IT-Projektportfoliomanagement im Spannungsfeld zwischen Geschäftsbedürfnis und Architekturplanung

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1 IT-Projektportfoliomanagement im Spannungsfeld zwischen Geschäftsbedürfnis und Architekturplanung Stephan Hofstetter, Hans-Jakob Gfeller, BAT

2 Agenda 1 Die Informatik der SBB 2 Zielsetzung und Herausforderung des IT Portfoliomanagements 3 Hebel für die Steuerung des Portfolios 4 Ausblick SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

3 Die Informatik der SBB

4 Die Herausforderungen der SBB IT. Der IT Bedarf nimmt zu. Anforderung an Sicherheit und Zuverlässigkeit Unterstützung des Geschäfts bei Effizienz- und Kapazitätssteigerungen Effizienter Einsatz von IT- Mitteln Technologiewandel Bewältigung der Komplexität Unterstützung der Zusammenarbeit im integrierten Konzern SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

5 Die Informatik der SBB ist der IT-Dienstleister für den gesamten Konzern. SBB Güterverkehr Personenverkehr Konzern Steuerungsund Dienstleistungsfunktionen Infrastruktur Immobilien Solution Center P Solution Center I Solution Center G Solution Center F Informatik Unternehmensentwicklung 1100 Mitarbeitende 1200 Anwendungen Finanzielles Gesamtvolumen: 580 MCHF / J Projektvolumen: 200 MCHF / Jahr 200 Projekte / Jahr Architektur & Qualität Software Enngineering Operation Management SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

6 Zielsetzung und Herausforderung des IT Portfoliomanagements

7 Das IT-Portfoliomanagement dient dazu, einen nachhaltigen Mitteleinsatz zu gewährleisten und beinhaltet die Planung, Steuerung, Anpassung und Verwaltung aller geplanten und aktiven IT-Investitionen In der IT-Strategie wurde vereinbart, dass die Gesamtkosten IT (TCO) in Relation zum SBB Betriebsertrag bis ins Jahr 2017 gesenkt werden müssen. Ziel des IT-Projektportfoliomanagements ist es, im Rahmen der finanziellen Mittel, diejenigen IT-Projekte mit dem grösstmöglichen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele zur Umsetzung zu bringen. Transparente und nachvollziehbare Steuerung zur Erreichung der strategischen Ziele. Sicherstellung eines ausgewogen Portfolio-Mix mit betriebskostensenkenden, innovations- und effizienzsteigernden sowie werterhaltenden Investitionen SBB Informatik UE-PPM

8 Das SBB IT-Projektportfolio Eigenschaften und Leistungen des IT-Projektportfolio Managements. Das SBB IT-Projektportfolio... ist abgeleitet aus den Geschäftsportfolios beinhaltet unterschiedliche Arten von Projekten wie, z.b. Entwicklungs-, Plattform-, Wartungs- und Org.-Projekte ist Grundlage für die Produktionsplanung der Informatikmitarbeitenden Das IT-Projektportfoliomanagement schafft eine ganzheitliche Sicht auf IT-Investitionen (Information, Transparenz) stellt Grundlagen (Wirkungen, Priorisierung, Szenariofähigkeit, etc.) für eine sachliche Diskussion zwischen allen Beteiligten zur Entscheidungsfindung bereit SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

9 Die inhaltliche Planung und die finanzielle Planung sind aufeinander abgestimmt. SBB IT Finanzielle IT Steuerung Projektportfoliomanagement Auftraggeber Division oder CIO Bebauungsplanung Details siehe: SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

10 Die Steuerungsfunktion und die Abwicklung der Vorhaben wird durch die IT wahrgenommen. SBB IT Finanzielle IT Steuerung Auftraggeber Division oder CIO Bedarf Projektportfoliomanagement Bebauungsplanung SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

11 Hebel für die Steuerung des Portfolios

12 Die beiden Steuerungshebel des Portfoliomanagements. Steuerung des Projektportfolios Architektursteuerung Effizienzsteigerungen Senkung der Stückkosten SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

13 Business - IT Alignment Transparenz hinsichtlich der IT- Kostenentwicklung pro Division und Geschäftsbereich schaffen, basierend auf deren Geschäftsentwicklung und den daraus abgeleiteten IT- Bedürfnissen. finanzielle Steuerung der IT- Investitionen mit Aussagen über die Effektivität der geplanten Investitionen abgleichen Die Grafik illustriert die Überführung der Strategie in die Finanzplanung und den Bereich des Business/IT Dialogs Alignment Business - IT 3-40 Jahre 1 5 Jahre >= 1 Jahr Unternehmensstrategie SBB Divisions- Konzernbereichs- Geschäftsbereichsstrategien IT Bebauungsplanung Finanzielle Planung Mehrjahresplanung (MUP) Jahresplanung (Budget) Projekt / Wartung Produkt / Betrieb Vorhabens- / Projektsicht Strategische Sicht (Alignement). Scope Projektportfoliosteuerung SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

