Wie Sie die Benutzerfreundlichkeit und Qualität Ihrer SAP HCM Anwendung verbessern

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1 Viele Unternehmen, die vr einiger Zeit SAP HCM eingeführt haben, stehen jetzt vr der Aufgabe, ihre vm SAP-System unterstützten HR-Przesse bezüglich der Benutzerfreundlichkeit und Datenqualität zu verbessern. Nicht die Revisin allein stellt diese Anfrderungen, sndern Persnalabteilungen stehen zunehmend vr der Frage, wie sie ihre Przesse effizienter und kstengünstiger gestalten können. iprcn-experten unterstützten bereits mehrere Kunden mit Wrkshps, Caching, ptimiertem Custmizing swie Kundenentwicklungen zur Verbesserung der Qualität und Anwenderfreundlichkeit ihres SAP HCM-Systems Unter dem Druck enger Prjektzeitpläne und knapper Budgets resultieren aus den Implementierungsprjekten ftmals HR-Systeme, die grundsätzlich irgendwie funktinieren und meistens auch die richtigen Abrechnungsergebnisse erzeugen. Jedch gelingt es nur selten in slchen Prjekten, einerseits eine Anwendung aufzubauen, welche die Arbeit der Benutzer bestmöglich unterstützt bei größtmöglicher Datenqualität und andererseits Verfahren bereitzustellen, die zukünftige Änderungen durch Supprt Packages, Upgrades der die Umsetzung neuer Funktinalität unterstützen. Demnach sllte man unbedingt die Optimierung vn Qualität und Anwenderfreundlichkeit in einem der Flgeprjekte angehen. Die gute Nachricht: Slch eine Aufgabe kann man gut und gerne über eine längere Dauer mit geringerer Intensität abwickeln. Sind der Rahmen und die Ziele einmal abgesteckt, kann das Prjekt in mehrere kleine nutzbringende Arbeitspakete aufgeteilt werden. Im flgenden Beitrag möchten wir Ihnen einige Ideen für Ihre eigene Qualitätsffensive liefern. Alle beschriebenen Maßnahmen wurden bereits vn iprcn-experten in verschiedenen Prjekten erflgreich implementiert und haben sich als nutzbringend erwiesen. Es hat sich immer wieder gezeigt, dass Benutzerfreundlichkeit nicht nur die Datenqualität, sndern auch die Effizienz steigert. Wir empfehlen deshalb, anhand der flgenden Tipps Ihren eigenen Aktinsplan zu erstellen, die Aufgaben mit Priritäten zu versehen, um diese dann nach und nach umzusetzen. 1. Wie Sie die Benutzerfreundlichkeit und Qualität Ihrer SAP HCM Anwendung verbessern können 1.1 Verbesserung der Benutzerberfläche Stellen Sie sicher, dass sich keine Felder der Buttns auf den Erfassungsmasken befinden, die nicht gebraucht werden. Dies kann mit Hilfe verschiedener Custmizing- Aktivitäten (wie z.b. Tabelle T555M für Inftypen), Screenvarianten, die GUIXT- Technlgie der im Web beispielsweise durch Cmpnent-Knfiguratinen umgesetzt werden. Die F4-Hilfen sllten keine Werte enthalten, die nicht mehr in Benutzung sind. Meistens ist es nur eine Frage der Disziplin, abgelaufene Einträge in Custmizingtabellen abzugrenzen. Besnders bei größeren Applikatinen ist es ft schwierig zu entscheiden, welche Einträge überhaupt nch in Gebrauch sind. Vn Zeit zu Zeit sllten sie deshalb dahingehend überprüft werden. Wir benutzen z.b. einen kundeneigenen Reprt, welches die Verwendung vn Arbeitszeitplänen autmatisch überprüft. Für einen effizienten Gebrauch der F4-Hilfe sllte es eine lgische Regel geben, welche festlegt, wie die Schlüssel und Namen der entsprechenden Custmizingeinträge Seite 1

