FAQs zum Content Management System ZMS

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1 FAQs zum Content Management System ZMS Beantwortung von häufig gestellten Fragen von CMS- Benutzer der Universität Bern Ch. Glättli Initial version 1.4 S. Schwab Enhanced 1.5 S. Schwab Enhanced 1.6 Ch. Glättli Kap. 2.2 entfernt, da 1.7 obsolet B. Sutter Komplett überarbeitet 2.0 B. Weger Sprachliche Anpassung 2.1

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 1. Publikation und Benutzerverwaltung Gelöschte Objekte werden immer noch angezeigt Benutzerberechtigung für bestimmte Bereiche einrichten URL für den Einstieg ins ZMS- Interface Vorschau auf eine noch nicht publizierte Webseite Sprachen- Links entfernen 5 2. Objekte und Objektverwendung Bild in Text einbetten Wechsel des Titelbildes einer Publikation Rechtschreibeprüfung Gesperrte Objekte Teaser- Anzeige auf mehreren Webseiten Datum der letzten Änderung in der Fusszeile E- Mail- Link in einem Textabschnitt Bild einfügen in einem Textabschnitt Link in einem Textabschnitt Passwortgeschützte Webseiten/Bereiche Verwendung mehrerer Teaser Verschlüsseln von E- Mail- Adressen Adressfuss ändern Anker und Ankerlink einfügen Ankerlink wird falsch angezeigt Dateien in der Toolbox werden nicht angezeigt oder können nicht angewählt werden Im ZMS eingefügte PDF- Dateien öffnen sich nicht mit dem Browser- Plugin 15 CMS- Support - FAQs zum Content Management System ZMS 2

3 1. Publikation und Benutzerverwaltung 1.1. Gelöschte Objekte werden immer noch angezeigt Weshalb wird das gelöschte Objekt immer noch angezeigt? Das hängt mit dem Workflow zusammen. Ist dieser aktiviert, müssen neue und geänderte Ob- jekte publiziert oder eingereicht werden. Dies gilt auch für Objekte, die bereits einmal publi- ziert wurden und nun gelöscht werden sollen. Das Papierkorb- Symbol in der Statusanzeige zeigt an, dass das Objekt zur Löschung bereit steht (1). Sobald der Ordner oder das Dokument publiziert ist, wird das zu löschende Objekt in den Papierkorb verschoben und in der Live- Anzeige nicht mehr dargestellt. Noch nicht publizierte Objekte werden durch das Löschen di- rekt in den Papierkorb verschoben und müssen nicht publiziert werden. Bei ausgeschaltetem Workflow wird ein gelöschtes Objekt unmittelbar in den Papierkorb verschoben und erscheint gleichzeitig nicht mehr in der Live- Anzeige. Weitere Informationen: >> ZMS- Benutzerverwaltung, Kapitel «Workflow», Seite 4 f Benutzerberechtigung für bestimmte Bereiche einrichten Was muss ich beim Einrichten von Benutzerberechtigungen für Unterbereiche einer Website beachten? Benutzerberechtigungen können nicht nur für eine komplette Website vergeben werden, son- dern auch für Unterbereiche (Ordner- und Dokument- Objekte). Die für einen bestimmten Be- reich vergebene Benutzerberechtigung gilt immer auch für dessen gesamten Unterbereich, d.h. für alle Ordner- und Dokument- Objekte, die in der Baumstruktur unterhalb dieses Ordners liegen. Die Benutzerberechtigungen gelten nicht für den darüber liegenden Bereich. Weitere Informationen: >> ZMS- Benutzerverwaltung, Kapitel «Rollenzuweisung für Benutzer und Bearbeiten der Be- nutzerdaten», S. 2 f. Weitere Themen: >> ZMS- FAQ Punkt 1.3: URL für den Einstieg ins ZMS- Interface CMS- Support - FAQs zum Content Management System ZMS 3

