Überblick Projektmanagement praktische Erfahrungen aus der Unternehmensberatung
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- Brit Waldfogel
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1 Überblick Projektmanagement praktische Erfahrungen aus der Unternehmensberatung Dipl. Betriebswirt Christian Bär, MBA DATEV eg Leiter Mittelstandsberatung
2 AGENDA Kurzportrait DATEV eg Projektmanagement Grundlagen und Ziele Was bedeutet Projektmanagement Erfolgsfaktoren Was macht erfolgreiche Projekte aus Methoden und Hilfsmittel zur Umsetzung Risikobewertung Bausteine und Clusterung Projektauftrag und organisation Erläuterung der Bausteine Fazit DATEV eg Christian Bär, MBA 2
3 AGENDA Kurzportrait DATEV eg Projektmanagement Grundlagen und Ziele Was bedeutet Projektmanagement Erfolgsfaktoren Was macht erfolgreiche Projekte aus Methoden und Hilfsmittel zur Umsetzung Risikobewertung Bausteine und Clusterung Projektauftrag und organisation Erläuterung der Bausteine Fazit DATEV eg Christian Bär, MBA 3
4 Das Unternehmen DATEV eg Hauptsitz: Nürnberg Gründung: 1966 Einzige berufsständische EDVDienstleistungsorganisation in Europa für Nürnberg Steuerberater Rechtsanwälte vereidigte Buchprüfer Wirtschaftsprüfer DATEV eg Christian Bär, MBA 4
5 Das Unternehmen Informationszentren, Informationsbüro Brüssel und verbundene Unternehmen Kiel Hamburg Schwerin Brüssel, Belgien: Informationsbüro Verbundene Unternehmen: DATEV.cz s.r.o. Brünn, Tschechien Bremen Hannover Berlin Essen Dortmund Düsseldorf Köln Münster Kassel Erfurt Magdeburg Leipzig Dresden DATEV Symfonia Warschau, Polen Koblenz Frankfurt Mannheim D&K S.r.l. Mailand, Italien DATEV.at GmbH Wien, Österreich Saarbrücken Nürnberg Freiburg Stuttgart Ulm Passau München 26 Informationszentren bundesweit DATEV eg Christian Bär, MBA 5
6 DATEV: Auftrag und Mitglieder Unser Auftrag Wirtschaftliche Förderung unserer Mitglieder ( in 2005) Das bedeutet: Unterstützung bei allen Dienstleistungen, unserer Mitglieder für deren Mandanten Unsere Mitglieder Steuerberater Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer vereidigte Buchprüfer Steuerberatungsgesellschaften Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Buchprüfungsgesellschaften Rechtsanwaltsgesellschaften DATEV eg Christian Bär, MBA 6
7 DATEV Mitglied Mandant Mandant Technologie Prozesse Dienstleistung Mitarbeiter Kanzlei / Mitglied Beziehungsmanagement Beziehungsstruktur Lieferant Kooperationspartner Mitgliedsgebundene Beziehung Mandatsschutz Mandatssicherung Leistungsverbund Projekte DATEV DATEV eg Christian Bär, MBA 7
8 Geschäftszahlen Überblick der Geschäftsjahre , , , , , ,8 Umsatz (Mio. Euro) Mitarbeiter Mitglieder Investitionen (Mio. Euro) DATEV eg Christian Bär, MBA 8
9 AGENDA Kurzportrait DATEV eg Projektmanagement Grundlagen und Ziele Was bedeutet Projektmanagement Erfolgsfaktoren Was macht erfolgreiche Projekte aus Methoden und Hilfsmittel zur Umsetzung Risikobewertung Bausteine und Clusterung Projektauftrag und organisation Erläuterung der Bausteine Fazit DATEV eg Christian Bär, MBA 9
10 eine kleine Geschichte Eine kleine Geschichte über 4 Kollegen namens Jeder, Jemand, Irgendjemand und Niemand. Es ging darum eine wichtige Arbeit zu erledigen und Jeder war sicher, dass sich Jemand darum kümmert. Irgendjemand hätte es tun können, aber Niemand tat es. Jemand wurde wütend weil es Jeder s Arbeit war. Jeder dachte, Irgendjemand könnte es machen aber Niemand wußte das Jeder es nicht tun würde. Schließlich beschuldigte Jeder Jemand, weil Niemand tat, was Irgendjemand hätte tun können DATEV eg Christian Bär, MBA 10
