Funktionsübersicht. ELOoffice - ELOprofessional DOKUMENTENMANAGEMENT ARCHIVIERUNG WORKFLOW. Brillante Ideen sind organisierbar

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1 DOKUMENTENMANAGEMENT ARCHIVIERUNG ARCHIVIERUNG WORKFLOW Produktgruppe 32-bit Dokumentenmanagementund Archivierungssystem Netzwerkfähigkeit - File/Server-Architektur Arbeitsplätze Systemvoraussetzungen Hardware - Ab Pentium-Klasse (oder vergleichbarer Prozessorleistung) - RAM 64 MB - TWAIN Scanner (optional) Systemvoraussetzungen Software - Microsoft Windows Microsoft Windows XP - Microsoft Windows 2003 Produktgruppe Modulares 32-bit Dokumentenmanagementund Archivierungssystem Netzwerkfähigkeit - Client/Server-Architektur - nach oben offen; Leistungsgrenze wird bestimmt durch die eingesetzte SQL-Datenbank bzw. durch die Leistungsstärke des Servers Systemvoraussetzungen Hardware - Ab Pentium-Klasse (oder vergleichbarer Prozessorleistung) - RAM mindestens 128 MB SERVER - RAM mindestens 64 MB CLIENT - TWAIN Scanner (optional) Systemvoraussetzungen Software SERVER: - Microsoft Windows Microsoft Windows XP - Microsoft Windows 2003 bei INTERNET GATEWAY: - IIS - Apache CLIENT: - Microsoft Windows Microsoft Windows XP - Microsoft Windows 2003 INTERNET CLIENT: - Microsoft Internet Explorer - Mozilla Optische Archivierung Nein Datenbank SQL (Jet.Engine) Optische Archivierung - Ansteuerung und Archivintegration von Jukeboxen (WORM, DVD, MO, CD-R, CD-RW) über Standard-Jukeboxtreiber - EMC Centera Optionale Datenbanken - Microsoft SQL ab ORACLE ab 8.x Seite 1

