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1 3/ Jahrgang Der IT-Wegweiser für Schweizer KMU Das Geheimnis des Dokumentenmanagement Wo noch wirklich Geld eingespart werden kann. > 10 Das E-Government wird mobil Neun von zehn Schweizer Gemeindeverwaltungen habn bis heute einen virtuellen Schalter eröffnet. > 29 Effizient und richtig frankieren Für jede Unternehmensgrösse die richtige Lösung mit den intelligenten Frankiersystemen der neusten Generation (IFS3) von Frama büroautomation > 4 Quantenrechner auf dem Prüfstand D-Wave sorgt für Gesprächsstoff. Ist er der erste käufliche Quantencomputer? > 9 IT-Services > 12 Frama Matrix F22 Das günstige Einstiegsmodell Frama Matrix F42 Der effiziente Halbautomat Frama Matrix F62 Das vollautomatische System Privilegierte Benutzerkonten Neben Cyber Attacken häufen sich Insider Angriffe. Privilegierte Benutzerkonten sind das Einfallstor schlechthin. > 24 Frama Matrix F82 Das vollautomatische System für hohe Leistung ohne Kompromisse COMPUTER + PERIPHERIE > 32 Studie zeigt: mangelnde Computerkenntnisse Österreicher verfügen über mangelhafte Computerkenntnisse. Bestehen solche Lücken auch in der Schweiz? > 32 Business-Software >34 Software Integration als wichtigster Trend CRM Trendstudie zeigt, dass CRM- und ERP Software wichtigste Trends in Kundenpflege sind. > 35

2 Business-Software, die passt und passt und passt Partner welcome! Das spricht für eine Partnerschaft: enventa ERP basiert auf der zukunftssicheren.net Technologie und bietet das gesamte ERP-Spektrum Innovativer Produktpartner, der für eine langfristige Investitionssicherheit steht Attraktives Partnerprogramm enventa ERP Schweiz AG Auenstrasse Dübendorf Tel

3 editorial + inhalt 3 Liebe Leserin, lieber Leser Wie sie bemerken werden, gibt es eine redaktionelle Neuerung beim Sysdata-Magazin. Noémie Burger hat nach erfolgreicher Arbeit als Redakteurin, beschlossen andere Wege zu gehen und ich werde ihr als neue Redakteurin nachfolgen. Ich freue mich, noch viele Sysdata-Ausgaben für sie betreuen zu können und wünsche Ihnen schon jetzt viel Lesevergnügen! IT-Outsourcing und die damit verbundenen Vor- und Nachteile ist momentan ein grosses Thema in vielen Firmen. Wann macht es Sinn, IT-Services extern betreuen zu lassen und wann lässt man sie eher firmenintern verwalten? Diesem Thema widmen wir in dieser Ausgabe einen Schwerpunkt mit mehreren Artikeln, welche sich kritisch damit auseinandersetzten. Verbunden mit diesem Thema ist auch die Frage der IT-Sicherheit und ob durch Outsourcing diese gewonnen, oder verloren wird. Michaela Wisler In der Kolumne wird es ebenfalls um ein brandaktuelles Thema gehen, mit welchem vielleicht auch schon Sie Kontakt hatten: Das E-Government wird mobil. Schon viele Schweizer Gemeinden verfügen heute über einen sogenannten virtuellen Schalter, bei welchem es nicht mehr nötig ist, direkt vor Ort zu sein, sondern wo alles bequem von zu Hause aus erledigt werden kann. Die stetige Zunahme von mobilen Endgeräten lässt es sinnvoll erscheinen, diesen Service auch per App anbieten zu können. Peter Poldervaart widmet sich genau diesem spannenden Thema. Viel Vergnügen bei der Lektüre! Michaela Wisler Ständige RUBRIKEN Partner für IT-Services: Firmenprofile > 28 Kolumne > 29 Firmennews > 38 Neu auf dem Markt > 40 Schlusspunkt > 46 Impressum, Inserenten > 46