2 zusammengesetzt sind, (z.b. Teilzeit-Arbeitszeitpläne beginnen mit einem "T" geflgt vn Anzahl der wöchentlichen Arbeitsstunden). Dem Anwender sllte die manuelle Eingabe w auch immer möglich durch die Vrbelegung mit Defaultwerten erspart werden, wenn sich diese aus dem Kntext autmatisch ableiten lassen. Oft können Defaults bereits im Custmizing bestimmt werden. Ein beliebtes und einfaches Beispiel ist der Inftyp 0008 (Basisbezüge). Wenn jeder Akkrdarbeiter die Lhnart 1510 erhält, dann kann dies auch autmatisch vm System vrbelegt werden. Diese Knfiguratin wird einfach im Custmizing des Inftypen 0008 vrgenmmen. Falls für einen bestimmten Fall keine Custmizingptin besteht, gibt es immer nch die Screenvariante für einfache Defaultwerte. Für flexible Defaultwerte in Inftypen kann man auch den BAdI HRPAD00INFTY der User-Exit PBAS0001 mit eigenem ABAP Cding füllen. Für andere Anfrderungen gibt es weitere User-Exits und BAdI s. Für einige häufig benutzte Felder können Defaultwerte auch individuell für jeden Anwender in den Benutzerparametern hinterlegt werden. Die Pflege ist entweder über die Transaktin SU01 möglich, der der Anwender pflegt seine Parameter selbst über die Transaktin SU3. Um festzustellen, b ein bestimmtes Feld über Benutzerparameter vrbelegt werden kann, stellen Sie bitte den Cursr in das Feld, klicken F1 und anschließend auf den Buttn Technische Infrmatinen. Wenn es einen entsprechenden Benutzerparameter gibt, dann steht er im Feld "Parameter-Id". Die flgende Abbildung zeigt, dass das Währungsfeld, hier aus der Oberfläche Ausschreibung anlegen, den Benutzerparameter "FWS" hat. Seite 2

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4 Achtung: durch Benutzerparameter gesetzte Defaultwerte können durch im Custmizing eingestellte Defaults überschrieben werden. Plausibilitätsprüfungen sind eine sehr effektive Methde, um Datenqualität zu verbessern und Zeit für Fehlerbehandlung zu sparen. In vielen Fällen kann das System abhängig vn einem bestimmten Kntext Eingabefehler erkennen und Fehlermeldungen ausgeben. Alternativ kann bei einer speziellen Kmbinatin, die sehr selten vrkmmt der besnders gefährlich ist, eine Warnmeldung ausgegeben werden, die den Benutzer nch einmal zur Überprüfung auffrdert. Es gibt mehrere Wege, Plausibilitätsprüfungen einzurichten: Das Custmizing hält mehrere Gestaltungsptinen für verschiedene Fälle bereit, zum Beispiel die Kllisin vn verschiedenen Zeitinftypen, begrenzte Budgets in der Vergütungsplanung, Kllisinen vn Seminarbuchung und geplantem Urlaub, Zulässigkeit vn Lhnarten für Mitarbeiterkreise, Persnalteilbereiche der Inftypen, etc. Der ben erwähnte BAdI HRPAD00INFTY und User-Exit PBAS0001 erlauben sehr anspruchsvlle Prüfungen mit geringem Implementierungsaufwand: z.b. "haben mehr als zwei Persnen die gleiche Bankverbindung im Inftyp 0009?" Der Einsatz des Inftypen 0130 kann verhindern, dass für einen definierten Persnenkreis Daten zu weit in die Vergangenheit geändert werden. 