Elektronische Rechnungsprozesse wohin geht die Reise?

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1 Elektronische Rechnungsprozesse wohin geht die Reise? Von Franz Weige (BPM21 GmbH), November Die Crux mit den Begriffen (EBPP, EIPP, einvoicing, FSCM usw.) Die Vielfalt der kursierenden Begriffe im Umfeld von elektronischen Rechnungen spiegelt die unterschiedlichen Ansätze und deren Entwicklung in den vergangenen Jahren wider und sorgt bei interessierten Unternehmen hin und wieder für Verwirrung. Electronic Bill Presentment and Payment (EBPP) beinhaltet im Kern den Versand der Rechnung via Internet, die Präsentation der Rechnung über ein Web-Interface und die integrierte Funktionalität der Bezahlung. Hier stand zunächst die Uridee der Online- Rechnung im Vordergrund. Erst im Laufe des Reifeprozesses der Anwendung elektronischer Rechnungen wurde diese Vorstellung z.b. mit Electronic Invoice Presentment and Payment (EIPP) oder Electronic Statement Presentment (ESP) präzisiert und differenziert. Mit Financial Supply Chain Management (FSCM) wurde letztlich ein übergreifender theoretischer Ansatz geschaffen, der die gesamte Kette von Prozessschritten umfasst, die sich mit der finanziellen Abwicklung einer Lieferung oder Dienstleistung beschäftigen angefangen von der Bonitätsprüfung über die Rechnungsstellung, das Forderungsmanagement und Mahnwesen, den Rechnungsempfang, die Rechnungsprüfung, das Reklamationsmanagement, die Verbuchung, die Zahlungsabwicklung, den Ausgleich der offenen Posten bis zur Archivierung. Alle anderen Bezeichnungen wie z.b. e-rechnung, einvoicing, ebilling oder EXPP lieferten keine neuen Inhalte und entstanden unter Anderem nur deshalb, weil man in einem von Abkürzungen dominierten Geschäftsalltag den Akronymen EBPP und FSCM keine besondere Marketingbrillanz zusprach. 2 EBPP / EDI / Papier als Einheit Nun soll an dieser Stelle aber nach dem Motto Namen sind Schall und Rauch untersucht werden, worauf es bei der elektronischen Rechnung eigentlich ankommt. Im Prinzip geht es darum, Rechnungen zwischen Lieferant und Kunde sowie bei Lieferant und Kunde mit höchstmöglicher Effizienz abzuwickeln und dabei alle rechtlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen zu erfüllen. Jedem ist heute bewusst, dass der Einsatz von Papier diesem Anspruch auf Effizienz widerspricht, aber bis in dieses Jahrtausend hinein konnte allein das Papier die rechtlichen Anforderungen erfüllen. Erst seit Anfang 2004 ist durch die Anpassung des Umsatzsteuergesetzes die elektronische Rechnung, versehen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, der Papierrechnung rechtlich gleichgestellt. Um zu sehen, wie hocheffiziente Rechnungsabwicklung funktioniert, muss man die vornehmlich im Handel und in der Automobilindustrie eingesetzten Verfahren zum elektronischen Datenaustausch (EDI) betrachten. Obwohl sie immer noch eine Papiersammelabrechnung erfordern, wenn sie nicht ebenfalls mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, können so übertragene Rechnungen bei entsprechend vorliegendem Bestellbezug weitgehend automatisiert verarbeitet werden. E-Commerce-Center Handel