4 4 Büroautomation Output-management; kuvertieren, fankieren SYSDATA 3/14 Grossformatdruck so einfach wie möglich Nach wie vor ist der Grossformatdruck in die typischen Prozesse der Produktentwicklung fest eingebunden. Da der Druck nicht Selbstzweck ist, hat sich Hewlett Packard aufgemacht, Arbeitsabläufe rund um dieses Thema genau anzusehen und zu verbessern. Was dabei herausgekommen ist, macht den Druck so «unsichtbar» wie möglich. Kein Wunder wurden die neuen HP Designjets doch von Praktikern entwickelt. Grossformatdrucker gibt es seit einigen Jahrenzehnten. Vor über 20 Jahren führte Hewlett Packard (HP) die Tintenstrahltechnologie auch für DIN A0 Pläne und Zeichnungen ein. Weiterentwicklungen sind zum einen getrieben durch neue Technologien, zum anderen durch Kundenwünsche. HP hat sich diesen auf besondere Weise genähert: Anwender von Grossformatplottern wurden in die Entwicklungsabteilung eingeladen. Mit Kartons sowie Holz- und Kunststoffteilen sollten sie ihren idealen Drucker entwickeln. Bald wurde der erste Schritt klar: Eine grundlegende Veränderung sollte sein, dass Medien nicht mehr von hinten zu Der HP Designjet T1500 eprinter DIN-A0-Druck in kompaktem beladen sind. Dadurch vereinfacht sich das Bestücken mit Papier oder anderen Druckmedien, denn der Drucker kann an seinem Platz an der Wand stehen bleiben. Und Einfachheit beim Bedienen heisst am Ende: mehr Zeit zu entwickeln. Der nächste Gedanke war dann ebenso schnell bei der Hand: Die Praktiker sehen sich öfter vor das Herausforderung gestellt, dass sie das Medium dem Zweck des Drucks entprechend wechseln müssen: Normalpapier für den Alltag, schwereres Fotopapier für Präsentationen. Oder Papiere unterschiedlicher Breiten für unterschiedlich grosse Plots. Analog zu zwei Papierkassetten Bis zu 50 sauber abgelegte Plots nimmt das Ablagefach auf bei Bürogeräten im A4-Bereich sollte das neue Grossformatmodell also 2 Rollen aufnehmen. So hat man nicht nur die Möglichkeit, verschiedene Medien zu laden sondern auch Papiere in unterschiedlichen Breiten. Es kann auch das identische Papier zweimal geladen werden. So ist eine höhere Reichweite gewährleistet, was zum Beispiel bei grösseren Projekten wichtig ist. Als Konsequenz daraus erfolgte eine Neukonstruktion der Papierablage. Der übliche Auffangkorb unterhalb des eigentlichen Druckwerks ist für grössere Printjobs unpraktisch. Dadurch, dass sich Plots in diesem Korb zusammenrollen und aufeinander fallen, besteht die Gefahr, dass sie Falten und Knicke bekommen. Und jeder Anwender sucht unter Umständen eine ganze Weile nach seinen Plänen. Abhilfe schafft ein Ausgabefach, in dem bis zu 50 Plots sauber gestapelt werden können ganz ohne zu knicken. So wird dann auch das Auffinden einzelner Zeichnungen deutlich einfacher. Wieder ein Gewinn im Sinne effizienterer Arbeitsabläufe.

5 SYSDATA 3/14 Output-management; kuvertieren, fankieren Büroautomation 5 Was aber tun, wenn gerade während des Drucks eines grösseren Auftrags schnell mal zwischendurch ein Plot benötigt wird? Über einen USB-Stick, der in den vorhandenen USB-Port gesteckt wird, können Dateien unterschiedlicher Formate (JPG, TIFF, oder PDF bei PostScript-Modellen) direkt und ohne PC gedruckt werden. Die Bedienung des Sticks erfolgt über das Frontpanel des Druckers. Dort wird der USB-Port aufgenommen, und über das Menü werden die Daten auf dem Stick abgerufen. Daüber hinaus wurde das Frontpanel als Touch- Screen ausgeführt und mit vielen weiteren Funktionen versehen. Eine dieser hilfreichen Funktionen ist die Druckvorschau. Eine zweite Funktion besteht darin, bereits gedruckte Plots erneut ausgeben zu lassen. Und natürlich können sämtliche wichtigen Funktionen über dieses Bedienfeld eingestellt werden. Neben der Möglichkeit, den Drucker über das Menü des Frontpanels zu bedienen, verfügen die neuen Plotter über einen eingebetteten Webserver: Im Internet Browser wird die IP-Adresse eingegeben, über die man Zugriff auf die Einstellungen und Funktionen des HP Designjet hat. Dort kann zum