Benutzerhandbuch. Thema: Seniorweb. Dokumentinformationen. Autoreninformationen. Seite 1 von 29

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1 Thema: Dokumentinformationen Dateiname: benutzerhandbuch_v0.4.docx Speicherdatum: Autoreninformationen Autor: Agash Thamotharampillai Tel: Seite 1 von 29

2 Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis... 2 Tabellenverzeichnis... 2 Änderungsgeschichte Einleitung Sinn und Zweck Abkürzungen Frontend Login Support Backend Support Wissensartikel Regionalgruppe Blogbeiträge Regionalgruppen Events Regionalgruppen Lerncenter Blogbeiträge Lerncenter Kurs Lerncenter Verzeichnis Themengruppe Abbildungsverzeichnis Es konnten keine Einträge für ein Abbildungsverzeichnis gefunden werden. Tabellenverzeichnis Tabelle 1 Änderungsgeschichte... 2 Tabelle 2 Abkürzungen... 3 Änderungsgeschichte Version Datum Autor Details tha, fij Dokument erstellt, Zwischenrelease tha Dokument angepasst, Zwischenrelease tha Dokument angepasst, Zwischenrelease tha Dokument angepasst, Zwischenrelease 04 Tabelle 1 Änderungsgeschichte Seite 2 von 29

3 1 Einleitung 1.1 Sinn und Zweck Das vorliegende Dokument beschreibt die Verwendung der verschiedenen Funktionen auf der Website seniorweb.ch 1.2 Abkürzungen Abkürzung Beschreibung NYP Noser Young Professionals Tabelle 2 Abkürzungen Seite 3 von 29

4 2 Frontend Als Frontend wird in diesem Dokument die Ansicht eines Endbenutzers ohne spezielle Rechte (oder keine) gemeint. Diese können registrierte Benutzer wie auch nicht registrierte Benutzer darstellen und sind nicht Mitarbeiter von. Die Mitarbeiter von haben auch Zugriff auf das Frontend. 2.1 Login Um zum Login-Formular zu gelange, klicken Sie bitte auf den Link Anmelden oben Rechts im Layout der Seite (im folgenden Bild rot eingekreist): Sie gelangen nun auf eine Seite, mit zwei Feldern, in welchen Sie ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort eingeben können: Seite 4 von 29

5 Klicken Sie anschliessend auf Anmelden. Wenn Sie Ihre Daten inkorrekt eingetragen haben, oder ein Benutzer noch nicht erfasst wurde, wird das Feld vom Benutzernahmen rot eingerahmt um den Benutzer auf den Fehler hinzuweisen. Das Passwortfeld wird aus Sicherheitsgründen geleert: Haben Sie Ihre die Daten korrekt eingetragen, so werden Sie auf die Startseite weitergeleitet. Der Link der Sie zum Anmeldeformular geführt hat, wird Sie ab jetzt wieder Abmelden und heisst dementsprechend nun auch Abmelden (im folgenden Bild rot eingekreist): Seite 5 von 29

6 2.2 Support Als nicht eingeloggter Benutzer können Sie über die Links oben Rechts im Layout der Seite auf die Supportseite Zugreifen (im folgenden Bild rot eingekreist): Sie werden auf die Supportseite weitergeleitet, wo Ihnen verschiedene Kontaktmöglichkeiten zum Support zur Verfügung stehen: Seite 6 von 29