2 Volltextdatenbank Synchrone Volltextindizierung auf dem Client (integriert) Dokumentenvolumen pro Archiv Bis zu Dokumente Anzahl möglicher Archive 4 Archive Archivebenen (Ablagestrukturhierarchie) - Bis zu 16 Archivebenen Aktenschränke, Aktenordner, Ebenen Register - Dokumente können auf jeder Ebene abgelegt werden Unterstütze Dokumenten- und Dateiformate Es werden alle Applikationen und deren Dateiformate unterstützt, die über den OLE-Server registriert sind. Die Anzeige wird über OLE- Automation realisiert. Dies gilt z.b. für MS Office (doc, xls, ppt) u.a. ELO kann folgende Formate direkt anzeigen: Multimedia: AIF, AU, AVI, MID, MPG, MP2, MP3, RMI, WAV Grafik: BMP, DCX (Multipage-PCX), DIB, ELO, EMF, G3/G4, ICO, JPEG2000 (J2C, JPC), JPG, JPG6, MME (ELO-COLD), MMF (ELO-COLD), PCX, PDS (NASA-Format), PGM, PNG, PNM, PPM, RAS, RLE, SGI/RGB (Silicon Graphics-Format), TIF (Kompressionen: G3, G4, RLE, Packbits, Thunderscan, JPEG6, JPEG 7), Vicar2 (NASA-Format), WMF, XBM, XWD, ZBR Mit Zusatzprogrammen: CEL d), CMP d), DGN d), DXF c), DWF c), DWG c), GIF a), SLB d), SLD d), SLDASM e), SLDDRW e), SLDPRT e), WKS d), WK1 d), WK3 d), WK4 d) Text: HTML a), SHTML a), PDF b), RTF, TXT a) Bei installiertem MS Internet Explorer ab 4.0 b) Bei installiertem Adobe Acrobat Viewer ab 3.0 c) Bei installiertem AutoDesk VoloView d) Bei installiertem Cyco AMView e) Bei installiertem SolidWorks Viewer Volltextdatenbank Optionale, asynchrone Volltextindizierung auf dem Archivserver Dokumentenvolumen pro Archiv 4,3 Mrd. Dokumente Anzahl möglicher Archive 20 pro Archivserver Archivebenen (Ablagestrukturhierarchie) Ebenen unabhängig Unterstütze Dokumenten- und Dateiformate Es werden alle Applikationen und deren Dateiformate unterstützt, die über den OLE-Server registriert sind. Die Anzeige wird über OLE-Automation realisiert. Dies gilt z.b. für MS Office (doc, xls, ppt) u.a. ELO kann folgende Formate direkt anzeigen: Multimedia: AIF, AU, AVI, MID, MPG, MP2, MP3, RMI, WAV Grafik: BMP, DCX (Multipage-PCX), DIB, ELO, EMF, G3/G4, ICO, JPEG2000 (J2C, JPC), JPG, JPG6, MME (ELO-COLD), MMF (ELO-COLD), PCX, PDS (NASA- Format), PGM, PNG, PNM, PPM, RAS, RLE, SGI/RGB (Silicon Graphics-Format), TIF (Kompressionen: G3, G4, RLE, Packbits, Thunderscan, JPEG6, JPEG 7), Vicar2 (NASA-Format), WMF, XBM, XWD, ZBR Mit Zusatzprogrammen: CEL d), CMP d), DGN d), DXF c), DWF c), DWG c), GIF a), SLB d), SLD d), SLDASM e), SLDDRW e), SLDPRT e), WKS d), WK1 d), WK3 d), WK4 d) Text: HTML a), SHTML a), PDF b), RTF, TXT a) Bei installiertem MS Internet Explorer ab 4.0 b) Bei installiertem Adobe Acrobat Viewer ab 3.0 c) Bei installiertem AutoDesk VoloView d) Bei installiertem Cyco AMView e) Bei installiertem SolidWorks Viewer Seite 2

3 Speicherung der Dokumente - Originär (im Originalformat) - Optional im standardisierten Tiff-Dateiformat Applikations-Schnittstellen standardmäßig: - Microsoft Office/XP - Microsoft Outlook - Open Office optional: LINK for - CAD - DATEV-ZMSD - HP-MFP/DS-Connector - MBS Navision - RA-Micro - sage Software - Super Office - Tobit - WinOffice CLICK AND VIEW Auslese von Feldern aus Windows-Applikationen und Anzeige der damit verbundenen Belege COLD for Windows Professioneller Massendatenimport von Druckspools aus beliebigen Applikationen heraus FULLTEXT Recherche nach Dokumenteninhalten TIFF PRINTER ELO Tiff-Printer für Microsoft Terminal Server und Citrix Terminal Server Speicherung der Dokumente - Originär (im Originalformat) - Optional im standardisierten Tiff-Dateiformat - XML - COLD-ASCII Applikations-Schnittstellen standardmäßig: - Microsoft Exchange - Microsoft Office/XP - Microsoft Outlook - Open Office optional: LINK for - BaaN - CAD - EMC-CENTERA - GroupWise - HP-MFP/DS-Connector - Lotus Notes-Mailanbindung - MBS Navision - PAISY I + II - RA-Micro - sage Software - SAP R/3 - SuperOffice - Tobit CLIENT Software für den einzelnen Benutzer am Arbeitsplatz SERVERBASE Die Archivserver- und Datenbankplattform zur Verwaltung großer Dokumentenmengen auf RAID oder Jukeboxen BACKUP-SERVER Regelmäßige Speicherung der Dokument auf einer Jukebox BARCODE Modul zur automatisierten Ablage von Abrechnungs-, Bestands- und Lagerhaltungskosten Seite 3