1.2 Weitere Möglichkeiten, die Datenqualität zu verbessern Sie können eigene ABAP Prgramme für slche Prüfungen erstellen, welche nicht während der Dateneingabe erflgen können: beispielsweise eine Liste, die Brutt- der Nettzahlungen der aktuellen mit der letzten Peride vergleicht und alle Mitarbeiter anzeigt, für die eine bestimmte Differenz überschritten wird. Im Abrechnungslauf selbst können ebenfalls verschiedene Prüfungen erflgen. Am flexibelsten sind Sie, wenn Sie eine eigene Funktin anlegen (über die Transaktin PE04), um mittels besnderer Prüfungen die Abrechnung bei Auftreten bestimmter Knstellatinen für eine Persn zu stppen. Wir nennen das Ntbremse, da es falsche Daten in der Abrechnung in letzter Minute verhindert. Berechtigungen und Rllen sind schließlich sehr wichtig, um zu verbieten, dass Anwender Daten pflegen, für die sie eigentlich nicht autrisiert sind. Damit werden nicht nur illegale Handlungen verhindert, sndern auch eine hhe Zahl vn Fehlern vermieden. Selbstverständlich ist der gesamte Bereich der Berechtigungen kritisch für Qualität, Sicherheit und Revisin. Lassen Sie uns trtzdem auf einen Punkt fkussieren, der häufige Irrtümer vermeidet: stellen Sie jedem Anwender sein benutzerspezifisches Rllenmenü zur Verfügung, das ausschließlich die erfrderlichen Transaktinen und Reprts enthält. Durch Vermeidung der Transaktin SA38 für nrmale Anwender können Sie damit verhindern, dass falsche der abgelaufene Reprts ausgeführt werden. 2. Przessautmatisierung und Reprting 2.1 Przessautmatisierung Wenn Przesse bis zu einem gewissen Grad standardisierbar sind, führt eine Unterstützung des Przessflusses durch das HR-System in der Regel auch zu einer Qualitätssteigerung. Dies mag ein stärkeres Bekenntnis zu Standardisierung erfrdern, als Ihre Organisatin bisher gekannt hat. In den meisten Fällen ist aber ein gewisser Druck zur Standardisierung vn IT-Seite meist eher heilsam. Die gute Nachricht ist, dass slche Maßnahmen nicht nur die Qualität sndern Seite 4

5 gleichzeitig auch die Effizienz verbessern. Im Flgenden wllen wir Ihnen einige Möglichkeiten aufzeigen: Wrkflw ist ganz ffensichtlich eine hierfür geeignete Technlgie. Die SAP bietet zahlreiche vrknfigurierte Templates an, die den Ablauf vn Przessen wie z.b. dem Urlaubsantrag der der Budgetfreigabe beschreiben. SAP-Wrkflw kann swhl im Backend als auch in Web-Anwendungen genutzt werden (im Prtal bieten die sg. Guided Prcedures nch eine weitere Möglichkeit zur Steuerung Ihrer Abläufe). Insbesndere dann, wenn mehrere Persnen für die Bearbeitung bestimmter Aufgaben aus einem Arbeitsvrrat in Frage kmmen, ist der Wrkflw ein mächtiges Werkzeug, um die Przessqualität zu verbessern. Als erstes sllten Sie stets prüfen, b es für Ihre Anwendung ein Standardtemplate der SAP gibt. Wenn nicht, kann ein Experte auch einen völlig neuen Wrkflw aufbauen. Allerdings kann die Erstellung vn neuen Wrkflws der die Anpassung vn SAP-Templates mit hhem Aufwand verbunden sein. In den flgenden Abschnitten wllen wir andere Optinen vrstellen. Wahrscheinlich kennen Sie das Knzept der Persnalmaßnahmen, mit denen Aktinen wie z.b. Einstellung der Verrentung ausgeführt werden können. Sie stellen im Wesentlichen eine definierte Flge vn Inftypen dar. Viele Unternehmen nutzen diese Möglichkeiten allerdings nicht vll aus. S ist es z.b. möglich, eine Maßnahme in verschiedenen Variatinen bereitzustellen. Das Custmizing der s genannten Infgruppen bestimmt, welche Inftypen in welcher Reihenflge