7 Wenn Sie mit der Maus über das Skype-Call-Logo fahren, erscheint ein Dropdown mit zwei Möglichkeiten um den Support über Skype anzufragen. Entweder können Sie den Support direkt anrufen, oder direkt einen Chat beginnen: Haben Sie Skype nicht installiert, so erscheint eine Message-Box und leitet Sie zur Skype-Seite weiter auf welcher Sie Skype installieren können. Weiter finden Sie auf der Supportseite noch die Telefonnummer und die adresse über welcher der Support auch erreichbar ist. Über das Formular können Sie dem Support direkt ein Mail schreiben, ohne Ihr Mailprogramm verwenden zu müssen, Sie müssen dazu jedoch angemeldet sein (siehe Kapitel 2.1 Login). 3 Backend Als Backend wird in diesem Dokument die zusätzliche Ansicht eines Mitarbeiters von mit speziellen Rechten bezeichnet. Auf diese Ansichten haben andere Endbenutzer keinen Zugriff. 3.1 Support Um auf die Supportseite im Backend zu kommen, muss der Link in der Navigation angeklickt werden. Wichtig ist hierbei, dass dies nicht der grosse Knopf ist (der ja zum Frontend-Support führt), sondern dass es der Link links neben dem Kontakt ist. Wenn dieser Link nicht vorhanden ist, besteht die Möglichkeit, dass man nicht oder mit dem falschen Benutzer (zu wenig Berechtigungen) angemeldet ist. Die folgende Seite ist relativ selbsterklärend. Bei der Ticketsuche wird nach einem Ticket mit einem passenden Titel gesucht. Bei der Benutzersuche wird nach dem Benutzernamen gesucht. Seite 7 von 29

8 Die Filterkriterien der Tickets sind folgende: Assigned to me: Alle Tickets, die dem angemeldeten Supporter zugewiesen sind All open tickets: Alle offenen Tickets (egal, wem sie zugewiesen sind) Open tickets not assigned to me: Alle offenen Tickets, welche nicht dem angemeldeten Supporter zugewiesen sind. Unassigned: Alle nicht zugewiesenen Tickets (welche auch offen sind) Bei den häufigsten Fragern kann die Zeitspanne ausgewählt werden, die berücksichtigt werden soll. Die Links führen einem direkt zu wichtigen Formularen und Seiten. Wichtig: JavaScript muss aktiviert sein! Ticket erstellen (zu einem Benutzer) Sie müssen alle Schritte des Punktes 3.1 ausführen. Sie befinden sich danach auf der Supportseite im Backend. Geben Sie im Feld Benutzername beim Benutzer suchen den Namen des Benutzers ein, zu dem Sie ein Ticket erstellen wollen. Es erscheint eine Liste mit den Treffern. Klicken Sie beim gewünschten Benutzer auf Neues Ticket. Füllen Sie das folgende Formular aus und klicken Sie auf Speichern. 3.2 Wissensartikel Wissensartikel erstellen Um einen Wissensartikel erstellen zu können, muss man als Redaktor oder Chefredaktor angemeldet sein. Nach dem Anmelden muss in den Bereich Wissen navigiert werden. Auf dieser Seite muss der Link Neu auf der linken Seite unter den Kategorien angeklickt werden. Seite 8 von 29

9 Auf der folgenden Seite müssen die Werte des Wissensartikels eingetragen werden. Der Titel sollte ein treffender Einstieg in den Artikel sein. Er sollte nicht sehr lange sein. Er wird bei jeder Übersichtsseite angezeigt. Das Bild eines Artikels sollte möglichst aussagekräftig sein und dem Benutzer ins Auge springen. Es wird bei den Übersichtsseiten neben dem Titel angezeigt. Das Bild muss eine Auflösung von 142x104 Pixel haben, andere Bildgrössen werden skaliert und zugeschnitten. Die Sprache muss richtig ausgewählt werden, damit nur die Benutzer der jeweiligen Sprache den Artikel standardmässig sehen. Der Inhalt kann mit dem WYSIWYG-Editor gestaltet werden. Es empfiehlt sich, zuerst einen kurzen Einleitungstext zu schreiben, da der Anfang dieses Textes bei den Übersichtsseiten auch erscheint. Wenn gewünscht kann auch ein eigener Vorschautext (oder Zusammenfassung) erstellt werden, der dann bei der Vorschau angezeigt wird. Dabei ist zu beachten, dass auch dieser Text, falls er zu lang ist, gekürzt wird. Das Textformat kann ignoriert werden. Bei den Schlagwörtern (Tags) können mehrere Begriffe zum Artikel angegeben werden, die ihn klassifizieren. Je besser diese gewählt sind, desto besser werden die Benutzer ihn finden. Die Kategorie hat eine ähnliche Bedeutung wie die Schlagwörter. Im Gegensatz zu diesen können aber keine neuen Kategorien festgelegt und immer nur eine Kategorie ausgewählt werden. Sobald alle Werte eingetragen sind, kann der Artikel entweder in der Vorschau kontrolliert (ob alles korrekt angezeigt wird, so wie man es sich vorstellt) oder er kann direkt gespeichert werden. Der Artikel ist danach noch nicht veröffentlicht und deshalb noch nicht sichtbar. Er muss zuerst von einem Chefredaktor veröffentlicht werden Wissensartikel veröffentlichen Um einen Wissensartikel veröffentlichen zu können, muss man als Chefredaktor angemeldet sein. Nach dem Anmelden muss in den Bereich Wissen navigiert werden. Seite 9 von 29