4 SignCubes -DIGITALE ARCHIVIERUNG Komplette Umsetzung der Anforderungen des Signaturgesetzes als qualifizierte Signatur integriert in den ELO-Client CLICK AND VIEW Auslese von Feldern aus Windows-Applikationen und Anzeige der damit verbundenen Belege COLD Professioneller Massendatenimport von Druckspools aus beliebigen Applikationen heraus DocIxtractor Modul zur intelligenten Klassifizierung von Dokumenten DocLink-SERVER Vergabe von HTTP-Adressen für einzelne Dokumente/Strukturen TRANSMITTER Automatisierte Übertagung von auf dem Mailserver befindlichen s in ein ELO-Archiv FULLTEXT Recherche nach Dokumenteninhalten INTERNET GATEWAY Weltweiter Zugriff auf das Archiv über Internet Browser (aktiv sowie passiv) MOBIL Mobilversion für Notebooks und Laptops REPLICATION Austausch von Dokumenten und Daten zwischen mehreren Archivservern SAP VIEWER Anzeige archivierter Belege an einem reinen SAP-Arbeitsplatz SAP INDEX EXPORTER Indexübernahme aus einem bestehenden SAP-System und Übergabe an ELOprofessional SignCubes -DIGITALE ARCHIVIERUNG Komplette Umsetzung der Anforderungen des Signaturgesetzes als qualifizierte Signatur integriert in den ELO-Client Seite 4

5 s.o. TIFF PRINTER ELO Tiff-Printer für Microsoft Terminal Server und Citrix Terminal Server XML-IMPORTER Ermöglicht Massendatenimport von XML-Datenströmen Integrierter Workflow Nein Integrierter Workflow Incl. Entscheidungsknoten, Verteilstellen, Sammelstellen, Personenknoten und Vertreterregelung Arten: - Standard-Workflow - Ad-hoc Workflow Integrierte Programmierschnittstelle ELOscript (Visual Basic Script) zur individuellen Anpassung an prozessorientierte Bedürfnisse, Anbindung von beliebigen Datenquellen und Fremdapplikationen Integrierte OCR Zur manuellen Indizierung von beliebigen Dokumentenbereichen Möglicher Dokumentenstatus - Revisionssichere Archivierung - Versionsverwaltete Archivierung - Frei bearbeitbare Archivierung Indexkataloge (Stichwortlisten) - Globale Stichwortliste - Indexfeldbezogene Stichwortliste - Versionsnummern - Versionskommentar Integrierte Programmierschnittstelle ELOscript (Visual Basic Script) zur individuellen Anpassung an prozessorientierte Bedürfnisse, Anbindung von beliebigen Datenquellen und Fremdapplikationen Integrierte OCR Zur manuellen Indizierung von beliebigen Dokumentenbereichen (nur mit Volltextoption) Möglicher Dokumentenstatus - Revisionssichere Archivierung - Versionsverwaltete Archivierung - Frei bearbeitbare Archivierung Indexkataloge (Stichwortlisten) - Globale Stichwortliste - Indexfeldbezogene Stichwortliste - Versionsnummern - Versionskommentar Seite 5