4 1.3. URL für den Einstieg ins ZMS- Interface Welche URL muss ich für den Einstieg ins ZMS- Management- Interface nutzen? In der Benutzerverwaltung des ZMS werden Benutzer und deren Berechtigungsknoten erfasst. Zudem kann über ein elektronisch generiertes E- Mail dem Benutzer die URL seines Berechti- gungsbereichs übermittelt werden. Hat ein Benutzer mehrere Berechtigungsbereiche, werden diese Knoten (=Bereiche) einzeln aufgelistet (1). Durch das Anwählen eines oder mehrerer Knoten und dem Betätigen des «Einladen»- Buttons (2) werden dem Benutzer die URLs für den Einstieg ins ZMS- Management- Interface per E- Mail zugesendet. Der Benutzer kann für den Einstieg ins ZMS- Management- Interface die URL seines Berechti- gungsbereichs aufrufen, den am Ende der URL stehenden Dateiname löschen und «manage» hinzufügen (z.b. ändern in Damit startet die Login- Seite des ZMS- Management- Interface. Weitere Informationen: >> ZMS- Benutzerverwaltung >> ZMS- Handbuch, Kapitel «Grundlagen», S Vorschau auf eine noch nicht publizierte Webseite Kann ich eine noch nicht publizierte Webseite (Ordner- oder Dokument- Objekt) anschauen und sie bspw. einer Person ohne ZMS- Zugriff zeigen? Ja. Eine noch nicht publizierte Webseite kann angeschaut werden. Es braucht dafür den Zusatz «?preview=preview» am Ende der URL (z.b. ändern in Im ZMS wird eine Adresse mit dem Zusatz bei Anklickem des Button «Quickview» CMS- Support - FAQs zum Content Management System ZMS 4

5 geöffnet. (1). Noch nicht publizierte Webseiten sind inaktive Webseiten (bei ausgeschaltetem Workflow) oder noch nicht publizierte Webseiten (bei eingeschaltetem Workflow) Sprachen- Links entfernen Unsere Website steht derzeit nur auf Deutsch zur Verfügung. Deshalb benötige ich die sekun- dären Sprachen Englisch und Französisch nicht. Kann ich die auf den Webseiten angezeigten Sprachen- Links «EN» und «FR» entfernen (1)? Ja. Wählen Sie auf der WWW- Site- Ebene die Sprache, die Sie deaktivieren wollen. (2). An- schliessend muss in den WWW- Site- Eigenschaften (3) die Checkbox «Aktiv» deaktiviert und mit dem Button Speichern gespeichert werden. Nun wird der Sprachlink auf der Homeseite und allen untergeordneten Webseiten nicht mehr angezeigt. Bei Bedarf werden die deaktivier- ten Sprachen wieder aktiviert. 2. Objekte und Objektverwendung 2.1. Bild in Text einbetten Wie kann ich ein Bild einfügen, das links oder rechts von Text umflossen wird? Fügen Sie zuerst ein Objekt vom Typ Abbildung ein (1). Soll das Bild rechtsbündig angezeigt und links vom Text umflossen werden, wählen Sie bei der Bildausrichtung «Rechtsbündig (mit Textumfluss links)», andernfalls «Linksbündig (mit Textumfluss rechts)» (2). Wird unterhalb des Abbildung- Objekts ein Textabschnitt- Objekt eingefügt, so fliesst dieser Text links resp. rechts CMS- Support - FAQs zum Content Management System ZMS 5

6 um das Bild herum. Weitere Informationen: >> ZMS- Handbuch, Kapitel «Einfügen einer Abbildung», S Wechsel des Titelbildes einer Website Kann ich das Titelbild einer Website wechseln? Ja. Wählen Sie den obersten Knoten der Website, z.b. in der Sitemap symbolisiert durch das Haus- Symbol (1). Laden Sie unter WWW- Site- Eigenschaften (2) unter «Titelbild» ein neues Bild hoch. Die Vorgaben zum Titelbild sind den Web Guidelines des Weboffice festgelegt (unter e1077/webguidelines.pdf). CMS- Support - FAQs zum Content Management System ZMS 6