10 Auf dieser Seite muss der Link Inhalt auf der linken Seite unter den Kategorien angeklickt werden. Auf der folgenden Seite kann in den Filtereinstellungen beim Status nicht veröffentlicht und beim Typ Wissensartikel gewählt werden. Nachdem dieser Filter angewendet wurde, werden alle nicht veröffentlichten Wissensartikel angezeigt. Um einen dieser Artikel zu veröffentlichen, wird bei diesem die Checkbox aktiviert und im Dropdown bei den Aktualisierungseinstellungen die Option Ausgewählten Inhalt veröffentlichen gewählt. Dann kann mit einem Klick auf Aktualisieren der Wissensartikel veröffentlicht werden. Seite 10 von 29

11 3.2.3 Wissensartikel rückdatieren Um einen Wissensartikel rückdatieren zu können, muss man als Chefredaktor angemeldet sein. Nach dem Anmelden muss in den Bereich Wissen navigiert werden. Auf dieser Seite muss der Link Inhalt auf der linken Seite unter den Kategorien angeklickt werden. Auf der folgenden Seite kann in den Filtereinstellungen beim Typ Wissensartikel gewählt werden. Seite 11 von 29

12 Nachdem dieser Filter angewendet wurde, werden alle Wissensartikel angezeigt. Klicken bei dem zu rückdatierenden Wissensartikel auf Bearbeiten. Auf der folgenden Seite befindet sich zuunterst ein Block mit Versionsinformationen, Informationen zum Autor und Veröffentlichungseinstellungen. Klicken Sie auf Informationen zum Autor und geben beim Feld geschrieben am das gewünschte Datum ein. Das Datum muss genau dem Format JJJJ-MM-TT (Sprich vier Zeichen für das Jahr, dann ein Bindestrich, zwei Zeichen für den Monat, also 01 und nicht nur 1 für den Januar, dann ein Bindestrich und zuletzt gleich wie beim Monat zwei Zeichen für den Tag). Die Uhrzeit entspricht dem Format HH:MM:SS. Das am Schluss bedeutet, dass wir uns in der Zeitzone GMT +1 befinden (also so belassen bzw. zu diesem Wert ändern). Anschliessend muss auf Speichern geklickt werden. 3.3 Regionalgruppe Regionalgruppe erstellen Um eine neue Regionalgruppe zu erstellen, muss man als Supporter angemeldet sein. Auf der Supportseite (Backend), Siehe Support, gibt es einen Link zum Erstellen einer neuen Regionalgruppe. Seite 12 von 29

13 Der Titel ist wie der Name der Regionalgruppe. Er sollte unbedingt die Region enthalten. Die Sprache der Regionalgruppe hilft den Benutzer zu erkennen, welche Sprache diese Gruppe spricht. Der Inhalt soll die Regionalgruppe näher beschreiben. Woher kommt sie, wer ist die treibende Kraft oder was sind die Interessen der Mitglieder? Das Textformat kann ignoriert werden. Wenn diese Felder ausgefüllt wurden, kann die Regionalgruppe gespeichert werden. Sie ist danach noch nicht veröffentlicht. Sobald sie veröffentlicht wurde (durch einen Administrator) ist sie über die Dropdown-Box auf der Startseite erreichbar Regionalgruppe bearbeiten Um eine neue Regionalgruppe zu bearbeiten, muss man als Supporter angemeldet sein. Auf der Supportseite (Backend), Siehe Support, gibt es einen Link zum Auflisten der Regionalgruppen. Auf der folgenden Seite kann mit einem Klick auf den Link Bearbeiten die Regionalgruppe bearbeitet werden. Das Bearbeiten erfolgt gleich wie das Erstellen einer Regionalgruppe Regionalgruppe bearbeiten als Gruppenleiter Um eine Regionalgruppe zu bearbeiten, muss man als Gruppenleiter angemeldet sein. Auf der Startseite wählt man über die Dropdown-Box der Regionalgruppen die jeweilige Gruppe aus. Seite 13 von 29

