Microsoft Office Excel 2010 Grundlagen. Heiko Jöhnk

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1 Microsoft Office Excel 2010 Grundlagen Heiko Jöhnk

2 Inhaltsverzeichnis Das Excel-Anwendungsfenster... 3 Die Excel-Hilfe... 5 Speichern und Laden... 5 Grundlagen der Tabellenbearbeitung... 7 Mit Formeln arbeiten Die grundlegende Zellformatierung Ausfüllen, Kopieren und Verschieben Tabellenstruktur bearbeiten Mit einfachen Funktionen arbeiten Seitenansicht, -layout, Drucken Tabellenbereiche benennen: Namen Mit Datum und Uhrzeit arbeiten Listen aus vorhandenen Daten erstellen Sortieren und Filtern Anhang Tastenkombinationen Übung 1 Eine Seminarrechnung erstellen Übung 2 Umsatzzahlen auflisten Übung 3 Benzinverbrauch des Dienstwagens berechnen Übung 4 Umsatzzahlen ausdrucken Übung 5 Kurse sortieren und filtern Notizen Heiko Jöhnk

3 Das Excel-Anwendungsfenster Die wichtigsten Elemente des Excel-Fensters im Überblick. Symbolleiste für den Schnellzugriff Register Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld (Arbeitsmappenfenster/Anwendungsfenster) Menüband Namenfeld aktive Zelle Bearbeitungsleiste aktuelles Tabellenblatt Bildlauffeld Blattregister Statusleiste Ansichtssteuerung Zoomregler Je nach Bildschirmauflösung kann das Anwendungsfenster von dieser Abbildung abweichen Das Menüband nutzen Das Menüband bietet Ihnen Zugriff auf sämtliche Befehle von Excel, die Sie über die dortigen Elemente (z. B. über Symbole) aufrufen können. Register Gruppe Zellen 1. Die Register des Menübands enthalten Zusammenstellungen von Befehlen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. 2. Die Register sind in Gruppen angeordnet. Über das Symbol unten rechts in einer Gruppe können Sie häufig bekannte Dialogfenster öffnen. 3. Das Register Datei wird auch als Backstage-Ansicht bezeichnet. 4. Bei bestimmten Arbeiten (z. B. mit Grafiken oder Diagrammen) blendet das Programm zusätzliche Register mit Tools ein. Notizen Heiko Jöhnk

4 Das Menüband anpassen Die Gruppen der Registerkarten lassen sich nicht direkt verändern. Generell lassen sich neue so genannte benutzerdefinierte Gruppen erstellen. Diese können bei Bedarf auch gleich benannt werden, wie die vorhandenen Gruppen, um Anpassungen an eigene Bedürfnisse vorzunehmen. Danach müsste dann die Standardgruppe aus der Registerkarte entfernt werden. Praktisch erledigen Sie das über das Kontextmenü, also Rechtsklick in die Kontextmenü im Menüband Registerkarte und anschließend wählen Sie den Eintrag Menüband anpassen (Bild 8). 1. In den Optionen legen Sie dann über die Schaltfläche Neue Gruppe in der gewünschten Hauptregisterkarte Ihre Gruppe an (im Bild 9 z. B. in der Registerkarte Start). 2. Benennen Sie sie über das Kontextmenü um, z. B. in Dateiaktionen. 3. Fügen Sie anschließend aus der gewählten Kategorie (hier Registerkarte Datei) per drag&drop oder per Schaltfläche Hinzufügen Ihre gewünschten Befehle in Ihrer Gruppe hinzu. 4. Abschließend bestätigen Sie mit OK. Dialogfenster nach Befehl Menüband anpassen und das Resultat Notizen Heiko Jöhnk

5 Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff Die Symbolleiste für den Schnellzugriff können Sie mit wenigen Klicks auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Zunächst haben Sie dafür die Dreieckschaltfläche rechts neben der Symbolleiste, welche Ihnen im Menü einige wichtige Schnellbefehle anbietet (s. Bild 11 z. B. Seitenansicht und Drucken). Zusätzlich können Sie jedes Symbol in den Gruppen der Menübänder mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü den ersten Befehl Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen wählen. Mit dieser Methode lassen sich überflüssige Befehle auch wieder aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen. Menü Schnellzugriffsleiste anpassen Die Excel-Hilfe Früher oder später werden Sie eine Excel-Funktion benötigen, von der Sie nicht mehr genau wissen, wie sie funktioniert. Nach einem Druck auf die F1-Taste oder über das Symbol Microsoft Excel-Hilfe (oben rechts im Arbeitsmappenfenster). Es erscheint der Hilfedialog wie im Bild rechts dargestellt. Dort formulieren Sie Ihre Frage im Eingabefeld unterhalb der Symbolleiste und erhalten entsprechende Suchergebnisse, die Sie über einen Klick auf den hellblauen Titel durcharbeiten können. Generell können Sie sich im Hilfefenster bewegen, wie in einem Internetbrowser. Dabei wird noch unterschieden, ob Sie nur lokal in der Excel-Hilfe suchen oder das ganze Internet in die Suche mit einbeziehen. Über das Schaltflächenmenü Suchen können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen (s. Bild links). Suchmenü Suchergebnisse im Fenster Speichern und Laden Alle genannten Datei-Funktionen sind im Aussehen abhängig vom installierten Betriebssystem. Generell bleiben die Dateifunktionen aber natürlich erhalten. Normales Speichern Wenn Sie umfangreiche Tabellen angelegt haben, werden Sie diese für spätere Zwecke speichern wollen. Wählen Sie hierzu Register Datei Speichern oder klicken Sie auf das -Symbol. Schneller geht es in jedem Fall über die Tastenkombination Strg + S. Beim ersten Speichern erscheint nun ein Dialogfenster. Alle weiteren Speicheraktionen überschreiben die vorhandene Datei mit Ihren Änderungen. Notizen Heiko Jöhnk

6 Im Feld Dateinamen des Dialogfensters müssen Sie einen Namen für das Excel-Dokument vergeben. Bis auf einige Sonderzeichen die der Computer automatisch bemängeln wird können Sie beliebige Namen vergeben. Die Endung.xlsx für Excel-Dateien wird von Excel standardmäßig vergeben. Ein Klick auf Speichern leitet die Aktion ein. Speichern in einem anderen Format (auch Exportieren) Dateitypen beim Speichern Speichern unter Außer in seinem eigenen Format kann Excel in einer Vielzahl anderer Formate speichern. Wollen Sie beispielsweise eine Datei an jemanden weitergeben, der selber nicht mit Excel dafür aber mit Open Office Calc arbeitet, müssen Sie die Datei lediglich in diesem Format abspeichern (*.ods). Im Idealfall wird dem Empfänger nicht einmal auffallen, dass sie nicht mit der gleichen Tabellenkalkulation gearbeitet haben. Um eine Datei in ein anderes Format zu konvertieren oder exportieren, klicken Sie neben Dateityp auf den Pfeil. Es klappt nun eine Liste mit allen verfügbaren Dateitypen aus. Wählen Sie hieraus das richtige Dateiformat aus, vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie eine Datei zum ersten Mal speichern, erscheint immer das oben beschriebene Dialogfenster. Wollen Sie die Datei nachträglich unter einem anderen Namen speichern, müssen Sie statt Register Datei Speichern, Datei Speichern unter... wählen. Eigenschaften Zu jeder Datei können Sie eine Vielzahl von Informationen speichern, die es Ihnen und anderen später erleichtert Dokumenteneigenschaften nachzuvollziehen und über die Suche wiederzufinden. Über das Register Datei Informationen können Sie im rechten Bereich zu jeder Datei Informationen wie Titel, Autoren und viele mehr eintragen. Diese Informationen können Sie zum Beispiel noch vor dem Öffnen einer Datei einsehen und sich so schnell einen Überblick verschaffen, ob Sie die richtige Datei gefunden haben. Öffnen von Dateien Wenn Sie eine Datei gespeichert haben, werden Sie sie später auch wieder laden wollen. Das Öffnen- Dialogfenster ist weitgehend wie das Speichern-Dialogfenster aufgebaut, so dass Sie sich auf Anhieb zurechtfinden sollten. Die Dialogbox erreichen Sie über die Backstage-Ansicht, Menü Datei Öffnen, über das Symbol oder über Strg + O. Zuletzt geöffnete Dateien In vielen Fällen werden Sie eine Datei öffnen wollen, mit der Sie erst kürzlich gearbeitet haben. Diese Dateien werden als Eintrag in der Backstage-Ansicht unter Zuletzt verwendete Arbeitsmappen angezeigt und können hierüber schnell geladen werden. Ebenso finden Sie hier eine Liste mit den Speicherorten (Zuletzt besuchte Orte) der zuletzt verwendeten Dateien. Notizen Heiko Jöhnk