11 Projektmanagement Ziele und Zielformulierung Unter Projektmanagement versteht man das gezielte Organisieren, Steuern und Lenken der Tätigkeiten, die die eigentliche Projektarbeit erst ermöglichen. Ziel ist es, ein Projekt effizient und erfolgreich zu führen. Das heißt für den Projektleiter nicht aktiv an der eigentlichen Projektarbeit teilzunehmen, sondern verantwortlich die Projektarbeit hinsichtlich den Abläufen, Aktivitäten, Personen und Ressourcen zu gestalten *Kellner, H.: Die Kunst, DVProjekte zum Erfolg zu führen, München 1994, S DATEV eg Christian Bär, MBA 11
12 Projektmanagement Ziele und Zielformulierung Ohne Ziel ist jeder Schuss ein Treffer Ohne klare Zieldefinition scheitert ein Projekt, bevor es gestartet ist Ziele beschreiben einen Sollzustand, der möglichst präzise definiert sein sollte. Werden mehrere Ziele definiert, dürfen diese nicht im Widerspruch zueinander stehen Wie formuliere ich Ziele richtig realistisch überprüfbar zeitlich festgelegt Werden mehrere Ziele formuliert empfiehlt sich eine Priorisierung DATEV eg Christian Bär 12
13 Projektmanagement Ziele und Zielformulierung Beispiel Die Mustermann AG möchte den Umsatz mit Ihrer Kunden im Segment x durch die Entwicklung neuer innovativer Produkte im Zeitraum von 12 Monaten um 20% erhöhen DATEV eg Christian Bär 13
14 Projektmanagement Wir führen Projektmanagement durch, um alle Projektbeteiligten, sowohl die Berater, als auch die Beteiligten beim Kunden zu integrieren und deren Arbeit aufeinander abzustimmen das Projektergebnis in time, in budget und in hinreichender Qualität sicherzustellen DATEV eg Christian Bär 14
15 Blick voraus und Kollisionen vermeiden Auftretende Risiken/Probleme proaktiv zu identifizieren und korrigierende Maßnahmen einzuleiten Projektrisiken zu gestalten bzw. mögliche Schäden aus Projektrisiken abzuwenden DATEV eg Christian Bär 15
16 AGENDA Kurzportrait DATEV eg Projektmanagement Grundlagen und Ziele Was bedeutet Projektmanagement Erfolgsfaktoren Was macht erfolgreiche Projekte aus Methoden und Hilfsmittel zur Umsetzung Risikobewertung Bausteine und Clusterung Projektauftrag und organisation Erläuterung der Bausteine Fazit DATEV eg Christian Bär 16
17 Projektmanagement Erfolgsfaktoren Zusammenspiel der Faktoren Durchgängigkeit der Planung und Durchführung der Projekts Informations fähigkeit Methodik des Projektmanagement Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projektmanagement Fachliche und sachliche Kompetenz des Projektleiteres Motivierte und qualifizierte Mitarbeiter Inter disziplinäre Teams Aus und Weiterbildung der Mitarbeiter DATEV eg Christian Bär 17
18 Projektmanagement Erfolgsfaktoren Checkliste erfolgskritischer Faktoren Projektmitarbeiter Projekt Organisation Projektführung Kundenzufriedenheit Aufbauorganisation Qualifikation Delegationsverhalten Einhaltung des Budgets Ablauforganisation Zielvereinbarung Führungsstil Zielerreichung Information der Projektmitarbeiter Informationsstand Führungspersönlichkeit Einhaltung des Zeitplans Kommunikation Kommunikation Reklamationen Dokumentation Mitarbeiterzufriedenheit Zusammenarbeit Standards Auswirkungen Technologieeinsatz DATEV eg Christian Bär 18
19 AGENDA Kurzportrait DATEV eg Projektmanagement Grundlagen und Ziele Was bedeutet Projektmanagement Erfolgsfaktoren Was macht erfolgreiche Projekte aus Methoden und Hilfsmittel zur Umsetzung Risikobewertung Projektauftrag und organisation Bausteine und Clusterung Erläuterung der Bausteine Fazit DATEV eg Christian Bär 19