Beispiel die Füllstände der Tinten abrufen. Oder sich anzeigen lassen, welche Kosten ein bestimmter Plot verursacht hat. Und schliesslich die Grösse des Produktes. Platz ist teuer. Und Drucker, die auf 42 oder gar 44 Zoll (107 bzw. 118cm) breiten Rollen drucken, sind Platzverschwender, wenn lediglich DIN A0 grosse Ausgaben (84,1cm) benötigt werden. Druckbreiten von 36 Zoll reichen somit völlig aus. Es war keine leichte Aufgabe für die Anwender, die die HP Ingenieure gestellt haben. Die Ergebnisse sind Grossformatdrucker, die ein völlig überarbeitetes Design vorweisen, trotzdem aber auf die bewährte Tintenstrahl- Technologie zugreifen: Der HP Designjet T920 für kleinere Arbeitsgruppen hat einen in seiner Preisklasse einmaligen Auffangkorb für fertige Plots kein Aufrollen, kein Knittern, kein langes Suchen mehr. Der HP Designjet T1500 weist zusätzlich eine zweite Papierrolle auf mit all den beschriebenen Vorteilen. Und der HP Designjet T2500 schliesslich basiert auf dem HP Designjet T1500 und kann zusätzlich grossformatig scannen ein Multifunktionsgerät bis DIN A0. Allen drei Druckern ist gemeinsam, dass sie 36 Zoll breite Rollen aufnehmen also für DIN A0 ideal sind. Ausserdem sind sie jeweils auch als Post- Script-Geräte verfügbar ohne zusätzliche Software. Moderne Grossformatdrucker lassen sich intuitiv und einfach bedienen durch ein Touch-Bedienfeld Hewlett-Packard Ueberlandstrasse Duebendorf Tel Fax Leichtigkeit für Ihr Business Einfach effizientes ECM Ein starker Partner an unserer Seite weitere Partner finden Sie auf Optive GmbH Murgstrasse 2 CH-9545 Wängi TG Spezialist für Schnittstellen Einführung von A-Z Eigenes Know-how Posteingangslösungen ELOoffice Distributor Dokumenten-Management Archivierung Workflow

6 6 Büroautomation Output-management; kuvertieren, fankieren SYSDATA 3/14 Der Technologiewechsel auf IFS3 war goldrichtig! Der Schweizer Frankiermaschinenhersteller Frama aus dem Berner Emmental kann auf eine erfolgreiche Einführung der Frankier-systeme der dritten Generation (IFS3) zurückblicken. Thomas Maurer, Sales & Marketing Manager der Frama Suisse AG erklärt: «Es war die richtige Entscheidung! Wir konnten die Vorteile der intelligenten Frankiersystems der dritten Generation (IFS3), zum Beispiel um Barcodes für Briefe mit Zustellnachweisen (Einschreiben, A-Post Plus usw.) neu direkt im Frankierprozess auf die Briefumschläge zu drucken erfolgreich im Markt einführen und absetzen. Der Slogen nutzen Sie die Vorteile von IFS3 überzeugt weiterhin vollumfänglich.» Die Schweizer Vertriebsgesellschaft, welche erfolgreich eigene Frankiergeräte «Made in Switzerland» vertreibt, ist überzeugt, dass vor allem die Kundenbesuche vor Ort mit Testgeräten den entscheidenden Erfolg darstellen. Die Demonstrationen live vor Ort der Vertriebsspezialisten im Aussendienst bei welchen die zukünftigen Käufer die Geräte selber auf Herz und Nieren testen können geben schlussendlich die gewünschte Sicherheit. Die weiteren Vorteile von IFS3 Adieu analoge Telefonleitung und ISDN- Anschluss. Die neuen IFS3-Frankiersysteme werden zeitgemäss über LAN (Ethernet RJ45) angeschlossen. Auf diese Weise spart der Kunde die anfal- lenden Kosten der analogen Leitung und ist für 2017 bestens vorbereitet! Zusätzlich profitiert der Kunde von der permanenten Kostenkontrolle, dank detaillierter Aufschlüsselung innerhalb der Kostenstellen im Zusammenspiel mit Die darin erstellten Auswertungen und Dokumente können einfach mit allen gängigen Office-Standardprogrammen weiter bearbeitet werden. Dadurch erhalten die Frankiersystem-Betreiber einen weit besseren Überblick über Ihre Frankierausgaben! IFS3: Detaillierte Kostenaufstellung, dargestellt