7 Grundlagen der Tabellenbearbeitung Wie ist eine Tabelle in Excel aufgebaut? Ein Arbeitsblatt besteht aus Spalten (2 14 ) und Zeilen (2 20 ). Der Adressaufbau ist vergleichbar mit den Spielen Schiffe versenken oder Schach. Der Schnittpunkt zwischen Zeilen und Spalten ist eine Zelle, die durch Spalten- und Zeilennummer genau adressiert werden kann. So bezeichnet C3 die Zelle in Spalte C und Zeile 3. Die Zeilennummern werden in den Zeilenköpfen am linken Tabellenrand, die Spaltenbezeichner in den Spaltenköpfen oberhalb der Tabelle angezeigt. Vergleichbar ist dies mit einem Schachbrett. In einer Zelle können unterschiedlichste Daten eingegeben werden. Zeilenbezeichnung Spaltenbezeichnung Zelle C3 Die Zelle enthält die Formel = C7*C5 Die Zelle enthält die Formel Die = Zelle C8*C9 enthält die Formel = C8-C10 Beispiel Bild 1 - Tabellenkalkulationsbeispiel einer Im Tabellenblatt bewegen Daten können nur in die aktive Zelle eingegeben oder in dieser bearbeitet werden. Neben der Maus haben Sie zusätzlich die Möglichkeit mit Hilfe der Tastatur in bestimmte Bereiche der Tabelle zu springen. I W Y V SY SV P SP Notizen SI SW Nächste Zelle gemäß Pfeilrichtung Zum Anfang/Ende des angrenzenden ausgefüllten Tabellenbereichs gemäß der Pfeilrichtung Erstes Feld der aktuellen Zeile Tabellenanfang S: Tabellenende O Eine Bildschirmseite nach oben Û Eine Bildschirmseite nach unten Dateneingabe In jede Zelle können Sie beliebige Informationen eingeben Text, Zahlen, Formeln. Diese Daten erscheinen jeweils in der entsprechenden Zelle und der Bearbeitungsleiste. Um die Eingabe zu beenden, drücken Sie die Eingabetaste (Ü), Tabulator (T), eine Cursor-Taste (VYIW) oder den Haken in der Bearbeitungsleiste. Haben Sie die Eingabe mit der Eingabetaste beendet, springt der Cursor in die Zelle darunter, bei Tab in die Zelle daneben. Haben Sie stattdessen eine Cursor-Taste verwendet, bewegt sich der Cursor in die entsprechende Richtung. Im Backstage-Bereich Optionen können Sie im Bereich Erweitert die Reaktion der Eingabetaste an Ihre Bedürfnisse anpassen (siehe Bild rechts). Wollen Sie die Eingabe nicht übernehmen sondern verwerfen, drücken Sie Escape (E) oder das Kreuz in der Bearbeitungsleiste. Heiko Jöhnk

8 Besonderheiten bei der Eingabe Notizen Die Eingabe kann sowohl in der Zelle als auch in der Bearbeitungsleiste erfolgen. Eingegebene Daten können in der Zelle mit der Taste " oder einen Doppelklick in die Zelle in den Bearbeitungsmodus versetzt werden. Tippfehler können mit der Korrekturtaste (R) oder Entfernentaste (_) behoben werden. Befinden Sie sich im Eingabemodus, sind fast alle Befehle in den Symbolleisten ausgegraut. Zahlen werden standardmäßig in einer Zelle immer rechts ausgerichtet. Große Zahlen werden ab der zwölften Stelle als Exponentialzahl in der Zelle und als natürliche Zahl in der Bearbeitungsleiste dargestellt. Texte sind in den Zellen immer links ausgerichtet, was bei Überschreiten der Zellbreite zum Überschreiben der nächsten freien Zelle führt. Falls die rechte Nachbarzelle nicht leer ist, wird der Text in der Zelle nicht vollständig angezeigt. Der komplette Inhalt der Zelle bleibt jedoch erhalten und kann in der Bearbeitungsleiste eingeblendet werden oder durch Verbreitern der Spaltenbreite komplett dargestellt werden. Alternativ können Sie auch mit einem Zeilenumbruch in der Zelle arbeiten (siehe Tipp unten oder S.10). Wollen Sie in einer Zelle eine weitere Zeile erzeugen, drücken Sie A + Ü. Zellinhalte verändern und löschen Änderungen können direkt in der Bearbeitungsleiste oder in der Zelle durchgeführt werden. Zum Ändern in der Zelle klicken Sie doppelt in die betreffende Zelle oder tippen Sie die Taste ". Zellinhalte komplett löschen können Sie durch Aktivieren der Zelle oder des Zellbereichs und anschließendem Bestätigen der Taste _. Tastaturmöglichkeiten beim Korrigieren / Bearbeiten in der Zelle I / W S I / W P / : R _ Cursor zeichenweise nach links oder rechts bewegen Cursor wortweise nach links oder rechts bewegen Cursor an den Anfang bzw. das Ende des Zellinhalts bewegen Zeichen links des Cursors löschen Zeichen rechts des Cursors löschen * Überschreibmodus einschalten und durch nochmaliges Bestätigen wieder in den Einfügemodus zurückschalten Rückgängigmachen von Veränderungen Sollten Sie Veränderungen vorgenommen haben, die sich nachträglich als nicht sinnvoll herausstellen, können Sie in Excel diese nachträglich rückgängig machen. Den entsprechenden Befehl finden Sie in der Schnellzugriffsleiste oder Sie erreichen ihn über S + Z. Ein Klick auf das kleine Dreieck lässt eine Liste mit den zuletzt durchgeführten Aktionen aufklappen. Sie können nun gezielt einzelne Veränderungen rückgängig machen. Sollte sich das Rückgängigmachen später als falsch herausstellen, können Sie über S + y oder das Rückgängigmachen rückgängig machen. Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern In Excel wird immer die Breite der kompletten Spalte verändert. Es ist nicht möglich, die Breite einer einzigen Zelle zu verändern. 1. zeigen Sie mit der Maus auf die Linie rechts neben der zu verändernden Spalte 2. ziehen Sie mit gedrückter Maustaste auf die gewünschte Breite Spaltenkopf Zeilenkopf Heiko Jöhnk

9 oder oder Notizen klicken Sie doppelt auf die rechte Begrenzungslinie zwischen den Spalten, um eine auf die Inhalte optimal abgestimmte Breite zu erhalten klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Spalten- oder Zeilenkopf und geben Sie die Breite ein Unerwünschte Nebenwirkungen bei Zahlenformaten Sind die Zahleninhalte einer Zelle nicht mehr darstellbar, erscheinen statt der Zahlen #-Zeichen als Platzhalter. Durch Verbreitern der Spalte können die Inhalte wieder korrekt angezeigt werden. Zellen markieren Bestimmte Arbeiten können für mehrere Zellen gleichzeitig durchgeführt werden. Dazu ist es notwendig, die betreffenden Zellen vor Aufruf des Befehls zu markieren. mehrere markierte Zellen werden als Bereich bezeichnet markierte Zellen werden farbig hinterlegt, nur die aktive Zelle des Bereichs bleibt weiß sämtliche Befehle werden auf die ausgewählten Zellen (Bereich) angewendet mit den Pfeiltasten oder durch Anklicken einer Zelle wird die Markierung wieder aufgehoben Markieren von Spalten Eine Spalte können Sie schnell markieren, indem Sie mit der Maus auf den Spaltenkopf klicken. Den gleichen Effekt erzielen Sie durch S + K, wenn sich die aktivierte Zelle in der Spalte befindet. Markieren von Zeilen Zeilen lassen sich genau wie Spalten markieren. Klicken Sie diesmal mit der Maus auf den Zeilenkopf. Auf der Tastatur müssten Sie H + K drücken. Markieren der Tabelle Die gesamte Tabelle selektieren Sie, indem Sie auf das Feld zwischen den Zeilen- und Spaltenköpfen klicken. Die Entsprechung auf der Tastatur wäre S + a. Zusammenhängende Bereiche markieren Wollen Sie mehrere Zellen markieren, die zusammenhängen, klicken Sie einfach in eine Randzelle und ziehen die Maus bei gedrückter Maustaste an das Ende des Bereichs, den Sie markieren wollen. Den gleichen Effekt erzielen Sie, wenn Sie zunächst in die erste Zelle klicken und bei gedrückter H -Taste in die letzte Zelle klicken. Kennen Sie die Koordinaten des Bereichs, den sie markieren wollen, können Sie diese im Namensfeld eingeben die Anfangs- und Endzelle werden hierbei durch einen : getrennt. Nicht zusammenhängende Bereiche markieren Um nicht zusammenhängende Bereiche zu markieren, klicken Sie nacheinander in die Felder, die Sie markieren wollen. Halten Sie dabei die S-Taste gedrückt. Arbeiten in selektierten Bereichen Selbstverständlich können Sie auch Daten in selektierte Bereiche eintragen. Hierbei müssen Sie aber einige Besonderheiten berücksichtigen. Unter anderem dürfen Sie nicht die Pfeiltasten verwenden, da hierdurch die Markierung wieder aufgehoben werden würde. Bewegen können Sie sich mit den folgenden Tastenkombinationen: Eine Zelle nach unten Ü Eine Zelle nach rechts T Eine Zelle nach oben H + Ü Eine Zelle nach links H + T Heiko Jöhnk

