Checkliste und Verhandlungsfahrplan (Version 1) Anlage zur Rahmenbetriebsvereinbarung Einsatz der Informationstechnik

Transkript

1 Termin zur Termin zur Ergebnisse und Mitbestimmungs- Abgabe der Rückmeldung Status Informationen Nr. Zeitpunkt/Auslöser pflichtige Themen Dokumente des Dokumente Betriebsrat 1 Entscheidung liegt vor - Schriftliche Information an den - für die Umsetzung/Realisierung Betriebsrat in Arbeit einer Systemeinführung - Anbieten einer Ergebnispräsentation - für die Veränderung an einem zur Vorstellung des Vorhabens Basisinformation bestehendem System - Klärung der weiteren Vorgehensweise 2 Verhandlungsfahrplan wird - Zweckbindung in Arbeit abgearbeitet Zweckbindung - Eingesetzte Hardware in Arbeit Hardware - Eingesetzte Software/Schnittstellen in Arbeit - Erheben, Verarbeiten und Nutzen in Arbeit personenbezogener Daten Eingesetzte Software/Schnittstellen Personenbezogene Daten - Auswertungen mit personenbe- in Arbeit zogenen Daten Auswertungen mit personenbezogenen Daten - Berechtigungskonzept in Arbeit Berechtigungskonzept - Löschfristen/Protokollierungen in Arbeit Löschfristen/Protokollierungen 3 Schulungsplanung erfolgt - Schulungskonzept in Arbeit Info über Hilfe zur Erstellung des Dokumentes anfordern 4 Verhandlungsplan ist - Produktivsetzung in Arbeit abgearbeitet Antrag zur Produktivsetzung 5 IT-Sicherheit - Rahmenhandbuch in Arbeit Datenschutz & IT-Sicherheit Checkliste IT-Sicherheit

2 Basisinformation Bezeichnung des Systems: Was soll konkret umgesetzt werden? Erläutern Sie bitte die Ziele des Vorhabens. Weitere Informationen (z. B. der Projektauftrag) sind als Anlage Nr. Auftraggeber/Fachbereich: Start und Ende des Vorhabens: Welche Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe ergeben sich aus dem Vorhaben? Welche personalwirtschaftlichen Auswirkungen sind zu erwarten: Klärung der weiteren Vorgehensweise: Hinweis: 1. Alle Unterlagen müssen in Kopie auch an bdsb und IT-Sicherheit gesendet werden! 2. Eine weitere Bearbeitung durch den IT-Sicherheitsbeauftragen (IT-SB) ist in jedem Fall erforderlich! a b c Es werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet, gespeichert oder genutzt. Weitere Bearbeitung der Checkliste erforderlich für BR: NEIN bdsb: NEIN IT-SB: JA* (Weiterbearbeitung mit Punkt 3 und 5 des Verhandlungsfahrplans) Es werden personenbezogene Daten (keine Beschäftigtendaten) verarbeitet, gespeichert oder genutzt. Weitere Bearbeitung der Checkliste erforderlich für BR: NEIN bdsb: JA IT-SB: JA* Es werden personenbezogene Beschäftigtendaten verarbeitet, gespeichert oder genutzt. Weitere Bearbeitung der Checkliste erforderlich für BR: JA bdsb: JA IT-SB: JA* Basisinformation drucken * (Hier geht es zur ITSB-Bearbeitung)

3 Zweckbindung Die Zweckbindung des Systems wird nachfolgend erläutert (Zieldefinition der Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten und Nennung der darauf gerichteten rechtlichen Grundlage): Zweckbindung System : Zweckbindung Daten : Zweckbindung Auswertungen : Zweckbindung Protokollierungen : Zweckbindung drucken

4 Eingesetzte Hardware Die eingesetzte Hardware des Systems wird nachfolgend erläutert: Zur Mitbeurteilung möglicher Auswirkungen der eingesetzten Technik, werden Informationen über die Funktions- und Arbeitsweise, Leistungsmerkmale, sowie deren Erweiterungsmöglichkeiten benötigt. Schnittstellen zusammen mit eingesetzte Software und Hardware drucken

5 Eingesetzte Software und Schnittstellen Die eingesetzte Software und die internen externen Schnittstellen des Systems werden nachfolgend erläutert: Es ist eine Übersicht über die eingesetzte Software und die internen/externen Schnittstellen zu erstellen. Nachfolgend sind deshalb alle eingesetzten Softwarekomponenten und die Schnittstellen detailliert aufzuführen. zusammen mit eingesetzte Hardware Software drucken

6 Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Beschäftigtendaten Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Beschäftigtendaten des Systems wird nachfolgend erläutert: Personenbezogene Beschäftigtendaten sind wie folgt zu konkretisieren: Datenkategorie (Ergänzungen möglich) Personalstammdaten ESS Daten (z. B. Zeitdaten) Gehaltsdaten Bewerbungsdaten Einzelangaben (z. B. Gesundheitsdaten) Adressdaten Umsatzdaten Vertriebsdaten Lieferantendaten Telefondaten Geschäftsspezifische Daten (Microsoft Office) Video-/Bildaufzeichnungen LOG-Dateien Besondere Arten pers.bez. Daten ( 3(9) BDSG) Für Auswertungen ohne zusätzliche Genehmigung freigegeben Bemerkung / Link Alle in der Software verwendeten Attribute mit Personenbezug (auch Daten in Logfiles) sind im Feld Bemerkung/Link zu dokumentieren. (Mustertabelle: siehe Informationen zur Erstellung des Dokumentes Checkliste und Verhandlungsfahrplan ). Alternativ kann auch ein Systemausdruck verwendet werden, in dem die personenbezogenen Beschäftigtendaten gekennzeichnet sind. Freigabe für alle Daten innerhalb einer Kategorie erfolgt über in der Tabelle des Formulars. Freies Textfeld für weitere Erläuterungen: Personenbezogene (Beschäftigten-)Daten drucken

7 Auswertungen mit personenbezogenen Beschäftigtendaten Die Auswertungen mit personenbezogenen Beschäftigtendaten des Systems werden nachfolgend erläutert: Welche Auswertungen sind vorgesehen? Auf welche Daten soll zugegriffen werden? (Datenfelder Kategorie, Feldname, Herkunft der Tabelle) Inwiefern sind diese Auswertungen im Rahmen der Zweckbindung notwendig? Wer erhält die Informationen aus dieser Auswertung? Wann wird diese Auswertung durchgeführt (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich, bei Bedarf,.) Wer wertet - gemäß dem Intervall - die Daten aus? Auf welchem Datenträger werden die Daten dann gespeichert (Verzeichnisname, CD, Systemdatei, Papier, )? Welchen anderen Systemen oder Empfängern werden die Daten über eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt? Freies Textfeld für weitere Erläuterungen: Für weitere Auswertungen: siehe Informationen zur Erstellung des Dokumentes Checkliste und Verhandlungsfahrplan Auswertungen drucken

8 Berechtigungskonzept Der Zugriff von berechtigten Personen auf personenbezogene Beschäftigtendaten in dem System wird nachfolgend erläutert: (Mustertabelle: siehe Informationen zur Erstellung des Dokumentes Checkliste und Verhandlungsfahrplan ) Berechtigungskonzept drucken

9 Löschfristen/Protokollierungen Werden in dem System Daten protokolliert? Nein Ja - welche? Löschungsfristen/Protokollierungen in dem System werden nachfolgend erläutert: (Mustertabelle: siehe Informationen zum Erstellen des Dokumentes Checkliste und Verhandlungsfahrplan ) Löschfristen drucken