Personalwirtschaft mit SAP

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1 Personalwirtschaft mit SAP Zukunftsorientiert und sicher Die clevere Verbindung! HR-Starter ASP mit allen Lizenzen und Systemnutzung zu einem unglaublichen Preis: zum Beispiel schon ab 4,00 pro Mitarbeiter/Monat! Monat!

2 »SAP Personalwirtschaft komplett defi niert und lauffähig mit allen Funktionen und Lizenzen, die Sie von einer umfassenden und qualitativ hochwertigen Anwendung erwarten können«vorwort Die Zeiten haben sich geändert. Als ich 1976 meine berufl iche Tätigkeit in der Personalabteilung eines Metall-Unternehmens mit mehr als Mitarbeitern begonnen habe, wurde dort mit einer Eigenentwicklung auf Cobol- Basis als Personalsystem gearbeitet, das ausschließlich die Aufgabe hatte, das korrekte Monatsentgelt zu ermitteln. Jeden Monat wurden die Lochkarten mit den persönlichen Be- und Abzügen manuell bearbeitet und zum Abrechnungstermin in die EDV getragen. Die Stempelkarten der Mitar beiter wurden manuell ausgerechnet und als Lochkarteninformation zugespielt. Das System führte die Entgeltabrechnung durch und erstellte alle gesetzlichen Auswertungen, die Überweisungsbänder und einige interne begann eine Ära von Personalsystemen, die sich im Laufe der Jahre zu vollständigen, alle personalwirtschaftlichen Prozesse abdeckenden Supersystemen mit hoher Komplexität entwickelt haben. Heute wird der Mitarbeiter als Human-Capital bezeichnet und stellt einen der größten Kosten-Nutzen-Faktoren im Unternehmen dar. Um dieses Gut nicht nur abzurechnen, sondern auch optimal verwalten zu können, benötigt man ein Supersystem und muss sich den Fragen stellen: Was kostet das? Wie führe ich ein derartiges System ein? Gibt es im Unternehmen überhaupt ein Budget dafür? Wer kann dieses System überhaupt betreuen? Wie hoch sind meine laufenden Kosten? So, wie wir heute unsere Kundendaten in so genannten CRM-Systemen pfl egen und weiterentwickeln, müssten wir auch unsere internen Kunden, nämlich unsere Mitarbeiter, administrieren. Als Dienstleister im Unterneh men sind wir verantwortlich, dafür zu sorgen, dass alle Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort für die richtige Unternehmensentscheidung verfügbar gemacht werden. Listen, wie Be-/Abzugsliste, Liste der Überzahlungen, Kosten stellenberichte und eine Geburtstagsliste entschied man sich für das Personalabrechnungs- und Informationssystem PAISY. Hiermit machte ich dann meine ersten Erfahrungen mit einem Standard-Softwareprodukt. So ein System hat neben der Wartung gesetzlicher Bestandteile durch den Hersteller den Vorteil, dass es einen strukturierten Stammdatenteil, Steuerungstabellen für individuelle Sachverhalte und einen Auswertungsgenerator im Leistungsumfang enthält. Zu dieser Zeit Dies über Excel-Tabellen zu erreichen, ist wohl kaum mehr State-of-the-Art, ist fehleranfällig und kostet zudem unnötig Zeit - Zeit, die für Personalentwicklung, Kostenanalysen, Erarbei tung von Maßnahmen, Beschreibung von Arbeitsplätzen, Erstellen von Richtlinien und Zieldefi nitionen sowie für das Eigenmarketing der Personalabteilung zur Verfügung stehen sollte. 1

