatisiert werden. Eine weitere wichtige Datenintegration bildet der Bereich Human Resource Management. Ein DPS kann auf Personaldaten zugreifen und beispielsweise Defaulteinstellungen vornehmen, um mühselige sich wiederholende Eingaben von Personendaten zu vermeiden. New Economy Desktop Purchasing System Page 7

8 Systemintegration DPS bieten die Möglichkeit, dass sie über Schnittstellen auf andere Systeme zugreifen bzw. ihre Informationen zur Verfügung stellen. Integrationsbemühungen finden vor allem in ERP-Systeme statt. Ziel ist es, die Systemkommunikation zu erhöhen. Weitere Möglichkeiten sind die Integration von Lagerverwaltungssystemen, Finanzsystemen, Logistiksystemen oder über ein Extranet verbundene Content-Provider. Kernaussagen: Systemadministration, Prozesse undamp; Workflow Alle Prozesse eines Unternehmens laufen nach so genannten Business Rules Prozessablaufregelungen ab. Diese sind im System hinterlegt und bestehen aus einer Wenn- und einer Dann-Bedingung. Die Administration eines DPS hat nun die Aufgabe, Beschaffungsvorgänge mit diesen Business Rules auszustatten. Benutzeradministration Für jeden User wird ein Benutzerprofil erstellt. Je nach hinterlegten Business Rules hilft das DPS bei der Steuerung des Beschaffungsvorgangs. Folgende wichtige DPS-Funktionen werden durch die Benutzeradministration voreingestellt: Genereller Zugriff auf ein DPS und dessen Komponenten Sichten auf elektronische Produktkataloge (welche Produkte zur Auswahl stehen) Budgetgrenzen für die Beschaffung des Bedarfsträgers Genehmigungen (diese können auch Produkten zugeordnet werden) Defaulteinstellungen (Mitarbeiterdaten, Buchungskonten) New Economy Desktop Purchasing System Page 8

9 Genehmigungen In Business Rules sind auch Abläufe zur Genehmigung von Bestellungen vorhanden, die variabel im System konfiguriert werden können. Bei einer zustimmungsbedürftigen Bestellung wird eine Genehmigungsinstanz benachrichtigt, die auf den Beschaffungsvorgang zugreift und diesen ggf. genehmigt. Genehmigungsworkflows werden nicht bei allen Beschaffungsvorgängen durchlaufen, sondern meist nur bei speziellen Produkten oder bei Erreichen einer Budgetobergrenze. Kernaussagen: Lernkontrolle Stellen Sie grafisch einen Beschaffungsvorgang mittels eines DPS dar. Versuchen Sie dabei auch die im Hintergrund ablaufenden Prozesse in Ihre Grafik mit einzubeziehen. New Economy Desktop Purchasing System Page 9

10 : Flashanimation ' AIDA5CLRH.swf ' siehe Online-Version Kernaussagen: Übungsaufgaben Frage 1: Stellen Sie die Alternativen einer elektronischen Beschaffung für ein Unternehmen gegenüber und vergleichen Sie diese. Welche Vor- und Nachteile ergeben sich für ein Unternehmen? Frage 2: Welche weiteren Module können in ein Desktop Purchasing System integriert werden? Wie können die Daten daraus für ein DPS genutzt werden? Material: Weiterführende Literatur [Brenner, 2001, S. 495f.] [Dolmetsch, 1999, S , ] [Dolmetsch, 2000, S , ] [Dörflein, 2000, S. 58f.] Allweyer, Thomas: Vorlesung an der TU Chemnitz. Internet (2002): ( Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: Einkauf und Beschaffung vom Arbeitsplatz aus. Internet (2002): ( Bogaschewsky, Ronald; Müller, Holger: b2b-marktplätze im Überblick I/2001. Internet (2002): ( eprocurement. Internet (2002): ( KPMG: Electronic Procurement - Chancen, Potenziale, Gestaltungsansätze. Internet (2002): ( Zarnekow, Rüdiger: Electronic Procurement - Einsatzmöglichkeiten des Internet in der Beschaffung. Internet (2002): ( Glossar GUI OBI Business Rules Erläuterungstext Grafical User Interface Open Buying on the Internet Prozessablaufregelungen Literaturverweis Literaturangabe [Brenner, 2001, S. 495f.] Brenner, Walter; Zarnekow, Rüdiger: E-Procurement - Potentiale, Einsatzfelder und Entwicklungstrends. In: Hermanns, Arnold; Sautner, Michael (Hrsg.): Management-Handbuch Electronic Commerce. 2. völlig überarb. und erw. Auflage, Verlag Franz Vahlen, München S. 495f. [Dolmetsch, 1999, S. Dolmetsch, Ralph: Desktop Purchasing - IP-Netzwerkapplikationen in der Beschaffung. Difo-Druck , ] OHG, Bamberg S , [Dolmetsch, 2000, S , ] Dolmetsch, Ralph: eprocurement - Sparpotentiale im Einkauf. 1. Auflage, Addison-Wesley Verlag, München 2000 S , New Economy Desktop Purchasing System Page 10

11 Literaturverweis [Dörflein, 2000, S. 58f.] Literaturangabe Michael Dörflein und Rainer Thome: Electronic Procurement. In: Thome, Rainer, Schinzer, Heiko (Hrsg.): Electronic Commerce: Anwendungsbereiche und Potentiale der digitalen Geschäftsabwicklung. 2. völlig überarb. und erw. Auflage, Verlag Franz Vahlen, München S. 58f New Economy Desktop Purchasing System Page 11

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