Archivierung mit Office 365. Stand

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1 Archivierung mit Office 365 Stand

2 Copyright 2013 by REDDOXX GmbH REDDOXX GmbH Neue Weilheimer Str. 14 D Kirchheim Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Internet: Support: Revisionsnummer 2.0 Letzte Änderung: Das Handbuch wurde mit größter Sorgfalt erarbeitet. Die REDDOXX GmbH und der Autor können jedoch für eventuelle Fehler und deren Folgen weder eine juristische noch sonst irgendeine Haftung übernehmen. Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr und können ohne weitere Mitteilung geändert werden. Die REDDOXX GmbH geht hiermit keinerlei Verpflichtungen ein. Die in diesem Handbuch beschriebene Hardware und Software wird auf Basis eines Lizenzvertrages geliefert. Das Handbuch ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die der Übersetzung in fremde Sprachen, bleiben ausschließlich der REDDOXX GmbH vorbehalten. Kein Teil des Handbuchs darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung der REDDOXX GmbH in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder andere Verfahren reproduziert oder in eine für Maschinen verwendbare Sprache übertragen werden. Letzteres gilt insbesondere für Datenverarbeitungsanlagen. Auch die Rechte der Wiedergabe durch Vortrag, Funk und Fernsehen sind der REDDOXX GmbH vorbehalten. Die in diesem Handbuch erwähnten Hardware- und Softwarebezeichnungen sind zumeist auch eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Hersteller und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Produkt- und Markennamen sind Eigentum der REDDOXX GmbH. Diese Ausgabe des Handbuchs ersetzt alle früheren und richtet sich bei der Benennung nach der Appliance.

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Allgemeine Voraussetzungen Benutzerauthentifikation Spezielle Hinweise Konfiguration Office Office 365 Verwaltung Benutzer Anlegen Konfiguration Exchange Online Externen Kontakt anlegen Journal einrichten Konfiguration der Reddoxx Appliance POP3-Konnektor einrichten Funktionstest Fehlerbehandlung...14 iii

4 1 Einführung Diese Anleitung beschreibt die Einrichtung von Office 365 für die Archivierung von internen s in das Reddoxx MailDepot. Die Basistechnologie basiert auf dem Journaling, was bedeutet, dass jede zuerst einmal dupliziert wird. 1.1 Allgemeine Voraussetzungen Bei den nachfolgend beschriebenen Konfigurationsarbeiten müssen Sie mit Administratorrechten in der Weboberfläche von Office 365 angemeldet sein. Weiterhin ist für die Funktionalität des Journaling einer der Office 365 Pläne zwischen Plan E1 und Plan E5 notwendig. 1.2 Benutzerauthentifikation Für die Interaktion zwischen dem Reddoxx MailDepot und Office 365 Journaling ist für eine Authentifizierung ein dedizierter Benutzer erforderlich. In den Beispielen (Screenshots) wird der Benutzer ReddoxxMailDepot verwendet. Sie können aber auch einen beliebigen Benutzernamen wählen, der Ihren Namensgebungsregeln entspricht. Falls der beispielhafte Benutzer bereits existiert, können Sie diesen auch verwenden. 1.3 Spezielle Hinweise Momentan (Stand ) ist es seitens Microsoft nicht möglich, die Journalberichte an einen Office 365 User zu verschicken, der im selben System eingerichtet wird, auf dem auch das Journaling läuft. Daher bezieht sich das Kapitel 2.2 Benutzer Anlegen auf die Konfiguration einer anderen Office 365 Umgebung. Natürlich können Sie aber für die benötigte externe Mailadresse auch andere Mailserver verwenden. 4

5 2 Konfiguration Office Office 365 Verwaltung Melden Sie sich im Online Portal unter https://portal.microsoftonline.com als Administrator an. Über das obere Auswahlmenü erhalten Sie Zugang zur Konfiguration von Office 365 und Exchange. Abbildung: Administration Office 365 Klicken Sie auf Administrator und wählen Sie den Punkt Office 365.Damit öffnen sich im linken Fenster die weiteren Einstellungsmöglichkeiten. Abbildung: Office 365 Verwaltung 5

