Die Software für Personaldienstleister

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1 Die Software für Personaldienstleister

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung 3 TIME-JOB - Grundmodule Aufbau TIME-JOB 4 Bewerbermanagement 5 Personalmanagement 6 Kunden und Interessenten 7 CRM 8 Disposition 9 Arbeitnehmerüberlassung 10 TIME-JOB - Spezialmodule Arbeitssicherheit 11 Aufbau Modul Arbeitssicherheit 12 Online Bewerbermanagement 13 INCAS 14 Elektronische Zeiterfassung 15 CTI Enterprise 16 Unsere Dienstleistungen Support und Service 17 Schulungen - Seminare - Workshops 18 Kooperationen und Partnerschaften 19 Hosting 21 GEDAT - Unternehmensprofil 22 2 Inhaltsverzeichnis

3 Professionelle Software für Zeitarbeit und Personaldienstleistung Spezialisiert auf die Anforderungen der Personaldienstleistungsbranche Laufende Anpassung an die gesetzlichen und tariflichen Vorgaben Schnittstellen zu gängigen Lohnund Finanzbuchhaltungs- Programmen Umfangreicher Dispositions-, Kalkulations- und Auswertungsteil Zahlreiche Spezialmodule Individuelle Anpassungsmöglichkeiten Innovative Technik Hohe Flexibilität durch individuelles Prozessmanagement TIME-JOB ist ein modular aufgebautes Softwaresystem, das speziell auf die Anforderungen und Arbeitsabläufe von Zeitarbeit und Personaldienstleistung abgestimmt ist. Leistungsfähig und umfassend, gleichzeitig übersichtlich und einfach in der Handhabung. Die Software deckt den gesamten Aufgabenbereich der Branche von der Verwaltung der Stammdaten über die Erfassung von Aufträgen und Tätigkeitsnachweisen bis zur Fakturierung und Bruttolohnabrechnung ab. Dabei greifen alle Programmfunktionen auf die einmal erfassten Stammdaten zu. Mit TIME-JOB erledigen Sie die vielfältigen administrativen Aufgaben der Personaldienstleistung zuverlässig und professionell. Schnittstellen zu allen gängigen Lohn- und Finanzbuchhaltungs-Programmen sorgen bei sachgerechter Einrichtung für eine sichere Übergabe von Stammund Bewegungsdaten. Für besondere Aufgabenbereiche, wie z.b. Arbeitssicherheit, elektronische Zeiterfassung u.v.m. stehen zahlreiche Spezialmodule zur Verfügung, um die das Programm jederzeit erweitert werden kann. Durch ausgeprägte Parametrisierungs- und Gestaltungselemente ist TIME-JOB in der Lage, sich optimal an Ihre individuellen Arbeitsabläufe anzupassen. 3 Professionelle Software für Zeitarbeit und Personaldienstleistung

4 4 Aufbau TIME-JOB

5 Bewerbermanagement TIME-JOB Grundmodul Online-Einbindung der Berufe und der dazugehörigen Fertigkeiten gemäß Bundesagentur für Arbeit Effiziente Bewerberverwaltung und automatisierte Workflows Automatische Profilerstellung im eigenen CI-Design Umfangreiche Recherche Digitale Bewerberakte Verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorteil, wenn es darum geht, die besten Bewerber für Ihre Kunden zu gewinnen! Egal, ob Sie eine passgenaue Stelle für einen Bewerber finden möchten oder eine offene Stelle mit dem passenden Bewerber besetzen wollen mit TIME-JOB sind Sie auf alle Herausforderungen vorbereitet. Bewerberdaten können auf manuellem oder elektronischem Weg schnell erfasst und unmittelbar in jede Recherche bei Personalanfragen einbezogen werden. Durch die automatisierte Erstellung von professionellen Berufsprofilen Ihrer Mitarbeiter und Versendung als - Anhang können Sie auf Anfragen sofort reagieren. 5 Bewerbermanagement