7 2.3. Rechtschreibeprüfung Kann ich einen im ZMS erfassten Text auf Schreibfehler überprüfen? Ja. Dazu kann z.b. die kostenlose Google- Toolbar eingesetzt werden. Informationen finden Sie unter publishing.com/e3493/e736/e1162/e2369/index_ger.html?raw=google %20toolbar&ZMS_HIGHLIGHT=raw. Die Google- Toolbar kann über installiert werden. Die Google- Toolbar funktioniert derzeit nur im Firefox- Browser einwandfrei Gesperrte Objekte Ich bearbeite ein Textabschnitt- Objekt. Es erscheint die Meldung «Textabschnitt gesperrt». Was kann ich tun? Ein Objekt kann nicht gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden. D.h. während der Bearbeitung eines Objekts durch einen Benutzer bleibt dieses für alle anderen Benutzer gesperrt. Die Statusanzeige wird mit einem Schloss- Icon signalisiert (1), wenn ein Objekt durch einen anderen Benutzer bearbeitet wird. Es kann vorkommen, dass der Benutzer seine Editier- sitzung nicht ordnungsgemäss beendet hat, in dem er z.b. den Webbrowser geschlossen hat ohne vorgängig das Objekt zu speichern oder die Änderungen abzubrechen. Liegt die Editiersit- zung bereits länger zurück, sichtbar am Datum und der Zeit hinter dem Text «In Bearbeitung», kann dies auf ein nicht ordnungsgemäss beendetes Objekt hinweisen. Wenn Sie sicher sind, dass die angezeigte Person das Objekt nicht mehr bearbeitet, können Sie die Sperrung mit dem Button «Übernehmen» aufheben. Achtung: Wenn die Sperrung eines Objekts aufgehoben wird währen ein anderer Benutzer da- ran arbeitet, gehen dessen nicht gespeicherte Änderungen verloren! CMS- Support - FAQs zum Content Management System ZMS 7

8 2.5. Teaser- Anzeige auf mehreren Webseiten Kann ich auf einer Webseite einen Teaser einfügen, welcher auch auf allen untergeordneten Webseiten angezeigt wird? Ja. Bei jedem unter dem Teaser- Objekt eingefügten Objekt, z.b. Service- Box- Objekt, kann die Penetranz. Weitere Informationen: >> ZMS- Handbuch, Kapitel «Einfügen einer Service Box im Teaser», S Datum der letzten Änderung in der Fusszeile Warum ändert sich das Datum in der Fusszeile (1) nicht, nachdem ich ein Objekt (z.b. Textab- schnitt) innerhalb einer Webseite mutiert und publiziert habe? Die Datumsanzeige in der Fusszeile ändert sich nur, wenn ein Ordner- oder Dokument- Objekt geändert oder neu eingefügt wird. Demnach wird das Datum bei kleinen Änderungenen wie bspw. bei der Anpassung eines Textabschnitt- Objekts nicht angepasst. Um das Datum dennoch zu aktualisieren, ist wie folgt vorzugehen: - Eigenschaften des Ordner- oder Dokument- Objekts (2) anwählen und ohne eine Änderung durchzuführen speichern. - Ordner- oder Dokument- Objekt publizieren. CMS- Support - FAQs zum Content Management System ZMS 8

9 2.7. E- Mail- Link in einem Textabschnitt Wie kann ich in einem Textabschnitt- Objekt einen E- Mail- Link einfügen? Dafür steht über die Toolbox im Editor des Textabschnitt- Objekts zur Verfügung. Markieren Sie den Text (1), welcher als E- Mail- Link dienen soll und wählen Sie dann das Toolbox- Icon (2). Im Toolbox- Fenster ist unter «EXTERN» «mailto:» anschliessend die E- Mail- Adresse einzuge- ben (3). Weitere Themen: >> ZMS- FAQ Punkt 2.8: Bild einfügen in einem Textabschnitt >> ZMS- FAQ Punkt 2.9: Link in einem Textabschnitt 2.8. Bild einfügen in einem Textabschnitt Kann ich in einem Textabschnitt- Objekt ein Bild einfügen? Ja. Wählen Sie dazu das Toolbox- Icon (1) im Editor des Textabschnitt- Objekts. Im Toolbox- Fenster kann unter «INTERN» über einen Radiobutton ein Bild ausgewählt werden (2). Es kön- nen nur Bilder eingefügt werden, die innerhalb der eigenen Website abgelegt sind. Das nun im Textabschnitt angezeigte Bild ist eine Verlinkung, demnach verschwindet das Bild im Textab- schnitt sobald es an seinem Speicherort gelöscht wird. Weitere Themen: CMS- Support - FAQs zum Content Management System ZMS 9