3 ROLLENVERTEILUNG INNERHALB DES ASP-MODELLS KUNDE Nutzer des Systems INSIDE Lizenznehmer, Auftragspartner, Dienstleister SAP HOSTING Hosting des SAP Systems SAP DEUTSCH- LAND Lizenzgeber des Kunden Um diese Aufgaben erfolgreich erfüllen zu können, ist die Investition in neue Systeme erforderlich. Da viele Unternehmen den Prozess der Entgeltabrechnung für 3,00 bis 8,00 ausgelagert haben, diese Systeme aber meist nur den Abrechnungsprozess unterstützen, verbleibt der strategische Personalprozess als separates, oft manuelles Verfahren im Unternehmen, bzw. wird nicht oder ungenügend ausgefüllt. Fragen Sie sich einmal, welche Informationen alle zu sammeln sind, um von einem Mitarbeiter alle Kosten und Qualifi kationsdaten als Basis für ein Personalgespräch zu erhalten. Was hat der Mitarbeiter an Entgelt im Verlauf der letzten Jahre erhalten? Wie hoch sind die Arbeitgeberanteile und die Arbeitgeberzuschüsse? Welche Seminare hat er besucht, welche Kosten waren damit verbunden? Wie hoch waren die Reiseerstattungen? Welche Kosten stehen im Zusammenhang mit seiner Bewerbung? Wurden für diesen Mitarbeiter Bescheinigungen erstellt? Was hat das alles gekostet? Und nun stellen Sie dagegen, welchen Arbeitsplatz der Mitarbeiter besetzt, welche Qualifikation er hat und welche Qualifikationen ihm noch fehlen. Gibt es für den Mitarbeiter einen Personalentwicklungsplan? Wann ist das nächste Personalgespräch? Welche Ziele wur den vereinbart, und sind diese erreicht worden? Hat der Mit arbeiter Betriebsmittel erhalten, wenn ja: welche und wann? Welche persön lichen Ziele, Wünsche und Abneigungen hat er? Fragen über Fragen Und spätestens hier werden Sie feststellen, welche Defi zite Ihre jetzige Personalwirtschaftslösung hat! Um Ihnen auf all diese Fragen die optimale, aufwärtskompatible Lösung anzubieten, und Ihnen zu jeder der oben gestellten Fragen die nötige Antwort zu liefern, stellen wir das SAP HR-Modul als ASP zur Verfügung. Nutzen Sie alle Funktionen, die Ihr Unternehmen heute, morgen und in Zukunft benötigt, und das alles ab einem Preis von 4,00 pro Mitarbeiter. Wie dies machbar ist, erfahren Sie auf den nächsten Seiten. Machen Sie Marketing in eigener Sache, stellen Sie Ihren Service in den Dienst des Unter nehmenserfolges: Mit der richtigen Lösung erhält Ihre Personalabteilung den Stellenwert, der ihr gebührt. Ihr Jürgen Schulz 2

4 DIE FACHLICHEN INHALTE Der Leistungsumfang der Lösung HR-Starter ASP auf Basis der Standardsoftware mysap ERP HCM beinhaltet alle Funktionen, die heute, morgen und zukünftig von einer Personalwirtschaftslösung und natürlich von Ihnen gefordert werden können. Das Preismodell trägt dieser Aufwärtskompatibilität ebenfalls Rechnung. Folgende Module können einzeln, komplett oder nach und nach genutzt werden. Da alle Funktionen immer auf die gleichen Grunddaten zugreifen, sind redundante Datenpfl ege und Haltung ausgeschlossen. PERSONAL- ADMINISTRATION Personalgrunddaten gesetzliche Daten Vorarbeitgeberdaten laufende Be-/Abzüge einmalige Be-/Abzüge Vermögensbildung Altersvermögensgesetz Altersteilzeit Urlaubskontenverwaltung Abwesenheitserfassung Mutterschutz/Wehr- und Zivildienst Vertragsbestandteile Terminverfolgung Ausbildung Vollmachten Betriebliche Funktionen Belehrungen Leihgaben Berufsgenossenschaft 3 PERSONAL- ABRECHNUNG Abrechnung Deutschland Privatwirtschaft und öffentlicher Dienst (kein Baulohn) Zeitwirtschaft oder Anbindung der kundeneigenen Lösung Stunden-/Monatslohn, Gehalt Kostenlohnarten für Abwesenheiten Fehlzeitenauszählung auf Basis von Schichtmodellen Sonntags-/Feiertags-/ Nachtzuschlagslohnarten, Mehrarbeitslohnarten Pauschalsteuer, Steuer trägt AG/AN geringfügig Beschäftigte Kürzungsvorschriften bei Ein-/Austritt unbezahlte Fehlzeiten Vermögensbildung, VwL, Direktversicherung Eintritts-/Austritts-/Versetzungs maßnahmen Buchungsliste oder Anbindung mysap Financials bzw. R/3 Financials DEÜV Datenträgeraustausch Verdienstnachweis Lohnkonto ELSTER-Verfahren ZEIT WIRTSCHAFT SAP Zeitwirtschaft als Anbindung der Kundeneigenen Zeitwirtschaft durch individuelles Kunden - projekt Datenschnittstelle für Abwesenheiten Lohnarten Vertretungen ggf. Schichtmodelle

5 DIE MODULE IM EINZELNEN BESCHEINI- GUNGSWESEN Alle Bescheinigungen laut Waffenschmidt- Kommission BEWERBER- MANAGEMENT Ausschreibungen oder Spontanbewerber Medienverwaltung und -auswertung Bewerberstammdaten Bewerberqualifi kationen Schriftwechsel ORGANISATIONS- MANAGEMENT Unternehmensstruktur Abteilungen Stellenplan Stellenbeschreibung Arbeitsplatz- und Arbeitsplatzbeschreibung Stellenbesetzung Auswertungen über die Organisationsstrukturen MITARBEITER- QUALIFIKATIONEN Qualifi kationskatalog Betriebliche Qualifi - ka tionen Persönliche Qualifi ka tionen Halbwertzeiten Anforderungs- und Qualifi kationsabgleich 4