20 Risikobewertung DATEV eg Christian Bär 20
21 Projektauftrag Projektauftrag 1. Projektkurzbeschreibung (ausführlicher in der Anlage erläutert) 2. Ziele /Restriktionen des Projektes die Ziele müssen klar definiert sein der Projektrahmen muß eindeutig abgesteckt sein 3. Beteiligung am Projekt Projektteam (Projektleiter, Projektmitarbeiter: aus welcher Abteilung und in welchem Umfang) Mitglieder des ControlBoards und des ReviewBoards welche Stellen/Bereiche sind zu informieren 4. Meilensteinplanung bis wann treten welche Ereignisse ein 5. Budget finanzieller Rahmen muß definiert sein wer ist für das Budget verantwortlich 6. Berichtswesen wer ist wann wie zu informieren DATEV eg Christian Bär 21
22 Projektorganisation Review Board ControlBoard Projektberater Projektteam Projektleitung Herr Musterholz Kunde Consultant der Unternehmensberatung Mitarbeiter Kunde DATEV eg Christian Bär 22
23 Projektorganisation Aufgaben und Verantwortlichkeiten Review Board Qualitätssicherung der Projektarbeiten Entscheidungsfindung hinsichtlich Budget und Projektfortgang Control Board Gibt die Zielrichtung vor Ergebnisabnahme Gesamtprojektverantwortung Projektleitung Projektmanagement Controlling Methodik / Qualitätssicherung Sicherstellung der Zielerreichung Projektmitarbeiter unterstützen bei der Durchführung der anstehenden Aufgaben DATEV eg Christian Bär 23
24 Bausteine und Clusterung formellen Projektleiters, der nicht operativ im Projekt eingebunden ist Schriftliches Angebot Mit dem Kunden abgestimmter, schriftlicher Projektplan Schriftliche Todo Listen (Maßnahmenpläne) Regelmäßige Statusprotokolle Kickoff und ControlBoards mit ReviewBoard mit Kollegen als Projektberater Quantitatives Projektcontrolling mittels EXCEL Schemata (Teil)Abnahmen DATEV eg Christian Bär 24
25 Bausteine und Clusterung formellen Projektleiters, der nicht operativ im Projekt eingebunden ist Schriftliches Angebot Mit dem Kunden abgestimmter, schriftlicher Projektplan Schriftliche To do do Listen (Maßßnahmenpl nahmenplääne) ne) Regelmäß äßige ige Statusprotokolle Projekttyp 1 Kick off off und Control Boards Boards mit Review Board Board mit Kollegen als Projektberater Projektberater Quantitatives Projekt controlling mittels EXCEL Schemata (Teil)Abnahmen DATEV eg Christian Bär 25
26 Bausteine und Clusterung formellen Projektleiters, der nicht operativ im Projekt eingebunden ist Schriftliches Angebot Mit dem Kunden abgestimmter, schriftlicher Projektplan Schriftliche Todo Listen (Maßnahmenpläne) Regelmäßige Statusprotokolle Projekttyp 2 Kickoff und ControlBoards mit Bei Bedarf Review Board Board mit Kollegen als Projektberater Projektberater Quantitatives Projekt controlling mittels EXCEL Schemata (Teil)Abnahmen DATEV eg Christian Bär 26
27 Bausteine und Clusterung formellen Projektleiters, der nicht operativ im Projekt eingebunden ist Schriftliches Angebot Mit dem Kunden abgestimmter, schriftlicher Projektplan Schriftliche Todo Listen (Maßnahmenpläne) Regelmäßige Statusprotokolle Projekttyp 3 Kickoff und ControlBoards mit ReviewBoard mit Kollegen als Projektberater Quantitatives Projektcontrolling mittels EXCEL Schemata (Teil)Abnahmen DATEV eg Christian Bär 27
