Verbesserung von HR-Prozessen mit Hilfe elektronischer Formulare. Peter Körner, Adobe Systems

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1 Verbesserung von HR-Prozessen mit Hilfe elektronischer Formulare Peter Körner, Adobe Systems

2 Agenda Steckbrief Adobe Formularintegration mit SAP Beispiele Tipps zum Umgang Blick in die Zukunft Gemeinsames Angebot: Interaktive Formulare auf Basis von Adobe-Lösungen Seite 2

3 Adobe Systems Incorporated Gegründet 1982 Hauptsitz: San Jose (Kalifornien) Angestellte in 26 Niederlassungen auf der ganzen Welt Jahresumsatz über US$ 1,4 Milliarden ( 1,15 Milliarden) Platz 6 in der aktuellen FORTUNE-Rangliste 100 Best Companies to Work For (100 beliebteste Arbeitgeber) Adobe Reader weltweit 500 Millionen Mal im Einsatz Seite 3

4 SAP-Implementierungen bei Adobe 1995 G/L 1996 SD, MM, FI 1998 Japan PE 1999 B2C, BW, EDI 2000 HR, ESS, COPA 2001 SEM, Workplace 2002 WAS, Project Systems 2003 Enterprise, Unicode, CFM 2004 CRM Seite 4

5 Die Geschichte des elektronischen Formulars bei Adobe 1997 Adobe PDF-Formulare 1998 Adobe PDF-Formulare mit Routing-Funktionen 2001 Adobe PDF-Formulare werden mit SAP integriert 2002 Umstieg auf Form Server und Workflow Server 2003 Implementierung von 26 Formularen mit Form Server und Workflow Server 2004 Umstellung auf interaktive Formulare auf Basis von Adobe-Software Seit Juli 2002 wurden bislang Formulare verarbeitet Seite 5

6 Struktur des Personalsystems von Adobe SAP HR Personalverwaltung (global) Organisations-Management (global) Entschädigung (global) Personal-Management ( Manager s Desktop ) (global) Lohnzusatzleistungen (USA, Kanada) Selbstverwaltungs-System für Angestellte (USA, Kanada) Vergütung ADP (USA, Kanada) Personalbeschaffung Hire.com (global) Unternehmensbeteiligungen Equity Edge (global) Seite 6

7 Intelligente Dokumente im Personalwesen 1. Bonus 2. Scheidender Arbeitnehmer 3. Statusänderung 4. ESPP-Anmeldung 5. ESPP-Bestätigung 6. Abwesenheit/Urlaub 7. Anwesenheitskarte 8. Jährliche Beurteilung der Arbeitsleistung 9. Bezahlung für Bereitschaftsdienste 10. Entschädigung für freiwillige körperliche Aktivitäten 11. Antrag auf Vollmacht 12. Antrag auf Sabbatical 13. Abfindung 14. Zeitplan für Dienstleistungen (CATS) 15. Kündigung Seite 7

8 Personalformulare powered by SAP R/3 4.7c SAP Web Application Server 6.10 Adobe LiveCycle Workflow Adobe LiveCycle Form Manager Adobe LiveCycle Forms Adobe LiveCycle Designer Adobe Acrobat 6.0 Zum Ausfüllen der Formulare genügt der Adobe Reader Seite 8

9 Formular-Integration mit SAP Adobes Formulararchitektur Adobe LiveCycle Workflow Seite 9

10 Initiierung eines Formularprozesses Anmeldung bei Adobe Forms Wahl des Prozesses Ausfüllen des Formulars Anfügen von Dateianlagen Einreichung des Formulars zur Genehmigung bzw. Weiterverarbeitung Seite 10

11 Seite 11

12 Seite 12 Fill in form, Add attachments

13 Genehmigung eines Formulars Genehmigende Person wird per mit entsprechendem Link unterrichtet Erinnerung (Frist läuft noch!) Termin (First ist abgelaufen!) Wahl der Aktion zur Annahme oder Ablehnung Delegieren: Weiterleitung an eine andere Person Konsultieren: Weitergabe zur Abstimmung Nächste genehmigende Person wurde vorher bestimmt Auf Basis von SAP HR Org Structure Seite 13

