Excel-Tabelle Promovierendenerfassung

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1 Anleitung Excel-Tabelle Promovierendenerfassung Novellierung Hochschulstatistikgesetz 2017 Dezernat II, Referat Campus Management

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung 1 2. Vorgehen beim Bearbeiten der Excel-Tabelle 1 3. Tabellenspalten mit farblicher Markierung Statistische Schlüssel Bezeichnungen Auswahl eines Buchstabens Zahlenwerte 4 4. Tabellenspalten ohne farblicher Markierung 4 Stand: September 2017 Dezernat II, Referat Campus Management

3 1. Einführung Gemäß der Novellierung des Hochschulstatistikgesetzes sind die Hochschulen zusätzlich zur geänderten Studierenden- und Prüfungsstatistik verpflichtet, jährlich den Bestand an Promovierenden zum Stichtag 1. Dezember an das statistische Landesamt zu melden. Für das Jahr 2017 ist diese Statistik erstmals zu liefern, wobei bei der ersten Lieferung auch alle bereits laufenden Promotionsverfahren nacherfasst werden müssen. Ab 2018 hat die Statistik jährlich zu erfolgen und umfasst dann eine Aktualisierung der früher gemeldeten Daten und eine Neumeldung der hinzugekommenen Personen. Aufgrund dieser Unterschiede wird für die einmalige Nacherfassung ein anderes Verfahren greifen als für die zukünftige regelmäßige Erfassung: Die Ersterfassung wird anhand einer Excel-Tabelle erfolgen. Es müssen alle Personen, die als Doktorand an der TU Darmstadt angenommen worden sind und deren Promotionsverfahren noch läuft, statistisch erfasst werden. Für die erforderlichen Angaben haben wir eine Excel-Tabelle vorbereitet. Neben den persönlichen Angaben der promovierenden Person werden u.a. Angaben zu der Promotion im Berichtsjahr, einem eventuellen Beschäftigungsverhältnis an der TU, Informationen über die Ersteinschreibung und die zur Promotion berechtigende Abschlussprüfung sowie die Hochschulzugangsberechtigung benötigt. Ein Teil dieser Daten ist erforderlich, damit die hier gelieferten Informationen mit den in den anderen Statistiken erfassten Daten in Bezug gesetzt werden können. Für jeden Fachbereich haben wir in die Excel-Tabelle die Daten der mit Stand in einem Promotionsstudium eingeschriebenen Studierenden vorab eingetragen. Die Angaben sind nach Name und Vorname alphabetisch sortiert. Bei allen fehlen aber noch die Angaben zum Beginn der Promotion (Datum der Annahme als Doktorand). Bitte prüfen und ergänzen Sie die Angaben über den zur Promotion berechtigenden Abschluss. Falls ein eindeutiger Abschluss im Promotionsfach bei uns bereits erfasst war, haben wir auch diese Angaben bereits eingetragen. Das muss aber nicht in allen Fällen mit den im Fachbereich vorliegen Daten übereinstimmen. Alle nicht als Promotionsstudierende eingeschriebenen Personen müssen ergänzt werden, über diese liegen in TUCaN noch keine Angaben zur Promotion vor. Stand: September 2017 Dezernat II, Referat Campus Management 1

4 2. Vorgehen beim Bearbeiten der Excel-Tabelle In der Excel-Tabelle sind die Daten in zusammengehörigen Spalten gruppiert. Die Angaben zu Nachname und Vorname dienen nur der Auffindbarkeit für die interne Bearbeitung an der TU Darmstadt. Diese Daten gehen nicht an das Statistische Landesamt. Dieses erhält laut gesetzlicher Vorgabe nur die ersten vier Zeichen des Vornamens (oder des Nachnamens, wenn die Person keinen Vornamen hat). Die eigentlichen Daten sind in Spalten organisiert, von denen einige Überschriften farblich markiert sind. Zu den farblich markierten Spaltenüberschriften (z.b. Geburtsland) gibt es eine dazugehörige Hilfstabelle auf einem eigenen Tabellenblatt. Diese Tabellenblätter enthalten Hinweise, Erläuterungen und statistische Schlüssel. Für das Ausfüllen der jeweiligen Spalte sind diese Angaben zu berücksichtigen bzw. die jeweilige Dropdown-Liste zu benutzen. Die Hilfstabellen sind nach folgendem System angeordnet: Weist eine Dropdown-Liste ausschließlich Zahlenwerte auf und bedarf einer Erklärung, so befindet sich die Hilfstabelle vorne. Diese Hilfstabelle weist die gleiche farbliche Markierung auf wie die dazugehörige Spalte(z.B. die Farbe Blau für Art der Promotion ). Die grau hinterlegten Spalten befinden sich direkt hinter den farblich markierten Hilfstabellen. Bei diesen Spalten können Sie direkt die Werte der Dropdown-Liste auswählen (z.b. bei Geschlecht m für männlich ). Bitte füllen Sie die Daten in die Originaltabelle nach Vorgabe ein, und verändern Sie NICHT die Tabellenstruktur oder -formatierung. Bei allen Dropdown-Feldern haben Sie auch die Möglichkeit, die Eingabe manuell vorzunehmen. Bei Fragen setzen Sie sich bitte mit dem Dezernat II, Referat Campus Management in Verbindung (CampusManagement@tu-darmstadt.de). 3. Tabellenspalten mit farblicher Markierung 3.1. Statistische Schlüssel Spalten: Art der Promotion, Hochschule, Art der ersten HZB, Art der Abschlussprüfung, Erwerb der HZB der Bundesländer und Kreise Es gibt Dropdown-Listen, bei denen Sie statistische Schlüssel verwenden müssen. Als Beispiel sei hier die Spalte Hochschule der Ersteinschreibung genannt. In der zugehörigen Hilfstabelle ( Hochschule ) sind die Schlüssel mit den Namen der Hochschulen aufgeführt. Wählen Sie dann bitte den zutreffenden Schlüssel in der Dropdown-Liste aus. Tipp zur Suche in der Hilfstabelle: Wenn Sie sich das Suchen einer Hochschule erleichtern wollen, benutzen Sie bitte die Suchfunktion von Excel (Strg F)! Dort können Sie z.b. Frankfurt eingeben und Excel verweist Sie auf den entsprechenden statistischen Schlüssel. Stand: September 2017 Dezernat II, Referat Campus Management 2

