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1 sycat IMS GmbH Business Process Management Fon (0511) Fax (0511) Mail 1

2 QUALITÄT IM DIALOG

3 Business Process Management Software Business Process Management Software 10 BAUSTEINE ZUM INTEGRIERTEN PROZESSMANAGEMENT sycat IMS GmbH Business Process Management Fon (0511) Fax (0511) Mail 3

4 Für wenn ist das Qualitätsmanagementsystem? Unternehmen QM Handbuch? QM Handbuch Auditor Lotus Notes? QMB 4

5 Integriertes Prozessmanagementsystem Defizite aktueller Organisationsstruktur Eingeschränkte Nutzung von Software zur Prozessmodellierung mit unterschiedlichen Ansätzen zu Gestaltungskonventionen Oft nur als Mahl-Tool in der Anwendung Das Potenzial von Software für Prozessmanagement wird nicht ausreichend genutzt Prozessanalysen und Bewertung auf Zeiten und Kosten wird nicht standardisiert durchgeführt Kein Standard bei der Beschreibung von Prozessen und Abläufen Fehlende Akzeptanz des Qualitätsmanagementsystems (nur Pflichtdoku für den TÜV) Geringe Akzeptanz der Belegschaft aufgrund unzureichender Transparenz der Zusammenhänge Kein einheitliches Werkzeug und Vorgehen zum Aufbau eines Managementsystems 5

6 Etabliert oder ausgesondert im Gesamtunternehmen PRODUKTION VERWALTUNG QMB PROZESSMODELLIERUNG LAGER DISTRIBUTION TÜV AUDIT / ZERTIFIKAT 4 5 6

7 Ausgangssituation QM-Dokumentation QM Handbuch Qualitätsmanagement Word document QM Handbuch IT-Anwenderhandbuch sycat Document Manager Anwender/Mitarbeiter/ interne Kunde Flowchart Arbeitsanweisungen im Lotus Notes Flussdiagramm 7

8 Qualitätsmanagement versus Prozessmanagement RESTRUKTURIERUNGSPROZESS QUALITÄTSMANAGEMENT (aktuell) prozessorientiertes QMH Prozessvisualisierung mit Unterstützung von datenbankorientierten Werkzeugen Prozessmodellierung wird als zentrale Dienstleistung für andere Unternehmensbereiche durchgeführtt, d.h. der QMB: erstellt, ändert und pflegt die Dokumentation (Prozesse, VA, AA, etc.) ist meist der Alleinverantwortliche für das System FRAGE: Wer ist bei Ihnen fürs Prozessmanagement im Unternehmen zuständig? ANTWORT: das macht glaube ich das Qualitätsmanagement INTEGRIERTES PROZESSMANAGEMENTSYSTEM übernimmt die zentrale Überwachung des Systems ist verantwortlich für Aufbau Prozesslandschaft und Dokumentenstruktur Schafft die Rahmenbedingungen, Tool, Vorgehen, sowie Modellierungskonventionen die für eine dezentrale verantwortlich für die Integration der normative Anforderungen Ermittlung von Schulungsbedarfe im Umfeld Prozessmanagement entwickelt und pflegt die Methoden und Vorgehensmodell Dezentrale Prozessmodellierung, d.h. es obliegt dem Verantwortungsbereich des PV wie zum Beispiel: Prozessdesign, -analyse und -optimierung Soll-Prozessentwicklung und Freigabe durch PV gesteuert QM ist interne Betreuung, Coaching für alle OE QM hat mehr Zeit für KVP Ansätzen und Umsetzungen von Verbesserungen 8

9 Soll-Zustand der Vorgabedokumentation Repository SAP sycat Document Manager Portal ZENTRALES DOKUMENTENMANAGEMENT sycat Document Manager Wikipedia Erstellung Alles in einem zentralem System Prüfung Freigabe 9

10 Integriertes Prozessmanagementsystem Schlüsselfaktoren, Mehrwerte eines Integrierten Prozessmanagementsystem Bessere Organisation bestehender Arbeitsabläufe Erhöhte Transparenz, schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter Standardisierung von Prozessabläufen für die Einhaltung von Qualitätsstandards Optimale Basis für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter Geringer Aufwand bei der Erstellung von prozessorientierten Anforderung für IT Systemeinführungen Grundlage für die Einführung der Prozessorientierung in der Gesamtorganisation Vergleichbarkeit von Prozesse sichergestellt durch Gleiche Beschreibung/Visualisierung Grundlage für die Optimierung von Prozessabläufen 10