10 >> ZMS- FAQ Punkt 2.7: E- Mail- Link in einem Textabschnitt >> ZMS- FAQ Punkt 2.9: Link in einem Textabschnitt 2.9. Link in einem Textabschnitt Kann ich in einem Textabschnitt- Objekt einen Link einfügen? Ja. Über die Toolbox im Editor des Textabschnitt- Objekts kann eine Webseite oder eine Datei verlinkt werden. Um eine im ZMS abgespeicherte Datei zu verlinken, setzen Sie im Text den Cursor an die gewünschte Stelle. Als Link wird automatisch der Dateiname eingefügt. In allen anderen Fällen markieren Sie den Text (1), welcher als Link dienen soll. Anschliessend wählen Sie das Toolbox- Icon (2). Im Toolbox- Fenster wird entweder unter «INTERN» (3) über einen Radiobutton eine Datei ausgewählt oder unter «EXTERN» (4) ein Link zu einer Datei ausserhalb der eigenen Website angegeben. Weitere Themen: >> ZMS- FAQ Punkt 2.7: E- Mail- Link in einem Textabschnitt >> ZMS- FAQ Punkt 2.8: Bild einfügen in einem Textabschnitt CMS- Support - FAQs zum Content Management System ZMS 10

11 2.10. Passwortgeschützte Webseiten/Bereiche Wie kann ich einen passwortgeschützten Bereich für einen bestimmten Benutzer einrichten? Grundsätzlich kann jedes Ordner- und Dokument- Objekt passwortgeschützt werden. Dafür wird bei dessen Eigenschaften (1) das Login- Feld (2) aktiviert. Auf diese Weise sind die betref- fende und alle untergeordneten Webseiten nur für im ZMS erfasste Benutzer zugänglich. Passwortgeschützte Bereiche werden häufig für Benutzer mit der Abonnenten- Rolle eingerich- tet. Abonnenten können geschützte Bereiche in der Live- Ansicht ansehen, jedoch nicht im ZMS- Management- Interface bearbeiten. Weitere Informationen: >> ZMS- Handbuch, Kapitel >> ZMS- Benutzerverwaltung Verwendung mehrerer Teaser Ich möchte zu meinem bestehenden Teaser einen zusätzlichen Teaser erstellen. Wie muss ich vorgehen? CMS- Support - FAQs zum Content Management System ZMS 11

12 Dafür braucht es kein weiteres Teaser- Objekt. Beim bestehenden Teaser- Objekt wird ein wei- teres Objekt (z.b. ein Service- Box- Objekt) eingefügt. Das Teaser- Objekt dient demnach als Dach für alle Objekte, die als Teaser angezeigt werden. Weitere Informationen: >> ZMS- Handbuch, Kapitel «Einfügen von Teasern», S. 23 und «Teaser», S Verschlüsseln von E- Mail- Adressen Werden im ZMS E- Mail- Links verschlüsselt? Welche Möglichkeiten zur Verschlüsselung gibt es? Eine im Adressfuss eingefügte E- Mail- Adresse wird im ZMS automatisch verschlüsselt und mit- tels Javascript geschützt. E- Mail- Adressen, die in anderen Objekten (z.b. Textabschnitt) einge- fügt werden, können z.b. über die Website me- not/index.de.html verschlüsselt werden. Achtung: Es gibt in der Spamproblematik keine absolut sichere Lösung. Mit verschlüsselten E- Mail- Adressen kann aber die Wahrscheinlichkeit einer Spamattacke minimiert werden Adressfuss ändern Wie kann ich den Adressfuss mutieren? CMS- Support - FAQs zum Content Management System ZMS 12