14 Auf der folgenden Seite sehen Sie in der linken Spalte zuunterst einen Link Bearbeiten. Dieser muss angeklickt werden. Bearbeiten Sie auf der folgenden Seite die verfügbaren Felder der Regionalgruppe und klicken Sie danach auf Speichern. Sie landen danach wieder auf der Hauptseite der bearbeiteten Regionalgruppe Regionalgruppe veröffentlichen Um eine Regionalgruppe zu veröffentlichen, muss man als Administrator angemeldet sein. Als Administrator hat man am oberen Bildschirmrand eine Toolbar, in der sich ein Link Inhalt befindet. Auf der folgenden Seite kann in den Filtereinstellungen beim Status nicht veröffentlicht und beim Typ Regionalgruppe gewählt werden. Nachdem dieser Filter angewendet wurde, werden alle nicht veröffentlichten Regionalgruppen angezeigt. Um eine dieser Gruppen zu veröffentlichen, wird bei dieser die Checkbox aktiviert und im Dropdown bei den Aktualisierungseinstellungen die Option Ausgewählten Inhalt veröffentlichen gewählt. Dann kann mit einem Klick auf Aktualisieren die Regionalgruppe veröffentlicht werden. Seite 14 von 29

15 3.3.5 Regionalgruppe beitreten/verlassen als Mitglied von Als Mitglied von kann man einer Regionalgruppe beitreten, um sich an Events zu beteiligen und Blogeinträge zu schreiben. Um einer Regionalgruppe beizutreten, geht man in die Übersicht der Regionalgruppe und klickt unten links auf den Link Gruppe beitreten : Seite 15 von 29

16 Sind Sie einer Gruppe beigetreten, so können Sie diese auf Wunsch wieder verlassen. Dies geschieht ähnlich wie beim Beitreten auf der Übersicht der Regionalgruppe selbst. Klicken Sie hierfür auf den Link Gruppe verlassen : Danach werden Sie aufgefordert, dies zu bestätigen. Anschliessend sind Sie nicht mehr Mitglied dieser Regionalgruppe. Seite 16 von 29

17 3.3.6 Mitglieder anzeigen Jeder kann sich die Mitgliederliste einer Regionalgruppe anzeigen lassen. In dieser Liste sieht man nur das Profilbild sowie den Namen (Benutzername) des Mitglieds. Seite 17 von 29

18 3.3.7 Profil des Mitglieds anzeigen Als Regionalgruppenleiter, kann man die Profile der einzelnen Mitglieder betrachten. Dazu klickt man in der Ansicht der Mitglieder einer Regionalgruppe (siehe Kapitel Mitglieder anzeigen ) auf das entsprechende Mitglied. Seite 18 von 29

19 3.3.8 Mitglied bearbeiten Auf derselben Ansicht wie auch beim Kapitel Profil des Mitglied anzeigen, kann man das Mitglied bearbeiten. Dazu klickt man oben bei den Tabs auf Bearbeiten. Anschliessend gelangt man auf folgende Ansicht: Man kann hier diverse Eigenschaften des Mitglieds verändern. Dazu gehören folgende Felder: Vorname Name Adresse PLZ Ort Land Status (Aktiv Inaktiv Verstorben) Seite 19 von 29