10 Mit Formeln arbeiten Formeln sind Berechnungsanweisungen, mit deren Hilfe Sie Daten auswerten können. Formeln können in die Zelle oder in die Bearbeitungsleiste eingetragen werden. Standardmäßig zeigt Excel in der Bearbeitungsleiste die Formel und in der Zelle das Ergebnis. Nach jeder Änderung der Quelldaten werden alle Formeln automatisch neu berechnet. Bestandteile einer einfachen Formel Gleichheitszeichen Zellbezüge Konstanten Rechenoperatoren Die Funktion SUMME Formeln beginnen in Excel immer mit dem Gleichheitszeichen Zellbezüge sind Koordinaten von Zellen, mit deren Inhalt gerechnet wird. In Funktionen werden Zellbezüge auch als Bereiche angegeben, z. B. A2:A10 für den Bereich von A2 bis A10 Konstanten sind fest vorgegebene Werte, die direkt in die Formel integriert sind und demgemäß auch nur dort geändert werden können. folgende Rechenoperatoren stehen in Excel zur Verfügung: + Addition C Division (auch im Ziffernblock!) - Subtraktion ^ Potenz B Multiplikation % Prozent (teilt durch 100) Die Funktion SUMME ist eine vordefinierte Formel, mit der Sie schnell Zeilen- und Spaltensummen erzeugen können. Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in welcher später das Ergebnis stehen soll und klicken Sie im Register Start auf das Symbol. Alternativ klicken Sie erst auf das Summen-Symbol und bestätigen anschließend den Bereich mit der Zeigen-Methode. Mehrere voneinander getrennte Bereiche oder Einzelzellen können mit festgehaltener S-Taste ausgewählt werden. In der Formel sind diese dann durch Semikolons getrennt, z. B. =SUMME(A1;A3;A5). Zellbezüge Formel Jede Zelle wird durch eine eindeutige Spalten-Zeilen-Kombination beschrieben, ähnlich wie auf einem Schachbrett oder wie beim Schiffe versenken. Diese Information können Sie nun für Berechnungen nutzen. Sie können diese Zellbezüge per Hand eingeben oder durch Klicken mit der Maus auf die Quellzellen erzeugen. Denken Sie immer daran, vorher ein Gleichzeichen einzugeben. Besonders hilfreich ist es auch, Konstanten in separate Zellen zu notieren und in der Formel auf diese zu verweisen. Bei einer Änderung der Konstante (z. B. die Mehrwertsteuer) braucht man dann nicht jede Formel zu untersuchen, sondern kann einfach den Wert in der Zelle ändern. Notizen Heiko Jöhnk

11 Die grundlegende Zellformatierung Mithilfe von Formatierungen können Sie Ihre Tabellen optisch ansprechend gestalten und die Lesbarkeit der dort vorhandenen Daten verbessern. Formatierungsmöglichkeiten Hierzu können Sie bspw.: Schriftarten, -größen, -attribute ändern Zellinhalte ausrichten Rahmen, Hintergrundfarben und Muster verwenden Zahlenformate zuweisen Excel unterstützt Sie dabei mit folgenden Formatierungshilfen: Designs, um schnell das Aussehen Ihrer Tabelle in vorgegebene Schriftarten und Farben zu ändern Formatvorlagen ermöglichen es Ihnen, eine Gruppe von Formatierungsmerkmalen in einem Arbeitsschritt zu übertragen Mustervorlagen als Vorlagen für Arbeitsmappen im individuellen vordefiniertem Layout Designs können Sie im Register Seitenlayout in der Gruppe Designs zuweisen. Zusätzlich ist es möglich, eigene Designs zu speichern. Grundsätzliche Vorgehensweise beim Formatieren von Zellen markieren Sie die Zelle oder den Zellbereich erzeugen Sie die Formatierung über die entsprechenden Elemente im Register Start oder klicken Sie im Register Start in der Gruppe Schriftart, Ausrichtung oder Zahl auf das Symbol (alternativ S + 1). oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Markierung und wählen Sie im Kontextmenü Zellen formatieren Excel unterscheidet bei der Zellbearbeitung zwischen Zellinhalten und Zellformatierungen. Beim Löschen werden häufig nur die Zellinhalte mit der Taste _ gelöscht. Formatierungen bleiben erhalten und müssen bspw. durch das Zellformat separat zurückgesetzt werden. Am schnellsten funktioniert das durch die Löschmöglichkeiten in der Gruppe Bearbeiten in der Startleiste (Schnellzugriffsleiste!). Notizen Heiko Jöhnk

12 Schriftarten und Schriftattribute Die Registerkarte Start enthält die Gruppe Schriftart zur Anpassung der Schriftart oder Schriftgröße. Bei der Schriftart sehen Sie durch Drüberfahren mit der Maus, wie sich die Änderungen auswirken werden. Alle Formatierungsmöglichkeiten zur Schrift finden Sie im Register Schrift des Dialogfensters Zellen formatieren. Alternativ klicken Sie im Register Start in der Gruppe Schriftart auf das Symbol. Ausrichtung Auf der Registerkarte Ausrichtung können Sie eine Vielzahl von Gestaltungsoptionen einstellen. Die horizontale Ausrichtung können Sie auch über die Iconleiste ändern. Mit wird der Inhalt linksbündig, mit zentriert und mit rechtsbündig ausgerichtet. Wollen Sie nur Zellen zusammenfassen, reicht es auch aus, diese zu markieren und dann anzuklicken. Dabei wird der Zellinhalt allerdings über die markierten Spalten zentriert. Außerdem können sie verschiedene Ausrichtungen die Ausrichtung des Textes einstellen beispielsweise für Überschriften. Notizen Heiko Jöhnk

13 Vordefinierte Rahmen und Linien nutzen Das Excel-Arbeitsblatt ist standardmäßig bereits mit Linien versehen, diese dienen aber nur der Orientierung, ausgedruckt werden sie grundsätzlich nicht. Wollen Sie in Ihrer Tabelle Linien ziehen, können Sie dies über das Register Rahmen im Dialog Zellen formatieren erledigen. Auf der linken Seite der Box können Sie die Linienart und -stärke bestimmen, rechts können Sie anklicken, wie die Linien gezogen werden sollen. Darin finden Sie ebenfalls die Möglichkeit, individuelle Farben zuzuweisen. Die generell schnellste Möglichkeit, Rahmen zuzuweisen finden Sie im Startregister in der Gruppe Schriftart hinter dem Symbol. Klicken Sie auf das Dreieck, um alle Möglichkeiten auszuschöpfen. Hintergrundfarbe bzw. -muster zuweisen Ebenfalls im Dialogfenster Zellen formatieren können Sie Hintergrundfarben oder ein Muster für den markierten Bereich auswählen. Hintergrundfarben können Sie am schnellsten mit Hilfe des Symbols im Startregister in der Gruppe Schriftart anpassen. Zahlen formatieren Durch das Zuweisen eines Zahlenformats können Sie auf einfache Weise die Darstellung und Lesbarkeit einer Zahl ändern. Die Zahl, mit der Excel rechnet, bleibt dabei erhalten und kann in der Bearbeitungsleiste eingesehen werden. Standard (vor der Zuweisung eines speziellen Zahlenformats Buchhaltungsformat Prozentformat 1.000er-Trennzeichen Dezimalstelle hinzufügen Dezimalstelle ausblenden Zahlenformate lassen sich in markierten Zellen auch über das Listenfeld Zahlenformat im Register Start in der Gruppe Zahl zuweisen. Zusätzlich bekommen Sie darin das Zahlenformat der aktuellen Zelle angezeigt. Besonderheiten: Die Formate Währung und Buchhaltung unterscheiden sich in der Anzeige der negativen und der Nullwerte. Bei der Zuweisung des Prozentformats multipliziert Excel mit 100. Zahlen als Text formatieren Manche Zahlen, z. B. Postleitzahlen, sollen nicht als Zahlen behandelt werden, weil Excel die führenden Nullen als nicht signifikante Anteile abschneidet. Formatieren Sie diese Zellen als Text oder geben Sie bei der Eingabe zusätzlich ein führendes Hochkomma mit ein, z. B. '0431. Bereich als Tabelle definieren In Excel können Sie einen beliebigen Bereich als Tabelle definieren um ihn so anhand vorgegebener Tabellenformatvorlagen schnell zu formatieren. Sie erhalten damit zusätzlich automatisch nützliche Filterfunktionen in der Kopfzeile. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf die Schaltfläche Als Tabelle formatieren und wählen Sie ein vordefiniertes Format aus der Liste. Notizen Heiko Jöhnk