14 Beispiele 1. Antrag auf Vollmacht Unterstützt HR COS, FI BPS, Hire.com 2. Statusänderung Mehrere Aktionen mit einem Formular 3. ESPP (Unternehmensbeteiligungen) Prüft Berechtigung 4. Scheidender Arbeitnehmer Liest LDAP, aktualisiert SAP 5. Abwesenheit/Urlaub Exportiert Daten zur Ablage im ADP 6. Kündigung Integration mit SAP-Transaktion Seite 14

15 2. Statusänderung Implementierung stufenweise (read only > read/write) Vorgesetzte können Arbeitnehmerdaten ändern Direkte und indirekte Berichte Admin-Zugriff per Formular für Antrag auf Vollmacht Vorabausfüllen mit aktuellen Daten Eingabefelder werden je nach Aktion eingeblendet Genehmigungsschleife je nach Geschäftsregeln Führt Personal-bezogene Aktion in SAP aus Arbeitsplan, Bezahlung, neue Kostenstelle IT 0000, 0001, 0007, 0008 Seite 15

16 Seite 16

17 6. Kündigung Erstellt die für gekündigte Angestellte notwendigen Dokumente SAP-Transaktion erstellt Adobe PDF-Dokumente Veröffentlichung auf Personal-Server (eingeschränkter Zugriff) Dokumente als oder auf Papier Erzeugung aller oder ausgewählter Dokumente Seite 17

18 Kündigung 8 Dokumente, 14 Seiten 1. Checkliste für Abschlussgespräch 2. Kündigungserklärung 3. Kommentar zum Abschlussgespräch 4. HIPAA-Zertifizierung zum Gesundheitsschutz 5. Antrag auf Umwandlung des Invaliden-/Unfallschutzes 6. Antrag auf Übertragung der Lebensversicherung 7. Bekanntmachung der Kündigung 8. Anschreiben an Belegschaft Seite 18

19 Integration von SAP & Adobe Document Server Seite 19

20 SAP-Transaktion Seite 20

21 Stellungnahme eines Kunden Die neue Oberfläche ist einfach Klasse! Vielen, vielen Dank an alle, die das neue System so flott auf die Beine gestellt haben! Es ist nicht nur superschnell, sondern bislang auch äußerst zuverlässig. Und mehr noch: Die Handhabung ist wesentlich angenehmer geworden. Ich kann jetzt meine Aufgaben effektiver und effizienter ausführen. Nochmals danke! Shelly, verantwortlich für Lohnzusatzleistungen, Seite 21

22 Tipps zum Umgang Integration mit SAP erhöht die Akzeptanz von Formularen Mehr Formularanfragen Genehmigungsregeln vereinfachen Vorteil: mehr Einheitlichkeit Eine Person mit der Lösung von Problemen bzgl. Genehmigungen betrauen Dauer und Umfang des Genehmigungszyklus erkennen Formulare vorab durchtesten Initiator des Geschäftsprozesses ist nicht der ideale Proband Die schwierigen Formulare nicht bis zum Schluss aufheben Seite 22

23 Blick in die Zukunft Umstellung der Formulare auf Interactive Forms based on Adobe Software in SAP NetWeaver 04 Integration des Anforderungsprofils für Angestellte mit Hire.com Integration ausgefüllter Formulare mit elektronischen Angestelltenakten (Adobe PDF) Test der Offline-Anmeldung für Lohnzusatzleistungen Seite 23

24 Formulare aus anderen Bereichen 1. Reiseerlaubnis 2. Spesenbericht 3. Bestellanforderung 4. Verwaltung von Kostenstellen 5. Kreditorenrechnung (mit Bestellung) 6. Kreditorenrechnung (ohne Bestellung) 8. Genehmigung eines Infrastrukturprojekts 9. Projektgenehmigung 10. Verfahrensbericht 11. Preisverzeichnisse (5) 12. Konzept für neues Produkt 13. Antrag auf neue SKU 7. Genehmigung einer Kostenstellen-Bestellung Seite 24