28 Projektleiter formellen Projektleiters, der nicht operativ im Projekt eingebunden ist Schriftliches Angebot Mit dem Kunden abgestimmter, schriftlicher Projektplan Schriftliche To do do Listen (Maßßnahmenpl nahmenplääne) ne) Regelmäß äßige ige Statusprotokolle Kollegen als Projektberater Projektberater formellen Quantitatives Projektleiters, Projekt der controlling nicht operativ mittels im Projekt EXCEL eingebunden Schemata ist Kick off off und Control Boards Boards mit Review Board Board mit (Teil( Teil)Abnahmen )Abnahmen DATEV eg Christian Bär 28
29 Angebotswesen formellen Projektleiters, der nicht operativ im Projekt eingebunden ist Schriftliches Angebot Mit dem Kunden abgestimmter, schriftlicher Projektplan Schriftliche To do do Listen (Maßßnahmenpl nahmenplääne) ne) Regelmäß äßige ige Statusprotokolle Kollegen als Projektberater Projektberater Quantitatives Schriftliches Projekt controlling Angebot mittels EXCEL Schemata Kick off off und Control Boards Boards mit Review Board Board mit (Teil( Teil)Abnahmen )Abnahmen DATEV eg Christian Bär 29
30 Projektplan formellen Projektleiters, der nicht operativ im Projekt eingebunden ist Schriftliches Angebot Mit dem Kunden abgestimmter, schriftlicher Projektplan Schriftliche To do do Listen (Maßßnahmenpl nahmenplääne) ne) Regelmäß äßige ige Statusprotokolle Kollegen als Projektberater Projektberater Mit dem Kunden abgestimmter, Quantitatives schriftlicher Projekt controlling mittels Projektplan EXCEL Schemata Kick off off und Control Boards Boards mit Review Board Board mit (Teil( Teil)Abnahmen )Abnahmen DATEV eg Christian Bär 30
31 Projektplan ein Beispiel DATEV eg Christian Bär 31
32 Statusprotokolle formellen Projektleiters, der nicht operativ im Projekt eingebunden ist Schriftliches Angebot Mit dem Kunden abgestimmter, schriftlicher Projektplan Schriftliche To do do Listen (Maßßnahmenpl nahmenplääne) ne) Regelmäß äßige ige Statusprotokolle Quantitatives Projekt controlling mittels EXCEL Schemata Kick off off und Control Boards Boards mit Regelmäßige Review Board Board Einsetzung mit eines Statusprotokolle Kollegen als Projektberater Projektberater (Teil( Teil)Abnahmen )Abnahmen DATEV eg Christian Bär 32
33 Erstellt durch: <Name ersteller> Am: Version: <Name Projekt> Statusprotokoll ein Beispiel Thema : Datum : Zeit : Uhr Ort : Teilnehmer : Inhalt: Status Projekt Entscheidungen (über weitere Vorgehensweise) Änderungen des Auftragsinhalts (einschließlich Auswirkungen auf Termine und Aufwand)) To Do`s Verantwortlich Termin DATEV eg Christian Bär 33
34 Maßnahmenplan das bewährte Organisationsinstrument Beschreibung der einzelnen Maßnahmen Festlegung der Verantwortlichen und Beteiligten Treffen von Terminvereinbarungen Regelmäßige Statusberichte mit der Projekt/Geschäftsleitung Permanentes Nachverfolgen durch die Verantwortlichen Die besten Worte sind Taten! DATEV eg Christian Bär 34
35 Maßnahmenplan ein Beispiel Prozeßschritt Maßnahme Erläuterung Verantwortlich Termin erledigt TechnikKonzept KIS Planung der Softwareimplementierung Die Konzeption der KISInstallation für die Testphase sowie zum Produktivtermin erfolgt im Rahmen des Termins am 5. und gemeinsam mit dem IT Consulting. Logistik Schulungs und Echtbetriebumgebung KIS parallel im Dezember 2001 Information über die Planung der Softwareimplementierung an Herrn Müller, IT Consulting DATEV Bestellung KISStabilisierungsversion EINZELSYSTEM 5.0a für Die KISDatenbanken müssen im Dezember 2001 auf 2 Servern vorbereitet sein, um parallel zur Schulung das Produktivsystem vorzubereiten. Herr Müller wird informiert und gebeten, die Installationscheckliste zum Termin für Herrn mitzubringen. Die Version ist spätestens am an die, Herrn auszuliefern. Für den Zeitraum der Schulung wird der heutige BackupServer der Schulungsserver KIS. Auf dem Original SQLServer wird im Dezember das Produktivsystem vorbereitet. Ab Januar wird der BackupServer zur Spiegelung des SQL und FileServers eingesetzt. Hr. Müller Ja Hr. Müller Ja Hr. Küffner Ja Hr. Rumpf DATEV eg Christian Bär 35