13 Änderungen lassen sich im Objekt Adressfuss oder Adressfuss new, vornehmen. Das Objekt ist auf der WWW- Site- Ebene (d.h. im obersten Knoten) vorhanden Anker und Ankerlink einfügen Wie kann ich auf einer Webseite einen Anker einfügen und diesen verlinken? Im Texteditor eines Textabschnitt- Objekts wird über das Anker- Icon (1) der Anker gesetzt und ein Ankername vergeben (2). Dann folgt die Verlinkung auf den Anker in Abhängigkeiten des Objekttyps folgendermassen: - Link- Objekt: im Feld URL sind das "#"- Zeichen und anschliessend der Ankername ein- geben (z.b. #anker) (3). - Textabschnitt- Objekt: Die Textstelle markieren (4), die auf den Anker verlinken soll und anschliessend das Toolbox- Icon wählen (5). Unter wird anstelle von das #- Zeichen und anschliessend der Ankername eingeben (z.b. #anker) (6). Weitere Themen: >> ZMS- FAQ Punkt 2.15: Ankerlink wird falsch angezeigt CMS- Support - FAQs zum Content Management System ZMS 13

14 2.15. Ankerlink wird falsch angezeigt Wenn ich in einem Link- Objekt einen Ankerlink (z.b. #anker) einfüge, ist die Anzeige auf der Webseite nicht korrekt und es fehlt der rote Pfeil. Wie kann ich das korrigieren? Das kommt nur bei mehrsprachigen Publikationen vor. In das URL- Feld des Link- Objekts muss zusätzlich zum Anker (z.b. #anker) auch noch der dazugehörige Webseiten- Dateiname stehen (1). Nur dann erfolgt die Anzeige korrekt. Beispiel: bei der Sprache Deutsch: index_ger.html#anker bei der Sprache Englisch: index_eng.html#anker bei der Sprache Französisch: index_fra.html#anker Weitere Themen: >> ZMS- FAQ Punkt 2.15: Ankerlink wird falsch angezeigt CMS- Support - FAQs zum Content Management System ZMS 14

15 2.16. Dateien in der Toolbox werden nicht angezeigt oder können nicht angewählt werden Warum werden in der Toolbox des Texteditors (im Textabschnitt- Objekt) einige Dateien nicht angezeigt oder können nicht angewählt werden? Dateien, welche im Dateinamen Sonderzeichen (z.b. Umlaute, Apostroph) enthalten, werden zwar im ZMS hochgeladen, sie werden jedoch in der Toolbox entweder nicht angezeigt oder können nicht angewählt werden. Sonderzeichen in Dateinamen sind deshalb nicht erlaubt Im ZMS eingefügte PDF- Dateien öffnen sich nicht mit dem Browser- Plugin Warum wird eine PDF- Datei, welche ich über eine Webseite öffne, mit dem Adobe Reader Pro- gramm geöffnet und nicht direkt im Browser? Das Problem besteht nur im Firefox Browser. Meistens wurde die PDF- Datei über den Firefox- Browser mit einer defekten mimetypes.rdf- Datei eingefügt. Eine solche PDF- Datei wird im ZMS ohne PDF- Icon angezeigt. Wird die mimetypes.rdf- Datei gelöscht, werden nach einem Neu- start des Firefox die Mimetypes wieder korrekt erkannt. So werden auch neu ins ZMS einge- fügte PDF- Dateien wieder mit dem entsprechenden PDF- Icon angezeigt. PDF- Dateien die be- reits zuvor eingefügt wurden, müssen weder umgewandelt noch neu hochgeladen werden. Die Datei mimetypes.rdf ist bei Windows- Systemen im Verzeichnis C:\Users\USER\AppData\Roaming\Mozilla\Firefox\Profiles\default abgelegt. default muss durch die Bezeichnung des verwendeten Profiles ersetzt werden. Damit die Datei mime- Types.rdf im Explorer angezeigt wird,. muss bei Ordneroptionen - > Ansicht - > Versteckte Datei- en und Ordner - > Alle Dateien und Ordner anzeigen oder Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen angewählt sein. Beim Mac ist die Datei mimetypes.rdf im Verzeichnis /Benutzer/Library/Application Sup- port/firefox/profiles/default abgelegt. default muss durch die Bezeichnung des verwendeten Profils ersetzt werden. Weitere Informationen unter CMS- Support - FAQs zum Content Management System ZMS 15