in MS Excel HQPrint-Tintenstrahltechnologie Dank der HQPrint-Tintenstrahltechnologie werden die Werbemitteilungen und die kundenseitigen Firmenlogos brillant mit 600 dpi kontrastreich und gestochen scharf auf die Briefumschläge gedruckt. Natürlich sind in den Druckpatronen auch gleich die Druckköpfe integriert, was eine gleichbleibende Druckqualität sichert und zudem die Unterhaltskosten drastisch senkt. Touch Screen Bei Frama kommen der Nutzer mit dem Fortschritt in Berührung. Alle Frama Matrix Frankiersysteme haben das, was bei anderen, herkömmlichen Frankiermaschinen noch vermisst wird: den Touch Screen. Vergessen sind komplizierte Bedienungsanleitungen sowie Portotabellen und Nachschlagewerke. Die Matrix- Frankiersysteme zeigen mit ihrer noch immer einzigartigen, patentierten Touch-Screen-Oberfläche ComTouch nur die Informationen an, die die Kunden auch wirklich benötigen. Die von Frama entwickelte Benutzerplattform ComTouch führt die Frankiermaschinenbenutzer intuitiv durch Tarife und Funktionen und reagiert auf einfaches Antippen. Sämtliche Funktionen werden über den Touch Screen ausgelöst. Dabei wird der Benutzer menügesteuert Schritt für Schritt weitergeführt. Zudem wird über übersichtliche Bal- Mit dem neuen IFS3-Frankiersystem in einem Arbeitsgang direkt aufs Couvert gedruckt: Einschreibefrankatur einschliesslich Sendungsbarcode, Werbedruck und individueller Informationstext

7 SYSDATA 3/14 Output-management; kuvertieren, fankieren Büroautomation 7 kendiagramme auf dem Touch Screen stets den Stand des Frankierguthabens (Kredit) und der HQPrint-Druckpatrone (Tinte) angezeigt. Das ist Systemintelligenz «Made by Frama». OneTouch-Funktion Vergessen sind mehrfach belegte Funktionstasten oder die endlose Tarifsuche in unübersichtlichen Displays. Ob Standardbrief Inland oder «exotischere» Versandformen ins Ausland: Alles wird mit einem Fingerdruck erledigt. Top Service «Made in Switzerland» Das flächendeckende Servicenetz der Frama Suisse AG garantiert mit eigenen Technikern, dass die betriebenen Color Touch Screen Frama ComTouch Geräte optimal und zuverlässig gewartet werden. Vollservice-Angebote wie auch die Behebung einer allfälligen Störung innert 24 Stunden unterstützen die Betreiber der Frankiersysteme nachhaltig. Frama Suisse AG Hintermättlistrasse 5 Postfach Mägenwil Tel Fax EFFIZIENT EFFEKTIV DOKUMENTEN MANAGEMENT KOSTEN- SPAREND Weitere Informationen auf: Anzeige_A5_Document Management_2014.indd :22:09

8 8 Büroautomation Output-management; kuvertieren, fankieren SYSDATA 3/14 Schneller & günstiger mit Tinte Jahrelang galten Laserdrucker als einzig valable Lösung für das Drucken im Büro. Heute spricht vieles für den Tintenstrahldruck: Ob Seitenpreis, Geschwindigkeit oder Umweltfreundlichkeit, die Tintenstrahldrucker der HP Officejet Pro X Serie übertreffen vergleichbare Laserdrucker in allen Kategorien und werden somit zur ersten Wahl fürs Büro. Trotz der zunehmenden Digitalisierung der Kommunikation spielen gedruckte Dokumente in den meisten Unternehmen immer noch eine Schlüsselrolle. Alle Prophezeiungen bezüglich des «papierlosen Büros» haben sich nicht bewahrheitet. Im Gegenteil: Der Druck-Output hat zugenommen und wächst weiter. Zudem tendieren gemäss dem Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC gerade kleinere Unternehmen weniger dazu, ihre Workflows zu digitalisieren: Nur eine von fünf kleineren Firmen im Vergleich zu jedem zweiten grossen Unternehmen zieht dies in Betracht. Härtere Marktbedingungen und steigender Konkurrenzdruck zwingen aber gerade auch kleine Firmen dazu, ihre Arbeitsabläufe möglichst einfach und kosteneffizient zu gestalten. Ein neuer Drucker kann dazu massgeblich