przessiert werden. Dies kann s flexibel knfiguriert werden, dass unterschiedliche Inftypflgen vrgeschlagen werden in Abhängigkeit vn bestimmten rganisatrischen Kennzeichen der bearbeiteten Persnalnummer (die Unterscheidung wird über das Merkmal IGMOD definiert) die HR-Benutzergruppe die dem User zugerdnet ist, der die Maßnahme ausführt (Benutzerparameter UGR) Sie können als für die Einstellung eines AT-Angestellten eine andere Inftypflge definieren als für die Einstellung eines gewerblichen Mitarbeiters. Im Allgemeinen empfehlen wir den ersten Weg zu wählen, da meist der Typ des bearbeiteten Mitarbeiters die Datenflge bestimmt und nicht der angemeldete User. Wenn allerdings streng definiert ist, welcher User welche Typen vn Mitarbeitern (z.b. bestimmte Mitarbeiterkreise) bearbeiten kann, kann auch die 2. Alternative sinnvll sein. Denken Sie daran, dass nicht nur der vrgeschlagene Inftyp, sndern auch der Subtyp im Custmizing der Infgruppe vrgegeben werden kann. Maßnahmen werden im Allgemeinen im Inftyp 0000 gespeichert. Allerdings erlaubt dieser nicht, mehrere Maßnahmen am gleichen Tag zu erfassen. Deshalb wurde der Inftyp 0302 (Ergänzende Maßnahmen) eingeführt. Alle Maßnahmen, die den Status eines Mitarbeiters nicht ändern, können drt abgelegt werden. Die Ausführung dieser Maßnahmen unterscheidet sich nicht vn slchen, die im IT 0000 gespeichert werden. Das Custmizing der Maßnahmen definiert, welche im Inftyp 0302 gespeichert werden dürfen. Viele Unternehmen haben diese Möglichkeit nch nicht aktiviert und verlieren dadurch Infrmatinen zu Persnalmaßnahmen. Beachten Sie, dass das Knzept der ergänzenden Maßnahme leider nicht in der Bewerberverwaltung verfügbar ist. Wenn der Inftyp 0302 genutzt wird, ist es ein weit verbreiteter Fehler, im Reprting nur den Inftypen 0000 auszuwerten und damit Maßnahmen, die ausschließlich als ergänzende Maßnahme gespeichert sind, zu ignrieren. Um für Queries und kundeneigene Prgramme alle Infrmatinen an einem Ort zu Seite 5

6 finden, empfehlen wir, grundsätzlich alle Maßnahmen im Inftyp 0302 zu speichern und statusändernde Maßnahmen zusätzlich im Inftyp Dann findet man alle Maßnahmendaten mit Ausnahme des Status im Inftyp Manche Organisatinen haben auch nach mehrjähriger Nutzung vn SAP HCM nie ein Redesign ihrer Maßnahmen durchgeführt. Stellen Sie sicher, dass gemeinsam mit den Endanwendern regelmäßig überprüft wird, b die Maßnahmen alle benötigten Inftypen enthalten aber nicht mehr und dass sie sprechend benannt sind. Dynamische Maßnahmen stellen ein nch flexibleres Knzept dar. Diese können eine bestimmte Aktin abhängig vn den Daten des gerade gespeicherten Inftyps auslösen. Sie werden besnders intensiv in der Bewerberverwaltung genutzt, aber auch in der Persnaladministratin. Hier sind einige Beispiele und Prblemfelder: In Abhängigkeit vm Inhalt eines bestimmten Feldes kann ein neuer Satz eines anderen Inftyps erzeugt werden. Z.B. erscheint beim Sichern des Inftyps 0007 der Inftyp 0050 im Pflegemdus, wenn das Kennzeichen für Zeiterfassung gesetzt ist. Der Anwender kann dann im Inftyp 0050 die Nummer der Zeiterfassungskarte erfassen. Wenn ein neuer Inftyp wie ben beschrieben aufgeblendet wird, können ausgewählte Felder vrbelegt werden. Dazu können die Werte