6 Anwenderadministration (ELO Security) - Zuordnung von Archivrechten - Zuordnung von Archivschlüsseln - Zuordnung von Anwenderrechten - Zuordnung von Dokumentenrechten - Detaillierte Vergabe von Objektberechtigungen über Zugriffskontroll-Listen - Sechzehn unabhängige 128-bit Verschlüsselungskreise zur Verschlüsslung - Zugriffsberechtigungen für Indexfelder Selbsttragende Archive Funktion im Standard inkl. ELOviewer integriert Dokumentenvorlagen Allgemeine Dokumentenvorlagen Scanprofile - Bis zu 8 mögliche Scan Profile zur Digitalisierung von Dokumenten - Einstellmöglichkeiten von Auflösung(DPI), Farbtiefe, Dokumentenformat, Helligkeit, Dateiformat etc. - Zukunftssichere Archivierung der Dokumente im weltweiten Standardformat TIFF G4 durch den ELO-Drucker - Bildverbesserung und Geraderücken Aktenmanagement Nein Anwenderadministration (ELO Security) - Detaillierte Vergabe von Objektberechtigungen über Zugriffskontroll-Listen - Übernahme von Anwendergruppen aus NT/2000 (Vererbung von Archivrechten und Archivschlüsseln auf importierte Anwender) - Verwendung von NT-Security durch den ELO-Archivserver - Sechzehn unabhängige 128-bit Verschlüsselungskreise zur Verschlüsslung und Authentifizierung von Dokumenten - Zuordnung von Archivrechten - Zuordnung von Archivschlüsseln - Zuordnung von Anwenderrechten - Zuordnung von Dokumentenrechten - Zugriffsberechtigungen für Indexfelder - LDAP-Anbindung Selbsttragende Archive Funktion im Standard inkl. ELOviewer integriert Dokumentenvorlagen - Allgemeine Dokumentenvorlagen - Anwenderbezogene Dokumentenvorlagen Scanprofile - Bis zu 8 mögliche Scan Profile zur Digitalisierung von Dokumenten - Einstellmöglichkeiten von Auflösung(DPI), - Farbtiefe, Dokumentenformat, Helligkeit, - Dateiformat etc. - Zukunftssichere Archivierung der Dokumente im weltweiten Standardformat TIFF G4 durch den ELO-Drucker - Bildverbesserung und Geraderücken Aktenmanagement - Integrierte Aktenzeichenverwaltung - Aktenzeichengenerator - Vorgangssteuerung Seite 6

7 Weitere DMS-Funktionen Verwendung der NT Security Zugriffskontrolllisten zur Einschränkung der Zugangsberechtigung auf Ordner und Dokumente Ex- und Importmechanismen von Dokumenten und Ablagestrukturen ELO-Drucker (Tiffprinter) Duplizieren von Ablagestrukturen Logische Referenzen Check IN/OUT von Dokumenten (POP3, MAPI) und Faxanbindung Vertreterregelung und Vertretungspostboxen Reorganisationsmechanismen für Datenbank und Dokumente Lebensdauer und Verfalldatum für Dokumente 128-bit Dokumentenverschlüsselung Verschlüsselungskreise Reportfunktionen Wiedervorlageterminierung von Dokumenten mit Prioritätenmanagement Dokumentenimport mittels Drag&Drop Import ganzer Verzeichnisstrukturen Dublettenprüfung Zoom- und Rotationsfunktionen Anzeigefilter Mobiler Austausch der Dokumente Freie Indexmaskenerstellung mit bis zu 50 möglichen Indexfeldern Gelöschte Einträge wiederherstellen (Papierkorb) Maskenübergreifende Recherche Seite 7

8 Weitere DMS-Funktionen Konfigurierbare Trefferliste Konfigurierbare Werkzeugleiste Schlüsselverwaltung Altdokumentenmanagement Archivübersicht drucken Checksummenprüfung Direkte Outlookanbindung (Mails und Aufgaben) Haftnotizfunktionen Kombinierbare Volltext- und Indexfeldsuche Temporäre Klemmbrettablage Automatische Archivablage der Dokumente nach dem Indizieren Dokumente an andere Anwender versenden Freie Dokumentensortierung im Archiv Archiveinträge zählen Backuppfad/Spiegelpfad Trennseitenbildung (automatisches Zusammenheften von mehreren Dokumenten) Dateianbindungen an Dokumente (Attachements) Maskenassistent Scanprofil-Assistent Plausibilitätsprüfung während der Indizierung Autom. Geraderücken beim Scannen Bildverbesserung beim Scannen Bildvorschau über Dia-Ansicht Direkte Verschlagwortungsanzeige TreeView Anzeige (optional) Stand Juli 2004 Seite 8