6 PERSONAL- KOSTENPLANUNG REISEKOSTEN- ERFASSUNG UND ABRECHNUNG Bildung von Planungsszenarien und Planungsannahmen Planung mit Personen und vakanten Planstellen Ausgabe Buchungsdatei für das Controlling VERANSTALTUNGS- MANAGEMENT Planung von Veranstal tungen Ressourcenmanagement Teilnehmerbuchung Qualifi kationsvererbung an den Teilnehmer Kostenverteilung auf Teil - nehmer kostenstellen Verwaltung von externen Referenten Erfassung von Reiseanträgen (auch Workfl ow unterstützter Genehmigungsprozess) Reisebelegerfassung und Abrechnung Reiseauswertungen Überweisung AUSWERTUNGEN Alle gesetzlichen Auswertungen Allgemeine Stammdatenauswertungen Terminübersicht Geburtstagsliste Ausbildung Dienstjubiläen Ein-/Austritte Kfz-Suchliste Telefonverzeichnis Personalstammblatt Flexible Mitarbeiterauswertung Mitarbeiterliste Schwerbehindertenliste Mutterschaftsliste Personalbestands - veränderung/-entwicklung Nationalitäten Statistik Geschlecht nach Lebensalter/Dienstalter sortiert An-/Abwesenheitenauswertungen Be- und Abzüge 5

7 AD HOC- AUSWERTUNGS- GENERATOR MITARBEITER- SELF-SERVICE Anzeige Verdienstnachweis Anzeige Urlaubskonto Ändern Bankverbindung Ändern Anschrift Abwesenheitsbeantragung Reisekostenantrag und Abrechnung Workfl ow-unterstützung Einfacher Abfragegenerator für die Personaldatenanalyse MANAGER- SELF-SERVICE Workfl ow-eingang und Bearbeitung Mitarbeiterauswertungen Veranstaltungsbuchung Beurteilungswesen OPTIONAL dezentraler Druck des Verdienstnachweises mit Kuvertierung und Versand 6

8 DIE ANBINDUNG Über VPN (Virtual Private Network) wird eine sichere Datenverbindung vom Kunden zur Infrastruktur der SAP Hosting AG & Co. KG aufgebaut. Der VPN-Zugang verbindet den SAProuter des Kunden mit dem SAProuter von SAP Hosting. TECHNISCHE NUTZUNG Bereitstellung einer mysap ERP HCM-Zwei- Systemlandschaft durch die SAP Hosting AG & Co. KG. Der Kunde ist Mandant in diesem System und hat dadurch höchst möglichen Datenschutz. Die Nutzung erfolgt über SAP GUI und ist auf dem Kunden-Front-End installiert. Eine ALE-Anbindung an ein bestehendes SAP-Kundensystem ist möglich. ZUGRIFF ÜBER GESICHERTE NETZWERKVERBINDUNGEN: VPN - VIRTUAL PRIVATE NETWORK ISDN Wählbackup VPN-Tunnel Server SAProuter SAPHosting Firewall Router VPN Internet VPN Router Firewall SAProuter Kunde SAP GUI SAP HOSTING INTERNET KUNDEN 7

9 WIR SIND IMMER FÜR SIE DA! und wenn Sie einmal Personalengpässe haben, führen wir für Sie sogar die Abrechnung durch. Unsere HOTLINE hilft Ihnen weiter! DIE INSIDE - HOTLINE: WARTUNG UND SUPPORT Im Rahmen der angebotenen Preise sind die Weiterentwicklung und der Support für gesetzliche Änderungen durch die SAP AG enthalten. Die Einarbeitung der gesetzlichen Änder ungen wird von uns durchgeführt. Der Anwender erhält zeitgerecht entsprechende Informationen über diese gesetzlichen Änderungen und deren Auswirkung auf die HR-Starter ASP Anwendung. Weiterhin bieten wir zu den einzelnen Themen entsprechende Benutzerworkshops an. Erläuterung von Systemzusammenhängen Einrichtung von neuen Lohnarten Allgemeine Fragen zum Handling Problemklärung- und Lösung Fallklärung Unser Support-Center betreut zur Zeit mehr als 160 Kunden! Im monatlichen Mietpreis ist eine fachliche Hotline kostenlos enthalten. Zusätzliche Unterstützung kann kostenpfl ichtig jederzeit angefordert werden. 8

10 MIT UNS KÖNNEN SIE RECHNEN: Mit unserem HR-Konfigurator können Sie die Kosten für Ihr Unternehmen ganz einfach und schnell selbst ermitteln. Die Berechnung dauert nur wenige Minuten. Definieren Sie die Grundlagen für Ihre individuelle Kalkulation. Wählen Sie die von Ihnen gewünschten fachlichen Funktionen aus. 9

11 Optional können Sie den Mitarbeiter-Self-Service nutzen (Selbstverständlich ist in diesem Preis die Endbenutzerlizenz enthalten). Hier sehen Sie das Ergebnis Ihrer individuellen Kalkulation. Zu diesem Preis erhalten Sie mysap ERP HCM, so wie Sie es für Ihr Unternehmen benötigen! 10

12 inside Unternehmensberatung GmbH Bloherfelder Straße Oldenburg Telefon +(0) Fax +(0)

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