des gerade gespeicherten Inftypen der des Inftypen 0001 herangezgen werden. Ein kundeneigener ABAP kann ausgeführt werden. Es kann eine auf Basis der Daten des gespeicherten Inftypen und bestimmter Grunddaten erzeugt werden. Z.B. kann die Technikabteilung darüber infrmiert werden, dass ein neuer Mitarbeiter eingestellt wurde und smit ein Telefnanschluss zur Verfügung gestellt werden muss. Die -Funktinalität ist dabei ganz besnders interessant. Meist gibt es im Unternehmen zahlreiche Persnen, die anlässlich bestimmter Änderungen in den Persnaldaten infrmiert werden müssen. Wenn Ihr HCM-System für den Versand vn s nach außen (z.b. nach MS Exchange / Outlk der Ltus Ntes) eingerichtet ist, kann dies viel Arbeit sparen und einen zuverlässigen Infrmatinsfluss garantieren. Wir empfehlen, keine persönlichen -Adressen im Custmizing der dynamischen Maßnahmen zu hinterlegen sndern Verteilerlisten zu nutzen (auch, wenn sie nur eine Adresse enthalten). Diese Lösung ist flexibler, da die Verteilerlisten über die SAP Office Funktin einfacher anzupassen sind als das Custmizing in Tabellen und Merkmalen. In den meisten Fällen ist es kein Prblem, s aus dem SAP System nach außen zu versenden. Wenn Sie die funktin innerhalb vn SAP nutzen, können Sie sgar einen zu verarbeitenden Inftypen an die Maßnahme anhängen. Bsp.: Ein Persnalsachbearbeiter führt die Einstellungsmaßnahme durch und wenn Inftyp 0007 gepflegt wird, wird eine Auffrderung zur Pflege des Inftyps 0050 an den Zeitsachbearbeiter gesendet. Dieser muss dann nur auf den entsprechenden Buttn in der Meldung klicken, damit der Inftyp 0050 aufgerufen wird. Andere autmatisierte s Die -Funktinalität in den dynamischen Maßnahmen unterliegt einigen Einschränkungen: Man kann nicht bestimmen, wann die gesendet wird. Sie wird in dem Mment erstellt, in dem der entsprechende Inftyp gepflegt wird. Da manche Daten sehr weit in die Zukunft gepflegt werden, ist das ft störend. Nachrichten können nur auf Basis vn Inftypen erzeugt werden nicht etwa auf Basis anderer Stammdaten, vn Fehlermeldungen in der Zeitwirtschaft der Reisedaten. Seite 6

7 Der Inhalt der Mails ist auf festen Text mit Variablen für Daten aus dem bearbeiteten Inftyp und Inftyp 0000 beschränkt. Eine Möglichkeit slche zu generieren, bietet der Wrkflw, den wir ben bereits besprchen haben. Eine andere Alternative ist der Aufbau eines kundeneigenen Reprts, der s auf Basis der verschiedensten Daten generiert: Fehlermeldungen aus der Zeitwirtschaft Spezielle Daten wie Geburtstag der Jubiläum Geschäftsreisen Inftyp 0019 ( Terminverflgung ) etc. Ein einfaches Szenari kann dabei schn innerhalb 1 bis 2 Tagen realisiert werden. Ein anderes Beispiel für Przessautmatisierung, welches wir hier nur kurz ansprechen wllen, ist der Abrechnungsprzessmanager. Er ist darauf ausgelegt, die Steuerung des Abrechnungslaufes und der Flgeverarbeitung zu übernehmen. 2.2 Effektives Reprting Wenn über die Reprtingqualität im Zusammengang mit einem IT-System gesprchen wird, liegt der Fkus meist auf schlechter Datenqualität als Input. Es ist zwar richtig, dass dies ft das wesentliche Prblem ist, es sind aber auch weitere Aspekte zu beachten, um einen hhen Qualitätsstandard im Reprting zu erreichen. Seite 7