2 Diesen Anspruch der weitgehend automatisierten Verarbeitung müssen auch die EBPP- Lösungen erfüllen. Eine elektronisch signierte Rechnung im bekannten pdf-format zum Beispiel tut dies nicht. Sie hilft nur dem Rechnungssteller, Kosten zu sparen. Der Rechnungsempfänger muss die Daten weiterhin aufwändig erfassen. Dies zeigt, dass die Einführung eines höchst effizienten Verfahrens längst nicht für alle am Rechnungsprozess Beteiligten von Nutzen sein muss. Deshalb kommt es darauf an, den Prozess über die Unternehmensgrenzen hinweg zu betrachten und aus dieser ganzheitlichen Sicht zu optimieren. Doch selbst wenn aus dieser Sicht der optimale Rechnungsprozess gestaltet wird, heißt dies nicht, dass er sofort von allen genutzt werden kann. Ein Beispiel: Der Lieferant stellt als Optimum die Rechnung als elektronische Daten in einem Standardformat und zusätzlich als Bilddokument, beides gemeinsam elektronisch signiert, zur Verfügung. Wenn der Rechnungsempfänger nicht über ein optisches Archiv verfügt, kann er die Rechnung nicht annehmen, da er sie nicht gesetzeskonform archivieren kann. Die Konsequenz ist einleuchtend: es wird noch über Jahre ein Miteinander von Papier, EDI und EBPP in den Unternehmen zu finden sein. Für Rechnungssteller bedeutet dies, dass sie ihren Kunden empfängergerechte Rechnungen bereitstellen müssen. Umgekehrt heißt es für Rechnungsempfänger, dass sie auf lange Sicht auch Papier durch Scannen in elektronische Workflow-Prozesse einsteuern müssen. Nur so können einheitliche und durchgängige Prozesse entstehen. Ebenso einleuchtend ist die resultierende Strategie: Es existiert kein Grund, Entscheidungen für die Einführung elektronischer Rechungsprozesse zu verschieben, denn durchdachte EBPP-Lösungen geben den Unternehmen schon heute die Möglichkeit, hohe Effizienzvorteile zu erzielen. Ebenso bringt eine schrittweise Einführung (z.b. Rechnunsgeingangsbearbeitung mit gescannten Rechungen) den Unternehmen die gewünschte und geforderte Kostenersparnis. 3 Die Sicht auf den Geschäftsprozess ist entscheidend Warum werden die Geschäftsprozesse in den Büros nicht genau so behandelt wie die Fertigungsprozesse in den Fabriken seit über 100 Jahren? Zu viele papierbasierte manuelle Schritte zwischen bereits digitalisierten Teilprozessen kosten in den Verwaltungen der Unternehmen viel zu viel Zeit und Geld. Laut einer Untersuchung der Marktanalysten von Gartner entfallen 30 bis 40 % der Arbeitszeit in deutschen Büros auf manuelle Dokumentenverwaltung. Dieser Aufwand ließe sich mit elektronischen Dokumenten um 70 % reduzieren ein Schatz, den man in der Fertigung sofort heben würde. Und bei den Rechnungsprozessen? Utopisch? Unmöglich? Skeptiker gibt es genug. Aber die Erfahrung zeigt: radikale Fortschritte sind machbar. Mit der Gestaltung prozessorientierter Geschäftsabläufe setzen Unternehmen jene Kräfte frei, die sie im Wettbewerb in die erste Startreihe bringen. Prozessmanagement muss die Probleme an der Wurzel packen. Das heißt, es muss darum gehen, die Art und Weise, wie gearbeitet wird, von Grund auf zu überdenken und nicht vor der radikalen Frage zurückschrecken: Warum tun wir das, was wir heute tun, überhaupt und warum so und nicht anders? Kernaufgabe des Prozessmanagements ist es, die Zerstückelung der Geschäftsprozesse aufzuheben und die auf viele Abteilungen verteilten Einzelteile wieder zu einem Ganzen zusammenzufügen. Die Rechnungsabwicklung greift praktisch in alle Abteilungen eines Unternehmens ein, spannt sich unternehmensübergreifend zwischen Lieferanten und Kunden und vereint alle Technologien, die für radikale Produktivitätssteigerungen von bisher papierbasierten E-Commerce-Center Handel

