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1 COI-BusinessFlow 2015 Web-Client Business W hite Paper COI GmbH COI-BusinessFlow 2015 Web-Client Seite 1 von 9

2 1 Zusammenfassung 3 2 Web-Client 2015 Look & Feel Funktionalität Benutzerfreundlichkeit Design Erweiterbarkeit Kompatibilität Integration 6 3 Web-Client Funktionsübersicht Oberfläche Basisfunktionen Dokumentanzeige Suchfunktion Wiedervorlage 8 4 Resümee 9 COI GmbH COI-BusinessFlow 2015 Web-Client Seite 2 von 9

3 1 Zusammenfassung ECM-Technologien sind aus dem heutigen Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie bündeln Unternehmensinformationen zentral in der ECM-Plattform und die Anwender können aus unterschiedlichen Anwendungen und Umgebungen auf Dokumente, Akten und Ablagen zugreifen, passend zum jeweiligen Unternehmensprozess. Als zentrale Ablageplattform überbrückt die ECM-Anwendung Medienbrüche und schafft eine durchgängige einheitliche Informationsbasis. Der neue COI-Web-Client bietet eine moderne und anwenderfreundliche Benutzerführung. Diese unterstützt die Anwender bei der Suche, Organisation, Ablage und Zuordnung von Informationen und erleichtert so die tägliche Arbeit mit Akten und Dokumenten. Die Vorteile für den Anwender auf einen Blick: Einfacher Zugriff auf alle relevanten ECM-Informationen im Unternehmen Nutzung der Daten über die gängigen Standardbrowser Moderne Oberfläche Dokumente direkt bearbeitbar, kein Download / Upload erforderlich Unterstützung mobiler Geräte Dokumentenvorschau Gruppierung von Ansichten Bereits bestehende Funktionalität der hierarchischen Folder kann in jeder Ansicht genutzt werden (dynamische Ansichten) Filterfunktion zur Verfeinerung der Trefferlisten Benutzer wird direkt mit seinem Windows Account angemeldet (kein zweites Anmelden erforderlich) Schnelles Ordnen / Einakten per Drag & Drop im Web-Browser Die Vorteile für den Administrator auf einen Blick: Keine Installation des Clients erforderlich, dadurch Reduzierung der Administrationsaufwände und Wegfall der Software-Verteilung Direkt integrierbar in Portalumgebungen Sichere Datenübertragung per SSL Passwortverwaltung zentral im Active Directory COI GmbH COI-BusinessFlow 2015 Web-Client Seite 3 von 9

4 2 Web-Client 2015 Look & Feel Das moderne Ribbonmenü bietet den gezielten Zugriff auf die Funktionalitäten der ECM-Anwendung. Eine zusätzliche Navigationsleiste mit Schreibtisch, Check outund Check in-ordnern, Papierkorb und Wiedervorlage schafft Ordnung und optimiert den Überblick. Suchmerkmale lassen sich über die Browserfavoriten ablegen und sind bei Bedarf direkt nutzbar. Ebenso steht eine Schnellsuche als zentraler Einstieg in die ECM- Ablagen zur Verfügung. Das Anzeigen oder Bearbeiten der Dokumentattribute, das Erzeugen neuer Dokumente, das Ändern des Status oder der Zugriffsperren erfolgt direkt über die Funktionsbuttons im Ribbonmenü, die mit einem Klick einfach zu erreichen sind. COI GmbH COI-BusinessFlow 2015 Web-Client Seite 4 von 9

5 Ein Preview bietet eine bequeme Vorschau auf die Dokumentinhalte, ohne das Dokument komplett in den Browser zu laden. In Kombination mit den Attributwerten finden die Anwender auf diesem Weg sehr schnell die gesuchten Informationen. COI GmbH COI-BusinessFlow 2015 Web-Client Seite 5 von 9

6 2.1 Funktionalität Ansichten o Schreibtisch o Auschecken o Wiedervorlage o Papierkorb Suche / Schnellsuche Anzeige / Bearbeiten von Dokumentenattributen Preview ohne Installation von zusätzlichen Komponenten am Client 2.2 Benutzerfreundlichkeit Rich Client Interface Drag & Drop innerhalb der Applikation Überblick über aktuelle Dokumente, zuletzt genutzte Dokumente Single Sign On Für den Web-Einsatz optimierte Bearbeitungsmasken/Ansichten Direkter Zugriff auf Eigenschaften 2.3 Design Einstellbares Layout Benutzerspezifisch konfigurierbare Oberfläche Themenunterstützung Ribbon-Menü Arbeiten in mehreren Fenstern 2.4 Erweiterbarkeit Erweiterbarkeit von Menüs, Anzeigebereichen, Funktionalität Per Konfiguration oder programmatisch 2.5 Kompatibilität Basis-Customizing bleibt kompatibel Upgradeaufwand wird minimiert Standardkonformität (HTTPS/SSL, NTLM, CSS, ) 2.6 Integration Integration in Microsoft Office Integration in Microsoft SharePoint Integration in Intranetportale COI GmbH COI-BusinessFlow 2015 Web-Client Seite 6 von 9