beitragen. Renaissance des Tintenstrahldrucks HP besinnt sich zurück auf die Wurzeln des Bürodrucks. Die Tintenstrahltechnologie hat das Drucken im Büro zu Beginn der 1980er Jahre erst möglich gemacht, wurde dann aber bald von Lasergeräten abgelöst. Laser fürs Büro, Tinte für zu Hause so lautete HP Officejet Pro X fürs Büro: Schneller, günstiger und umweltschonender drucken mit Tinte die Faustregel der letzten drei Jahrzehnte. Doch das war einmal. Immer mehr Unternehmen greifen heute für die Ausstattung kleinerer Arbeitsgruppen auf den HP Officejet Pro X zurück. Denn gerade kleinere Unternehmen sind auf flexible, effiziente, einfach zu verwaltende und kostengünstige Drucklösungen angewiesen, die ihnen helfen, wertvolle Zeit und Ressourcen einzusparen, damit sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Drucken in Rekordgeschwindigkeit Die neuen Drucker und Multifunktionsgeräte der HP Officejet Pro X Serie machen dies möglich. Sie lassen sich genauso einfach ins Unternehmensnetzwerk einbinden und verwalten wie Laserdrucker und punkten zudem mit Geschwindigkeit, Emissionsfreiheit, Dokumentenechtheit und Kosteneffizienz. Mit Tinte drucken Unternehmen in Rekordgeschwindigkeit, was die Zeit beim Warten auf den Ausdruck massiv reduziert und die Produktivität steigert. Mit einer Druckgeschwindigkeit von 70 Seiten pro Minute haben es die Geräte der HP Officejet Pro X Serie als schnellste Desktop Farbdrucker der Welt ins Guinnessbuch der Rekorde geschafft. Die HP Page Wide Technology, eine bei HP bereits bewährte Technik, die bisher vor allem im Grossformatdruck genutzt wurde, macht es möglich. Der Druckkopf bewegt sich in diesen Druckern nicht mehr hin und her, sondern ist über die ganze Seitenbreite hinweg fix installiert. Nur das Papier bewegt sich. Die hoch innovative und komplexe Tintenzusammensetzung sorgt dann dafür, dass die Tinte schnell trocknet und auch bei dieser Geschwindigkeit nichts verschmiert auch nicht, wenn das Blatt nass wird. Das macht die Drucke haltbar und dokumentenecht. Geld sparen und die Umwelt schonen Die Drucker und Multifunktionsgeräte der HP Officejet Pro X-Serie verbrauchen auch massiv weniger Energie, weil sie die Tinte präzise aufs Papier spritzen und nicht wie Laserdrucker den Toner mit dem energieintensiven Verfahren auf das Papier schmelzen. Tintenstrahldrucker sind zudem emissionsfrei, was die Umwelt und die nahe am Drucker situierten Mitarbeitenden freut. Die verschiedenen, mobilen Druckfunktionalitäten wie HP eprint stellen zudem sicher, dass s, Präsentationen oder andere Dokumente schnell und bequem direkt vom Smartphone oder Tablet ausgedruckt werden können. Das alles zu einem Seitenpreis, der sich sehen lässt: Im Vergleich zu Lasergeräten der gleichen Klasse spart ein Unternehmen mit dem HP Officejet Pro X bis zu 50 Prozent des Seitenpreises ein. Dieselbe Qualität in rasender Geschwindigkeit und das für halb so viel Geld preis- und qualitätsbewusste Unternehmen setzen deshalb auf die HP Officejet Pro X Tintenstrahldrucker. Hewlett-Packard Ueberlandstrasse Duebendorf Tel Fax

9 SYSDATA 3/14 quantenrechner Büroautomation 9 Quantenrechner auf dem Prüfstand Fabio Bergamin Eine neuartige Rechenmaschine erregt in der Fachwelt Aufsehen. Handelt es sich dabei um den ersten käuflichen Quantencomputer? Ein Team unter der Leitung von ETH-Professor Matthias Troyer bestätigt nun, dass die Maschine Quanteneffekte nutzt. Schneller als ein herkömmlicher Computer ist sie aber nicht. D-Wave eine spezielle Rechenmaschine mit diesem Namen sorgt seit einigen Jahren unter Informatikern und Physikern für Gesprächsstoff. Die kanadische Herstellerfirma gleichen Namens bewirbt die Maschine