6 2.2 Benutzer Anlegen In der Office 365 Verwaltung wählen Sie Benutzer und Gruppen und klicken auf das + Symbol um ein neues Benutzerpostfach anzulegen, bei dem automatisch auch ein zugehöriger User eingerichtet wird. Abbildung: Benutzer anlegen In der folgenden Einrichtung vergeben Sie Benutzer Vor-/ Nachnamen und einen Benutzernamen. Im Konfigurations Beispiel wird der Benutzername ReddoxxMaildepot genutzt und entsprechend als Vorname Reddoxx und als Nachname MailDepot gesetzt. Bestätigen Sie die Eingaben jeweils durch Weiter und weisen Sie die Exchange Online Lizenz zu. Sie erhalten abschliessend ein Temporäres Passwort. Dies kann nach der ersten Anmeldung auf geändert werden. Abbildung: Lizenzen 6

7 3 Konfiguration Exchange Online Wechseln Sie in die Exchange Online Verwaltung um die weitere Konfiguration vorzunehmen. Abbildung: Administration Exchange Online 3.1 Externen Kontakt anlegen Das Journaling kann nur für externe Kontakte aktiviert werden, dies ist eine Einschränkung von Microsoft (Stand ). Abbildung: Exchange Online Verwaltung 7

8 Wählen Sie in dem linken Menü Empfänger aus und in der folgenden Übersicht den Punkt Kontakte. Durch klick auf das + Symbol können Sie einen neuen -Kontakt anlegen. Dabei muss es sich um eine gültige externe Mailadresse handeln (Hier ist z.b. ein Benutzer einer anderen Office 365 Plan möglich, dessen Einrichtung in Kapitel 2.2 Benutzer Anlegen beschrieben ist). Abbildung: Neuer -Kontakt Als Beispiel wurde hier der in Kapitel 2.2 Benutzer Anlegen angelegte Benutzer verwendet. Dieser stammt aus einer anderen Office 365 Plan. Fügen Sie hier die Daten eines für Sie passenden externen Kontaktes ein, welcher für das Journaling genutzt werden soll und bestätigen die Eingaben durch Speichern. Abbildung: Konfiguration neuer -Kontakt 8

9 3.2 Journal einrichten Wählen Sie den Menüpunkt Verwaltung der Richtlinientreue in der linken Übersicht. Abbildung: Verwaltung Exchange Online In der folgenden Ansicht wählen Sie Journalregeln und nehmen die Einstellungen durch einen klick auf das + Symbol vor. Abbildung: neue Journalregel anlegen 9

10 Abbildung: Journalregel Die Journalberichte werden in diesem Beispiel an gesendet. Der Name der Regel ist frei wählbar. Die Journalregel soll entsprechend den Einstellungen auf alle Sender / Empfänger und alle Nachrichten angewendet werden, daher in beiden Feldern die Auswahl Alle Nachrichten. An dieser Stelle wäre auch die Konfiguration bestimmter Benutzer/Gruppen möglich. Mit Speichern wird die Regel auf alle zukünftigen Nachrichten angewendet. Abbildung: Journalbericht 10

11 4 Konfiguration der Reddoxx Appliance Archivierung mit Office POP3-Konnektor einrichten Wählen Sie in der Admin Gui 2 in der linken Baumstruktur POP3-Konnektor. Abbildung: Admin Gui 2 Dienststatus 1. Aktiviert Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, um den Scheduler des POP3-Konnektors zu starten. Die Postfächer werden nach dem Ablauf des eingestellten Übertragungsintervalls ausgelesen. 2. Scheduler: Ein Dienst, der zeitabhängig das Abholen der Postfächer startet. Maßgebend für das Abholen ist die Zeit der letzten Ausführung plus dem Übertragungsintervall. Daraus ergibt sich der Zeitpunkt für den nächsten Start, der in der POP3- Kontenliste angezeigt wird. Mögliche Zustände sind: [ Läuft ] [ Beendet ] Über die Schaltfläche lässt sich der Dienst stoppen und wieder starten. 3. Spooler: Der Spooler verarbeitet die durch den POP3-Konnektor abgeholten s und stellt sie dem zentralen Archivspooler zu. Von dort aus werden die s indiziert und in den Container geschrieben. Zu Diagnosezwecken können Sie den Spooler beenden. Mögliche Zustände sind: [ Läuft ] [ Beendet ] Über die Schaltfläche lässt sich der Spooler stoppen und wieder starten. 11