8 Typische Prbleme, die bei Nutzung vn Standardder kundeneigenen Reprts auftreten sind: Anwender wählen den falschen Reprt aus der finden keinen geeignet erscheinenden Reprt, weil sie frei aus dem kmpletten SAP-Menü der sgar über die Transaktin SA38 auswählen können. Wir empfehlen, genau zu definieren, welche Reprts für welchen Zweck zu nutzen sind, und diese dann ins Benutzermenü zu integrieren. Die Transaktin SA38 sllte auf keinen Fall für Endanwender zugänglich sein. Viele Anwender wissen nicht wie man Varianten anlegt und einsetzt. Varianten sind jedch ein wichtiges Hilfsmittel, das peridisch erstellte Reprts stets auf die gleiche Art und Weise erstellt werden und die Ergebnisse smit vergleichbar sind. Nur sehr wenige Anwender nutzen die Möglichkeiten vn Varianten wirklich vll aus. Beim Abspeichern einer Variante (siehe flgende Abbildung) haben Sie unter anderem flgende Optinen: Nutzung vn Variablen insbesndere für Datümer Sicherstellen, dass für bestimmte Felder kein Wert in der Variante gespeichert wird (z.b. weil es vm Reprt autmatisch gefüllt wird) Ein Feld zum Mussfeld machen Einigen Anwendern ist nicht einmal bewusst, dass fast jeder Reprt über eine Dkumentatin verfügt, die über den i Buttn: aufgerufen werden kann. Stellen Sie sicher, dass auch kundeneigene Reprts eine aussagekräftige Dkumentatin für den Endanwender bereitstellen. Meist sind Anwender nur unzureichend im Umgang mit Reprts geschult. Das Selektinsbild, die Reprtinhalte und das Arbeiten mit den Ausgabelisten sind Bereiche, in denen sich einige Stunden Schulung in der Regel schnell auszahlen. Dieser letzte Punkt trifft ganz besnders auf die Query zu. Allerdings sind es ft nicht nur die Endanwender sndern auch die IT-Mitarbeiter, die nur wenig darüber wissen. Im Allgemeinen werden die Möglichkeiten der Query unterschätzt. Wir wllen hier lediglich anregen, die Query als Reprtinginstrument in Betracht zu ziehen, das den Endanwendern auch helfen kann, die Datenqualität in bestimmten Fällen ad hc zu überprüfen. Im Flgenden nennen wir nch einige Punkte, die Sie beim Queryeinsatz beherzigen sllten: Seite 8

9 Querys basieren auf Infsets. Diese sllten genau den fachlichen Anfrderungen entsprechen. Überflüssige der nicht aussagekräftig benannte Felder führen zu Verwirrung und falschen Ergebnissen. Felder aus verschiedenen Inftypen haben die gleiche Spaltenüberschrift (z.b. Lhnart, Beginn, Ende). Es lhnt sich, im Infset bei slchen Feldern die Inftypnummer zu ergänzen, um eine aussagekräftige Ergebnisliste zu erhalten. Legen Sie klar fest, welche Aktivitäten im Entwicklungssystem erflgen sllen und welche im Prduktivsystem. In der Regel ist es sinnvll, Infsets im Entwicklungssystem zu pflegen und zu transprtieren, während Querys im Prduktivsystem erstellt werden können. Bei Querys sllte auch eine Dkumentatin für den Anwender hinterlegt werden, vr allem dann, wenn eine Query für den langfristigen Einsatz erstellt wurde. 