36 ControlBoard formellen Projektleiters, der nicht operativ im Projekt eingebunden ist Schriftliches Angebot Mit dem Kunden abgestimmter, schriftlicher Projektplan Schriftliche Kickoff und To do do ControlBoards Listen mit (Maßßnahmenpl nahmenplääne) ne) Regelmäß äßige ige Statusprotokolle Kollegen als Projektberater Projektberater Quantitatives Projekt controlling mittels EXCEL Schemata Kick off off und Control Boards Boards mit Review Board Board mit (Teil( Teil)Abnahmen )Abnahmen DATEV eg Christian Bär 36
37 ReviewBoard formellen Projektleiters, der nicht operativ im Projekt eingebunden ist Mit dem Kunden abgestimmter, schriftlicher Projektplan Schriftliches Angebot unter Beachtung der Regeln im Mandanten markt ReviewBoard Schriftliche To do do mit Listen (Maßßnahmenpl nahmenplääne) ne) Regelmäß äßige ige Statusprotokolle Kollegen als Projektberater Projektberater Quantitatives Projekt controlling mittels EXCEL Schemata Kick off off und Control Boards Boards mit Review Board Board mit (Teil( Teil)Abnahmen )Abnahmen DATEV eg Christian Bär 37
38 Projektberater formellen Projektleiters, der nicht operativ im Projekt eingebunden ist Mit dem Kunden abgestimmter, schriftlicher Projektplan Schriftliches Angebot unter Beachtung der Regeln im Mandanten markt Kollegen als Schriftliche Projektberater To do do Listen Regelmäß äßige ige (Maßßnahmenpl nahmenplääne) Statusprotokolle ne) Kollegen als Projektberater Projektberater Quantitatives Projekt controlling mittels EXCEL Schemata Kick off off und Control Boards Boards mit Review Board Board mit (Teil( Teil)Abnahmen )Abnahmen DATEV eg Christian Bär 38
39 Projektcontrolling Mit dem Kunden abgestimmter, schriftlicher Projektplan Quantitatives Schriftliches Projekt formellen controlling Angebot mittels Projektleiters, unter Beachtung der EXCELder nicht operativ im Regeln im Projekt eingebunden Schemata Mandanten ist markt Schriftliche To do do Listen (Maßßnahmenpl nahmenplääne) ne) Regelmäß äßige ige Statusprotokolle Kollegen als Projektberater Projektberater Quantitatives Projekt controlling mittels EXCEL Schemata Kick off off und Control Boards Boards mit Review Board Board mit (Teil( Teil)Abnahmen )Abnahmen DATEV eg Christian Bär 39
40 (Teil) Abnahmen Mit dem Kunden abgestimmter, schriftlicher Projektplan Schriftliches formellen Angebot Projektleiters, (Teil)Abnahmen unter Beachtung der der nicht operativ im Regeln im Projekt eingebunden Mandanten ist markt Schriftliche To do do Listen (Maßßnahmenpl nahmenplääne) ne) Regelmäß äßige ige Statusprotokolle Kollegen als Projektberater Projektberater Quantitatives Projekt controlling mittels EXCEL Schemata Kick off off und Control Boards Boards mit Review Board Board mit (Teil( Teil)Abnahmen )Abnahmen DATEV eg Christian Bär 40
41 (Teil) Abnahmen Ein Muß, um von der weiteren und oft unentgeltlichen Leistungspflicht entbunden zu werden DATEV eg Christian Bär 41
42 Kundenzufriedenheit DATEV eg Christian Bär 42
43 Fazit DATEV eg Christian Bär 43
44 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit DATEV eg Christian Bär 44
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