6 Personalmanagement TIME-JOB Grundmodul Von der Erfassung und Pflege der Mitarbeiterstammdaten bis zur optimalen Disposition Ihrer Zeitarbeitnehmer unterstützt TIME-JOB Sie bei allen Arbeitsschritten zuverlässig und professionell. Die in TIME-JOB hinterlegten aktuellen tariflichen und gesetzlichen Regelungen sorgen für eine ordnungsgemäße Lohn-/Gehaltsabrechnung. Ergänzende Daten für die Lohnabrechnung, mitarbeiterspezifische Leistungen, Fehlzeiten und Abschlag, auch mit Vorschussverwaltung, haben Sie so sicher im Griff. Übersichten zu den verschiedensten Bereichen wie Arbeitszeitkonto, Einsatzhistorie, Urlaubsübersicht etc. werden jeweils bei Anwahl der entsprechenden Funktion aktuell erstellt. Tarifgemäße Abrechnung inkl. automatischer Tarifanpassung Branchenzuschläge Arbeitssicherheit auf Basis der BG-Vorschriften Planeinsatzübersichten Arbeitszeitkonto Urlaubskonto Digitale Personalakte 6 Personalmanagement

7 Kunden und Interessenten TIME-JOB Grundmodul Übersichtliche Akquise Verwaltung der Kontaktpersonen Digitale Kundenakte Arbeitssicherheit auf Basis der BG-Vorgaben Zentrale Kundenverwaltung Vielfältige Auswertungen und Statistiken Vor- und Nachkalkulationen Die Erfassung der Stammdaten und die Navigation durch die Arbeitsprozesse sind eine Serie miteinander verknüpfter Schritte. Logisch aufgebaut und einfach zu bearbeiten. Der komplette Prozess vom Angebot bis zur Rechnung wird in der Software abgebildet. Alle Dokumente werden als PDF im System hinterlegt. Eine für alle Kunden/Interessenten einheitliche, von Ihnen selbst festzulegende Ordnerstruktur erleichtert die Ablage und den Zugriff auf die Korrespondenz. Über die Maske Aktivitäten können Sie jederzeit alle Kontakte mit Ihrem Kunden nachverfolgen. Durch umfangreiche Kalkulations- und Auswertungsmöglichkeiten haben Sie immer den gewünschten Überblick. 7 Kunden und Interessenten

8 CRM Customer Relationship Management TIME-JOB Grundmodul Kommunikation ist in der heutigen Zeit wichtiger denn je. Deshalb bietet Ihnen TIME-JOB CRM alle Möglichkeiten, die Kommunikation ( s, Telefonate, Angebote etc.) sowohl übersichtlich zu erfassen als diese auch im Nachgang auszuwerten. Das TIME-JOB CRM unterstützt Sie z.b. bei der Erstellung maßgeschneiderter Angebote oder der transparenten Dokumentation des Kundenmanagements. Organisieren Sie versendete Angebote, analysieren Sie im Nachgang die Ergebnisse und schaffen Sie so die Basis für eine erfolgreiche Kundenbeziehung. Kontakthistorie für Telefonate, Meetings, Briefkontakte, s, Anfragen, Angebote, Verträge und mehr Umsatzzahlen, Daten und Fakten Transparenz und Reporting 8 CRM

9 Disposition TIME-JOB Grundmodul Mitarbeiterbedarfsplanung und Ressourcenplanung Bedarfsprognose, Bedarfsabfrage Einfache Profilsuche Fristenalarm Vor- und Nachkalkulation Zentrale Aufgabe der Disposition in TIME-JOB ist der schnelle Abgleich zwischen Kundenanfragen und verfügbaren Mitarbeitern. Stellen Sie sich mit TIME-JOB der Herausforderung, offene Stellen optimal zu besetzen und so Kunden und Mitarbeiter zufrieden zu stellen. Umfangreiche Übersichten und Plantafeln unterstützen Sie bei dieser Aufgabe und ermöglichen Ihnen jederzeit einen tagesaktuellen Überblick über den Planungs- und Einsatzstand Ihrer Mitarbeiter. Anstehende Termine, Fristen und Rückmeldungen werden durch den automatischen Fristenalarm nachgehalten. 9 Disposition