11 Ziel PRODUKTION VERWALTUNG QMB PROZESSMODELLIERUNG LAGER BPM DISTRIBUTION TÜV AUDIT / ZERTIFIKAT

12 10 Bausteine zum erfolgreichen Prozessmanagement Bausteinkonzept von sycat IMS Prozessmanagement einfach und nachhaltig 10 praxiserprobte Bausteine IST Analyse, gezielte Weiterentwicklung und Erfolgsmessung im Prozessmanagement 12

13 Ist- und Ziel-Situation Ansicht des Reifegrads anhand eines Spinnendiagramms IST/Ziel 13

14 Einheitliche Prozessbeschreibung 14

15 Optimierung Prozessvisualisierung sollte auch schon Grundlage für eine kurze Bewertung von IST Prozesse ermöglichen Aus der Swimlane - Darstellung ersichtliche Verbesserungen wie: Standards einführen Änderungshäufigkeit reduzieren Informationsverfügbarkeit sicherstellen Doppelarbeit verhindern historisch gewachsene Prozesse vereinfachen Schnittstellen auflösen Rücksprünge vermeiden Parallelisierungen hinterfragen vereinfachen (simplifizieren) Beschleunigung eliminieren parallelisieren Wartezeit abbauen zusammenfassen Out-Sourcing (Auslagern) Schnittstellen reduzieren 15

16 Den Prozess als Mittelpunkt für alle Anforderungen und Methoden interpretieren In dem Hauptfokus steht der Prozess (die Unternehmensprozesslandschaft) Normative Anforderungen integrieren (9001) TS DIN Schnittstellen und Wechselbeziehungen der Prozessbeteiligten Aufbau einer Wissensdatenbank Zuordnung von Vorgabedokumenten (AA; VA; Formulare; etc) Zuordnung und Steuerung geeigneter Prozesskennzahlen Einarbeitung neuer Mitarbeiter anhand der Prozesse Integration von: ITIL- Anforderungen Arbeitsschutz Risikomanagement Integration von SAP- Transaktionen Überprüfung der verwendeten IT- Systeme 16

17 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 1: Philosophie und Rahmenbedingungen Sensibilisierung der obersten Leitung: Was soll mit dem Thema Prozessmanagement erreicht werden? Zielableitung und Entwicklung der Kennzahlen zur Messung der Projektergebnisse Aufgabenverteilung und Entwicklung mit Gründung eines Projektteams Checkliste Strategische Vorgaben für die Prozesse erteilt Leitbild / Strategie festgelegt Klare Ziele und Kennzahlen definieren und umsetzen Ressourcen zur Verfügung stellen Management muss als Hauptsponsor agieren und Handlungskompetenz zur Verfügung stellen Rollen festlegen und Verantwortlichkeiten für PV definieren Vorgehen für den Veränderungsprozess entwickeln KVP Kompetenzen Prozessmanagement intern sicherstellen Instrument Jahresworkshop implementiert B

18 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 2: Gestaltung und Definition des Prozessmanagements Prozessmodell standardisieren (normieren) Harmonisierung der Prozesse für unterschiedliche Standorte Modellierungskonventionen festlegen, Leitfaden entwickeln Prozesse einfach und übersichtlich darstellen Abgrenzung der Prozesse und Wechselbeziehungen und Prozessschnittstellen klar beschreiben Zuordnung von Prozessverantwortlichen vornehmen Festlegung der Detaillierungstiefe Harmonisierung der Prozessebenen Checkliste Definition des Prozessmanagement Leitfaden für Prozessdesign, Modellierungskonventionen etc. sind abgestimmt Prozessmodell liegt vor Prozesse sind grob definiert (Anfang, Ende, Zielsetzung, Umfang) Prozessverantwortliche für alle Prozesse stehen fest Führungsprozesse sind aufgenommen und dokumentiert Kernprozesse sind aufgenommen und dokumentiert Unterstützungsprozesse sind aufgenommen und dokumentiert Prozesse integrieren alle gültigen gesetzlichen und normativen Auflagen und sind mit den Beauftragten abgestimmt Maßnahmen zur Prozessoptimierung sind vereinbart B

