Integrationsmöglichkeiten von E-Procurement-Systemen in inner- und überbetrieblichen Systemen

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1 MKWI 2002 Nürnberg Integrationsmöglichkeiten von E-Procurement-Systemen in inner- und überbetrieblichen Systemen Johannes Gutenberg-Universität, Mainz Peter Loos, Thomas Theling Folie 1

2 Inhalt Definition, Einordnung und Abgrenzung des Begriffs E-Procurement Beschaffungsprozesse und deren Realisierung mit E-Procurement Innerbetriebliche Integration von E-Procurement-Prozessen Überbetriebliche Integration von E-Procurement-Prozessen Zusammenfassung und Ausblick Folie 2

3 Definition, Einordnung und Abgrenzung E-Procurement als IT-System, das Beschaffungsprozesse abbildet Internet als Kommunikationskomponente E-Procurement i.e.s.: Beschaffung von MRO-Teilen (Maintain, Repair and Operations) oder C-Teilen. Merkmale: Geringer materieller Wert und geringe strategische Bedeutung Hohe, unregelmäßige Bestellfrequenz Viele Bedarfsträger, die den Beschaffungsprozess initiieren Komplexe Berechtigungsverfahren Folie 3

4 Klassifikation verschiedener E-Procurement-Lösungen E-Procurement Beschaffungslösungen Web-Recherche Angebotsaufforderungen in Web-Sites einstellen Auktionen (Virtuelle) Marktplätze "E-Request" Kataloganwendungen horizontal Lieferantenseitige Shop-Systeme vertikal Broker Intermediäre Direct Purchasing "E-Catalog" Folie 4

5 Wirtschaftliche Gründe für den Einsatz von E-Procurement Rückbesinnung auf die Kernaufgaben der Beschaffungsabteilung Beschaffungsmarktpotentiale erschließen Kostensenkungen Prozesskosten für C-Teile-Beschaffungen Produktkosten durch genaue Bedarfsvorhersagen und bündelungen Bestandskosten Senkung von Durchlaufzeiten einer Beschaffung Intern durch Ablauf-Standardisierung Wegfall von Medienbrüchen Freigabestrategien Extern elektronische Kommunikation mit den Geschäftspartnern Folie 5

6 Beschaffungsprozesse Bedarfsermittlung Zahlungsabwicklung Bestandskontrolle Rechnungsprüfung Klassische PPS-Prozesse Lieferantenauswahl Wareneingang Budgetfreigabe Bestellüberwachung Bestellabwicklung Folie 6

7 Beschaffungsprozesse Bedarfsermittlung Zahlungsabwicklung Bestandskontrolle Rechnungsprüfung Für E-Procurement geeignete Prozesse Lieferantenauswahl Wareneingang Budgetfreigabe Bestellüberwachung Bestellabwicklung Folie 7

8 Voraussetzungen zur E-Procurement-Integration Definition geeigneter Schnittstellen Formal: Schnittstellen zum Informationsaustausch (Datenformate wie EDIFACT oder XML) Technisch: temporäre oder permanente Kommunikationsverbindungen Ziel: zeitnahe Informationsübertragung Unternehmensübergreifende Prozessoptimierung: Materialwirtschaft (bspw. Stammdaten, Belege und Reporting) Finanzbuchhaltung (bspw. Zahlungsverfahren, Buchungen, Rechnungsprüfung) Personalwirtschaft (bspw. Berechtigungsverfahren für Bestellungen Workflow) Folie 8

9 Zwei exemplarische Techniken Messaging RPC Asynchroner Nachrichtenaustausch zwischen DPS und ERP Sendende Applikation gibt Geschäftsvorfall in Form von Belegen an Workflow-System Empfänger der belege muss aktiv die Bearbeitungsschritte durchführen DPS greift per Prozedur oder Methodenaufruf auf ERP-System zu Erfordert offene Programmschnittstellen (APIs) Integration der Systeme erfolgt über Nachrichtendokumente Folie 9

10 Innerbetriebliche Integration von E-Procurement-Prozessen E-Procurement-Prozess Integrationsobjekt Technik Anwendungsbereich Lieferantenauswahl Lieferantenstammdaten RPC Materialwirtschaft/ Einkauf Genehmigungsverfahren Mitarbeiterstammdaten RPC Human Resources Bestellabwicklung Bestellungen, Auftragsbestätigungen Messaging Materialwirtschaft/ Einkauf Bestellüberwachung Bestellungen, Auftragsbestätigungen Messaging Materialwirtschaft/ Einkauf Rechnungsprüfung Rechnungen Messaging Finanzbuchhaltung Folie 10

11 Überbetriebliche Integration von E-Procurement-Prozessen Lieferantenauswahl Lieferanten pflegen eigene Stammdaten in Katalogsystemen Genehmigungsverfahren Rein innerbetrieblich, keine überbetriebliche Integration erforderlich Bestellabwicklung Austausch von Belegen mittel EDIFACT, XML oder ähnlicher Standards Bestellüberwachung Rein innerbetrieblich Überbetriebliche Integration nur im Falle des Versendens von Mahnungen Rechungsprüfung Häufige Praxis: Abrechnung über Mengen- oder Wertkontrakte, Gutschriftverfahren nicht zwingend Integration erforderlich Folie 11

12 Vielen Dank für Ihr Interesse Folie 12

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