5 Beachten Sie hierbei, dass es in manchen Städten (wie auch hier in Darmstadt) mehrere Hochschulen gibt. Achten Sie darauf, dass Sie bitte den zutreffenden Schlüssel auswählen (ggf. Suche über die Funktion Weitersuchen ). Die Felder Bundesländer und Kreise sind besonders zu beachten. Die Bundesländer sind mit Zahlenwerten von auszuwählen. Wenn Sie einen Wert manuell eingeben, müssen Sie ggf. auch die führende Null mit eingeben. Nach Auswahl des Bundeslandes erfolgt die Zuordnung des Kreises. Hierzu benutzen Sie bitte die dazugehörige Hilfstabelle. Die Kreise sind nach Bundesländern sortiert. Die Hilfstabelle beginnt mit den alten Bundesländern, sortiert von Norden nach Süden. Die Auflistung der neuen Bundesländer erfolgt anschließend. Für das Ausland wird in der Spalte für das Bundesland der Zahlenwert 99 verwendet und in diesem Fall muss in der nächsten Spalte kein Kreis ausgewählt werden. Stattdessen muss in diesem Fall ein Land in der übernächsten Spalte eingetragen werden. Regel: Wenn ein deutsches Bundesland angegeben wurde, muss ein Kreis angegeben sein. Wenn in der Spalte Bundesland der Schlüssel 99 (Ausland) vorliegt, muss ein Land angegeben werden Bezeichnungen Spalten: Geburtsland, Staatsangehörigkeit, Weitere Staatsangehörigkeit, Staaten, Promotionsfach, Art der Promotion, 1. Studienfach Andere Dropdown-Listen, wie z.b. bei dem Fall Geburtsland, enthalten keine statistischen Schlüssel und sind entsprechend mit der Länderbezeichnung in der Dropdown-Liste auszuwählen Auswahl eines Buchstabens Spalten: Geschlecht, Immatrikulation, Teilnahme an einem strukturierten Promotionsprogramm, Beschäftigungsverhältnis an der Hochschule der Promotion Diese Felder enthalten eine Dropdown-Liste, bei der Sie entweder j für ja oder n für nein auswählen müssen. Im Fall des Geschlechts steht m für männlich und w für weiblich. Ein strukturiertes Promotionsstudium umfasst laut Statistikvorgaben Promotionsstudiengänge, Promotionsprogramme, Graduiertenschulen, Graduiertenkollegs. Unter strukturierten Promotionsprogrammen werden dabei solche Programme der Doktorandenförderung verstanden, die ein strukturiertes Veranstaltungsprogramm für alle Teilnehmer anbieten und zwei der folgenden drei Bedingungen erfüllen: (1) gemeinsame Verantwortung für die Betreuung der Doktoranden durch die beteiligten Stand: September 2017 Dezernat II, Referat Campus Management 3

6 Hochschullehrer, (2) offenes, wettbewerbliches Aufnahmeverfahren mit Ausschreibung, (3) Stipendien oder Stellen für zumindest einen Teil der teilnehmenden Doktoranden Zahlenwerte Spalten: Semester der Ersteinschreibung, zur Promotion berechtigende Abschlussprüfung, Studienform Bitte entnehmen Sie entsprechend der Überschrift der dazugehörigen Hilfstabelle die Zahlenwerte. 4. Tabellenspalten ohne farblicher Markierung Spalten: Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Promotionsbeginn, Jahr der Ersteinschreibung, Monat des Prüfungsabschlusses, Jahr des Prüfungsabschlusses, Jahr des ersten Erwerbs einer HZB Felder, die keine farbliche Markierung aufweisen (z.b. Geburtsdatum), sind entsprechend der jeweiligen Datenart auszufüllen. Hierzu gibt es keine Dropdown-Liste oder Hilfstabelle. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Stand: September 2017 Dezernat II, Referat Campus Management 4

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