als Quantencomputer. Ob die Maschine tatsächlich Quanteneffekte nutzt, wird in der Fachwelt allerdings kontrovers diskutiert. Würde sie das tun, dann wäre D- Wave weltweit wohl der erste kommerziell erhältliche Quantenrechner. Die Firma hat ihr System an illustre Kunden verkauft, was das Interesse der Wissenschaftsgemeinschaft, von Bloggern und Journalisten weiter befeuert hat. So ging die allererste Maschine 2011 an den amerikanischen Rüstungskonzern Lockheed Martin, der sie für Tests der University of Southern California in Los Angeles zur Verfügung stellte. Vergangenes Jahr kaufte Google ein zweites Exemplar. D- Wave kann bestimmte mathematische Probleme, sogenannte Optimierungsprobleme, lösen, indem es in einem System den Zustand tiefster Energie sucht und findet. Daher ist die Technologie für diese Firmen interessant. Doch an D-Wave ist nicht nur umstritten, ob die Maschine tatsächlich Quanteneffekte nutzt. Von Wissenschaftlern und in Blogs wurden auch Zweifel geäussert, ob die Maschine überhaupt mit Fug und Recht als Computer bezeichnet werden kann. Ausserdem ist umstritten, ob sie schneller rechnet als ein herkömmlicher Computer. Matthias Troyer, Professor am Institut für Theoretische Physik der ETH Zürich, ist diesen Fragen gemeinsam mit Kollegen der University of Southern California in Los Angeles auf den Grund gegangen und testete das dortige System. In ihrer nun im Fachmagazin Nature Physics veröffentlichten Studie zieht das schweizerisch-amerikanische Forscherteam einen differenzierten Schluss. Zwar bestätigen die Wissenschaftler, dass D-Wave tatsächlich Quanteneffekte nutzt. In weiteren Punkten sind die Forscher aber kritischer: «D-Wave ist ein analoges Gerät, ein Prototyp, mit dem man Optimierungsprobleme lösen kann. Man könnte es treffender als programmierbares Quantensimulationsexperiment bezeichnen», sagt Troyer, der international als Experte auf dem Gebiet gilt. «Ein universeller Quantencomputer ist D-Wave sicher nicht.» Panasonic empfiehlt Windows 8 Pro. Robuste Tablets für jeden Anspruch Steigern Sie Ihre betriebliche Effizienz dank dem Einsatz der Toughpad. Sie finden bei uns voll-robuste 7" bis 10" Tablets für den mobilen Einsatz und einen 20" 4K-Tablet mit Ultra HD Auflösung wenn jedes Detail zählt. Dank des matten auch unter schwierigen Lichtverhältnissen gut ablesbaren Bildschirms, der herausragenden Toughpad-Produktqualität, hervorragender Sicherheit und fortschrittlichem Gerätemanagement sind die Toughpad die strapazierfähigsten, zuverlässigsten und für den professionellen Einsatz geeignetsten Tablets. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen: _ _Toughpad Ad_CH_v1.indd 1 03/06/ :12

10 10 Büroautomation Output-management; kuvertieren, fankieren SYSDATA 3/14 Das Geheimnis des Dokumentenmanagements WO NOCH WIRKLICH GELD EINGESPART WERDEN KANN Effizientes und effektives Arbeiten sind die Grundlagen für geschäftlichen Erfolg. Dank modernsten Hilfsmitteln und Systemen wird die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters gesteigert. Multifunktionssysteme und Drucker unterstützen mit ihren vielfältigen Einsatzmöglichkeiten die tägliche Arbeit. Die grauen Helfer des Alltages sind omnipräsent und schmücken die Büros und Gänge vieler Unternehmen. Dabei fehlen Konzepte, um nicht nur Mensch, sondern auch Maschine effizient und effektiv einsetzen zu können. Historisch gewachsen, erweitert und in die Netzwerke eingebunden ein Überblick, besonders auch über die Kosten, fehlt. Schritt für Schritt mit den Spezialisten zur günstigsten Ideallösung Überblick. Die Anschaffungskosten machen rund 20 % Aufwendungen eines Druckers aus. Betriebs- und Unterhaltskosten dagegen