14 Ausfüllen, Kopieren und Verschieben Befehle Wiederholen Der zuletzt aufgerufene Befehl kann beliebig oft wiederholt werden. Markieren Sie den Bereich, in dem Sie den zuletzt aufgerufenen Befehl wiederholen wollen und bestätigen Sie die Taste $. Automatisches Vervollständigen Haben Sie es in einer Tabellenspalte mit häufig wiederkehrendem Text zu tun, erkennt Excel dies automatisch. Während Sie noch am Eingeben sind, überprüft Excel, ob Sie schon einmal ein Wort eingegeben haben, welches genauso beginnt. Sobald Excel hier eine Übereinstimmung festgestellt hat, schlägt es den Eintrag vor. Sie können die Eingabe nun auf die bekannte Weise beenden oder weiterschreiben. Alternativ hierzu können Sie auch mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen und hier Dropdown Auswahlliste... wählen. Es klappt dann eine Liste mit den bereits verwendeten Begriffen aus. Zellen mit der Maus verschieben oder kopieren Zellen verschieben Zellen kopieren Markieren Sie den gewünschten Bereich Zeigen Sie mit der Maus auf die Zell- bzw. Bereichsumrandung Klicken Sie auf die Umrandung und ziehen Sie den Bereich bei gedrückter linker Maustaste an die neue Position Um zu kopieren, gehen Sie analog zum Verschieben vor, halten Sie aber beim Ziehen die S-Taste gedrückt. Beim Halten der S-Taste wird neben dem Mauszeiger ein Pluszeichen als Hinweis auf das Kopieren eingeblendet. Anordnung einer Tabelle schnell verändern Beim neu anordnen einer Tabelle werden bspw. ganze Spalten oder Zeilen verschoben. Beim Verschieben mit Drag & Drop entstehen an der Ausgangsstelle Lücken und im Zielbereich werden Daten überschrieben. Um dies zu vermeiden, gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie die Zeile/Spalte oder den Zeilen- bzw. Spaltenbereich Klicken Sie auf die Bereichsumrandung und ziehen Sie den Bereich bei gedrückter H-Taste an die Einfügeposition o Bei dieser Vorgehensweise werden Lücken an der Ausgangsstelle automatisch geschlossen. Außerdem werden Daten im Zielbereich in die Nachbarzellen verschoben o Bei zusätzlich gehaltener S-Taste erzeugen Sie eine Kopie an der Einfügeposition Verschieben und Kopieren mittels Zwischenablage Die Zwischenablage ist ein nicht direkt sichtbarer Speicher (Arbeitsspeicher), in welchem alle kopierten oder ausgeschnittenen Daten abgelegt werden können, um sie an anderer Stelle oder in anderen Programmen einzufügen. Aktion Symbol Tastatur In die Zwischenablage ausschneiden In die Zwischenablage kopieren S x S c Aus der Zwischenablage einfügen S v ein kopiertes oder ausgeschnittenes Element (Zwischenablage) kann beliebig oft eingefügt werden Notizen Heiko Jöhnk

15 Zellinhalte mit der Ausfüllfunktion kopieren Klicken Sie auf die Zelle, deren Inhalt in die benachbarten Zellen kopiert werden soll (der Mauscursor wird zu einem schwarzen Kreuz) in der rechten unteren Ecke der markierten Zelle erscheint der so genannte Anfasser (Ausfüllkästchen) Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste in die gewünschte Richtung (durch Festhalten der S-Taste erzwingen Sie das Kopieren des Zellinhalts) anschließend erscheint eine Optionsschaltfläche Aufzählungen mit der Ausfüllfunktion erzeugen, mit welcher weitere Optionen festgelegt werden Wenn Sie in einer Zeile oder Spalte eine Aufzählung (z. B. 1, 2, 3 oder Mo, Di, Mi ) erzeugen möchten, können Sie hierzu ebenfalls das Ausfüllkästchen verwenden. Aufzählungsart Textaufzählung Tage und Monate Zahlenaufzählung Aufzählung mit Datum und Uhrzeit Individuell erstellte Listen Wie wird die Aufzählung erzeugt? Textaufzählungen funktionieren gut mit einem Leerzeichen oder einem Punkt zwischen Text und Ziffernteil, z. B. 1. Monat usw. Excel erkennt automatisch Tages- und Monatseinträge als Anfangswerte für Aufzählungen, z. B. Mo, Di, Mi usw. oder Januar, Februar, März usw. Wenn Sie zwei Vorgabezahlen markieren, erkennt Excel automatisch die Differenz zwischen den Zahlen als Schrittweite für die Aufzählung Datums- und Uhrzeitwertlisten funktionieren durch Eingabe eines Datums- oder Uhrzeitwertes als Vorgabe zur Aufzählung Sie haben die Möglichkeit, eigene Listen zu definieren, deren Einträge Excel automatisch als Anfangswert für Aufzählungen erkennt Individuelle Liste für die Ausfüllfunktion definieren 1. Wechseln Sie in das Register Datei und bestätigen Sie die Schaltfläche Optionen 2. Aktivieren Sie die Kategorie Erweitert und klicken Sie im Bereich Allgemein auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Listen bearbeiten 3. Das Dialogfenster Benutzerdefinierte Listen wird geöffnet und der Eintrag Neue Liste ist standardmäßig markiert 4. Geben Sie im Bereich Listeneinträge Ihre Aufzählungspunkte jeweils gefolgt durch die Ü-Taste ein 5. Übernehmen Sie die Liste mit der Schaltfläche Hinzufügen in den Bereich Benutzerdefinierte Listen 6. Alternativ können Sie die Liste auch aus einer bestehenden Tabelle importieren, definieren Sie in der Eingabezelle den Wertebereich Notizen Heiko Jöhnk

16 Relative, absolute Bezüge verwenden Excel unterscheidet zwischen relativen, absoluten und gemischten Bezügen. Standardmäßig werden relative Bezüge verwendet. Der Unterschied macht sich erst beim Kopieren von Formeln deutlich. Genau wie Zahlen und Text können Sie auch Formeln kopieren und verschieben. Von der Technik her ergeben sich keine Unterschiede: Erst markieren, dann kopieren (verschieben). Excel kopiert dabei aber nicht stumpf die Formel, sondern passt diese an. Lautet die Formel in B1 beispielsweise A1*1,5 und wird diese in B2 kopiert, macht Excel hieraus A2*1,5. Excel behandelt die Formel intern so, als würde sie heißen Multipliziere die Zahl in dem Feld, das ein Feld weiter links steht mit 1,5. Soll dagegen immer die Zahl in A1 mit 1,5 multipliziert werden, müssten Sie einen absoluten Bezug verwenden. Absolute Bezüge werden durch ein $-Zeichen eingeleitet. Dabei kann die Spalte, die Zeile oder beides absolut sein. $A1 Spalte absolut, Zeile relativ A$1 Spalte relativ, Zeile absolut $A$1 Spalte absolut, Zeile absolut Beispiel: Die Formel in B4 hat zwei relative Bezüge. Übersetzt lautet sie: Multipliziere die Zahl, die über dem Feld steht mit der, die drei über ihr steht. Diese Formel wurde dann nach C4 kopiert. An ihrem Sinn hat sich nichts geändert. C3 * C1 führt nun aber nicht zu dem gewünschten Ergebnis, schließlich steht der Steuersatz in B1. Um richtig zu rechnen, müsste B1 als absoluter Bezug genommen werden. Die Formel lautet jetzt: Multipliziere die Zahl, die über dem Feld steht mit der, die in B1 steht. Wenn Sie Formeln mit der Maus erzeugen, werden immer relative Bezüge gesetzt. Sie können das ändern, indem Sie $ drücken. Bei jedem Druck auf diese Taste wird der Bezug geändert. Tabellenstruktur bearbeiten Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden Zum Ausblenden von Zeilen oder Spalten markieren Sie diese zunächst. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zeilen- oder Spaltenkopf und wählen Sie im Kontextmenü Ausblenden. Zum wieder Einblenden der ausgeblendeten Zeilen oder Spalten markieren Sie die umgebenden Zeilen oder Spalten und wählen im Kontextmenü des markierten Zeilen- oder Spaltenkopfes den Eintrag Einblenden. Spalten bzw. Zeilen einfügen oder löschen Wenn Sie eine bestimmte Anzahl Spalten oder Zeilen markieren, können Sie die gleiche Anzahl leerer Spalten bzw. Zeilen vor dem markierten Bereich einfügen. Markieren Sie die Spalten- bzw. Zeilenköpfe und klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Spalten- bzw. Zeilenkopfbereich, rufen Sie den Kontextmenüeintrag Zellen einfügen auf. Alternative: S + Zum Löschen von Spalten oder Zeilen markieren Sie die zu löschenden Zeilen bzw. Spalten und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Zellen löschen. Alternative: S - Notizen Heiko Jöhnk