10 Arbeitnehmerüberlassung TIME-JOB Grundmodul In diesem Modul fließen die Daten Ihrer Mitarbeiter und Kunden zusammen. Auch ein Einsatz Ihres Mitarbeiters an unterschiedlichen Arbeitsstellen Ihres Kunden kann durch die multiple Zuordnung von Einsatzorten in einem Auftrag abgewickelt werden. Die Einsatzorte können zeitlich abgegrenzt werden oder auch parallel laufen. Für jeden Einsatzort kann eine individuelle Bestimmung der Konditionen (z.b. Auslösekonditionen) hinterlegt werden, die für die Rechnungsstellung sowie auch für die Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Zu jedem Tag der Woche erhalten Sie detaillierte Informationen zu den rechnungs- und lohnseitig generierten Leistungen. Der AÜV wird mit allen Details historisiert. Die integrierte Reisekostenabrechnung stellt sicher, dass den steuerlichen Regelungen Rechnung getragen wird. Tätigkeitsnachweise manuell oder per elektronischer Zeiterfassung Arbeitssicherheit inkl. Plausibilitätsprüfung Automatische Berechnung der Auslöse und Überstundensätze Ermittlung der Branchenzuschläge Auslandseinsätze Fehlzeitenerfassung Abrechnung Krank/Urlaub nach Tarif 10 Arbeitnehmerüberlassung

11 Arbeitssicherheit TIME-JOB Spezialmodul Definition der Maßnahmen für die Gefährdungsbeurteilung Überwachung der erforderlichen Maßnahmen Arbeitsplatzbesichtigungsprotokoll Unfalldokumentation und Auswertung Unterweisungsfragebögen und gesetzliche Grundlagen stehen immer aktuell im Programm zur Verfügung Der konsequente Arbeits- und Gesundheitsschutz ist eine immer wichtiger werdende Anforderung an das Management professionell arbeitender Personaldienstleistungsunternehmen. Die permanente Ermittlung und Beurteilung der Arbeitsbedingungen, die Definition und Einschätzung der jeweiligen Arbeitsplatzgefährdung sowie die Erarbeitung der notwendigen Maßnahmen und deren regelmäßige Dokumentation stehen als Aufgaben an. Das TIME-JOB-Modul Arbeitssicherheit unterstützt Sie dabei, die Bereiche Vorsorge, Schutzausrüstung, Unterweisungen und Unfälle gezielt zu bearbeiten und lückenlos nachzuverfolgen. Unter Vorsorge werden die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Vorsorgeuntersuchungen mit den jeweiligen Ergebnissen, den nächsten anstehenden Terminen und der Feststellung der Eignung des Arbeitnehmers für bestimmte Tätigkeiten bearbeitet. Im Bereich Schutzausrüstung wird automatisch nachgehalten, welche spezielle Ausrüstung für welchen Arbeitsplatz erforderlich ist und wann der Arbeitnehmer diese übernommen bzw. zurückgegeben hat. Unter Unfalldokumentation werden alle Daten des jeweiligen Vorgangs übersichtlich erfasst, verarbeitet, statistisch aufbereitet und die jeweiligen Kosten ermittelt. 11 Arbeitssicherheit