3 Prozessen zur Verfügung stehen. Sie ist deshalb besonders geeignet für eine schrittweise Annäherung hin zu einem prozessorientierten Unternehmen. 4 Rechtsgrundlagen, Verfahren, Technologien und Lösungen sind vorhanden Rechtsgrundlagen Seit dem 1. Januar 2004 besteht in Deutschland endgültige Rechtssicherheit bezüglich elektronisch übermittelter Rechnungen. Die rechtlichen Grundlagen ergeben sich aus der Umsetzung der EG-Richtlinie 2001/115/EG (Rechnungsrichtlinie) durch das Zweite Gesetz zur Änderung steuerlicher Vorschriften (StÄndG 2003). Damit wurde 14 Umsatzsteuergesetz neu gefasst und festgelegt, welche Anforderungen an eine elektronische Rechnung gestellt werden. Konkrete Regelungen dazu ergeben sich aus dem BMF-Schreiben vom Für die Archivierung und Prüfbarkeit von Rechnungen sind die Vorschriften der Abgabenordnung (insbesondere 146,147,200 AO) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001) zu beachten. Diese gelten indes nicht speziell für Rechnungen, sondern für alle digitalen steuerrelevanten Daten. Ein Umstand, der längst nicht in allen Unternehmen Berücksichtigung findet. Qualifizierte elektronische Signatur In 14 Abs. 3 UstG ist festgelegt, dass eine elektronische Rechnung über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen muss. Ohne in diesem Beitrag näher auf Details zur elektronischen Signatur einzugehen, kann gesagt werden, dass mittlerweile ein breites Spektrum geeigneter Signatur-Lösungen und -verfahren von der Einzelplatzvariante bis zur massenhaften Signatur vorhanden sind. Das gleiche gilt für die Signaturprüfung. Denn der Gesetzgeber verlangt, dass beim Rechnungsempfänger vor einer weiteren Verarbeitung der elektronischen Abrechnung die qualifizierte elektronische Signatur im Hinblick auf die Integrität der Daten und die Signaturberechtigung geprüft wird und das Ergebnis dokumentiert und archiviert werden muss. Modelle, Verfahren, Lösungen Es haben sich unterschiedliche Modelle für die elektronische Übertragung und Präsentation von Rechnungen herausgebildet. Sie unterscheiden sich vor allem hinsichtlich der Beziehungen zwischen Rechnungssteller Service Provider Rechnungsempfänger, wobei der Begriff Service Provider als Oberbegriff für Anbieter verschiedener Dienstleistungen rund um die Rechnung steht. Präsentiert ein Rechnungssteller seine Rechnungen auf der eigenen Website für seine Kunden oder überträgt er sie an seine Kunden per , spricht man vom Biller Direct Modell. Im Gegensatz dazu steht das Consolidator-Prinzip, bei dem ein drittes Unternehmen die Rechnungen verschiedener Rechnungssteller konsolidiert und an die verschieden Empfänger überträgt. Dabei können auf der Rechnungsstellerseite so genannte Biller Service Provider (BSP) zwischengeschaltet sein, die die Aufbereitung der Rechnungsdaten (Daten, Bild, Druck), die Signatur, die Übertragung und sogar die Archivierung übernehmen. Auf der anderen Seite kann ein Customer Service Provider (CSP) die Infrastruktur für die Rechnungseingangsbearbeitung (Signaturprüfung, Scannen, Erfassen, Workflow, Archivieren) im Service bereitstellen. Durch diese Spezialisierung können höchste Automatisierungsgrade erzielt werden, ohne dass ein Unternehmen selbst in die notwendigen Ressourcen investieren muss. E-Commerce-Center Handel