3. Vn der Fehlersuche zum IKS 3.1 Testverfahren und Testautmatisierung Testen ist in der Regel eine zeitaufwändige und unklar definierte Aufgabe, die nicht selten zwischen der Fachabteilung und der IT hin- und hergeschben wird. Um hier mehr Sicherheit und Effizienz zu erreichen, sind Systematisierung Autmatisierung und eine saubere Testumgebung angesagt. Wer macht es? Eine klare Aufgabenteilung zwischen Fachabteilung und EDV-Abteilung ist schn ein grßer Schritt. In der Regel werden immer beide Abteilungen eine Rlle in den Testverfahren spielen. Die genaue Aufteilung hängt allerdings davn ab, wie snstige SAP-bezgene Aufgaben und Knw-hw verteilt sind. Eine gängige Definitin ist die Flgende: Die EDV-Abteilung führt Funktinstests durch: Sicherstellen, dass der Przess hne Fehlermeldung durchläuft. Die Fachabteilung führt fachliche Tests durch: Sicherstellen, dass der Przess das richtige Ergebnis liefert. Bei Bedarf kmmen nch Akzeptanztests hinzu, die die Benutzerfreundlichkeit prüfen. Auch dafür ist in der Regel die Fachabteilung verantwrtlich, die die Aufgabe ggf. teilweise an ein Ergnmietestlabr delegiert. Was ist wann zu testen? Diese Frage ist deutlich schwieriger zu beantwrten. An dieser Stelle muss man sich entscheiden, wie viel Zeit man in Sicherheit investieren will. Wie auch immer diese Entscheidung ausfällt, ist es wichtig, die durchzuführenden Testverfahren zu dkumentieren: Zu welchen Anlässen wird getestet? z.b. nach Supprt Packages, Custmizing- Änderungen, peridisch, )? Seite 9

10 Welche Tests sind dann jeweils durchzuführen? z.b. Prüfung vn Abrechnungsergebnissen, Durchlaufen vn Dialgprzessen, Testen der Zugriffsberechtigung Wie ist das Testergebnis zu dkumentieren? Die Revisinssicherheit verlangt ft, dass durchgeführte Tests per Unterschrift bestätigt werden. Wie kann man sich das Leben einfacher machen? Insbesndere für Abrechnungsergebnisse in Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft und bav ist eine Testautmatisierung möglich. Dabei wird nach der Definitin eines Referenzergebnisses ein Testdatenbestand nach jeder Systemänderung mit diesem verglichen. Die Autmatisierung erlaubt es, bei jeder Änderung den gesamten Datenbestand hne grßen Aufwand zu vergleichen. Dadurch wird eine sehr viel höhere Sicherheit erreicht als beim Test einzelner Fälle - insbesndere wird der Effekt vermieden, dass die Behebung eines Fehlers unbemerkt zu neuen Fehlern an ganz anderen Stellen führt. Tls zur Testautmatisierung sind vn verschiedenen Anbietern erhältlich. Die iprcn bietet eine pragmatische Lösung auf Basis eines Templates für Zeitwirtschaft und Abrechnung. Schwieriger zu autmatisieren ist der Test vn Dialgabläufen. In einigen Fällen kann die Nutzung vn CATT-Abläufen hier helfen, aber nur in begrenztem Maße. Testumgebung Die Verfügbarkeit einer brauchbaren Testumgebung ist essentiell für jede Art vn Tests. Dabei gibt es bzgl. des verwendeten Datenbestandes zwei Ansätze: Teilweise der vllständige Kpie des prduktiven Datenbestandes, die regelmäßig überschrieben wird. Gezielter Aufbau eines dkumentierten und annymen Testdatenbestandes. Beide Ansätze haben ihre Vrzüge und die Entscheidung richtet sich nach der Verfügbarkeit eines eigenen Testsystems, der Möglichkeit zu regelmäßigen Systemkpien, den verwendeten Tls und den definierten Testverfahren. Einige Kriterien für die Testumgebung sind: Abdecken der relevanten Fälle Daten zum Testen aller Mdule nicht nur Zeitwirtschaft und Abrechnung Knfiguratin mit dem Prduktivsystem weitgehend identisch (mit Ausnahme der gerade zu testenden Änderungen). Ausreichender