12 12 Aufbau Modul Arbeitssicherheit

13 Online Bewerbermanagement TIME-JOB Spezialmodul Automatische Anbindung an Jobbörsen und Arbeitsmarktportale Bereitstellung im eigenen firmenspezifischen Corporate Design Automatisierte Übernahme von -Bewerbungen Sofortige Übermittlung aller Bewerberdaten an TIME-JOB Schnittstellen in die sozialen Netzwerke Das webbasierte Bewerbermanagement unterstützt Sie in sämtlichen Rekrutierungsprozessen von der einfachen Publikation von Stellenangeboten bis hin zur Bewerberdatenerfassung bei Online-, oder Printbewerbungen. Die sofortige Übermittlung aller Bewerberdaten an TIME-JOB erfolgt durch die Echtzeit- Schnittstellenkommunikation zwischen TIME-JOB und. Nutzen Sie die zahlreichen Funktionalitäten der Online Rekrutierungssoftware wie Volltextrecherche, integrierte fachbezogene Testverfahren oder das Multi-Posting-Tool für Stellenangebote, das eine Veröffentlichung der Stellenanzeige in zahlreichen Stellenbörsen ermöglicht. 13 Online Bewerbermanagement

14 INCAS Integriertes Controlling- und Analyse-System TIME-JOB Spezialmodul Mit INCAS haben Sie geschäftsstellenübergreifend Zugriff auf alle in TIME-JOB eingetragenen Informationen. Mit diesem Tool erfassen Sie per Knopfdruck Ihre tatsächliche Unternehmensleistung schnell und präzise. Vorgefertigte geschäftsspezifische Analysen und Berichte, die jederzeit auf Ihr Unternehmen angepasst werden können, gewährleisten Transparenz und ein einheitliches Berichtswesen. Auswertungen per Knopfdruck Schnelle Datenübergabe an gängige Excel-Formate Umsätze, Fakten und Daten im direkten Zugriff Zentrale Periodenverwaltung Zentrales Formularwesen 14 INCAS

15 Elektronische Zeiterfassung TIME-JOB Spezialmodul Automatisches Einlesen der Stechzeiten aus Fremdsystemen Kompatibilität zu gängigen Zeiterfassungssystemen Automatische Generierung der Zulagen und Zuschläge Die elektronische Zeiterfassung und anschließende vollautomatisierte Weiterverarbeitung in TIME-JOB kann gegenüber der manuellen Erfassung von Stundenzetteln eine Arbeitsersparnis von bis zu 75 % erbringen. Hier bestehen verschiedene Möglichkeiten: o Die Daten werden über ein eigenes Zeiterfassungsgerät erfasst, das Sie bei Ihrem Kunden aufstellen. o Ihr Kunde setzt ein Zeiterfassungssystem ein und stellt Ihnen die erfassten Daten in Form einer Datei zur Verfügung. TIME-JOB unterstützt die gängigsten Zeiterfassungsformate. Die ermittelten Daten werden auf Knopfdruck oder zeitgesteuert in TIME-JOB eingelesen und dort gemäß Ihren Vorgaben zusammengefasst und verarbeitet. Die Tätigkeitsnachweise werden automatisch generiert.. 15 Elektronische Zeiterfassung

16 CTI Enterprise TIME-JOB Spezialmodul Computer Telephony Integration kurz CTI ist die Verbindung von Telekommunikation mit Informationstechnologie. Über die Standardleistungen von CTI hinausgehend profitieren Sie in allen Außenstellen Ihres Unternehmens von den Vorteilen einer modernen CTI (sofern Ihre Telefonanlage TAPI 2.0 unterstützt und eine direkte Verbindung zu TIME-JOB besteht). Über die automatische Identifikation in TIME-JOB sehen Sie vor Annahme des Gesprächs bereits, wer anruft. Durch die Annahme des Gesprächs wird automatisch eine Aktivität erzeugt, die direkt im System hinterlegt wird. Informationen zu dem Gespräch können Sie im angezeigten Kommunikations- und Aktivitätenfenster unmittelbar dokumentieren. Telefonbuch Identifikation des Kontaktes bei Anruf Direktes Wählen per Mausklick Jeder Anruf wird als Aktivität dokumentiert Verpasste Anrufe werden mit Anzeige des Kontaktes dokumentiert und historisiert Eine übersichtlich gestaltete Oberfläche mit allen relevanten Informationen, intelligente Suchmöglichkeiten und ein effizientes Aktivitäten-Management unterstützen Sie dabei, Ihren Workflow reibungslos zu gestalten. 16 CTI Enterprise