14 Die Investitionspriorisierung über den Portfolio-Mix basiert auf WeRRRE. Die Vorhaben im IT Projektportfolio werden nach WeRRRE kategorisiert. Da über die WeRRRE-Logik die Entwicklung der IT-Betriebskosten nicht genügend gesteuert werden kann, werden Vorgaben zu betriebskostensenkenden Projekten gemacht. Ein festgelegter Anteil des Projektvolumens aus der Kategorie «E» muss dafür investiert werden. Bspw. Ablösen von alten Anwendungen und Technologien oder Konsolidierung von Applikationen mit ähnlicher Funktionalität. Gesamtprojektvolumen We (Werterhalt) 188,8 38,3 WE Werterhalt, Ersatz, Lifecycle Kein Anstieg der Betriebskosten durch Projekte aus dieser Kategorie R (Rechtliche Verpflichtung) R (Risikovermeidung) 18,3 27,0 R Rechtliche Verpflichtung, erforderlich zur Aufrechterhaltung des Betriebs R (Realisierungserfordernis) 18,0 R Risikovermeidung, Sanierung R Phase Realisierung und Einführung Abbruchkosten > Fertigstellungskosten E (Effektivität und Effizienz) 87,2 Budget 2012 Projektvolumen mit betriebskostensenkender Wirkung (15% für 2012; 28.5 MCHF) E Effektivität und Effizienz Nachweisbarer positiver Business Case (ab Ende Grobkonzept). SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

15 Die Architektursteuerung erfolgt über den Bebauungsplan und die Projektsteuerung Finanzielle IT Steuerung SBB IT Auftraggeber Division oder CIO Projektportfoliomanagement Bebauungsplanung Treiber Handlungsfeld Ziele Technologie Ist-Bild (Inventar) Projekt Roadmap Lösungsvorschlag Bebauungsplanung Ziel-Bild RfA Request for Architecture Projekte Geschäftsarchitektur Anwendungsarchitektur Technologiearchitektur Geschäftsarchitektur Anwendungsarchitektur Technologiearchitektur Wiederverwendung Ablösung Standardisierung Dokumentation Nachführung SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

16 Die Einsparungsziele sind noch nicht erreicht. Cargo Wirkung verschiedener Projekte auf IT Betriebskosten IT Betriebskosten Erstautomatisierung Ersatz / Erhalt / Erweiterung Ersatz mit Kostensenkungsziel Sanierung /Optimierung Geschäftsnutzen SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

17 Ausblick

18 Die einzelnen Disziplinen werden unter ein Prozessdach gestellt. Finanzielle IT Steuerung SBB IT Auftraggeber Division oder CIO Projektportfoliomanagement Bebauungsplanung RfA IT Bedarf planen Dokumentation Nachführung Projekte SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

19 Die einzelnen Disziplinen werden unter ein Prozessdach gestellt. Finanzielle IT Steuerung SBB IT Projektportfoliomanagement Projekte Auftraggeber Division oder CIO IT Bedarf planen Bebauungsplanung RfA Dokumentation Nachführung SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

20 Unser Unterstützungsbeitrag: Ausgewählte Projekte der SBB IT zu den Herausforderungen ihrer Auftraggeber. Senkung der IT Kosten FITS: Implementierung neues Führungsmodell bei Cargo Modernisierung / Konsolidierung IT-Systeme Dinar: Optimierung Anlagemanagement SOPRE: Integrierte Ressourcenplanung ZPS: Ablösung öv Vertriebssysteme oneintranet Arbeitsplatz 2016 New SCM: Standardisierung Einkaufsprozess Automatisierung HR-Prozesse Standardisierung in Steuerungsund Supportprozessen SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

21 Zusammenfassung Was wurde schon erreicht? Die Portfolio- und Architekturprozesse sind etabliert und untereinander abgestimmt. Das Projektportfolio schafft Transparenz über die IT Projekte und erlaubt die finanzielle Steuerung. Die Bebauungsplanung schafft inhaltliche Transparenz und erlaubt die Steuerung der Projekte. Architekturentscheide fussen vermehrt auf wirtschaftlichen Überlegungen. Was kommt als Nächstes? Die Prozesse werden renoviert, damit mehr Zeit auf die Inhalte verwendet werden kann. Was bleibt schwierig? Die Steuerung des Business funktioniert nur im Dialog und nur wenn das Management mitzieht. Architektursteuerung ist «Kleinarbeit» die Big Points dürfen aber nicht aus den Augen verloren werden. SBB Informatik IT-UE & IT-AQ

22 Fragen und Antworten Portfoliomanagement Stephan Hofstetter Bebauungsplanung Hans-Jakob Gfeller Die Unternehmensarchitektur der SBB sucht motivierte Mitarbeiter. Weitere Informationen unter: Referenznummer 15312

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