17 Zellen einfügen oder löschen Markieren Sie zunächst den Bereich, in dem Sie neue Zellen einfügen möchten. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Zellen einfügen. Alternative: S + Zum Löschen von Zellen markieren Sie diese ebenfalls zunächst. Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag Zellen löschen. Alternative: S - Mit einfachen Funktionen arbeiten Aufbau und Eingabe von Funktionen Funktionen sind vordefinierte Formeln. Viele Standardberechnungen lassen sich mit ihrer Hilfe schnell durchführen. Excel stellt einige 100 Funktionen aus den verschiedensten Bereichen zur Verfügung, bspw. die Funktionen SUMME, MITTELWERT, MAX, MIN und ANZAHL. Jede Funktion beginnt mit dem Funktionsnamen. Dahinter stehen die Argumente der Funktion: =MITTELWERT(B2:D2) Argumente sind zusätzliche Informationen für die jeweilige Berechnung: Anzahl, Art und Reihenfolge der Argumente sind für jede Funktion durch die entsprechende Syntax festgelegt Mehrere Argumente werden durch Semikolons (;) voneinander getrennt Als Argumente können meistens Zellbezüge aber auch Zahlen, Text (in Anführungszeichen), so genannte Wahrheitswerte (Wahr oder Falsch) oder andere Funktionen (s. Verschachtelte Funktionen erstellen, S. 18) verwendet werden Manche Funktionen benötigen keine Argumente, z. B. =HEUTE(). Diese werden ohne Argumente (leeres Klammerpaar) angegeben Auswahl einfacher Funktionen Syntax der Funktion SUMME(Zahl1;Zahl2; ) MITTELWERT(Zahl1;Zahl2; ) MIN(Zahl1;Zahl2; ) MAX(Zahl1;Zahl2; ) ANZAHL(Wert1;Wert2; ) ANZAHL2(Wert1;Wert2; ) Einfache Funktionen schnell einfügen Bedeutung Summe Mittelwert/Durchschnitt kleinste Zahl größte Zahl Anzahl der Zahlen (= numerische Daten) in der Argumentliste Anzahl der Werte (= beliebige Daten) in der Argumentliste Die Funktion SUMME können Sie direkt durch Anklicken des Symbols verwenden. Über das Listenfeld können Sie auch schnell die Funktionen MITTELWERT, ANZAHL, MIN und MAX einfügen. Markieren Sie die Zelle, in die das Ergebnis der Funktion eingetragen werden soll Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Bearbeiten auf den Pfeil das Symbols Wählen Sie im geöffneten Listenfeld die gewünschte Funktion aus Die Funktion wird in die Ergebniszelle übernommen, standardmäßig trägt Excel den angrenzenden zusammenhängenden gefüllten Bereich als Argument ein. Übernehmen Sie den eingetragenen Bereich mit der Ü-Taste oder Markieren Sie einen anderen Bereich und bestätigen Sie mit der Ü-Taste Zur Aufnahme weiterer Bereiche halten Sie die S-Taste fest und wählen Sie nacheinander die gewünschten Bereiche. Notizen Heiko Jöhnk

18 Der Funktionsassistent Funktionen können Sie direkt in die entsprechende Zelle oder in die Bearbeitungsleiste eintragen. Wissen Sie jedoch nicht genau, welche Funktion für Ihre Problemstellung relevant ist, oder brauchen Sie Unterstützung bei der Eingabe der Argumente, können Sie den Funktions-Assistenten von Excel nutzen. Der Funktions-Assistent bietet eine Vielzahl von Funktionen aus verschiedenen Bereichen, deren Beschreibungen und Hilfeinformationen (teilweise mit anschaulichen Beispielen). Den Funktionsassistenten starten Sie über das fx-symbol in der Bearbeitungsleiste (s. Bild 29) oder wählen Sie im Menü Formeln in der Gruppe Funktionsbibliothek das Symbol Funktion einfügen ganz links. Nach dem Start können Sie den Assistenten dazu gebrauchen, Ihnen eine geeignete Funktion für ein bestimmtes Problem zur Verfügung zu stellen. Geben Sie dazu im Dialogfenster Mittelwert berechnen ein und bestätigen Sie dies mit OK. Der Funktionassistent Neben allgemeinen Informationen zur gewählten Funktion erhalten Sie eine genaue Beschreibung der Argumente. Argumente geben Sie in die Eingabebereiche, z. B. neben Zahl1 per Bereichsauswahl mit der Maus oder per Tastatur ein. Argumente können variabel in einer Zelle stehen oder als Konstante direkt eingegeben werden. Eine weitere Möglichkeit Funktionen schnell einzufügen besteht darin, über das Menü Formeln in der Gruppe Funktionsbibliothek in der jeweiligen Kategorie des Schaltflächenmenüs zu suchen. Unterhalb von Funktion auswählen wird Ihnen ggf. eine Funktion zur Lösung Ihrer Problemstellung angeboten. Eine Beschreibung der ausgewählten Funktion wird Ihnen unterhalb der Auswahl angezeigt. Weitere Informationen bekommen Sie über den Link Hilfe für diese Funktion ganz unten links. Standardmäßig ist dabei die Kategorie Empfohlen aktiv. Diese können Sie aber auch selbst verwenden, um die Funktion Mittelwert über die Kategorie Statistik zu suchen. Klicken Sie in den Bereich Funktion auswählen und geben Sie den ersten Buchstaben der gesuchten Funktion ein, hier das M. Eine weitere Möglichkeit, schnell Funktionen zu finden, ist die Kategorie Zuletzt verwendet. Nach einem Klick auf die Schaltfläche OK unten rechts erscheint das Dialogfenster zur Eingabe der Funktionsargumente. Funktionsargumente im Dialogfenster Symbol in der Bearbeitungsleiste Notizen Heiko Jöhnk

19 Verschachtelte Funktionen erstellen Formeln können beliebig verschachtelt werden. Als Argumente einer Funktion können Sie auch das Ergebnis einer anderen Funktion, einer so genannten verschachtelten Funktion, verwenden. Jeder Wert kann wieder durch eine Formel ersetzt werden. So könnte eine Formel beispielsweise lauten: RUNDEN(MITTELWERT(B2:B5); 0). 1. Der Wert soll gerundet werden, z. B. auf eine ganze Zahl 2. Der Mittelwert aus dem Bereich B2:B5 soll berechnet werden und anschließend auf eine ganze Zahl gerundet werden. Verschachtelte Funktion eingeben Markieren Sie die Ergebniszelle Starten Sie den Funktionsassistenten Wählen Sie zunächst die äußere Funktion (hier RUNDEN) Setzen Sie den Cursor in das Argument Zahl Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf das Pfeilsymbol links und wählen Sie die gewünschte Funktion aus der Liste aus (hier MITTELWERT). Sollte die Funktion nicht aufgeführt werden, wählen Sie bitte Weitere Funktionen. Geben Sie die Argumente für die verschachtelte Funktion ein. Um z. B. zur Funktion RUNDEN zurück zu kehren (Eingabe Anzahl_Stellen: 0), klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf den Funktionsnamen. Entsprechend öffnet jeweils das Fenster mit den jeweiligen Argumenten. =RUNDEN(Zahl;0) =RUNDEN(MITTELWERT(B2:B5);0) Verschachtelte Funktion Ansicht Bearbeitungsleiste beim Verschachteln Funktionsargumente der Funktion RUNDEN Notizen Heiko Jöhnk

20 Fehler in Formelzellen Was bedeutet es, wenn ich statt des Ergebnisses einer Berechnung die Meldung #Wert! bekomme? Was heißt #BEZUG!, #DIV/0!, #N/V etc.? Beim Erstellen von Formeln und Funktionen können Fehler passieren. Excel gibt dann entsprechende Fehlermeldungen zurück. Die wichtigsten sind in der Tabelle unten aufgelistet. Smarttags bieten Hilfe zu Fehlerbeseitigung an Fehlermeldung #WERT! Mögliche Ursachen Es wird mit einem falschen Datentyp gerechnet. Bspw. wird versucht mit einem Text eine Berechnung durchzuführen. #DIV/0! Eine Zahl wird durch Null dividiert, z. B. =5/0 #NAME? #NV #BEZUG! #ZAHL! #NULL! Text in einer Formel wird nicht als Funktions- oder Bereichsname erkannt, vielleicht wurde der Name falsch geschrieben (Menü Formeln, Namensmanager). Ein Wert für eine Funktion oder Formel ist nicht verfügbar. Zwei Beispiele: 1. Sie kennen den Wert eines Arguments noch nicht und haben dafür stellvertretend die Zeichenkette #NV (Nicht Verfügbar) eingegeben. 2. Das Suchkriterium in einer Verweisfunktion ist kleiner als der kleinste Wert im Kopf der Matrix. Ein Verweis auf eine Zelle ist ungültig, weil beispielsweise die Zeile oder Spalte, in der sich diese Zelle befand, gelöscht wurde. In einer Funktion wird ein unzulässiges Argument verwendet. Ein Beispiel: In einer Datumsfunktion wird mit einer negativen Jahreszahl (-2003) gerechnet. Diese Fehlermeldung tritt unter anderem auf, wenn Sie einen Schnittpunkt für zwei Bereiche angeben, für die kein Schnittpunkt existiert. Ein Beispiel: =SUMME(B8:B11 E8:E11). Hier fehlt zwischen den Bereichsangaben das Semikolon ; Richtig: B8:B11;E8:E11 Wenn in einer Zelle statt einer Zahl diese Zeichen ##### erscheinen, ist dies keine Fehlermeldung. Die Spaltenbreite für die Darstellung dieser Zahl ist zu gering (Menü Start, Gruppe Zellen, Schaltfläche Format, Spaltenbreite). Bei einem Verweis auf diese Zelle wird aber mit dem richtigen Wert gerechnet. Notizen Heiko Jöhnk