17 Support und Service Unser Customer Management Team ist für Sie da, wenn Sie im Tagesgeschäft Unterstützung benötigen. Unsere Mitarbeiter verfügen über fundierte Programm- und Branchenkenntnisse und helfen Ihnen schnell und unkompliziert weiter. Unsere Kunden kennen keine langen Warteschleifen, sondern werden umgehend mit einem kompetenten Ansprechpartner verbunden. Unsere Leistungen: Unterstützung in allen Fragen rund um TIME-JOB Durchführung / Begleitung von Programm-Updates Fernwartung und -unterstützung Vor-Ort-Begleitung zu spezifischen Themen Planung und Umsetzung individueller Projekte 17 Support und Service

18 Schulungen - Seminare - Workshops Voraussetzung für den optimalen Einstieg in unsere Software ist eine gründliche Schulung der Anwender. Unsere erfahrenen Trainer kennen die Fragen, die in der Praxis auftreten und präsentieren Ihnen hilfreiche Lösungen. Ihre tägliche Arbeit wird dadurch leichter und effizienter. Wir unterrichten in kleinen Gruppen von maximal 10 Personen in unseren professionell ausgestatteten Seminarräumen in Cölbe bei Marburg oder - auf Wunsch - bei Ihnen vor Ort. Kleine Gruppen bis maximal 10 Personen Professionell ausgestattete Seminarräume Kundenspezifische Seminare und Workshops Regelmäßige Anwendertreffen Laufendes Seminarprogramm Neben den Basisschulungen zum Programmeinstieg bieten wir eine Vielzahl von Seminaren und Workshops zu unseren Spezialmodulen an. Für Firmenschulungen stellen wir die Themen auch gerne individuell nach Ihren Wünschen zusammen. 18 Schulungen - Seminare - Workshops

19 Kooperationen und Partnerschaften Durch strategische Kooperationen und Partnerschaften mit ausgewählten Unternehmen erweitern wir die Bandbreite unserer angebotenen Lösungen. Dadurch können wir Ihnen in allen Bereichen größtmögliche Fachkompetenz anbieten. Zu unseren Kooperationspartnern zählen wir sowohl namhafte Unternehmen aus den Bereichen Lohn- und Finanzbuchhaltung als auch ein breites Spektrum an Spezialisten aus dem IT-Bereich. Für Sie bedeutet dies: gebündeltes Know-how, neueste, gesicherte Technologien und erstklassige Beratung auf breiter Basis. DATEV eg DATEV eg ist einer der führenden Anbieter kaufmännischer Software für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte in den Bereichen Lohnbuchhaltung, Rechnungswesen, Personalwirtschaft und Steuern. GEDAT arbeitet seit Jahren erfolgreich mit DATEV zusammen. Schnittstellen zwischen TIME-JOB und den Softwarelösungen von DATEV für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie das Rechnungswesen gewährleisten eine effektive Übergabe der Stamm- und Bewegungsdaten. Dadurch werden Doppelerfassungen vermieden und der Verwaltungsaufwand deutlich verringert. Eine Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem DATEV DMS ermöglicht die automatisierte und revisionssichere Archivierung der in TIME-JOB erstellten Dokumente. jobkontakt GmbH Compana Software GmbH Die Unternehmen jobkontakt GmbH und Compana Software GmbH sind unsere Kooperationspartner im Bereich des professionellen Online-Bewerbermanagements. Schwerpunkt ist die Vermittlung vakanter Stellen im gewerblich-technischen, kaufmännischen sowie im Fach- und Führungskräftebereich. Die Unternehmen stellen das aktive webbasierte Online-Bewerberportal jobkontakt zur Verfügung, auf das TIME-JOB-Anwender über eine Schnittstelle aus dem Programm heraus direkt zugreifen können. Alle Daten eines ausgewählten Bewerbers können von hier per Mausklick in TIME-JOB importiert werden. 19 Kooperationen und Partnerschaften