12 4. Warteschlangenlänge: Die per POP3 abgeholten s werden in der unten stehenden Warteschlangenliste angezeigt. Die Gesamtanzahl der noch zu verarbeitenden E- Mails wird durch die Warteschlangenlänge angezeigt. Klicken Sie rechts in das Listenfeld der POP3-Konten und wählen Sie Hinzufügen. Abbildung: POP3 Konto Konto 1. Hostname Der Hostname des Mailservers, von dem die s per POP3 abgeholt werden. 2. Port Der TCP-Port, über den die POP3-Verbindung aufgebaut wird. Der Standard ist 110 für unverschlüsselt, 995 für SSL. 3. Übertragungssicherheit Diese Auswahl definiert, ob und wie die Übertragung der verschlüsselt wird. Zur Auswahl steht : Keine, TLS, SSL. Bei Auswahl von SSL ändert sich der Port auf 995. Beachten Sie, dass die hier ausgewählte Verschlüsselungstechnik auch auf der Gegenstelle unterstützt wird. 4. Benutzername Der Name des Journaling Postfaches, das ausgelesen werden soll. Beispiel: 5. Kennwort 12

13 Erweitert 6. Konto aktiviert Ist das Kontrollkästchen gesetzt, ist das Abholen für dieses Postfach aktiv. Deaktivieren Sie das Postfach, wenn Sie die Abholung aussetzen wollen. 7. Übertragungsintervall Die Zeit in Minuten, die seit der letzten Abholung vergehen muss, damit die nächste Abholung startet. Der Standard ist 60 Minuten. 8. Statische ACL Zusätzliche statische -Adressen, die Zugriff auf diese s erhalten, die über den POP3-Konnektor archiviert wurden. Platzhalter oder gruppenbildende Zeichen (Regular Expressions) wie * sind nicht erlaubt. Benutzen Sie ausschließlich eindeutige Adressen. 9. Nachrichtenkennzeichen anpassen Ist diese Option aktiviert, wird jeder , die über diesen Konnektor archiviert wird, ein Kennzeichen mitgegeben, das später über die Erweiterte Suche im Experten-Modus abgefragt werden kann. 4.2 Funktionstest Um feststellen zu können, ob das eingerichtete Journaling korrekt arbeitet, können Sie folgende Schritte durchführen. 1. Abholung der Mails Starten Sie die Abholung der Mails mit dem POP3 Konnector in der rdxadmin2exe (Reddoxx MailDepot MailDepot Konnektoren POP3 Konnektor). Nach dem Connect wird die Anzahl abzuholende Mails angezeigt. Mit einem Rechtsklick auf das konfigurierte POP3 Konto und einem jetzt abrufen können Sie manuell ein Polling starten. Die POP3 Queue füllt sich. Die Ansicht der Queue können Sie mit F5 aktualisieren. Weitergehende Informationen zu dem POP3 Konnektor finden Sie Im Admin Handbuch unter Kapitel POP3 Konnektor. 2. Übertragung der Mails in die Archiv Queue Die Mails der POP3 Queue werden in die Archiv-Queue (den Archivspooler) übertragen und dort abgearbeitet (archiviert). Die Ansicht der Archiv-Queue können Sie dabei mit F5 aktualisieren. 3. Anzeige der Containerliste Wechseln Sie in der rdxadmin2.exe auf die Anzeige der Containerliste (Reddoxx MailDepot Archivcontainer). Die Anzahl der Dokumente des Default Containers sollte entsprechend zunehmen. Diese Ansicht können Sie ebenfalls mit F5 aktualisieren. 4. Das Livelog Im Livelog der rdxadmin.exe können Sie zusätzlich die Verarbeitung der zur Archivierung bereitgestellten Mails verfolgen. 13

14 4.3 Fehlerbehandlung Fehler werden in der Liste der POP3-Konten im Feld Nachricht angezeigt. Bei jedem Abhol-Intervall wird pro POP3-Konto im Fehlerfall eine Benachrichtigung per an den Reddoxx Administrator gesendet. Mögliche Fehler sind: Kein Verbindungsaufbau zum POP3-Server. Der Server ist nicht erreichbar. Ungültiger Benutzername oder falsches Kennwort. Korruptes s-Format. Die Datei muss auf dem Mailserver gelöscht werden. Eine fehlerhafte wird übersprungen, die gültigen s werden abgearbeitet. Die immer älter werdende fehlerhafte -Datei kann durch das Datum im Postfach identifiziert werden. ERR Command is not valid in this state. Die Übertragungs-Verschlüsselungseinstellungen zw. Client (Reddoxx Appliance) und dem Mailserver passen nicht zusammen. Stellen Sie die Übertragungssicherheit korrekt ein. Für MS-Exchange 2007 und aufwärts ist TLS erforderlich. 14

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