Datenbestand zum Testen vn Auswertungen Verfügbarkeit der relevanten Varianten, Querys und Infsets Verfügbarkeit der relevanten Frmulare und Schriftstücke (z.b. in der Bewerberverwaltung) Verfügbarkeit aller Rllen, s dass die Berechtigungen beim Testen den Prduktivbedingungen entsprechen Testmöglichkeit für Schnittstellen (insbes. ALE) 3.2 Einbindung vn Abläufen außerhalb des Systems Wir haben uns bisher in unserer Serie zur Qualitätssicherung auf Elemente innerhalb SAP HCM beschränkt. Das sll ja auch der Schwerpunkt sein. Seite 10

11 Dennch kann ein EDV-System allein nie die Antwrt auf Qualitätsfragen sein. Die klare Definitin vn Przessen einschl. deren Dkumentatin auch jenseits der Systemgrenzen ist unabdingbare Vraussetzung. Hier wllen wir nur einige Punkte erwähnen, die außerhalb des Systems liegen und unbedingt zu beachten sind: Vereinfachung vn Przessen Klare Definitin und Kmmunikatin der Przesse Checklisten Freiraum für Ausnahmen Verantwrtlichkeiten Nutzung vn Tls außerhalb SAP HR Nachvllziehbarkeit / Revisinssicherheit (Unterschriften, Ablagen) 3.3 Zusammenführen der Elemente zu einem IKS In dieser Serie haben wir einen Grßteil der Elemente eines internen Kntrllsystems angesprchen. Bevr Sie aber ein slches definieren, sllten Sie sich über dessen Aufgaben und Ziele klar sein, da der Begriff durchaus vielfältig genutzt wird: Sll das System nur auf einen ganz knkreten Revisinsbericht reagieren? Sllen Fehler in der Gehaltsabrechnung reduziert werden? Mit welchen Kapazitätsrestriktinen? Geht es um das Management der echten Unternehmensrisiken, die sich aus den persnalwirtschaftlichen Przessen ergeben? In diesem Fall ist die Entgeltabrechnung ggf. gar nicht relevant und Przesse wie Recruiting, Bedarfsplanung und Nachflgeplanung sind stärker im Blickfeld. Auf Basis dieser Ziele empfiehlt sich dann, ein Hauptdkument zu verfassen, in dem die wesentlichen Elemente des IKS dkumentiert sind: Welche Przesse sind enthalten? In welcher Frm sind sie zu beschreiben und w findet sich diese Dkumentatin? Wie ist in Ausnahmen zu verfahren? Wie unterstützt das EDV-System diese Qualität der Przesse? Wie werden Systemänderungen vrgenmmen? Wie sind Testverfahren zu beschreiben? Wie werden Tests und andere prüfungsrelevante Tatbestände revisinssicher dkumentiert? Welche Kntrllen werden peridisch vrgenmmen? Halten Sie dieses zentrale Dkument s knapp wie möglich und verweisen Sie für Details auf die jeweilige Dkumentatin. Das erleichtert den Überblick und die Weiterentwicklung des Systems. Auch darauf ist zu achten: wenn das IKS nicht laufend an die tatsächlichen Anfrderungen angepasst wird, müssen die Mitarbeiter zwangsläufig daran vrbei arbeiten. Verlieren Sie 2 Prinzipien dabei nie aus den Augen: Die Einhaltung des Systems muss mit der verfügbaren Kapazität leistbar sein. Die intelligente Nutzung vn System, Checklisten etc. macht den Mitarbeitern die Arbeit einfacher, nicht schwerer. Seite 11

12 Das System muss wartbar sein. Eine allzu detaillierte Festlegung macht ständige Nachbesserungen erfrderlich. Wenn Sie Unterstützung vn unseren Experten zu Qualitätsverbesserung und Steigerung der Benutzerfreundlichkeit wünschen, dann schreiben Sie uns an: Seite 12

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