20 Jobframe GmbH Jobframe GmbH gilt als führender Anbieter im Bereich der unternehmensübergreifenden Erfassung, Aufbereitung und Auswertung von Arbeitszeitdaten in der Personaldienstleistungsbranche. Das Unternehmen bietet die webbasierte Software TimeBoard an. Über eine Schnittstelle zwischen den Softwarelösungen TIME-JOB und TimeBoard werden erfasste Stammdaten wie Kunden, Mitarbeiter, Aufträge und Einsatzorte von TIME-JOB direkt an TimeBoard übergeben; eine doppelte Erfassung ist nicht erforderlich. Die in TimeBoard aufbereiteten und abgestimmten Arbeitszeiten werden per Mausklick an TIME-JOB übertragen. Die nahtlose Integration bietet einen durchgängigen digitalen Prozess ohne Medienbruch. Mabach GmbH Mabach GmbH stellt das Suchportal mein- Monteurzimmer.de für Monteur- und Handwerkerunterkünfte zur Verfügung. Personaldisponenten finden hier schnell und einfach die passende Unterkunft für ihre Monteure und Mitarbeiter. Über eine kostenfreie App sind die Vorteile des Portals auch mobil verfügbar. Damit TIME-JOB-Nutzer ihre Aufträge besser planen können, wurde mein-monteurzimmer.de in die Software integriert. Mit Hilfe einer Schnittstelle können Disponenten unter der Rubrik Auftrag zu einem dort angelegten Einsatzort auf Zimmersuche gehen. 20 Kooperationen und Partnerschaften

21 Full-Service-Providing und Cloud Computing Keine Kapitalbindung durch die Anschaffung von Hard- und Software Nutzung von Software, ohne sich um deren Betrieb kümmern zu müssen Kalkulierbare monatliche Betriebskosten Kosteneffizienz durch Shared- Datacenter-Konzept Nutzung neuester Server- Technologien Hohe Datensicherheit Die rasante Entwicklung im Technologie- und Hardwaresektor stellt viele Unternehmen heute vor große Herausforderungen: Datensicherheit, Virtual Private Network und Cloud IT sind nur einige dieser Themen. Eine interessante und zunehmend genutzte Möglichkeit ist das Cloud Computing. Wir bieten Ihnen die Nutzung eines modernen, hochverfügbaren und leistungsstarken Rechenzentrums an, falls Sie über keine eigene Server-Infrastruktur verfügen. Unsere sicheren und leistungsfähigen Komplettlösungen werden dabei optimal auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt. Wir übernehmen für Sie sämtliche IT-Dienstleistungen. D. h. Sie benötigen keinen eigenen IT-Spezialisten für den reibungslosen Betrieb Ihrer Systeme und somit für die Bereitstellung von TIME-JOB. 21 Hosting

22 Unternehmensprofil GEDAT Gesellschaft für Datentechnik mbh ist einer der führenden Anbieter hochwertiger kaufmännischer Software für Zeitarbeit und Personaldienstleistung auf dem deutschsprachigen Markt. Mit 30 Jahren Erfahrung und einem umfassenden Angebot begleitender Dienstleistungen sind wir Ihr kompetenter Partner in allen Software- und IT-Fragen. Zu unserem Kundenkreis gehören sowohl KMU als auch große, international tätige Personaldienstleistungsunternehmen. Durch strategische Kooperationen und Partnerschaften mit ausgewählten Unternehmen können wir Ihnen in allen Bereichen die jeweils größtmögliche Fachkompetenz bieten. Die hohe Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen steht für uns an oberster Stelle. Unser Qualitätsmanagementsystem ist nach der internationalen Norm DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert. Wir freuen uns über Ihr Interesse! 22 Unternehmensprofil

23 G E D A T Gesellschaft für Datentechnik mbh Sonnenforum Lahnstraße 14 D Cölbe Telefon: +49 (0) 6421 / Fax: +49 (0) 6421 / Website: GEDAT April 2015 Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung

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