21 Seitenansicht, -layout, Drucken Den Druckdialog starten Sie über das Menü Datei, Drucken. In diesem Dialog können Sie von oben nach unten Ihre gewünschten Einstellungen vornehmen. Neben der Anzahl der auszudruckenden Exemplare ist das vor allem die Druckerauswahl. In der Vorschau können Sie mit den Bild auf- und Bild ab-tasten durch die Seiten navigieren. Die Ränder blenden Sie über das entsprechende Symbol unten rechts ein (s. Bild 24 unten rechts). Die darunter liegenden Einstellungen sind abhängig vom Drucker und beziehen sich zum Beispiel auf den Duplexdruck (beidseitiger Druck). Besonders interessant sind die Einstellungsmöglichkeiten unter dem letzten Punkt Benutzerdefinierte Skalierung. Bei etwas breiteren Tabellen lohnt hier die Einstellung Alle Spalten auf einer Seite darstellen. Der Befehl wirkt sich unmittelbar in der Vorschau rechts aus. Im Dialogfenster Seite einrichten finden Sie die Einstellungen nochmals im altgewohnten 2003er-Format. Alle Einstellungen, die an dieser Stelle vorgenommen werden können, finden sich auch im Menü Seitenlayout wieder! Im Register Blatt nehmen Sie normalerweise Einstellungen wie wiederholende Überschriften (Wiederholungszeilen) vor. Das ist an dieser Stelle ausgegraut. Stattdessen machen Sie die Einstellungen im Menü Seitenlayout, Schaltfläche Drucktitel. Notizen Heiko Jöhnk

22 Auf dem Kopfzeile/Fußzeile-Register können Sie eine Zeile eingeben, die am Kopf oder Fuß jeder Seite gedruckt wird. Excel hat einige Standardkopf- bzw. -fußzeilen bereits vordefiniert. Um eigene Zeilen zu gestalten, müssen Sie auf Benutzerdefinierte Kopfzeile klicken. Excel teilt Kopf- und Fußzeilen in drei Bereiche (Linker-, Mittlerer- und Rechter Abschnitt) ein. Für jeden dieser Bereiche können Sie Text eingeben. Zusätzlich stehen mehrere Schalter für Feldfunktionen zur Verfügung. Rufen Sie das Blattregister im Dialog Seite einrichten immer über das Menü Seitenlayout, Gruppe Seite einrichten, Befehl Drucktitel auf nur dann können Sie auch sämtliche Möglichkeiten nutzen. Druckbereich: Wollen Sie nicht die gesamte Tabelle ausdrucken, können Sie hierüber den Bereich eingrenzen. Über den -Schalter gelangen Sie in die Tabelle zurück und können den Bereich bequem mit der Maus markieren. Wiederholungszeilen: Wenn Ihre Tabelle eine Spaltenüberschrift enthält, werden Sie diese bei mehrseitigen Listenausdrucken vermutlich auch auf jeder Seite ausgedruckt haben wollen. Über diesen Eintrag können Sie nun festlegen, welche Zeilen auf jeder Seite ausgedruckt werden sollen. Seitenumbruch-Vorschau In der Seitenumbruch-Vorschau können Sie nachträglich die Seitenumbrüche ändern. Sie erreichen diese Vorschau entweder über das Symbol in der Ansichtssteuerung unten rechts in der Statusleiste oder über das Menü Ansicht - Umbruchvorschau. Um einen Seitenumbruch zu ändern, verschieben Sie einfach die blauen Linien. Zur Normalansicht wechseln Sie über das Symbol rechts in der Statusleiste oder über das Menü Ansicht - Normal zurück. Notizen Heiko Jöhnk

23 Tabellenbereiche benennen: Namen Wie kann ich wichtige Bereiche mit einem Namen benennen? Wie kann ich Bezüge durch Begriffe ersetzen? Kann ich diese Begriffe auch in Formeln verwenden? Registerkarte Formeln, Gruppe Definierte Namen Namen erleichtern die Beherrschung großer Tabellen bzw. die Lesbarkeit von Formeln. Meist erfolgt das Festlegen und Einfügen von Namen über das Namenfeld. Der markierte Zellbereich wird dabei mit einem Namen (z.b. Umsatz_2012 ) versehen. Achtung: Leerzeichen sind nicht erlaubt, erstes Zeichen muss ein Buchstabe sein. Namen können mit dem Namenfeld bzw. Registerkarte Formeln, Gruppe Definierte Namen eingegeben werden: Namensmanager Namen definieren In Formel verwenden Aus Auswahl erstellen Im Namens-Manager können neue Namen erstellt werden, vergebene Namen bearbeitet oder auch gelöscht werden. Mit der Option Namen definieren erscheint ein neues Fenster, in dem man für die ausgewählte Zelle einen neuen Namen definieren kann. Des Weiteren lässt sich hier auch ein Kommentar für den vergebenen Namen eintragen. Um die Namenszuweisung in Formeln nicht von Hand eintragen zu müssen, kann man mit dieser Schaltfläche aus der Liste der vorhandenen Namen per Mausklick auswählen. Hat man mehr als eine Zelle markiert, um diese mit Namen zu versehen, so ist es in dieser Funktion möglich, den/die Namen für mehrere Zellen aus der obersten oder untersten Zeile zu verwenden. Alternativ können die Werte der linken oder auch der rechten Spalte für die Namensvergabe genutzt werden. Namen gelten immer innerhalb der gesamten Arbeitsmappe. Soll ein Name nur im aktuellen Blatt Gültigkeit haben, ist ihm die Bezeichnung des Blattes, gefolgt von einem Ausrufezeichen, voranzustellen (z. B. Umsatz!Wichtige_Kennzahlen), bzw. bei der Option Namen definieren darauf zu achten, dass der Bereich richtig eingestellt ist. TIPP: Sollten Sie die Übersicht über Ihre Namen verlieren: Positionieren Sie die aktive Zelle an einer freien Stelle und rufen Sie Register Formeln, Gruppe Definierte Namen, In Formel verwenden und Menüpunkt Namen einfügen... auf (Alternativ >). Die Schaltfläche Liste einfügen listet alle vorhandenen Namen und deren Bezüge auf. Notizen Heiko Jöhnk

24 Mit Datum und Uhrzeit arbeiten Schnell das aktuelle Datum bzw. die aktuelle Uhrzeit eingeben Markieren Sie die gewünschte Zelle Bestätigen Sie die Tastenkombination S +. für das aktuelle Tagesdatum bzw. die Tastenkombination S + H +. für die aktuelle Uhrzeit Mit diesen Methoden wird das Datum bzw. die Uhrzeit als Konstante eingefügt. Excel speichert alle Datums- und Zeitwerte intern als serielle Zahlen ab. Dabei rechnet Excel mit Datumswerten generell ab dem , welchem die Zahl 1 zugeordnet ist. Mit den Datums- und Zeitfunktionen können Sie somit aus einer Datumszahl (z. B ) die einzelnen Datumsangaben wie Jahreszahl (2012), Monatszahl (4), Tageszahl (1) ermitteln und umgekehrt. Die Zeit entspricht somit einer Dezimalzahl zwischen 0 (00:00 Uhr) und 1 (24:00 Uhr). Nachfolgend sind einige Datumsfunktionen und deren Verwendung aufgelistet. Um das Beispiel- Ergebnis zu erhalten, muss die jeweilige Zelle mit dem entsprechenden Zahlenformat formatiert sein: Funktionsname und Syntax Erläuterung Beispiel Ergebnis HEUTE() JETZT() ohne Argumente!!! JAHR() MONAT() TAG() STUNDE() MINUTE() SEKUNDE() WOCHENTAG() DATUM(Jahr;Monat;Tag) DATEDIF(Ausgangsdatum;Enddatum;Einheit) liefern das Datum als fortlaufende Zahl, ausgehend vom :00 Uhr (=1,0). JETZT() liefert auch den abgelaufenen Bruchteil des Tages ermitteln die jeweiligen Werte als ganze Zahlen aus der fortlaufenden Datumszahl ermittelt aus einer Datumszahl eine Zahl von 1 (Sonntag) bis 7 (Samstag), die den Wochentag angibt. ermittelt die fortlaufende Datumszahl aus berechneten Werten für Jahr, Monat und Tag. liefert die Anzahl der Tage, Monate oder Jahre zwischen einem Ausgangsdatum und einen Enddatum. Das Ausgangsdatum muss <= dem Enddatum sein, sonst gibt die Funktion einen Fehler zurück. Die Einheit kann in Tagen (D), Monaten (M) und Jahren (Y) angegeben werden. Sie bezieht sich auf das Ausgabeformat des Ergebnisses. am Dienstag, :40 Uhr : HEUTE() inkl. Bruchteil d. Tages: JETZT() 40949,6118 am Freitag, TAG(JETZT()) 10 WOCHENTAG(" ") ergibt 6 (Freitag) WOCHENTAG(" ) ergibt 5 (Donnerstag) A5=2012; B5=4; C5=1 DATUM(A5;B5;C5) formatiert: TT.MM.JJJJ Ausgangsdatum: B3= Enddatum: B4= Tage DATEDIF(B3;B4; D ) Monate DATEDIF(B3;B4; M ) 983 Jahre DATEDIF(B3;B4; Y ) 81 bei Zeitberechnungen über 24 Stunden wählen Sie im Dialog Zellen formatieren im Bereich Uhrzeit das Uhrzeitformat 37:30:55. Notizen Heiko Jöhnk