4 5 Den Nutzen deutlich machen Die Vorteile für Rechnungssteller und empfänger sind hinlänglich bekannt: Höhere Kundenbindung Kosteneinsparungen für Papier, Drucken, Kuvertierung, Porto Geringerer Archivierungsaufwand Schnellerer Zugriff bei Kundenreklamationen, da Rechnungen von jedem Arbeitsplatz abgerufen werden können Gravierende Kosteneinsparung durch Wegfall des Erfassungsaufwands und automatisierte Verbuchung Schnellere Durchlaufzeiten und Vermeidung von Skontoverlusten Hoher Komfort durch elektronische Workflows Schnellerer Zugriff auf elektronisch archivierte Dokumente Niedrigere Fehlerquote Transparente und dokumentierte Geschäftsvorfälle Es gibt Best-Practice-Beispiele, in denen die Durchlaufzeiten der so genannte Rechnungstourismus von 30 auf acht Tage reduziert werden konnte. Durch Benchmarking lassen sich anspruchsvolle Ziele für Verbesserungs- und Einsparpotenziale verfolgen. Entscheidend hierfür ist, dass zur Messung der Leistung und zur Ermittlung der Prozesskosten und Einsparpotenziale Verfahren genutzt werden, wie sie auch in der Fertigung eingesetzt werden. 6 Einführungsschritte Für die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse kann die folgende Vorgehensweise vorgeschlagen werden: (1) Informationsbeschaffung zu den relevanten Themen: Rechtliche Rahmenbedingungen, Signaturverfahren, Datenformate und Übertragungsstandards, Best-Practice, Marktübersicht und mögliche Lösungen. Hierbei können Seminare, Workshops und Checklisten sehr gute Dienste leisten. (2) Die spezifischen Anforderungen für das eigene Unternehmen und die seiner Partner definieren, sowie die Nutzenpotenziale als Grundlage einer fundierten Entscheidungsfindung ermitteln. Hier helfen erfahrene Berater oder bei überschaubaren Anforderungen ein Ausschreibungsservice mit integrierten Checklisten weiter. (3) Auswahl einer Lösung und Einführung. (4) Lieferanten-Marketing, um diese von den Vorzügen elektronischer Rechnungsprozesse zu überzeugen. 7 Fazit Elektronische Rechnungsprozesse zwischen Unternehmen haben Fahrt aufgenommen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind gegeben. Für alle praktisch vorkommenden E-Commerce-Center Handel

5 Konstellationen sind heute Verfahren und Lösungen vorhanden; dies zu Preisen, bei denen Kosteneinsparungen von weit über der Hälfte gegenüber den heute noch üblichen Papierrechnungen realisiert werden können. Schon gehen Unternehmen dazu über, in ihren AGB elektronische Rechnungen zu verlangen. Damit wird die elektronische Rechnung elementarer Bestandteil zukünftiger Wettbewerbsfähigkeit für beide Seiten einer Geschäftsbeziehung gleichermaßen: für Lieferanten und Kunden. Über den Autor Franz Weige ist Berater bei der BPM21 GmbH in Finnentrop. BPM21 ist ein auf Business Process Management die Optimierung und effiziente Abwicklung von Geschäftsprozessen spezialisiertes Unternehmen. Der aktuelle Fokus der Tätigkeit liegt auf der Beratung von Kunden bei der Einführung von Lösungen für elektronische Dokumente. Die erste Umsetzung des massenhaften Einsatzes qualifizierter Signaturen im elektronischen Rechnungsprozess zwischen einem bekannten Servicekarten-Anbieter und einem der größten deutschen Energieversorger in Deutschland im Jahre 2003 lag in der Verantwortung von Franz Weige, der dieses Wissen heute bei BPM21 an die Kunden weitergibt. Weitere Informationen erhalten Sie im Internet unter: Dieser Expertentipp ist Teil des Informationsangebots des E-Commerce-Center Handel, Köln. Kontakt: E-Commerce-Center Handel am Institut für Handelsforschung Säckinger Str Köln Telefon: Fax: info@ecc-handel.de URL: Erscheinungsdatum: 7. November 2005 E-Commerce-Center Handel