19 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 3: Rollen im Prozessmanagement Ausbildung der Prozessmoderatoren Abgrenzung der verschiedenen Beteiligten: Prozessverantwortliche Prozess-Champions Prozess-Team / Beteiligte Spezialisten Checkliste Jede Rolle ist definiert und mit klaren Aufgaben und Kompetenzen versehen Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten vereinbart Rolle der Prozessverantwortlichen definiert Prozessverantwortliche sind benannt, Rolle ist vermittelt und geschult Weitere Gremien sind inkl. ihrer Rolle und der Entscheidungsfunktionen benannt und eingewiesen Reguläre Berichtswege sind festgelegt Realistische Ressourcenplanung für den Aufbau und die nachhaltige Umsetzung des Prozessmanagement ist sichergestellt B

20 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 4: Veröffentlichung und Management von Prozessen und Dokumenten Harmonisierung der Prozesse (an Baustein 1 und 2) Festlegung der Dokumenten standortübergreifend Implementierung einer systemseitigen Unterstützung zur zentralen Lenkung, Verwaltung und Veröffentlichung sowie dezentralen Erstellung, Pflege, Änderung von Prozessen und Dokumenten Checkliste Veröffentlichung und Management von Prozessen und Dokumenten Prozess und Regeln zum Dokumentenmanagement sind festgelegt (inkl. Tooleinsatz z.b. sycat Document Manager) Einheitliche Dokumentenarten inkl. Vorlagen sind festgelegt Mitgeltende Dokumente zu den Prozessen sind im Rahmen des Dokumentenmanagements aufgenommen Regeln zur Archivierung von Aufzeichnungen sind definiert Alle gültigen Dokumente entsprechen den Vorgaben zum Corporate Design und sind freigegeben Prozess zum Dokumentenmanagement ist verbindlich eingeführt B

21 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 5: Normative Anforderungen Begleitung und Unterstützung bei der Integration von Normanforderungen in die Prozesslandschaft Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und normativer Vorgaben Definition und Freigabe von Integrationsanforderungen Realisierung und Anpassung der Anforderungen Checkliste Umfang der zutreffenden gesetzlichen und normativen Anforderungen ist bekannt Beauftragte für einzelne Anforderungsbereiche sind festgelegt Prozesse, Standards und Regelungen für die Integration der normativen Anforderungen sind festgelegt und freigegeben Gesetzliche und normative Anforderungen sind in der Praxis vollständig umgesetzt Aktualisierungen in gesetzlichen und normativen Anforderungen werden kontinuierlich umgesetzt B

22 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 6: Management Handbuch Begleitung und Unterstützung bei der Erstellung und Zusammenführung der normativen Anforderungen in das Management Handbuch Anpassung und Integration der Leitfäden in das Handbuch Strukturplan des Inhaltsverzeichnisses Steigerung des Bekanntheitsgrades Checkliste Inhaltsverzeichnis für das Management-Handbuch ist freigegeben Autoren / Verantwortliche für die einzelnen Kapitel sind benannt Gestaltungsideen stehen fest (z.b. Bilder, Layout) und gehen mit der Außendarstellung des Unternehmens einher Management-Handbuch ist freigegeben Management -Handbuch ist den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt Management -Handbuch ist den Mitarbeitern bekannt Management-Handbuch wird für die Präsentation des Unternehmens verwendet (z.b. Vertrieb) B

23 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 7: Institutionalisierung einer KVP-Mentalität Einrichten eines Standardverfahrens zur nachhaltigen Anwendung eines Changemanagementprozesses Implementierung eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und Ideenmanagementsystems Bewertungsmodell zur Prüfung und Messung der Änderungsergebnisse Zielvereinbarung und Prämiensystem entwickeln bei erfolgreicher Anwendung der KVP-Mentalität Checkliste Changemanagement Verfahren festgelegt und etabliert Prozess umfasst das Procedere zur Abwicklung von Verbesserungsprojekten Selbständiges Optimieren von Prozessen durch die PV Regelablauf zur Freigabe und Umsetzungsstrategie von ablaufund aufbauorientierten Änderungen festlegen B

24 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 8: Prozesscontrolling und -kennzahlen Prozesskennzahlen entwickeln und zuordnen zu den Prozessen inklusive der Kennzahlenverantwortlichen Messverfahren und Bewertungsschemas entwickeln Definition von Zielwerten und Toleranzbereichen für Kennzahlen Auswertung erhobener Ergebnisse Entwicklung und Etablierung von Reports Checkliste Zu erhebende Kennzahlen zu Prozessen-, Strukturen und Ergebnissen des Unternehmens sind benannt Messverfahren für die Kennzahlen sind definiert Zielwerte und Toleranzbereiche für die Kennzahlen sind definiert Kennzahlen werden in der Praxis regulär erhoben Ergebnisse werden ausgewertet Bei Abweichungen von der Zielkennzahl werden gemäß definierter Standards Maßnahmen ergriffen B