25 Listen aus vorhandenen Daten erstellen In Excel 2010 haben Sie die Möglichkeit Tabellen in Ihren Tabellen zu erstellen, um zusammenhängende Daten zu gruppieren und gemeinsam zu bearbeiten. Diese Tabellen können aus vorhandenen Daten oder auch aus leeren Zellen erstellt werden. Sie können diese Daten dann unabhängig von den Daten außerhalb der Tabelle verwalten. Ausschnitt einer als Tabelle formatierten Kundenliste mit AutoFilter Eine Tabelle erstellen Sie, indem Sie die entsprechenden Zellen markieren und anschließend Register Start, Als Tabelle formatieren... aufrufen. Im Dialogfenster Als Tabelle formatieren können Sie (nach der Auswahl einer Formatvorlage) mittels Kontrollkästchen entscheiden, ob die Tabelle eine Kopfzeile hat. Wenn nicht, werden die einzelnen Spalten mit Spalte1, Spalte2 usw. bezeichnet. Der Bereich, der als Tabelle angegeben wird, erhält eine veränderte Benutzeroberfläche (Registerkarte Tabellentools). Standardmäßig ist automatisch der AutoFilter aktiviert, wodurch Sie sofort die Möglichkeit haben, die Daten rasch zu filtern oder zu sortieren. Mit Register Start, Sortieren und Filtern, AutoFilter kann der AutoFilter auch wieder ausgeschalten werden. Je nach Spalteninhalt gibt es drei unterschiedliche Filtertypen: Textfilter, Zahlenfilter und Datumsfilter, die wiederum passende Suchkriterien anbieten. Bspw. Können Sie beim Textfilter den Anfangsbuchstaben mit Beginnt mit festlegen. Beim Zahlenfilter bieten sich die Top 10 an. Während der Datumsfilter z. B. ein Datumsbereich Zwischen festlegen lässt. Lassen Sie z. B. nach dem Bundesland Bayern filtern: Nach Bundesland Bayern gefilterte Datensätze, erkennbar auch an den blauen Zeilennummern Verwenden Sie den Benutzerdefinierten AutoFilter, wenn Sie zwei Suchkriterien festlegen müssen. Benutzerdefinierter AutoFilter mit zwei Suchkriterien Notizen Heiko Jöhnk

26 Sortieren und Filtern Zum Sortieren wählen Sie ebenfalls den Menüweg Start, Gruppe Bearbeiten, Sortieren und Filtern. Damit sortieren Sie die jeweils ausgewählte Spalte. Nach mehreren Kriterien sortieren können Sie über den Menüpunkt Benutzerdefiniertes Sortieren: Zunächst nach Bundesland und anschließend nach Umsatz sortieren bitte! Um weitere Daten in die Tabelle einzugeben, können Sie einfach in der Tabelle mit Hilfe der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen und hier mittels Zeile/Spalte einfügen neue Zeilen einfügen lassen. Die Größe der Liste kann auch durch Ziehen mit der Maus am Vergrößerungspunkt im rechten unteren Eck am Tabellenrahmen durchgeführt werden. Dadurch wird der Bereich aus den bereits bestehenden Daten vergrößert. Mit Register Tabellentools, Ergebniszeile erhalten Sie eine neue letzte Zeile mit einer Berechnung. Durch Anklicken einer Zelle in dieser Ergebniszeile können Sie aus einer Dropdownliste andere Funktionen auswählen. Register Tabellentools, In Bereich konvertieren ermöglicht Ihnen, die Tabelle wieder in einen normalen Bereich zu konvertieren. TIPP: Wenn die Tastenkombination Strg Alt Ende über das Ziel hinaus schießt, also nicht das Ende der Tabelle angesprungen wird, markieren Sie die Zellen vom tatsächlichen Ende bis zum angesprungenen Ende und löschen Sie sie. Anschließend speichern Sie die Datei, damit Excel sich das merkt. Notizen Heiko Jöhnk

27 Anhang Tastenkombinationen Bewegen in Tabellenblättern und Arbeitsmappen IWYV S + IWYV T P S + P S + : U U A + U A + U S + U S + U S + & S + H + & & H + & Zur nächsten Zelle in Pfeilrichtung An das Ende des aktuellen bzw. an den Anfang des nächsten Datenbereichs in Pfeilrichtung. Bewegen zwischen nicht gesperrten Zellen in einem geschützten Tabellenblatt Anfang der Zeile Anfang des Tabellenblatts Tabellenende, d. h. der Zelle am Schnittpunkt der am weitesten rechts liegenden Spalte mit der letzten verwendeten Zeile Bildschirmseite nach unten Bildschirmseite nach oben Bildschirmseite nach rechts Bildschirmseite nach links Wechseln zum nächsten Blatt in der Arbeitsmappe Wechseln zum vorherigen Blatt in der Arbeitsmappe Wechseln zur nächsten offenen Arbeitsmappe Wechseln zur vorherigen offenen Arbeitsmappe Wechseln zum nächsten Ausschnitt Wechseln zum vorherigen Ausschnitt Markieren in Tabellenblättern und Arbeitsmappen H + IWYV S + H + IWYV H + P S + H + P S + H + : H + U H + U S + H + ł * S + K H + K S + a Erweitern der Markierung um eine Zelle in Pfeilrichtung Erweitern der Markierung bis zur letzten nichtleeren Zelle in derselben Spalte oder Zeile wie die aktive Zelle in Pfeilrichtung Erweitern der Markierung bis zum Anfang der Zeile Erweitern der Markierung bis zum Anfang des Tabellenblatts Erweitern der Markierung bis zur letzten verwendeten Zelle des Tabellenblatts (rechte untere Ecke) Erweitern der Markierung um eine Bildschirmseite nach unten Erweitern der Markierung um eine Bildschirmseite nach oben Markieren des aktuellen Bereichs um die aktive Zelle (der aktuelle Bereich ist ein Bereich, der von leeren Zeilen und leeren Spalten eingeschlossen ist) Markieren der gesamten Spalte Markieren der gesamten Zeile Markieren des gesamten Tabellenblatts Notizen Heiko Jöhnk

28 Eingeben von Daten A + Ü Ü H + Ü T H + T E R _ S + 6 ł = A + þ = S +. S + H +. Beginnt eine neuen Zeile in derselben Zelle Abschließen der Eingabe in einer Zelle und Bewegen in der Markierung nach unten Abschließen der Eingabe in eine Zelle und Bewegen in der Markierung nach oben Abschließen der Eingabe in eine Zelle und Bewegen in der Markierung nach rechts Abschließen der Eingabe in eine Zelle und Bewegen in der Markierung nach links Abbrechen der Eingabe in einer Zelle Löschen des Zeichens links von der Einfügemarke oder Löschen einer Markierung Löschen des Zeichens rechts von der Einfügemarke oder Löschen einer Markierung Wechseln zwischen dem Ein- und Ausblenden von Objekten und dem Anzeigen von Platzhaltern für Objekte Beginnt eine Formel Fügt Summenformel ein Fügt Datum ein Fügt Uhrzeit ein $ Vergibt in der Bearbeitungsleiste einem markierten Zellverweis eine absolute Adressierung bzw. wiederholt letzte Aktion. S + # " Bearbeiten einer Zelle H + " S + H + > S + u S + r Wechselt zwischen Ergebnis- und Formelansicht Bearbeiten eines Zellkommentars Erstellen von Namen aus Zeilen- und Spaltenbeschriftungen Kopieren des ersten Zellinhaltes in die Markierung nach unten Kopieren des ersten Zellinhaltes in die Markierung nach rechts Notizen Heiko Jöhnk

29 Formatieren von Daten A + H + # S + 1 S + H + þ $ S + H + þ % S + ^ S + H + þ S + H + þ! S + H + - S + H + A + - S + H + f S + H + k S + H + u S + 5 S + 9 S + H + 9 S + 0 S + H + 0 Format/Formatvorlage Format/Zellen Währung ( ) mit zwei Dezimalstellen (negative Zahlen werden in Klammern angezeigt) Prozent ohne Dezimalstellen Wissenschaftliche Zahlendarstellung mit zwei Dezimalstellen Datum mit Tag, Monat und Jahr Zahl mit zwei Dezimalstellen, einem 1.000er-Trennzeichen und einem bei negativen Werten Gesamtrahmen Entfernen aller Rahmen Fett (ein/aus) Kursiv (ein/aus) Unterstreichen (ein/aus) Durchgestrichen (ein/aus) Ausblenden von Zeilen Einblenden von Zeilen Ausblenden von Spalten Einblenden von Spalten Notizen Heiko Jöhnk

30 Funktionstasten Funktionstaste pur H! Offline/Online-Hilfe " aktive Zelle bearbeiten Zellkommentar bearbeiten > Namen in Formel einfügen Funktion in Formel einfügen $ Wiederholen der letzten Aktion Wiederholen des Befehls Suchen % Gehe zu Suchen & Wechseln zum nächsten Ausschnitt Wechseln zum vorherigen Ausschnitt / Rechtschreibung ( Markierung erweitern zur Markierung hinzufügen ) Tabellenblätter in allen geöffneten Mappen berechnen Tabellenblatt berechnen = Menüleiste aktivieren Kontextmenü anzeigen? Erstellen eines Diagramms Tabellenblatt einfügen ` Speichern unter Speichern Funktionstaste S A! Diagrammblatt einfügen " Speichern unter > Festlegen eines Namens $ Fenster schließen Beenden % Wiederherstellen der Fenstergröße & Wechseln zum nächsten Fenster / Fenster verschieben ( Fenstergröße ändern Makro ) Arbeitsmappe minimieren = Arbeitsmappenfenster maximieren? Excel 4.0-Makrovorlage einfügen Visual Basic-Editor ` Öffnen Notizen Heiko Jöhnk