20 3.3.9 Mitglieder exportieren Man kann als Regionalgruppenleiter die Liste aller Mitglieder seiner Regionalgruppe in ein CSV- File exportieren. Dieses File wird anschliessend heruntergeladen und kann in einem entsprechenden Programm (z.b. Microsoft Excel) geöffnet werden. Der Link zum Export befindet sich zuunterst auf der Ansicht der Mitglieder: Seite 20 von 29

21 3.4 Blogbeiträge Regionalgruppen Blogbeitrag erstellen Um einen Blogbeitrag zu erstellen muss man Mitglied der Regionalgruppe sein. Als Regionalgruppenleiter, werden die Blogbeiträge sofort veröffentlicht. Als Mitglied der Regionalgruppe werden diese nicht sofort veröffentlicht. Dies muss durch die Regionalgruppenleitung erfolgen. ACHTUNG: Diese Funktionalität ist im Zwischenrelease 02 noch nicht implementiert. Alle Blogbeiträge werden im Moment sofort veröffentlicht, unabhängig davon, ob der Beitrag von einem Mitglied oder einem Regionalgruppenleiter erstellt wurde! Um einen Blogbeitrag zu erstellen, klickt man in der Übersicht der Regionalgruppe auf den Link Neuer Blogbeitrag : Anschliessend kann man einen Blogbeitrag erstellen, hierbei geht man analog einem Wissensartikel vor. Zu beachten ist, dass man als Regionalgruppenleiter die Möglichkeit hat, den Blogbeitrag ins Schaufenster der Gruppe zu setzen. Hierbei setzt man zuunterst bei den Veröffentlichungseinstellungen ein Häckchen bei Auf der Startseite : Seite 21 von 29

22 Wählt man in denselben Veröffentlichungseinstellungen noch aus, dass der Beitrag Oben in Listen erscheinen soll, so erscheint der Beitrag im Schaufenster vor allen anderen Beiträgen ohne diese Einstellung Blogbeitrag bearbeiten oder löschen Wählt man seinen eigenen Blogbeitrag aus, so kann man diesen analog der Wissensartikel bearbeiten oder löschen Blogbeitrag als nicht Veröffentlicht speichern Wenn man einen Blogbeitrag speichern möchte, hat man nun zwei Möglichkeiten dies zu tun. Beim Speichern des Blogbeitrags sieht man jetzt zwei verschiedene, neue Buttons. Zum einen ist dies der Veröffentlichen und zum andern der Als Entwurf speichern Button. Weggefallen ist der normale Speichern Button. Diese zwei neuen Buttons haben die gleiche Funktionalität wie der Speichern Button, setzen aber zusätzlich die Option, ob ein Beitrag veröffentlicht wird oder noch nicht angezeigt werden soll. Jetzt kommt schnell die berechtigte Frage auf, ja wie finde ich diesen Beitrag wieder, den ich als unveröffentlicht gespeichert habe? Wir haben uns diesem Problem gewidmet und haben im Konto des Benutzers alle unveröffentlichten Beiträge aufgelistet. Unter dem Tab Unveröffentlichte Beiträge sehe ich jetzt eine Liste von allen Beiträgen die nicht veröffentlicht sind. Ich kann diesen Beitrag jetzt wieder selektieren, bearbeiten und wenn ich will, veröffentlichen. Seite 22 von 29

23 3.5 Events Regionalgruppen Event erstellen Wie auch beim Blogbeitrag findet man den Link um einen Event zu erstellen auf der linken Seite: Event bearbeiten oder löschen Beim Event bearbeiten geht man gleich vor, wie bei den Artikeln oder den Blogbeiträgen. Zu beachten ist, dass man hier die Möglichkeit hat, einen Event abzusagen. Dann erscheint bei dem Event entsprechend ein gut erkennbarer Text, der darauf hinweist: 3.6 Lerncenter Lerncenter erstellen Um ein Lerncenter zu erstellen, muss man als ein Administrator angemeldet sein. Ein Lerncenter kann nur im Drupal-Backend erstellt werden. Seite 23 von 29