25 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 9: Audit Überprüfen und kontrollieren, ob die Anforderungen und die Praxis übereinstimmt Abweichungen sind Verbesserungsmaßnahmen Erfolgreich etabliert: wenn es planmäßig abläuft Jahresplan mit allen geplanten Audits in den unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens Festlegung von Auditkriterien Checkliste Prozess für Interne Audits freigegeben Jahresplan für Audits erstellen Auditkriterien für Interne Audits festgelegt (Umfang und Tiefe der Auditfragestellungen) Vorlage für Auditplan und - bericht freigegeben Internes Audits werden durchgeführt Ggf.: Externe Audits werden durchgeführt B

26 Prozessmanagementsystem Bausteine Baustein 10: Reifegradbewertung Entwicklung eines Reifegradmodells für die Bewertung des Gesamtprojektes mit den Ziel, eine zeitnahe Bewertung und den Handlungsrahmen festzulegen bei der Nichterfüllung von Projektzielen Reifegradbewertung muss über die Gesamtlaufzeit nach definierten Meilensteinen durchgeführt werden Reifegradbewertungskatalog entwickeln und bewerten Schulung und Initiierung eines RoB für jeden PV RB-Katalog erforderlich und schulen Checkliste Individuelle Skala zur Reifegradermittlung (Projekt / Prozess) entwickelt Prozessreifegrad für gültige Prozesse bestimmt Maßnahmen zur Steigerung des Prozessreifegrads festgelegt Fortschritte im Prozessreifegrad erzielt B

27 Reifegradmodell 27

28 Reifegradmodell 28

29 Weltweiter Einsatz von sycat Auszug unserer internationalen Referenzkunden 29

30 Business Process Management Unternehmensdaten sycat IMS bietet für Ihre Prozess- und Organisationsgestaltung ein umfassendes Spektrum an Standardsoftware und individuellen Applikationen zur Unternehmensentwicklung. Nur wer seine Prozesse beschrieben hat kann sie auch verbessern und leben! sycat IMS GmbH Business Process Management Fon (0511) Fax (0511) Mail 30

31 Business Process Management Historie 1985 Dr. Binner Unternehmensberatung 1988 Vorstellung des Prototyps sycat Prozessmanagement zur CeBIT als erster Anbieter am Markt 1994 Gründung von Dr. Binner CIM-House GmbH 1998 Umbenennung des Unternehmensauftrittes in Dr. Binner Consulting & Software 2005 Gründung der PROF. BINNER AKADEMIE 2006 Neugründung von binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions 2012 Umfirmierung in sycat IMS GmbH und Neugründung von prowert Consulting GmbH sycat IMS GmbH Business Process Management Fon (0511) Fax (0511) Mail 31

32 Weltweiter Einsatz von sycat sycat IMS GmbH Business Process Management Fon (0511) Fax (0511) Mail 32

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34 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen? 34

35 Integriertes Prozessmanagementsystem + PLUS PUNKTE + Konsequente Einhaltung von Zeitvorgaben aufgrund umfassender Eskalationsmechanismen + Termingerechtes Reaktionsvermögen durch transparente Abläufe + Verringerung des Zeitaufwands durch klare Definitionen + Verbindlichkeiten durch rechtsichere und nachvollziehbare Dokumentation 35

36 Integriertes Prozessmanagementsystem + PLUS PUNKTE + Einheitliche Dokumentation mit konsequentem unternehmensspezifischen CI + Effektive Dokumentenlenkung und -verwaltung ohne lange Verweildauer und Liegezeiten + Repräsentative Instrumente zur Auswertung und Analyse + Transparenz der Vorgänge für alle Beteiligten 36

37 Integriertes Prozessmanagementsystem + PLUS PUNKTE + Standortübergreifendes System mit hohem traffic bei bester Performance + Einheitliche und internationale Ausrichtung nach zentralen Zielvorgaben und Meilensteinen + Zentrale Koordination mit umfassenden Einflussfaktoren zum Controlling + Multilinguales System mit optionaler Anpassung auf regionale Bedürfnisse 37

38 Integriertes Prozessmanagementsystem + PLUS PUNKTE + Nachhaltige Bewertung des Fortschrittes + Kontinuierlicher Verbesserungsprozess durch auswertbare Berichte und Statistiken + Maximale Effizienz aufgrund Unterbindung von Verschwendung + Fehlerfreies Handeln mit stringenten Vorgaben und FMEA durch Optimierungsmechanismen 38