31 Funktionstaste S + H A + H! Tabellenblatt einfügen " Speichern > Namen unter Verwendung von Zeilen- und Spaltenbeschriftungen erstellen & ` Wechseln zum vorherigen Arbeitsmappenfenster Drucken Notizen Heiko Jöhnk

32 Übung 1 Eine Seminarrechnung erstellen Übungsdatei: Seminar-Rechnung.xlsx Aufgabe 1. Öffnen Sie die Datei Seminar-Rechnung. 2. Berechnen Sie die Summe der Seminarnebenkosten in Zelle C11. Verwenden Sie hierfür die Funktion SUMME. 3. Für die Zwischensumme in Zelle C13 addieren Sie den Bruttoseminarpreis in C4 und die Summe der Seminarnebenkosten in C Von der Zwischensumme ermitteln Sie in Zelle C14 den Abzug von 3% Skonto. 5. Die Gesamtsumme ergibt sich in Zelle C15 nach dem Abziehen des Skontos von der Zwischensumme. 6. Da es sich beim Rechnungsempfänger um einen Privatkunden handelt, weisen Sie in Zelle C16 die enthaltene Mehrwertsteuer aus, indem Sie die Gesamtsumme durch 119 teilen und anschließend mit 19 multiplizieren. 7. Zur Berechnung des zu zahlenden Betrages ziehen Sie die Anzahlung von der Gesamtsumme ab. 8. Ändern Sie in der Formel in Zelle C14 den Skonto- Rabatt auf 2%. 9. Da sich der Kunde doch für die Kopierpauschale entscheidet, erhöht sich die Summe der Seminarnebenkosten um Um noch flexibler verschiedene Skonto-Beträge gewähren zu können, ändern Sie den Text in Zelle A14 und tragen Sie den Prozentsatz in die Zelle B14 ein. Dadurch müssen Sie die Formel in Zelle C14 ändern. 11. Machen Sie die Formel in C16 ebenfalls flexibel, probieren Sie andere Mehrwertsteuersätze wie bspw. 21 und verfolgen Sie die automatischen Änderungen in Zelle C Schalten Sie in die Formelansicht, um die Formeln zu kontrollieren und stellen Sie die Zellen in B14 und B16 auf die Anzeige in Prozent um. Passen Rechnung mit eingegebenen Formeln Sie die Formeln in C14 und C16 ebenfalls an. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Seminar-Rechnung-E. 13. Die Bundesregierung beschließt die Mehrwertsteuererhöhung auf 21%. Dazu erzeugen Sie sich eine Kopie der Rechnungsdatei unter dem Namen Seminar-Rechnung-E1. In dieser ergänzen Sie in der Zelle D16 den Mehrwertsteuersatz von 21% und lassen diesen in E16 aus der Gesamtsumme in C15 berechnen. 14. Geben Sie die Differenz der enthaltenen Mehrwertsteuer in E17 aus. 15. Lassen Sie sich die anteiligen Erhöhungen in der Spalte E für das Seminar und die Semina r- nebenkosten ausgeben. Achten Sie generell auf eine sinnvolle Dezimalstellenanzeige. Notizen Heiko Jöhnk

33 Übung 2 Umsatzzahlen auflisten Übungsdatei: Umsatzzahlen auflisten.xlsx Aufgabe 1. Öffnen Sie die Datei Umsatzzahlen auflisten, und berechnen Sie für jeden Monat und für jeden Kurs die Summen und den durchschnittlichen Umsatz. 2. Da die Ganzjahresdarstellung unübersichtlich ist, erstellen Sie außerdem auf demselben Tabellenblatt eine Quartalsaufstellung. 3. Formatieren Sie die Tabelle entsprechend den folgenden Angaben: Tabellenelement Formatierungsanforderung Überschrift Über der gesamten Breite zentriert (Verbinden und zentrieren); Times New Roman, 18 pt; fett; Schriftfarbe Weiß; Hintergrundfarbe Dunkelblau; vertikale Ausrichtung: zentriert; Zeilenhöhe 35 pt; Spaltenüberschriften Arial, 10 pt; fett; kursiv; dunkelblau; Spaltenbreiten: A optimal - B:O 14,29 pt Tabellenzeilen Überschrift der Quartalsaufstellung Allgemein Abwechselnd mit Hintergrundfarbe Weiß Hintergrund 1, dunkler 15% (Graustufe) und Keine Farbe; Arial 10 pt Schriftart: Times New Roman, 14 pt; fett; dunkelblau Rahmen zur Abgrenzung; Zahlenformat: Buchhaltungszahlenformat Notizen Heiko Jöhnk

34 Übung 3 Benzinverbrauch des Dienstwagens berechnen Übungsdatei: Dienstwagen-Benzinverbrauch.xlsx Aufgabe 1. Öffnen Sie die Datei Dienstwagen. 2. Berechnen Sie, ausgehend von dem Anfangskilometerstand, für jeden Eintrag die Summe der Gesamtkilometer in Spalte A. Arbeiten Sie mit der Zeigen-Methode. Beachten Sie, dass Sie die Formeln erst ab der Zelle A7 mit der Ausfüllfunktion in die restlichen Zellen kopieren können. Wie müssen Sie die Bezugsart wählen, wenn sich die Berechnung jeweils auf den vorherigen Kilometerstand bezieht? 3. Berechnen Sie in der Zelle G3 die Gesamtkilometer mit der Funktion SUMME und in der Zelle G2 den durchschnittlichen Verbrauch [l/100 km]. 4. Ermitteln Sie in Spalte E den Literpreis. 5. Berechnen Sie in der Spalte F die Mehrwertsteuer. Erstellen Sie die Formel so, dass bei sich ändernder Mehrwertsteuer die Formel nicht angepasst werden muss. 6. Berechnen Sie in Spalte G den Benzinverbrauch je 100 km. 7. Um einen Überblick über die Preise für bestimmte Benzinmengen zu haben, erstellen Sie eine tabellarische Übersicht. Ziehen Sie in einem neuen Tabellenblatt in einer Zeile Benzinpreise von 1,559 bis 1,659 auf. Ausschnitt der Verbrauchstabelle 8. Erstellen Sie eine Spalte mit den Literangaben von Ausschnitt der Benzinpreisübersicht 25 bis 75 Liter. Berechnen Sie für jede Literangabe die jeweiligen Preise. Bevor Sie die Formeln in die restliche Tabelle kopieren, müssen Sie die Bezugsart festlegen. Alle Formeln der Zeile 2 beziehen sich auf die Zelle der Spalte A. Wird die Formel nach unten kopiert, muss die Zeile verändert werden; die Spalte bleibt konstant. Notizen Heiko Jöhnk

35 Übung 4 Umsatzzahlen ausdrucken Übungsdatei: Umsatzzahlen drucken.xlsx Aufgabe 1. Öffnen Sie die Datei Umsatzzahlen drucken und schalten Sie in die Seitenansicht. 2. Lassen Sie die gesamte Tabelle auf einer Seite erscheinen. Erstellen Sie eine benutzerdef i- nierte Fußzeile mit Tagesdatum, Benutzernamen und Pfad, je links, zentriert und rechts au s- gerichtet in einer Zeile. 3. Sie möchten den Mittelwert in Spalte N und die Summe in Spalte O erscheinen lassen. Ta u- schen Sie die Spalten ohne Lücken zu hinterlassen oder Daten zu überschreiben. 4. Fügen Sie drei Leerzeilen unterhalb der Zeile 19 ein. Beschriften Sie sie mit Anzahl Kurse, Kleinster Umsatz und Höchster Umsatz und führen Sie die Berechnungen über entsprechende Funktionen durch. Löschen Sie testweise einige Umsätze. 5. Für die nächste Versammlung benötigen Sie nur die Quartalsübersicht. Blenden Sie den Ze i- lenbereich 2 bis 20 aus. Nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor, damit Sie eine gut lesbare Darstellung erhalten (Überschrift und Fußzeile!). Generieren Sie daraus eine PDF - Datei und blenden Sie anschließend die Zeilen wieder ein (Rückgängig). Seitenansicht auf das angepasste Dokument Notizen Heiko Jöhnk

36 Übung 5 Kurse sortieren und filtern Übungsdatei: Kursliste.xlsx Aufgabe 1. Öffnen Sie die Datei Kursliste. 2. Lassen Sie den betreffen Bereich als Tabelle formatieren (Tabellenformat - Mittel 2). Benennen Sie die Tabelle mit Namen DB_Kurse. 3. Lassen Sie in einem Arbeitsschritt zunächst nach Art und anschließend nach Kurs sortieren. 4. Ermitteln Sie nacheinander alle Datensätze mittels Autofilter, auf die folgende Bedingungen zutreffen (heben Sie die Filterbedingungen zwischendrin wieder auf): Orte: Kiel oder Lübeck Art: Ganztägig Preis: >500 Mit Preisen: zwischen 200 und 400 Preis: die niedrigsten vier Werte 5. Heben Sie alle Filter und Sortierungen auf. Notizen Heiko Jöhnk