verursachen fast 80 % der Gesamtkosten. Mit steigenden Druckvolumen also ein ernst zu nehmender Faktor. Ein Überblick verschafft Klarheit. Genau hier setzt e-concept, die Dokumentenmanagement-Strategie von Toshiba, an. Toshiba analysiert. Sie gewinnen. Häufig ist nicht bekannt, welche und wie viele verschiedene Systeme überhaupt installiert sind. Verbrauchsmaterialien, Service und andere Dienst- leistungen werden von verschiedenen Anbietern bezogen und nicht selten kümmern sich darum einzelne Abteilungen selbst. Oft fehlen Angaben zu Auslastung, Einsatz, Nutzungsverhalten oder Druckvolumen. Unterschiedliche Vertragsformen erhöhen den Organisationsaufwand und die gekauften Systeme sorgen für eine unnötige Kapitalbindung. Toshiba e-concept gibt einen exakten Überblick über die direkten und indirekten Kosten in der Bürokommunikation: Sind die Systeme optimal ausgelastet? Wie viele Seiten werden gedruckt, kopiert oder gescannt? Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten? Wenn diese Fragen beantwortet sind, geht es um Lösungsfindungen und Umsetzung. Dabei wird oft vergessen, dass nicht nur die Hard- sondern auch die Software ein wichtiger Bestandteil des effizienten und effektiven Arbeitens ist. Dafür bietet Toshiba eine breite Palette an individuellen Lösungen. So haben Sie einen Ansprechpartner für alle Belange. Machen Sie mehr aus Ihren Möglichkeiten. Lassen Sie sich von den Vorteilen von e-concept für Ihr Unternehmen überzeugen. Als einer der führenden Anbieter für Druck- und Dokumentenlösungen verfügt Toshiba über umfassendes Know-how in allen Bereichen des Dokumenten- und Output- Managements. Investieren Sie jetzt in die Zukunft Ihres Unternehmens sprechen Sie mit Toshiba. Toshiba TEC Switzerland AG Herostrasse Zürich Tel Fax

11 tion g der børding messe SYSDATA 3/14 Messehinweis Büroautomation 11 Massgeschneiderte Messe mit integrierten Praxisforen Die Swiss Office Management ist die dritte massgeschneiderte Fachmesse für Sekretär/innen und Management Stuttgart Assistent/innen in der Zürich Schweiz. Auf der Fachmesse treffen Aussteller und interessierte Kunden aufeinander. Keine andere Veranstaltung in der Schweiz spricht diese Zielgruppe an und bietet Ihnen damit die Chance, Kontakte zu Ihrer Zielgruppe aufzubauen und zu pflegen. Als Plattform bietet sie einen umfassenden Marktüberblick über innovative Dienstleistungen und Produkte im Office Management. Durch die klare Zielgruppendefinition und -ansprache entstehen Ihnen als Aussteller keine Streuverluste. 11. September 2014 Messe Zürich #OM14 Denn sie gestalten Prozesse, verantworten unternehmensübergreifende Projekte, bereiten Einkaufsentscheidungen für neue Produkte und Dienstleistungen massgeblich vor und nehmen so starken Einfluss auf Entschei- 3. Fachmesse für Sekretariat Die Manager der Manager dungen. & Management Assistenz Durch die fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt und die zunehment ist hierfür der ideale Ort, um Lö- Die Fachmesse Swiss Office Managemende Komplexität der Büroarbeit sungen, Produkte und Konzepte diesem interessierten Fachpublikum zu haben sich die Anforderungen an das Sekretariat und die Assistenz der Geschäftsleitung stark präsentieren. verändert. MIT FREUNDLICHER UNTERSTÜTZUNG VON Assistent/innen und Sekretär/innen sind mehr denn je gefordert, sich für Beschaffungsentscheidungen einen umfassenden Marktüberblick zu verschaffen und ständig «up to date» zu halten. Um ihre Aufgabe bewältigen zu können, benötigen sie eine Plattform, auf der sie sich über aktuelle Angebote informieren, sich austauschen und weiterbilden können Visual-Adress 7.2 Flexible Adressen Dokumentenablage September #OM14 Lückenlose Historie Auftragsbearbeitung 3. Fachmesse für Sekr & Managem Debitoren/Kreditoren/Lager MIT FREUNDLICHER UNTERSTÜTZUNG VON Abex Software AG Poststrasse 96 CH-8957 Spreitenbach +41 (0)