7 3 Web-Client Funktionsübersicht 3.1 Oberfläche Persönliche, benutzerindividuell einstellbare Systemoberfläche ( Schreibtisch ) Neugestalteter Rich Web Client auf Basis Ribbon-Technologie Erweiterter Viewer mit Redlining Zusätzliche Navigationsleiste mit Schreibtisch-, Eingangspostordner-, Archivierungsordner-, Ausgecheckt-, Papierkorb-, Wiedervorlage- und Suchzugriffsfunktion Erweiterte und speicherbare Suchsteuerung Dokumentenupload Einzeln angezeigte Eigenschaftsmerkmale im Ribbon Filter und Gruppierungen der Ansichten 3.2 Basisfunktionen Upload und Neuanlage verschiedenster Dokumentarten Manuelle und/oder automatische Klassifizierung der importierten Dokumente Bearbeitungsweise entsprechend der bekannten SharePoint-Umgebung (Drag & Drop etc.) Bearbeiten von Dokumenten in der nativen Applikation Statusverwaltung zu einem Dokument und Ordner Historienverwaltung Beim Bearbeiten werden die Dokumenten gleich ausgecheckt Umfassende Benutzer-, Rechte- und Rollenverwaltung Referenzierung von Dokumenten untereinander (z. B. vgl., gültig mit oder ersetzt durch ) Verwendungsnachweis (Wo wird das Dokument / der Ordner überall verwendet?) Dokument exportieren 3.3 Dokumentanzeige Performance-optimierte Anzeige von Dokumenten mit den Möglichkeiten: o o o Größenskalierung Drehen Blätterfunktion in mehrseitigen Dokumenten COI GmbH COI-BusinessFlow 2015 Web-Client Seite 7 von 9

8 3.4 Suchfunktion Weitreichende Suchmöglichkeiten o unter Verwendung von Attributen über verschiedene Archive hinweg Übersichtliche Trefferliste für die gefundenen Suchergebnisse sowie direkte Bearbeitung aus der Trefferliste Schnellsuche 3.5 Wiedervorlage Dokument, Ordner können mit einer Wiedervorlage versehen werden Ein eigener Bereich Versenden des Dokuments an interne und externe Benutzer (als Link oder als Kopie individuell einstellbar) Stellvertreterregelung Benachrichtigungsfunktion COI GmbH COI-BusinessFlow 2015 Web-Client Seite 8 von 9

9 4 Resümee Der neue COI-BusinessFlow Web-Client unterstützt den Anwender bei allen Aufgaben, die im Umfeld der Dokumentnutzung und -verwaltung anfallen. Vor allem die moderne und anwenderfreundliche Benutzerführung bietet dem Anwender bei der Suche, Organisation, Ablage und Zuordnung von Informationen höchsten Komfort und erleichtert so die tägliche Arbeit mit Akten und Dokumenten. COI-BusinessFlow - die moderne ECM-Plattform aus dem Hause COI. Ihr Vorteil: Einzigartige Integrationsfähigkeit, umfassende Prozessoptimierung und übergreifendes Informationsmanagement. Mit diesen innovativen Lösungen werden Visionen von morgen schon heute Realität. COI Consulting für Office und Information Management GmbH Am Weichselgarten Erlangen Telefon: +49 (0)9131 / Telefax: +49 (0)9131 / Web: Copyright COI GmbH V H15: Die Weitergabe und/oder Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die COI GmbH nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. COI, COI-BusinessFlow, COI-BusinessArchive, BusinessFlow sowie das COI-Logo sind eingetragene Marken der Consulting für Office und Information Management GmbH. Andere Produktnamen und Logos werden nur zur Identifikation der Produkte und Hersteller verwendet und können eingetragene Marken der entsprechenden Hersteller sein. Alle Angaben ohne Gewähr. COI GmbH COI-BusinessFlow 2015 Web-Client Seite 9 von 9

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