25 Interaktive Formulare auf Basis von Adobe-Lösungen Seite 25

26 SAP-Formulare mit Self-Service: Anforderungen Bislang erforderte der Einsatz von Formularen Programmierung in Java Server Pages (JSP). Voraussetzung: Kenntnisse in ABAP, JAVA, SAP Business Workflow und Internet Service Request (ISR) Customizing. Erwartungen auf Kundenseite: JAVA-Kenntnisse sind nicht vorhanden -> Kunden brauchen eine Lösung mit geringerem Implementierungsaufwand. WYSIWYG-Editor Aus Sicht des Endanwenders sollte die Möglichkeit des Ausdrucks gegeben sein. Seite 26

27 Interaktive Formulare in SAP mit Self- Service (mysap ERP 2004) Anwendungsszenarien Ausrüstungsanforderungen (Verlust, Umverteilung etc.) Antrag auf Personalwechsel Materialanforderungen Kandidatenbeurteilungen Bezügemitteilung Arbeitszeitnachweis Gesamtbezahlungsnachweis Länderspezifische Steuerformulare Design-Phase Praktischer Einsatz Seite 27

28 Interaktive Formulare implementiert in SAP MSS (mysap ERP 2004) Kopf Erläuterungen Eingabefeld Erläuterungen Eingabefeld Seite 28

29 Themenverwandte Vorträge :45-13:30 Einsatz interaktiver Dokumente und Formulare in SAP NetWeaver Alexandre Salzmann, Adobe Systems :15-16:00 Überblick: Einsatz interaktiver Formulare, basierend auf Adobe Software Brigitte Schröter-Meyer, SAP AG Weitere Informationen SAP Service Marketplace, Quicklink: ADOBE SAP Developer Network: sdn.sap.com Section Web AS, Quicklink Interactive Forms Seite 29

30 Erhalt bestehender Organisationsstrukturen Position verwaltet (012) Organisationseinheit (Leiter) Position gehört zu (003) Organisationseinheit Position wird definiert durch (007) Job Position berichtet an (002) Position Position ist verantwortlich für (250) Kostenstelle Position für Zuteilung von Kostenstellen (011) Position wird besetzt von Person (008) Organisationseinheit berichtet an (002) Organisationseinheit Seite 30

31 Erhalt eigener Organisationsstrukturen Person ist Stellvertreter in Finanzfragen für Person* Person ist Stellvertreter in Personalfragen für Person* Position überwacht Kostenstelle* Position überwacht Funktionieren von Kostenstelle* Position überwacht Personalfragen (Bereich) Position überwacht Personalfragen (Teilbereich) Position überwacht Funktionieren von Organisationseinheit Position verwaltet Personalfragen (Bereich) Position verwaltet Personalfragen (Teilbereich) *Formular-gestützt Seite 31

32 1. Antrag auf Vollmacht Jemanden autorisieren, eine Transaktion im Auftrag eines Vorgesetzten durchzuführen Vorgesetzter muss Formularprozess initiieren Gilt für: Statusänderungs-Formular Personalanforderungen (Anwendung eines anderen Herstellers) Ausgabenverwaltung mycc/org (BPS) Erstellt Vollmachtsbeziehungen im Modul SAP Org Management IT 1001 Seite 32

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34 3. ESPP-Anmeldung/Änderung Anmeldung halbjährlich, Änderungen und Abmeldung jederzeit Erstes Formular mit SAP integriert (Machbarkeit) Anzeige der Teilnahmeoptionen je nach aktuellem Status In-Kraft-Treten wird nach dem Vergütungsintervall berechnet Aktualisiert SAP unmittelbar nach Einreichung IT 0014 Dateneintrag im Modul Stock Admins überflüssig Seite 34

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36 4. Scheidender Arbeitnehmer Beendigung des Arbeitsverhältnisses initiieren Abruf der relevanten Daten aus LDAP Nicht alle Angestellten in SAP erfasst (z. B. Berater) Felder für Begründung nur sichtbar für Befugte Versand von 39 Benachrichtigungen nach Genehmigung Führt entsprechende Aktion in SAP nur bei freiwilliger Kündigung aus IT 0000, 0001 Seite 36

37 Seite 37

38 5. Abwesenheit/Urlaub Bericht über Urlaubszeit für Angestellte ohne Anspruch auf Überstundenlohn Zahl der Urlaubstage je nach zuständigem Bereich Berechnung von Stunden auf Basis des Arbeitszeitplans Export der Stunden als CSV-Datei zum Übertrag in ADP Seite 38

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