24 Ist man eingeloggt, geht man oben auf der Navigation auf den Menüpunkt Inhalt: Seite 24 von 29

25 Anschliessend gelangt man zur Übersicht mit allen inhaltsbezogenen Informationen und Aktionen, hier klickt man auf den Link Inhalt hinzufügen: Anschliessen wählt man aus der Liste der verschiedenen Inhaltstypen den entsprechenden Typ Lerncenter aus. Nun kann man das Lerncenter wie gewohnt über das Formular erstellen. Seite 25 von 29

26 3.6.2 Lerncenter bearbeiten/löschen Das Löschen und Bearbeiten funktioniert analog dem Löschen und Bearbeiten eines Artikels. Beachtet werden muss beim Bearbeiten eines Lerncenters, dass immer ein Leiter bei der ersten Position vorhanden sein muss Teammitglieder hinzufügen Ein Teammitglied kann beim Lerncenter unter dem Menüpunkt Team hinzugefügt werden. Man kann den Namen des Mitglieds eingeben und kann dann aus den Vorschlägen das Mitglied auswählen: Teammitglieder entfernen Ein Teammitglied (kein Leiter!) kann durch einen Leiter entfernt werden. Dazu geht man wieder auf den Menüpunkt Team und klickt bei den entsprechenden Mitgliedern auf den Link Entfernen: Seite 26 von 29

27 3.7 Blogbeiträge Lerncenter Die Blogbeiträge bei den Lerncentern werden gleich behandelt wie die Blogbeiträge bei den Regionalgruppen. Einzig der Schritt mit dem Veröffentlichen durch den Leiter fällt hierbei weg. Es werden alle Blogbeiträge direkt veröffentlicht, da die Teammitglieder zu einem ausgewählten Kreis gehören. 3.8 Kurs Lerncenter Kurs erstellen Um einen Kurs zu erstellen, muss man als Leiter des Lerncenters eingeloggt sein. Anschliessend begibt man sich auf das entsprechende Lerncenter und klickt auf Kurs hinzufügen: Anschliessend können Sie einen Kurs hinzufügen Kurs bearbeiten/löschen Einen Kurs bearbeitet man wie gewohnt auf dem Kurs selber. Zu beachten ist hierbei beim Bearbeiten das neue Feld Status, hier kann der Kurs als Abgesagt markiert werden. Wird der Kurs als abgesagt markiert, so erscheint eine gut ersichtliche Meldung auf dem Kurs, dass diese abgesagt ist Zu einem Kurs anmelden / abmelden Auf einem Kurs kann man sich als registrierter Benutzer anmelden oder abmelden. Dies geschieht über einen gut ersichtlichen Button auf dem Kurs selber (Detailansicht eines LKurses, resp. Durchführungsdatums). Seite 27 von 29

28 3.8.4 Durchführungsdatum hinzufügen Um ein weiteres Durchführungsdatum festzulegen, muss man als Leiter des Lerncenters angemeldet sein und anschliessend zu einem bereits bestehenden Durchführungsdatum (auf der Webseite Kurs genannt) gehen. Anschliessend klickt man auf den eigentlichen Kurs: Nun ist man auf dem Kurs selbst, ohne Durchführungsdatum. Hier sieht man alle Durchführungsdaten des Kurses und kann ein Durchführungsdatum hinzufügen: Nun kann man ein Durchführungsdatum erstellen, welches dann angezeigt wird. Seite 28 von 29

29 3.9 Verzeichnis Verzeichniseintrag erstellen Verzeichniseinträge können nur vom Administrator über das Backend erstellt werden (analog Lerncenter erstellen). Die beiden Typen der Verzeichniseinträge sind: - Anbieter - Anlaufstelle Diese werden entsprechend in den Untermenüpunkten angezeigt Themengruppe Die Themengruppe funktioniert gleich wie die Regionalgruppe, es kann also die Funktionalität aus dem Punkt 3.3 Regionalgruppe, entnommen werden. Der einzige Unterschied besteht darin, dass man in der Themengruppe nicht zwingend Mitglied sein muss, um einen Blogbeitrag in einer Themengruppe zu erfassen kann. Seite 29 von 29

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