12 12 IT-Services Schulung, Weiterbildung SYSDATA 3/14 ELO lädt zum ELO ECM- Fachkongress ein Benjamin Anderegg ELO Digital Office CH AG organisiert für Führungskräfte und IT-Verantwortliche den 7. ELO ECM-Fachkongress. Er findet am 24. Juni 2014 in Baden statt und bietet spannende Referate. Das Informations- und Kommunikationsmanagement ist im Wandel. Die Unternehmen sind mit vielen technologischen Neuerungen und Trends konfrontiert: von Smartphones und Tablets über Social Networking und Knowledge Sharing bis hin zur Herausforderung Big Data. Wie können Führungskräfte und IT-Verantwortliche diese Trends gewinnbringend für ihr Unternehmen nutzen? Und wo lauern Gefahren? Dazu und zu anderen Aktualitäten rund um Enterprise-Content-Management (ECM) sprechen ELO-CEO Karl Heinz Mosbach und weitere Referenten. Unter ihnen auch Kunden, die ELO-Produkte anwenden und von ihren Erfahrungen berichten. So Andreas Strupler, IT Applikations-Engineer und Projektleiter von der Wasserversorgung Zürich und Stephan Caïtucoli, Verantwortlicher SAP bei ALIGRO, dem Westschweizer Marktführer im Bereich Cash & Carry. Ein Höhepunkt ist der Vortrag des ehemaligen Top-Schiedsrichters Dr. Markus Merk aus Deutschland. Zum Thema «Sich(er) entscheiden» zeigt er auf, welche Voraussetzungen es für erfolgreiche Entscheidungsfindungen braucht und wo es Parallelen zwischen Sport und Wirtschaft gibt. «Mehr Zeit fürs Kerngeschäft» Das Motto des Fachkongresses lautet: «ELO ECM/DMS Mehr Kick für Ihr Business». Helmar Steinmann, Niederlassungsleiter der ELO Office Digital CH AG, sagt: «Auf die Gäste warten hochspannende Vorträge zu Themen aus den Bereichen Enterprise-Content- Die Informationsflut nimmt laufend zu und mit ihr die Papierberge und Ordner. Am 7. ELO ECM-Fachkongress erfahren die Teilnehmenden, wie sie Daten und Dokumente effizient verwalten können. Management, Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow.» Zum Teil finden die Referate parallel statt. Steinmann zeigt sich überzeugt, dass diese Themen für Unternehmen immer wichtiger werden, da die Datenflut laufend zunehme. Wer den Überblick behalten und die Dokumente effizient archivieren, bearbeiten und die Informationen wirksam einsetzen möchte, sei mit einem modernen ECM entscheidend im Vorteil. Unzählige Schnittstellen machen es zu einem wichtigen Tool für den Unternehmenserfolg. Massendaten, «Big Data» genannt, können so automatisiert und in logische Bahnen gelenkt werden. Und Drittanwendungen, wie zum Beispiel CAD-Programme, lassen sich mit dem ECM verknüpfen, um Medienbrüche in der täglichen Arbeit zu vermeiden. «So bleibt mehr Zeit fürs Kerngeschäft übrig», erklärt Steinmann. Zugriff über das Smartphone Ein Thema des ELO ECM-Fachkongresses wird auch das mobile Arbeiten im Alltag sein. Um auf die gewünschten Daten zugreifen zu können, wenn man unterwegs ist, gibt es zum Beispiel die App «ELO for Mobile Devices». Nutzer können von jedem Punkt der Welt aus sofern er über ein Mobilfunknetz oder WLAN erschlossen ist auf das Firmenarchiv zugreifen und produktiv mitarbeiten. Vor allem im Bereich «Workflows» ist die App zusammen mit der Software ELO zu einem festen Bestandteil der Arbeit von vielen Anwendern geworden. Ein wichtiger Zusatznutzen: Selbst wenn keine WLAN-Verbindung besteht, kann im System gearbeitet werden. Sobald das Endgerät wieder ins Internet geht, werden die Änderungen synchronisiert. Jeder Beteiligte ist dann auf dem neuesten

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